Las políticas de la empresa le ayudan a crear una cultura organizativa eficaz, gestionar las incidencias en el lugar de trabajo, garantizar el cumplimiento normativo, permitir la gestión de riesgos y promover un entorno de trabajo positivo.
Sin embargo, redactar políticas de empresa puede resultar abrumador: hay que comprobar los requisitos legales, alinear la política con la cultura y los valores de la empresa, tener en cuenta las necesidades de las distintas partes interesadas y mucho más.
Así que, si es usted director de RR. HH. o propietario de una empresa y busca formas detalladas pero sencillas de crear políticas empresariales eficaces, está en el lugar adecuado.
Hemos creado una guía paso a paso para redactar políticas, junto con ejemplos de políticas de empresa y consejos y herramientas que le ayudarán a acelerar el proceso de elaboración de políticas.
Pero primero, veamos qué son las políticas de empresa.
¿Qué son las políticas de empresa?
Las políticas de la empresa son marcos que describen las normas y reglamentos del lugar de trabajo. Definen prácticas y directrices para gestionar posibles problemas empresariales. Las políticas de la empresa dirigen la forma en que los empleados, los empleadores y todas las partes interesadas relevantes deben actuar y llevar a cabo el trabajo de la empresa. Establecen expectativas claras para las acciones de todos en diferentes escenarios.
- Al definir las normas de etiqueta y los límites profesionales, las políticas de la empresa evitan incidencias en el lugar de trabajo y ayudan a los empleados y empleadores a afrontar las crisis.
- Estas políticas también garantizan la protección de los datos confidenciales, promueven la equidad, facilitan una gestión fluida del cambio y permiten una toma de decisiones informada.
- A medida que una empresa se expande, las políticas de la empresa garantizan la estandarización de los procesos y una mayor eficiencia. Aclaran los procedimientos y hacen que los empleados comprendan cómo ofrecer un valor constante a los clientes.
- Las políticas de la empresa también mejoran el cumplimiento de los valores de la organización y las normativas legales.
Con estas políticas en vigor, puede revisar el entorno de cumplimiento existente, incluido el cumplimiento de proyectos, y cambiar las políticas basándose en las leyes actualizadas y las buenas prácticas del sector.
Panorámica de los tipos de políticas de empresa
Estas son algunas de las políticas estándar que debe incluir la política de su empresa:
Salud y seguridad en el lugar de trabajo
Los procedimientos y políticas de salud y seguridad en el lugar de trabajo establecen procedimientos para prevenir accidentes laborales. La Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA), una agencia federal de los Estados Unidos, establece directrices para proteger a los trabajadores y crear un lugar de trabajo seguro. Por ejemplo, proporciona los pasos a seguir para manejar materiales peligrosos, presentar una queja, informar sobre lesiones graves y muertes, y más.
Código de conducta de los empleados
El código de conducta de los empleados dicta cómo deben comportarse los empleados en el lugar de trabajo. Describe normas específicas relativas al código de vestimenta, la responsabilidad, el cumplimiento de las leyes, la seguridad de los datos, la confidencialidad, el acoso sexual, el abuso de sustancias e incluso el uso de las redes sociales durante las horas de trabajo.
💡Consejo profesional: Si aún no ha establecido una política de código de conducta sólida dentro de su organización, utilice plantillas de código de conducta para establecer directrices adecuadas para el comportamiento de los empleados y prácticas respetuosas en el lugar de trabajo que se ajusten a los valores de su empresa.
Política de igualdad de oportunidades
Una política de igualdad de oportunidades se aplica a todos los empleados actuales y futuros de la empresa. Subraya el compromiso de la empresa de ofrecer igualdad de oportunidades de empleo sin discriminación.
Esta política cumple con las leyes estadounidenses de igualdad de oportunidades en el empleo (EEO), que prohíben la discriminación en el lugar de trabajo por motivos de raza, religión, color, sexo, nacionalidad o discapacidad. La política de igualdad de oportunidades es esencial para garantizar la inclusión y la diversidad dentro de la empresa.
Medidas disciplinarias para los empleados
Una política disciplinaria describe las medidas disciplinarias adecuadas que los empleadores pueden tomar en respuesta a la mala conducta, el bajo rendimiento o las infracciones de las normas por parte de los empleados. Abarca diversas reprimendas, desde advertencias por infracciones leves hasta medidas severas como la degradación, la suspensión y el despido por infracciones graves.
Política de asistencia y permisos
La política de asistencia y permisos detalla cuánto tiempo libre tienen los empleados en función de su posición, cómo solicitarlo, a quién deben dirigirse y el proceso de aprobación. Las políticas de permisos también incluyen detalles sobre los tipos de permisos de la empresa, las acumulaciones, los permisos obligatorios, los permisos flexibles y mucho más. La política de asistencia y permisos garantiza que los empleados cumplan con los horarios.
Política de trabajo híbrido y de teletrabajo
Esta política optimiza la forma en que los empleados trabajan desde casa y en el lugar de trabajo. Según el informe de la encuesta Gallup 2024, el 27 % de los empleados estadounidenses trabajan a distancia y el 53 % trabajan en entornos híbridos. Por lo tanto, es necesario contar con una política de teletrabajo e híbrido que responda a preguntas como:
- ¿Cómo pueden los empleados trabajar desde su oficina en casa?
- ¿Cuándo se espera que inicien sesión?
- ¿Puede cada uno establecer su propio horario de trabajo?
- ¿Cómo se medirá el teletrabajo?
- ¿Qué apoyo habrá disponible para el teletrabajo?
- ¿Cuáles son los derechos legales de los empleados remotos?
¿Cómo crear una política de empresa?
La redacción de políticas y procedimientos requiere un plan claro sobre qué incluir, cómo expresarlo a los participantes, quién debe ser seguidor de la política y cuándo entra en vigor.
Aquí encontrará toda la información relacionada con las políticas que le ayudará a redactar las políticas empresariales perfectas.
Pasos para crear una política de empresa
Aquí tiene un proceso paso a paso que le ayudará a crear una política de empresa.
1. Defina la necesidad de la política e identifique a las partes interesadas.
Comience por identificar la necesidad de la política, ya sea que desee implementar una política para cumplir con los requisitos legales o establecer procedimientos estándar en el lugar de trabajo para mejorar la eficiencia. Conéctese con diferentes equipos y gerentes para comprender los requisitos completos de la política.
2. Involucre a todas las partes
El primer paso es obtener el apoyo unánime de la dirección y los empleados para la política propuesta. Explíqueles por qué es necesaria la política, pídales sugerencias y aclare sus dudas. Una vez que todos estén de acuerdo, comience la planificación real.
3. Reúna a su equipo de elaboración de políticas
Tanto si está redactando una política de empresa como una plantilla de documentación de procesos, la colaboración es imprescindible. Reúna a todo el equipo y utilice las ideas de todos para crear un mensaje de política más unificado.
Asegúrese de involucrar a los gerentes, líderes y otros miembros del personal que sean expertos en el tema específico de la política. Por ejemplo, si está creando una política de TI para la empresa, solicite la opinión del equipo de TI.
💡Consejo profesional: Una sesión de lluvia de ideas con las partes interesadas pertinentes puede ayudarte a recopilar todas las expectativas y los resultados ideales en un solo lugar. Colabora en ClickUp Pizarras para recopilar las aportaciones de todos los equipos implicados.
4. Estructure la política
Las estructuras de las políticas de empresa varían en función de las necesidades del negocio. No obstante, asegúrese de que la estructura sea estandarizada. Por ejemplo, si tiene previsto redactar un manual para empleados en el que se detallen todas las políticas y procedimientos, asegúrese de redactar las políticas en un formato estándar.
A continuación, se indican algunos aspectos que debe incluir en una política:
- Declaración de propósito: explique en qué consiste la política.
- Ámbito de aplicación de la política: proporcione una panorámica de lo que cubre la política y quién debe cumplirla.
- Declaración de la política: ¿Cuáles son las metas y los objetivos de la política? Describa las normas e instrucciones específicas.
- Roles y responsabilidades: incluya más detalles sobre la aplicabilidad de la política, cómo se aplicará y supervisará, y qué comités son responsables de su revisión.
- Procedimientos: cree plantillas de POE para proporcionar instrucciones paso a paso para el trabajo rutinario.
- Fecha de entrada en vigor: haga una mención de cuándo entra en vigor la política.
- Conducta permitida: Redacte las directrices específicas para el comportamiento aceptable.
- Conductas prohibidas: incluya las restricciones sobre la conducta de los empleados.
- Requisitos de elaboración de informes: detalle lo que deben hacer los empleados para notificar una incidencia.
- Glosario: Incluya una lista de los términos más comunes utilizados en la política con sus definiciones. Esto aclarará la política y le evitará problemas legales.
Aquí tiene una muestra de política de empresa para su referencia:
💡Consejo profesional: Estandarizar la estructura de las políticas no es tarea fácil. Utilice las plantillas de políticas empresariales ya preparadas de ClickUp para ahorrar tiempo y esfuerzo.
5. Comience su investigación
Prepárese antes de empezar a redactar la política. Recopile datos sobre su empresa y el tema de la política para crear una política sólida que todos cumplan. Una investigación exhaustiva también puede ayudarle a subsanar las deficiencias de sus políticas actuales con información relevante. A continuación le ofrecemos algunas formas de recopilar información:
- Consulte las políticas de muestra como punto de partida.
- Realice encuestas en toda la organización y entreviste a los empleados.
- Haga una lluvia de ideas con su equipo de elaboración de políticas e involucre a expertos en la materia.
- Obtenga la información más reciente sobre las leyes estatales y federales relevantes para su política y créela o actualícela según corresponda.
💡Consejo profesional: Utilice ClickUp Form View para crear encuestas y formularios con los que recopilar opiniones de sus empleados.
6. Redacte y revise el primer borrador.
Es posible que la política de su empresa no sea perfecta a la primera. Después de crear el primer borrador, recopile las opiniones de expertos, líderes y empleados. Utilice los comentarios para obtener información valiosa y realizar cambios hasta que todos la aprueben. Por último, solicite la aprobación del equipo jurídico y la dirección para implementar la política.
💡Consejo profesional: Utilice ClickUp Docs para redactar fácilmente sus políticas y colaborar con otras personas para obtener comentarios en tiempo real.
7. Publique el borrador final.
Comparta la política de su empresa en un sistema centralizado y de fácil acceso, como un software de manual del empleado. Estas plataformas le ayudan a crear, personalizar y distribuir las políticas y procedimientos de la empresa. Facilitan la incorporación de nuevos empleados, agilizan la colaboración y la comunicación, y se ajustan a las normas y valores de la empresa.
Ejemplos de políticas de empresa
Redactar políticas empresariales eficaces ayuda a crear un entorno de trabajo cohesionado. Pero, antes de darte consejos para elaborar políticas eficaces, aquí tienes algunos ejemplos reales de políticas empresariales:
Política de salud y seguridad en el lugar de trabajo
La política de seguridad en el lugar de trabajo de Unilever instruye a los empleados de las instalaciones de Unilever sobre cómo trabajar de forma segura con las secciones «lo que se debe hacer» y «lo que no se debe hacer». La política también establece cuándo y cómo elaborar informes sobre incidencias.
Código de conducta de los empleados
La política del código de conducta de Starbucks promueve un lugar de trabajo libre de acoso, intimidación y discriminación. Explica las formas de discriminación y ofrece un ejemplo de lo que se debe hacer cuando se sufre acoso en el lugar de trabajo.
Medidas disciplinarias para empleados
La política de medidas disciplinarias para empleados de AWS establece las medidas correctivas que el gerente o supervisor de un empleado puede aplicar para restablecer la disciplina en el lugar de trabajo. Abarca formularios de reprimenda como sesiones de asesoramiento, advertencias verbales, despidos y reprimendas por escrito.
Política de asistencia y permisos
La política de permisos de Qutrix abarca los tipos de permisos a los que tienen derecho los empleados y los requisitos para cada tipo. La política también incluye los días festivos, el procedimiento para solicitar permisos y las personas responsables de su aprobación.
Política de trabajo híbrido y de teletrabajo
Este no es el típico ejemplo de política de empresa. La política de trabajo híbrido de HubSpot cubre tres opciones de trabajo para los empleados de HubSpot (desde casa, en la oficina y flexible) y establece lo que obtienen los empleados en cada modo de trabajo. La política también tiene pestañas separadas sobre cómo funciona el sistema híbrido, el código de cultura de la empresa y preguntas frecuentes.
Consejos y buenas prácticas para redactar políticas de empresa.
Aunque los ejemplos de políticas de empresa le ayudarán a comprender y redactar mejores políticas, la aplicación de algunas buenas prácticas universales perfeccionará aún más sus políticas. Veamos cuáles son estas buenas prácticas.
- Utilice un lenguaje flexible y sencillo: redáctela de forma que resulte atractiva y fácil de entender para todas las partes interesadas. De este modo, podrá orientar el comportamiento de los empleados sin dejar lugar a confusiones o malinterpretaciones.
- Mantenga las políticas concisas: divida sus políticas en secciones y utilice viñetas siempre que sea posible para facilitar su comprensión.
- Proporcione situaciones reales: explique cómo se aplica la política en situaciones prácticas. Ilustre con situaciones y ejemplos reales para promover una mejor comprensión y aplicación.
- Involucre a expertos legales: tenga en cuenta las opiniones de expertos legales al crear las políticas de la empresa. Esto garantiza el cumplimiento de las leyes y normativas pertinentes.
- Utilice plantillas: ya sean plantillas de políticas o plantillas de manuales para empleados, las plantillas le facilitan la vida. Estandarizan sus políticas y reducen el trabajo de crear políticas desde cero.
Usar ClickUp para crear políticas de empresa
Pero, ¿son suficientes estos consejos para ayudarle a redactar políticas sin sentirse abrumado? Puede simplificar el proceso de elaboración de políticas utilizando un software de colaboración y gestión de proyectos como ClickUp.
A continuación, le mostramos cómo ClickUp, junto con las buenas prácticas, puede ayudarle a crear las políticas más eficaces.
La plataforma de gestión de recursos humanos de ClickUp le ayuda a crear un hub central de información sobre los empleados y las políticas de la empresa. Le permite realizar el seguimiento del compromiso y el rendimiento de los empleados y ahorrar tiempo con plantillas para la incorporación, la contratación y la elaboración de políticas.
Utilice ClickUp Docs para colaborar con su equipo de elaboración de políticas. Los miembros del equipo pueden sugerir ideas, editar políticas en tiempo real, etiquetar a otros miembros en los comentarios, asignar tareas y actualizar los flujos de trabajo dentro del editor Docs para acelerar el proceso.
ClickUp Docs le ofrece el espacio perfecto para publicar las políticas de su empresa. Puede crear wikis centralizados y manuales para empleados donde estos puedan consultar las últimas actualizaciones de las políticas.
Con el control de versiones avanzado, puede gestionar quién puede acceder, tener vista y realizar edición de qué. Esto garantiza que la información confidencial, incluidos los detalles sobre la propiedad intelectual de la empresa, solo esté disponible para unas pocas personas seleccionadas.
Pero eso no es todo: la plantilla de manuales, políticas y procedimientos para empleados de ClickUp facilita la elaboración de políticas gracias a su contenido exhaustivo. Esta plantilla le ayuda a crear un manual para empleados completo.
Con esta plantilla, usted puede:
- Establezca directrices claras
- Garantice la coherencia en las políticas y los procedimientos.
- Aclare la confusión sobre cómo manejar diferentes situaciones.
Utilice esta plantilla para reunir todo en un solo lugar, desde el código de conducta hasta las políticas de vacaciones y nóminas. Puede añadir rápidamente la plantilla a su entorno de trabajo de ClickUp y empezar a realizar la edición según las necesidades de su empresa.
Otra plantilla que puede ayudarle a implementar procesos bien definidos en su empresa es la plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp.
Esta plantilla le permite organizar los procesos y procedimientos de la empresa utilizando tableros Kanban para un acceso rápido. Puede crear instrucciones para tareas repetitivas, de modo que pueda centrarse en otras cosas que requieren su atención.
Utilice esta plantilla para adoptar un enfoque coherente en todas las tareas relevantes, mantener el rumbo, optimizar las operaciones y mejorar la precisión de la medición del rendimiento. También puede utilizar varias vistas, como la vista Tablero, para asignar documentación de procesos, y la vista Tabla, para crear informes de procesos y hojas de cálculo personalizados.
Aún no hemos revelado lo mejor: ClickUp Brain. Aprovechar la IA para la documentación de políticas significa que no tiene que hacerlo todo solo. ClickUp Brain puede ayudarle a generar múltiples esquemas de políticas de empresa.
Puede pedirle a ClickUp Brain que le sugiera secciones para su política, de modo que no se pierda nada importante. Para políticas específicas de la empresa, puede proporcionar indicaciones para generar el primer borrador de la política. Una vez que los demás miembros de su equipo revisen el borrador, utilícelo como referencia para preparar sus políticas posteriores. Esto le proporcionará una base sólida y le ahorrará tiempo al no tener que crear todo desde cero.
Con ClickUp Brain, puede optimizar el proceso de creación de políticas, especialmente si tiene varias políticas en mente. Sin embargo, una vez que haya generado la política, refine el contenido para que se adapte a las necesidades específicas de su empresa.
Creación de una hoja de ruta organizativa clara con políticas empresariales estructuradas
Redactar políticas de empresa requiere mucho tiempo y esfuerzo. Pero no es necesario reinventar la rueda. Le recomendamos que revise los pasos y los ejemplos de políticas de empresa anteriores y encuentre lo que mejor se adapte a sus necesidades. El uso de herramientas como ClickUp puede reducir considerablemente el trabajo manual.
Una vez que decida la política que desea crear, pruebe ClickUp. Proporciona a los empleados, gerentes y todas las demás partes interesadas un fácil acceso a las políticas de la empresa con funciones de gestión de documentos centralizadas como ClickUp Docs. Además, puede generar toda la política de la empresa con solo unos pocos clics gracias a la IA.
Regístrese ahora en ClickUp para crear políticas de empresa justas, claras y viables que promuevan un entorno de trabajo saludable.