Dirigir una empresa es como estar en una montaña rusa. Es un viaje constante de altibajos. Es inevitable enfrentarse a retos, muchos de los cuales se deben a la ambigüedad de los procesos, la ineficacia, la falta de comunicación y la confusión de funciones.
Afortunadamente, herramientas de mapeo de procesos eliminar estas ineficiencias. Una de estas herramientas es SIPOC.
¿Qué es SIPOC?
SIPOC es el acrónimo de Suppliers Inputs Process Outputs and Customers (proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes). Es una herramienta visual utilizada en Seis Sigma para visualizar y mapear los elementos clave relevantes de un proceso.
Un diagrama SIPOC resume las entradas, salidas y procesos críticos y de alto nivel de todas las partes interesadas en diversos proyectos, incluidos los procesos de fabricación, transaccionales, de soporte, de TI, etc.
Una vez creado, el diagrama SIPOC proporciona el enfoque para definir las métricas del proceso, las líneas de base, los objetivos del proyecto y los riesgos. Establece los cimientos y la visión de alto nivel de un proyecto de mejora.
Crear un diagrama SIPOC es sencillo, pero requiere tiempo, esfuerzo y un conocimiento exhaustivo de todos los procesos empresariales. Afortunadamente, las plantillas SIPOC predefinidas facilitan la tarea.
¿Qué son las plantillas SIPOC?
Las plantillas SIPOC son herramientas visuales estandarizadas que ayudan a documentar y analizar la información clave relacionada con las entradas, salidas, proveedores, procesos y clientes implicados en un proceso de negocio. Proporcionan un enfoque sistemático para la mejora de los procesos.
Puede utilizar un diagrama SIPOC personalizado u obtener uno preconstruido. Cada uno tiene sus pros y sus contras.
Un diagrama SIPOC personalizado le permite adaptarse a la naturaleza específica de su empresa y sus flujos de trabajo. Sin embargo, crearlo lleva mucho tiempo, ya que requiere esfuerzo y un buen conocimiento de todos los procesos necesarios para implantar y cumplir objetivos del proyecto .
En su lugar, puede utilizar una plantilla de diagrama SIPOC preconstruida para ahorrar esfuerzo y tiempo. Hay muchas plantillas de diagramas SIPOC disponibles en línea para proyectos y gestión de operaciones . Puede utilizarlos para comprender el alcance del trabajo en proyectos complicados.
Las plantillas SIPOC ayudan a visualizar el proceso necesario para planificar y lanzar nuevos productos o servicios. También puede utilizarlas para identificar retos y lagunas en un proceso existente y mejorarlos.
¿En qué consiste una buena plantilla SIPOC?
Una buena plantilla SIPOC da cabida a nuevos procesos y ejecuta mejoras que ayudan a minimizar el alcance de los errores, la confusión y la falta de comunicación entre las partes interesadas. En última instancia, conduce a clientes satisfechos.
Estas son las cualidades de una buena plantilla SIPOC:
- Atractivo visual: Dado que las plantillas SIPOC son representaciones visuales de los procesos, deben tener una estructura clara. También deben utilizar colores, fuentes y formatos coherentes, junto con suficiente espacio en blanco para facilitar la comprensión.
- Facilidad de uso: Los miembros del equipo deben ser capaces de encontrar la información que necesitan, los procesos a realizar, los pasos clave y los resultados para llevar a cabo las tareas sin ninguna molestia
- Claridad: Una buena plantilla debe presentar la información de forma clara y concisa. Todas las partes interesadas deben poder entenderla fácilmente
- **Personalización:Los distintos flujos de trabajo y procesos tienen necesidades, complejidades y matices diferentes. Una buena plantilla SIPOC debe ser personalizable y adaptable a tales requisitos
- Completitud: Debe contener toda la información relevante que necesitan los miembros del equipo. Una advertencia: no intente captar todos los detalles. Mantén una visión de alto nivel para evitar saturar la plantilla de un lado a otro
- Accesibilidad: Una buena plantilla de diagrama SIPOC debe estar disponible y ser accesible para todas las partes interesadas
- Actualizaciones periódicas: Una plantilla SIPOC debe permitir actualizaciones periódicas a medida que evolucionan los procesos. Esto le ayudará a identificar lagunas y oportunidades de mejora
Siguiendo estas directrices se obtendrá un diagrama SIPOC que comunique eficazmente los elementos clave de un proceso en un diagrama claro, lógico y personalizable.
Consejo profesional: Pruebe estos las mejores aplicaciones de horarios de trabajo junto con plantillas SIPOC para optimizar sus esfuerzos de gestión de proyectos y procesos.
10 plantillas SIPOC para usar en 2024
He aquí una lista de 10 plantillas SIPOC que debería utilizar para optimizar y agilizar los procesos.
1. Plantilla SIPOC ClickUp
Muestre las funciones desde el proveedor hasta la materia prima utilizando varios procesos a través de la Plantilla SIPOC de ClickUp
Plantilla ClickUp SIPOC le ayudará a comprender visualmente las relaciones entre proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes para todos sus proyectos. Consúltela antes de iniciar un proyecto o de perfeccionar un proceso existente.
La plantilla le da acceso a ocho Campos personalizados, donde puede añadir y guardar atributos importantes como Correo electrónico, Dirección, Precio por cantidad, SIPOC, Contactos, etc.
Al presentar los procesos en Vistas personalizadas, la plantilla facilita la comprensión incluso de proyectos complicados y permite encontrar oportunidades de mejorar un proceso para obtener mejores rendimientos.
Cree diagramas SIPOC para recopilar información sobre utilización de recursos y ayudan a mejorar todos los aspectos de un flujo de trabajo. Pone a todos los departamentos y equipos en sintonía, eliminando confusiones, fallos y errores.
Utilice la plantilla para colaborar en un espacio de trabajo compartido con otras partes interesadas mientras realiza un seguimiento del progreso, las etiquetas y las dependencias pertinentes.
2. Plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp
Ejemplo de todos los procesos actualmente en distintas fases de análisis de proyectos gestionados en ClickUp
¿Alguna vez ha deseado saber cómo funciona un proceso concreto en su organización? ¿Cómo contrata RRHH a los nuevos empleados? ¿Cómo se asegura el departamento de compras de conseguir las mejores ofertas? ¿Cómo se lanza un producto?
Si su organización utilizara Plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp podrás encontrarlo todo en un mismo sitio
Esta plantilla SIPOC le ayuda a definir procesos y procedimientos, vinculándolos a las partes interesadas pertinentes. Utilícela para centralizar todos sus procesos en un lugar de acceso rápido y crear un enfoque coherente para todas las tareas relevantes.
A continuación, puede gestionar uno o más procesos desde un único panel de control y obtener todos los datos del proyecto a través de útiles tableros Kanban.
Al darle acceso a los detalles del proyecto, le permite realizar un seguimiento de las tareas repetitivas y medir el rendimiento en cada paso del camino. También le ayuda a encontrar posibles errores para resolverlos a tiempo.
3. Plantilla SOP de ClickUp
Cree, organice y gestione los PNT con la plantilla de PNT de ClickUp
Los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) son para las empresas lo que el aceite es para un motor: permiten que funcione sin sobresaltos ni sacudidas. Los PNT establecen directrices para estandarizar las funciones rutinarias, garantizando un rendimiento coherente de las tareas en todos los equipos.
Definen la finalidad de un procedimiento, los pasos necesarios para ejecutarlo, su alcance y sus limitaciones. También especifican las funciones y responsabilidades de las personas implicadas en estos procedimientos. En última instancia, garantizan que el producto o servicio final cumpla los requisitos del cliente.
Utilice Plantilla SOP de ClickUp para crear, organizar, gestionar y reiterar los PNT de su empresa.
Esta plantilla le permite establecer procesos y procedimientos estandarizados en su organización para reducir costes y maximizar la utilización de recursos.
Combinar los PNT con el SIPOC mapas de procesos facilita la gestión conjunta de varios proyectos y programas.
La plantilla también ayuda a identificar áreas de mejora y colaboraciones interfuncionales dentro de una empresa. Puede crear sus propios flujos de trabajo en ClickUp utilizando Vistas personalizadas como Carga de trabajo, Calendario y otras.
Establezca una comprensión compartida de todo el proceso utilizando esta plantilla para mantener la precisión, la calidad y la coherencia.
4. Plantilla de lista de comprobación de gestión de proveedores ClickUp
Evalúe a los proveedores y realice un seguimiento de las métricas con la plantilla de lista de comprobación de gestión de proveedores de ClickUp
Si trata regularmente con varios proveedores, lo más probable es que necesite una solución de gestión de proveedores.
La gestión de proveedores garantiza el control de costes, la eficiencia y los estándares de calidad de productos y servicios. También ayuda a las organizaciones a gestionar los riesgos financieros, legales y de la cadena de suministro.
Utilice la plantilla de lista de comprobación de gestión de proveedores de ClickUp para registrar los pasos de alto nivel para una gestión eficaz de los proveedores y mantener relaciones sólidas con ellos.
Esta plantilla SIPOC le permite evaluar varios proveedores para sus productos o servicios, supervisar el rendimiento de los proveedores, recopilar comentarios e identificar áreas de mejora.
La plantilla le ayuda a asegurarse de que los proveedores cumplen todas las normas y reglamentos exigidos. Utilícela para agilizar el proceso de incorporación de nuevos proveedores y realizar un seguimiento de todas las interacciones con ellos.
Los principales elementos de esta plantilla son gestión de proveedores la plantilla de la lista de comprobación incluye
- 16 atributos personalizados para guardar y visualizar detalles vitales del proveedor
- etiquetas, advertencias de dependencia, correos electrónicos, etc. para un seguimiento eficaz de la gestión de proveedores
- cuatro vistas personalizadas para ayudarle a agilizar la contratación de nuevos proveedores y evaluar su rendimiento
5. Plantilla de contrato de proveedor de ClickUp
Simplifique sus negociaciones con proveedores con una plantilla de acuerdo estándar
El mundo de los negocios funciona a base de contratos. Es necesario tener un acuerdo de proveedor para cada proveedor con el que trates, para asegurarte de que todo el mundo está de acuerdo en cuanto a sus derechos y obligaciones y las consecuencias de un incumplimiento.
Un acuerdo bien documentado protege tanto a los proveedores como a los clientes de posibles riesgos.
El acuerdo detalla las responsabilidades de cada parte y establece las expectativas de permanencia, precios, entrega y otras condiciones.
Dado que un acuerdo con un proveedor es un documento legal, su redacción puede resultar ardua. Plantilla de contrato de proveedor de ClickUp simplifica el proceso de incorporación de proveedores a su empresa.
Utilice los campos personalizados de ClickUp para gestionar los datos de los proveedores y los estados personalizados para realizar un seguimiento del progreso de la incorporación.
Entre las funciones adicionales se incluyen el seguimiento mejorado de los contratos con IA y automatización, y vistas personalizadas para los colaboradores.
6. Plantilla ClickUp Crear Proceso Eficientemente
Cree flujos de trabajo coherentes con la plantilla Crear proceso de forma eficiente de ClickUp
Tanto si se trata de mejorar un proceso existente como de crear uno nuevo y eficaz, Plantilla para crear procesos eficientes de ClickUp resulta muy útil. Le permite establecer procesos, responsabilidades y plazos y visualizarlos con claridad.
Es una de las mejores plantillas de procesos gratuitas para estandarizar procesos entre varios departamentos y crear flujos de trabajo coherentes . De este modo, ahorrará un tiempo valioso que, de otro modo, dedicaría a crear procesos manualmente.
Creación de flujos de trabajo estandarizados utilizar esta plantilla es relativamente fácil:
- Analiza el proceso actual y descubre dónde tiene carencias
- Puede añadir a sus compañeros de equipo como colaboradores y utilizarPizarras de ClickUp para aportar ideas de mejora.
- A continuación, puede diseñar un nuevo proceso y dividirlo en pasos utilizandoTareas ClickUp* A medida que lo implementas y supervisas su progreso,Automatizaciones en ClickUp le ayudarán a mantener el rumbo
7. Plantilla de lista maestra de proveedores ClickUp
Mantenga un registro de todos sus vendedores y proveedores actuales y potenciales utilizando la plantilla de lista maestra de vendedores de ClickUp
Una empresa trata a menudo con múltiples vendedores y proveedores como autónomos, contratistas independientes, proveedores de servicios tecnológicos, socios logísticos y planificadores de producción . Gestionarlos todos puede resultar complicado.
Si no hace un seguimiento de ellos, su empresa puede enfrentarse a problemas imprevistos de aprovisionamiento, suministro y entrega, o financieros. En última instancia, pone en peligro a los clientes. Plantilla de lista maestra de proveedores de ClickUp permite a cualquier empresa realizar un seguimiento de sus proveedores actuales y potenciales. Piense en ella como un directorio centralizado de proveedores, con información completa sobre ellos, como direcciones, acuerdos, finanzas, calendarios e indicadores clave de rendimiento (KPI).
Le ayuda a encontrar proveedores por sector o tipo, agilizar la gestión de proveedores, preseleccionar nuevos proveedores cuando sea necesario y garantizar que todas las partes respetan los contratos firmados con los proveedores.
También evita que las empresas gasten más de la cuenta y las protege de posibles riesgos legales, financieros o de cumplimiento. Además, el seguimiento de los datos de rendimiento de los proveedores con esta plantilla de SIPOC le garantiza la visibilidad suficiente para tomar decisiones acertadas.
Puede utilizar la plantilla Vista de tabla en ClickUp para crear una hoja de cálculo personalizada con los datos de los proveedores y, a continuación, realice un seguimiento de los datos clave de cada proveedor con la ayuda de los Campos personalizados. Consejo profesional: no olvide establecer un tarea recurrente en ClickUp para revisar y actualizar periódicamente su lista de proveedores.
8. ClickUp Plantilla de Gestión de Atención al Cliente
Cree un proceso eficaz que satisfaga los requisitos del cliente utilizando la plantilla de gestión de atención al cliente de ClickUp
¿Cómo se prioriza un servicio de atención al cliente excepcional? Identificando y satisfaciendo las necesidades del cliente. Y... utilizando Plantilla de gestión del servicio de atención al cliente de ClickUp .
Utilice esta potente plantilla para hacerlo todo: organice a los clientes por atributos, recopile sus comentarios, acceda a sus reseñas y valoraciones, priorice los comentarios y agilice la asistencia mediante tickets, los chats y las interacciones.
Se trata de una plantilla bien diseñada que puede conectar y utilizar. Le ayuda a añadir información relevante sobre sus clientes que se utiliza para interactuar con ellos y proporcionarles el mejor servicio de atención al cliente.
También le permite interactuar con tickets y soluciones a través de equipos y departamentos. Con esta plantilla en sus manos, no tendrá problemas para convertirlos en clientes fieles y recurrentes
Echa un vistazo a la plantilla, ya que ofrece múltiples vistas de configuración, automatización, emisión de tickets y funciones de asignación, por nombrar algunas. Tiene todo lo que su empresa necesita para ofrecer un servicio de atención al cliente de primera, y todo ello en un único panel de control.
9. Plantilla Excel SIPOC de Systems2Win
vía Sistemas2Win La plantilla SIPOC para Excel de Systems2win es una plantilla fácil de entender y utilizar que define proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes de principio a fin.
La plantilla ayuda a aclarar las relaciones entre cada parte interesada para eliminar imprecisiones, incoherencias, ineficiencias y despilfarros en todo tipo de procesos.
Puede descargar la plantilla e importarla a Excel a través de Excel Ribbon > Systems2win > Open a Blank Sheet o insertar esta hoja en su libro de Excel.
10. Plantilla Excel Touch Base Tracker
vía Microsoft ¿Buscas una solución sencilla para gestionar tus contactos mientras trabajas en red? En Plantilla Touch Base Tracker para Excel es una plantilla de seguimiento de redes que mantendrá organizados a sus contactos y le ayudará a planificar cuándo es el momento de ponerse en contacto con ellos.
Puede clasificar sus contactos en tres grupos:
- Habituales: personas con las que quieres estar en contacto regularmente
- Conocidos ocasionales: personas con las que te gustaría ponerte en contacto un par de veces al año
- Posibles clientes: personas o empresas cuyos datos te gustaría tener a mano en el momento oportuno
La plantilla también tiene secciones para planificar tus actividades de networking y tu estrategia de contacto para cada trimestre. Utilízala para optimizar tu proceso de networking de principio a fin, y no pierdas nunca la oportunidad de entablar posibles amistades y relaciones comerciales.
Elija sus plantillas para planificar y mejorar sus procesos
Al fin y al cabo, un proceso es tan sólido como su diseño.
Las herramientas visuales como las plantillas SIPOC le ofrecen la visión de pájaro que necesita para diseñar procesos fluidos y eficaces. La representación visual de todas las piezas en movimiento facilita la comprensión y la alineación de todos los miembros del equipo.
Tanto si gestiona flujos de trabajo de clientes como operaciones internas, pruebe los diagramas SIPOC para ahorrar tiempo y dinero. ¿Y lo mejor? Con ClickUp tienes todas las herramientas que necesitas para empezar, en un solo lugar.
Elija una de las numerosas plantillas de SIPOC de ClickUp, reúna a su equipo y comience un proyecto colaboración en ClickUp Doc o esboza tus pasos de principio a fin en un pizarra blanca dentro de ClickUp y ver qué ineficiencias o lagunas aparecen para solucionarlas.
Le sorprenderá lo que una simple imagen de una página puede hacer para impulsar mejoras en los procesos. Y los clientes notarán los beneficios.
Sólo inscribirse en ClickUp para dar la bienvenida a una gestión de procesos de primera clase