Definición del alcance del proyecto para potenciar la compenetración del equipo

En un mundo perfecto, todos los proyectos empezarían, avanzarían y terminarían según lo programado, sin desviarse ni un ápice. Todos los miembros del equipo completarían sus tareas y entregables antes del plazo límite.

El presupuesto no variaría durante el proyecto. Y las partes interesadas estarían totalmente satisfechas con la calidad de tu trabajo.

Soñar está muy bien. Sin embargo, la realidad es que ningún proyecto es perfecto. Una buena planificación impide que tu equipo tenga que hacer frente a los contratiempos habituales en la gestión de proyectos, como fechas límite que no se cumplen o nuevas tareas inesperadas.

Estos obstáculos se pueden minimizar definiendo el alcance del proyecto antes de ponerse manos a la obra. Si habéis definido unas expectativas y responsabilidades claras, tanto tú como el cliente tendréis una buena base para arrancar el proyecto y evitar la corrupción del alcance.

Esta guía te explica en detalle cómo puedes crear un documento eficaz de alcance del proyecto y cuáles son los mejores recursos para dar los primeros pasos. Con nuestras plantillas de gestión de proyectos y herramientas de productividad integrales, tu forma de gestionar e implementar el alcance del proyecto subirá varios niveles.

¿Empezamos?

¿Qué es el alcance del proyecto?

El alcance del proyecto es un documento donde se detalla todo lo necesario para que un proyecto llegue a buen puerto. En él se establecen el ámbito de trabajo y los requisitos de un proyecto, y se especifica tanto lo que incluye como lo que no incluye.

Todas estas especificaciones se registran y guardan en un documento de alcance del proyecto. En lenguaje llano, un documento de alcance evalúa y define el proyecto en su totalidad antes de que se empiece a trabajar en él. Presenta un desglose exhaustivo del trabajo que llevará a cabo el equipo y define las expectativas en cuanto a la forma y el plazo en que se completará dicho trabajo.

Un documento de alcance se puede usar como hoja de ruta del proyecto. Se trata de un paso importante en la gestión del proyecto porque consolida toda la información relevante que deben conocer las partes interesadas clave.

Por lo general, un documento de alcance del proyecto incluye lo siguiente:

• Metas del proyecto: una panorámica general de los objetivos del proyecto.
• Partes interesadas del proyecto: las personas implicadas en el proyecto.
• Recursos asignados: por ejemplo, miembros del equipo, presupuestos o tecnología.
• Limitaciones del proyecto: las restricciones en cuanto al tiempo, las personas y los costes disponibles para su ejecución.
• Plazo: las fechas en las que se debe completar cada una de las partes del proyecto.
• Entregables: los resultados tangibles del proyecto completado.
• Exclusiones: todo aquello que no incluye el proyecto, es decir, que no cae dentro de su alcance.nteresadas clave. ## Ventajas de definir el alcance del proyecto

Tu equipo podría sentirse desorientado si el alcance del proyecto no está claro. Este documento protege al equipo del fracaso y te ayuda a avanzar hacia tus metas finales.

A continuación, exponemos algunas de las principales razones por las que definir el alcance del proyecto antes de empezar a trabajar es beneficioso para tu equipo.

• Evita la corrupción del alcance: establece con precisión qué incluye el trabajo y qué no, de modo que el equipo no haga tareas que se salgan de los límites. Delimita bien el proyecto para evitar que el equipo vaya más allá de lo contratado o se queme.
• Establece las directrices para hacer cambios: a nadie le gusta modificar los requisitos de un proyecto, pero a veces es necesario. Define el proceso para cambiar el alcance de un proyecto sin que afecte al equipo de manera inesperada y excesiva.
• Garantiza el avance del proyecto: un cronograma claro del proyecto potencia la responsabilidad y consigue que se vayan completando cada uno de los pasos necesarios. Además, permite medir el progreso del equipo de cara a los objetivos mediante fechas límite, hitos y entregables.
• Gestiona la expectativas: mantén informados a tu equipo, a los clientes y a las partes interesadas, de modo que todos conozcan sus responsabilidades, los resultados esperados y las fechas límite clave.
• Reduce los riesgos: identifica y supervisa los posibles factores de riesgo, como el gasto por encima del presupuesto o el incumplimiento de plazos. El conocimiento de estos riesgos es fundamental para anticipar y evitar el fracaso del proyecto. ## Cómo escribir un documento de alcance del proyecto en siete pasos

Una pequeña laguna en el alcance del proyecto es suficiente para que el proyecto se desvíe de su curso. Por eso, es importante que este documento recoja todos los parámetros que las partes interesadas deben conocer sobre el proyecto.

A continuación, te explicamos cómo redactar un documento de alcance del proyecto claro y exhaustivo en tan solo siete pasos.

1. Identifica a las partes interesadas

Pide a todas las partes interesadas —cualquier persona que tenga algo que decir sobre el desarrollo del proyecto— que aprueben el alcance del proyecto. De este modo, te aseguras tanto de que hay consenso como de que el documento es realista y realizable.

Usa la función Pizarras de ClickUp para identificar a las personas indispensables del proyecto con esta sencilla plantilla predefinida.

Crea un mapa de partes interesadas donde consten todas las personas importantes implicadas en el proyecto, para así hacerte una idea de quién te ayudará a concluirlo con éxito. La plantilla de mapa de partes interesadas de ClickUp facilita la correlación de personas y la planificación.

Identifica a todas las personas que toman decisiones relativas al proyecto:

• Partes interesadas internas: miembros del equipo, gestores de proyectos y directivos.
• Partes interesadas externas: tus clientes, los clientes o usuarios de tus clientes, proveedores e inversores.

Implica a estas personas durante la fase de definición del alcance del proyecto, de manera que todo el mundo sepa qué esperar del proyecto y cómo puede contribuir a su éxito. Escucha sus comentarios, haz sesiones de lluvia de ideas y replantea las metas si es necesario.

2. Define con claridad cuáles son los objetivos más importantes del proyecto para tu cliente

El inicio de cualquier proyecto es siempre una pregunta: ¿por qué? 😏

Aclarar los objetivos del proyecto debería ser siempre el primer paso a la hora de definir su alcance, ya que permite explicar por qué es necesario hacer ese trabajo.

Una vez que entiendas por qué el cliente quiere realizar el proyecto, tú y tu equipo sabréis en qué aspectos se va a centrar cuando evalúe vuestro trabajo. Ajusta tus entregables a estos objetivos y tendrás muchas probabilidades de que tu cliente esté satisfecho con los resultados.

Sigue el programa para alcanzar tus metas con plazos claros, objetivos medibles y un seguimiento automático del progreso.

Las metas del proyecto también definen tu rol como asesor estratégico. No te limites a los entregables tangibles y gánate a los clientes aconsejándoles sobre cómo pueden alcanzar sus objetivos.

Las siguientes preguntas te ayudarán a definir tus metas:

• ¿Qué resultados esperas conseguir?
• ¿Cómo se va a medir el éxito del proyecto?
• ¿Hay alguna métrica o KPI específico para hacer un seguimiento comparativo del rendimiento?

Después, cuando ya tengas tus metas específicas, compártelas con tu equipo para que puedan hacer un trabajo excelente dentro del alcance del proyecto. Algunos clientes —sobre todos los nuevos o los quisquillosos— intentarán asignarte tareas o hacer sugerencias que no guardan relación con el objetivo general del proyecto. Y a otros les costará darte feedback a tiempo.

Recuerda al cliente qué objetivos te sirven de brújula cuando surge algún inconveniente (o incluso antes). Siempre es buena idea mostrarle cómo el cumplimiento de las fechas límite de cada entregable y tarea es fundamental para alcanzar las diferentes metas.

Si es necesario, rechaza sus sugerencias de última hora cuando vayan en la dirección opuesta a lo que indica su brújula y explícale cómo podrían afectar los cambios sugeridos al calendario del proyecto.

Reprograma las dependencias para mostrar el impacto que tiene cambiar las fechas límite de tareas en la vista Gantt de ClickUp.

Cuando muestras al cliente la repercusión de un cambio (grande o pequeño) en el proyecto, le estás presentando una vista imparcial de cómo afecta al flujo de trabajo. Sí, sabemos que algunos clientes son especialitos.

Por suerte, no hace falta que accedas a peticiones aleatorias o de última hora si puedes señalar con claridad cómo impactarían en el proyecto y cuál es la mejor manera de mantenerlo en el buen camino.

Cuando pongas las metas del proyecto por escrito, procura seguir el marco de los objetivos SMART. Define metas que sean:

• Específicas
• Medibles
• Alcanzables
• Relevantes
• Temporales

Así consigues dos cosas: te aseguras de que el alcance del proyecto es realista y estableces estándares para evaluar su éxito.

3. Asigna recursos para minimizar el desgaste profesional e impulsar los beneficios

No puedes decidir en qué trabajará tu equipo si no sabes con qué recursos cuentas y, a menos que estés jugando a Minecraft en modo creativo, tus recursos no son infinitos.

Todas las empresas están limitadas por el tamaño de sus equipos, su presupuesto y su tecnología.

La asignación de recursos forma parte del alcance del proyecto, pues es clave para garantizar la disponibilidad de miembros del equipo suficientes, toda la tecnología necesaria y el presupuesto adecuado para el éxito del proyecto. Se trata de un aspecto esencial para planificar con precisión cómo el equipo llevará a cabo tus proyectos.

Usa la vista Carga de trabajo de ClickUp para ver quién va con adelanto o con retraso y reasignar tareas fácilmente con la función de arrastrar y soltar.

Por su parte, los gestores de proyectos y jefes de equipo necesitan usar herramientas de gestión de la carga de trabajo para evitar que el equipo dedique demasiadas horas a un cliente en concreto. También es útil tener una vista Carga de trabajo para controlar si un empleado trabaja más o menos que otro.

El tipo de recursos usados puede variar, pero estos son algunos de los asignados con más frecuencia:

• Miembros del equipo: el total de personas del equipo, las responsabilidades de cada una y el número de horas necesarias a la semana para cada tarea.
• Tecnología: el equipo, el software y las herramientas que necesitas para este proyecto.
• Presupuesto del proyecto: los presupuestos del cliente o del proyecto interno, las restricciones o los fondos disponibles.

No te queda otra que trabajar con lo que tienes, aunque un poco de planificación lo hace todo más fácil. Averigua qué recursos tienes a tu disposición para no salirte de los límites.

4. Especifica con exactitud los entregables que necesita el cliente

Ahora que ya sabes qué recursos tienes a tu disposición, puedes determinar qué generará el proyecto para tus clientes: los entregables. El documento de alcance del proyecto debería recoger los entregables con claridad, para que tanto tu agencia como los clientes sepan exactamente qué se va a crear.

Esta exclusiva plantilla de servicios profesionales te ayuda a establecer una relación de confianza con los clientes y garantizar su satisfacción.

Ten en cuenta las metas del proyecto cuando detalles tus entregables. ¿Necesitas ayuda para organizarlos? Usa la plantilla de servicios profesionales de ClickUp para agilizar el proceso de incorporación de clientes y definir con precisión qué hace falta entregar.

Tus entregables deberían servir de trampolín para el objetivo central del proyecto y cumplir los requisitos. ¿Cuáles son los resultados medibles del proyecto una vez concluido?

Los entregables definidos pueden ser tangibles o intangibles para el equipo del proyecto. Si bien la gestión del alcance del proyecto puede diferir en cada agencia, hay algunos entregables comunes:

• Artículos de blog, estudios de caso y documentos técnicos
• Informes
• Consultorías
• Auditorías
• Función o producto nuevos
• Programa de formación sobre software nuevo para empleados ## 5. Determina las limitaciones del proyecto

Vale, sabes en qué consiste tu proyecto, pero ¿tienes idea de lo que no implica? ¿Y de los factores de riesgo que podrían abocarlo al fracaso? A la hora de elaborar el documento de alcance, es importante definir las limitaciones y exclusiones del proyecto.

Las limitaciones son aquellos factores que acotan el proyecto. Por ejemplo:

• Restricciones de tiempo, fechas límite y plazos
• Coste de las distintas partes del proyecto con respecto al presupuesto asignado
• Corrupción del alcance y cambios en el ámbito de trabajo previamente acordado

Las exclusiones son los entregables que no forman parte del proyecto. ¿Qué tareas en concreto no quieres o no puedes hacer?

Usa Tiempo en estado para identificar posibles cuellos de botella y recibir una notificación en ClickUp automáticamente.

Por ejemplo, puedes especificar que tu equipo de marketing de redes sociales no se encargará de programar las entradas que cree. Al no tener que ocuparse de gestionar las redes sociales, tu equipo se podrá centrar en sus áreas de especialidad: estrategia y creación de contenido.

Concentrarse en lo realmente importante es más fácil cuando sabes lo que no te compete, ya que eso te permite priorizar los entregables que ayudarán al cliente a alcanzar las metas del proyecto.

Con estos límites, ni tú ni tu equipo tendréis que hacer todo lo que se le ocurra al cliente. Como agencia, podéis decidir de qué manera distribuís el tiempo y la energía entre todos los clientes. Asigna tus recursos con eficacia, en vez de intentar abarcar mucho y correr así el riesgo de un exceso de trabajo (y desgaste profesional).

Define límites estrictos para tus gestores de proyectos y miembros del equipo: eso los llevará al éxito. Una fuerza laboral feliz equivale a clientes felices, y además reduce las probabilidades de fracaso de un proyecto.

6. Crea un calendario del proyecto exhaustivo y mantenlo actualizado

Si los entregables de un proyecto son el qué, el calendario es el cuándo. El alcance de tu proyecto debería incluir un desglose cronológico de los eventos y tareas asociados al proyecto.

De esta manera, tu equipo tendrá hitos que alcanzar en fechas específicas para avanzar hacia las metas. No hace falta que el documento de alcance del proyecto sea un programa detallado con todas las tareas, día por día, pero sí debe incluir la siguiente información:

• Fechas de inicio y finalización del proyecto
• Lista de tareas principales del proyecto
• Fechas límite de esas tareas
• Tiempo necesario para completar cada tarea
• Dependencias de tarea que podrían bloquear los hitos antes mencionados

Presentación de más elementos, como personas asignadas o fechas límite, en la barra lateral de la vista Gantt.

El cronograma presenta una vista general del proyecto y la interrelación entre sus diferentes componentes. Esto permite al equipo avanzar con seguridad y proporciona visibilidad sobre posibles cuellos de botella.

7. Define un proceso de gestión del alcance realista y manejable

Si algo puede salir mal, saldrá mal. Tienes un plan de proyecto excelente, pero habrá cambios en el proyecto de todas formas.

Incluso los mejores equipos de gestión del alcance del proyecto están expuestos a modificaciones debido a factores como recortes de presupuesto, rotación de empleados o nuevos requisitos. El documento de alcance del proyecto debería impedir la realización de aquellas tareas que no recoge; sin embargo, a veces es inevitable que haya algún cambio en el alcance.

Usa la función de gestión multitarea de ClickUp cuanto tengas que modificar varias cosas a la vez en un proyecto.

A continuación, explicamos cómo definir un plan de gestión del alcance del proyecto que te ayude a controlar la corrupción del alcance:

• Establece límites: especifica cuántas veces cambiarás determinados elementos.
• Asigna miembros del equipo: indica quiénes son las personas de contacto que coordinarán los cambios.
• Establece procesos: asegúrate de que las solicitudes de cambio requieren la aprobación de todas las partes interesadas correspondientes.
• Incluye el tiempo y los recursos en el presupuesto: prepárate para varias rondas de modificaciones.

Por último, una vez que todo el mundo haya tenido ocasión de revisar el documento, solicita la firma a las partes interesadas. Asegúrate de que todos tienen una copia que podrán consultar cuando el proyecto esté en marcha.

También puedes adoptar una metodología de gestión de proyectos, como la gestión ágil o scrum, que facilitan la respuesta a cambios repentinos en el alcance.

Ejemplo de documento de alcance del proyecto en acción

Eres Julia y trabajas como gestora una agencia de marketing. Te han asignado una campaña de marketing de contenidos para Sugar-O's, unos cereales que tu cliente quiere lanzar. ¡Buenísimo!

Tu primera tarea es definir el alcance del proyecto, que podría ser más o menos como el ejemplo siguiente.

Objetivos del proyecto

Aumentar el conocimiento de marca de Sugar-O's mediante la redacción de artículos de marketing de contenidos que realcen su valor, en concreto, sus beneficios para la salud y su delicioso sabor que gustará tanto a niños como a adultos.

Partes interesadas del proyecto

El proceso de planificación del proyecto se beneficiará de una definición adecuada del alcance para el equipo entero. Especifica los requisitos del proyecto para las partes interesadas e intenta incluir a todo el mundo siguiendo este esquema:

Recursos asignados

• Un director de marketing de contenidos, 30 horas semanales de trabajo durante 4 semanas
• Un gestor de éxito del cliente, 5 horas semanales de trabajo durante 4 semanas
• Un gestor de proyectos, 2 horas semanales de trabajo durante 4 semanas
• Un editor, 5 horas semanales de trabajo durante 4 semanas
• Un redactor, 5 horas semanales de trabajo durante 4 semanas
• Presupuesto: 10 000 EUR

Entregables

• Cuatro artículos de marketing de contenidos listos para publicar y optimizados para SEO (1500-3000 palabras cada uno).

Limitaciones

• El cliente debe proporcionar feedback en el plazo de una semana tras la entrega.
• Calendario de vacaciones del cliente en caso de ausencia de los revisores.

Cronograma

• Fecha de inicio del proyecto: 1 de octubre.
• Susana organiza una reunión inicial de proyecto para el 1 de octubre.
• Rubén envía las instrucciones de SEO a la agencia el 14 de octubre.
• María entrega el primer artículo el 21 de octubre.
  • El cliente envía sus comentarios sobre el primer artículo el 28 de octubre.
  • El artículo revisado final se entrega el 1 de noviembre.
• María entrega el segundo artículo el 28 de octubre.
  • El cliente envía sus comentarios sobre el segundo artículo el 4 de noviembre.
  • El artículo revisado final se entrega el 7 de noviembre.
• María entrega el tercer artículo el 4 de noviembre.
  • El cliente envía sus comentarios sobre el tercer artículo el 11 de noviembre.
  • El artículo revisado final se entrega el 14 de noviembre.
• María entrega el cuarto artículo el 11 de noviembre.
  • El cliente envía sus comentarios sobre el cuarto artículo el 18 de noviembre.
  • El artículo revisado final se entrega el 21 de noviembre.
• El 30 de noviembre todos los artículos de Sugar-O's están publicados.

Exclusiones

• No incluye diseño gráfico.
• Solo incluye una ronda de revisiones por artículo. ## Otras plantillas de alcance del proyecto para ponerte en marcha

Redactar un documento de alcance del proyecto es una tarea compleja, pero no tienes por qué empezar desde cero. Echa un vistazo a nuestras plantillas de alcance del proyecto gratuitas para consolidar la planificación de tu proyecto en poco tiempo.

Plantilla de ámbito de trabajo de ClickUp

Prueba la plantilla de ámbito de trabajo de ClickUp para registrar los entregables, las fechas límite y los hitos, además de otra información.

¿Tienes que crear un documento de alcance del proyecto cuanto antes? La plantilla de ámbito de trabajo de ClickUp es tu aliada porque te ofrece el espacio necesario para esbozar los elementos clave:

• Visión general y objetivos del proyecto
• Lista de tareas
• Hitos del proyecto
• Reuniones del proyecto
• Informe de estado del proyecto
• Aprobación del proyecto

La plantilla te permite dividir tu proyecto en tareas más pequeñas y manejables. En este documento se establecen las expectativas mediante un cronograma que define los entregables y las responsabilidades de cada persona.

También incluye un espacio para que las partes interesadas aprueben el alcance del proyecto, de modo que quede constancia de que el documento ha sido revisado y aprobado.

Plantilla de pizarra de alcance del proyecto de ClickUp

Desarrolla una hoja de ruta visual clara que garantice el éxito del proyecto de principio a fin.

¿A quién no le gusta un toque de color? Esta plantilla de alcance del proyecto organiza todos los componentes importantes del proyecto en una pizarra despejada y clara.

Puedes definir los datos imprescindibles y, al mismo tiempo, ver si es necesario añadir información en algún elemento. Plasma tu proyecto de forma exhaustiva: establece los objetivos empresariales, define los entregables y registra las exclusiones y los recursos básicos del proyecto.

Añade notas adhesivas informativas y arrástralas de una columna a otra o incluso a otra ubicación de la pizarra, como más te convenga. La plantilla de pizarra de alcance del proyecto de ClickUp organiza la información en las siguientes columnas:

• Información sobre en qué consiste el proyecto y cuál es su fin principal.
• Justificación de la importancia del proyecto.
• Alcance de las tareas que debe incluir o no el proyecto.
• Objetivos empresariales que definen las metas.
• Entregables que se deben realizar y proporcionar.
• Exclusiones o trabajo que no se incluye en el alcance del proyecto.
• Recursos básicos, es decir, una lista de los recursos necesarios para el proyecto.

Organiza estas columnas a tu aire. Puedes añadir columnas nuevas, quitar las que no necesites y cambiarlas de sitio como mejor te vaya. Esta plantilla es completamente personalizable para que puedas adaptarla a tus flujos de trabajo.

Gestiona el alcance del proyecto y mucho más en ClickUp

En gestión de proyectos, uno de los primeros pasos es redactar el documento de alcance del proyecto. Una vez que tengas la hoja de ruta, será el momento de hacer el trabajo, alcanzar hitos y presentar el resultado.

Un equipo de éxito requiere la herramienta adecuada para avanzar en este proceso y, sin duda, ClickUp es el mejor software de gestión de proyectos para conseguirlo. De hecho, ClickUp es la herramienta de gestión de proyectos líder en todo el mundo. Tiene todas las funciones que te hacen falta para que un proyecto vaya sobre ruedas. Estos son los pasos:

• Divide el proyecto en elementos de acción alcanzables con tareas, subtareas y listas de control.
• Ponlo todo por escrito en documentos de ClickUp: desde el plan de ejecución del proyecto hasta su alcance y los requisitos.
• Consulta en qué está trabajando cada persona y gestiona los recursos con la vista Equipo y Pulso.
• Comunícate con las partes interesadas y asigna comentarios a través del chat.
• Prioriza el trabajo y asegúrate de que las tareas se completan siempre en el orden adecuado gracias a las prioridades y las dependencias.
• Obtén una vista panorámica del proyecto con los paneles.

ClickUp te acompaña durante todo el ciclo de vida del proyecto, desde la redacción del documento de alcance hasta el último entregable.