Cuando los procedimientos normalizados de trabajo y los flujos de trabajo son caóticos, también lo es el proyecto o el equipo que gestionas. Para garantizar la coherencia, tienes que documentar todos los pasos y aspectos del flujo normal de procesos para ayudar a tu equipo a alcanzar los objetivos, agilizar las operaciones y ser más eficiente en todos los ámbitos.
La forma más fácil de empezar es con plantillas de documentación de procesos. Le ayudan a navegar por el caos y a poner orden en la naturaleza a menudo desordenada de las operaciones empresariales.
La buena noticia es que no es necesario perder mucho tiempo en esta tarea crucial pero tediosa. Utiliza una de estas 10 plantillas versátiles para la documentación de procesos y verás cómo se dispara la productividad de tu equipo
¿Qué son las plantillas de documentación de procesos?
La documentación de procesos es el acto de escribir procedimientos detallados, paso a paso, para realizar ciertas tareas. Una plantilla de documentación de procesos es un marco estandarizado y estructurado que ayuda a hacerlo posible.
Registrar y centralizar los procedimientos es crucial para los procesos empresariales de todos los tamaños y sectores, especialmente cuando se trata de optimizar tareas repetitivas y colaborativas. Tener cada paso por escrito tiene muchas ventajas, como:
- Garantizar la eficacia y la coherencia
- Fomentar la transparencia
- Definir responsabilidades y establecer los límites del proceso
- Facilitar la transferencia de conocimientos a sucesores y nuevos empleados
- Facilitar los procedimientos de revisión y análisis, así como la identificación de cuellos de botella y la toma de decisionesmejoras del proceso La documentación de procesos puede tener muchos formatos. Cree una guía, una política, un tutorial, un diagrama de flujo o cualquier otro tipo de registro que capture y comunique eficazmente la información necesaria.
¿Qué hace que una plantilla de documento de proceso sea buena?
Una plantilla de documento de proceso eficaz debe:
- Ser flexible y personalizable: Una buena plantilla puede utilizarse para documentar varios tipos de procesos
- Tener una estructura limpia y lógica: Su equipo debe poder encontrar lo que necesita en un abrir y cerrar de ojos
- Permitir la colaboración: El uso de comentarios y notas facilita el trabajo en equipo y la toma de decisiones colectiva
- Registrar el historial de versiones: Esto permite realizar un seguimiento de los cambios realizados en el documento para garantizar la responsabilidad y volver fácilmente a versiones anteriores
- Incluir elementos visuales: Los gráficos, diagramas y otros elementos visuales aclaran los procedimientos complejos y ayudan a su equipo a comprender mejor el proceso
10 plantillas de documentación de procesos para usar en 2024
Ahora que ya conoce las ventajas de la documentación de procesos, consulte nuestra lista de las 10 mejores plantillas de documentos de procesos en ClickUp y Word. Con tan valiosas armas en su arsenal, podrá asegurar la productividad, afrontar cualquier reto que se le presente y preparar a los miembros de su equipo para el éxito
Le mostraremos cómo sacar el máximo partido de cada plantilla y le presentaremos sus principales ventajas.
1. Plantilla de documentación de los procesos de la empresa ClickUp
La plantilla de documentación de procesos empresariales de ClickUp garantiza que sus PNT cubren toda la información clave
En Plantilla de documentación del proceso ClickUp proporciona directrices para crear documentos SOP y es altamente personalizable. Como con cualquier otro Plantilla ClickUp puede adaptarla fácilmente a sus necesidades: sólo le queda distribuir los documentos del proceso a su equipo
Esta plantilla profundiza en todos los aspectos clave de la documentación y la propiedad de los procesos. Puede ser específico sobre el flujo de trabajo y nombrar a todos los miembros del equipo o partes interesadas relevantes editando secciones como:
- Público: A quién va dirigido el documento
- Gobernanza: Quién tiene que aprobar el documento
- Objeto: Cuál es el objetivo principal del documento
- [Gráfico RACI](https://clickup.com/blog/raci-chart-templates/) ### 3. Plantilla de diagrama de flujo del proceso ClickUp
La plantilla de diagrama de flujo de procesos de ClickUp le permite diseñar, gestionar y visualizar sus procesos con facilidad.
Si eres de los visuales, esta Plantilla de diagrama de flujo del proceso ClickUp puede ser más adecuada. Con la ayuda de colores y formas, la plantilla facilita la visualización y comprensión de cualquier proceso empresarial, por complejo que sea.
Este diagrama de flujo del proceso contiene dos partes principales: jugadores y actividades. A cada jugador se le asigna una columna, y las actividades que debe realizar se ilustran con las diferentes formas de las columnas. T
l jugador que inicia el proceso está en el extremo izquierdo, lo que permite una visión organizada del proceso desde el principio hasta el final.
Personalizar la plantilla es muy fácil. Utiliza formas para trazar el proceso añade conectores entre ellos e inserta opciones para los nodos de decisión. No olvides actualizar la leyenda de la izquierda para ayudar a los nuevos miembros del equipo a orientarse.
esta documentación detallada del proceso describe el proceso de contratación por defecto, pero puede adaptarse a cualquier otro flujo de trabajo del equipo. Al estar disponible en Vista de la pizarra ofrece mucha flexibilidad. Pizarras ClickUp te permiten colaborar y ser tan creativo como quieras.
Además de diagramas de flujo, mapas mentales y mapas de procesos, puedes incrustar imágenes, vídeos, documentos y tarjetas de sitios web. Incluso puedes hacer garabatos para ilustrar tus ideas 🖌️ Descargar esta plantilla
4. Plantilla de procedimientos y procesos ClickUp
Plantilla de procedimientos y procesos de ClickUp
Supongamos que ha documentado todos los procesos de su empresa. Cómo vas a hacer un seguimiento de todos ellos? 🤔
Precisamente por eso hemos creado este Plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp . Es un sistema integral para gestionar tus documentos . Los mantiene perfectamente organizados en varias vistas, permitiéndole obtener cualquier información que necesite en cuestión de segundos.
Además de la Guía de inicio doc, la plantilla de procesos de documentos contiene un:
- Lista de documentación
- Tablón de etapas de la documentación
- Diagrama de flujo del proceso Pizarra
Utilice las vistas Lista y Pizarra para centralizar sus documentos del proyecto y gestionarlos sin esfuerzo añadiendo campos como tipo, prioridad, etapa, departamento y grado de avance.
Etiquete a los asignados, interesados y aprobadores para notificarles cuándo se requiere su participación. Añada categorías, etiquetas y campos personalizados, y cambie la agrupación y ordenación según sus preferencias.
Encontrará el diagrama de flujo del proceso en la vista Pizarra. Utilícelo para crear un mapa de cualquier proceso o procedimiento y visualizar el trabajo que tiene por delante. También puede transformar nodos en tareas. Al hacerlo, el gráfico será interactivo y podrá añadir asignados, listas de comprobación y comentarios.
/ref/ https://app.clickup.com/signup?template=t-228159706 Descargar esta plantilla /%href/
5. Plantilla ClickUp Procesos Eficaces
Aumente la productividad y realice un seguimiento de todas las actividades del programa con la plantilla de procesos eficientes de ClickUp
No basta con desarrollar un proceso y darlo por terminado. A medida que pasa el tiempo, hay que actualizarlo para adaptarlo a los cambios que se producen. Si optimiza sus procesos, podrá:
- Elimina los residuos, como los tiempos muertos y el exceso de inventario
- Reducir el riesgo de errores y retrasos y recortar costes (pruebe estosplantillas de registro de riesgos!)
- Aumentar la productividad y la eficiencia
Puede ser una tarea tediosa que implique muchos datos, pero esta Plantilla de procesos eficientes de ClickUp lo hace sencillo. Le ayuda a analizar cualquier proceso, identificar áreas de mejora e implementar los cambios necesarios.
Además del documento de instrucciones, contiene las siguientes vistas:
- Resumen del proceso: Una lista maestra de todas las tareas que deben realizarse para optimizar el proceso, agrupadas por estado
- /ref/ https://clickup.com/blog/tag/gantt/ Diagrama de Gantt /%href/ : Cronograma de tareas para facilitar la programación y la gestión de la carga de trabajo
- Diagrama SIPOC: Una pizarra para hacer una lluvia de ideas sobre los detalles de un proyectoproceso empresarialen particular, los proveedores, los insumos, el proceso, los productos y los clientes
- Mapa del proceso: Una pizarra con un diagrama para visualizar el proceso y sus etapas Descargar esta plantilla ### 6. Plantilla de auditoría y mejora de procesos ClickUp
La plantilla de auditoría y mejora de procesos de ClickUp le permite analizar en profundidad cada proceso y descubrir cómo puede mejorarlo
Al igual que el anterior contendiente de la lista, la plantilla Plantilla de auditoría y mejora de procesos ClickUp se centra en el análisis de procesos y la optimización del flujo de trabajo. Sin embargo, es una herramienta más completa.
Existe a nivel de carpetas e incluye numerosas listas, cada una de las cuales contiene varias vistas:
- Concepción del modelo: Esquema del plan de auditoría
- Análisis de procesos: Lista de criterios de auditoría a tener en cuenta
- Análisis CATWOE: Marco para examinar las perspectivas de las partes interesadas
- **Gestión del cambio :Planificación de la sucesión Gestione todas las tareas en las vistas Lista y Tablero. Juega con diferentes vistas, criterios de clasificación y agrupación para descubrir lo que funciona para tu equipo. Utilice las vistas Gantt y Cronograma para realizar un seguimiento de los hitos y planificar y programar las tareas de forma eficaz.
No dude en personalizar la plantilla y adaptarla a sus necesidades. Cree plantillas personalizadas para agilizar su flujo de trabajo y ahorrar un tiempo precioso. ⌛ Descargar esta plantilla
7. Plantilla de pizarra con mapa de procesos ClickUp
Utilice la plantilla de pizarra del mapa de procesos de ClickUp para identificar fácilmente los departamentos implicados en los procesos
En Plantilla de pizarra para el mapa de procesos de ClickUp es otra herramienta para visualizar procesos e identificar los departamentos responsables de los mismos. Este vibrante diagrama hace que cualquier tema complicado sea más fácil de entender para todos, lo que lo hace perfecto para presentaciones interfuncionales.
Presenta tres grupos de elementos, cada uno con su forma y color distintivos:
- Actividad terminal (puntos inicial y final)
- Actividad
- Decisión
Todos los nodos están situados estratégicamente en el diagrama. Las filas indican los departamentos responsables de completar la acción. No dude en desplazar los nodos, ya que las relaciones entre las tareas permanecen fijas independientemente de su posición.
También puede convertir los nodos de la Pizarra en tareas y, a continuación, gestionarlas en la vista Lista. De este modo, dispondrá de funciones adicionales como el control del tiempo, los comentarios y el registro de cambios, que resulta ideal para documentar los procesos de su flujo de trabajo.
Las pizarras también te permiten insertar capturas de pantalla y otras ayudas visuales para respaldar tus afirmaciones.
Echa un vistazo a estas **Herramientas de automatización de documentos ! Descargar esta plantilla
8. ClickUp Plantilla de Proceso de Gestión de Grandes Cuentas
Esta plantilla de ClickUp desbloquea oportunidades de crecimiento ayudándole a identificar y priorizar sus principales clientes
Una empresa no es nada sin sus clientes. Por eso es crucial mantenerlos contentos y fomentar las relaciones que mantiene con ellos. Y para ello es necesario comunicarse, comprender sus necesidades y resolver los problemas a tiempo.
Si trabajas con muchos clientes a la vez, necesitas un sistema bien diseñado para documentar todas las actividades y procesos implicados. En Plantilla de procesos de gestión de grandes cuentas existe precisamente para eso
Utilice la vista de lista Resumen del proceso para anotar todos los pasos como tareas. En las Columnas, añada asignados y fije los plazos. También puedes designar etiquetas de prioridad y puntuaciones de complejidad, y actualizar los estados sobre la marcha.
Las vistas Cronograma y Diagrama de Gantt ayudan a la gestión del tiempo y asignación de recursos . La línea de tiempo le ofrece una visión rápida de las tareas relacionadas con el cliente y su duración.
El diagrama de Gantt, sin embargo, proporciona información adicional, como la prioridad de las tareas y los límites del proceso, como las dependencias, para saber qué debe completarse primero. Descargar esta plantilla
9. Plantilla de flujo de procesos ClickUp
Pruebe esta colorida plantilla de flujo de procesos de ClickUp cuando planifique su próximo proceso
Los gráficos atractivos pueden no ser cruciales para el éxito de la documentación de procesos. Sin embargo, añaden un poco de dinamismo a un documento normalmente aburrido, mejorando su impacto visual. 💥
En Plantilla de flujo de procesos ClickUp es un buen ejemplo de ello. Con sus llamativas imágenes, puede visualizar los datos a medida que los lees, lo que facilita la comprensión y la conexión con cualquier proceso.
La plantilla tiene forma de pizarra, por lo que ofrece muchas posibilidades de personalización. Por defecto, consta de las cinco secciones siguientes:
- Planificación
- Desarrollo
- Ejecución
- Gestión
- Evaluación
Para utilizar la plantilla, anota las subtareas en la nota adhesiva designada. No dudes en darle un toque personal cambiando la combinación de colores y añadiendo anexos, dibujos y mapas mentales.
Pronto descubrirá las verdaderas ventajas de la documentación de procesos al conectar sus flujos de trabajo en un proceso empresarial visual. Descargar esta plantilla
10. Plantilla de documentación de procesos de Microsoft Word por Template.net
Esta plantilla de documentación de procesos de Microsoft Word de Template.net es un documento sencillo y profesional que puede funcionar en cualquier contexto
Tal vez usted no está buscando campanas y silbatos. Sino más bien un diseño minimalista y sencillo que no distraiga de la esencia del documento.
Este Plantilla de documentación de procesos en Word por Template.net es lo más limpio posible.
Por ejemplo, explica el proceso de obtención de un Número de Identificación de Director (DIN) para futuros ejecutivos. Pero el formato puede aplicarse a cualquier otro contexto. Utilice la plantilla para inspirarse y hacerse una idea del tipo de lenguaje que debe utilizar en esos documentos, sobre todo si van a ser oficiales.
La estructura consiste en una serie de preguntas, que aparecen en negrita para facilitar su lectura. El documento termina haciendo referencia a otro documento donde el lector puede obtener más información. Descargar esta plantilla
Las mejores plantillas de documentación de procesos - Una visión general
Aquí tiene un resumen de todas las plantillas y por qué han llegado a esta lista:
Controle sus procesos con estas plantillas de procesos
La documentación de procesos es algo que mucha gente da por sentado. Puede resultar poco inspiradora y repetitiva, pero es un ingrediente esencial para el éxito de cualquier empresa.
Y con una plantilla para documentar procesos, puede eliminar la parte difícil y cosechar sólo los beneficios. Utilízala para comunicar, estandarizar y planificar, y ¡ve cómo tu negocio se convierte en una máquina bien engrasada! 🔧
Tanto si necesita una plataforma de documentación para realizar el seguimiento, asignar usuarios y supervisar los procesos empresariales, como una herramienta visual de pizarra para trazar el alcance del proceso y el proyecto completo, ClickUp le cubre todas sus necesidades. Pruebe ClickUp gratis hoy mismo y compruebe por qué tantas empresas confían en este herramienta de productividad para hacer las cosas.