¿Alguna vez se ha metido de lleno en un proyecto y se ha dado cuenta de que no sabe muy bien qué debe conseguir, qué tareas hay que hacer para lograrlo y quién es responsable de ellas?
No se preocupe, a todos nos ha pasado. Por eso las plantillas de alcance del proyecto son una salvación absoluta para los gestores de proyectos. Alcance del proyecto son herramientas esenciales para cualquier gestor de proyectos que desee planificar y ejecutar un proyecto con éxito. Proporcionan un esquema claro de los objetivos, entregables, plazos y presupuesto del proyecto, lo que permite a los gestores de proyectos definir el alcance y asegurarse de que todos los implicados comprenden sus funciones y responsabilidades.
Tanto si gestiona un proyecto a pequeña como a gran escala, utilizar una plantilla para definir su alcance del trabajo puede ahorrarle tiempo y esfuerzo al proporcionarle un marco para planificar y ejecutar su proyecto. En esta entrada del blog, hablaremos sobre qué es una plantilla de alcance del proyecto y en qué consiste una buena y, a continuación, compartiremos 10 de nuestras plantillas de alcance del proyecto favoritas para que puedas elegir la solución que mejor se adapte a tu equipo.
¿Qué es una plantilla de alcance del proyecto?
Una plantilla de alcance del proyecto es un documento exhaustivo que ayuda a los gestores de proyectos a organizar los detalles y componentes críticos de un nuevo proyecto. Es esencialmente su ventanilla única plan de proyecto .
Estas plantillas suelen incluir una serie de información destinada a garantizar la finalización con éxito de un proyecto. Algunos de los componentes más comunes son:
- El propósito y la visión del proyecto
- Las partes interesadas y sus requisitos
- Criterios de éxito
- Miembros del equipo del proyecto y sus funciones y responsabilidades
- Hitos específicos para completar las tareas
- Riesgos asociados al proyecto y métodos para mitigarlos
Además, una plantilla del alcance del proyecto esbozará los objetivos, los entregables, controles del proyecto las tareas, los costes y el calendario del proyecto. Una vez establecido este marco global antes de iniciar un proyecto, es más probable que los equipos trabajen con eficacia y en colaboración para alcanzar sus objetivos.
¿En qué consiste una buena plantilla de alcance del proyecto?
Las plantillas de alcance del proyecto no sólo deben incluir la información necesaria; también deben ser fáciles de usar, sencillas de actualizar y compartir, y centrarse en la recopilación de información concisa pero completa. Estos son algunos de los elementos que hacen que una plantilla de alcance sea buena:
- Describe con precisión la visión del proyecto: Una declaración del alcance del proyecto con una descripción del propósito del proyecto, las partes interesadas y los criterios de éxito
- Detalla toda la información crítica del proyecto: Incluye objetivos, resultados, miembros del equipo y sus funciones y responsabilidades, hitos del proyecto, estimación de costes y calendario propuesto
- Identifica los posibles riesgos del proyecto: Con estrategias o planes para mitigarlos
- Desglosa los detalles del presupuesto: Plan para reducir costes o contratiempos en la programación, formas de interpretar el presupuesto y parámetros del calendario que podrían afectar al coste total del proyecto
- Utiliza un formato de plantilla flexible: Fácil de realizar cambios y revisiones con una experiencia de usuario sencilla y sin frustraciones para todos los miembros del equipo que necesiten consultar el alcance
Una buena plantilla debe ser lo suficientemente exhaustiva como para proporcionar los detalles más importantes y el contexto que el equipo necesita para empezar, pero lo suficientemente concisa como para que no haya que leer palabrería para llegar a las partes más importantes. Estos plantillas de planificación estratégica deben aportar claridad, no aumentar la confusión.
En última instancia, la mejor plantilla para tu equipo y tus proyectos será la que ofrezca a las partes interesadas la idea más clara de lo que tienen que hacer para que todos los implicados puedan trabajar en pos de un resultado satisfactorio.
10 plantillas de alcance de proyectos que tiene que probar
Utilizar una plantilla de alcance es una de las mejores herramientas de gestión de proyectos en su arsenal. Puede ahorrarle tiempo y esfuerzo, además de minimizar el riesgo de fracaso del proyecto. Con una plantilla bien elaborada, los gestores de proyectos pueden estar seguros de que cuentan con un enfoque exhaustivo y estructurado de la planificación, lo que garantiza que su proyecto se entregue a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad requerida.
Existen muchos tipos diferentes de plantillas de alcance del proyecto, pero aquí están nuestras 10 favoritas.
1. Plantilla de alcance del proyecto ClickUp
Plantilla de alcance del proyecto ClickUp
A veces, el mejor lugar para empezar a organizar un nuevo proyecto es una pizarra. Pero en los entornos de trabajo distribuidos de hoy en día, los miembros del equipo a menudo se encuentran al otro lado del país en lugar de al otro lado de la habitación. Por eso hemos creado la plantilla Plantilla de pizarra del alcance del proyecto de ClickUp . Tiene todas las ventajas de una pizarra física, además de un montón de otras funciones que la hacen mucho más práctica que la original.
**La Plantilla de Pizarra del Alcance del Proyecto tiene las siguientes características
- Una pizarra con 7 componentes incluyendo información, justificación, alcance, objetivos de negocio, entregables, exclusiones y suposiciones
- Una pizarra flexible**Pizarra digital**que le permite personalizar a voluntad añadiendo o quitando "notas adhesivas", añadiendo texto, hipervínculos, archivos adjuntos, fotos y dibujos a mano alzada, y compartir con otros compañeros de equipo para una colaboración sin fisuras
Esta pizarra es el lugar perfecto para empezar a organizar tu proyecto. Haz una lluvia de ideas sobre los grandes elementos de tu proyecto antes de pasar a otra plantilla para todos los detalles. Descargar esta plantilla
2. Plantilla de alcance del trabajo de ClickUp
Plantilla del alcance del trabajo de ClickUp
Una vez que haya terminado de utilizar nuestra plantilla de pizarra (o si necesita más estructura y detalles desde el principio), utilice la función Plantilla de alcance del trabajo de ClickUp para planificar su proyecto de principio a fin.
Esta plantilla define las tareas que deben llevarse a cabo en un proyecto, incluidos objetivos, resultados, calendarios, hitos y detalles adicionales. Aunque no es jurídicamente vinculante, sirve como acuerdo común entre todas las partes interesadas sobre lo que se necesita para completar con éxito el proyecto. Descargar esta plantilla
3. Plantilla de Alcance del Trabajo para el Sitio Web ClickUp
Plantilla del alcance del trabajo del sitio web de ClickUp
Si el proyecto para el que busca una plantilla es el desarrollo de un sitio web, ¡está de suerte! Hemos diseñado la Plantilla de alcance del trabajo para sitios web de ClickUp sólo para usted.
*La Plantilla de Alcance del Trabajo en el Sitio Web incluye:
- Una sección de antecedentes y objetivos que incluye la información de contacto de su empresa y del cliente, detalles de alto nivel del proyecto, un propósito y una descripción del proyectoplanteamiento del problemaresumen del proyecto y lista de /ref/ https://clickup.com/blog/project-goals/ objetivos del proyecto /%href/ y objetivos
- Alcance del trabajo y sección de tareas que detalla el alcance del proyecto en 3 fases: 1) diseño y desarrollo del sitio web; 2) arquitectura de la información, y 3) configuración del host y del dominio. Tenga en cuenta que estas fases pueden modificarse para adaptarlas a su ámbito específico. También tiene una sección para enumerar todas las tareas asociadas a las 3 fases
- Una sección de entregables, componentes y requisitos con tablas para organizar y visualizar fácilmente todos los entregables del proyecto, el calendario del proyecto y las fechas de entrega
- Una sección de precio final, supuestos y aceptación en la que puede proporcionar estimaciones detalladas de los gastos, enumerar los supuestos del proyecto y obtener la aprobación del cliente
Esta plantilla te proporciona un plan de juego claro y organizado para el proyecto web que puedes compartir con los clientes. Utilizad juntos este material visual para trabajar en el proceso del proyecto y mantenerles informados de las actualizaciones y los avances. Descargar esta plantilla
4. Plantilla del Plan de Gestión del Alcance de ClickUp
Plantilla del Plan de Gestión del Alcance de ClickUp
En Plantilla del plan de gestión del alcance de ClickUp describe cómo se definirá, validará y controlará el alcance de un proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Además de los detalles estándar del proyecto, como objetivos, entregables y plazos, los planes de gestión del alcance se centran en cómo su equipo gestionará ampliación del alcance
- hacer más de lo previsto originalmente.
*Características de la plantilla de gestión del alcance:
- Una sección de exposición del problema en la que puede identificar y describir el problema que resolverá el proyecto
- Una sección de oportunidades en la que explicará cómo aprovechará este problema y las soluciones que piensa aportar
- Una sección de objetivos del proyecto en la que enumere los logros que le gustaría alcanzar con este proyecto
- Una sección de alcance en la que puedas determinar claramente qué tareas o problemas entran en el ámbito del proyecto y cuáles no
- Una sección de aprobaciones para que el director del proyecto y el patrocinador den su visto bueno
Deja que esta plantilla sirva de guía para que tu equipo se asegure de que el proyecto sigue su curso y de que todas las partes interesadas conocen los límites y objetivos del proyecto. Descargar esta plantilla
5. Plantilla de esquema del alcance de ClickUp
Plantilla de esquema del alcance de ClickUp
Desarrolladores de aplicaciones a menudo tienen ámbitos de proyecto que difieren significativamente de otros tipos de proyectos, por lo que hemos creado el proyecto Plantilla del alcance de la aplicación ClickUp sólo para usted
**Las características de la plantilla del esquema del alcance de la aplicación son las siguientes
- Una sección de antecedentes del proyecto para dar una rápida visión general del problema o punto de dolor que la nueva aplicación pretende resolver, lo que la aplicación pretende que sus usuarios experimenten y sientan, y los objetivos de la creación de la aplicación
- Una sección de requisitos empresariales en la que puedes diseñar una lista de comprobación de las tareas que debe realizar la aplicación finalizada
- Una sección sobre el alcance de la aplicación en la que puedes enumerar los distintos componentes del alcance del proyecto (es decir, plataforma, diseño UX, análisis, página de destino, página de ayuda, etc.) y añadir notas o comentarios sobre cada requisito
Los desarrolladores de aplicaciones pueden utilizar esta plantilla de documento de alcance del proyecto de aplicación para organizar, rastrear y archivar los requisitos empresariales necesarios para crear y ejecutar una aplicación. Descargar esta plantilla
6. Plantilla de Carta de Proyecto ClickUp
Plantilla de Carta de Proyecto ClickUp
Una carta de proyecto documenta el inicio formal de un proyecto, otorgando al gestor del proyecto la autoridad para utilizar los recursos de la organización para llevarlo a cabo. Es un paso importante en el proceso de gestión de proyectos, por lo que hemos creado The Plantilla de Carta de Proyecto de ClickUp para asegurarse de que cubre todas las bases necesarias.
La carta sirve de referencia durante todo el ciclo de vida del proyecto y garantiza que todos los miembros del equipo y las partes interesadas estén alineados. También sirve de base para la toma de decisiones, la resolución de problemas y la gestión de cambios.
Ventajas ***Carta del equipo* ! Descargar esta plantilla
7. Plantilla del Plan de Ejecución del Proyecto ClickUp
Plantilla del Plan de Ejecución del Proyecto ClickUp
El Plantilla del Plan de Ejecución del Proyecto ClickUp puede ayudar a estandarizar los procedimientos de planificación y ejecución de proyectos de su organización. Sirve de guía para los miembros del equipo del proyecto, permitiéndoles ejecutar el proyecto de forma eficiente y eficaz, al tiempo que garantiza que se ajusta al alcance del proyecto.
La Plantilla del Plan de Ejecución del Proyecto incluye:
- Una página de inicio que enumera todas las subcategorías junto con sus propietarios y colaboradores
- 6 secciones principales, que incluyen el alcance del proyecto, los objetivos del proyecto, las especificaciones, la asignación de recursos, el calendario del proyecto y el plan de comunicación
nota: esta plantilla puede utilizarse como herramienta dentro de su proyecto software de gestión de proyectos soluciones Descargar esta plantilla
8. Plantilla de entregables del proyecto ClickUp
Plantilla de entregables del proyecto ClickUp
Mientras que muchas de nuestras otras plantillas tienen una sección de entregables, la plantilla Plantilla de entregables del proyecto ClickUp le ofrece la máxima supervisión y gestión de todas las piezas móviles relacionadas con su proyecto.
*Características de la plantilla de entregables del proyecto:
- Campos personalizados que pueden ajustarse a sus preferencias, incluidos menús desplegables, una barra de progreso calculada automáticamente y formato de celda para números, dinero, fórmulas y texto sin formato
- Una plantilla totalmente editable y personalizable para que pueda personalizar las vistas, automatizar y añadir dependencias, y crear campos de fórmula personalizados que se adapten a la perfección a sus requisitos.
Utilice esta plantilla por sí misma para gestionar las subtareas de su proyecto, o como una versión más detallada de la lista de entregables que cree en una de las plantillas de alcance del proyecto más completas. Descargar esta plantilla
9. Microsoft Word Plantilla de declaración de alcance del proyecto
A través de Microsoft
Aunque estamos bastante seguros de que ClickUp fabrica las mejores plantillas y software de gestión del alcance de los proyectos, sabemos que no siempre puede elegir su propia plataforma de productividad para uso empresarial. Si está limitado a Microsoft Office, la buena noticia es que Microsoft Word tiene una función de búsqueda biblioteca de plantillas de Office que pueden satisfacer sus necesidades.
Al buscar "alcance del proyecto" en la biblioteca de plantillas, aparecen varias opciones prometedoras, como una plantilla de alcance financiero del proyecto, una plantilla de planificación de proyectos, un informe de rendimiento del proyecto y una planificación detallada del calendario.
Puede que le cueste un poco de trabajo y creatividad, pero con los campos de búsqueda adecuados puede recopilar varios documentos que, utilizados conjuntamente, le ayudarán a mantener sus proyectos visibles y organizados. Descargar esta plantilla
10. Plantilla Excel de Alcance de Proyecto por Mapa de Partes Interesadas
A través de Mapa de intereses Otra opción dentro del conjunto de soluciones de Microsoft es la siguiente Plantilla de declaración del alcance del proyecto diseñada para su uso en Excel. La plantilla incluye secciones para detalles del proyecto y control de documentos, descripción del alcance del proyecto, descripciones del alcance de los entregables, criterios de aceptación del proyecto, suposiciones y limitaciones, y exclusiones del proyecto.
Aunque no es tan fácil de usar como las plantillas de ClickUp, esta alternativa de Excel no obstante, cubre los componentes más importantes del alcance del proyecto y puede servir en caso de apuro. Descargar esta plantilla
¿Cómo redactar un documento de alcance del proyecto?
Ahora que dispone de un arsenal de plantillas de alcance del proyecto, el siguiente paso es aprender a redactar un documento de alcance del proyecto adecuado. He aquí algunos consejos para crear un alcance del proyecto eficaz y completo:
- Empiece por lo básico: Comience por esbozar el propósito, los objetivos y los resultados deseados del proyecto. Esto le dará una idea clara de lo que hay que conseguir.
- Definir los límites del proyecto: Defina claramente qué incluye el proyecto y qué no. Esto ayudará a evitar que se amplíe el alcance y garantizará que todos los implicados comprendan sus funciones y responsabilidades.
- Identificar a las partes interesadas: Enumerar todas las partes implicadas en el proyecto, incluidos los clientes, los miembros del equipo y los contratistas o proveedores.
- Establecer plazos: Fijar plazos realistas para cada una de las fases del proyectofase del proyecto y asigna las tareas en consecuencia.
- Enumera los entregables: Identifica todos los entregables clave del proyecto y sus fechas de entrega previstas. Esto ayudará a mantener a todo el mundo en el buen camino y a rendir cuentas de sus responsabilidades.
- Crear un plan de comunicación: Establecer un sistema para comunicar actualizaciones de progreso, cambios o cualquier otra información relevante a las partes interesadas.
- Considere los riesgos potenciales: Anticipe los posibles obstáculos o retos que puedan surgir durante el proyecto y disponga de un plan de contingencia para minimizar su impacto.
- Obtener la aprobación: Una vez completado el documento de alcance del proyecto, asegúrese de obtener la aprobación de todas las partes interesadas antes de seguir adelante con el proyecto.
Recuerde que, al redactar un documento sobre el alcance del proyecto, es esencial ser lo más detallado y específico posible. Esto ayudará a garantizar que todo el mundo esté de acuerdo y a minimizar cualquier malentendido o interpretación errónea.
Optimice hoy mismo el alcance de sus proyectos con plantillas
Las plantillas de alcance del proyecto proporcionan la valiosa hoja de ruta que necesita para unificar a su equipo y conseguir que todos trabajen hacia el objetivo común de un resultado exitoso del proyecto. Proporcionar esta información de antemano en un formato organizado y claro reduce el riesgo de que el proyecto se retrase o de que la falta de comunicación provoque errores.
ClickUp ofrece el estándar de oro en gestión de proyectos y colaboración en equipo. Seleccione entre nuestra amplia variedad de plantillas de gestión para personalizar su espacio de trabajo y adaptarlo a las necesidades de su proyecto. Desglose fácilmente su proyecto en subtareas y asigne miembros del equipo a cada una de ellas para asegurarse de que todo sigue el ritmo previsto. Y cuando necesites colaborar con otras partes interesadas o miembros del equipo, comparte fácilmente tareas, añade comentarios y adjunta archivos directamente en tu espacio de trabajo.
Empezar a utilizar ClickUp es gratis, así que pruébenos hoy mismo para ver cómo un poco de planificación del alcance por adelantado puede conducir al éxito del proyecto en el futuro.