Puede parecer que enero se lleva toda la gloria en lo que respecta al establecimiento de metas, en medio de la emoción de un nuevo año. Sin embargo, muchos de nosotros en el mundo laboral tenemos la suerte de revivir esta emoción tres veces más al comienzo de cada trimestre fiscal. 🎉
Es cierto que, sobre el papel, esto puede parecer un poco estresante, pero ¿a alguien más le encanta en secreto planificar sus nuevos objetivos?
Si has respondido afirmativamente a esta pregunta, entonces somos igual de raros. 🥲💜
El hecho de establecer nuevas metas puede ser una experiencia muy gratificante. Hay algo en el hecho de establecer y alcanzar metas que resulta intrínsecamente natural y simplemente «bueno».
Además, también es necesario combinar objetivos personales y profesionales para prosperar en carreras, como la gestión de proyectos, que están en constante innovación.
Aquí hemos recopilado las herramientas y consejos que necesitas para establecer y cumplir tus próximas metas de gestión de proyectos. Además, te ofrecemos metas específicas detalladas para gestores de proyectos con las que empezar el trimestre con buen pie, ¡y un par de plantillas muy útiles!
⏰ Resumen de 60 segundos
- Las metas de gestión de proyectos proporcionan orientación, mantienen a los equipos alineados e impulsan el éxito de los proyectos.
- Establecer metas SMART garantiza que sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos para una mayor claridad y ejecución.
- Los tipos de metas de la gestión de proyectos incluyen el alcance, el tiempo, el coste, la calidad, el riesgo y la gestión de las partes interesadas para cubrir todas las áreas clave.
- Establecer metas sólidas ayuda a los equipos a mantenerse centrados, mejorar la colaboración y realizar un seguimiento eficaz del progreso.
- Alinear las metas con las de la empresa garantiza que los proyectos contribuyan al éxito general del negocio.
- Entre los retos más comunes se encuentran los objetivos poco claros, las expectativas poco realistas y la falta de seguimiento, pero se pueden superar con las estrategias adecuadas.
- ClickUp ayuda a los equipos a establecer, realizar el seguimiento y alcanzar las metas de los proyectos con funciones como Metas, Paneles y Plantillas personalizadas.
- El uso de las herramientas de establecimiento de metas de ClickUp garantiza que los equipos se mantengan organizados y con alta productividad durante todo el ciclo de vida del proyecto.
¿Por qué debe establecer objetivos y metas de gestión de proyectos?
Quiero decir, ya tienes tu hoja de ruta para el proyecto. Eso debería ser suficiente, ¿no? No del todo.
Tu hoja de ruta puede trazar el camino hacia el lanzamiento exitoso de un proyecto, pero los puntos de referencia a lo largo del camino son donde realmente ocurre la magia, especialmente cuando se trata de tus metas de desarrollo profesional.
Antes de entrar en materia, tenemos una pequeña advertencia. En este artículo, vamos a utilizar los términos «metas» y «objetivos» de forma intercambiable. Es posible que anteriormente hayas tenido definiciones distintas para estos términos, pero en el contexto de este artículo son sinónimos.
Uf, menos mal que ya hemos quitado eso de encima. Ahora pasemos a lo interesante. 🤓
La gestión de proyectos es apasionante porque es variada y permite a los gestores de proyectos aprender algo nuevo casi todos los días. Establecer metas te ayuda a mantenerte al día con las tendencias cambiantes y, en última instancia, a entregar un producto que hará que tus partes interesadas se emocionen (de alegría).
Dado que establecer metas en la gestión de proyectos es una forma excelente de mejorar la calidad de tus proyectos, también es, por extensión, una forma excelente de mejorar tú mismo. Al alinear tus propias metas de gestión de proyectos con la dirección general de tu empresa, te estás comprometiendo con el éxito de tu futuro.
Además de mejorar como persona, planificar los objetivos clave que quieres alcanzar en cada proyecto futuro es una forma estupenda de mantener la motivación, destacar, medir tu crecimiento y prepararte para el futuro. ¡Pero eso no es todo!
Hay otra razón (¡bastante seria!) por la que deberías dedicar algo más de tiempo a las metas de gestión de proyectos. 😳
Los gestores de proyectos también se enfrentan a nuevos retos con el auge del teletrabajo y el trabajo autónomo. Es aún más importante establecer objetivos claros y SMART para estar al tanto de los posibles cambios que puedan surgir.
Los equipos más capaces de afrontar el cambio son aquellos que están más dispuestos a adaptarse y definir los objetivos clave de su proyecto desde el principio.
Por suerte, ClickUp te tiene cubierto. 🙂
Los ingredientes de una buena meta de gestión de proyectos
En ClickUp, somos grandes admiradores de las metas SMART, ¡y las metas de gestión de proyectos más impactantes comparten esta cualidad!
Un breve resumen: las metas SMART deben ser la guía en tu camino hacia el establecimiento de metas. Se definen como específicas, medibles, alcanzables, relevantes y basadas en el tiempo.
- En concreto, tu meta responderá a las preguntas qué, quién, cuándo, dónde, por qué y cuál que forman parte de un plan de acción detallado.
- Dispondrás de un conjunto definido de métricas para medir el progreso y conocerás las habilidades o herramientas necesarias para alcanzarlo.
- ¡Tu meta también será relevante para ti! Es decir, estará en consonancia con tu desarrollo profesional o tus metas personales a largo plazo.
- Por último, pero no menos importante, tiene un plazo límite para acabar con cualquier hábito de procrastinación.
Las metas SMART de gestión de proyectos pueden ser a corto o largo plazo, y muchas de las metas a largo plazo pueden dividirse en hitos más manejables a lo largo del camino.
Compartiremos ejemplos de ambos y de todo lo demás. Incluiremos algunos hábitos de trabajo saludables adicionales que pueden tener un gran impacto en tu camino hacia nuevas metas.
8 metas recomendadas para gestores de proyectos de gestión de proyectos
Esta lista combina metas a corto y largo plazo, pero son metas que puedes fijarte repetidamente. Con cada nuevo proyecto, utiliza la misma lógica SMART para medir tu progreso a lo largo de un periodo de tiempo prolongado, utilizando estas metas como referencia.
Además, ¡puedes trabajar en todos estos objetivos al mismo tiempo! La intención detrás del orden de la lista es que cada meta se base en la anterior, pero si eres un gestor de proyectos experimentado, siéntete libre de saltarte las que quieras. 🚀
1. Mejora la comunicación y la colaboración
Puede que se trate de una meta a corto plazo, pero está aquí para quedarse. Aunque no sugiriéramos mejorar la comunicación y la colaboración como prioridad principal, es probable que esta meta siguiera teniendo cabida en tu grupo, ya que una buena comunicación requiere un esfuerzo constante.
Ahora bien, si te estás preguntando: «Pero si siempre voy a tener que trabajar en la comunicación, ¿no es entonces la meta sin límite de tiempo y, por lo tanto, no es SMART?».
No. Sigue siendo SMART.
Sé claro y reflexivo a la hora de definir «mejora» en este ámbito, repasando proyectos anteriores o retos recientes. ¿Puedes ahora rastrear las causas fundamentales de los malentendidos?
Quizás esto se deba a que hay demasiados canales de comunicación. Por ejemplo, a Susan le encanta el correo electrónico, pero Jimmy prefiere Slack, y tú prefieres dejarlo en suspenso hasta que todos puedan discutirlo en Zoom el lunes.
Espero sinceramente que esa no sea tu situación actual. 👀
Consejo profesional: identifica los puntos débiles y empieza a elaborar una solución por escrito para que el equipo del proyecto la siga y la consulte.
La plantilla de informe de matriz de comunicación de ClickUp te ayuda a ti y a tu equipo a:
- Elimine los esfuerzos redundantes y optimice los procesos para lograr la máxima eficiencia.
- Correlaciona visualmente quién habla con quién y con qué frecuencia.
- Identifica posibles fallos de comunicación para asegurarte de que todo el mundo esté al tanto.
Ahora tu equipo sabe cuándo, dónde y cómo comunicarse entre sí.
Mientras gestionas el equipo, guía la conversación fomentando la comunicación abierta y la colaboración en equipo. Especialmente en el caso de los equipos de proyectos remotos, asegúrate de que nadie se sienta aislado. Establece una política de «puertas abiertas» a la hora de abordar preguntas, necesidades y comentarios.
Consejo profesional del gestor de proyectos: si vas a animar al equipo a establecer conexiones y compartir nuevas ideas, asegúrate de estar dispuesto a escuchar también.
📮ClickUp Insight: El 83 % de los trabajadores del conocimiento utilizan principalmente el correo electrónico y el chat para comunicarse con su equipo.
Según un estudio de ClickUp, la comunicación fragmentada, que implica mensajes dispersos en múltiples canales, dificulta la productividad. Para evitar cambios innecesarios de plataforma y la comunicación aislada, prueba ClickUp, la aplicación que tiene todo para el trabajo.
2. Mejora la productividad y el rendimiento
¡Este objetivo de gestión de proyectos sirve tanto como meta a corto como a largo plazo!
La forma de implementar esta meta dependerá de las prácticas actuales de su empresa, pero en última instancia se reduce a cómo se mide la productividad y el rendimiento.
Echa un vistazo a proyectos, tareas, hitos y cronogramas anteriores: ¿cumples siempre con tus plazos? Y si no es así, ¿puedes encontrar la causa de las posibles áreas de bajo rendimiento?
Los cuellos de botella y los obstáculos a veces escapan completamente a tu control, pero realizar una auditoría completa de la carga de trabajo de tu equipo y del ritmo de tus proyectos nunca es una mala idea. Puede dar lugar a nuevas áreas de mejora que no habías visto antes.
Consejo profesional: invierte en una herramienta de productividad que te permita gestionar el control de tiempo, la elaboración de informes en tiempo real, los plazos y los flujos de trabajo del equipo.
¡Utiliza estas plantillas de evaluación del rendimiento!
Por ejemplo... 👀
Las funciones flexibles de control de tiempo de ClickUp te ayudan a concentrarte en tu trabajo con un cronómetro global, duraciones estimadas e informes que desglosan el tiempo dedicado a cada tarea. Además, con la extensión de Chrome de ClickUp, puedes incluso realizar un seguimiento del tiempo que pasas fuera de ClickUp y obtener una visión completa de tu carga de trabajo desde cualquier lugar de la web.
A continuación, puedes llevar la gestión del tiempo un paso más allá con la vista Carga de trabajo exclusiva de ClickUp para ver cómo se comparan las duraciones estimadas de tus tareas con el tiempo del que dispones en tu semana.
Esta es una forma excelente de ayudar a estructurar tus días y asegurarte de que todos sepan en qué deben realizar el trabajo.
3. Alcanzar los objetivos del proyecto dentro de las limitaciones establecidas.
Aunque puede ser emocionante establecer nuevas metas, ¡asegúrate de no perder nunca de vista el panorama general! Debes mantener el objetivo, el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto de tu proyecto.
Entregar tus proyectos dentro del plazo y el presupuesto establecidos son los dos requisitos más importantes como gestor de proyectos. No cumplir los plazos, retrasarse y sobrepasar el presupuesto no solo afecta a tu reputación como gestor de proyectos, sino que también puede repercutir en la rentabilidad de tu producto y, en última instancia, en tu empresa.
Consejo profesional: programas como ClickUp te proporcionan las herramientas que necesitas para mantenerte al día con tus metas. Los paneles de ClickUp ofrecen actualizaciones en tiempo real para que nunca pierdas de vista lo que está pasando.
Piensa en los paneles de control de ClickUp como tu base de operaciones de alto nivel para desarrollar sprints, nivelar recursos y supervisar el progreso. Pero lo realmente interesante de los paneles de control es que puedes crear uno para prácticamente cualquier escenario. Obtén al instante información sobre el progreso en función de las metas, los hitos, las tareas, el tiempo, la actividad y mucho más.
Con más de 50 tarjetas para personalizar la forma en que muestras tus logros, los paneles de ClickUp son una herramienta excelente para presentar a las partes interesadas.
Bonificación: ¡KPI de gestión de proyectos!
4. Manténgase proactivo para mitigar los riesgos por adelantado.
Es decir, ten siempre un plan de contingencia.
A veces, quedarse atrás en un proyecto puede estar fuera de su control y, al final, le pasa a todo el mundo. Mantenga su ventaja competitiva y consígnese como un líder proactivo estableciendo un proceso para seguir adelante cuando las cosas no salgan como usted desea.
Consejo profesional: los diagramas de Gantt de ClickUp pueden revelar obstáculos y dependencias para que puedas abordarlos con antelación.
La sencilla plantilla de diagrama de Gantt de ClickUp te permite configurar rápidamente el seguimiento de tu proyecto y tus plazos.
Contar con planes de contingencia puede ayudarte a mantener el rumbo, incluso si surgen algunos contratiempos.
Haga una lluvia de ideas con el equipo sobre los riesgos, los obstáculos y los resultados que pueden surgir en la hoja de ruta de su proyecto. Realice los ajustes necesarios en la fase de planificación para mantenerse a la vanguardia y evitar posibles dificultades.
Para la planificación de proyectos con metas a largo plazo, mantén un documento, plantilla o tarea de evaluación de riesgos para revisar cómo se gestionaron los riesgos en proyectos recientes y aprender de ellos en el futuro.
Consejo profesional: Familiarízate con las herramientas de gestión de riesgos y las plantillas de registro de riesgos.
5. Adquiera una comprensión estratégica de las metas de la empresa e implemente iniciativas similares.
La implementación de esta meta a largo plazo puede ayudarte a ejecutar proyectos de gran impacto y a desempeñar un rol más importante en los logros de la empresa a largo plazo. Tómate esto como una señal para salir de tu burbuja habitual y crear iniciativas que contribuyan a la meta general de la empresa.
Conocer cuáles son las metas generales de tu empresa y por qué son importantes puede ayudarte a orientar tus propios objetivos de gestión de proyectos y a tomar decisiones más estratégicas sobre tus proyectos.
Se ha descubierto que el 30 % de los beneficios previstos de una empresa se obtienen gracias a la implementación de un nuevo proyecto, y que alrededor del 70 % de esos beneficios provienen de la puesta en marcha de un proceso para responsabilizar a las personas y de un sistema para dar a conocer los beneficios a largo plazo de un proyecto.
Básicamente, esto te ayudará a ver cómo el éxito de tu proyecto repercute en la empresa en su conjunto.
6. Gestiona las expectativas de las partes interesadas
Las partes interesadas son el sistema de apoyo de su organización; incluso podría considerarlas como los patrocinadores de su proyecto.
Como gestor de proyectos, se le pedirá que les mantenga informados sobre el proyecto en cada hito e incorpore sus comentarios porque, lo crea o no, ¡ellos también tienen sus propios objetivos personales! Para tener éxito con esta meta, querrá aumentar la transparencia en el progreso de su proyecto, la visibilidad de los esfuerzos del equipo y poner a todos en sintonía lo antes posible.
¡Te sugerimos que empieces con una plantilla de revisión! Incluye un resumen general, las novedades desde la última revisión, cualquier pregunta, necesidades adicionales, etc. Contar con una herramienta de gestión de proyectos (¡como ClickUp!) que te permita crear paneles y obtener información actualizada sobre tu proyecto al instante también te será de gran ayuda.
Más allá de la transparencia, también te interesará crear un proceso estandarizado para recibir la aprobación, los comentarios y las comunicaciones de las partes interesadas. 🙂
Consejo profesional: La plantilla de análisis de partes interesadas de ClickUp simplifica la gestión de las partes interesadas y garantiza el éxito del proyecto. Ayuda a los equipos a evaluar el poder, la influencia y el interés de las partes interesadas, allanando el camino para una comunicación y colaboración eficaces.
7. Mejora tus habilidades y certificaciones, amplía tus conocimientos sobre gestión de proyectos.
Una excelente manera de mantenerse a la vanguardia de su sector es recordar que nunca terminamos de aprender.
Alrededor del 51 % de las organizaciones exigen ahora que los gestores de proyectos cuenten con una certificación en gestión de proyectos.
Establece la meta de mejorar continuamente tus habilidades mediante certificaciones, formación y manteniéndote al día de las tendencias del sector y las herramientas de gestión de proyectos. Esto puede mejorar tu eficacia como gestor de proyectos. Aprender de proyectos anteriores y aplicar esos conocimientos a iniciativas futuras es clave para el éxito a largo plazo.
Hay un montón de cursos que te permiten aprender a tu propio ritmo y dentro de tus limitaciones de tiempo personales. Además, es una forma estupenda de demostrar que tomas la iniciativa para innovar y te responsabilizas de querer mejorar.
¡Echa un vistazo a estas plantillas para establecer metas!
8. Maximiza tus contribuciones
Se trata de una meta a largo plazo, principalmente porque se necesita tiempo, ensayo y error, y habilidad para aprender a sacar el máximo partido a tu rol actual sin agotarte por completo.
Amplíe su impacto paso a paso y piense más allá de sus responsabilidades actuales. ¡Quizás empiece a tener más interés por la formación de los nuevos miembros del equipo y por retenerlos! O tal vez trabaje con la dirección para crear nuevas metas para el equipo, investigar a sus competidores o examinar antiguos informes de rendimiento para crear nuevas estrategias de mejora.
Consejo profesional: la plantilla de trayectoria profesional de ClickUp está diseñada para ayudarte a visualizar y realizar el seguimiento de tu progreso profesional.
Metas de gestión de proyectos que quizá no sean SMART, pero sí inteligentes.
Aunque estas tres metas de gestión de proyectos pueden no ser SMART tal y como se definen anteriormente en este artículo, son hábitos excelentes que conviene tener en cuenta y que le llevarán lejos en el camino del liderazgo.
1. Realiza el trabajo para desarrollar tus habilidades sociales
Es importante ser un activo completo. Ten una combinación equilibrada de conocimientos técnicos, conocimientos empresariales y conocimientos prácticos sobre cómo comunicarte con tu equipo, clientes, partes interesadas, etc. Esto también está relacionado con las habilidades de negociación y saber cómo hacer las cosas sin quemar puentes.
Esto puede ayudarte a evitar conflictos y promover una cultura de trabajo colaborativa y funcional.
2. Equilibra las metas estratégicas con las necesidades de los empleados.
Recuerda: ante todo, sé humano.
Hemos mencionado que uno de los principales objetivos de un buen gestor de proyectos es mantenerse dentro del presupuesto del proyecto, lo que incluye garantizar que tu empresa no tenga que contratar sustitutos constantemente. 👀
Sin el equipo, no tendrás ni proyecto ni producto. La satisfacción de los empleados es importante para mantener al equipo comprometido con el proyecto, ya que tener en cuenta sus necesidades no solo beneficia a los empleados, sino también al producto.
Comuníquese con transparencia con su equipo y mantenga sesiones individuales periódicas para normalizar la retroalimentación y crear una relación entre usted y los miembros de su equipo. Interésese por sus propias metas y realice revisiones para ayudarles a celebrar los hitos que han alcanzado, al tiempo que identifica las áreas en las que pueden mejorar.
¡Echa un vistazo a estas plantillas de propuestas presupuestarias!
3. Predica con el ejemplo
Si vas a hacer que tu equipo se responsabilice de sus acciones, ¡tú también debes responsabilizarte!
En tiempos difíciles, pregúntate qué tipo de líder te gustaría tener si los roles se invirtieran. Intenta que tus sentimientos personales o las influencias externas no cambien tu percepción de una cadena de eventos, y recuerda analizar cada situación desde todos los ángulos para evaluar el tipo de líder que se necesita en ese momento.
Sepa cuándo delegar, cuándo intervenir y cuándo es mejor simplemente escuchar.
¡Ya estás listo!
La magia de estas metas de gestión de proyectos es que puedes seguir aplicándolas en cada nuevo proyecto o al comienzo de cada trimestre fiscal.
Recuerda: invertir en mejorar la calidad de tus proyectos significa que también estás invirtiendo en ti mismo.
El cielo es el límite, pero en caso de duda, piensa SMART. Y cuando estés listo para llevar tus metas de gestión de proyectos a un paso más allá, hazte con una cuenta gratuita de ClickUp. 🥳