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La clave para gestionar con éxito los cambios en el alcance es encontrar el equilibrio entre establecer límites y fomentar la exploración.
Al combinar el pensamiento creativo y la disciplina organizativa, los equipos están en condiciones de aprovechar la desviación del alcance en su beneficio.
El aumento del alcance suele dar lugar a proyectos más interesantes para usted y su equipo. Así que, en lugar de desanimarse, ¿por qué no aceptar la desviación del alcance para ayudarnos a mantenernos ágiles y adaptables? Es una oportunidad para desarrollar nuestras habilidades creativas y encontrar soluciones que lleven el proyecto al siguiente nivel. ⚡️
Hablemos de las causas de la desviación del alcance y aprendamos consejos prácticos para mantenerla bajo control sin limitar la innovación. Además, le proporcionaremos plantillas y recursos gratis de gestión de proyectos que podrá utilizar, desde pequeños proyectos creativos hasta importantes actualizaciones de software.
¿Qué es la desviación del alcance?
La desviación del alcance es un fenómeno que se produce cuando se realizan cambios o adiciones a los objetivos originales de un proyecto, ya sea con o sin la aprobación de las partes interesadas clave y los gestores de proyectos.
En un contexto positivo, la desviación del alcance puede ayudar a ampliar los parámetros de un proyecto, permitiéndole ser más ambicioso y explorar nuevas posibilidades. En un contexto negativo, puede provocar retrasos significativos, un aumento de los gastos y la insatisfacción de los clientes u otras partes interesadas.
Puede resultar difícil mantener la claridad cuando nos enfrentamos a demandas cambiantes. Pero si recibimos un recordatorio de que es una parte necesaria del proceso, tendremos el control. Es importante mantener la concentración y la curiosidad cuando nos enfrentamos a cambios en el cronograma o el presupuesto del proyecto. ¡Cada desventaja tiene su ventaja!
| ❌ Desventajas de la desviación del alcance | ✅ Ventajas de la desviación del alcance |
|---|---|
| Distrae de la meta inicial del proyecto, lo que dificulta la priorización de tareas. | Fomenta la colaboración entre los miembros del equipo. |
| Aumenta los costes y tensiona los presupuestos debido a requisitos nuevos o modificados. | Abre posibilidades para soluciones más creativas a medida que las ideas se desarrollan sobre los componentes existentes. |
| Introduce funciones adicionales que pueden causar conflictos entre las partes interesadas con intereses diferentes. | Descubra a tiempo los costes imprevistos y los requisitos de recursos, y evite sorpresas más adelante. |
| Atender todas las solicitudes podría significar una menor calidad y que se pasen por alto algunos detalles. | Aumenta la satisfacción del cliente, ya que los clientes tienen la oportunidad de que sus necesidades se satisfagan de manera más eficaz cuando se les incluye en el proceso. |
| Provoca insatisfacción entre las partes interesadas cuando no se satisfacen sus solicitudes. | Información útil para perfeccionar el proyecto y hacerlo más eficiente o rentable en el futuro. |
| Alarga el cronograma del proyecto y provoca incumplimientos de los plazos al añadir nuevos trabajos o ajustar las cargas de trabajo actuales. | Crea nuevas oportunidades de negocio, ya que la ampliación del alcance suele abrir vías para generar ingresos que antes no se habían tenido en cuenta. |
¿Qué causa la desviación del alcance?
La desviación del alcance se produce cuando un proyecto comienza a volverse más complejo, innecesariamente grande o lleva más tiempo del esperado durante el proceso de desarrollo. Puede deberse a la falta de requisitos y objetivos claros del proyecto, así como a la ausencia de un proceso formal de gestión del cambio.
Pero incluso los planes de proyecto mejor diseñados corren el riesgo de sufrir desviaciones. Puede tomar todas las decisiones correctas con la mejor de las intenciones. Entonces surge lo inesperado y tiene que lidiar con mayores niveles de ambigüedad en el alcance del proyecto. 🔍
La buena noticia es que, si detecta las señales a tiempo, tendrá más posibilidades de evitar cambios indeseables en el alcance.
Repasemos los signos internos y externos más comunes de la desviación del alcance de un proyecto.
Señales internas
Más solicitudes de reuniones de equipo para alinearse con el objetivo del proyecto.
Quería ponerme en contacto contigo porque el equipo se siente un poco abrumado con el proyecto y nos vendría muy bien otra reunión. Nos gustaría dedicar algo de tiempo a comprender mejor en qué consiste el proyecto, dónde podemos encontrar información y cuáles son nuestros roles.
Cuando responda a las solicitudes de reuniones del equipo, asegúrese de tener en cuenta la alineación con el objetivo general del proyecto. Pregúntese: «¿Qué aportaría esta reunión al panorama general?».
Conecte los puntos y muestre cómo cada elemento del orden del día tiene una relación lógica con la misión del proyecto. Además, haga una estimación de cuánto tiempo debe durar la conversación para alcanzar el resultado deseado. Si cree que la reunión debería durar una hora, ¡intente que dure 40 minutos! 🧑💻
Sea flexible y utilice su mejor criterio a la hora de ofrecer ideas o soluciones alternativas que puedan ayudar al equipo a acercarse a su meta. Por último, asegúrese de hacer un seguimiento con los miembros del equipo después de cada reunión para garantizar que todos estén en sintonía y apoyen el progreso continuo hacia la meta final del proyecto.
¡Aprenda a discutir los resultados esperados en su próxima reunión de inicio del proyecto !
El número de tareas «urgentes» o «apuradas» con duraciones estimadas muy cortas aumenta.
Cuando un proyecto tiene tareas urgentes y apresuradas cada pocos días, esto afecta significativamente al cronograma, ya que se pone énfasis en la rapidez y la precisión al mismo tiempo. Esto significa que los equipos deben encontrar formas de completar las tareas rápidamente y con el máximo nivel de calidad. 🤩
Esto suele ser más difícil de lo que parece y puede dar lugar a que los equipos completen tareas más allá de la duración estimada, se encuentren con obstáculos o calculen incorrectamente el tiempo que les llevará completar la tarea en primer lugar. Una puerta giratoria para la comunicación abre el entorno de trabajo de los miembros del equipo a constantes dings y pings.
Para minimizar el número de tareas aceleradas, trabaje con las partes interesadas para establecer plazos adecuados y gestionar sus expectativas. A continuación, documente un proceso para filtrar las solicitudes y delegar tareas a los miembros del equipo. (¡Pero hablaremos más sobre esto más adelante!)
Mala comunicación/Falta de documentación
Contar con una documentación clara de cada fase de un proyecto es esencial para su éxito. Sin ella, el equipo puede pasar por alto detalles y procesos cruciales para cumplir con los plazos y las expectativas presupuestarias. Las partes interesadas no podrán comprender por qué se tomaron determinadas decisiones ni realizar el seguimiento del progreso del proyecto, lo que dificultará la toma de decisiones informadas o la evaluación del éxito. 🏆
Una información y unas instrucciones bien redactadas permiten a los nuevos miembros del equipo ponerse en marcha rápidamente sin restar productividad a los demás miembros del proyecto o a los responsables.
Señales externas
Un alcance mal definido que se presta a interpretaciones
Los alcances del proyecto mal definidos causan dolores de cabeza a todos los involucrados, al tiempo que afectan negativamente a los plazos y presupuestos. Haga preguntas sobre cualquier elemento que no esté claro para que el alcance del proyecto sea claro, conciso y detallado.
Es esencial establecer medidas de protección para maximizar la productividad de su equipo y el ambiente de la oficina.
El primer paso es mejorar el proceso de incorporación de clientes o partes interesadas.
Lea también: Plantillas de alcance de proyectos y ejemplos de documentos de alcance.
Eventos imprevistos
Ningún proyecto es inmune a interrupciones y eventos inesperados que pueden tener un gran impacto en su progreso:
- Ausencias imprevistas del personal
- Desastres naturales
- Problemas técnicos o legales imprevistos
- Cambios repentinos en el mercado
- Cambios de proveedores
- Actualizaciones automáticas de Microsoft Windows que nadie ha solicitado
En estas situaciones, el uso de un plan de contingencia minimiza cualquier daño potencial para que el proyecto pueda mantenerse en el objetivo tanto como sea posible. También es importante que todos los involucrados sean flexibles y estén dispuestos a realizar cambios para que el proyecto siga avanzando.
Se incorporan nuevas partes interesadas en una fase tardía
Cuando nuevas partes interesadas se incorporan a un proyecto en una fase avanzada del proceso, esto puede introducir complejidad debido a su falta de conocimiento sobre las decisiones que ya se han tomado.
Esto puede llevar a la introducción de nuevos indicadores clave de rendimiento (KPI) e hitos del proyecto, lo que podría acabar alterando los resultados previstos. (¡Más adelante trataremos los planes de sucesión!)
CONSEJO PROFESIONAL: Utilizar un documento con el alcance del trabajo le ayudará a comprender claramente los resultados que debe obtener su equipo. Descargue la plantilla de alcance del trabajo de ClickUp y utilice nuestra plataforma gratuita para gestionar cualquier proyecto.
7 consejos para gestionar y evitar la desviación del alcance
El gestor de proyectos es la primera y última persona involucrada en un proyecto. No solo supervisa todas las fases del proyecto, sino que también es el guardián del proceso. 🔑
Los procesos son los que mantienen a todos y todo organizado, incluso en las situaciones más estresantes. Si se embarca en un proyecto sin contar con los sistemas mínimos necesarios, será difícil aprovechar la desviación del alcance.
Aquí tiene siete consejos para gestionar la desviación del alcance:
Consejo n.º 1: Exija un formulario de admisión completado para cada solicitud de proyecto.
La bandeja de entrada del correo electrónico es una de las puertas preferidas por la desviación del alcance para colarse y apoderarse de su proyecto. El tiempo que se dedica a enviar y recibir correos electrónicos le resta valiosas horas de trabajo profundo. Usted envía una lista de preguntas, interpreta fragmentos de información y espera respuestas para elaborar un informe formal.
Con un formulario de admisión de proyectos como ClickUp Forms, protegerás de forma proactiva la productividad de tu equipo las 24 horas del día.
Los formularios son predecibles. Los formularios almacenan datos. Los formularios ahorran dinero.
Cuando un cliente o una parte interesada revisa las preguntas del formulario, ve reflejado su propio proceso de pensamiento. Esto les ayuda a proporcionar la información necesaria que usted, como gestor de proyectos, necesita para comprender su solicitud antes de que el equipo se ponga a trabajar. 👥
Estas preguntas están diseñadas para ofrecerle orientación e inspiración para su formulario de solicitud de proyecto:
- ¿Existen elementos visuales (fotos, infografías, logotipos, etc.) que deban utilizarse en el proyecto?
- ¿Existen contenidos (artículos, informes, encuestas, resultados de estudios, etc.) que deban utilizarse en el proyecto?
- ¿Cómo se medirá el éxito? Realice una lista de los OKR y KPI relevantes de la empresa.
- ¿Tiene una lista de mensajes o puntos clave que deben incluirse en el proyecto?
- ¿Hay alguna limitación o consideración técnica que deba tenerse en cuenta?
- ¿Hay alguna directriz de marca o estética que deba tenerse en cuenta?
- ¿Existen normativas legales o estándares de cumplimiento que deban cumplirse?
- ¿Hay contenido o elementos visuales que deban excluirse del proyecto?
- ¿Cuál es la meta de este proyecto?
- ¿Cuál es el cronograma y el presupuesto del proyecto?
- ¿A quién va dirigido este proyecto?
- ¿Quiénes son las partes interesadas del proyecto?
- ¿Cuándo necesita que se entregue?
- ¿Se trata de un proyecto nuevo o actualizado?
Bonificación: ¡Plantillas de declaraciones de trabajo!
Consejo n.º 2: Prepare las tareas en la lista de pendientes antes de asignarlas.
Cuando todas las tareas tienen el mismo nivel de prioridad, puede resultar difícil para los miembros del equipo saber en qué tareas deben centrarse primero. Asignar niveles de prioridad permite a los equipos de proyecto organizar el trabajo en función de sus conocimientos, experiencia y habilidades individuales, de modo que cada tarea se complete de la mejor manera posible. 🎯
Las prioridades son recordatorios que nos recuerdan que debemos mirar más allá del momento inmediato y planificar el futuro. Al esbozar nuestros objetivos principales, creamos claridad y nos centramos en cómo alcanzar nuestras metas a largo plazo. Esto puede ayudarnos a priorizar tareas, eliminar distracciones y mantener la motivación cuando perseguimos objetivos importantes.
Para que un sistema de prioridades tenga un impacto positivo en los equipos multifuncionales, conviértalo en un proceso clave de su flujo de trabajo. Comunique a su equipo de proyecto las indicaciones de prioridad que les ayudarán a gestionar su energía y su tiempo en las tareas adecuadas cada día.
Sin embargo, si estás gestionando un proyecto complejo con múltiples partes móviles, actualizar manualmente cada tarea no es un buen uso de tu tiempo. (Pista: ¡desviación del alcance!) Aquí es donde entra en juego la automatización. 🤖
Consejo n.º 3: Automatice el trabajo repetitivo tanto como sea posible.
Las tareas administrativas y rutinarias no se describen en el plan del proyecto, por lo que a menudo se dan por sentadas. Archivar, organizar y actualizar manualmente las tareas cada día añade tiempo al proyecto.
La automatización permite a los equipos de proyecto centrarse en el trabajo creativo, para que no se vean atrapados en tareas repetitivas tediosas, pero necesarias. 🔁
¿Es nuevo en la automatización? Aquí le explicamos cómo empezar:
- Ponga un cronómetro para 30 minutos.
- Elija un flujo de trabajo en el plan de proyecto de su equipo.
- Anote cada uno de los pasos del proceso, incluso las tareas más pequeñas.
- Destaque las tareas que más tiempo consumen en el flujo de trabajo para eliminarlas de su lista (por ejemplo, etiquetar a los gerentes para la revisión de activos).
- ¡Consulte la guía de automatización de ClickUp para empezar a automatizar su flujo de trabajo hoy mismo!
Consejo n.º 5: Establezca un proceso de gestión del cambio.
Un proceso de control de cambios es una parte esencial de la gestión de proyectos e implica establecer procedimientos estándar para gestionar las solicitudes de cambio. Sin este proceso, la desviación del alcance añadirá confusión al proyecto.
A continuación le indicamos cómo establecer un proceso de control de cambios:
1. Desarrolle un formulario de solicitud de cambio: comience por crear un formulario que incluya todos los detalles necesarios para enviar una solicitud de cambio.
2. Identifique un comité de control de cambios: seleccione a las personas responsables de aprobar o rechazar las solicitudes de cambio. Este comité debe incluir a miembros del equipo de varios departamentos que puedan verse afectados por el cambio.
3. Cree flujos de trabajo para el control de cambios: determine qué pasos hay que seguir para evaluar una solicitud de cambio, como recopilar comentarios de las partes interesadas pertinentes, evaluar los riesgos del cambio propuesto y considerar su efecto en el cronograma y el presupuesto.
4. Implemente un sistema de seguimiento de cambios: establezca un sistema eficiente para realizar un seguimiento de cada solicitud junto con la documentación correspondiente, como aprobaciones, modificaciones, medidas a tomar y el impacto.
5. Documente y realice el uso compartido de las directrices: todas las partes interesadas deben tener acceso a la documentación.
6. Comunique los cambios a su equipo: explique por qué el cambio es necesario para el proyecto, cómo mejorará su trabajo y dónde encontrar los recursos para el cambio.
Bonificación: ¡Software de gestión del cambio!
Consejo n.º 6: Involucre al equipo del proyecto
Contar con un equipo que participe activamente en las decisiones y la estrategia es esencial para una gestión de proyectos exitosa. Cuando todos los miembros del equipo pueden aportar sus ideas, se crea un sentido de pertenencia y aumenta su compromiso y motivación hacia el proyecto.
Las múltiples perspectivas pueden dar lugar a nuevas soluciones e ideas creativas. Invitar al equipo a participar en la toma de decisiones y en los debates sobre estrategia permite alcanzar más rápidamente las metas del proyecto. También facilita las conversaciones sobre decisiones difíciles, ya que se les ha proporcionado el contexto de primera mano. 🤝
Hay retos que superan las habilidades de un gestor de proyectos. Apóyese en la experiencia y la orientación de su equipo para delegar el trabajo adecuado. ¡Ellos le informarán del nivel de esfuerzo necesario y minimizarán la desviación del alcance!
Consejo n.º 7: Establezca un ciclo de retroalimentación semirrígido.
Obtener comentarios oportunos garantiza que los equipos puedan adelantarse a cualquier problema antes de que se convierta en un problema grave en los momentos más críticos del proyecto: las revisiones.
Si no establecemos puntos de control a lo largo del proceso, aumentan las posibilidades de que se produzca una desviación del alcance.
Un ciclo de retroalimentación viable debe consistir en un diálogo entre el gestor del proyecto, los miembros del equipo que realizan el trabajo y las partes interesadas.
¿El resultado? Un marco estructurado para evaluar el progreso, debatir los cambios y determinar si se necesitan nuevos objetivos.
5 ejemplos de desviación del alcance
Estos 5 escenarios son ejemplos de desviación del alcance en la gestión de proyectos:
- Cambio en los requisitos: cuando los requisitos iniciales de un proyecto se modifican a mitad del proceso, lo que genera trabajo y costes adicionales para todas las partes implicadas. Un ejemplo de esto sería cuando a un desarrollador de software se le encarga la creación de una aplicación móvil que requiere una integración API, pero una vez que el proyecto está en marcha, el cliente solicita funciones adicionales, como la incorporación del reconocimiento facial en la API.
- Cambio en los contactos: cuando el contacto designado para el proyecto cambia durante el transcurso del mismo y tiene requisitos diferentes a los especificados originalmente. Un ejemplo de esto sería cuando se contrata a un equipo de ingenieros para construir un puente, pero a mitad de la construcción, su gerente cambia al responsable de supervisar el proyecto y quiere que se añadan ciertas funciones que no estaban incluidas en el alcance original.
- Cambio en los recursos: cuando los recursos asignados a un proyecto cambian, lo que conlleva costes adicionales o limitaciones de tiempo. Un ejemplo de esto sería cuando se le pide a una empresa de diseño web que cree un sitio web desde cero, pero después de que ya han comenzado a trabajar en él, su cliente les solicita que compren software adicional que no estaba incluido en el presupuesto inicial.
- Cambio en el cronograma: cuando se modifica el cronograma de un proyecto a mitad de camino, lo que da lugar a trabajo o costes adicionales para todos los implicados. Un ejemplo de ello sería cuando se pide a un equipo de desarrollo de software que cree una app, aplicación, que debe estar completada en un plazo determinado, pero posteriormente se añaden más funciones que requieren tiempo y recursos adicionales.
- Cambio en las especificaciones: Cuando las especificaciones técnicas de un proyecto se modifican después de que este ya se ha iniciado, lo que conlleva trabajo o costes adicionales para todas las partes implicadas. Un ejemplo de esto sería cuando se pide a un equipo de construcción que construya un edificio de oficinas que cumpla con ciertos requisitos de tamaño y diseño, pero luego el cliente solicita funciones adicionales, como una piscina cubierta y un teatro, que no estaban incluidas originalmente en el alcance.
Herramientas esenciales para gestionar la desviación del alcance
Ahora que dispone de un recurso a su alcance con consejos para aprovechar la desviación del alcance, ¿qué es lo siguiente?
Marque el inicio y el final de su jornada en ClickUp, la plataforma de productividad todo en uno donde los equipos se unen y superan la eficiencia operativa. 💪
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