En un mundo perfecto, todos los proyectos empezarían, se mantendrían y terminarían a tiempo y exactamente según lo planeado. Todos los miembros de tu equipo completarían sus tareas y entregables antes de tiempo.
El presupuesto sería el mismo durante todo el proyecto. Las partes interesadas estarían completamente satisfechas con la calidad de tu trabajo.
Podemos soñar, pero en realidad ningún proyecto es perfecto. Una planificación adecuada ayuda a su equipo a evitar los errores más comunes gestión de proyectos contratiempos como el incumplimiento de plazos y las peticiones inesperadas de trabajo adicional.
Reduzca al mínimo estos obstáculos definiendo el alcance del proyecto antes de empezar a trabajar. Una vez establecidas las expectativas y la responsabilidad, el cliente y tú tendréis una base sólida para empezar el proyecto y evitar que se desborde su alcance.
En esta guía se explica cómo elaborar una declaración de alcance del proyecto sólida y se ofrecen algunos de los mejores recursos para empezar Nuestro plantillas de gestión de proyectos y todo en uno herramientas de productividad le ayudarán a potenciar la gestión y ejecución del alcance de los proyectos.
¿Está preparado?
¿Qué es el alcance de un proyecto?
El alcance de un proyecto es una declaración documentada de todo lo que contribuye al éxito de un proyecto. Define el alcance completo del proyecto alcance del trabajo y requisitos de un proyecto, explicando lo que se incluye y lo que no.
Todas estas especificaciones se registran y almacenan en una declaración del alcance del proyecto. En pocas palabras, una declaración de alcance evalúa y un proyecto en su totalidad antes de que nadie empiece a trabajar. Proporciona un desglose detallado de todo el trabajo que realizará el equipo del proyecto y establece las expectativas sobre cómo y cuándo se completará ese trabajo.
Un documento de alcance sirve como plano del proyecto. Es un paso importante para gestión de proyectos porque consolida toda la información importante que deben conocer las partes interesadas clave.
Un documento sobre el alcance de un proyecto suele incluir lo siguiente:
- **Metas del proyecto para realizar un seguimiento rápido de sus proceso de incorporación de clientes a la hora de determinar exactamente lo que hay que entregar. Descargar plantilla de servicios profesionales Sus productos deben servir como peldaños hacia la consecución del objetivo superior de su proyecto y la satisfacción de sus clientes requisitos del proyecto . ¿Qué resultados mensurables ofrecerá su proyecto al completarlo?
Los entregables fijados pueden ser tangibles o intangibles para el equipo del proyecto. La gestión de proyectos puede significar muchas cosas distintas para diversos organismos, pero algunos ejemplos comunes de entregables son:
- Entradas de blog, estudios de casos y libros blancos
- Informes
- Consultas
- Auditorías
- Nueva función o /ref/ https://clickup.com/teams/product producto /%href/
- Programa de formación para enseñar a los empleados a utilizar un nuevo programa informático
5. Determinar todas y cada una de las limitaciones del proyecto
Ya sabe lo que es su proyecto, pero ¿qué hay de lo que no es? ¿Y qué hay de los factores de riesgo que podrían hacer fracasar su proyecto? Un paso importante -aunque a menudo ignorado- de la redacción del alcance es definir estas limitaciones y exclusiones del proyecto.
Las restricciones son factores que limitan el proyecto, por ejemplo
- Límites de tiempo, fechas límite y plazos
- Costes de las distintas partes del proyecto en comparación con el presupuesto asignado
- Cambios en el alcance del trabajo previamente acordado
¿Cuáles son las tareas que no quiere o no puede hacer?
Utilice Tiempo en estado para identificar cualquier cuello de botella y recibir automáticamente una notificación relacionada en ClickUp
Por ejemplo, puede especificar que su equipo de marketing en redes sociales no sea responsable de programar las publicaciones que crean. Al reducir el tiempo que de otro modo se dedicaría a gestión de redes sociales su equipo puede centrarse en sus áreas de especialización: estrategia y creación de contenidos.
Saber en qué no te vas a centrar te permitirá concentrarte en lo que más importa Esto significa que puede dar prioridad a los entregables que ayudarán a su cliente a alcanzar las metas de su proyecto.
Con estos límites, ni tú ni los miembros de tu equipo tendréis que hacer todo lo que pida el cliente. Como agencia, puedes decidir cómo distribuir tu tiempo y energía entre clientes concretos. Asigna tus recursos de forma más eficaz, en lugar de intentar hacer demasiado y arriesgarte a trabajar demasiado (y quemarte).
Establecer límites sólidos para los gestores de proyectos o los miembros del equipo, lo que a su vez les ayudará a alcanzar el intento correcto Empleados más felices, clientes más felices y menos posibilidades de fracaso del proyecto ¡!
6. Crear un cronograma del proyecto minucioso y siempre actualizado
Si los entregables del proyecto son el "qué" de un proyecto, su cronograma es el "cuándo" El alcance de tu proyecto debe incluir un desglose cronológico de los eventos y tareas que intervienen en él.
Así se crea hitos que su equipo debe alcanzar en plazos concretos para ir avanzando hacia sus metas. No es necesario que la descripción del alcance del proyecto incluya un calendario detallado, día a día, de cada pequeña tarea. Sin embargo, debe incluir
- Fechas de inicio y finalización del proyecto
- Lista de las principales tareas del proyecto
- Fechas límite de esas tareas
- Tiempo necesario para completar cada tarea
- Dependencias de las tareas que pueden bloquear los hitos anteriores
Mostrando más elementos como personas asignadas, fechas límite y más en la barra lateral de la vista Gantt
El cronograma de su proyecto ayuda a su equipo a visualizar el panorama general de su proyecto y cómo sus componentes se afectan entre sí. Mantiene a su equipo en el buen camino y le da visibilidad sobre los cuellos de botella.
7. Ajuste de un proceso de gestión del alcance manejable y realista
Ya sabe lo que dicen: los planes mejor trazados de ratones y hombres a menudo se tuercen. A pesar de su excelente plan de proyecto su proyecto cambiará de rumbo a lo largo del camino.
Incluso los mejores equipos de gestión de proyectos estarán sujetos a cambios debidos a factores como recortes presupuestarios, rotación de personal y requisitos adicionales. Aunque la declaración de alcance del proyecto debe evitar que se realicen trabajos fuera de su ámbito, a veces los cambios son inevitables.
Utilice la función de gestión multitarea en ClickUp cuando necesite realizar varios cambios en un proyecto a la vez
A continuación le mostramos cómo puede ajustar un plan de gestión de proyectos que puede ayudarle controlar la expansión del alcance:
- Ajuste del límites: El número de veces que cambiarás ciertas cosas
- Asignar miembros del equipo: Establecer los puntos de contacto para coordinar los cambios
- Establezca procesos: Asegurarse de que las solicitudes de cambio están sujetas a la aprobación de todas las partes interesadas
- Presupuestar tiempo y recursos: Prepararse para múltiples rondas de cambios
Por último, después de que todo el mundo haya tenido la oportunidad de revisarla, haz que todas las partes interesadas firmen la declaración de alcance. Asegúrese de que todo el mundo tenga una copia para consultarla después de la reunión arranque del proyecto .
Además, puede adoptar una metodología de gestión de proyectos como la siguiente Ágil o Scrum ambos creados para hacer frente a cualquier cambio repentino de alcance
Related: Cómo redactar una propuesta de proyecto
Ejemplo de declaración del alcance de un proyecto en acción
Eres Jane, directora de una agencia de marketing, y te han encargado que dirijas un proyecto de campaña de marketing de contenidos para Sugar-O's, un nuevo cereal que tu cliente está a punto de lanzar. ¡Dulce!
El primer pedido de la empresa es definir el alcance del proyecto. Un ejemplo del alcance de un proyecto podría ser el siguiente:
Metas del proyecto
Aumentar la notoriedad de la marca Sugar-O's creando artículos de marketing de contenidos que destaquen su valor, es decir, sus beneficios para la salud y su delicioso sabor, que gusta tanto a niños como a adultos.
Partes interesadas en el proyecto
Definir el alcance para todo el equipo ayudará al proceso de planificación del proyecto . Definitivamente, los requisitos del proyecto a sus partes interesadas, y tratar de hacer una lista de todos de la siguiente manera:
Recursos asignados
- Un MMC, 30 horas de trabajo a la semana durante cuatro semanas
- Un CSM, cinco horas de trabajo a la semana durante cuatro semanas
- Un PM, dos horas de trabajo semanales durante cuatro semanas
- Un editor, cinco horas de trabajo semanales durante cuatro semanas
- Un corrector, cinco horas de trabajo semanales durante cuatro semanas
- Presupuesto: 10.000
Resultados
- Cuatro (4) artículos de marketing de contenidos listos para publicar y optimizados para SEO (1.500-3.000 palabras cada uno)
Restricciones
- Los comentarios de los clientes deben enviarse en el plazo de una semana a partir de la entrega
- Horario de vacaciones del cliente si los revisores están fuera de la oficina
Cronograma
- Fecha de inicio del proyecto: 1 de octubre
- Susan organiza una llamada inicial para el 1 de octubre
- Ray entrega las instrucciones de SEO a la agencia antes del 14 de octubre
- Mary entrega el primer artículo antes del 21 de octubre
- Comentarios del cliente sobre el primer artículo antes del 28 de octubre
- Entrega de las revisiones finales antes del 1 de noviembre
- Mary entrega el segundo artículo antes del 28 de octubre
- Comentarios del cliente sobre el segundo artículo antes del 4 de noviembre
- Entrega de las revisiones finales antes del 7 de noviembre
- Mary entrega el tercer artículo antes del 4 de noviembre
- Comentarios de los clientes sobre el tercer artículo antes del 11 de noviembre
- Entrega de las revisiones finales antes del 14 de noviembre
- Mary entrega el cuarto artículo antes del 11 de noviembre
- Comentarios de los clientes sobre el cuarto artículo antes del 18 de noviembre
- Entrega de las revisiones finales antes del 21 de noviembre
- Sugar-O's publica todos los artículos antes del 30 de noviembre
Exclusiones
- Ningún diseño gráfico
- No más de una ronda de revisiones por artículo
Related: **Triángulo de la gestión de proyectos
Plantillas adicionales del alcance del proyecto para empezar
Redactar un documento sobre el alcance de un proyecto no es fácil, pero no tiene por qué empezar desde cero. Consulte nuestras plantillas gratuitas, gratuitas/a plantillas de alcance del proyecto para ayudarle a solidificar la planificación de su proyecto CUANTO ANTES.
Plantilla de alcance del trabajo de ClickUp
Pruebe la plantilla de alcance del trabajo de ClickUp para documentar entregas, fechas límite, hitos, etc
¿Necesita crear rápidamente un documento de alcance del proyecto? Plantilla de alcance del trabajo de ClickUp le ayuda a hacer precisamente eso al proporcionarle espacio para describir los elementos clave:
- Panorámica del proyecto y objetivos
- Lista de tareas
- Hitos del proyecto
- Reuniones del proyecto
- Informe sobre el estado del proyecto
- Aprobación del proyecto
Con esta plantilla puede dividir su proyecto en tareas más pequeñas y realizables. Este documento ajusta las expectativas mediante la creación de un cronograma que establece la responsabilidad de los resultados del proyecto.
También incluye un espacio para que las partes interesadas firmen el alcance del proyecto, de modo que todos sepan que el trabajo descrito en el documento ha sido visto y aprobado. Descargar plantilla de alcance del trabajo
Plantilla de Pizarra del Alcance del Proyecto ClickUp
Construya visualmente un camino claro hacia el intento correcto del proyecto, desde el inicio hasta la entrega
¿A quién no le gusta un toque de color? Este plantilla de alcance del proyecto organiza todos los componentes importantes de su proyecto en una pizarra limpia y luminosa.
Puede definir fácilmente los detalles que necesita conocer y visualizar qué elementos necesitan más información. Alcance su proyecto en su totalidad: cree los objetivos de su empresa, defina los entregables y registre las exclusiones y suposiciones del proyecto.
Apunte información añadiendo notas adhesivas y arrástrelas entre columnas y por toda la pizarra de la forma que considere más adecuada. Plantilla de pizarra del alcance del proyecto de ClickUp ordena la información en las siguientes columnas:
- Información sobre qué es el proyecto y su objetivo principal
- Justificación de la importancia del proyecto
- Alcance de las tareas que deben o no incluirse en el proyecto
- Objetivos de negocio que definen las metas
- Entregables, es decir, los resultados que se obtendrán
- Exclusiones, trabajo fuera del ámbito del proyecto
- Supuestos, o lista de recursos necesarios para el proyecto
**Haga suyas estas columnas Puede añadir otras nuevas, eliminar las existentes y cambiarlas para que se adapten mejor a sus necesidades Esta plantilla es completamente personalizable para adaptarse a sus flujos de trabajo. Descargar plantilla de Pizarra de Alcance del Proyecto
Gestionar el alcance de un proyecto y mucho más en ClickUp
Redactar la declaración del alcance del proyecto es sólo uno de los primeros pasos en la gestión de proyectos. Una vez que tenga el anteproyecto, tendrá que construir, realizar y entregar
Todo equipo de éxito necesita la herramienta adecuada para ayudarle en este proceso, y no hay nada mejor que una herramienta de gestión de proyectos software de gestión de proyectos mejor que ClickUp. De hecho, ClickUp es el portal principal herramienta de gestión de proyectos ¡! Tiene todas las funciones que necesita para ejecutar el proyecto de sus sueños He aquí cómo:
- Descomponga su proyecto en partes realizableselementos de acción con tareas, subtareas y listas de control
- Documéntelo todo en texto enriquecido conDocumentos ClickUpincluyendo sucarta del proyectoalcance y requisitos del proyecto
- Manténgase informado de en qué está trabajando todo el mundo y gestione los recursos con la vista Equipo y Pulso
- Comuníquese con las partes interesadas y asigne comentarios a través de Chat
- Priorizar el trabajo y asegúrese de que las tareas se completan siempre en el orden correcto con Prioridades y Dependencias
- Obtenga una vista de pájaro de todo el proyecto con los Paneles de control
Con ClickUp, tenemos cubierto todo el ciclo de vida del proyecto, desde el alcance del proyecto hasta la entrega final. **Pruebe ClickUp ¡gratis, gratuito/a hoy mismo!