Documentación sobre gestión de proyectos son recursos no negociables que influyen directamente en el resultado final de un proyecto. Para lograr un alto índice de valoración correcta, el plan del proyecto sirve de hoja de ruta fiable y eficaz en la que confían los equipos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, desde su inicio hasta que se completa. 📍
Esta guía está repleta de los recursos necesarios para encaminar un proyecto por la senda correcta. Desglosaremos los pasos para elaborar planes de proyecto eficaces, optimizar los recursos y coordinar los esfuerzos de comunicación.
Sabemos que eres una abeja ocupada, así que aquí tienes un recurso para poner en marcha tu proceso de planificación de proyectos ahora mismo: El sitio ClickUp Ejemplo de plantilla de plan de proyecto . Las vistas Lista y Tablero ya están configuradas con los campos de requisitos clave, así que todo lo que tiene que hacer es añadir las tareas de su proyecto
Planifique sus proyectos con confianza y asegúrese de que todo está organizado y en seguimiento en todo momento
Más información plantillas de hojas de ruta de proyectos !
Antes de entrar en materia, vamos a explicar qué es un plan de proyecto. Porque se vuelve caótico con una puerta giratoria de documentación del proyecto..
Ok si somos honestos, nos gusta un poco de caos. Pero sólo si lo Organizado viene antes que el Caos. 😊
¿Qué es un plan de proyecto?
El plan del proyecto es un documento vivo para proporcionar una comprensión clara de los objetivos del proyecto, de modo que las partes interesadas puedan alinear sus esfuerzos hacia una meta colectiva. Define el alcance del proyecto especificando lo que se incluye y lo que no, para evitar que el proyecto se desborde y cumplir los objetivos de reunión.
En el mejor de los casos, dota a los miembros del equipo del contexto necesario para dedicar su tiempo a las cosas correctas, entre otras:
- Evaluación de riesgos y estrategias de mitigación
- Responsabilidades individuales y de equipo
- Estrategias de gestión de recursos
- Dependencias de las tareas
- Hitos clave
Documente el alcance del proyecto, el equipo del proyecto y las partes interesadas clave mediante la creación de un plan de ejecución del proyecto personalizado
Ventajas de redactar un plan de proyecto
Un plan de proyecto bien preparado no sólo sirve de hoja de ruta para ejecución del proyecto sino que también aporta diversas ventajas que contribuyen al intento correcto de un proyecto. **Mejor gestión de riesgos : Un plan de proyecto cuidadosamente redactado da margen para identificación de riesgos y estrategias de mitigación desde el principio. Al visualizar los riesgos con antelación, se pueden elaborar medidas proactivas para afrontarlos con eficacia y minimizar su impacto en el resultado del proyecto.
Mayor eficacia del equipo: Un plan de proyecto describe los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo, fomentando la claridad sobre lo que se espera exactamente de ellos. Esto no sólo aumenta la productividad individual, sino que también hace que el equipo esté más cohesionado y sea más eficiente.
Asignación eficaz de recursos y control de costes: Con un plan de proyecto concreto a mano, los gestores de proyectos pueden optimizar la asignación de recursos minimizar los despilfarros y garantizar que los costes se mantienen dentro del límite presupuestario. Sirve de punto de referencia para la gestión financiera, permitiendo a los gestores hacer un seguimiento y control eficaz de los gastos.
Alta satisfacción del cliente: Un plan de proyecto estructura el camino hacia los resultados deseados, mejorando así la calidad de los productos finales. Cuando los clientes reciben resultados que aportan valor en el plazo establecido, es más probable que queden satisfechos, lo que conlleva
Cómo crear un plan de proyecto en 5 pasos
Desde el establecimiento de un proyecto claro objetivos a la elaboración del cronograma del proyecto, nos adentraremos en ideas prácticas y buenas prácticas que le guiarán en la redacción de los planes del proyecto.
Básicamente, esta es la versión con exceso de cafeína de cómo crear un plan de proyecto a prueba de fallos en 2023. 🏆
Paso 1: Especificar los entregables previstos y los resultados finales del proyecto
No todas las solicitudes en la cola deben ser proyectos a gran escala. Al priorizar los proyectos correctos, los equipos pueden maximizar sus posibilidades de éxito y optimizar utilización de recursos para obtener los mejores resultados posibles.
**Cuando las partes interesadas ven la relevancia y la alineación de un proyecto con los indicadores clave de rendimiento de la organización, están más dispuestos a participar activamente, proporcionar los recursos necesarios y abogar por el intento correcto del proyecto. (Más información sobre partes interesadas del proyecto en el siguiente paso)
**Los clientes o usuarios finales pueden tener distintas preferencias, expectativas o niveles de experiencia, y conocer sus características permite al equipo del proyecto crear productos que satisfagan eficazmente sus necesidades específicas.
¿Existen requisitos específicos, plantillas o directrices para los entregables? Esta pregunta por adelantado ahorra tiempo a todos, ya que proporciona un marco estructurado o punto de partida, de modo que el equipo del proyecto puede centrarse en el contenido y los aspectos de valor añadido de los entregables, en lugar de dedicar esfuerzos innecesarios al formato o la presentación.
Recopile las metas y los detalles del proyecto con un Formulario ClickUp
Ahora que está preparado con el resultados del proyecto y metas, es hora de empezar a redactar el plan del proyecto. 📃
En función de sus metodología de gestión de proyectos el formato del plan del proyecto varía. Documentos, tablas y gráficos de Gantt son algunas de las opciones más populares. Siempre que describa con claridad cada elemento del plan de un proyecto, ¡va por buen camino!
Esto es lo que deberías tener hasta ahora:
- Título del proyecto: Indica claramente el nombre o título para captar la esencia del proyecto. Si utiliza un acrónimo, indique el término completo
- Descripción del proyecto: Escriba una descripción concisa de la finalidad, los objetivos y el alcance del proyecto
- Director y equipo del proyecto: Identifique al gestor responsable de supervisar el proyecto y enumere los miembros clave del equipo del proyecto (por ejemplo, el equipo de gestión) equipo de marketing )
- Fechas de inicio, finalización y entrega del proyecto: Distinguir entre la finalización de las actividades internas del proyecto y la entrega de los resultados finales a las partes interesadas
- Objetivos del proyecto: Indique las metas y resultados específicos del proyecto. Contextualice su impacto en la organizaciónIndicadores clave de rendimiento yOKRs Discover herramientas de planificación de proyectos ¡Para compatibilidad con cualquier tipo de flujo de trabajo!
Sincronice sus reuniones de otras herramientas de trabajo con ClickUp para gestionar todo su día en la vista Calendario
Paso 2: Identifique a las partes interesadas clave y calcule los gastos del presupuesto
Las partes interesadas del proyecto suelen ser personas o grupos directamente afectados por los resultados del proyecto o que tienen un interés personal en ellos. Parte de su plan de proyecto en esta sección debe incluir enfoques para la comunicación, implicación y participación de las partes interesadas. 🧑💻
Entre ellos pueden figurar los patrocinadores del proyecto, los usuarios finales, los clientes, los miembros clave del proyecto y el socio contable.
Sí, los socios contables son partes interesadas. He aquí por qué:
Un pequeño proyecto de diseño para una agencia puede costar unos pocos miles de dólares, mientras que un gran proyecto de infraestructuras para una multinacional puede suponer millones de dólares.
En estos tiempos de cambios en las condiciones del mercado, es más importante que nunca dar a las partes interesadas una idea de los gastos relacionados con recursos, equipos, materiales y cualquier otro coste relevante. El plan también incluye procesos de seguimiento y gestión de costes a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Esto nos lleva al siguiente recurso de productividad que debes tener en tu radar. Hay una forma más rápida de librarse de elaborar una hoja de cálculo de informes presupuestarios línea por línea cada viernes por la tarde: Dar transparencia Entrar **utilización del presupuesto del proyecto donde se está realizando el trabajo.
Utilice herramientas gratuitas como Campos personalizados en ClickUp para categorizar los recursos de tareas de proyectos, como contratistas, software de gestión de proyectos y compras puntuales. (Por ejemplo, la compra de una licencia para una canción en un vídeo de marca)
Y esto no requiere un esfuerzo adicional y, lo que es más importante, cadenas de correo electrónico por su parte. Con ClickUp, todas las tareas y recursos de su proyecto se registran en un único lugar. @Mencione a una parte interesada para que apruebe la compra, cargue una imagen del recibo y actualice el campo personalizado para reflejar cuánta financiación queda. 💰
Cuando se actualizan los Campos personalizados, los observadores de tareas (incluidos los socios contables) reciben una notificación de los cambios. ¡Tienen la comodidad de consultar el rastro digital siempre que lo necesiten!
Añada múltiples asignados, delegue comentarios y cree cálculos utilizando Campos personalizados de sus tareas de ClickUp
Ahora que tenemos las partes interesadas del proyecto y el presupuesto añadido al plan del proyecto, ¡vamos al siguiente paso!
Paso 3: Crear una estructura de desglose del trabajo (EDT)
A estructura de desglose del trabajo (EDT) representa el alcance del proyecto desglosándolo en tareas o actividades individuales y de equipo.
Empezando por el entregable más importante del proyecto, la EDT lo desglosa progresivamente en paquetes de trabajo y subtareas más pequeños. Cada paquete de trabajo representa una tarea o actividad distinta que debe asignarse, programarse y ser objeto de seguimiento. El desglose jerárquico continúa hasta que los paquetes de trabajo alcanzan un nivel que permite comprenderlos y ejecutarlos con facilidad. 🤩
La EDT es un proceso de colaboración. Conéctese con los miembros clave de su equipo de proyecto para completar lo que falta en los requisitos y entregables del proyecto. Como gestor de proyectos, su atención se centra en el proyecto en su conjunto, incluyendo planificación estratégica , programación de proyectos la elaboración de presupuestos y la comunicación con las partes interesadas.
He aquí un esquema general del formato de la EDT por si desea elaborar una plantilla sencilla de plan de proyecto:
tabla que describe los cuatro niveles de una estructura de desglose del trabajo | Nivel Descripción | ------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Nivel 1: Meta/Objetivo del proyecto Meta u objetivo general del proyecto | Nivel 2: Entregables principales | Un resultado específico, mensurable y tangible que se produce o se logra como parte de un proyecto | Nivel 3: Paquetes de trabajo | Los paquetes de trabajo | Los paquetes de trabajo | Los paquetes de trabajo | Los paquetes de trabajo | Los paquetes de trabajo | Los paquetes de trabajo | Los paquetes de trabajo | Los paquetes de trabajo | Los paquetes de trabajo | Los paquetes de trabajo | Los paquetes de trabajo | Nivel 3: Paquetes de trabajo | Tareas diferenciadas, gestionables y asignables a individuos o equipos. Definir el alcance y las dependencias de cada paquete de trabajo | Nivel 4: Subtareas | Proporciona tareas más detalladas y específicas, lo que facilita la estimación del esfuerzo, la asignación de responsabilidades y el seguimiento del progreso | Nivel 5: Paquetes de trabajo
El equipo del proyecto es experto en su campo. Su punto de vista sobre la duración de una tarea y lo que necesitarían de los demás miembros del equipo para completar su trabajo es muy valioso para el éxito del proyecto.
Las pizarras virtuales son una gran opción para una sesión de brainstorming a distancia o en persona. Con la edición en tiempo real, es una forma no intimidatoria de fomentar la participación de todos. Añada a su próxima sesión de planificación de proyectos la pizarra virtual Plantilla de estructura de desglose del trabajo de ClickUp . Una herramienta para principiantes con edición de texto enriquecido, funciones de incrustación y tareas procesables 🎯
Ajuste los pasos de planificación del proyecto para organizar las tareas en un documento de ClickUp
Cuando haya llegado a un buen punto con la EDT, estará lista para añadirla al cronograma del proyecto.
Bonus: **Estructura de desglose del trabajo de software !
Paso 4: Añadir hitos clave en un calendario detallado del proyecto
El calendario se actualizará semanal o mensualmente a medida que avance el proyecto. Para mantenerse al día de los cambios y, lo que es más importante, comunicarlos, el uso de herramientas intuitivas como diagramas de) Gantt, tableros Kanban y cronogramas hará que la gestión de los cambios en curso sea menos tediosa.
Gráficos de Gantt
Ofrecen una representación visual del calendario del proyecto, lo que permite a los gestores de proyectos seguir fácilmente las dependencias de las tareas, las duraciones y los hitos. Cuando se requieren actualizaciones, pueden modificar rápidamente el gráfico, reorganizando las tareas o ajustando los cronogramas con una simple acción de arrastrar y soltar.
Tableros Kanban
Proporcionan una vista optimizada del flujo de trabajo, lo que permite a los gestores de proyectos visualizar las tareas en distintas fases de finalización. A medida que se producen cambios, pueden desplazar fácilmente las tareas por las distintas columnas, reflejando el progreso y las prioridades actualizadas.
Cronogramas
Muestre una vista cronológica clara de los eventos, plazos e hitos del proyecto. Esto permite a las partes interesadas mantenerse informadas sobre las fechas importantes y garantiza que todo el mundo esté en la misma página en lo que respecta al progreso del proyecto.
Consulte nuestra guía sobre crear un cronograma del proyecto ¡! Está repleto de más plantillas y ejemplos que te ayudarán a crear una potente visual del proyecto. 🎨
Bonus: **Software de programación de la construcción !
Hemos llegado al último paso del proceso de planificación del proyecto
Paso 5: Ajustar las expectativas de comunicación
El seguimiento del estado de las tareas y la respuesta a correos electrónicos puntuales sobre el estado de las mismas restan mucho tiempo y energía a la semana de trabajo de un gestor de proyectos.
Lo más probable es que todo el mundo esté trabajando en varios proyectos a la vez. Así que responder a los mensajes de texto a veces se deja para el final del día. O se pierde en el vacío durante días.
Los informes de estado son esenciales para la toma de decisiones. Proporcionan un registro digital de las actividades del proyecto, las decisiones tomadas y los resultados, que puede ser útil para futuras referencias, auditorías o lecciones aprendidas.
**CONSEJO PROFESIONAL Utilice
/ref/ https://clickup.com/features/ai ClickUp AI /%href/
para resumir hilos de comentarios y ver rápidamente los puntos principales de un hilo o comentario largo Una vez generado el contenido, tienes la opción de probar una respuesta de IA ligeramente diferente, copiar el texto, cerrar el cuadro de diálogo/ventana modal o decirle a IA qué hacer a continuación.
Obtenga un resumen del hilo de comentarios o de un solo comentario con ClickUp AI
Sustituya las largas cadenas de correo electrónico por tareas de ClickUp para sus informes de estado. Con una sola tarea de ClickUp, todas las actualizaciones semanales se almacenan en un solo lugar. Este sencillo cambio a la comunicación basada en tareas elimina la necesidad de buscar en varias apps. 🔍
Sin embargo, si tu equipo confía en plataformas de mensajería como Slack para actualizaciones urgentes y resolución de problemas en tiempo real, utiliza la aplicación Integración de Slack con ClickUp . Convierte mensajes en tareas y comentarios desde la app de Slack y notificaciones sobre tareas a los canales de Slack que elijas
Tomar comunicación del proyecto un paso más allá proporcionando un informe sobre el estado del proyecto plantilla a seguir para que todas las actualizaciones estén organizadas y sean uniformes para las partes interesadas:
- Logros del equipo: Lista de hitos o tareas clave completadas durante la semana
- Estado actual: Proporcionar una visión general del progreso del proyecto y de los retos o cuellos de botella a los que se enfrenta
- Próximas tareas y plazos: Anote los plazos importantes que se aproximan para la semana siguiente
- Tareas en peligro: Destaque cualquier problema oriesgos identificados y su impacto potencial
- Actualización de recursos: Mencione cualquier cambio o actualización relacionados con la asignación de recursos
- Próximos pasos: Resumir los próximos pasos y prioridades inmediatos
- Ayuda necesaria: Especifique cualquier compatibilidad o ayuda requerida de los miembros del equipo o de las partes interesadas
Bonificación: Cree una tarea de ClickUp de "Coordinación", que sirva como canal principal en el que los equipos puedan esperar las últimas actualizaciones por su parte
Cambiar entre enviar un comentario a los compañeros de equipo internos y enviar un correo electrónico a cualquier persona fuera de ClickUp
Ejemplos de planes de proyecto
Los distintos departamentos pueden tener flujos de trabajo y requisitos únicos, de ahí que se necesiten distintos tipos de planes de proyecto. Estos son algunos ejemplos de planes de proyecto para empezar:
1. Ejemplo de plan de proyecto de un equipo de marketing
Objetivo: Aumentar el tráfico del sitio web en un 30% en el primer trimestre.
Funciones y responsabilidades: El responsable de SEO dirige la búsqueda de palabras clave y la optimización de contenidos; el responsable de redes sociales se encarga de la promoción; el responsable de marketing por correo electrónico ajusta las campañas de correo electrónico; el analista de marketing realiza el seguimiento de los progresos e informa sobre ellos.
Presupuesto: 10.000 $ para software, creación de contenidos, promoción y análisis.
Productos: Entradas de blog optimizadas para SEO, campañas en redes sociales, boletines por correo electrónico y un informe analítico detallado.
Programa: 3 meses, con check-ins semanales.
Plan de comunicación: Reuniones semanales para actualizaciones e informes de fin de mes; reuniones ad-hoc según sea necesario; toda la comunicación documentada en ClickUp.
2. Ejemplo de plan de proyecto de un equipo de productos
Meta: Desarrollar una nueva función para la app en un plazo de seis meses.
Funciones y responsabilidades: El jefe de producto define los requisitos de la función; el diseñador redacta la interfaz; el desarrollador crea la función; el probador de control de calidad comprueba si hay defectos; los analistas de producto hacen un seguimiento de los comentarios.
**Presupuesto: 50.000 dólares para investigación, diseño, desarrollo, pruebas y lanzamiento.
Resultados: Una app, aplicación, nueva, probada y totalmente funcional.
Cronograma: 6 meses, con revisiones de sprint quincenales.
Plan de comunicación: Puestas al día diarias; reuniones quincenales de revisión del sprint; Reuniones ad hoc según sea necesario toda la comunicación se documenta en ClickUp.
3. Ejemplo de plan de proyecto de un equipo de diseño
Objetivo: Rediseñar el sitio web de la empresa para mejorar la experiencia del usuario y aumentar las conversiones en cuatro meses.
Funciones y responsabilidades: El investigador de UX lleva a cabo la investigación de usuarios; el diseñador de UI crea maquetas; el desarrollador Front-end codifica el diseño; el analista de calidad realiza pruebas de UX; el gestor de proyectos supervisa todas las operaciones.
**Presupuesto: 20.000 dólares para investigación, diseño, desarrollo, pruebas e implementación.
Resultados: Un sitio web totalmente receptivo, probado y activo que ofrece una experiencia de usuario superior.
Cronograma: 4 meses, con iteraciones mensuales.
Plan de comunicación: Reuniones semanales de puesta al día; Reuniones mensuales de revisión; Reuniones ad hoc todas las comunicaciones se documentan en ClickUp.
Recuerde que estos son sólo ejemplos y que el plan real de su proyecto puede variar en función de muchos factores, como el alcance del proyecto, el tamaño del equipo y otras necesidades específicas.
Gestione su equipo con planes de proyectos
Aproveche ClickUp para descargarle de tareas administrativas y poder dedicarse a lo que mejor sabe hacer. Usted es capaz de gestionar todas y cada una de las solicitudes o preguntas que se le plantean, pero no debería tener que hacerlo. Su equipo le necesita en su estado más actual, conduciendo el proyecto hacia el intento correcto. Crear un entorno de trabajo de ClickUp gratis, gratuito/a e invite a los miembros de su equipo a planificar mejor sus proyectos. Si necesita compatibilidad con la creación de flujos de trabajo de proyectos, sólo tiene que enviarnos un mensaje. ¡Feliz planificación! ✍️