El exceso de presupuesto es una epidemia. Y, a menudo, va acompañado de retrasos en la entrega del proyecto. Juntos, estos son signos de un proyecto fallido.
Lamentablemente, solo el 43 % de los proyectos están a salvo de esta epidemia. ¿Se pregunta por qué? Porque la mayoría de los proyectos carecen de controles funcionales y bien establecidos.
Afortunadamente, el control de proyectos no es ciencia espacial. ¡Siga leyendo porque este artículo le explica en qué consiste y le ofrece información práctica para implementarlo!
¿Qué son los controles de proyectos?
Los controles de proyectos son sistemas y procesos que se utilizan para gestionar el alcance, el coste, el cronograma, la calidad, los recursos y los riesgos de un proyecto. Estas herramientas proporcionan la base para una gestión eficiente de los proyectos y brindan soporte para la toma de decisiones a lo largo de todo el ciclo de vida de un proyecto.
El uso de procesos de control de proyectos puede ayudar a garantizar que los proyectos se mantengan en el buen camino, identificando posibles problemas desde el principio y tomando las medidas correctivas necesarias. También permite a los gestores medir el rendimiento en relación con los objetivos establecidos y tomar medidas correctivas rápidamente cuando sea necesario.
Control de proyectos frente a gestión de proyectos: ¿cuál es la diferencia?
A menudo se da por sentado que los controles de proyectos y la gestión de proyectos significan lo mismo y definen elementos similares del proyecto, pero no es así. Antes de nada, aclaremos este punto.
La gestión de proyectos es el conjunto de conocimientos, habilidades y técnicas necesarios para llevar a cabo un proyecto con éxito. Gestiona seis restricciones principales del proyecto, como se muestra a continuación.
Por otro lado, los controles de proyectos son un subconjunto de la gestión de proyectos que supervisa dos de estas restricciones: los costes y el tiempo del proyecto. En esencia, los controles de proyectos son una parte de la gestión de proyectos que ayuda a analizar y optimizar los datos del proyecto para garantizar que este se entregue a tiempo y dentro del presupuesto estipulado.
En pocas palabras, el controlador de proyectos asesora al gerente sobre problemas relacionados con los plazos y los calendarios. A continuación, el gerente decide si implementar estas sugerencias o no.
Piense en el director de proyectos como el capitán de un barco y en el controlador de proyectos como el oficial de navegación que indica la distancia a la que se encuentra el barco de su destino final. Este rol también sugiere la ruta más rápida hasta el destino y deja en manos del capitán la decisión de seguir su sugerencia o ignorarla.
La importancia de los controles de proyectos en la gestión de proyectos
Los controles de proyectos garantizan que todo se mantenga según lo previsto y dentro del alcance del proyecto, desde la fase inicial de planificación hasta su cierre.
Como columna vertebral de la gestión de proyectos, los controles de proyectos ayudan a crear un plan de proyecto. En el plan de proyecto, los controles se encargan de sugerir calendarios óptimos, planificar los gastos, asignar los recursos, etc.
A medida que el proyecto avanza hacia su fase de ejecución, los controles del proyecto informan al gestor del proyecto sobre cómo va el proyecto en cuanto al uso del presupuesto y la entrega a tiempo. Esto ayuda a crear y realizar el seguimiento de los KPI relacionados con los costes y el calendario.
Los controles de proyectos también realizan una previsión sobre hacia dónde se dirige el proyecto en términos de presupuesto y tiempo. Y si tal vez hay una desviación, identifica estos problemas y ofrece formas prácticas de recuperarse de ellos.
Con los controles de proyectos, también tendrá más posibilidades de eliminar los sobrecostes del ciclo de vida de su proyecto. Un informe de PWC reveló que la falta de controles de proyectos adecuados es una de las principales causas de los sobrecostes.
Dicho esto, echemos un vistazo rápido a algunos de los factores que influyen en los controles de proyectos.
4 factores que influyen en los controles de proyectos
A continuación, se indican cuatro factores que pueden influir en el control de sus proyectos.
1. Alcance del proyecto
El alcance del proyecto es un documento que indica todo lo necesario para el éxito del proyecto. El documento define las partes interesadas en el proyecto, la nivelación de recursos, los plazos, los entregables y las limitaciones relevantes para el proyecto.
He aquí un ejemplo.
Por ejemplo, si su proyecto consiste en crear una tarjeta de visita digital, debe identificar el software, las habilidades, el cronograma y otras variables involucradas. Esto constituirá el alcance del proyecto.
La falta de un alcance definido del proyecto dificulta la alineación con un calendario o una estimación de costes. Sin embargo, cuando se trabaja con un alcance definido, resulta más fácil supervisar el estado del proyecto. De este modo, se puede ver fácilmente si se completará dentro del plazo y del presupuesto.
¡Echa un vistazo a estas plantillas de propuestas presupuestarias!
2. Riesgos y retos
Los controles de proyectos están sujetos a muchos riesgos y retos. Por lo general, clasificamos estos riesgos en dos categorías.
El primero son los riesgos financieros, como un aumento inesperado de los costes de los materiales, unos requisitos de mano de obra superiores a los previstos, etc. Estos riesgos pueden afectar significativamente a la capacidad de supervisar los proyectos con precisión o de realizar previsiones financieras.
Los otros riesgos del proyecto son aquellos que podrían retrasar la entrega del proyecto más allá del periodo predeterminado. Algunos de estos riesgos incluyen el robo de materiales, incidencias no detectadas o una disminución repentina de la población activa.
En esencia, los resultados imprevistos de estos riesgos pueden influir enormemente en la trayectoria del proyecto y, en algunos casos, impedir que se cumplan el cronograma y los objetivos presupuestarios del proyecto.
Cuando se toman medidas proactivas para definir estos riesgos en el control de proyectos y se establecen estrategias eficaces de gestión de riesgos, se pueden prevenir o gestionar de forma eficaz para garantizar la estabilidad en todos los frentes.
Lea también: Plantillas de alcance del proyecto
3. Coste del proyecto
Comprender los costes asociados a un proyecto es la base de los controles de proyectos. Por lo general, hay dos tipos de costes en cada proyecto: directos e indirectos.
- Los costes directos están relacionados con productos concretos. Entre ellos se incluyen los costes de materiales, mano de obra fija, etc.
- Los costes indirectos son aquellos relacionados con la ejecución del proyecto en general. Estos costes incluyen los costes de control de calidad y los servicios públicos.
Sin comprender estos costes, es imposible definir el presupuesto del proyecto.
Además, no podrá realizar un seguimiento de la realidad financiera del proyecto ni hacer previsiones precisas. Por lo tanto, el proyecto será propenso a sobrepasarse del presupuesto, lo que indicará un fallo en su proceso de control de proyectos.
4. Plazos de los proyectos
La fecha límite del proyecto es la fecha y hora acordadas para su finalización. Según la revista Journal of Consumer Research, esta fecha límite determina la relevancia y la urgencia percibida de un proyecto.
La ausencia de una fecha límite significa que no hay criterios de finalización para el proyecto. Por lo tanto, le resultará difícil analizar los datos de tiempo relacionados con el estado de su proyecto.
Sin plazos establecidos, no se pueden programar tareas concretas en el proyecto. Además, no podrá establecer prioridades para las tareas ni controlar otras limitaciones relacionadas con el tiempo en su flujo de trabajo.
Ahora que ya conoce los cuatro factores principales que afectan al control de proyectos, respondamos a la siguiente pregunta: ¿cómo se pueden aplicar correctamente estos factores e implementarlos en su plan de gestión de proyectos?
No se preocupe. Nosotros nos encargamos.
Cómo implementar controles de proyectos en todo su equipo
Hay cinco formas de implementar controles de proyectos. Con ellas, podrá realizar un mejor seguimiento de su proyecto y mantener sus entregables según lo previsto sin exceder el presupuesto predefinido.
1. Recursos
Los recursos son los motores que llevan cada proyecto al éxito. Entre ellos se incluyen el dinero, el tiempo, los miembros del equipo y las herramientas de gestión de proyectos como ClickUp y Tara AI.
En el control de proyectos, la eficacia con la que gestione estos recursos determinará la eficacia con la que podrá controlar los costes, los materiales y el tiempo del proyecto.
Durante la fase de inicio del proyecto, la estimación de costes y la planificación exhaustiva de los recursos pueden ayudarle a embarcarse en el proyecto sin exceder el presupuesto. Estos procesos le indican qué recursos están disponibles y cómo utilizarlos de forma óptima.
Además, a medida que avanza el proyecto, necesita tener una idea clara de cómo realizar el seguimiento de estos recursos. Realice una estimación de la variación de costes para supervisar cómo utiliza sus recursos monetarios. Esta estimación le ayudará a conocer el rendimiento financiero actual del proyecto.
Por supuesto, también querrá asegurarse de que el equipo del proyecto trabaje de forma eficaz. Por lo tanto, es esencial gestionar su carga de trabajo y asegurarse de que nadie se sienta abrumado.
Con la ayuda de una herramienta de gestión de equipos como ClickUp, puedes ver la carga de trabajo de tu equipo e identificar a los miembros específicos que están sobrecargados de trabajo o que no están trabajando a plena capacidad.
Con esta información, comprenderá mejor cómo delegar tareas y gestionar sus recursos humanos de forma eficaz.
2. Calendario del proyecto
El seguimiento y análisis constantes de los calendarios de sus proyectos le ayudan a comprender si está avanzando según el cronograma predefinido. Puede obtener estos datos de su herramienta de gestión de proyectos o de planificación de sprints si está ejecutando su proyecto mediante sprints iterativos.
Aquí tienes un ejemplo de calendario de lanzamiento de proyectos en la vista Calendario de ClickUp.
Como se muestra arriba, tendrás una visión clara de tus plazos, tareas y otras áreas clave relacionadas. Además, esta información facilita el establecimiento de indicadores clave de rendimiento y hitos para evaluar tu progreso.
Recuerde sincronizar a las partes interesadas con el progreso de su proyecto. Si el proyecto se desvía del plan original, podrá identificar fácilmente las causas y proponer soluciones adecuadas.
Ahora ya sabe cómo realizar el seguimiento de los calendarios de los proyectos. Pero, ¿cómo se pueden crear calendarios eficaces? Ahí es donde entran en juego los gráficos de Gantt. Estos gráficos le permiten definir calendarios, realizar el seguimiento de las dependencias y priorizar tareas, como se muestra a continuación.
Cuando integre estos conocimientos en su flujo de trabajo, podrá empezar a despedirse de los plazos incumplidos.
3. Análisis de riesgos
El análisis de riesgos es necesario para identificar los cuellos de botella y los riesgos que pueden descarrilar el plazo de entrega y el presupuesto de su proyecto.
Para analizar adecuadamente los riesgos, debe identificar los riesgos más comunes atribuibles a su proyecto, lo que puede hacer fácilmente con la ayuda de un análisis DAFO. Como se mencionó en la sección anterior, la mayoría de los riesgos suelen estar relacionados con las finanzas y el rendimiento del proyecto. Algunos ejemplos son los retrasos en los plazos, los retrasos en la comunicación, las violaciones de datos, etc.
Una vez identificados, utilice una herramienta de gestión de riesgos como ClickUp para clasificar y priorizar estos riesgos.
ClickUp ofrece cientos de funciones que le ayudarán a crear un registro de riesgos para realizar un seguimiento sencillo de cualquier riesgo potencial y aplicar medidas preventivas incluso antes de que se produzcan.
Aquí tiene un ejemplo:
Y si quieres ver cómo es un buen registro de riesgos, utiliza la plantilla de carpeta de registro de riesgos de ClickUp para ayudarte a configurarlo.
Una vez que haya priorizado estos riesgos con el registro de riesgos, será más fácil gestionarlos adecuadamente.
4. Cambie el proceso de control
A veces, las partes interesadas tienden a incluir entregables adicionales en el proyecto o a retrasar los cronogramas. Esto se conoce como desviación del alcance. La desviación del alcance puede provocar retrasos en los cronogramas y sobrecostes.
Pero, afortunadamente, hay una forma de evitar el alcance excesivo: el proceso de control de cambios.
El proceso de control de cambios es una medida proactiva que le prepara para posibles cambios en el alcance del proyecto. Con este proceso, puede evaluar los cambios para ver si son necesarios o no.
Si es necesario, puede profundizar aún más identificando aquellos que puede permitir sin afectar al alcance del proyecto o al cronograma de entrega.
Además, si estos cambios no afectan al cronograma ni al alcance, puede integrar una plantilla de plan de gestión de cambios en su flujo de trabajo. De este modo, podrá planificar, supervisar y aplicar fácilmente estos cambios.
Con un proceso de control de cambios, puede mantener a los miembros de su equipo sincronizados con cada cambio. Esto les hace sentir involucrados e informados. De este modo, pueden gestionar los cambios de forma eficaz.
5. Supervisar el rendimiento
La supervisión del rendimiento es lo que le ayuda a gestionar el éxito de su proyecto. Para supervisar el rendimiento, necesita contar con indicadores clave de rendimiento (KPI) inteligentes. Estos KPI abarcan desde el retorno de la inversión y las horas facturadas hasta la entrega puntual y el seguimiento de los gastos en relación con la línea de base.
Los KPI SMART cumplen los criterios que se indican a continuación.
No es necesario esperar a que el proyecto llegue a su fin para determinar si ha sido un éxito o no. Estas métricas de proyecto sirven como una herramienta eficaz de control de proyectos que le ayuda a medir el progreso y ver si sigue por el buen camino.
¿Gestionar los controles de proyectos con una estructura de desglose del trabajo?
Para utilizar el WBS de forma eficaz, debe introducir la meta general que desea alcanzar. Supongamos que desea crear un curso. Esta es la meta general. A continuación, divida este proyecto en partes y fases manejables, como la ideación, la redacción, la corrección, la publicación, etc.
Todo lo que aparece en su WBS debe incluir solo lo necesario para completar su meta. No necesita tareas superfluas o que no estén relacionadas.
A continuación, introduzca estas tareas en el gráfico WBS en diferentes niveles, desde cuentas de control hasta paquetes de trabajo, como se muestra a continuación.
Puede crear su propia estructura de desglose del trabajo en ClickUp desde cero o simplemente utilizar la plantilla de estructura de desglose del trabajo de ClickUp que se muestra a continuación para crear algo similar.
Con esta estructura, podrás supervisar fácilmente tus tareas y ver en qué medida estás cumpliendo con los plazos de entrega y el uso óptimo del presupuesto.
¡Gestione los controles de proyectos con ClickUp!
Los controles de proyectos son necesarios para gestionar sus proyectos y garantizar su entrega a tiempo. También aportan ventajas como la asignación óptima de recursos, la prevención de sobrecostes, la alta calidad de los resultados y una programación óptima.
Sin embargo, debe tener en cuenta factores como los plazos, los costes, el alcance y los riesgos del proyecto para que el control del mismo no se vaya al traste.
Las buenas prácticas de control de proyectos implican gestionar sus recursos, realizar un seguimiento y analizar los calendarios de los proyectos y llevar a cabo un análisis de riesgos coherente. Además, supervise su rendimiento con indicadores clave de rendimiento (KPI) y preste atención a su proceso de control de cambios para evitar desviaciones del alcance. Por último, integre la estructura de desglose del trabajo en su flujo de trabajo.
Siga esta guía definitiva sobre el control de proyectos y utilice herramientas como ClickUp y Tara A I para ayudarle a entregar los proyectos de forma sistemática, a tiempo y dentro del presupuesto.
Escritor invitado:
Tam Pham es director de operaciones comerciales en Tara IA. Tara es una plataforma de entrega de productos diseñada para ayudar a los equipos de ingeniería a obtener información sobre el desarrollo, mejorar el rendimiento y entregar con previsibilidad.