Cómo establecer objetivos de proyecto eficaces (con ejemplos)

¿Es usted un prometedor director de proyectos? ¿O tal vez sea un director experimentado con docenas de intentos correctos en su haber?

En cualquier caso, es bueno repasar las buenas prácticas de gestión de proyectos. Al fin y al cabo, es difícil medir el intento correcto de un proyecto si no se tiene una idea clara, objetivos claros y mensurables en marcha.

Puede parecer un paso extra, pero definir objetivos del proyecto antes de empezar a trabajar es la mejor manera de ahorrar tiempo y molestias en el futuro, e incluso unos cuantos euros. 💸

En esta guía, profundizaremos en los objetivos de gestión de proyectos, por qué son tan útiles y cómo establecer objetivos eficaces que lleven a tu equipo a la meta.

¿Qué son los objetivos del proyecto?

Los objetivos de proyecto son un tipo de meta específica, mensurable, alcanzable, pertinente y limitada en el tiempo (SMART). Su propósito es definir lo que su proyecto va a lograr antes de empezar a trabajar.

Piense en los objetivos SMART como una especie de hoja de ruta que guía al equipo del proyecto a lo largo de su ciclo de vida. También actúa como una declaración de visión que mantiene a todo el mundo en la tarea y alineado con los objetivos del proyecto alcance del proyecto . (Porque lo último que necesita es el alcance .)

El mayor diferencia entre objetivos y metas es que los objetivos son más prácticos y específicos. Por instancia, una meta podría ser algo como "Quiero aumentar los ingresos" Pero un objetivo sería "El equipo de marketing aumentará las fuentes de referencia de las redes sociales en un 10% para finales del segundo trimestre" ¿Ve la diferencia?

Organice las metas por departamento en una Lista ClickUp

Existen infinitas formas de redactar los objetivos de un proyecto. En última instancia, el objetivo que escriba se reduce al propósito del proyecto. Podría crear objetivos de empresa para:

• Mejorar la experiencia del usuario
• Lanzar un nuevo producto
• Intento correcto de financiación
• Lanzamiento de funciones

La mayoría de los proyectos tienen varios objetivos, por lo que conviene hacer un seguimiento de los siguientes metas utilizando software de objetivos y resultados clave (OKR) o apps de seguimiento de metas . Estas herramientas te ayudarán a mantener la cabeza fría mientras haces malabarismos con los diferentes miembros del equipo, las tareas y los proyectos. 🤹

Añade documentos, tareas y más en una Pizarra ClickUp para construir visualmente un camino claro hacia el éxito del proyecto desde el inicio hasta la entrega

Ventajas de ajustar los objetivos del proyecto

El ajuste de los objetivos del proyecto ayuda a establecer metas desde el principio. A continuación, puede mirar hacia atrás en el proyecto y demostrar -a menudo con datos concretos- que el proyecto fue un intento correcto. O, si no lo fue, puedes determinar con precisión lo lejos que estabas de los resultados deseados. 🎯

El ajuste de los objetivos del proyecto puede ayudarte de muchas maneras, pero estas son las mayores ventajas:

• Hacer un plan de proyecto sólido: Como líder del equipo, depende de ti desarrollar objetivos de gestión de proyectos. Con los objetivos SMART en la mano, crearás un granplan de proyecto que mantenga el proyecto global dentro del plazo y el presupuesto previstos
• Crear documentación: Los objetivos del proyecto proporcionan un rastro en papel muy necesario para producirdocumentación del proyecto para tus jefes a medida que progresa tu proyecto. La documentación también le ayudará a diseñar mejores proyectos en el futuro
• Medir su rendimiento: "¿Hemos hecho un buen trabajo?" es una pregunta que quita el sueño a los jefes de proyecto. Afortunadamente, los objetivos del proyecto dejan bastante claro si lo has hecho bien o si tienes que cambiar algo
• ¿Alguna vez has construido algo que tu empresa no utilizara? Es una gran pérdida de tiempo. Los objetivos del proyecto garantizan que suresultados del proyecto con las metas de la empresa. Por ejemplo, si su organización quiere aumentar los ingresos del comercio electrónico procedentes de compradores internacionales, pero su equipo de marketing se centra en las ventas nacionales, es un desajuste que no entusiasmará demasiado a su Director General

Creación y seguimiento de metas en ClickUp

Tipos de objetivos de proyecto

Los proyectos no son de talla única, y los objetivos de su proyecto tampoco deberían serlo. Dependiendo de su proyecto, puede que necesite crear una meta que toque una o más de estas categorías:

• Objetivos de calidad : Este objetivo del proyecto gira en torno a la calidad. Ajuste un objetivo centrado en puntos de referencia, métricas o determinadas normas. Podrían ser los índices de satisfacción del servicio de atención al cliente o los índices de rebote del sitio web
• Objetivos financieros: Los objetivos financieros hacen girar el mundo. Este tipo de objetivos de proyecto hacen hincapié en la rentabilidad y la eficiencia de costes. También es una buena forma de hacer un seguimiento de los presupuestos de los proyectos
• Objetivos temporales: Si tiene varios proyectos pendientes, necesita completarlo todo lo antes posible. Los objetivos temporales pueden ayudarle a gestionar mejor los plazos de los proyectos, pero también pueden realizar un seguimiento de los hitos del proyecto
• Objetivos de proceso: Con los objetivos de proceso, el equipo trabaja conjuntamente para mejorar un determinado flujo de trabajo o encontrar nuevas formas de aumentar la eficiencia. Este es un objetivo muy común para los equipos de desarrollo web que siguen una metodología ágil
• Objetivos de aprendizaje: ¿Quieres mejorar las habilidades de tu equipo? Haz un seguimiento de sus capacidades con los objetivos de aprendizaje. Miden los niveles de certificación y conocimiento de tu equipo
• Objetivos de rendimiento: Son los resultados objetivo de su proyecto, como la velocidad o la eficiencia. Utilice los objetivos de rendimiento para hacer un seguimiento de los indicadores de rendimiento de su equipo, proyecto o producto
• Objetivos de cumplimiento: Nadie quiere recibir una carta del departamento jurídico. Los objetivos de cumplimiento mantienen a su empresa en el objetivo de cumplir determinadas normas legales o del sector

Gestione diferentes grupos de objetivos de cumplimiento en una vista Lista de ClickUp

Dependiendo del proyecto, es posible que necesite crear un objetivo de proyecto híbrido. Por ejemplo, tal vez necesite mejorar su proceso de cotización y ahorrar tiempo (un objetivo combinado de proceso y tiempo).

Puede personalizarlo tanto como desee, siempre que los objetivos le resulten claros y útiles.

Cómo no redactar los objetivos de un proyecto

Sabemos que está ocupado. Pero la finalidad de los objetivos de un proyecto es que el equipo esté de acuerdo. Si redacta objetivos vagos y poco útiles para marcar rápidamente una casilla, no ayudará a su equipo a redactar objetivos de proyecto SMART.

He aquí algunos ejemplos de objetivos de proyecto poco útiles:

• "Hacer un producto mejor " ¿Qué significa "mejor"? ¿Es más seguro? ¿Más barato? ¿Cómo sabe siquiera si el producto es "mejor" que lo que tiene ahora?
• **No estamos enfadados con este objetivo del proyecto, pero sigue sin ser muy útil. Especifique dónde quiere aumentar la satisfacción del cliente, cuánto necesita que aumente y para cuándo
• "Mejorar el rendimiento del equipo " ¿Qué significa "rendimiento" para usted? Especifique a qué equipo se refiere, las métricas de rendimiento más importantes, cuánto espera que mejoren y en qué cronograma

Aunque un objetivo como "Completar el proyecto a tiempo" suena bien en teoría, no es muy útil.

Los objetivos del proyecto deben seguir el acrónimo SMART para crear metas claras. De este modo, usted (y su equipo) sabrán exactamente a qué aspiran.

Por ejemplo, el objetivo de proyecto SMART de "completar el proyecto a tiempo" podría ser:

• Específico: Nombra el proyecto concreto, sobre todo si diriges varios proyectos a la vez (qué suerte tienes)
• Mensurable : Establezca una métrica cuantificable con un porcentaje u otra métrica calculable
• Alcanzable: No puedes dar la vuelta a unplan de marketing Enterprise en un día, así que elige una meta razonablemente alcanzable
• Pertinente: Personalice la meta específicamente para el proyecto
• Limitado en el tiempo: Establezca una fecha límite firme

Objetivos del proyecto claramente definidos ejemplos a seguir

Llegados a este punto, ya sabe lo que no debe hacer. Es usted libre de redactar los objetivos del proyecto como quiera, pero la mayoría de los gestores de proyectos los escriben como "declaraciones de objetivos"

Siguiendo el marco SMART, convirtamos algunos objetivos de proyecto poco útiles en objetivos procesables:

• "Hacer un producto mejor" se convierte en "Aumentar la potencia del generador en un 5% a tiempo para el lanzamiento del producto en el cuarto trimestre"
• "Aumentar la satisfacción del cliente" se convierte en "Aumentar en un 20% nuestra puntuación neta de promotores (NPS) para los clientes de alimentación y bebidas"
• "Mejorar el rendimiento del equipo" se convierte en "Formar al equipo en habilidades de gestión para aumentar la retención de empleados en un 45% en los próximos dos años"

¿Ve la diferencia?

Estos nuevos objetivos son mucho más claros. Es fácil volver la vista atrás al final del proyecto y determinar si se ha alcanzado o no la meta. Eso es un objetivo claro frente a una afirmación endeble como: "Vamos a ganar más dinero"

Aquí tienes otros ejemplos de objetivos de proyecto, por si buscas inspiración:

• "Aumentar el tráfico web en un 20% durante el próximo trimestre con una estrategia de marketing de contenidos dirigida"
• "Reducir los tiempos de respuesta del servicio de atención al cliente en un 30% durante los próximos seis meses con un nuevo CRM"
• "Reducir los costes de producción en un 15% durante el próximo ejercicio automatizando el proceso de renderizado de productos"
• "Aumentar las ventas en un 10% durante el próximo trimestre dirigiéndonos a nuestros nuevos clientes mediante una campaña de marketing en redes sociales"
• "Ajuste denuevo software gratuito/a de gestión de proyectos para reducir el tiempo de finalización de los proyectos en un 25%"
• "Aumentar el tamaño de nuestra lista de boletines en un 30% en seis meses añadiendo un botón de suscripción a la página de pago del comercio electrónico"

Visualice y haga un seguimiento de los entregables del proyecto en una vista Tablero de ClickUp

Cómo ajustar y realizar el seguimiento de los objetivos del proyecto

Bien, ya ha aprendido a redactar los objetivos principales del proyecto. Ha invertido todo su trabajo en redactarlos. Ahora es el momento de hacerlos lo más procesables y perceptibles posible.

Sigue estos consejos para hacer un seguimiento de los objetivos de tu proyecto para que siempre estés al tanto de tus metas. 🏆

Alinearlos con las metas más amplias de la organización

Habla con la alta dirección u otros peces gordos importantes de tu empresa antes de ajustar gestión de proyectos objetivos. Pregúnteles cuáles son las metas de la organización para el año.

Incluso si se trata de una meta genérica como "ahorrar dinero", eso te da una dirección clara con la que trabajar. Por ejemplo, no es el momento de ajustar objetivos como "Aumentar un 50% el gasto en marketing"

Cuando conozcas las metas más amplias de tu organización, elegirás objetivos de proyecto que sean más relevantes para el proyecto en cuestión.

Además, es mucho más fácil conseguir parte interesada del proyecto si puede demostrar que sus objetivos están relacionados con las metas anuales de su organización.

Utilice plantillas para ahorrar tiempo

¿No tiene tiempo para ajustar los objetivos de su proyecto? No se preocupe. Sabemos que lleva tiempo ajustar estos objetivos y, a veces, es tiempo extra que no tiene.

Cuando llegue la hora de la verdad, utilice plantillas para tus OKR y objetivos . Habrá que personalizarlas, pero sólo el formato ya supone un ahorro de varias horas al mes.

Pruebe el Plantilla de OKRs y Metas de la Empresa ClickUp para crear una estructura organizativa que refleje la visión y los valores de tu empresa, ¡todo en un mismo lugar!

Construya una jerarquía de metas de equipo, departamento y compañía con la plantilla de Metas y OKRs de ClickUp

Fijar objetivos como equipo

¿Quién dice que tienes que cargar con todo el trabajo tú solo? Aproveche la experiencia de los miembros de su equipo para fijar juntos los objetivos del proyecto.

Dos cabezas piensan mejor que una, y la colaboración en equipo puede marcar una gran diferencia. La combinación de ideas permite pensar en metas mayores y mejores que de otro modo no se habrían planteado.

Controle sus KPI con las Metas de ClickUp

Ha creado unos objetivos de proyecto impresionantes, pero ¿cómo puede hacer que su equipo se responsabilice de ellos? Entre en Metas de ClickUp .

Con las Metas de ClickUp, establezca los objetivos de su proyecto y realice un seguimiento eficaz de los mismos junto con sus tareas y flujos de trabajo. En lugar de alternar entre diferentes herramientas y plataformas, todo lo que necesita está en un solo lugar.

Un gran ahorro de tiempo. ⏱️

Metas ClickUp hace sus cronogramas y objetivos claros como una campana. Ajuste diferentes tipos de objetivos para:

• Metas numéricas
• Metas monetarias
• Metas de verdadero/falso
• Tareas

Manténgase en el buen camino para alcanzar sus objetivos con cronogramas claros, metas cuantificables y seguimiento automático del progreso

¿Necesita convertir una tarea en una meta? Hágalo en ClickUp con un solo clic y no tendrá que volver a hacer una doble entrada.

El sistema de carpetas de Metas organiza y realiza el seguimiento de todas las metas del proyecto en un solo panel . Incluso puedes asignar metas a determinados equipos y personas para que todos rindan cuentas.

Sabemos que no tienes tiempo de acosar a tu equipo para que te ponga al día del proyecto.

Simplemente asigne una fecha límite a sus Metas, y ClickUp le enviará actualizaciones de progreso a través de tarjetas de puntuación semanales. Con el seguimiento automático, no tendrá que preguntarse por el estado de cada uno. En su lugar, el equipo se centra más en el trabajo real y no en los informes.

Almacene y clasifique cuidadosamente metas similares en carpetas de metas en ClickUp

Ponga el intento correcto del proyecto en piloto automático

Los objetivos del proyecto son imprescindibles para cualquier proyecto estratégico. El trabajo en equipo y las plantillas le llevarán lejos. Pero cuando necesite reunir su trabajo y sus estrategias de alto nivel en la misma plataforma, opte por ClickUp.

ClickUp inyecta una dosis de cordura en los procesos de gestión de proyectos para que su trabajo -¿nos atrevemos a decir?- sea divertido.

Pero no se fíe de nuestra palabra. Regístrate en ClickUp para agilizar su proceso y empezar a ajustar objetivos de proyecto viables.