El rebasamiento del presupuesto es una epidemia. Y a menudo viene acompañado de retrasos en la entrega del proyecto. En conjunto, son señales de un proyecto fallido.
Lamentablemente, sólo 43% de los proyectos están a salvo de esta epidemia. ¿Se pregunta por qué? Porque la mayoría de los proyectos carecen de controles funcionales y bien establecidos.
Afortunadamente, el control de proyectos no es ciencia espacial. Así que siga leyendo, porque este artículo le explicará de qué se trata y las ideas prácticas para ponerlo en práctica
¿Qué son los controles de proyectos?
Los controles de proyectos son sistemas y procesos utilizados para gestionar el alcance, el coste, el cronograma, la calidad, los recursos y el riesgo de un proyecto. Estas herramientas sientan las bases de una gestión de proyectos eficaz y son compatibles con la toma de decisiones a lo largo del ciclo de vida de un proyecto.
El uso de procesos de control de proyectos puede ayudar a garantizar que los proyectos se mantengan en el buen camino, identificando posibles problemas en una fase temprana y adoptando medidas correctoras en caso necesario. También permite a los gestores medir el rendimiento con respecto a los objetivos fijados y tomar medidas correctivas rápidamente cuando sea necesario.
Control de proyectos frente a gestión de proyectos: ¿Cuál es la diferencia?
A menudo se da por sentado que el control de proyectos y la gestión de proyectos significan lo mismo y definen elementos de proyecto similares, lo cual no es así Antes que nada, aclarémoslo. Gestión de proyectos es el conjunto de conocimientos, habilidades y técnicas para llevar a buen término un proyecto. Gestiona seis aspectos principales limitaciones del proyecto como se muestra a continuación.
Limitaciones del proyecto
Por otro lado, el control de proyectos es un subconjunto de la gestión de proyectos que supervisa dos de estas limitaciones: los costes y el tiempo del proyecto. En esencia, los controles de proyectos son una parte de la gestión de proyectos que ayuda a analizar y optimizar los datos del proyecto para garantizar que éste se entregue a tiempo y dentro del presupuesto estipulado.
En pocas palabras, el controlador de proyectos asesora al gestor sobre problemas relacionados con el tiempo y los plazos. A continuación, el gestor decide si aplica o no estas sugerencias.
Piense en un gestor de proyectos como el capitán de un barco y en el controlador de proyectos como el oficial navegante que indica lo lejos o cerca que está el barco de su destino final. Este rol también sugiere la ruta más rápida hacia el destino y deja en manos del capitán seguir su sugerencia o desatenderla.
La importancia del control de proyectos en la gestión de proyectos
Los controles del proyecto garantizan que todo siga su curso y se mantenga dentro de su alcance del proyecto desde el planificación del proyecto fase hasta el cierre del proyecto.
Como columna vertebral de la gestión de proyectos, los controles de proyecto ayudan a crear un plan de proyecto. En el plan del proyecto, los controles se encargan de sugerir calendarios óptimos, planificar los gastos, asignación de recursos etc.
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A medida que el proyecto pasa a su fase de ejecución, los controles del proyecto informan al gestor del proyecto sobre cómo va el proyecto en cuanto a su uso del presupuesto y la entrega a tiempo. Esto ayuda a crear y realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) relacionados con los costes y el calendario.
Los controles del proyecto también prevén hacia dónde se dirige el proyecto en términos de presupuesto y tiempo. Y si tal vez hay una desviación, calcula estos problemas y propone formas prácticas de recuperarse de ellos.
Con los controles de proyecto, también tiene más posibilidades de eliminar los sobrecostes del ciclo de vida de su proyecto. Un informe de PWC descubrió que la falta de controles adecuados del proyecto es una de las principales causas de los sobrecostes.
Dicho esto, echemos un rápido vistazo a algunos de los factores que influyen en el control de los proyectos.
4 factores que influyen en el control de los proyectos
He aquí cuatro factores que pueden influir en el control de su proyecto.
1. Alcance del proyecto
El alcance del proyecto es un documento que indica todo lo necesario para el intento correcto del proyecto. En él se definen las partes interesadas del proyecto, la nivelación de recursos plazos, entregables y límites relevantes para el proyecto.
He aquí un ejemplo.
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Por ejemplo, si su proyecto consiste en crear una tarjeta de visita digital, debe identificar el software, las habilidades, cronograma y otras variables implicadas. Esto compondrá el alcance del proyecto .
La falta de a Definición del alcance del proyecto dificulta la alineación con un calendario o una estimación de costes. Pero cuando se trabaja con un alcance definido, resulta más fácil controlar el estado del proyecto. Así puede ver fácilmente si se completará dentro del plazo y del presupuesto.
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2. Riesgos y desafíos
El control de los proyectos está sujeto a muchos riesgos y desafíos. Normalmente, clasificamos estos riesgos en dos categorías.
El primero son los riesgos financieros, que incluyen un aumento inesperado de los costes de material, necesidades de mano de obra superiores a las previstas, etc. Estos riesgos pueden afectar significativamente a la capacidad de **Supervisar proyectos realizar previsiones financieras.
Los otros riesgos del proyecto son los que podrían retrasar la entrega del proyecto más allá del periodo predeterminado. Algunos de estos riesgos son el robo de materiales, los errores no detectados o un descenso repentino de la población activa.
En esencia, los resultados imprevistos de estos riesgos pueden influir enormemente en la trayectoria del proyecto y, en algunos casos, impedir que se reúna el cronograma del proyecto y objetivos presupuestarios.
Si toma medidas proactivas para definir estos riesgos en el control del proyecto y ajusta estrategias eficaces de gestión de riesgos, podrá prevenirlos o gestionarlos eficazmente para garantizar la estabilidad en todos los frentes.
3. Coste del proyecto
Comprender los costes asociados a un proyecto es la base del control de proyectos. En general, hay dos tipos de costes para cada proyecto: directos e indirectos.
- Los costes directos están relacionados con productos concretos. Incluyen los costes de materiales, mano de obra fija, etc.
- **Los costes indirectos son los relacionados con el funcionamiento del proyecto en su conjunto. Estos costes incluyen los costes de control de calidad y los servicios públicos.
Si no se conocen estos costes, no se puede definir un proyecto **presupuesto de un proyecto es imposible
Utilice los Campos personalizados en ClickUp para añadir valores monetarios a cada tarea y mantener los presupuestos de los proyectos visibles en todo momento
Además, no podrá hacer un seguimiento de la realidad financiera del proyecto ni realizar previsiones precisas. Por lo tanto, el proyecto será propenso a los excesos presupuestarios, lo que indica un fallo en su proceso de control del proyecto.
4. Plazos del proyecto
El plazo del proyecto es la fecha y hora decididas para completarlo. Según el
/ref/ https://academic.oup.com/jcr/article-abstract/45/5/1068/4962206?redirectedFrom=fulltext revista de investigación del consumidor /%href/
este plazo determina la pertinencia y la urgencia de un proyecto.
La ausencia de una fecha límite significa que no existen criterios para completar el proyecto. Por ello, analizar los datos temporales relacionados con el estado de su proyecto le resultará todo un reto.
Utilice la vista Diagrama de Gantt en ClickUp para programar tareas manténgase al día del progreso del proyecto, gestione los plazos y resuelva los cuellos de botella.
**Además, no podrá ajustar las prioridades de las tareas ni controlar otras limitaciones relacionadas con el tiempo en su flujo de trabajo.
Ahora que ya conoces los cuatro factores principales que afectan al control de los proyectos, vamos a responder a la siguiente pregunta: ¿cómo conseguir que estos factores sean correctos y implementarlos en su plan de gestión de proyectos ?
No se preocupe. Lo tenemos cubierto.
Cómo implantar controles de proyecto en todo su equipo
Hay cinco formas de implantar controles de proyecto. Con ellas, podrá supervisar mejor su proyecto y mantener sus entregas en el buen camino sin sobrepasar el presupuesto predefinido.
1. Recursos
Los recursos son los motores que conducen cada proyecto al intento correcto. Incluyen dinero, tiempo, miembros del equipo y herramientas de gestión de proyectos como ClickUp y Tara IA .
En el control de proyectos, la gestión de estos recursos determina la eficacia del control de los costes, los materiales y el tiempo del proyecto
Durante el inicio del proyecto fase, estimación de costes y
ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/60346/herramientas-de-software-erp/ planificación extensiva de recursos /%href/
puede ayudarle a embarcarse en el proyecto sin sobrepasar el presupuesto. Estos procesos le indican de qué recursos dispone y cómo utilizarlos de forma óptima.
Además, a medida que progresa el proyecto, hay que tener claro cómo hacer un seguimiento de estos recursos. Lleve a cabo un estimación de la desviación de costes para controlar la utilización de los recursos monetarios. Esta estimación le ayuda a conocer el rendimiento financiero actual del proyecto.
Por supuesto, también querrá asegurarse de que el equipo del proyecto trabaja con eficacia. Por tanto, es esencial **Gestionar su carga de trabajo y garantizar que nadie se vea desbordado.
Con la ayuda de una herramienta de gestión de equipos como ClickUp, puede ver la carga de trabajo de su equipo e identificar a los miembros concretos que están sobrecargados de trabajo o que no trabajan a su máxima capacidad.
La vista Equipo le permite ver en qué está trabajando su equipo, qué ha conseguido y cuál es su capacidad
Con esta información, comprenderá mejor cómo delegar tareas y gestionar eficazmente sus recursos humanos.
2. Calendario del proyecto
Seguimiento y análisis coherentes de su calendarios de proyectos le ayuda a saber si está progresando en el cronograma predefinido. Puede obtener estos datos de su sistema de gestión de proyectos o de su gestor de proyectos herramienta de planificación de sprints si está ejecutando su proyecto a través de sprints iterativos.
He aquí un ejemplo de calendario de un proyecto de lanzamiento en Vista del Calendario de ClickUp .
Organice proyectos, planifique cronogramas y visualice el trabajo de su equipo en un calendario flexible que mantiene a todos en la misma página
Como se muestra arriba, tendrá una visión clara de sus plazos, tareas y otras áreas clave relacionadas. Además, esta información facilita el ajuste de los indicadores clave de rendimiento y los hitos para evaluar su progreso.
Recuerda mantener sincronizados a los interesados con el progreso de tu proyecto. Si tal vez el proyecto se desvía del plan original, puede identificar sin esfuerzo las causas y ofrecer soluciones en consecuencia.
Ahora ya sabe cómo hacer el seguimiento de los calendarios de los proyectos. Pero, ¿cómo crear calendarios eficaces? Ahí es donde entran en juego los diagramas de Gantt. Estos gráficos le permiten definir calendarios, hacer un seguimiento de las dependencias, y priorizar tareas como se muestra a continuación.
Planifique proyectos, gestione dependencias y priorice tareas con la vista Gantt de ClickUp
Cuando integre estas perspectivas en su flujo de trabajo, podrá empezar a escribir una carta de despedida a los horarios incumplidos.
3. Análisis de riesgos Análisis de riesgos es necesario para identificar los cuellos de botella y los riesgos que pueden hacer descarrilar el plazo de entrega y el presupuesto de su proyecto.
Para analizar adecuadamente los riesgos, es necesario identificar los riesgos más comunes atribuibles a su proyecto, lo que puede hacer fácilmente con la ayuda de un Análisis DAFO . Como se menciona en la sección anterior, la mayoría de los riesgos suelen corresponder a los resultados financieros y del proyecto. Algunos ejemplos son los retrasos en los plazos, los retrasos en la comunicación, las violaciones de datos, etc.
Después de identificarlos, utilice un herramienta de gestión de riesgos como ClickUp para clasificar y priorizar estos riesgos.
ClickUp ofrece cientos de funciones que le ayudarán a crear un registro de riesgos para hacer un seguimiento sencillo de cualquier riesgo potencial y emplear medidas preventivas incluso antes de que se produzca.
Aquí tiene un ejemplo:
Mantenga los riesgos de su proyecto visibles, organizados y en primer plano en la vista Lista de ClickUp (vía escritor: Tam Pham)
Y si desea ver el aspecto de un buen registro de riesgos, utilice la función Plantilla de carpeta de registro de riesgos de ClickUp ¡para ayudarle en el ajuste!
Gestione sus proyectos y evite riesgos con la plantilla de carpeta de registro de riesgos de ClickUp
Una vez que haya priorizado estos riesgos con el registro de riesgos, será más fácil gestionarlos en consecuencia. Descargue la plantilla de registro de riesgos de ClickUp
4. Cambiar el proceso de control
A veces, las partes interesadas tienden a incluir entregables adicionales en el proyecto o a retrasar los plazos. Se trata de una ampliación del alcance. La ampliación del alcance puede dar lugar a retrasos en los cronogramas y sobrecostes.
Afortunadamente, hay una forma de evitarlo: el proceso de control de cambios.
El proceso de control de cambios es una medida proactiva que te prepara para posibles cambios en el alcance del proyecto. Con este proceso, puedes evaluar los cambios para ver si son necesarios o no.
Si es necesario, puede desglosar más las cosas identificando los que puede permitir sin que afecten al alcance del proyecto o al cronograma de entrega.
Planificar, implementar y supervisar todos los cambios necesarios en la empresa con éxito con la Plantilla de gestión del cambio de ClickUp
Además, si estos cambios no van a afectar al cronograma ni al ámbito de aplicación, puede integrar un plantilla de plan de gestión de cambios en su flujo de trabajo. De este modo, podrá planificar, supervisar y aplicar estos cambios fácilmente.
Con un proceso de control de cambios, puede mantener a los miembros de su equipo sincronizados con cada cambio. Esto hace que se sientan implicados e informados. De este modo, podrán gestionar los cambios con eficacia. Descargar la plantilla del plan de gestión del cambio
5. Supervisar el rendimiento
La supervisión del rendimiento es lo que le ayuda a gestionar el intento correcto de su proyecto. Para supervisar el rendimiento, es necesario contar con KPI SMART. Estos KPI van desde el retorno de la inversión y las horas facturadas hasta la entrega a tiempo y el seguimiento de los gastos en relación con la línea de base.
Los KPI SMART cumplen los siguientes criterios.
vía ClickUp
No tiene que esperar a que el proyecto llegue a su fin para determinar si es un intento correcto o no. Estas métricas de proyecto sirven como una eficaz herramienta de control del proyecto que le ayuda a medir el progreso y ver si sigue por el buen camino.
Gestionar el control de proyectos con una estructura de desglose del trabajo
Para utilizar eficazmente la EDT, debe introducir la meta global que desea alcanzar. Digamos que desea crear un curso. Esta es la meta general. A continuación, divida este proyecto en partes y fases manejables como la ideación, la redacción, la corrección, la publicación, etc.
Todo lo representado en tu EDT debe tener las funciones necesarias para completar la meta. **No necesita tareas extrañas o no relacionadas
A continuación, introduzca estas tareas en el gráfico EDT en diferentes niveles, desde las cuentas de control hasta los paquetes de trabajo, como se muestra a continuación.
Ejemplo de estructura de desglose del trabajo basada en entregables vía workbreakdownstructure.com Puede crear su propio estructura de desglose del trabajo en ClickUp desde cero o simplemente utilice la función Plantilla de estructura de desglose del trabajo de ClickUp para crear algo similar.
Cree, visualice y gestione fácilmente su Estructura de División del Trabajo en la vista de Pizarra de ClickUp (vía escritor: Tam Pham)
Con esta estructura en su lugar, usted puede controlar fácilmente sus tareas y ver lo alineado que está hacia la entrega a tiempo y el uso óptimo del presupuesto. Descargue la plantilla de estructura de desglose del trabajo de ClickUp
¡Gestione el control de proyectos con ClickUp!
Los controles de proyectos son necesarios para gestionar sus proyectos y garantizar la entrega a tiempo. También conlleva ventajas como la asignación óptima de recursos, la prevención de excesos presupuestarios, la entrega de productos de alta calidad y la programación óptima.
Sin embargo, tiene que tener en cuenta factores como los plazos, los costes, el alcance y los riesgos del proyecto para no llevar los controles del proyecto por el desagüe.
Las buenas prácticas de control de proyectos implican la gestión de los recursos, el seguimiento y análisis de los calendarios de los proyectos y la realización de un análisis de riesgos coherente. Además, supervise su rendimiento con indicadores clave de rendimiento y preste atención a su proceso de control de cambios para evitar que se desplace el alcance. Por último, integre la estructura de desglose del trabajo en su flujo de trabajo.
Siga esta guía definitiva para el control de proyectos y utilice herramientas como ClickUp y Tara A Le ayudaré a entregar sus proyectos a tiempo y sin salirse del presupuesto. ¡Pruebe ClickUp gratis/a hoy mismo! Escritor invitado:_
tam Pham
es el Director de Operaciones de Negocio de Tara IA. Tara es una plataforma de entrega de productos diseñada para ayudar a los equipos de ingeniería a obtener conocimientos de desarrollo,_
tara AI https://clickup.com/es-ES/blog/56354/plantillas-de-planes-de-mejora-del-rendimiento/ mejorar el rendimiento mejorar el rendimiento
, y entregar con previsibilidad.