Una plantilla de CRM suele dejar de funcionar el mismo día en que una segunda persona empieza a usarla. El problema no son las columnas. Lo que falla es la propiedad. Los datos se desorganizan, los seguimientos se descuidan y el proceso de ventas deja de tener uso compartido.
El informe «2025 CRM Failure Report» de Johnny Grow sitúa la tasa general de fracaso de los CRM en un 55 %. Las plantillas fracasan a menor escala por las mismas razones.
Esta guía incluye 10 plantillas de CRM gratuitas para Excel, Hojas de cálculo de Google y ClickUp. La plantilla de CRM que elijas debe ajustarse al funcionamiento real de tu proceso de ventas. Si una sola persona se encarga de tu proceso de ventas, probablemente una plantilla de hoja de cálculo sea suficiente. Si varias personas necesitan registrar llamadas, actualizar contactos, asignar seguimientos e informar sobre lo que está sucediendo, las cinco plantillas de ClickUp están diseñadas para eso.
Una plantilla de CRM es una estructura ya preparada para realizar el seguimiento de los contactos de los clientes, las operaciones, las conversaciones, los seguimientos y los propietarios. Suele incluir campos para el nombre, la empresa, la fase de la operación, el valor de la operación, la siguiente acción, el propietario y las notas.
La plantilla adecuada depende de tres factores:
Un autónomo que realiza el seguimiento de 30 clientes potenciales quizá solo necesite una hoja de cálculo como CRM. Un equipo de ventas de cinco personas que elabora previsiones de ingresos trimestrales necesita una mayor claridad en cuanto a propiedad, fases y seguimiento de los contactos.
¿Qué es una plantilla de CRM?
Una plantilla de CRM es una estructura ya preparada para realizar el seguimiento de los contactos de los clientes, las oportunidades, las conversaciones, los seguimientos y los propietarios. Suele incluir campos para el nombre, la empresa, la fase de la oportunidad, el valor de la oportunidad, la siguiente acción, el propietario y las notas.
La plantilla adecuada depende de tres factores:
- Tamaño del equipo: ¿Actualiza el CRM una sola persona o varias?
- Madurez del proceso de ventas: ¿Tienen claras las fases de sus operaciones o siguen cambiando?
- Necesidades del flujo de trabajo: ¿Los registros solo deben almacenar información, o también deben ser desencadenantes de tareas, recordatorios, traspasos e informes?
Un autónomo que realiza el seguimiento de 30 clientes potenciales quizá solo necesite una hoja de cálculo como CRM. Un equipo de ventas de cinco personas que elabora previsiones de ingresos trimestrales necesita una mayor claridad en cuanto a propiedad, fases y seguimiento de los contactos.
10 plantillas de CRM gratuitas de un vistazo
| Plantilla | Consigue la plantilla gratuita | Ideal para | Las mejores funciones | Formato principal |
|---|---|---|---|---|
| Plantilla de CRM de ClickUp | Consigue la plantilla gratuita | Equipos preparados para gestionar contactos, operaciones, tareas y comunicaciones en un único entorno de trabajo | Cuentas, contactos, operaciones, incorporación de clientes, automatizaciones, paneles | Carpeta de ClickUp |
| Plantilla sencilla de CRM de ClickUp | Consigue la plantilla gratuita | Autónomos y equipos pequeños que dejan atrás las hojas de cálculo | Seguimiento sencillo de contactos, vista Tablero, vista Lista, seguimiento de acciones de seguimiento | Lista de ClickUp |
| Plantilla de CRM de ventas de ClickUp | Consigue la plantilla gratuita | Equipos de ventas que gestionan clientes potenciales, oportunidades y la actividad de los comerciales | Distribución de clientes potenciales, fases de las operaciones, paneles de ventas, elaboración de informes sobre el proceso de ventas | Espacio de ClickUp |
| Plantilla de canalización de ventas de ClickUp | Consigue la plantilla gratuita | Equipos que solo necesitan realizar el seguimiento de las fases de las operaciones | Canalización Kanban, valor de la operación, fechas de cierre, alertas de operaciones caducadas | Tablero/Lista de ClickUp |
| Inicio rápido: Plantilla de ventas y CRM de ClickUp | Consigue la plantilla gratuita | Equipos que buscan un entorno de trabajo de CRM fácil de usar para principiantes | Clientes potenciales, operaciones, cuentas, contactos, wiki del equipo, configuración sencilla de CRM | entorno de trabajo de ClickUp |
| Plantilla gratuita de hoja de cálculo CRM de HubSpot | Consigue la plantilla gratuita | Autónomos y equipos pequeños que realizan el seguimiento de las relaciones iniciales con los clientes | Seguimiento de contactos, actividad comercial, campos de seguimiento, configuración apta para principiantes | Excel, Hojas de cálculo de Google |
| Plantilla de CRM de Pipedrive para Excel | Consigue la plantilla gratuita | Equipos pequeños que buscan un CRM basado en Excel de una marca especializada en CRM | Estructura de datos de clientes, seguimiento de clientes potenciales, organización de operaciones, optimización del proceso de ventas | Excel |
| Plantilla de CRM de Zapier para Hojas de cálculo de Google | Consigue la plantilla gratuita | Equipos distribuidos que desean un CRM con uso compartido en Hojas de cálculo de Google | Datos de clientes, seguimiento de interacciones, validación de datos, elaboración de informes en paneles de control | Hojas de cálculo de Google |
| Plantilla gratuita de canalización de ventas de OnePageCRM | Consigue la plantilla gratuita | Equipos de ventas centrados en el avance de los acuerdos y las fases del proceso de ventas | Seguimiento de fases, progreso de las operaciones, visibilidad del proceso de ventas, conceptos básicos de previsión | Excel, Hojas de cálculo de Google |
| Plantilla gratuita de CRM de ventas para el proceso de ventas | Consigue la plantilla gratis | Pequeñas empresas que necesitan un libro de trabajo de CRM en hoja de cálculo más completo | Contactos, cuentas, clientes potenciales, oportunidades, paneles, presupuestos, facturas | Excel, Hojas de cálculo de Google |
Explicación de las 10 plantillas de CRM gratuitas
Algunas de las plantillas que se muestran a continuación son simples herramientas de seguimiento de contactos. Otras son entornos de trabajo de ventas con fases, propietarios, paneles y seguimientos automatizados. Empieza con la plantilla más sencilla que se adapte a tu proceso de ventas actual. Pasar demasiado pronto a un CRM complejo genera trabajo innecesario. Permanecer demasiado tiempo en una hoja de cálculo da lugar a seguimientos omitidos, propiedades poco claras y registros obsoletos.
1. Plantilla de CRM de ClickUp
La plantilla de CRM de ClickUp está diseñada para equipos que ya han superado el uso de hojas de cálculo. Reúne contactos, oportunidades, tareas y el trabajo con los clientes en un único entorno de trabajo, de modo que la actividad de ventas ya no se dispersa entre pestañas, documentos y hilos de Slack.
La diferencia clave con respecto a una hoja de cálculo es la acción. Un registro de oportunidad puede vincularse a tareas, propietarios, automatizaciones, paneles, pasos de incorporación y entregables para el cliente. Cuando una oportunidad pasa de una fase a otra, el siguiente seguimiento puede convertirse en una tarea en lugar de una nota que alguien tiene que recordar.
Caso de uso: Tu equipo realiza el seguimiento de los clientes potenciales en Hojas de cálculo de Google, las tareas de incorporación en Asana, las notas de los clientes en Documentos de Google y las actualizaciones de los acuerdos en Slack. Nadie tiene una visión completa. Utiliza esta plantilla para reunir todo en un solo lugar y disponer así de una única fuente de información fiable. Úsala para gestionar contactos, cuentas, acuerdos, propietarios y seguimientos en ClickUp, y luego utiliza los paneles para ver los acuerdos estancados, el trabajo atrasado y la actividad del proceso de ventas.
¿Por qué utilizar esta plantilla de CRM?
- Realiza un seguimiento del valor de la oportunidad, la fase, la fuente del cliente potencial, la información de contacto, el nivel de la cuenta y el propietario con los campos personalizados de ClickUp.
- Mueve los acuerdos por las fases del proceso de ventas en la vista Tablero
- Mantén una vista tipo hoja de cálculo con la vista Tabla mientras añades propietarios, recordatorios, automatizaciones e informes.
- Activa tareas de seguimiento, alertas a los propietarios y pasos de incorporación con las automatizaciones de ClickUp
- Consulta el valor del proceso de ventas, los acuerdos por comercial y la actividad de los clientes con los paneles de control de ClickUp.
- Vincula los acuerdos a tareas, documentos, pasos de incorporación y entregables para los clientes
Ideal para: equipos que desean gestionar contactos, operaciones, tareas, seguimientos y la elaboración de informes en un único entorno de trabajo.
No lo utilices si: necesitas secuencias de correo electrónico integradas, puntuación de clientes potenciales o la elaboración de informes de ingresos más detallados que obtendrías con Salesforce o HubSpot.
2. Plantilla sencilla de CRM de ClickUp
La plantilla Simple CRM de ClickUp se sitúa a medio camino entre una hoja de cálculo desordenada y un CRM completo. Realiza el seguimiento de clientes, operaciones, seguimientos, propietarios y fases en una sola lista de ClickUp.
Sigue disponiendo de la asignación de tareas y las vistas de ClickUp. Se omiten las jerarquías de cuentas, los flujos de trabajo de incorporación y los informes de ventas más complejos. Esa compensación lo hace útil para el seguimiento sencillo de relaciones.
Caso de uso: Eres un diseñador autónomo con 15 clientes potenciales, 10 clientes activos y algunos antiguos clientes que podrían volver el próximo trimestre. Un CRM completo sería excesivo. Utiliza esta plantilla para realizar el seguimiento de cada contacto, fecha de seguimiento, valor de la operación y siguiente paso en una sola lista.
¿Por qué utilizar esta plantilla de CRM?
- Almacena los datos básicos de cada cliente y cliente potencial
- Realiza el seguimiento de clientes potenciales, oportunidades, operaciones cerradas, operaciones perdidas y clientes potenciales no cualificados
- Ordena los contactos por propietario, fase, valor o fecha del próximo seguimiento en la vista Lista.
- Consulta tu cartera de proyectos por fase en la vista Tablero
- Convierte los seguimientos de clientes en tareas con propietarios
Ideal para: autónomos, consultores y equipos muy pequeños que buscan un CRM ligero dentro de ClickUp.
No lo utilices si: gestionas varios acuerdos por cuenta o necesitas separar cuentas, contactos y trabajo de incorporación. En su lugar, utiliza la plantilla completa de CRM de ClickUp (la n.º 1 de esta lista).
3. Plantilla de CRM para el equipo de ventas de ClickUp
La plantilla de CRM de ventas de ClickUp está diseñada para directores de equipo de ventas que necesitan realizar el seguimiento de los clientes potenciales, las oportunidades, las fases de los acuerdos, la actividad de los comerciales y los acuerdos estancados antes de las revisiones del proceso de ventas.
Funciona mejor cuando el proceso de ventas ya está definido y el equipo necesita una mayor visibilidad de lo que ha cambiado, qué operaciones se están retrasando y en qué aspectos necesitan apoyo los comerciales.
Caso de uso: Gestionas un equipo de ventas de cinco personas. Los acuerdos pasan por las fases de descubrimiento, demostración, propuesta, negociación y cierre. Necesitas ver la actividad de cada comercial, el siguiente paso de cada acuerdo, la probabilidad de cierre y los cambios semanales en el proceso de ventas. Utiliza esta plantilla para realizar el seguimiento del trabajo de ventas como tareas, mover los acuerdos entre fases y revisar los paneles antes de cada reunión sobre el proceso de ventas.
¿Por qué utilizar esta plantilla de CRM?
- Gestiona a los clientes potenciales desde el primer contacto hasta el cierre
- Realiza un seguimiento de cada operación por fase de venta
- Añade valor, probabilidad, fecha de cierre, propietario, prioridad y motivo de pérdida
- Realiza un seguimiento de las conversaciones, los seguimientos y los próximos pasos
- Revisa el valor del proceso de ventas, la tasa de cierre, el ciclo de las operaciones y el rendimiento de los comerciales en los paneles.
- Usa ClickUp Brain para resumir los cambios en el proceso de ventas, marcar los acuerdos inactivos y redactar mensajes de seguimiento a partir del contexto del acuerdo.
Ideal para: equipos de ventas que necesitan números del proceso de ventas, visibilidad de los representantes y un sistema de seguimiento eficaz.
No lo utilices si: solo necesitas una lista básica de clientes. La plantilla Simple CRM (n.º 2 de esta lista) será más rápida de configurar.
4. Plantilla de canalización de ventas de ClickUp
Utiliza la plantilla de canalización de ventas de ClickUp cuando cada operación requiera una fase, un propietario, un valor y una fecha de cierre claros. Cada tarea es una operación, y el flujo de trabajo se centra en el avance de las operaciones entre fases.
Esta plantilla funciona mejor cuando el almacenamiento de contactos no es el principal problema. La pregunta principal es: ¿en qué punto se encuentra cada oportunidad en este momento?
Caso de uso: Tu equipo tiene 40 oportunidades activas y un proceso de ventas claro. Todavía no necesitas la complejidad que supone trabajar a nivel de cuenta. Necesitas un tablero visual que muestre qué oportunidades son nuevas, cualificadas, en fase de propuesta, en negociación y cerradas. Utiliza esta plantilla para arrastrar oportunidades entre fases, realizar un seguimiento del valor, asignar propietarios e identificar oportunidades latentes.
¿Por qué utilizar esta plantilla de CRM?
- Avanza los acuerdos por las distintas fases en la vista Tablero
- Realiza un seguimiento del valor de la oportunidad, la fecha de cierre, el propietario, la fase y la prioridad.
- Comprueba qué operaciones están a punto de cerrarse
- Marca los acuerdos que llevan demasiado tiempo en una misma fase
- Revisa la evolución de los acuerdos a lo largo del ciclo de ventas
Ideal para: Equipos que buscan un sistema de seguimiento específico de las fases de las operaciones sin necesidad de una base de datos CRM completa.
No lo utilices si: necesitas gestionar contactos, empresas, la incorporación de nuevos clientes o el historial de mensajes de los clientes. Utiliza en su lugar la plantilla de CRM de ClickUp (n.º 1).
5. Inicio rápido: Plantilla de ventas y CRM de ClickUp
La plantilla «Inicio rápido: Ventas y CRM» de ClickUp ofrece a los nuevos usuarios de ClickUp una estructura ya preparada para clientes potenciales, oportunidades, cuentas, contactos y documentación de ventas.
Es la mejor opción cuando ya tienes un proceso de ventas, pero el sistema que lo rodea aún se está desarrollando.
Caso de uso: Estás organizando el equipo de ventas de una pequeña startup. Los clientes potenciales provienen de recomendaciones, demostraciones, contenido y llamadas de salida. Las notas sobre los clientes se encuentran en diferentes documentos. Tu proceso de ventas se basa principalmente en la memoria de las personas. Utiliza esta plantilla para crear un entorno de trabajo de ventas compartido con clientes potenciales, oportunidades, cuentas, contactos y un wiki del equipo.
¿Por qué utilizar esta plantilla de CRM?
- Captura y clasifica los clientes potenciales entrantes
- Avanza en las oportunidades a través de un proceso de ventas claro
- Mantén los datos de los clientes a nivel de empresa en los registros de cuentas
- Realiza el seguimiento de compradores, promotores y otros contactos en cada oportunidad de venta
- Documenta las reglas de calificación, los mensajes, las notas de traspaso y los detalles del proceso de ventas en una wiki del equipo.
- Empieza con un entorno de trabajo de ventas ya configurado en lugar de crear cada lista tú mismo.
Ideal para: equipos que buscan una configuración de CRM rápida y fácil de usar para principiantes dentro de ClickUp.
No lo utilices si: ya tienes un proceso de ventas consolidado y necesitas una elaboración más detallada de informes, automatización o gestión del proceso de ventas. La plantilla de CRM de ventas (n.º 3) o la plantilla de CRM completa (n.º 1) se adaptarán mejor a tus necesidades.
6. Plantilla gratuita de hoja de cálculo CRM de HubSpot
La plantilla gratuita de hoja de cálculo de CRM de HubSpot funciona bien cuando tu principal problema son los datos de contacto dispersos. Ofrece a los equipos pequeños la estructura necesaria para gestionar contactos, actividades de ventas y seguimientos sin necesidad de una configuración completa de CRM.
Caso de uso: Eres un consultor autónomo con 40 clientes activos y anteriores. Necesitas un lugar donde guardar los datos de contacto, la última conversación, la próxima fecha de seguimiento, el estado de la oportunidad y las notas. Añade todos los contactos, ordénalos por la próxima fecha de seguimiento cada Monday y utiliza la hoja como un sencillo registro de seguimiento.
Una regla general útil: cuando los comerciales se olvidan de registrar las llamadas, los acuerdos se contabilizan dos veces o la revisión del proceso de ventas lleva 45 minutos, la hoja de cálculo ya no es suficiente.
¿Por qué utilizar esta plantilla de CRM?
- Almacena nombres, empresas, correos electrónicos, números de teléfono y notas
- Realiza un seguimiento de la situación de cada cliente o cliente potencial
- Mantén la visibilidad de los próximos seguimientos
- Utiliza la plantilla en Excel o Hojas de cálculo de Google
- Descubre qué campos, fases y hábitos de seguimiento son importantes antes de invertir en un software de CRM.
Ideal para: autónomos, fundadores que trabajan en solitario y equipos pequeños que realizan el seguimiento de sus primeras relaciones con los clientes en Excel o Hojas de cálculo de Google.
No lo utilices si: ya cuentas con varios comerciales, varios propietarios de operaciones o un proceso de ventas bien definido. Esta plantilla te ayuda a organizarte, pero no está diseñada para gestionar un proceso de ventas completo.
7. Plantilla de CRM de Pipedrive para Excel
La plantilla de CRM de Pipedrive para Excel es útil para equipos que buscan un CRM en Excel de una empresa de software de ventas. Ofrece una estructura más clara para los datos de clientes, los clientes potenciales y los acuerdos que un libro de Excel en blanco.
Caso de uso: Diriges una pequeña agencia B2B y el registro de clientes potenciales del fundador se ha vuelto caótico. Algunos acuerdos tienen fechas de cierre. Otros tienen notas. Otros solo tienen nombres y correos electrónicos. Utiliza esta plantilla para asignar a cada cliente potencial los mismos campos, fases y notas del acuerdo.
¿Por qué utilizar esta plantilla de CRM?
- Organiza la información de clientes potenciales y clientes en Excel
- Realiza el seguimiento de los clientes potenciales antes de que se conviertan en oportunidades
- Agrupa las oportunidades de venta para facilitar su revisión
- Sustituye las hojas de cálculo improvisadas por campos y fases coherentes
- Mantén Excel como tu principal herramienta de CRM mientras mejoras su estructura
Ideal para: Equipos pequeños que ya utilizan Microsoft Excel y desean una plantilla de hoja de cálculo diseñada en torno a un proceso de ventas real.
No lo utilices si: tu equipo necesita realizar la edición del documento al mismo tiempo. Excel funciona mejor cuando hay un único propietario claro. Si varias personas necesitan actualizar registros juntas, las Hojas de cálculo de Google o ClickUp serán opciones más adecuadas.
8. Plantilla de CRM de Zapier para Hojas de cálculo de Google
La plantilla de CRM de Zapier para Hojas de cálculo de Google funciona bien cuando tu equipo necesita un CRM compartido en Hojas de cálculo de Google. Incluye datos de clientes, seguimiento de interacciones, validación de datos y paneles básicos.
Caso de uso: Sois un equipo remoto de tres personas que gestiona clientes potenciales procedentes de recomendaciones, LinkedIn y formularios web. Todos necesitáis acceder a los mismos registros de clientes sin tener que intercambiar archivos por correo electrónico. Utilizad esta plantilla para realizar el seguimiento de los contactos, registrar llamadas y correos electrónicos, y revisar la actividad en una hoja de cálculo compartida.
¿Por qué utilizar esta plantilla de CRM?
- Almacena los registros de clientes y clientes potenciales en Hojas de cálculo de Google
- Registra llamadas, correos electrónicos, reuniones y seguimientos
- Utiliza la validación de datos para mantener los campos limpios
- Crea un sencillo panel de control de CRM a partir de datos de hojas de cálculo
- Conecta Hojas de cálculo de Google a formularios, herramientas de correo electrónico y recordatorios de seguimiento a través de Zapier una vez que tengas claro tu proceso.
Ideal para: equipos remotos que desean un CRM con uso compartido en las Hojas de cálculo de Google con informes básicos y seguimiento de interacciones.
No lo utilices si: necesitas permisos a nivel de registro, propiedad de las tareas del equipo de ventas o un flujo de trabajo que se ejecute de forma autónoma. Las Hojas de cálculo de Google son ideales para el uso compartido, pero sigue siendo necesario que alguien supervise el proceso.
9. Plantilla gratuita de canalización de ventas de OnePageCRM
La plantilla gratuita de canalización de ventas de OnePageCRM resulta útil cuando las fases del proceso de ventas son más importantes que una base de datos completa de clientes. Permite realizar el seguimiento claro del proceso de ventas en Excel o Hojas de cálculo de Google.
Caso de uso: Tu equipo utiliza cinco fases: Nuevo cliente potencial, Calificado, Propuesta enviada, Negociación y Cerrada. El almacenamiento de contactos no es el problema. El problema es que nadie sabe qué operaciones están estancadas. Utiliza esta plantilla para añadir cada operación, establecer su fase, añadir el valor de la operación y revisar el proceso semanalmente.
¿Por qué utilizar esta plantilla de CRM?
- Organiza los acuerdos mediante un proceso de ventas claro
- Realiza el seguimiento de la situación de cada oportunidad
- Comprueba qué fases están demasiado llenas o demasiado vacías
- Calcula los ingresos de las oportunidades activas
- Trabaja en Excel o Hojas de cálculo de Google
Ideal para: equipos de ventas que piensan en términos de fases del proceso de ventas y necesitan una forma sencilla de realizar el seguimiento de la evolución de los acuerdos.
No la utilices si: necesitas una base de datos completa de clientes. Esta plantilla gestiona bien las oportunidades, pero no está diseñada para gestionar todos los contactos, cuentas y conversaciones.
10. Plantilla gratuita de CRM de ventas para el proceso de ventas
La plantilla gratuita de CRM de ventas «Pipeline CRM » es la opción de hoja de cálculo más completa de esta lista. Abarca contactos, cuentas, clientes potenciales, oportunidades, presupuestos, facturas y paneles en pestañas separadas.
Caso de uso: Gestionas las ventas de una pequeña empresa de servicios y necesitas tener contactos, cuentas, clientes potenciales, oportunidades, presupuestos y facturas en un solo libro de cálculo. Una hoja de CRM básica te parece demasiado limitada. Una plataforma de CRM de pago te parece demasiado pesada. Utiliza esta plantilla para gestionar cada tipo de registro en una pestaña independiente sin tener que empezar desde cero.
¿Por qué utilizar esta plantilla de CRM?
- Almacena los datos de cada cliente potencial y cliente
- Mantén los registros a nivel de empresa separados de los contactos
- Realiza un seguimiento de los clientes potenciales en fase inicial antes de que se conviertan en oportunidades
- Gestiona los acuerdos cualificados a lo largo del proceso de ventas
- Consulta las oportunidades activas por fase, valor y fecha de cierre prevista
- Utiliza los paneles integrados para revisar la actividad de ventas
- Mantén los presupuestos y las facturas cerca de los datos del CRM
Ideal para: Pequeñas empresas que desean un CRM más completo en Excel o Hojas de cálculo de Google sin tener que pagar todavía por un software de CRM completo.
No lo utilices si: buscas algo sencillo. Un libro de trabajo con varias pestañas es más de lo que la mayoría de los equipos necesitan si lo único que quieren es una lista de contactos o un gestor básico del proceso de ventas.
¿Qué plantilla de CRM deberías usar primero?
| Si necesitas... | Empieza con esta plantilla |
|---|---|
| Reúne contactos, oportunidades, tareas e informes en un único entorno de trabajo | Plantilla de CRM de ClickUp |
| Configura un CRM sencillo para un equipo pequeño | Plantilla de CRM sencilla de ClickUp |
| Gestiona clientes potenciales, oportunidades y la actividad del equipo de ventas | Plantilla de CRM de ventas de ClickUp |
| Céntrate únicamente en el avance de las fases del proceso de ventas | Plantilla de canalización de ventas de ClickUp |
| Crea un entorno de trabajo de ventas apto para principiantes en ClickUp | Inicio rápido: Plantilla de ventas y CRM de ClickUp |
| Realiza el seguimiento de tus primeros clientes en una sencilla hoja de cálculo | Plantilla gratuita de hoja de cálculo CRM de HubSpot |
| Crea un CRM en Excel a partir de una fuente nativa de CRM | Plantilla de CRM de Pipedrive para Excel |
| Comparte un CRM de Hojas de cálculo de Google con tu equipo | Plantilla de CRM de Zapier para Hojas de cálculo de Google |
| Realiza el seguimiento del avance de los acuerdos a lo largo de las fases de ventas | Plantilla gratuita de canalización de ventas de OnePageCRM |
| Gestiona un libro de trabajo de CRM en hoja de cálculo más completo | Plantilla gratuita de CRM de ventas para el proceso de ventas |
¿Cuándo conviene usar una plantilla de CRM de ClickUp en lugar de una plantilla de CRM en hoja de cálculo?
Utiliza una hoja de cálculo mientras una sola persona se encargue del proceso de ventas y el número de registros sea manejable. Cuando varias personas actualicen los contactos, asignen seguimientos o revisen el estado del proceso de ventas, pasa a una plantilla de entorno de trabajo con propietarios, recordatorios e informes en tiempo real.
Una plantilla de CRM de ClickUp resulta más útil cuando varias personas necesitan actualizar registros, los acuerdos requieren propietarios y seguimientos, los paneles necesitan datos en tiempo real, los acuerdos caducados necesitan recordatorios o el trabajo con el cliente continúa tras la venta.
Utiliza esta división:
- Elige un CRM en hoja de cálculo cuando tu CRM sea principalmente un registro.
- Elige una plantilla de CRM de ClickUp cuando tu CRM necesite asignar trabajos, desencadenar seguimientos y mostrar la actividad del proceso de ventas en tiempo real.
En una reseña de ClickUp en G2, un usuario verificado de una pequeña empresa describió el cambio de la siguiente manera:
La posibilidad de tener una panorámica completa de toda mi empresa en un único entorno de trabajo. Puedo realizar el seguimiento de todos los proyectos abiertos en varias marcas, supervisar mis finanzas, hacer un seguimiento de las metas a largo plazo y gestionar los clientes potenciales a través de un CRM integrado, todo ello sin tener que cambiar de herramienta. Una vez que todo está correctamente configurado, se convierte en un auténtico centro de comandos para un profesional creativo autónomo.
La posibilidad de tener una panorámica completa de toda mi empresa en un único entorno de trabajo. Puedo realizar el seguimiento de todos los proyectos abiertos en varias marcas, supervisar mis finanzas, hacer un seguimiento de las metas a largo plazo y gestionar los clientes potenciales a través de un CRM integrado, todo ello sin tener que cambiar de herramienta. Una vez que todo está correctamente configurado, se convierte en un auténtico centro de comandos para un profesional creativo autónomo.
Esa es la verdadera diferencia. El CRM se encuentra donde ya se realiza el resto del trabajo, en lugar de estar en un archivo aparte que alguien tiene que acordarse de abrir.
Por qué la mayoría de las plantillas de CRM fracasan en el primer trimestre
La mayoría de los fracasos de los CRM no se deben a la falta de funciones. Comienzan cuando un equipo implementa un sistema pero sigue trabajando sin tenerlo en cuenta.
La implantación por parte de Hershey en 1999 de Siebel CRM, SAP y Manugistics muestra cómo este problema afecta a las corporaciones. La empresa aceleró un importante proyecto de sistemas antes del efecto 2000 y lo puso en marcha antes de la fiebre de los dulces de Halloween. Tal y como documentó la revista CIO Magazine, Hershey no pudo satisfacer 100 millones de dólares en pedidos de Kisses y Jolly Ranchers durante uno de sus mayores periodos de ventas.
La lección sigue siendo válida para equipos más pequeños: un nuevo sistema cambia la forma de trabajar de las personas. Si el flujo de trabajo que lo rodea sigue sin estar claro, el CRM se convierte en una simple agenda de contactos.
Bill Band, analista principal de Forrester Research, describió el patrón de forma directa:
Muchas empresas, tras implementar una solución de software CRM en línea, dan por sentado inmediatamente que sus niveles de ventas y eficiencia aumentarán. Siguen con sus operaciones comerciales como de costumbre, a la espera de ver qué sucede. Al cabo de unos meses, cuando los resultados esperados no se materializan, el CRM se descarta como un fracaso. Queda en el olvido o se convierte en una agenda de contactos sobrevalorada.
Muchas empresas, tras implementar una solución de software CRM en línea, dan por sentado inmediatamente que sus niveles de ventas y eficiencia aumentarán. Siguen con sus operaciones comerciales como de costumbre, a la espera de ver qué sucede. Al cabo de unos meses, cuando los resultados esperados no se materializan, el CRM se descarta como un fracaso. Queda en el olvido o se convierte en una agenda de contactos sobrevalorada.
Los comerciales describen lo mismo desde la primera línea. En un hilo de r/sales, un responsable de zona que abarca unas 1100 tiendas describió cómo el paso de las notas de Excel a un CRM ralentizó el trabajo:
Tardo 10 segundos solo en llegar a la página de inicio, y cuando busco cosas que están CLARAMENTE en nuestro sistema, no aparecen de inmediato.
Tardo 10 segundos solo en llegar a la página de inicio, y cuando busco cosas que están CLARAMENTE en nuestro sistema, no aparecen de inmediato.
Otro usuario de r/CRMSoftware lo expresó aún más claramente: los propietarios de pequeñas empresas suelen meterse en problemas «porque intentan realizar el ajuste como un sistema de corporación demasiado pronto». Al principio, las fases sencillas y los hábitos constantes importan más que las funciones.
Hay tres tipos de fallos que se repiten una y otra vez:
- La plantilla es una lista, no un flujo de trabajo: un representante añade un contacto y rellena los campos, pero después no ocurre nada. No hay ninguna tarea de seguimiento, alerta de oportunidad caducada ni vínculo entre el contacto y la siguiente acción.
- Las definiciones de las fases varían: «Cualificado» significa cosas diferentes para cada comercial. Al llegar al segundo mes, los números del proceso de ventas dejan de coincidir con la realidad y las previsiones se convierten en conjeturas.
- Nadie se encarga de la limpieza de los datos. Los registros se duplican. Los campos de texto libre se multiplican. «Cerrada ganado», «ganado» y «GANADO» desajustan los filtros y los informes. El equipo confía menos en el CRM, lo actualiza menos y el ciclo continúa.
Las plantillas de CRM funcionan cuando los hábitos que las rodean están claros: un propietario por oportunidad, definiciones de fases usadas de forma compartida, una acción siguiente para cada oportunidad y una revisión semanal.
Una encuesta de ClickUp reveló que el 92 % de los trabajadores del conocimiento corren el riesgo de perder decisiones importantes en chats, correos electrónicos y hojas de cálculo. Los seguimientos de CRM plantean el mismo riesgo: si un representante marca un cliente potencial en Slack pero nadie crea una tarea, el siguiente paso se pierde.
Aquí es donde las plantillas de CRM nativas del entorno de trabajo resultan útiles. En ClickUp, los equipos pueden convertir mensajes de chat, comentarios de tareas, documentos y correos electrónicos en tareas que se pueden realizar un seguimiento, de modo que los seguimientos tengan un propietario y una fecha límite.
Para obtener una explicación más detallada, mira cómo los errores en la configuración del CRM convierten sistemas útiles en listas de contactos obsoletas:
Para obtener una explicación más detallada, mira cómo los errores en la configuración del CRM convierten sistemas útiles en listas de contactos obsoletas:
¿Cómo se consigue que una plantilla de CRM se utilice de forma habitual?
Las plantillas de CRM fallan por motivos previsibles: fases poco claras, registros obsoletos, seguimientos omitidos y una propiedad poco definida. Estas soluciones funcionan tanto si utilizas Excel, Hojas de cálculo de Google o ClickUp.
1. Configura las fases de tu oportunidad antes de abrir la plantilla
La mayoría de las plantillas incluyen fases genéricas. Cambia sus nombres para que se ajusten a tu proceso de ventas real antes de que el equipo empiece a utilizar la plantilla.
Una plantilla que refleja tu proceso de ventas se utiliza. Una plantilla que obliga a tu equipo a seguir el proceso de otra persona se descarta rápidamente.
2. Añade un campo «Siguiente acción» a cada oportunidad de venta
El campo más útil de cualquier plantilla de CRM es «Próxima acción» con una fecha límite.
Sin ello, tu CRM es un registro de lo que ha pasado. Con ello, tu CRM es una lista de lo pendiente hoy.
3. Establece una periodicidad semanal para la revisión del proceso de ventas
Una plantilla de CRM solo es precisa si alguien la revisa. Reserva un tiempo cada semana para actualizar las fases del proceso de ventas, eliminar los acuerdos fallidos y comprobar las próximas acciones.
El valor del proceso de ventas, la tasa de éxito, el ciclo medio de las operaciones y las tasas de conversión solo son relevantes cuando los datos en los que se basan están actualizados.
4. Utiliza menús desplegables para cada campo de categoría
Los campos de texto libre complican los informes. «Cerrada», «Cerrada y ganada», «Ganada» y «Cerrada» pueden significar lo mismo para una persona, pero alteran los filtros, las fórmulas y los paneles.
Utiliza la validación de datos en Excel o Hojas de cálculo de Google. Utiliza los campos personalizados de ClickUp con opciones predefinidas dentro de ClickUp.
5. Elimina los campos que no vayas a utilizar
Cada campo de tu plantilla de CRM debe tener compatibilidad con una decisión o una acción. Si recopilas datos sobre el «Sector», pero nunca los ordenas, generas informes o estableces prioridades en función de ellos, elimina ese campo.
Un CRM ordenado es mejor que uno abarrotado.
6. Automatiza primero los seguimientos
Empieza con una automatización.
En ClickUp, crea una tarea de seguimiento cuando un acuerdo cambie de fase o avisa al propietario cuando se haya superado la fecha límite de cierre.
En las hojas de cálculo, utiliza el formato condicional para marcar los contactos inactivos, los seguimientos vencidos y los acuerdos de alto valor que se están enfriando.
7. Planifica tu proceso de migración con antelación
Las plantillas de CRM en hojas de cálculo suelen ser un punto de partida. Antes de llegar a unos cientos de registros, decide qué hacer a continuación: seguir en la hoja de cálculo, pasar a ClickUp o invertir en un software de CRM específico.
No esperes a que la hoja de cálculo se llene de duplicados, fórmulas rotas y oportunidades perdidas. La migración se complica cuando los datos están desordenados.
Crea una plantilla de CRM que tu equipo seguirá utilizando
Una plantilla de CRM es eficaz cuando ayuda a tu equipo a responder rápidamente a cuatro preguntas:
- ¿A quién nos dirigimos?
- ¿En qué fase se encuentra la relación?
- ¿Qué hay que hacer ahora?
- ¿A quién le corresponde dar el siguiente paso?
Las plantillas de hojas de cálculo pueden responder a esas preguntas para equipos pequeños. Las plantillas de ClickUp las responden al tiempo que realizan la conexión de los registros de CRM con tareas, propietarios, paneles, documentos y mensajes.
Utiliza una hoja de cálculo cuando tu CRM sirva principalmente para registrar datos. Utiliza ClickUp cuando tu CRM necesite gestionar el trabajo posterior.
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Preguntas frecuentes sobre las plantillas de CRM
1. ¿Cuál es la diferencia entre una plantilla de CRM y una herramienta de CRM?
Una plantilla de CRM es una estructura predefinida para realizar el seguimiento de contactos, operaciones, seguimientos y notas de clientes. Puede encontrarse en una hoja de cálculo, un entorno de trabajo de ClickUp o un libro de trabajo.
Una herramienta de CRM es un software específico con funciones más avanzadas, como el seguimiento de correos electrónicos, la puntuación de clientes potenciales, la automatización y la elaboración de informes de ingresos. Las plantillas permiten empezar más rápido. Las herramientas de CRM resultan más útiles cuando tu proceso está consolidado.
2. ¿Necesito un CRM si solo tengo unos pocos clientes?
Es posible que no necesites una herramienta de CRM completa si solo tienes unos pocos clientes. Una plantilla de CRM sencilla suele ser suficiente para realizar el seguimiento de los datos de contacto, las últimas conversaciones, los próximos seguimientos y las oportunidades pendientes.
Pásate a un CRM más estructurado cuando empieces a perder seguimientos, a tener un uso compartido de las cuentas con compañeros de equipo o a gestionar varios acuerdos a la vez.
3. ¿Qué debe incluir una plantilla de CRM?
Como mínimo, una plantilla de CRM debe incluir el nombre del contacto, la empresa, el correo electrónico, el teléfono, la fuente del cliente potencial, la fase del acuerdo, el valor del acuerdo, la siguiente acción, la fecha de la siguiente acción y el propietario.
Cualquier dato que vaya más allá de estos campos debe respaldar una decisión concreta. El seguimiento del «sector» es un desperdicio de tiempo si nunca se filtra, prioriza o realiza la elaboración de informes en función de él. El campo más ignorado es «Próxima acción» con fecha límite, ya que convierte el CRM de un simple registro en un sistema de seguimiento.
4. ¿Cómo puedo crear mi propia plantilla de CRM desde cero?
Empieza con una sola hoja y añade estas columnas: Contacto, Empresa, Fase, Valor, Próxima acción, Fecha de la próxima acción, Propietario, Notas. Utiliza la validación de datos desplegable para las columnas Fase y Propietario. Ordena por Fecha de la próxima acción como vista predeterminada. Añade un bloque de revisión semanal a tu Calendario.
5. ¿Cuál es la diferencia entre una plantilla de CRM y una plantilla de proceso de ventas?
Una plantilla de CRM realiza un seguimiento completo de la relación con el cliente: contactos, cuentas, cada interacción y el trabajo posventa. Una plantilla de canalización de ventas solo realiza un seguimiento de los acuerdos a lo largo de las fases. Si necesitas saber exactamente con quién estás hablando, necesitas un CRM. Si solo necesitas conocer el estado de cada acuerdo en este momento, entonces una plantilla de canalización es más rápida y sencilla.