¿Alguna vez se ha encontrado inmerso en un proyecto y se ha dado cuenta de que no está seguro de cuál es el objetivo del mismo? No hay claridad sobre qué tareas deben completarse y quién es responsable de ellas.
No se preocupe, todos hemos pasado por eso. Por eso las plantillas de alcance de proyectos son un auténtico salvavidas para los gestores de proyectos de gestión de proyectos.
Las plantillas de alcance del proyecto son herramientas esenciales para cualquier gestor de proyectos que desee planificar y ejecutar un proyecto con éxito. Proporcionan un resumen claro de los objetivos, los resultados, los cronogramas y el presupuesto del proyecto. Esto permite a los gestores de proyectos definir el alcance y garantizar que todas las personas involucradas comprendan sus roles y responsabilidades.
El uso de una plantilla para definir el alcance de su trabajo puede ahorrarle tiempo y esfuerzo, ya que le proporciona un marco para planificar y ejecutar su proyecto. En esta entrada del blog, hablaremos sobre qué es una plantilla de alcance de proyecto y qué hace que un documento de alcance sea bueno. También compartiremos 10 de nuestras plantillas de alcance de proyecto favoritas para que pueda elegir la mejor solución para su equipo.
⏰ Resumen de 60 segundos
Estas son las 10 mejores plantillas de alcance de proyecto para mantener sus proyectos claros, organizados y bien encaminados:
- Plantilla de alcance del trabajo de ClickUp
- Plantilla de alcance del trabajo del sitio web de ClickUp
- Plantilla de plan de gestión del alcance de ClickUp
- Plantilla de esquema de alcance de ClickUp
- Plantilla de carta de proyecto de ClickUp
- Plantilla de plan de ejecución de proyectos de ClickUp
- Plantilla de entregables de proyectos de ClickUp
- Plantilla de evaluación de proyectos de ClickUp
- Plantilla de declaración del alcance del proyecto de Microsoft Word
- Plantilla de alcance del proyecto en Excel por mapa de partes interesadas
¿Qué es una plantilla de alcance de proyecto?
Una plantilla de alcance del proyecto es un documento completo que ayuda a los gestores de proyectos a organizar los detalles y componentes críticos de un nuevo proyecto. Es, en esencia, su plan de proyecto integral.
Estas plantillas de documentos de alcance suelen incluir una serie de datos diseñados para garantizar la finalización satisfactoria de un proyecto. Algunos de los componentes más comunes son:
- El propósito y la visión del proyecto
- Partes interesadas y sus requisitos
- Criterios para un intento correcto
- Miembros del equipo del proyecto y sus roles y responsabilidades
- Hitos específicos para completar tareas
- Riesgos asociados al proyecto y enfoques para mitigarlos.
Además, una plantilla de alcance del proyecto describirá los objetivos, los resultados, los controles del proyecto, las tareas, los costes y el cronograma del proyecto. Con este marco integral establecido antes de iniciar un proyecto, los equipos pueden trabajar de manera eficiente y colaborativa para alcanzar sus metas.
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Una plantilla de documento de alcance es una de las mejores herramientas de gestión de proyectos que puede tener a su disposición. Le permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo, al tiempo que minimiza el riesgo de que el proyecto fracase.
Con un documento de alcance del proyecto bien elaborado, los gestores de proyectos pueden tener confianza en su planificación. Un plan completo garantiza que el proyecto se entregue a tiempo, dentro del presupuesto y con el nivel de calidad requerido.
Existen muchos tipos diferentes de plantillas de alcance de proyectos, pero estas son nuestras 10 favoritas.
1. Plantilla de alcance del trabajo de ClickUp
Los gestores de proyectos utilizan la plantilla de alcance del trabajo de ClickUp para planificar completamente su proyecto de principio a fin.
Esta plantilla de alcance define las tareas que se llevarán a cabo en un proyecto, incluidos los objetivos, los resultados, los calendarios, los hitos y otros detalles adicionales. Aunque no es legalmente vinculante, sirve como acuerdo común entre todas las partes interesadas sobre lo que se requiere para completar con éxito el proyecto.
Ideal para: Esbozar los detalles y los resultados del proyecto para mantener alineados a los equipos del proyecto y a las partes interesadas.
2. Plantilla de alcance del trabajo del sitio web ClickUp
Si el proyecto para el que busca una plantilla es el desarrollo de un sitio web, ¡está de suerte! Hemos diseñado la plantilla de alcance de trabajo para sitios web de ClickUp especialmente para usted.
Funciones de la plantilla de alcance del trabajo del sitio web:
- Una sección de antecedentes y metas que incluya la información de contacto de su empresa y del cliente, detalles generales del proyecto, una declaración de propósito y problema, una panorámica del proyecto y una lista de metas y objetivos del proyecto.
- Sección de alcance del trabajo y tareas que detalla el alcance del proyecto en 3 fases: 1) diseño y desarrollo del sitio web; 2) arquitectura de la información, y 3) configuración del host y del dominio. Tenga en cuenta que estas fases se pueden editar para adaptarlas a su alcance específico. También tiene una sección para crear una lista de todas las tareas asociadas a las 3 fases.
- Una sección de entregables, componentes y requisitos con tablas para organizar y visualizar fácilmente todos los entregables del proyecto, el calendario del proyecto y las fechas de entrega.
- Precio final, supuestos y aceptación , donde puede proporcionar estimaciones detalladas de los gastos, elaborar una lista de los supuestos del proyecto y obtener la aprobación del cliente.
Esta plantilla gratuita para el alcance del proyecto le ofrece un plan de acción claro y organizado para el proyecto del sitio web que puede compartir con los clientes. Utilice este recurso visual para trabajar en el proceso del proyecto y mantenerlos informados sobre las actualizaciones y el progreso de las actividades.
Ideal para: Equipos que necesitan un alcance de trabajo sencillo pero claro para un proyecto de sitio web.
3. Plantilla de plan de gestión del alcance de ClickUp
La plantilla de plan de gestión del alcance de ClickUp describe cómo se definirá, validará y controlará el alcance de un proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Junto con los detalles estándar del proyecto, como los objetivos, los entregables y los cronogramas, los planes de gestión del alcance se centran en cómo su equipo gestionará los cambios en el alcance, es decir, hacer más de lo previsto inicialmente.
Funciones de la plantilla de gestión del alcance:
- Una sección de descripción del problema en la que puede identificar y describir el problema que resolverá el proyecto.
- Una sección de oportunidades en la que explicará cómo sacará partido a este problema y las soluciones que planifica aportar.
- Una sección de metas del proyecto donde puede enumerar los logros que le gustaría que este proyecto alcanzara.
- Una sección de alcance en la que pueda determinar claramente qué tareas o cuestiones entran dentro del alcance del proyecto y cuáles no.
- Una sección de aprobaciones para que el director del proyecto y el patrocinador den su visto bueno.
Deje que esta plantilla de declaración de alcance sirva de guía a su equipo para garantizar que el proyecto se mantenga en el buen camino.
Ideal para: Gestores de proyectos que desean mantener a todas las partes interesadas al tanto de los límites y objetivos del proyecto.
4. Plantilla de esquema de alcance de ClickUp
Los desarrolladores de aplicaciones suelen tener alcances de proyecto que difieren significativamente de otros tipos de proyectos, por lo que hemos creado la plantilla de esquema de alcance de aplicaciones ClickUp especialmente para usted.
Funciones de la plantilla de esquema del alcance de la aplicación:
- Una sección de antecedentes del proyecto para ofrecer una panorámica rápida del problema o punto débil que la nueva app pretende resolver, lo que la app pretende que sus usuarios experimenten y sientan, y los objetivos de la creación de la app.
- Una sección de requisitos empresariales donde puede diseñar una lista de control de las tareas que la aplicación completada debe ser capaz de manejar.
- Una sección de alcance de la aplicación en la que puede crear una lista de los diferentes componentes del alcance del proyecto (es decir, plataforma, diseño de UX, análisis, página de destino, página de ayuda, etc.) y añadir cualquier nota o comentario sobre cada requisito.
Esta plantilla de documento de alcance del proyecto de aplicación puede ser utilizada por los desarrolladores de aplicaciones para organizar, realizar el seguimiento y archivar los requisitos comerciales necesarios para crear y ejecutar una aplicación.
Ideal para: Equipos que necesitan una hoja de ruta clara para un proyecto de desarrollo de aplicaciones.
5. Plantilla de carta de proyecto de ClickUp
Un acta de constitución del proyecto documenta el inicio formal de un proyecto y otorga al gestor del proyecto la autoridad para utilizar los recursos de la organización para completarlo. Se trata de un paso importante en el proceso de gestión de proyectos, por lo que hemos creado la plantilla de acta de constitución del proyecto de ClickUp para garantizar que cubras todos los aspectos necesarios.
El documento de alcance sirve de referencia a lo largo del ciclo de vida del proyecto, garantizando que todos los miembros del equipo y las partes interesadas estén alineados. También proporciona una base para la toma de decisiones, la resolución de problemas y la gestión del cambio.
Ideal para: Equipos multifuncionales que necesitan un documento de alcance del proyecto que defina los objetivos del mismo.
Bonificación: Carta del equipo y plantillas de carta del equipo.
6. Plantilla de plan de ejecución de proyectos de ClickUp
La plantilla del plan de ejecución de proyectos de ClickUp puede ayudarle a estandarizar los procedimientos de planificación y ejecución de proyectos de su organización. Sirve de guía para los miembros del equipo del proyecto, permitiéndoles ejecutar el proyecto de manera eficiente y eficaz, al tiempo que garantiza que se ajuste al alcance del proyecto.
Funciones de la plantilla del plan de ejecución del proyecto:
- Una página de inicio que hace una lista de todas las subcategorías junto con sus propietarios y colaboradores.
- 6 secciones principales, que incluyen el alcance del proyecto, las metas del proyecto, las especificaciones, la asignación de recursos, el calendario del proyecto y el plan de comunicación.
Nota: ¡Esta sencilla plantilla de alcance del proyecto se puede utilizar como herramienta dentro de su solución de software de gestión de proyectos!
Ideal para: Gerentes que buscan estandarizar los procesos de planificación y ejecución de proyectos en su organización.
7. Plantilla de entregables de proyectos de ClickUp
Aunque muchas de nuestras otras plantillas tienen una sección de entregables, la plantilla de entregables de proyectos de ClickUp le ofrece la máxima supervisión y gestión de todas las partes móviles relacionadas con su proyecto.
Funciones de la plantilla de entregables del proyecto:
- Campos personalizados que puede ajustar según sus preferencias, incluidos menús desplegables, una barra de progreso calculada automáticamente y formato de celda para números, dinero, fórmulas y texto sin formato.
- Una plantilla totalmente editable y personalizable para que puedas personalizar vistas, realizar automatizaciones y añadir dependencias, y crear campos de fórmula personalizados que se adapten a la perfección a tus necesidades.
Utilice esta plantilla de alcance por sí sola para gestionar las subtareas de su proyecto, o como una versión más detallada de la lista de entregables que cree en una de las plantillas de alcance de proyecto más completas.
Ideal para: Gestores de proyectos que definen el alcance de un proyecto complejo con múltiples partes interesadas y entregables.
8. Plantilla de evaluación de proyectos de ClickUp
Una evaluación del proyecto ayuda a identificar el nivel de complejidad del mismo. La plantilla de evaluación de proyectos de ClickUp le ayuda a recopilar información precisa y completa sobre el proyecto.
Esta sencilla plantilla de alcance del proyecto le ayuda a:
- Evalúa el rendimiento del proyecto en relación con las metas.
- Identifique las áreas que se pueden mejorar.
- Recopile comentarios de las partes interesadas.
Le permiten introducir las metas, las tareas y los plazos del proyecto, así como realizar el seguimiento de cualquier cambio o problema que pueda surgir.
Ideal para: Evaluadores de proyectos que desean una plantilla de evaluación de proyectos para ayudar a todos a mantenerse en sintonía a la hora de evaluar el rendimiento del proyecto y medir el progreso.
9. Plantilla de declaración del alcance del proyecto de Microsoft Word
Aunque estamos bastante seguros de que ClickUp ofrece las mejores plantillas de alcance de proyectos y el mejor software de gestión del mercado, sabemos que no siempre se puede elegir la plataforma de productividad que se desea utilizar para fines empresariales. Si está limitado a Microsoft Office, la buena noticia es que Microsoft Word cuenta con una biblioteca de plantillas de Office con función de búsqueda que podría satisfacer sus necesidades.
Cuando busque «alcance del proyecto» en la biblioteca de plantillas, aparecerán varias opciones prometedoras, entre las que se incluyen una plantilla de alcance financiero del proyecto, una plantilla de planificador de proyectos, un informe de rendimiento del proyecto y un planificador de calendario detallado.
Puede que requiera un poco de trabajo y creatividad, pero con los campos de búsqueda adecuados, puede recopilar varios documentos que, cuando se utilizan juntos, pueden ayudarle a mantener sus proyectos con visibilidad y organizados.
Ideal para: gestores de proyectos que buscan una plantilla de documento de alcance en Word.
10. Plantilla de alcance del proyecto en Excel por mapa de partes interesadas
Otra opción dentro del conjunto de soluciones de Microsoft es esta plantilla de declaración del alcance del proyecto diseñada para Excel. La plantilla de Excel para el alcance del proyecto incluye secciones para los detalles del proyecto y el control de documentos, la descripción del alcance del proyecto, las descripciones del alcance de los entregables, los criterios de aceptación del proyecto, las hipótesis y restricciones, y las exclusiones del proyecto.
Aunque no son tan fáciles de usar como las plantillas de ClickUp, esta alternativa de Excel cubre los componentes más importantes del alcance del proyecto y le permitirá terminar el trabajo en un santiamén.
Ideal para: Usuarios de Excel que buscan un ejemplo sencillo de alcance de proyecto.
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de alcance de proyecto?
Las plantillas de alcance del proyecto no solo necesitan la información mencionada anteriormente, sino que también deben ser fáciles de usar y sencillas de actualizar y compartir. Deben permitir recopilar información concisa pero completa. Estos son algunos elementos que caracterizan a las buenas plantillas de alcance:
- Describe con precisión la visión del proyecto: Una declaración del alcance del proyecto que describa el propósito del mismo, las partes interesadas relevantes y los criterios para el éxito.
- Detalla toda la información crítica del proyecto: incluye objetivos, entregables, miembros del equipo y sus roles y responsabilidades, hitos del proyecto, estimaciones de costes y un cronograma propuesto.
- Identifica cualquier riesgo potencial del proyecto: con estrategias o planes para mitigarlos.
- Desglosa el presupuesto: planes para reducir costes o contratiempos en la programación, formas de interpretar el presupuesto y parámetros de cronogramas que podrían afectar al coste total del proyecto.
- Utiliza un formato de plantilla flexible: fácil de modificar y con una experiencia de usuario sencilla para todos los miembros del equipo.
Una buena plantilla de alcance empresarial debe ser lo suficientemente completa como para proporcionar los detalles y el contexto que el equipo necesita, pero lo suficientemente concisa como para que puedas acceder rápidamente a las partes más importantes. Estas plantillas de planificación estratégica deben aportar claridad, no aumentar la confusión.
En última instancia, la mejor plantilla de alcance para su proyecto será aquella que ofrezca a las partes interesadas una idea más clara de lo que hay que hacer.
¿Cómo redactar un documento de alcance del proyecto?
Ahora que dispone de un arsenal de plantillas de alcance de proyectos, el siguiente paso es aprender a redactar un documento de alcance de proyecto adecuado. A continuación le ofrecemos algunos consejos para crear un alcance de proyecto eficaz y completo:
- Comience por lo básico: Empiece por esbozar el propósito, los objetivos y los resultados deseados del proyecto. Esto le dará una idea clara de lo que hay que lograr.
- Defina los límites del proyecto: defina claramente lo que incluye el proyecto y lo que no. Esto ayudará a evitar desviaciones del alcance y garantizará que todos los involucrados comprendan sus roles y responsabilidades.
- Identifique las partes interesadas: prepare una lista de todas las partes involucradas en el proyecto, incluidos los clientes, los miembros del equipo y cualquier contratista o proveedor externo.
- Establezca cronogramas: fije plazos realistas para cada fase del proyecto y asigne las tareas en consecuencia.
- Lista de entregables: identifique todos los entregables clave del proyecto y sus fechas de entrega previstas. Esto ayudará a que todos se mantengan al día y sean responsables de sus tareas.
- Cree un plan de comunicación: establezca un sistema para comunicar a las partes interesadas las actualizaciones sobre el progreso, los cambios o cualquier otra información relevante.
- Tenga en cuenta los riesgos potenciales: anticipe cualquier obstáculo potencial que pueda surgir y disponga de un plan de contingencia para minimizar su impacto.
- Obtenga la aprobación: una vez completado el documento del alcance del proyecto, asegúrese de obtener la aprobación de todas las partes interesadas antes de continuar con el proyecto.
Recuerde que, al redactar un documento de alcance del proyecto, es fundamental ser lo más detallado y específico posible. Esto ayudará a garantizar que todos estén en sintonía y minimizará cualquier malentendido o interpretación errónea.
Optimice hoy mismo el alcance de sus proyectos con plantillas.
Las plantillas de alcance del proyecto proporcionan la valiosa hoja de ruta que necesita para unificar a su equipo y conseguir que todos trabajen con la meta común de lograr un resultado satisfactorio en el proyecto.
Proporcionar esta información en una plantilla de documento de alcance organizada y clara reduce el riesgo de retrasos en el proyecto o de malentendidos que den lugar a errores.
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