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Hoy en día, los equipos utilizan el término «entregables del proyecto» con total naturalidad. A veces es difícil determinar qué quieren decir su cliente o los miembros de su equipo interno cuando utilizan este término.
Y es aún más difícil ponerse de acuerdo si no se cuenta con un proceso claramente definido para determinar y gestionar los entregables del proyecto. Sin una gestión estratégica de proyectos, el Project Management Institute afirma que el 67 % más de los proyectos fracasan rotundamente.
No es de extrañar que su gestor de proyectos probablemente se sienta mal cada vez que alguien añade otro resultado a un proyecto ya mal planificado.
¡No se preocupe! ¡Estamos aquí para ayudarle!
Le ayudaremos a descubrir cómo ofrecer valor de forma constante a sus clientes, priorizar tareas para la gestión del alcance y optimizar la distribución de recursos.
Esta guía desglosa cómo alinear los equipos internos y externos en los resultados del proyecto para que mantenga a los clientes satisfechos, los equipos más eficientes y los márgenes de beneficio en verde.
¿Qué son los entregables de un proyecto?
Los entregables del proyecto son las tareas individuales que cumplen con el alcance total del proyecto y contribuyen a los objetivos del mismo.
Al igual que Roma no se construyó en un día, no se pueden completar proyectos sin aportar contribuciones. Eso es lo que son los entregables de un proyecto: los bloques de construcción de su plan de proyecto.
Tipos de entregables de proyectos
Los tipos de entregables se determinan según la función y el equipo responsable de entregarlos. Por ejemplo:
Interno frente a externo
Los entregables no son solo para los clientes. También funcionan como una forma de ayudar a sus equipos internos a mantenerse al día.
Por ejemplo, un entregable interno puede ser el borrador de un blog que un redactor de contenidos envía a su equipo de edición. Un entregable externo sería el borrador final del blog que el redactor de contenidos presenta al cliente.
Proceso frente a producto
Los entregables del proceso son tareas procedimentales que ayudan a que el proyecto avance (por ejemplo, lista de control de auditoría de marca). Por otro lado, los entregables del producto* cumplen con los detalles de los servicios descritos en el alcance del proyecto (por ejemplo, guía de marca completada).
Grande frente a pequeño
Es fundamental dividir los entregables según su tamaño o impacto en el progreso del proyecto, de modo que pueda estimar con precisión las cargas de trabajo y priorizar la asignación de recursos. Por ejemplo, un entregable importante para un proyecto de desarrollo de un sitio web sería terminar la base de datos del catálogo de productos.
Por otro lado, un pequeño entregable podría ser la creación de plantillas para páginas de productos individuales.
Tangible frente a intangible
Algunos elementos del proyecto no requieren una entrega física. Sin embargo, estos recursos siguen siendo esenciales para el intento correcto del proyecto. Esto se refiere a los resultados intangibles del proyecto.
Por ejemplo, la transferencia de conocimientos en forma de un programa de incorporación y formación de clientes es vital para el intento correcto de un proyecto. Sin embargo, es posible que no incluya la entrega física de documentos.
Los entregables tangibles son partes de un proyecto que tienen forma y sustancia. Por ejemplo, un entregable tangible sería un manual de formación.
Ejemplos de entregables de proyectos para diferentes equipos
Los entregables del proyecto variarán en función de su equipo. Para que se haga una idea más clara de los entregables del proyecto, aquí tiene cuatro ejemplos de entregables de proyectos de equipos:
Equipos de marketing:
- Calendario de contenidos para redes sociales
- Campaña de marketing por correo electrónico
- Directrices para los mensajes de marca
Equipos de diseño:
- Maquetas de rediseño de sitios web
- Diseño de logotipos
- Diseño de embalaje de productos
Equipos de productos:
- Hoja de ruta del producto
- Historias de usuarios
- Especificaciones de las funciones
Equipos de RR. HH.:
- Programa de incorporación para nuevos empleados
- Resultados de la encuesta de compromiso de los empleados y plan de acción
- Manual de cultura empresarial
¿Qué no son los resultados del proyecto?
En cada bolsa de caramelos de desfile, probablemente hay al menos un par de piezas que se hacen pasar por caramelos (te estoy mirando, Tootsie Rolls). Del mismo modo, a veces la gente tiene dificultades para distinguir entre los entregables del proyecto y otras partes del mismo, como:
- Hitos del proyecto: Son fases de un proyecto, pero no resultados reales. Un resultado del proyecto puede contribuir a alcanzar los hitos del proyecto. Por ejemplo, una guía de marca (resultado del proyecto) podría indicar la finalización del «desarrollo de activos de marca» (hito) en un proyecto de branding y marketing
- Metas y objetivos del proyecto: miden el destino o los resultados que desea alcanzar a través del trabajo de su equipo. Sin embargo, no son lo que se utiliza para llegar allí. Una meta del proyecto podría ser aumentar los clientes potenciales entrantes en un 20 %, mientras que el contenido SEO podría ser un resultado del proyecto que contribuye al intento correcto de ese KPI
- El producto final: Está compuesto por piezas que contribuyen a él (es decir, los entregables del producto), pero no es lo mismo que esas piezas individuales. El producto final puede ser una app, aplicación, completamente desarrollada, pero los entregables clave que contribuyen a ese producto final fueron los wireframes de la interfaz de usuario, los elementos de diseño y mucho más
Estos aspectos son partes importantes de un proyecto, pero no son los resultados del proyecto.
Cómo elegir los entregables del proyecto para su equipo
Ahora que ya sabe qué se considera un entregable de proyecto interno y externo, quizá se pregunte cómo elegir los entregables para un proyecto determinado.
En primer lugar, no hay un número establecido de entregables del proyecto; el número de entregables depende de los requisitos del proyecto, el cronograma del proyecto, el presupuesto y los términos acordados. Sin embargo, estos elementos deben estar sujetos a la jerarquía de su proyecto (también conocida como Estructura de desglose del trabajo o WBS ) antes de pasar a identificar los entregables del proyecto.
Esto ayudará a su equipo interno a mantener la continuidad del flujo de trabajo en todos los proyectos.
Para determinar los entregables del proyecto de su cliente, divida la tarea en tareas más pequeñas. Comience por preguntarse cuáles son las metas del proyecto y cómo su producto contribuye a alcanzar esas metas.
A continuación, vea qué tareas de ClickUp se deben realizar para entregar ese producto o servicio y cumplir con la meta del proyecto. Esas tareas son los entregables de su proyecto.
Supongamos que un cliente contrata a tu equipo para una campaña de marketing en Instagram. A través de conversaciones con el cliente, acuerdas que el alcance del trabajo incluirá 10 publicaciones estáticas y carretes para alcanzar las metas de la campaña.
Para sus redactores, diseñadores y productores de vídeo, habrá 10 imágenes estáticas, pies de foto y clips de vídeo. Este desglose de los entregables del proyecto le ofrece a usted y a su equipo una idea clara del trabajo que hay por delante, lo que le ayudará a asignar recursos, mantenerse dentro del alcance y el presupuesto, y entregar a tiempo.
Pasos para gestionar los entregables del proyecto
Si ha trabajado con clientes, sabrá que siempre surgen tareas aleatorias. De hecho, la Guía Rebel para la gestión de proyectos reveló que el 59 % de los gestores de proyectos afirman que gestionan entre dos y cinco proyectos a la vez.
Entonces, ¿cómo gestionan usted o su gestor de proyectos los entregables cuando tienen que hacer malabarismos con varios proyectos de clientes al mismo tiempo? Establezca prioridades claras y propietarios de tareas desde el principio, y delegue el trabajo más pesado a la IA.
1. Establezca el alcance del trabajo y obtenga el acuerdo por escrito de todas las partes interesadas
No deje su proyecto al azar. Comience cada proyecto describiendo sus requisitos con el cliente en la reunión inicial. Determine el tipo de proyecto, la prioridad, las horas disponibles y el presupuesto de cada tarea.
Una vez que haya determinado los resultados esperados de su proyecto, es fundamental que las partes interesadas internas y externas del proyecto estén de acuerdo con ellos y firmen un acuerdo comercial por escrito (también conocido como carta de proyecto).
Este documento proporciona una fuente central de información veraz en caso de que surjan disputas durante el proceso y le une a usted y a su cliente en pos de una meta común. El acta fundacional del proyecto describirá las expectativas y autorizaciones, y delegará responsabilidades a las partes interesadas internas y externas.
Firmar un acuerdo no significa que sus proyectos no puedan evolucionar; simplemente le permite revisar el alcance del trabajo del proyecto y proteger a su equipo del exceso de trabajo y la falta de remuneración.
2. Determine el ancho de banda del equipo y distribuya el trabajo en consecuencia
Distribuya la carga de trabajo según las habilidades y la capacidad individual de su equipo. Supervise en qué están trabajando los equipos y las personas, las exigencias de cada entrega del proyecto y las prioridades del equipo para distribuir las tareas de manera uniforme.
¡Es más fácil decirlo que hacerlo cuando estás ahogado en múltiples proyectos! Pero con la vista de gestión de carga de trabajo de ClickUp, es tan fácil como abrir tu panel.
ClickUp te facilita la vida al realizar un seguimiento de la carga de trabajo en las métricas de producción específicas de tu equipo, en lugar de utilizar medidas genéricas de productividad. La carga de trabajo totalmente personalizable de ClickUp incluye campos personalizados para que puedas realizar un seguimiento de la carga de trabajo del equipo de la forma que mejor se adapte a la dinámica y los procesos de tu equipo.
Algunos equipos prefieren medir la carga de trabajo en puntos de sprint, mientras que otros lo hacen en volumen de tareas o duración estimada. El uso de una herramienta de gestión de proyectos centralizada es fundamental para una gestión eficiente del equipo, independientemente de cómo mida su organización la carga de trabajo del equipo.
Por ejemplo, el 93 % de los empleados de STANLEY Security afirmaron que cambiar a ClickUp les ayudó a organizar y priorizar mejor su trabajo. Además, el 72 % de los empleados informaron de una reducción de la sobrecarga de trabajo y del estrés.
3. Automatice el trabajo más tedioso para centrarse en las actividades críticas
Es fácil que la calidad del proyecto se vea afectada cuando estás atascado con el trabajo administrativo de los clientes y las comunicaciones del equipo. La buena noticia es que la automatización puede quitarte ese trabajo de encima.
En ClickUp, los equipos pueden utilizar etiquetas para notificar automáticamente a otros cuando los entregables internos o externos están listos y mantener los objetivos del proyecto en marcha. Las etiquetas de automatización también dejan un registro de auditoría claro con enlaces directos a los entregables, lo que reduce la necesidad de estar constantemente pidiendo actualizaciones del proyecto.
Las empresas que utilizan ClickUp nos dicen que tienen más espacio para centrarse en tareas de alto nivel gracias a nuestra herramienta. De hecho, el mismo estudio de STANLEY Security reveló que el 86 % de los empleados dedicaba más tiempo a actividades críticas de alto nivel con la ayuda de la automatización de ClickUp y que el 80 % había observado una mejora en el trabajo en equipo.
El impacto de la automatización tampoco se limita a las anécdotas de los empleados. Un informe de McKinsey descubrió que dos tercios de las empresas ven múltiples beneficios con los flujos de trabajo automatizados, entre los que se incluyen, entre otros, la mejora de la calidad del producto, la reducción de costes y el aumento de la satisfacción del cliente.
4. Mitigue los problemas del proyecto antes de que afecten a los resultados del mismo
Un gestor de proyectos eficiente se anticipa a los problemas y los mitiga antes de que afecten a los resultados del proyecto. Pero este enfoque proactivo es casi imposible si no se dispone de las herramientas adecuadas.
ClickUp resuelve esto proporcionando una vista completa del estado del proyecto en tiempo real con un solo clic. Un gestor de proyectos puede seguir de cerca el progreso del proyecto a través de múltiples métricas para mitigar los retrasos antes de que su equipo incumpla los hitos del calendario del proyecto o se exceda del presupuesto.
Cuando puedes ver de un vistazo si un proyecto va por mal camino, ClickUp te permite intervenir fácilmente con un plan de mediación para el alcance del proyecto antes de que se te vaya de las manos. De hecho, incluso puedes comprobar el estado de los proyectos en función del presupuesto restante, las horas restantes, el estado y mucho más.
7 plantillas de entregables de proyectos para empezar
¿Quiere gestionar todas las tareas de su proyecto más rápidamente? Nosotros nos encargamos del alcance de su proyecto.
Utilice una (¡o varias!) de nuestras siete plantillas clave para los resultados de proyectos y vea ClickUp en acción. ¿Ya utiliza otra plataforma?
¡No pasa nada!
Hemos facilitado la importación de tus proyectos y tareas a ClickUp, así que busca la plantilla o plantillas que mejor se adapten a tus necesidades y prepárate para no volver atrás
1. Plantilla de gestión de proyectos presupuestados de ClickUp
¿Necesitas una vista general de tus tareas por tipo de proyecto, estado, persona asignada, tasa de finalización o presupuesto restante? Te encantará la plantilla de gestión de proyectos presupuestados de ClickUp, muy fácil de usar.
Empiece con algunas tareas y subtareas predefinidas para ver cómo se puede gestionar el presupuesto de su proyecto mediante tareas en ClickUp.
2. Plantilla «Tareas pendientes» de ClickUp
¿Qué entregables del proyecto tienes pendientes, listos para hacer, programados o delegados? La plantilla ClickUp Getting Things Done (GTD), basada en el sistema GTD de David Allen, te permite organizar todos tus proyectos y tareas registrándolos y dividiéndolos en elementos de trabajo procesables.
Esta plantilla facilita:
- Utilice campos personalizados predefinidos para organizar las tareas
- Priorice las tareas según la fecha límite, el esfuerzo, el presupuesto, el tiempo y mucho más
- Proporcione acceso a documentos colaborativos a todo su equipo
3. Plantilla de matriz de impacto y esfuerzo de ClickUp
Colabora entre equipos y garantiza la alineación antes de iniciar un proyecto teniendo en cuenta el valor y el riesgo de la tarea en esta plantilla de lista de ClickUp. La plantilla de matriz de impacto y esfuerzo de ClickUp funciona como una lista visual para mostrar el nivel de «jurisdicción» para continuar con la actividad antes de poder completar un proyecto.
La vista Lista de ClickUp permite a los equipos colaborar mediante la creación de campos personalizados y ajustes de priorización para simplificar el flujo de trabajo, independientemente de si se gestionan entregas externas o internas.
4. Plantilla de carta de proyecto de ClickUp
La plantilla de carta de proyecto de ClickUp es una solución sencilla para documentar todo lo que necesita para su proyecto, de principio a fin. En este documento de ClickUp, puede gestionar fácilmente el alcance del proyecto con la posibilidad de:
- Asigne comentarios en el documento a las partes interesadas internas
- Trabaje simultáneamente en el mismo documento
- Proporcione acceso público o privado a enlaces para partes interesadas externas
5. Plantilla de ClickUp PMO Teams
¿Busca una introducción sencilla a la gestión de proyectos dentro de una plataforma de gestión de tareas? Utilice la plantilla PMO Team de ClickUp para ver sus tareas por fases, junto con las fechas límite, los niveles de prioridad, los equipos y colaboradores asignados y el presupuesto del proyecto.
Con esta plantilla, podrá avanzar rápidamente en el proceso de gestión de proyectos con:
- Vistas rápidas de las subtareas
- Asignación de tareas a varias personas
- Vista completa de las fases del proyecto (personalizable según sus necesidades)
- Funciones sencillas de arrastrar y soltar para ajustar y planificar tareas
6. Plantilla de carga de trabajo de los empleados de ClickUp
Si deseas acelerar el proceso de seguimiento de las cargas de trabajo de los empleados, la plantilla de carga de trabajo de los empleados de ClickUp es el punto de partida perfecto. Esta plantilla te ayudará a añadir miembros al equipo, asignar proyectos, añadir duraciones estimadas, utilizar el volumen de tareas o realizar un seguimiento por puntos de sprint para saber quién está trabajando en qué.
Nuestras funciones de gestión de la carga de trabajo permiten a los responsables gestionar los recursos y la carga de trabajo del equipo para que puedas planificar fácilmente nuevos proyectos y asignar tareas o proyectos en función de la capacidad del equipo. Ahora tendrás una vista panorámica de tus colaboradores individuales para saber cuánto trabajo se ha asignado realmente.
7. Plantilla de pizarra para desglose del trabajo de ClickUp
Obtenga una visión general con esta plantilla de Pizarra de ClickUp para asegurarse de que todo avanza con rapidez. El uso de esta plantilla de desglose del trabajo de ClickUp le ayuda a realizar el seguimiento de los entregables externos o internos para cada fase y etapa del equipo involucrado.
Uno de los mejores pasos iniciales que puede dar para desarrollar un proyecto más amplio en ClickUp es dividir el alcance general en entregables de proyectos más pequeños.
Bonificación: Software WBS
Gestione eficazmente los resultados del proyecto con ClickUp
ClickUp es la única app, aplicación, que las reemplaza a todas. Las tareas, los documentos, el chat y mucho más se reúnen en un solo software de gestión de proyectos con más de 1000 integraciones para que puedas gestionar eficazmente los resultados del proyecto.
La capacidad de todos los equipos para colaborar en un solo sistema crea una transparencia sin precedentes en toda la organización, lo que permite una ejecución más eficiente de los proyectos. Permita a su equipo identificar rápidamente la capacidad, planificar los proyectos generales con mayor precisión y, en última instancia, impulsar los resultados del proyecto en lugar de limitarse a realizar su seguimiento.
No tendrá que vivir con el temor de los informes de progreso para sus clientes. Experimente lo que se siente al gestionar los resultados de los proyectos en lugar de que ellos le gestionen a usted.
Elige entre una gran variedad de plantillas de gestión de proyectos en nuestra biblioteca y empieza a utilizar ClickUp para gestionar los resultados de tus proyectos hoy mismo