Scope Creep: cómo gestionar proactivamente cualquier proyecto

La clave del éxito en la gestión de la ampliación del alcance es encontrar el equilibrio entre el ajuste de los límites y el fomento de la exploración.

**Combinando el pensamiento creativo y la disciplina organizativa, los equipos están en posición de aprovechar la variación del alcance en su beneficio

El aumento del alcance suele dar lugar a proyectos más interesantes para usted y su equipo. Así que, en lugar de desanimarnos, ¿por qué no aceptar la variación del alcance para mantenernos ágiles y adaptables? Es una oportunidad para desarrollar nuestra capacidad creativa y encontrar soluciones que lleven el proyecto al siguiente nivel. ⚡️

Hablemos de las causas del desajuste del alcance y aprendamos consejos prácticos para mantenerlo bajo control sin limitar la innovación. Por el camino, soltaremos gratis, gratuito/a CRONOGRAMA DE PROYECTOS plantillas y recursos que puede utilizar, desde pequeñas proyectos creativos a las principales actualizaciones de software

¿Qué es el Scope Creep?

**La ampliación del alcance es un fenómeno que se produce cuando se introducen cambios o adiciones en los objetivos originales de un proyecto, con o sin la aprobación de los principales interesados y directores de proyecto

En un contexto positivo, la expansión del alcance puede ayudar a ampliar los parámetros de un proyecto, permitiéndole ser más ambicioso y explorar nuevas posibilidades. En un contexto negativo, puede generar retrasos significativos, mayores gastos e insatisfacción de los clientes u otras partes interesadas.

Obtener claridad cuando nos enfrentamos a demandas cambiantes puede ser todo un reto. Pero si nos recordamos a nosotros mismos que es una parte necesaria del proceso, tendremos el control. Es importante mantener la concentración y la curiosidad cuando nos enfrentamos a cambios en el cronograma del proyecto o el presupuesto. Para cada desventaja, hay una ventaja

Tabla explicativa de las desventajas y ventajas de la fluencia del alcance del proyecto | ❌ Desventajas del Scope Creep | ✅ Ventajas del Scope Creep | | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Distrae del objetivo inicial del proyecto, lo que dificulta la priorización de tareas. Fomenta la colaboración entre los miembros del equipo | Aumenta los costes y presiona los presupuestos debido a requisitos nuevos o modificados. Abre la posibilidad de soluciones más creativas, ya que las ideas se construyen sobre los componentes existentes | Introduce funciones adicionales que pueden causar conflictos entre partes interesadas con intereses diferentes | Descubre con antelación costes y necesidades de recursos imprevistos y evita sorpresas a largo plazo | Atiende todas las peticiones de los miembros del equipo | Atender todas las peticiones podría significar una menor calidad y que se pasen por alto detalles | Aumenta la satisfacción de los clientes, ya que éstos tienen la oportunidad de que se atiendan sus necesidades de forma más eficaz cuando se les incluye en el proceso | | Aumenta la satisfacción del cliente, ya que tiene la oportunidad de satisfacer sus necesidades con mayor eficacia si se le incluye en el proceso | Prolonga el cronograma del proyecto y hace que no se cumplan los plazos al añadir nuevo trabajo o ajustar las cargas de trabajo actuales | Crea nuevas oportunidades de negocio, ya que la ampliación del alcance suele abrir vías para generar ingresos que antes no se habían tenido en cuenta | | Aumenta la productividad de la empresa

¿Qué causa el Scope Creep?

La ampliación del alcance se produce cuando un proyecto empieza a hacerse más complejo, innecesariamente grande o lleva más tiempo del previsto durante el proceso de desarrollo. Puede deberse a la falta de claridad en los requisitos y objetivos del proyecto, así como a la ausencia de un marco formal proceso de gestión de cambios .

Pero incluso el mejor plan de proyecto s corren el riesgo de desviarse de su alcance. Puedes tomar todas las decisiones correctas con las mejores intenciones. Luego surge lo inesperado, y hay que navegar por niveles más altos de ambigüedad en el alcance del proyecto . 🔍

La buena noticia es que si detectas los signos a tiempo, tendrás más posibilidades de evitar un alcance indeseable

Vamos a repasar los signos internos y externos más comunes de ampliación del alcance del proyecto .

Escriba una estructura de desglose del trabajo en documentos dinámicos de ClickUp

Signos internos

Más solicitudes de reunión del equipo para alinearse con el propósito del proyecto

quería ponerme en contacto con usted porque el equipo se siente un poco abrumado con el proyecto y le vendría muy bien otra reunión. Nos gustaría tomarnos un tiempo para comprender mejor lo que implica el proyecto, dónde podemos encontrar información y cuáles son nuestros roles

Al responder a las solicitudes de reunión del equipo, asegúrese de tener en cuenta la coherencia con el objetivo general del proyecto. **Pregúntate: "¿Qué aportaría esta reunión al conjunto del proyecto?

Conecte los puntos y muestre cómo cada elemento de la Agenda tiene una conexión lógica con la misión del proyecto. Además, hazte una idea de cuánto tiempo debe durar la conversación para alcanzar el resultado deseado. Si crees que la reunión debe durar una hora, prueba con 40 minutos 🧑‍💻

Sea flexible y utilice su buen juicio a la hora de ofrecer ideas o soluciones alternativas que puedan ayudar al equipo a acercarse a su meta. Y por último, asegúrese de hacer un seguimiento con los miembros del equipo después de cada reunión para asegurarse de que todos están en la misma página y apoyan el progreso continuo hacia la meta final del proyecto.

Aprenda a discutir los resultados esperados en su próxima reunión reunión de lanzamiento del proyecto !

Utilice comandos de barra inclinada y edición de texto enriquecido para organizar rápidamente sus notas en ClickUp Docs

Aumenta el número de tareas "urgentes" con duraciones estimadas agresivas

Cuando un proyecto tiene tareas urgentes y apresuradas cada pocos días, afecta significativamente al cronograma porque pone énfasis en la velocidad y la precisión al mismo tiempo. Esto significa que los equipos tienen que encontrar la manera de completar las tareas rápidamente y con el máximo nivel de calidad. 🤩

Esto es a menudo más difícil de lo que parece y puede dar lugar a que los equipos completen las tareas más allá de las horas estimadas, se encuentren con obstáculos o estimen incorrectamente la cantidad de tiempo que se necesitará para completar la tarea en primer lugar. Una puerta giratoria para la comunicación abre el espacio de trabajo de un miembro del equipo a constantes dings y pings.

Para reducir al mínimo el número de tareas de seguimiento rápido, trabaja con las partes interesadas para ajustar los plazos adecuados y gestionar sus expectativas. A continuación, documente un proceso para filtrar las solicitudes y delegar tareas en los miembros del equipo. (¡Más adelante hablaremos de esto!)

Gestione el calendario del proyecto con fechas de inicio y vencimiento en ClickUp

Comunicación deficiente/Sin documentación

Disponer de una documentación clara de cada fase de un proyecto es esencial para su intento correcto. Sin ella, el equipo puede pasar por alto detalles y procesos cruciales para cumplir los plazos y las expectativas presupuestarias. Las partes interesadas no podrán entender por qué se tomaron determinadas decisiones ni hacer un seguimiento del progreso del proyecto, lo que dificultará la toma de decisiones informadas o la evaluación del intento correcto. 🏆

La información y las instrucciones bien escritas permiten a los nuevos miembros del equipo ponerse en marcha rápidamente sin restar productividad a otros miembros o gestores del proyecto.

Signos externos

Un alcance mal definido y abierto a la interpretación

Los proyectos mal definidos causan quebraderos de cabeza a todos los implicados y repercuten negativamente en los plazos y presupuestos. Haga preguntas sobre cualquier elemento poco claro para que el alcance del proyecto sea claro, conciso y detallado.

**Establecer barandillas para maximizar la productividad del equipo y el ambiente de oficina es esencial

Elevar el proceso de incorporación de clientes o partes interesadas es el primer paso.

Incorpore a los clientes o al patrocinador del proyecto con una declaración del alcance del proyecto en ClickUp Docs

Eventos imprevistos

Ningún proyecto es inmune a interrupciones y eventos inesperados que pueden tener un gran impacto en el progreso:

• Ausencias imprevistas del personal
• Catástrofes naturales
• Problemas técnicos o jurídicos imprevistos
• Cambios repentinos en el mercado
• Cambios de proveedores
• Actualizaciones automáticas de Microsoft Windows que nadie pidió

En estas situaciones, utilizar un plan de contingencia minimiza cualquier daño potencial para que el proyecto pueda mantenerse dentro de los objetivos en la medida de lo posible. También es importante que todos los implicados sean flexibles y estén dispuestos a hacer cambios para que el proyecto siga avanzando.

Las partes interesadas adicionales se incorporan tarde

La incorporación tardía de nuevas partes interesadas a un proyecto puede introducir complejidad debido a su desconocimiento de las decisiones ya tomadas.

Esto puede llevar a la introducción de nuevos indicadores clave de rendimiento (KPI) y

hitos del proyecto

lo que podría acabar alterando los entregables existentes. (Veremos planes de sucesión más adelante)

**CONSEJO PROFESIONAL Utilizar un documento de alcance del trabajo le ayuda a entender claramente los resultados de su equipo. Descargar

Plantilla de alcance del trabajo de ClickUp

¡y utilice nuestra plataforma gratuita para gestionar cualquier proyecto!

7 Consejos para Gestionar y Evitar el Scope Creep

El gestor de proyectos es la primera y la última persona implicada en un proyecto. No sólo supervisa todos y cada uno de los fases del proyecto , sino que son los encargados de mantener el proceso. 🔑

Los procesos son los que mantienen a todo el mundo y todo organizado, incluso en las situaciones de mayor presión. Si entras en un proyecto sin los sistemas mínimos establecidos, será difícil aprovechar la ampliación del alcance.

Aquí tienes siete consejos para gestionar la ampliación del alcance:

Consejo nº 1: Exija un formulario de admisión completado para cada solicitud de proyecto

Crear un proceso de aprobación del alcance con Formularios ClickUp

La bandeja de entrada del correo electrónico es una de las puertas preferidas de los cretinos del alcance para invitarse a entrar y apoderarse de su proyecto. La cantidad de tiempo que pasas enviando correos electrónicos de un lado a otro te está quitando valiosas horas de trabajo en profundidad. Estás enviando una lista de preguntas, interpretando fragmentos de información y esperando respuestas para elaborar un informe formal.

Con un formulario de admisión de proyectos como ClickUp Forms, estará protegiendo de forma proactiva la productividad de su equipo las 24 horas del día.

**Los Formularios son predecibles. Los Formularios almacenan datos. Los Formularios ahorran dinero

Cuando un cliente o una parte interesada responden a las preguntas del Formulario, ven reflejado su propio proceso de pensamiento. Esto les ayuda a extraer la información necesaria que usted, como gestor de proyectos, necesita para comprender su solicitud antes de que el equipo comience a trabajar. 👥

Estas preguntas están diseñadas para orientarle e inspirarle en su formulario de solicitud de proyecto:

• ¿Existen elementos visuales (fotos, infografías, logotipos, etc.) que deban utilizarse en el proyecto?
• ¿Existen contenidos (redacciones, informes, encuestas, resultados de estudios, etc.) que deban utilizarse en el proyecto?
• ¿Cómo se medirá el intento correcto? Lista de documentos relevantes /ref/ /blog?p=9325 oKR y KPI de la empresa /%href/ .
• ¿Dispone de una lista de mensajes o puntos clave que deban incluirse en el proyecto?
• ¿Hay algún aspecto técnicolimitaciones o consideraciones técnicas a tener en cuenta?
• ¿Hay alguna directriz de marca o estética que deba tenerse en cuenta?
• ¿Hay normas legales o de conformidad que deban cumplirse?
• ¿Hay contenidos o elementos visuales que deban excluirse del proyecto?
• ¿Cuál es la meta del proyecto?
• ¿Cuál es el cronograma y el presupuesto del proyecto?
• ¿A qué público va dirigido el proyecto?
• ¿Quiénes son las partes interesadas en el proyecto?
• ¿Cuándo hay que entregarlo?
• ¿Se trata de un proyecto nuevo o actualizado?

Bonificación: Plantillas de declaración de trabajo !

Consejo nº 2: Preparar las tareas pendientes antes de asignarlas

Ajuste de prioridades en ClickUp para distinguir lo que hay que hacer ahora mismo y lo que puede esperar

Cuando todas las tareas tienen el mismo nivel de prioridad en la mayoría de los casos, puede resultar difícil para los miembros del equipo saber en qué tareas deben centrarse primero. La asignación de niveles de prioridad permite a los equipos del proyecto organizar el trabajo en función de sus conocimientos, experiencia y capacidades individuales, de modo que cada tarea se complete de la mejor manera posible. 🎯

Las prioridades nos recuerdan que debemos mirar más allá del momento inmediato y planificar el futuro. Al esbozar nuestros principales objetivos, creamos claridad y nos centramos en cómo alcanzar nuestras metas a largo plazo. Esto puede ayudarnos a priorizar tareas, eliminar distracciones y mantenernos motivados cuando perseguimos metas importantes.

Para que un sistema de prioridades para lograr un impacto positivo en todos los equipos interfuncionales, haga de éste un proceso clave en su flujo de trabajo. Comunique a su equipo de proyecto las banderas de prioridad que les ayudarán a gestionar su energía y tiempo en las tareas adecuadas cada día.

Sin embargo, si estás gestionando un proyecto complejo con múltiples partes móviles, actualizar manualmente cada tarea no es un buen uso de tu tiempo. (Pista: ¡Scope creep!) Aquí es donde entra en juego la automatización. 🤖

Consejo #3: Automatiza al máximo el trabajo repetitivo

Las tareas mundanas y administrativas no se describen en el plan del proyecto, por lo que a menudo se dan por sentadas. **Archivar, organizar y actualizar tareas manualmente cada día añade tiempo a un proyecto

La automatización permite a los equipos de proyecto centrarse en el trabajo creativo, sin tener que dedicarse a tareas tediosas, aunque necesarias y repetitivas. 🔁

¿Eres nuevo en la automatización? Aquí te explicamos cómo empezar:

1. Ajuste un cronómetro durante 30 minutos
2. Elige un flujo de trabajo en el plan de proyecto de tu equipo
3. Anota cada paso del proceso, incluso las tareas más pequeñas
4. Destaque las tareas del flujo de trabajo que requieren más tiempo (por ejemplo, etiquetar a los gestores para la revisión de activos)
5. Eche un vistazo aGuía de Automatización de ClickUp para empezar a automatizar su flujo de trabajo hoy mismo

Más información sobre la Automatización de ClickUp

Consejo #5: Establezca un proceso de gestión del cambio

Resuma el plan del proyecto y el proceso de gestión de cambios en un documento ClickUp Doc

Un proceso de control de cambios es una parte esencial de la gestión de proyectos e implica el ajuste de procedimientos estándar para gestionar las solicitudes de cambio. Sin este proceso, la ampliación del alcance añadirá confusión al proyecto.

A continuación se explica cómo establecer un proceso de control de cambios:

1. Elabore un formulario de solicitud de cambio: Empiece por crear un formulario que incluya todos los detalles necesarios para presentar una solicitud de cambio

2. Identificar un comité de control de cambios: Seleccione a las personas responsables de aprobar o rechazar la solicitud de cambio. Este comité debe incluir miembros del equipo de varios departamentos que puedan verse afectados por el cambio

3. Crear flujos de trabajo de control de cambios: Determine qué pasos hay que dar para evaluar una solicitud de cambio, como recabar la opinión de las partes interesadas, evaluar los riesgos del cambio propuesto y considerar su efecto en el cronograma y el presupuesto

4. Implantar un sistema de seguimiento de cambios: Establezca un sistema eficaz para el seguimiento de cada solicitud junto con documentación como aprobaciones, modificaciones, elementos de acción y el impacto

5. **Documente y comparta directrices: Todas las partes interesadas deben tener acceso a la documentación

6. Comunique los cambios a su equipo: Explique por qué el cambio es necesario para el proyecto, cómo va a mejorar su trabajo y dónde encontrar los recursos para el cambio

Bonificación: **Software de gestión del cambio !

Consejo #6: Implicar al equipo del proyecto

La vista de chatear almacena todos tus comentarios en ClickUp para encontrar rápidamente cualquier conversación

Contar con un equipo que participe activamente en las decisiones y la estrategia es esencial para el éxito de la gestión de proyectos. Cuando todos los miembros del equipo pueden aportar su contribución, se crea un sentimiento de propiedad y aumenta su compromiso y motivación hacia el proyecto.

Las perspectivas múltiples pueden dar lugar a nuevas soluciones e ideas creativas. Invitar al equipo a participar en la toma de decisiones y en los debates estratégicos permite alcanzar más rápidamente las metas del proyecto. También facilita las conversaciones en torno a decisiones difíciles, ya que se les ha facilitado el contexto de primera mano. 🤝

Hay retos que un gestor de proyectos no puede resolver. Apóyese en la experiencia y orientación de su equipo para delegar el trabajo adecuado . Informarán del nivel de esfuerzo necesario y reducirán al mínimo el desvío del alcance

Consejo #7: Establezca un ciclo de retroalimentación semiestricto

Alinee el equipo del proyecto con las herramientas de anotación de ClickUp

Obtener información a tiempo garantiza que los equipos puedan adelantarse a cualquier problema antes de que se convierta en un problema grave en los momentos más críticos de la revisión del proyecto.

Si no establecemos puntos de control a lo largo del camino, aumentan las posibilidades de que se produzca un desvío del alcance.

Un ciclo de retroalimentación alcanzable debe ser un diálogo entre el director del proyecto, los miembros del equipo que realizan el trabajo y las partes interesadas.

¿El resultado? Un marco estructurado para evaluar el progreso, debatir los cambios y determinar si son necesarios nuevos objetivos.

5 Ejemplos de Scope Creep

Estos 5 escenarios son ejemplos de desviación del alcance en la gestión de proyectos:

1. Cambio de requisitos: Cuando los requisitos iniciales de un proyecto se modifican a mitad de camino, lo que conlleva trabajo y costes adicionales para todas las partes implicadas. Un ejemplo sería cuando a un desarrollador de software se le encarga la tarea de crear una app para móviles que requiere la integración de una API, pero cuando el proyecto ya está en marcha, el cliente solicita funciones añadidas, como la incorporación del reconocimiento facial a la API.
2. Cambio de contactos: Cuando el contacto designado para el proyecto cambia durante el transcurso del mismo y tiene requisitos diferentes a los especificados originalmente. Un ejemplo de esto sería cuando se contrata a un equipo de ingenieros para construir un puente, pero a mitad de la construcción, su jefe cambia de responsable de supervisar el proyecto y quiere que se añadan ciertas funciones que no estaban incluidas en el alcance original.
3. Cambio de recursos: Cuando cambian los recursos asignados a un proyecto, lo que provoca costes adicionales o limitaciones de tiempo. Un ejemplo de esto sería cuando se pide a una empresa de diseño web que cree un sitio web desde cero, pero cuando ya han empezado a trabajar en él, su cliente les pide que compren software adicional que no estaba incluido en el presupuesto inicial.
4. Cambio en el cronograma: Cuando el cronograma de un proyecto se altera a mitad de camino, lo que supone trabajo o costes adicionales para todos los implicados. Un ejemplo sería cuando se pide a un equipo de desarrollo de software que cree una app que debe estar completada en un plazo concreto, pero más tarde se añaden más funciones que requieren tiempo y recursos adicionales.
5. Cambio en las especificaciones: Cuando las especificaciones técnicas de un proyecto se modifican una vez iniciado, lo que supone trabajo o costes adicionales para todas las partes implicadas. Un ejemplo sería cuando se pide a un equipo de construcción que construya un edificio de oficinas que cumpla ciertos requisitos de tamaño y diseño, pero luego el cliente solicita funciones adicionales, como una piscina cubierta y un teatro, que no estaban incluidas originalmente en el alcance.

Herramientas esenciales para gestionar la ampliación del alcance

Ahora que ya dispone de una serie de consejos para aprovechar el desajuste del alcance, ¿qué es lo siguiente?

Marque el inicio y el final de su jornada en ClickUp, la plataforma de productividad todo en uno en la que los equipos se reúnen y consiguen una mayor eficacia operativa. 💪

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