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Hoy en día, los equipos utilizan el término «resultados del proyecto» con tanta frecuencia como se lanzan caramelos en un desfile. A veces resulta difícil determinar qué quieren decir su cliente o los miembros de su equipo interno cuando utilizan este término.
Y es aún más difícil ponerse de acuerdo si no se dispone de un proceso claramente definido para determinar y gestionar los resultados del proyecto. Sin una gestión de proyectos estratégica, el Project Management Institute afirma que un 67 % más de proyectos fracasan rotundamente.
No es de extrañar que su gestor de proyectos probablemente se sienta mal cada vez que alguien añade otro resultado a un proyecto que ya está mal planificado.
¡No se preocupe! ¡Estamos aquí para ayudarle!
Le ayudaremos a descubrir cómo ofrecer valor a sus clientes de forma constante, priorizar tareas para la gestión del alcance y optimizar la distribución de recursos.
Esta guía explica cómo coordinar a los equipos internos y externos en torno a los resultados del proyecto para que los clientes estén satisfechos, los equipos sean más eficientes y los márgenes de beneficio se mantengan en números verdes.
¿Qué son los resultados del proyecto?
Los resultados del proyecto son las tareas individuales que completan el alcance total del proyecto y contribuyen a los objetivos del mismo.
Al igual que Roma no se construyó en un día, no se pueden completar proyectos sin aportar ideas. Eso es lo que son los resultados del proyecto: los bloques fundamentales de su plan de proyecto.
Tipos de resultados del proyecto
Los tipos de resultados se determinan en función de la función y del equipo responsable de su entrega. Por ejemplo:
Interno frente a externo
Los resultados no son solo para los clientes. También sirven para ayudar a sus equipos internos a mantenerse al día.
Por ejemplo, un resultado interno puede ser el borrador de un blog que un redactor de contenidos envía a su equipo de edición. Un resultado externo sería el borrador final del blog que el redactor de contenidos presenta al cliente.
Proceso frente a producto
Los entregables de proceso son tareas procedimentales que ayudan a que el proyecto avance (por ejemplo, la lista de control de la auditoría de marca). Por otro lado, los entregables de producto cumplen con los detalles de los servicios descritos en el alcance del proyecto (por ejemplo, la guía de marca completada).
Grande frente a pequeño
Es fundamental dividir los resultados según su tamaño o impacto en el progreso del proyecto para poder estimar con precisión las cargas de trabajo y priorizar la asignación de recursos. Por ejemplo, un resultado importante para un proyecto de desarrollo de un sitio web sería terminar la base de datos del catálogo de productos.
Por otro lado, un pequeño resultado podría ser la creación de plantillas para páginas de productos individuales.
Tangible frente a intangible
Algunos elementos del proyecto no requieren una entrega física. Sin embargo, estos recursos siguen siendo esenciales para el éxito del proyecto. Esto se refiere a los resultados intangibles del proyecto.
Por ejemplo, la transferencia de conocimientos en forma de un programa de incorporación y formación de clientes es fundamental para el éxito de un proyecto. Sin embargo, es posible que no incluya la entrega física de documentos.
Los resultados tangibles son partes de un proyecto que tienen forma y sustancia. Por ejemplo, un resultado tangible sería un manual de formación.
Ejemplos de resultados del proyecto para diferentes equipos
Los resultados del proyecto variarán en función de su equipo. Para que se haga una idea más clara de los resultados del proyecto, aquí tiene cuatro ejemplos de resultados de proyectos de equipos:
Equipos de marketing:
- Calendario de contenido para redes sociales
- Campaña de marketing por correo electrónico
- Directrices sobre el mensaje de la marca
Equipos de diseño:
- Maquetas de rediseño del sitio web
- Diseño de logotipo
- Diseño del embalaje del producto
Equipos de producto:
- Hoja de ruta del producto
- Historias de usuario
- Especificaciones de las funciones
Equipos de RR. HH.:
- Programa de incorporación para nuevos empleados
- Resultados de la encuesta de compromiso de los empleados y plan de acción.
- Manual de cultura empresarial
¿Qué no son los resultados del proyecto?
En cada bolsa de caramelos para el desfile, probablemente haya al menos un par de piezas que se hacen pasar por caramelos (te miro a ti, Tootsie Rolls). Del mismo modo, a veces a la gente le cuesta distinguir entre los resultados del proyecto y otras partes del mismo, como:
- Hitos del proyecto: son fases de un proyecto, pero no resultados reales. Un resultado del proyecto puede contribuir a alcanzar los hitos del proyecto. Por ejemplo, una guía de marca (resultado del proyecto) puede indicar la completación del «desarrollo de activos de marca» (hito) en un proyecto de marca y marketing.
- Metas y objetivos del proyecto : miden el destino o los resultados que desea alcanzar a través del trabajo de su equipo. Sin embargo, no son lo que se utiliza para llegar allí. Una meta del proyecto podría ser aumentar los clientes potenciales entrantes en un 20 %, mientras que el contenido SEO puede ser un resultado del proyecto que contribuya al éxito de ese KPI.
- El producto final: está compuesto por piezas que contribuyen a él (es decir, los resultados del producto), pero no es lo mismo que esas piezas individuales. El producto final puede ser una app, aplicación completamente desarrollada, pero los resultados clave que contribuyen a ese producto final fueron los esquemas de la interfaz de usuario, los elementos de diseño y mucho más.
Estos aspectos son partes importantes de un proyecto, pero no son resultados del proyecto.
Cómo elegir los resultados del proyecto para su equipo
Ahora que ya sabe qué resultados internos y externos son válidos para su proyecto, quizá se pregunte cómo elegir los resultados para un proyecto determinado.
En primer lugar, no hay un número fijo de entregables del proyecto; el número de entregables depende de los requisitos del proyecto, el cronograma, el presupuesto y los términos acordados. Sin embargo, estos elementos deben someterse a la jerarquía de su proyecto (también conocida como estructura de desglose del trabajo o WBS ) antes de pasar a identificar los entregables del proyecto.
Esto ayudará a su equipo interno a mantener la continuidad del flujo de trabajo en todos los proyectos.
Para determinar los resultados del proyecto de su cliente, divida la tarea en tareas más pequeñas. Empiece por preguntarse cuáles son las metas del proyecto y cómo su producto contribuye a alcanzarlas.
A continuación, vea qué tareas de ClickUp deben llevarse a cabo para entregar ese producto o servicio y cumplir la meta del proyecto. Esas tareas son los resultados de su proyecto.
Supongamos que un cliente contrata a su equipo para una campaña de marketing en Instagram. Tras una conversación con el cliente, acuerdan que el alcance del trabajo incluirá 10 publicaciones estáticas y carretes para alcanzar las metas de la campaña.
Para sus redactores, diseñadores y productores de vídeo, habrá 10 imágenes estáticas, pies de foto y videoclips. Este desglose de los resultados del proyecto le ofrece a usted y a su equipo una idea clara del trabajo que hay por delante, lo que le ayudará a asignar recursos, mantenerse dentro del alcance y el presupuesto, y entregar a tiempo.
Pasos para gestionar los resultados del proyecto
Si ha trabajado con clientes, sabrá que siempre surgen tareas aleatorias. De hecho, según la guía Rebel's Guide to Gestión de Proyectos, el 59 % de los gestores de proyectos afirman que gestionan entre dos y cinco proyectos a la vez.
Entonces, ¿cómo gestionan usted o su gestor de proyectos los resultados del proyecto cuando tienen que hacer malabarismos con varios proyectos de clientes al mismo tiempo? Establezca prioridades claras y propietarios de las tareas desde el principio, y delegue el trabajo pesado a la IA.
1. Establezca el alcance del trabajo y obtenga el acuerdo por escrito de todas las partes interesadas.
No deje su proyecto al azar. Comience cada proyecto describiendo sus requisitos con el cliente en la reunión inicial. Determine el tipo de proyecto, la prioridad, las horas disponibles y el presupuesto de cada tarea.
Una vez que haya determinado los resultados esperados de su proyecto, es fundamental que las partes interesadas internas y externas del proyecto estén de acuerdo con ellos y firmen un acuerdo comercial por escrito (también conocido como carta del proyecto).
Este documento constituye una fuente centralizada de información veraz en caso de que surjan disputas durante el proceso y permite que usted y su cliente se unan en pos de una meta común. El acta constitutiva del proyecto describirá las expectativas y autorizaciones, y delegará responsabilidades a las partes interesadas internas y externas.
Firmar un acuerdo no significa que sus proyectos no puedan evolucionar; simplemente le permite revisar el alcance del proyecto y proteger a su equipo del exceso de trabajo y la falta de remuneración.
2. Determine la capacidad del equipo y realice la distribución del trabajo en consecuencia.
Distribuya la carga de trabajo según las habilidades y la capacidad individual de su equipo. Supervise en qué están trabajando los equipos y las personas, las exigencias de cada resultado del proyecto y las prioridades del equipo para distribuir las tareas de manera uniforme.
¡Es más fácil decirlo que hacerlo cuando estás sumergido en múltiples proyectos! Pero con la vista de gestión de la carga de trabajo de ClickUp, es tan fácil como abrir tu panel.
ClickUp te facilita la vida al realizar un seguimiento de la carga de trabajo en las métricas de producción específicas de tu equipo, en lugar de utilizar medidas genéricas de productividad. La carga de trabajo totalmente personalizable de ClickUp cuenta con campos personalizados para que puedas realizar un seguimiento de la carga de trabajo del equipo de la forma que mejor se adapte a la dinámica de tu equipo y a los resultados del proceso.
Algunos equipos pueden preferir medir la carga de trabajo en puntos de sprint, mientras que otros pueden medirla en volumen de tareas o duraciones estimadas. El uso de una herramienta centralizada de gestión de proyectos es fundamental para una gestión eficiente del equipo, independientemente de cómo mida su organización la carga de trabajo del equipo.
Por ejemplo, el 93 % de los empleados de STANLEY Security afirmaron que cambiar a ClickUp les ayudó a organizar y priorizar mejor su trabajo. Además, el 72 % de los empleados informaron de una reducción de la sobrecarga de trabajo y el estrés.
3. Automatice las tareas rutinarias para centrarse más en las actividades críticas.
Es fácil que la calidad del proyecto se vea afectada cuando estás abrumado con el trabajo administrativo del cliente y las comunicaciones del equipo. La buena noticia es que la automatización puede quitarte ese trabajo de encima.
En ClickUp, los equipos pueden utilizar etiquetas para notificar automáticamente a otros cuando los resultados internos o externos están listos y mantener los objetivos del proyecto en marcha. Las etiquetas de automatización también dejan un registro de auditoría claro con enlaces directos a los resultados, lo que reduce la necesidad de estar constantemente pidiendo actualizaciones del proyecto.
Las empresas que utilizan ClickUp nos dicen que tienen más espacio para centrarse en tareas de alto nivel gracias a nuestra herramienta. De hecho, el mismo estudio de STANLEY Security reveló que el 86 % de los empleados dedicaba más tiempo a actividades críticas de alto nivel con la ayuda de la automatización de ClickUp y que el 80 % observaba una mejora en el trabajo en equipo.
El impacto de la automatización tampoco se limita a las anécdotas de los empleados. Un informe de McKinsey descubrió que dos tercios de las empresas ven múltiples beneficios en los flujos de trabajo automatizados, entre los que se incluyen, entre otros, la mejora de la calidad del producto, la reducción de costes y el aumento de la satisfacción del cliente.
4. Mitigue los problemas del proyecto antes de que afecten a los resultados del mismo.
Un gestor de proyectos eficiente se anticipa a los problemas y los mitiga antes de que afecten a los resultados del proyecto. Pero este enfoque proactivo es casi imposible si no se dispone de las herramientas adecuadas.
ClickUp resuelve esto proporcionando una vista completa del estado del proyecto en tiempo real con un solo clic. Un gestor de proyectos puede seguir de cerca el progreso del proyecto a través de múltiples métricas para mitigar los retrasos antes de que su equipo incumpla los hitos del calendario del proyecto o se exceda del presupuesto.
Cuando puede ver de un vistazo si un proyecto va por mal camino, ClickUp le facilita intervenir con un plan de mediación para el alcance del proyecto antes de que se le vaya de las manos. De hecho, incluso puede comprobar el estado de los proyectos en función del presupuesto restante, las horas restantes, el estado y mucho más.
7 plantillas de resultados del proyecto para empezar
¿Quiere gestionar todas las tareas de su proyecto más rápidamente? Nosotros nos encargamos del alcance de su proyecto.
Utilice una (¡o varias!) de nuestras siete plantillas clave de resultados del proyecto para ver ClickUp en acción. ¿Ya utiliza otra plataforma?
¡No pasa nada!
Hemos facilitado la importación de sus proyectos y tareas a ClickUp, así que vea qué plantilla o plantillas se adaptan mejor a sus necesidades y prepárese para no mirar atrás nunca más.
1. Plantilla de gestión de proyectos presupuestados de ClickUp
¿Necesita una vista general de sus tareas por tipo de proyecto, estado, persona asignada, tasa de finalización o presupuesto restante? Le encantará la plantilla de gestión de proyectos presupuestados de ClickUp, muy fácil de usar.
Empiece con algunas tareas y subtareas preestablecidas para ver cómo se puede gestionar el presupuesto de su proyecto por tareas en ClickUp.
2. Plantilla «Getting Things Done» de ClickUp
¿Qué resultados del proyecto tiene pendientes, listos para realizar, programados o delegados? La plantilla ClickUp Getting Things Done (GTD), basada en el sistema GTD de David Allen, le permite organizar todos sus proyectos y tareas registrándolos y dividiéndolos en elementos de trabajo procesables.
Esta plantilla facilita:
- Utilice campos personalizados predefinidos para organizar las tareas.
- Priorice las tareas por fecha límite, esfuerzo, presupuesto, tiempo y más.
- Proporcione acceso a documentos colaborativos a todo su equipo.
3. Plantilla de matriz de impacto y esfuerzo de ClickUp
Colabora con otros equipos y garantiza la coordinación antes de iniciar un proyecto teniendo en cuenta el valor y el riesgo de la tarea en esta plantilla de lista de ClickUp. La plantilla de matriz de impacto y esfuerzo de ClickUp funciona como una lista visual para mostrar el nivel de «jurisdicción» necesario para continuar con la actividad antes de poder completar un proyecto.
La vista Lista de ClickUp permite a los equipos colaborar mediante la creación de campos personalizados y ajustes de priorización para simplificar su flujo de trabajo, independientemente de si gestiona resultados externos o internos.
4. Plantilla de carta del proyecto de ClickUp
La plantilla de carta del proyecto de ClickUp es una solución sencilla para documentar todo lo que necesita para su proyecto, de principio a fin. En este documento de ClickUp, puede gestionar fácilmente el alcance del proyecto con la posibilidad de:
- Asigne comentarios en el documento a las partes interesadas internas.
- Trabaja simultáneamente con otros en el mismo documento.
- Proporcione acceso privado o público a las partes interesadas externas.
5. Plantilla de equipos PMO de ClickUp
¿Busca una introducción sencilla a la gestión de proyectos dentro de una plataforma de gestión de tareas? Utilice la plantilla PMO Team de ClickUp para ver sus tareas por fases, junto con las fechas límite, los niveles de prioridad, los equipos y colaboradores asignados y el presupuesto del proyecto.
Con esta plantilla, podrá avanzar rápidamente en el proceso de gestión de proyectos gracias a:
- Vistas rápidas de las subtareas.
- Asignación de tareas a múltiples personas
- Vista completa de las fases del proyecto (personalizable según sus necesidades).
- Funciones sencillas de arrastrar y soltar para ajustar y planear tareas.
6. Plantilla de carga de trabajo de los empleados de ClickUp
Si desea acelerar el proceso de seguimiento de la carga de trabajo de los empleados, la plantilla de carga de trabajo de los empleados de ClickUp es el punto de partida perfecto. Esta plantilla le ayudará a añadir miembros al equipo, asignar proyectos, añadir duraciones estimadas, utilizar el volumen de tareas o realizar un seguimiento por puntos de sprint para saber quién está trabajando en qué.
Nuestras funciones de gestión de la carga de trabajo permiten a los responsables gestionar los recursos y la carga de trabajo del equipo, de modo que puedas planificar fácilmente nuevos proyectos y asignar tareas o proyectos en función de la capacidad del equipo. Ahora tendrás una vista general de cada uno de tus colaboradores, para que sepas cuánto trabajo se ha asignado realmente.
7. Plantilla de pizarra para desglose del trabajo de ClickUp
Obtenga una visión general con esta plantilla de pizarra de ClickUp para asegurarse de que todo avance rápidamente. El uso de esta plantilla de desglose del trabajo de ClickUp le ayuda a realizar el seguimiento de los resultados externos o internos de cada fase y etapa del equipo involucrado.
Uno de los mejores pasos iniciales que puede dar para desarrollar un proyecto más amplio en ClickUp es dividir el alcance general en entregables de proyectos más pequeños.
Bonificación: Software WBS
Gestión eficazmente los resultados del proyecto con ClickUp.
ClickUp es la única aplicación que sustituye a todas las demás. Las tareas, los documentos, el chat y mucho más se reúnen en un único software de gestión de proyectos con más de 1000 integraciones para que puedas gestionar eficazmente los resultados del proyecto.
La capacidad de todos los equipos para colaborar en un solo sistema crea una transparencia sin precedentes en toda la organización, lo que permite una ejecución más eficiente de los proyectos. Permita que su equipo identifique rápidamente la capacidad, planifique los proyectos generales con mayor precisión y, en última instancia, impulse los resultados del proyecto en lugar de limitarse a realizar el seguimiento de los mismos.
No tiene por qué vivir con el temor de los informes de progreso para sus clientes. Experimente lo que se siente al gestionar los resultados del proyecto en lugar de que ellos le gestionen a usted.
Elija entre una gran variedad de plantillas de gestión de proyectos en nuestra biblioteca y comience a utilizar ClickUp para gestionar los resultados de su proyecto hoy mismo.