Dirigir una empresa es como estar en una montaña rusa. Es un viaje constante de altibajos. Es inevitable enfrentarse a retos, muchos de los cuales se deben a la ambigüedad de los procesos, las ineficiencias, la falta de comunicación y la confusión de roles.
Afortunadamente, las herramientas de mapeo de procesos eliminan estas ineficiencias. Una de estas herramientas es SIPOC.
¿Qué es SIPOC?
SIPOC es el acrónimo de Suppliers (Proveedores), Inputs (Entradas), Process (Proceso), Outputs (Salidas) y Customers (Clientes). Es una herramienta visual utilizada en Six Sigma para visualizar y correlacionar los elementos clave relevantes de un proceso.
Un diagrama SIPOC resume las entradas, salidas y procesos críticos y de alto nivel de todas las partes interesadas en diversos proyectos, incluidos los procesos de fabricación, transacciones, Soporte, TI, etc.
Una vez creado, el diagrama SIPOC proporciona el enfoque para definir las métricas del proceso, las líneas de base, las metas del proyecto y los riesgos. Establece las bases y la vista general de un proyecto de mejora.
Crear un diagrama SIPOC es sencillo, pero requiere tiempo, esfuerzo y un conocimiento exhaustivo de todos los procesos empresariales. Afortunadamente, las plantillas SIPOC prediseñadas lo hacen más fácil.
¿Qué son las plantillas SIPOC?
Las plantillas SIPOC son herramientas visuales estandarizadas que ayudan a documentar y analizar información clave relacionada con las entradas, salidas, proveedores, procesos y clientes que intervienen en un proceso de la empresa. Le proporcionan un enfoque sistemático para la mejora de los procesos.
Puede utilizar un diagrama SIPOC personalizado o uno prediseñado. Cada uno tiene sus pros y sus contras.
Un diagrama SIPOC personalizado le permite adaptarse a la naturaleza específica de su empresa y sus flujos de trabajo. Sin embargo, crear uno lleva mucho tiempo, ya que requiere esfuerzo y un buen conocimiento de todos los procesos necesarios para implementar y cumplir los objetivos del proyecto.
Puede utilizar una plantilla de diagrama SIPOC prediseñada para ahorrar tiempo y esfuerzo. Hay muchas plantillas de diagramas SIPOC disponibles en línea para la gestión de proyectos y operaciones. Puede utilizarlas para comprender el alcance del trabajo de proyectos complicados.
Las plantillas SIPOC ayudan a visualizar el proceso necesario para planear y lanzar nuevos productos o servicios. También puede utilizarlas para identificar retos y deficiencias en un proceso existente y mejorarlos.
¿Qué hace que una plantilla SIPOC sea buena?
Una buena plantilla SIPOC se adapta a los nuevos procesos y ejecuta mejoras que ayudan a minimizar el alcance de los errores, la confusión y la falta de comunicación entre las partes interesadas. En última instancia, conduce a la satisfacción de los clientes.
Estas son las cualidades de una buena plantilla SIPOC:
- Atractivo visual: dado que las plantillas SIPOC son representaciones visuales de procesos, deben tener una estructura clara. También deben utilizar colores, fuentes y formatos coherentes, junto con suficiente espacio en blanco para facilitar la comprensión.
- Facilidad de uso: los miembros del equipo deben poder encontrar la información que necesitan, los procesos que deben llevar a cabo, los pasos clave y los resultados para realizar las tareas sin ninguna dificultad.
- Claridad: una buena plantilla debe presentar la información de forma clara y concisa. Todas las partes interesadas deben poder entenderla fácilmente.
- Personalización: los diferentes flujos de trabajo y procesos tienen diferentes necesidades, complejidades y matices. Una buena plantilla SIPOC debe ser personalizable y adaptable a dichos requisitos.
- Exhaustividad: debe contener toda la información relevante que necesitan los miembros del equipo. Una advertencia: evite intentar capturar cada pequeño detalle. Mantenga una vista general para evitar sobrecargar la plantilla.
- Accesibilidad: una buena plantilla de diagrama SIPOC debe estar disponible y ser accesible para todas las partes interesadas.
- Actualizaciones periódicas: una plantilla SIPOC debe permitir actualizaciones periódicas a medida que evolucionan los procesos. Esto le ayudará a identificar deficiencias y oportunidades de mejora.
Si sigue estas pautas, obtendrá un gráfico SIPOC que comunica de forma eficaz los elementos clave de un proceso en un diagrama claro, lógico y personalizable.
Consejo profesional: Pruebe estas aplicaciones de planificación de trabajo junto con las plantillas SIPOC para optimizar sus esfuerzos en la gestión de proyectos y procesos.
10 plantillas SIPOC para usar
Aquí tiene una lista seleccionada de 10 plantillas SIPOC que debería utilizar para optimizar y agilizar los procesos.
1. Plantilla SIPOC de ClickUp
La plantilla SIPOC de ClickUp le ayudará a comprender visualmente las relaciones entre proveedores, insumos, procesos, productos y clientes para todos sus proyectos. Consúltela antes de iniciar un proyecto o perfeccionar un proceso existente.
La plantilla le da acceso a ocho Campos personalizados, donde puede añadir y guardar atributos importantes como correo electrónico, dirección, precio por cantidad, SIPOC, contactos y mucho más.
Al presentar los procesos en vistas personalizadas, la plantilla facilita la comprensión incluso de proyectos complicados y permite encontrar oportunidades para mejorar un proceso y obtener mejores resultados.
Cree diagramas SIPOC para recopilar información sobre la utilización de recursos y ayudar a mejorar todos los aspectos de un flujo de trabajo. Permite que todos los departamentos y equipos estén en sintonía, lo que elimina la confusión, los errores y las equivocaciones.
Utilice la plantilla para colaborar en un entorno de trabajo compartido con otras partes interesadas, al tiempo que realiza el seguimiento del progreso, las etiquetas y las dependencias relevantes.
2. Plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp
¿Alguna vez ha deseado saber cómo funciona un proceso concreto de su organización? ¿Cómo contrata RR. HH. a los nuevos empleados? ¿Cómo se asegura el departamento de compras de conseguir las mejores ofertas? ¿Cómo se lleva a cabo el lanzamiento de un producto?
Si su organización utilizara la plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp, ¡podría encontrarlo todo en un solo lugar!
Esta plantilla SIPOC le ayuda a definir procesos y procedimientos, enlazándolos con las partes interesadas pertinentes. Úsela para centralizar todos sus procesos en un solo lugar para acceder rápidamente a ellos y crear un enfoque coherente para todas las tareas relevantes.
A continuación, puede gestionar uno o varios procesos desde un único panel de control y obtener todos los datos del proyecto a través de útiles tableros Kanban.
Al darle acceso a los detalles del proyecto, le permite realizar el seguimiento de las tareas repetitivas y medir el rendimiento en cada paso del proceso. También le ayuda a encontrar posibles errores para resolverlos a tiempo.
3. Plantilla POE de ClickUp
Los procedimientos operativos estándar (POE) son para las empresas lo que el aceite es para un motor: mantienen su funcionamiento fluido, sin sacudidas ni tirones. Los POE establecen directrices para estandarizar las funciones rutinarias, lo que garantiza un rendimiento coherente de las tareas en todos los equipos.
Definen el propósito de un procedimiento, los pasos necesarios para ejecutarlo, su alcance y sus límites. También especifican los roles y responsabilidades de las personas que participan en estos procedimientos. En última instancia, garantizan que el producto o servicio final cumpla con los requisitos del cliente.
Utilice la plantilla SOP de ClickUp para crear, organizar, gestionar y reiterar los SOP de su empresa.
Esta plantilla le permite configurar procesos y procedimientos estandarizados en su organización para reducir costes y maximizar la utilización de los recursos.
La combinación de los procedimientos operativos estándar con los mapas de procesos SIPOC facilita la gestión conjunta de múltiples proyectos y programas.
La plantilla también ayuda a identificar áreas de mejora y colaboraciones interfuncionales dentro de una empresa. Puede crear sus propios flujos de trabajo en ClickUp utilizando vistas personalizadas como Carga de trabajo, Calendario y otras.
Establezca un entendimiento común de todo el proceso utilizando esta plantilla para mantener la precisión, la calidad y la coherencia.
4. Plantilla de lista de control para la gestión de proveedores de ClickUp
Si trata con varios proveedores habitualmente, es probable que necesite una solución de gestión de proveedores.
La gestión de proveedores garantiza el control de los costes, la eficiencia y los estándares de calidad de los productos y servicios. También ayuda a las organizaciones a gestionar los riesgos financieros, legales y de la cadena de suministro.
Utilice la plantilla de lista de control para la gestión de proveedores de ClickUp para registrar los pasos generales para una gestión eficaz de los proveedores y mantener relaciones sólidas con ellos.
Esta plantilla SIPOC le permite evaluar a varios proveedores de sus productos o servicios, supervisar el rendimiento de los proveedores, recopilar comentarios e identificar áreas de mejora.
La plantilla le ayuda a garantizar que los proveedores cumplan con todas las normas y reglamentos requeridos. Úsela para agilizar el proceso de incorporación de nuevos proveedores y realizar el seguimiento de todas las interacciones con los proveedores.
Los elementos principales de esta plantilla de lista de control para la gestión de proveedores incluyen
- 16 atributos personalizados para guardar y visualizar datos esenciales de los proveedores.
- Etiquetas, advertencias de dependencia, correos electrónicos y mucho más para un seguimiento eficiente de la gestión de proveedores.
- Cuatro vistas personalizadas que le ayudarán a optimizar las relaciones con los nuevos proveedores y a evaluar su rendimiento.
5. Plantilla de acuerdo con proveedores de ClickUp
El mundo de las empresas funciona a base de contratos. Es necesario contar con un acuerdo con cada proveedor con el que se trabaje, para garantizar que todos estén de acuerdo en cuanto a sus derechos y obligaciones y las consecuencias de un incumplimiento.
Un acuerdo bien documentado protege tanto a los proveedores como a los clientes de posibles riesgos.
El acuerdo detalla las responsabilidades de cada parte y establece las expectativas en cuanto a la duración, los precios, la entrega y otras condiciones.
Dado que un acuerdo con un proveedor es un documento legal, redactarlo puede resultar agotador.
La plantilla de acuerdo con proveedores de ClickUp simplifica el proceso de incorporación de proveedores a su empresa.
Utilice los campos personalizados de ClickUp para gestionar los datos de los proveedores y los estados personalizados para realizar el seguimiento del progreso de la incorporación.
Entre las funciones adicionales se incluyen un seguimiento mejorado de los contratos con IA y automatización, y vistas personalizadas para los colaboradores.
6. Plantilla «Crear procesos de forma eficiente» de ClickUp
Tanto si está mejorando un proceso existente como si está creando uno nuevo y eficiente, la plantilla «Crear procesos de forma eficiente» de ClickUp le resultará muy útil. Le permite establecer procesos, responsabilidades y plazos, y visualizarlos con claridad.
Es una de las mejores plantillas gratuitas para estandarizar procesos en varios departamentos y crear flujos de trabajo coherentes. Le ahorra un tiempo valioso que, de otro modo, dedicaría a crear procesos manualmente.
Crear flujos de trabajo estandarizados con esta plantilla es relativamente fácil:
- Analice el proceso actual y descubra dónde falla.
- Puede añadir a sus compañeros de equipo como colaboradores y utilizar las pizarras de ClickUp para intercambiar ideas de mejora.
- A continuación, puede diseñar un nuevo proceso y desglosarlo en pasos utilizando tareas de ClickUp.
- A medida que lo implementa y supervisa su progreso, las automatizaciones de ClickUp le ayudarán a mantener el rumbo.
7. Plantilla de lista maestra de proveedores de ClickUp
Una empresa suele tratar con múltiples proveedores y suministradores, como autónomos, contratistas independientes, proveedores de servicios tecnológicos, socios logísticos y planificadores de producción. Gestionar a todos ellos puede resultar complicado.
Si no hay seguimiento, su empresa puede enfrentarse a retos imprevistos en las compras, el suministro y la entrega, o las finanzas. En última instancia, esto pone en peligro a los clientes.
La plantilla de lista maestra de proveedores de ClickUp permite a todas las empresas realizar el seguimiento de los proveedores actuales y potenciales. Considérela como un directorio centralizado de proveedores, con información completa sobre ellos, incluidas direcciones, acuerdos, finanzas, calendarios e indicadores clave de rendimiento (KPI).
Le ayuda a encontrar proveedores por sector o tipo, optimizar la gestión de proveedores, preseleccionar nuevos proveedores según sea necesario y garantizar que todas las partes cumplan los contratos firmados con los proveedores.
También protege a las empresas del gasto excesivo y las protege de posibles riesgos legales, financieros o de cumplimiento. Además, el seguimiento de los datos de rendimiento de los proveedores con esta plantilla SIPOC le garantiza la visibilidad suficiente para tomar decisiones acertadas.
Puede utilizar la vista Tabla en ClickUp para crear una hoja de cálculo personalizada con los datos de los proveedores y, a continuación, realizar el seguimiento de los datos clave de cada proveedor con la ayuda de los Campos personalizados. Consejo profesional: no olvide configurar una tarea periódica en ClickUp para revisar y actualizar periódicamente su lista de proveedores.
8. Plantilla de gestión de servicio al cliente de ClickUp
¿Cómo se prioriza un servicio al cliente excepcional? Identificando y satisfaciendo las necesidades de los clientes. Y... utilizando la plantilla de gestión del servicio al cliente de ClickUp.
Utilice esta potente plantilla para hacerlo todo: organizar a los clientes por atributos, recopilar sus comentarios, acceder a sus reseñas y valoraciones, priorizar los comentarios y optimizar la asistencia por tickets, los chats y las interacciones.
Se trata de una plantilla bien diseñada que puede utilizar de inmediato. Le ayuda a añadir información relevante sobre sus clientes que se utiliza para interactuar con ellos y proporcionarles el mejor servicio al cliente.
También le permite interactuar con tickets y soluciones entre equipos y departamentos. Con esta plantilla en sus manos, ¡no tendrá ningún problema para convertirlos en clientes fieles y recurrentes!
Echa un vistazo a la plantilla, ya que ofrece múltiples vistas de configuración, automatización, emisión de tickets y asignación de funciones, por nombrar algunas. Tiene todo lo que tu empresa necesita para ofrecer un servicio al cliente de primera clase, y todo ello en un único panel.
9. Plantilla SIPOC de Excel de Systems2Win
La plantilla SIPOC para Excel de Systems2win es una plantilla fácil de entender y de usar que define los proveedores, las entradas, los procesos, las salidas y los clientes de principio a fin.
La plantilla ayuda a aclarar las relaciones entre cada parte interesada para eliminar imprecisiones, inconsistencias, ineficiencias y desperdicios en todo tipo de procesos.
Puede descargar la plantilla e importarla a Excel a través de la cinta de Excel > Systems2win > Abrir una hoja en blanco o insertar esta hoja en su libro de Excel.
10. Plantilla de Excel Touch Base Tracker
¿Busca una solución sencilla para gestionar sus contactos mientras establece redes? La plantilla Touch Base Tracker para Excel es una plantilla de seguimiento de redes que mantendrá sus contactos organizados y le ayudará a planificar cuándo es el momento de ponerse en contacto con ellos.
Puede clasificar sus contactos en tres grupos:
- Habituales: personas con las que desea estar en contacto regularmente.
- Conocidos ocasionales: personas con las que le gustaría ponerse en contacto varias veces al año.
- Posibles clientes potenciales: personas/empresas cuyos datos le gustaría tener a mano para el momento adecuado.
La plantilla también incluye secciones para planificar sus actividades de networking y su estrategia de divulgación para cada trimestre. Úsela para optimizar su proceso de networking de principio a fin y no pierda nunca la oportunidad de establecer nuevas amistades y relaciones empresariales.
Elija sus plantillas para correlacionar y mejorar los procesos
Al fin y al cabo, la solidez de un proceso depende de su diseño.
Las herramientas visuales, como las plantillas SIPOC, le ofrecen la vista general que necesita para diseñar procesos fluidos y eficaces. El mapeo visual de cada elemento móvil fomenta la comprensión y la coordinación entre todos los miembros del equipo.
Tanto si gestionas flujos de trabajo de clientes como operaciones internas, prueba los diagramas SIPOC para ahorrar tiempo y dinero. ¿Lo mejor? Con ClickUp, tienes todas las herramientas que necesitas para empezar, en un solo lugar.
Elija entre las numerosas plantillas SIPOC de ClickUp, reúna a su equipo, inicie un documento colaborativo de ClickUp o esboce sus pasos de principio a fin en una pizarra dentro de ClickUp y vea qué ineficiencias o lagunas aparecen para solucionarlas.
Te sorprenderá lo que puede hacer una simple imagen de una página para impulsar mejoras en los procesos. Y los clientes notarán los beneficios.
¡Solo tienes que registrarte en ClickUp para dar la bienvenida a la gestión de procesos de primera clase!