A medida que los distintos tipos de configuraciones de trabajo siguen evolucionando en la era moderna, la diversidad en el lugar de trabajo es mayor que nunca. Las empresas operan ahora en oficinas físicas, en entornos totalmente remotos y modelos híbridos que combinan ambos. Cuando los equipos están dispersos por distintas ubicaciones, zonas horarias o incluso plantas de un mismo edificio, hay un reto universal: la comunicación eficaz entre los equipos.
A diferencia de los ajustes tradicionales, en los que una rápida charla durante la pausa para el café o una breve reunión rápida en la nevera podían resolver problemas o inspirar nuevas ideas, los diversos modelos de trabajo actuales requieren mecanismos de comunicación más estructurados. La interacción cara a cara, aunque deseable, no siempre es una opción.
El reto de una comunicación clara y eficaz se amplifica en estas entornos de trabajo diversos . Pero la solución no es tan sencilla como ponerse de acuerdo para comunicarse mejor. Al contrario, requiere prácticas deliberadas y el uso de herramientas específicas diseñadas para salvar la brecha de la separación física.
En este blog examinaremos por qué la comunicación en equipo es esencial en diversos entornos de trabajo y exploraremos diez estrategias para optimizarla, independientemente de si su equipo está en una oficina, distribuido por todo el mundo o utiliza una mezcla de ambos. ¡Vamos allá!
¿Qué es la comunicación en equipo en el lugar de trabajo?
La comunicación en equipo es el intercambio de información entre dos o más personas que trabajan para alcanzar unas metas comunes. Colaboración en equipo y la comunicación pueden adoptar muchos formularios diferentes, como apps para chatear o correo electrónico, software de gestión de proyectos videollamadas, reuniones en persona, boletines informativos o simples conversaciones cara a cara.
El estilo de comunicación de tu equipo puede variar. Pero, al fin y al cabo, se trata de compartir ideas, mejorar los circuitos de retroalimentación y actualizaciones de proyectos al tiempo que se fomenta la colaboración y se promueve la transparencia. La comunicación eficaz entre equipos es crucial para aumentar la productividad, mejorar la moral del equipo e impulsar la finalización con éxito del proyecto.
¿Por qué es importante la comunicación en equipo?
La comunicación en equipo es la savia de cualquier ajuste profesional, ya sea totalmente remoto, en una instalación in situ o en un lugar de trabajo híbrido. Es la clave para transformar a los colaboradores individuales en una unidad cohesionada, promoviendo una cultura de trabajo saludable que valore la colaboración y el diálogo.
Incluso antes del cambio contemporáneo hacia el trabajo a distancia, los estudios indicaban que los empleados pasaban una parte significativa de su tiempo colaborando, un claro indicador del rol crucial que desempeña la comunicación en cualquier entorno de trabajo. En equipos diversificados que abarcan distintas ubicaciones y zonas horarias, o incluso en un entorno de oficina única, la comunicación sigue siendo una necesidad fundamental constante.
Una comunicación inadecuada o ineficaz conduce a menudo a una disminución de los niveles de productividad, ya que los empleados se esfuerzan por comprender sus roles, metas y tareas sin unas directrices o una retroalimentación claras. Las investigaciones indican que muchos trabajadores sienten que su rendimiento disminuye debido a una mala estrategias de comunicación en sus lugares de trabajo. Lagunas de comunicación también pueden afectar a la percepción del liderazgo de una empresa. Sin transparencia ni canales de comunicación abiertos, los empleados pueden perder la fe y la confianza en sus líderes, lo que conduce a una caída de la moral y la motivación.
En resumen, mejorar la comunicación en equipo permite a todos tener su pastel y comérselo también. 🎂
Tipos de comunicación en equipo
La forma en que tu equipo se comunica puede influir significativamente en la eficacia de la colaboración. Una buena manera de agrupar los distintos formularios de comunicación es según la forma de presentar la información.
He aquí una lista de los cuatro tipos de comunicación y de cómo los utilizan los equipos:
- Comunicación verbal: Cuando los miembros de tu equipo hablan entre sí y utilizan palabras para transmitir ideas, se están comunicando verbalmente. Como todo el mundo está a distancia, se trata de una llamada telefónica o una videollamada
- **La forma más poderosa de comunicación humana, la no verbal, a menudo se pasa por alto en los lugares de trabajo digitales. Acciones como el lenguaje corporal, el tono de voz, los gestos, el contacto visual y, sobre todo, las expresiones faciales pueden ser pistas poderosas de lo que alguien quiere decir. Un estudio demostró que hasta93% de la comunicación puede ser no verbalel 38% se transmite a través del tono de voz y el 55% mediante una combinación de expresiones faciales y lenguaje corporal. Por eso vernos es tan importante para la comunicación en el lugar de trabajo 👍
- Comunicación escrita: Cuando las palabras se escriben, se establece una comunicación escrita. Para el trabajo a teletrabajo, utilizamos en líneaherramientas de comunicación como correos electrónicos, documentos, notas y aplicaciones de chateo para llevar a cabo la comunicación escrita en grupo. Una ventaja de la comunicación escrita es que puedes consultarla siempre que quieras y no tienes que depender de la memoria ✒️
- Comunicación visual: Las palabras están muy bien, pero como dice el refrán, una imagen vale más que mil palabras. En los negocios, es mucho más eficaz transmitir información compleja de forma visual. Utilizamos gráficos, vídeos, infografías, diagramas, imágenes o una combinación de ellos para transmitir no sólo hechos, sino también cómo esos hechos se relacionan entre sí 🖼️
Intercambie ideas, planifique, defina estrategias y optimice la comunicación en tiempo real para acelerar la ejecución de los proyectos con las Pizarras ClickUp
Cómo mejorar la comunicación en equipo con 10 estrategias
Ahora que ya sabemos el qué, el por qué y el cómo, empecemos a romper los compartimentos estancos y analicemos algunas formas probadas de aumentar la productividad de su equipo.
Cuando lea esta lista, analice en qué aspectos su equipo tiene problemas y en cuáles los tiene. ¿Necesita mejorar la velocidad de comunicación o la precisión? ¿O tal vez necesita recuperar esa chispa creativa?
Estas 10 estrategias de comunicación eficaz deberían ayudar en casi todas las situaciones.
1. Establece pautas sobre qué tipo de comunicación utilizar
Cada persona tiene un estilo de comunicación diferente. Puede que una persona utilice siempre la mensajería instantánea y otra sólo se comunique llamando a otras personas y hablando. Aunque cierta flexibilidad es importante, la coherencia en todo el equipo puede crear un entorno de trabajo mucho más eficaz.
La Estrategia de Comunicación Interna y Plan de Acción de ClickUp es el ajuste visual perfecto para documentar y poner las cosas en acción
En primer lugar, evalúe las normas de comunicación actuales utilizando el Plantilla de estrategia de comunicación interna y plan de acción de ClickUp . Proporciona un marco para correlacionar su organización, capturar sus modos de comunicación existentes, reunir las necesidades de las partes interesadas, documentar los retos y definir su nueva hoja de ruta.
Una vez que tenga su hoja de ruta, establezca directrices claras y documéntelas. Normalice qué tipos de información utilizan cada modo de comunicación, como Pizarras ClickUp para lluvias de ideas, chatear para problemas inmediatos y comentar tareas para mensajes no urgentes.
Y como sabemos que a veces el correo electrónico será tu método de comunicación preferido, puedes enviar y recibir correos electrónicos en cualquier lugar de ClickUp .
2. Reunirse con frecuencia para reuniones de puesta al día
Hay muchos tipos diferentes de reuniones de equipo que conectan equipos remotos, y cada una tiene su lugar. La reunión de puesta al día es una práctica habitual en muchos grupos que trabajan por proyectos. Suelen celebrarse una vez al día y su nombre proviene de la práctica de mantenerse de pie para que las reuniones sean breves.
En una reunión de puesta en pie, se recorre el equipo de uno en uno y cada persona habla de lo que ha trabajado desde la última reunión, de lo que tiene entre manos ese día y de los retos a los que se enfrenta. Es una herramienta habitual en la método ágil de desarrollo de software .
El objetivo de la reunión diaria de StandUp es ayudar a la coordinación del equipo. Este rápido bucle de retroalimentación ayuda a los equipos a alinearse y mantener el rumbo, algo similar a un huddle en el fútbol. Si surge un problema, puede abordarlo rápidamente y mantener los proyectos en marcha
Las reuniones de puesta al día pueden ser fundamentales para equipos interfuncionales que no tienen un vocabulario común, dando a todos una mejor oportunidad de entender lo que están haciendo sus compañeros en otros roles. Los StandUp ayudan a los equipos a comunicarse eficazmente fomentando la conexión (a internet), la organización y la alineación metas de comunicación .
Sin embargo, planificarlos puede ser una tarea ardua con herramientas anticuadas. Plantilla de reunión diaria de ClickUp StandUp simplifica este proceso proporcionando un hub central para planificar, tomar notas y hacer un seguimiento del progreso, listas de control individuales para garantizar la exhaustividad y una única ubicación para las actualizaciones en tiempo real para mantener a todo el mundo informado.
3. Respetar las distintas necesidades de comunicación
Ya sea en una llamada de Zoom o en un hilo de Slack, es fácil que algunos miembros del equipo dominen la conversación y que la voz de los demás no se escuche. También es habitual que algunos participantes se distraigan o no acudan a la conversación.
Sin embargo, ¡probablemente no sea porque no les importe!
Aunque corresponde a los directivos fomentar el compromiso de los empleados y la colaboración en equipo, algunos trabajadores son simplemente introvertidos o se agobian en grupo, y eso no tiene nada de malo. Asegúrate de que sepan que pueden compartir ideas en cualquier formato: después de una reunión por escrito, en documentos colaborativos, mediante comentarios o chateando, o directamente contigo.
Mejore la comunicación y la colaboración en los equipos con la vista de chat de ClickUp
En el caso de las personas que son nuevas o que de repente están decaídas, es posible que desee programar una reunión para determinar si hay algo que les está frenando. Los buenos jefes saben que a veces hay un problema mayor, como que otros miembros del equipo rechacen sus ideas en las tormentas de ideas o que sientan que su voz nunca se escucha.
Según un estudio, el 50% de los trabajadores declararon guardar silencio en el trabajo sobre las preocupaciones que tienen. La verdad es que puede que dependa de ti hacer un cambio o hablar con otros empleados para crear un entorno más inclusivo en el que la gente sepa que es seguro hablar.
ClickUp Docs permite formato enriquecido y comandos de barra inclinada para trabajar con más eficacia
También es útil ajustar las expectativas en tu estilo de comunicación y documentarlo para aumentar la productividad del equipo . Esto puede incluir cosas como encender siempre la cámara en las reuniones virtuales y responder a todos los correos electrónicos o chats de equipo en un plazo determinado.
Conseguirás que los miembros del equipo se sientan escuchados y reducirás la ansiedad de aquellos a los que les gustan las normas y las instrucciones. Independientemente de cómo afrontes las reuniones de grupo, todo se reduce a que todos sientan que su aportación es importante y a eliminar los obstáculos que impiden una comunicación abierta.
Bonus: Comunícate con los empleados por
**usando reuniones de nivel de salto
!
4. Desarrollar la importante habilidad comunicativa de escuchar
La comunicación en equipo consiste en intercambiar información entre los miembros, no sólo en enviar correos electrónicos. Por eso, todos los miembros del equipo deben estar dispuestos a escuchar tanto como a hablar. Esto incluye prestar atención a las pistas no verbales y leer detenidamente el contenido escrito.
Ajuste el tono escuchando activamente, es decir, en lugar de pensar qué decir a continuación mientras alguien habla, despeje su mente y escuche realmente lo que dicen. Haz preguntas de seguimiento para que sigan hablando en lugar de centrar la atención en tu propia idea.
Si a tu equipo le cuesta escuchar activamente, organiza una reunión más estructurada en la que un empleado comparta una idea y se le hagan tres preguntas de seguimiento antes de pasar a la siguiente. Aunque la idea sea realmente horrible, ese miembro del equipo sabrá que su voz será escuchada. 📣
Escuchar es una habilidad difícil incluso para la alta dirección, así que puede que quieras considerar planificar algún tipo de formación sobre la escucha activa.
Los comentarios asignados garantizan que elementos de acción no se pierden, independientemente de dónde se creen
Si estás en una reunión virtual o en una lluvia de ideas juntos en tiempo real utiliza los comentarios de ClickUp en tus proyectos para fomentar la escucha mutua. Puede asignar hilos y mencionar a personas en los comentarios para que su equipo lea y reflexione sobre lo que dicen los demás en los comentarios.
Esto resulta especialmente útil para equipos que se encuentran dispersos en distintas zonas horarias.
5. Tener un calendario visible con entregables claros
Todos los miembros de un equipo tienen que conocer el resultados del proyecto y cuándo deben entregarse. Es difícil cumplir esos plazos si hay falta de comunicación sobre qué y cuándo hay que terminar las cosas.
Una forma estupenda de hacer llegar esta información a todo el equipo es trabajar con una herramienta de colaboración que gestione la programación de proyectos con facilidad, como la plataforma de gestión de proyectos todo en uno de ClickUp. Cada miembro del equipo puede visualizar sus tareas de la forma que más le convenga, y las vistas de ClickUp pueden configurarse como públicas o privadas para mejorar la transparencia.
ClickUp también tiene montones de plantillas de entregables de proyectos con campos personalizados preconfigurados para empezar a trabajar más rápidamente.
6. Asignación de tareas y seguimiento del progreso
Para que los entregables se terminen a tiempo, es necesario compartir lo que hay que hacer, quién lo está haciendo y en qué punto se encuentra la situación. Con un equipo remoto, necesita una herramienta digital que apoye la asignación de tareas y permita al equipo ver el estado e interactuar en colaboración en torno a cada tarea.
Utilice la vista Carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte tareas fácilmente para reasignar recursos
Utilice la vista de carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte fácilmente tareas para reasignar recursos
Empiece por dividir su proyecto en tareas y subtareas con ClickUp. A medida que crea Tareas de ClickUp en la sección Tareas de ClickUp, puede añadir datos de campo personalizados, asignar miembros del equipo y crear dependencias entre las tareas.
A continuación, puede realizar un seguimiento del progreso desde más de 15 vistas personalizables. La vista Actividad de ClickUp le muestra, por ejemplo, quién hizo qué en el proyecto, y la vista Carga de trabajo le muestra cuánto tiempo le llevará cada tarea.
Con ClickUp como espacio de trabajo colaborativo, nadie tendrá que preguntar nunca al equipo quién está trabajando en qué.
7. Tome notas para capturar las discusiones
Hablar de las cosas es una forma estupenda de entenderlas y tomar decisiones. Una herramienta de comunicación virtual en equipo como Zoom, Microsoft Teams o Google Workspace simplifica sin duda la comunicación verbal. Pero la memoria humana es imperfecta, y los elementos de acción de las reuniones a veces entran por un oído y salen por el otro.
La mejor forma de asegurarte de que captas los debates de tu equipo es tomar notas y almacenarlas en tu espacio de trabajo colectivo. Cada tarea, Pizarra, Mapa mental y documento en ClickUp incluye la posibilidad de añadir comentarios.
Es muy sencillo añadir notas en todo el proyecto e incluir a todo el equipo en el proceso. Y como los comentarios son multimedia en ClickUp, puede añadir imágenes, archivos, clips de voz e incluso grabaciones de pantalla .
Comuníquese más rápido con ClickUp Clips y diga adiós a las reuniones innecesarias
ClickUp también incluye una herramienta de Bloc de notas donde puede tomar notas a su manera mientras trabaja. Puedes enlazar a personas, tareas y documentos para que todo permanezca conectado. Conviértalo en una tarea o en un documento para compartirlo con su equipo cuando esté preparado.
Sea cual sea la herramienta que utilices, busca una que sea colaborativa y esté disponible en cualquier lugar para agilizar al máximo la comunicación.
8. Presupuesto para reuniones en persona
Hoy en día es habitual que un equipo entreviste, contrate y trabaje con un nuevo miembro y nunca se reúna con él en persona. Pero los estudios demuestran que las reuniones cara a cara crean vínculos más estrechos y pueden mejorar el rendimiento de un equipo en un 35% .
Reserva algo de presupuesto para poner a todo el mundo en el mismo sitio una o dos veces al año.
Más que una oportunidad para trabajar juntos en la misma ubicación, las reuniones en persona deben centrarse en la socialización y la creación de vínculos de otro tipo. Designe a alguien que facilite la interacción, programe creación de equipos y asegúrate de que siempre haya tiempo de inactividad en el que la gente pueda conectarse a nivel personal.
Aunque sólo sea una vez al año, reunir a todo el mundo creará un equipo más fuerte que confía en los demás y, por tanto, se comunica con mayor eficacia.
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9. Utilizar un sistema con notificaciones configurables
Si alguien crea un documento importante y lo coloca en un directorio sin avisar a nadie, puede producirse un fallo en la comunicación. No se puede contar con que los miembros del equipo estén pendientes de las tareas todo el día, todos los días, y se den cuenta de los cambios minúsculos (pero importantes).
Personalice sus notificaciones para que se activen automáticamente cuando cambie el estado de una tarea en ClickUp
Una plataforma de colaboración con ajustes de notificación configurables resuelve este problema. Porque sabemos lo importante que es controlar sus notificaciones, ClickUp viene con la capacidad de personalizar completamente las notificaciones .
Puedes empezar eligiendo las acciones que generarán mensajes y luego determinar dónde recibes las notificaciones: móvil, correo electrónico, escritorio o navegador. Si prefiere controlar cuándo recibe los mensajes, puede activar los resúmenes diarios o desactivar las notificaciones mientras esté activo en la aplicación web.
10. Trabaja en una única plataforma de colaboración
Cuando se trabaja en persona, la mejor manera de lograr una buena colaboración es poner a todo el mundo en la misma sala. Puedes hacer lo mismo con un equipo remoto asegurándote de que todos los miembros del equipo utilizan el mismo conjunto de herramientas. Si un grupo de trabajadores está fuera en una plataforma distinta, es como estar en una habitación diferente, los otros miembros del equipo no pueden ver lo que están haciendo.
Si puede, opte por una única solución de colaboración que ofrezca compatibilidad con todas las funciones que necesita en un solo lugar. ClickUp es una herramienta todo en uno que sustituye a todas esas soluciones independientes. Todas las funciones es totalmente colaborativa para una comunicación eficaz.
Colabore en ideas y cree impresionantes documentos o wikis con páginas anidadas y opciones de formato personalizadas para hojas de ruta, bases de conocimiento, etc
En lugar de enviar correos electrónicos a todo el mundo para recopilar comentarios y que una persona los sintetice todos en un documento, todos pueden tomar notas en un documento de ClickUp y añadir comentarios a las ideas de los demás, convirtiendo las tareas pendientes más importantes en tareas de ClickUp.
Por supuesto, a veces es necesario trabajar con otras herramientas. Nos integramos con más de 1.000 herramientas para facilitarle el trabajo. Con ClickUp, puede reunir a todo el mundo en la misma sala virtual, trabajando como un equipo con la misma información y las mismas metas.
Habilidades de comunicación en equipo
Dominar la comunicación en equipo es algo más que saber redactar frases o enviar un correo electrónico semanal en grupo. Implica ciertas habilidades que pueden aumentar significativamente la productividad colectiva, elevar la moral y garantizar una comunicación fluida ejecución de proyectos .
He aquí algunas habilidades fundamentales de comunicación en equipo que pueden mejorar la forma en que su equipo trabaja unido:
Escucha activa: Consiste en comprender y asimilar las ideas de sus compañeros de equipo, lo que conduce a una colaboración creativa y a la resolución de conflictos.
Claridad y concisión: Ser claro y conciso hace que tus mensajes sean fácilmente comprensibles, evitando la falta de comunicación.
Comunicación no verbal: Reconocer los cambios en el tono o el lenguaje corporal ayuda a comprender las emociones y actitudes para lograr interacciones más empáticas.
Inteligencia Emocional: Decodificar y responder a las emociones de tus compañeros fomenta conversaciones más sanas y sensibles.
Resolución de problemas: Facilitar soluciones a los problemas, a través del diálogo, contribuye directamente a un rendimiento más fluido del equipo y a una dinámica armoniosa.
Comunicación respetuosa de los resultados: La comunicación constructiva de los resultados, realizada con respeto, puede motivar a los miembros del equipo y mejorar el rendimiento general.
Fomentar el respeto y la franqueza: Animar a que se escuchen todas las voces fomenta la confianza y fortalece las relaciones del equipo.
Comunicación escrita eficaz: La comunicación escrita clara, precisa y sin errores minimiza los malentendidos.
Flexibilidad y adaptabilidad: Adaptarse a diversos estilos de comunicación ayuda a establecer conexiones más sólidas y un mayor entendimiento mutuo.
Uso competente de las herramientas de comunicación: El dominio de herramientas de comunicación como ClickUp agiliza los procesos, mejora la colaboración y reduce los malentendidos.
Paciencia: La paciencia en la comunicación fomenta el diálogo cortés, la comprensión y la tranquilidad en situaciones tensas.
Gestión del tiempo: Para equipos repartidos en diferentes zonas horarias, gestionar la comunicación para respetar las horas de trabajo de cada uno garantiza interacciones oportunas y respetuosas.
Dominar estas habilidades de comunicación en equipo puede contribuir a crear un entorno de trabajo más armonioso, eficaz y productivo. Fomentar estas habilidades en tu equipo puede ayudar a forjar conexiones más fuertes, comprensión mutua y confianza, componentes integrales para el intento correcto de trabajar en equipo. Recuerde que la comunicación eficaz en equipo no se consigue de la noche a la mañana; evoluciona y mejora con el tiempo, el esfuerzo continuo y la práctica. Pero con estas herramientas a tu disposición, ya estás en el buen camino.
Reúna a su equipo con la comunicación de equipo
Esperamos que estas estrategias le resulten útiles para lograr una comunicación de equipo eficaz en su próximo proyecto. Con herramientas de comunicación, una plataforma de colaboración y una cultura de empresa centrada en la colaboración en equipo, habrás empezado con buen pie.
Tanto si su equipo trabaja a distancia como en la oficina, ClickUp se diseñó desde cero para mantener a los equipos en la misma página y trabajando por las mismas metas. Captura y transmite información y fomenta el trabajo en equipo en una única plataforma que se integra con los canales de comunicación más habituales para realizar videoconferencias, chatear o crear documentos.
La mejor forma de saber cómo ClickUp puede ayudarte a desterrar la mala comunicación de tu equipo es probarlo gratis, gratuito/a hoy mismo .