¿Diriges un equipo?
Es probable que pases mucho tiempo pensando en cómo te comunicas o si lo estás haciendo bien. No es de extrañar. Al fin y al cabo, la comunicación eficaz es la base de una dinámica de equipo saludable.
Los estudios han destacado la importancia de la comunicación, incluyendo conclusiones como:
- Los equipos bien conectados experimentan un aumento de la productividad del 20-25 %.
- Las reuniones improductivas como resultado de una mala comunicación cuestan a las grandes empresas estadounidenses más de 100 millones de dólares al año.
- Un abrumador 97 % de los empleados cree que su forma de comunicarse influye en su eficiencia en el lugar de trabajo.
Para crear una estrategia de comunicación eficaz en el lugar de trabajo, los líderes deben comprender y tener en cuenta los tipos de habilidades comunicativas que mejor se adaptan a cada situación. Aunque algunos modos de comunicación pueden parecer obvios, la clave está en los detalles: cómo se aplica cada enfoque y cómo se aprenden las señales del lenguaje corporal.
Para ayudarte a perfeccionar la forma en que se comunica tu equipo, ten en cuenta estas 12 estrategias de comunicación que ofrecen numerosas ventajas, independientemente del tamaño de tu equipo. 🚀
¿Por qué son importantes las estrategias de comunicación?
Aunque no hace falta ser un genio para comprender por qué las estrategias de comunicación son tan importantes en el lugar de trabajo, vale la pena destacar sus ventajas.
- Distribuir mejor los conocimientos imprescindibles: Crear canales abiertos para una comunicación eficaz en el lugar de trabajo, como reuniones periódicas, boletines informativos de la empresa y evaluaciones de rendimiento, dotará a los empleados de los conocimientos necesarios para comprender sus roles y cómo gestionar sus responsabilidades. Una estrategia de comunicación abierta ofrece a los equipos mejores oportunidades para alcanzar sus KPI. 📈
- Fomentar la resolución colaborativa de problemas: Fomentar un entorno de colaboración en equipo y resolución de problemas en el lugar de trabajo animando a los empleados a intercambiar ideas y encontrar soluciones juntos. 🧠
- Celebrar solo reuniones eficaces y necesarias: Una de las formas más comunes de comunicación en equipo es a través de reuniones. Sin embargo, las reuniones innecesarias e improductivas son perjudiciales para una comunicación eficaz. Por eso, solo debes centrarte en los puntos críticos de debate, que debes esbozar antes de la llamada o la reunión. ⏰
- Fomentar la coordinación : Uno de los principales problemas de los equipos remotos es la falta de coordinación debido a las diferentes zonas horarias. El plan de comunicación del proyecto debe tener en cuenta formas de fortalecer las relaciones del equipo, ya sean miembros remotos o no, coordinando a todos de forma regular. 👯
- Generar confianza y mantener la transparencia: la transparencia es clave en cualquier estrategia de comunicación a la hora de gestionar un equipo. Establece un entorno de escucha activa para generar confianza. 🤝
12 estrategias de comunicación
Sin una comunicación clara en el equipo, los proyectos no llegan a buen puerto y el crecimiento se estanca. Por eso, conocer y aplicar las estrategias de comunicación que mejor funcionan para tu equipo es fundamental para su éxito.
Veamos las 12 mejores estrategias de comunicación que puedes empezar a utilizar con tu equipo de inmediato:
1. Utilizar múltiples tipos de comunicación
Tu equipo debe disponer de múltiples formas de comunicación, incluyendo conversaciones en persona, correo electrónico, llamadas telefónicas, videollamadas y herramientas de chat. El uso de diversos métodos permite que todos los miembros del equipo estén en sintonía y tengan acceso a la información que necesitan.
Por ejemplo, si utilizas soluciones de comunicación para equipos como ClickUp, que te permiten etiquetar y hacer menciones a los miembros de tu equipo en tareas, documentos y mucho más, facilitas la comunicación entre ellos mientras trabajan. Esto reduce los cambios de contexto, lo que agiliza el proceso de realización del trabajo.
2. Establecer reglas básicas de comunicación.
Establecer directrices sobre cómo y cuándo deben comunicarse los miembros del equipo. Esto podría incluir los tiempos de respuesta esperados, cómo utilizar las diferentes plataformas de comunicación y a quién se debe incluir en copia en determinados correos electrónicos. 📝
Esto también se extiende a las reuniones, posiblemente una de las tareas del lugar de trabajo que ocupa una gran parte de los recursos de su equipo. Considere la posibilidad de establecer reglas básicas para la comunicación verbal y cómo deben comunicarse los miembros dentro de las reuniones (es decir, detalle cualquier expectativa sobre el trabajo de preparación con antelación).
3. Eliminar los silos de comunicación.
Asegurarse de que todos los miembros del equipo estén incluidos en el ciclo de comunicación es difícil cuando no se dispone de las herramientas digitales que lo facilitan. Esto es especialmente cierto si se trabaja con equipos híbridos, es decir, algunos miembros del equipo trabajan a distancia y otros en la oficina.
Nadie debe quedar excluido de la conversación, por lo que una buena comunicación elimina los silos. Tu estrategia de comunicación debe incluir una pequeña selección de herramientas de comunicación en el lugar de trabajo para que no te disperses con demasiadas herramientas de empresa.
4. Contar con un facilitador designado.
Designar a una persona para facilitar el proceso de comunicación y garantizar que todos puedan expresar sus opiniones de manera oportuna. Tratar siempre de que las reuniones sean productivas y se centren en las tareas.
Pero si quieres ir un paso más allá, asigna la responsabilidad a alguien del equipo para que controle la comunicación más allá de las reuniones. Un facilitador designado ayuda con la propiedad de las tareas y llena los vacíos.
5. Utilizar herramientas de colaboración en tiempo real.
Comuníquese fácilmente con las numerosas herramientas de proyecto integradas en Pizarra, perfectas para intercambiar ideas y hacer lluvias de ideas.
Las herramientas de colaboración en tiempo real, como ClickUp mapas mentales, pizarras y documentos, ofrecen una excelente manera para que los equipos se comuniquen entre sí y trabajen en proyectos simultáneamente.
Piense en las pizarras como un espacio donde los equipos utilizan tipos de comunicación visual y escrita para el uso compartido y la perfección de ideas. Lo mejor es que las herramientas de las pizarras son fáciles de usar y lo suficientemente personalizables como para que los equipos puedan consultarlas y realizar ediciones sobre la marcha.
6. Establecer metas claras para el equipo.
Tener metas claras y medibles es esencial para que los equipos mantengan el rumbo y se aseguren de que todos trabajan por las mismas metas. Las funciones de metas de ClickUp facilitan el establecimiento, el seguimiento y la consecución de las metas del equipo con gran visibilidad.
Crear metas rastreables relacionadas con tus tareas de trabajo para poder medir los objetivos y visualizar los cronogramas. En cuanto a los estilos de comunicación, utiliza tanto la comunicación escrita como la visual para mantener a tu equipo conectado con las metas.
7. Fomentar la comunicación bidireccional.
Para que la comunicación sea eficaz, tiene que ser bidireccional. Cuando se dice que «se necesitan dos para bailar el tango», eso también se aplica a la comunicación en el lugar de trabajo. 💃
Animar a los miembros del equipo a hacer preguntas y compartir sus ideas abiertamente. Esto ayuda a crear un equipo más unido que trabaja a partir de las mismas ideas y comentarios.
8. Utilizar aplicaciones para el uso compartido de pantalla.
Las aplicaciones para compartir pantalla, como la herramienta Clip de ClickUp, son extremadamente útiles para los equipos remotos. Permiten a los miembros del equipo compartir su trabajo en tiempo real, al tiempo que garantizan que todos estén alineados y puedan colaborar.
Por supuesto, también hay herramientas como Zoom que permiten al equipo realizar el uso compartido de su pantalla en tiempo real. 💻
Se trata de encontrar la combinación de herramientas que facilite el flujo de trabajo del equipo. De esta manera, el intercambio de información se vuelve muy sencillo y la gestión del cambio se lleva a cabo de manera eficaz.
9. Desglosar temas complejos.
Desglosar los temas complejos en partes más pequeñas para que sean más fáciles de entender. Esto incluye dividir los problemas en tareas más pequeñas y manejables para poder centrarse en un aspecto cada vez.
Las presentaciones, los documentos, las plantillas, las matrices y las herramientas como las pizarras son útiles para desglosar tareas complejas y cronogramas de proyectos, de modo que nada se pase por alto.
Una ventaja de utilizar estas herramientas es que todas ellas permiten consultar los esfuerzos de desglose, de modo que los equipos se mantienen al día en todo momento.
10. Centralizar los esfuerzos de comunicación.
Centralizar, centralizar, centralizar. A menudo, los esfuerzos de comunicación del equipo se desperdician debido a algunos errores en la gestión del equipo. Esto puede suceder por diversas razones, como:
- Una pila tecnológica inconexa
- No existe un marco de referencia sobre cómo deben abordarse los proyectos.
- Documentos desconectados que residen en demasiadas plataformas separadas.
Cuando la comunicación está centralizada, los equipos realizan un mejor seguimiento de sus conversaciones, tareas y proyectos en un solo espacio. Esto reduce los cambios de tarea y contexto y ayuda a que su equipo se mantenga centrado en lo que realmente importa.
Es importante tener en cuenta que las estrategias de comunicación, cuando se utilizan bien, ayudan a los equipos a lograr progreso en el trabajo en sí, en lugar de perderse en tareas administrativas. Un gran paso en esa dirección comienza por centralizar la forma de comunicarse y compartir información.
11. Celebrar reuniones periódicas con el equipo.
Celebrar reuniones periódicas con el equipo es una forma estupenda de garantizar que todos estén al día con sus tareas y sincronizados entre sí. Las reuniones de equipo también brindan una gran oportunidad para el debate abierto y la colaboración.
Se aclara todo lo que no sea obvio y se permite a los equipos plantear cualquier posible problema. Las reuniones periódicas del equipo son principalmente verbales, pero no hay que olvidar añadir comunicación visual y escrita para transmitir los mensajes.
12. Dar prioridad a la comunicación individualizada.
Los jefes de equipo no deben olvidar dar prioridad a la comunicación individual. Para aprovechar las ventajas de estas reuniones, es necesario contar con sólidas habilidades de comunicación en el lugar de trabajo.
Empieza por programar reuniones periódicas con los miembros del equipo para debatir temas específicos. Aprovecha este tiempo para ofrecer comentarios positivos con regularidad, de modo que los miembros del equipo se sientan seguros y apreciados. Aquí empezarás a aprender las señales del lenguaje corporal y otras formas de comunicación no verbal.
Las reuniones individuales brindan a los miembros del equipo la oportunidad de hacer preguntas, compartir ideas y ponerse al día sobre cualquier problema. Celebre estas reuniones con regularidad y asegúrese de establecer reglas básicas de comunicación claras.
Si necesitas ayuda para poner en marcha una cadencia de reuniones individuales, puedes utilizar una plantilla de ClickUp para empezar más rápido. Configura y realiza el seguimiento de tus reuniones individuales fácilmente con la plantilla 1-on-1 de ClickUp.
Tipos de estrategias de comunicación
En general, hay cuatro estrategias de comunicación básicas que hay que tener en cuenta al trabajar con tu equipo. Detallaremos cada estrategia de comunicación para que sepas cuál es la más adecuada para tu situación o rol:
Comunicación verbal
Cuando los empleados utilizan el lenguaje verbal para intercambiar información, están utilizando la comunicación verbal. Ya sea en una conversación cara a cara, una presentación o una reunión por Zoom, su meta es comunicarse de manera eficaz a través de interacciones verbales.
Para lograr la mejor comunicación individual, debes tener en cuenta tus habilidades verbales, como explicar ideas de manera eficaz, ir al grano y mantener el interés de los oyentes.
Comunicación no verbal
La comunicación no verbal es cuando los empleados transmiten mensajes sin utilizar palabras. Esto incluye el lenguaje corporal, las expresiones faciales, los gestos o incluso el contacto visual. De todas las estrategias de comunicación, esta es a menudo la más importante de comprender.
La comunicación no verbal proporciona contexto al mensaje verbal. Y, en última instancia, te ayuda a captar las señales no verbales de los empleados. No todo el mundo querrá comunicarse directamente a través de una conversación.
Con el auge de la comunicación virtual, puede resultar mucho más difícil captar el lenguaje corporal, el Tono de voz y otras señales no verbales que son más fáciles de percibir en persona.
Por eso se recomienda tener la cámara encendida cuando se participa en una llamada de Zoom del equipo. Comprender la comunicación no verbal es importante para comunicarse a distancia, ya que ayuda a proporcionar contexto y minimiza el riesgo de malentendidos.
Comunicación escrita
Los correos electrónicos, los memorandos, los boletines informativos, las notas e incluso los símbolos son ejemplos perfectos de comunicación escrita. Las estrategias de comunicación eficaces implican mucho más que la simple escritura: todo cuenta a la hora de comunicarse de esta manera, desde las palabras que se eligen hasta la estructura de las frases y la forma en que se organiza la escritura.
En el lugar de trabajo, los empleados intercambian información a través de documentos escritos que adoptan muchas formas. Este tipo de comunicación es beneficioso porque permite un registro permanente de la conversación para que todos puedan consultarla y revisarla fácilmente.
Contar con un único sistema de base de conocimientos facilita el uso compartido de la información con varios compañeros y elimina la posibilidad de malinterpretaciones. Esta estrategia de comunicación también es una forma excelente para que los directivos deleguen tareas y responsabilidades.
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Comunicación visual
Se utilizan elementos visuales como diagramas, gráficos, vídeos, fotografías y otros para transmitir mensajes a través de la comunicación visual. De entre las estrategias de comunicación más eficaces, esta es beneficiosa porque ayuda a desglosar conceptos complejos y los hace más fáciles de entender.
Los elementos visuales, como las pizarras blancas de ClickUp, ayudan a añadir contexto al mensaje, lo que facilita su comprensión. Por eso existen los libros ilustrados. Además, este tipo de estrategia de comunicación te permite explicar conceptos complejos, tomar decisiones más rápidas, aumentar la participación en las reuniones y es fácil de consultar.
Utiliza estrategias de comunicación con tu equipo en ClickUp.
El uso de las herramientas, estrategias y métodos de comunicación adecuados ayudará a mejorar la comunicación y la colaboración del equipo. El objetivo es garantizar que todos trabajen por los mismos objetivos, y la mejor manera de lograrlo es mediante una estrategia de comunicación sólida.
Mejor aún, el uso de herramientas de colaboración en tiempo real para centralizar la comunicación del equipo garantizará que todos tengan acceso a la información que necesitan. ClickUp ofrece una amplia gama de funciones para hacer precisamente eso!
Utilizar las herramientas de colaboración en tiempo real, la función de seguimiento de metas, la extensión de grabación de pantalla y las plantillas de reuniones de ClickUp para ayudar a los equipos a mantenerse alineados y seguir siendo productivos.
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