¿Dirigir un equipo?
Lo más probable es que pase mucho tiempo pensando en cómo se comunica o si lo hace bien. No es de extrañar. Al fin y al cabo, la comunicación eficaz es la base de una dinámica de equipo sana.
Los estudios también han puesto de relieve la importancia de la comunicación:
- Los equipos bien conectados experimentan unaumento de la productividad del 20-25 Las reuniones improductivas debidas a una comunicación deficiente cuestan a las grandes empresas estadounidenses más de 1.000 millones de euros al año100 millones de dólares al año La friolera de97% de los empleados creen que la forma en que se comunican influye en su eficacia en el trabajo
Para crear una estrategia de comunicación eficaz en el lugar de trabajo, los líderes deben comprender y tener en cuenta los tipos de habilidades de comunicación que mejor se adaptan a cada situación. Aunque algunos modos de comunicación pueden parecer obvios, el diablo está en los detalles de cómo aplicar cada enfoque y empezar a aprender pistas sobre el lenguaje corporal.
Para ayudarte a afinar tu equipo se comunica si tu equipo es pequeño, considera 12 estrategias de comunicación que ofrecen muchas ventajas, independientemente del tamaño de tu equipo. 🚀
¿Por qué son importantes las estrategias de comunicación?
Aunque no hace falta ser un genio para entender por qué son tan importantes las estrategias de comunicación en el lugar de trabajo, merece la pena destacar sus beneficios.
- Distribuir mejor los conocimientos necesarios: La creación de canales abiertos para una comunicación eficaz en el lugar de trabajo, como reuniones programadas con regularidad, boletines informativos de la empresa y revisiones del rendimiento, dotará a los empleados de los conocimientos necesarios para comprender sus roles y cómo gestionar sus responsabilidades. Una estrategia de comunicación abierta ofrece a los equipos mejores oportunidades paraalcanzar sus KPI. 📈
- Fomentar la resolución de problemas en colaboración: Fomentar un entorno decolaboración en equipo y resolución de problemas en el lugar de trabajo animando a los empleados alluvia de ideas y encuentren soluciones juntos. 🧠
- Celebrar sólo reuniones eficaces y necesarias: Uno de los formularios más habituales de comunicación en equipo esa través de una reunión. Pero las reuniones innecesarias e improductivas van en detrimento de una comunicación eficaz. Por eso debes centrarte únicamente en los temas de conversación críticos, que debes perfilar antes de la llamada o reunión. ⏰
- Fomente la alineación : Un problema importante paraequipos remotos es el desajuste debido a las distintas zonas horarias. Suplan de comunicación del proyecto debe considerar formas defortalecer las relaciones del equipo-ya seanmiembros del equipo a distancia con regularidadalineando a todos. 👯
- Construir confianza y mantener la transparencia: La transparencia es clave en cualquier estrategia de comunicación cuandogestionar un equipo. Establece un entorno de escucha activa para generar confianza. 🤝
12 Estrategias de comunicación
Sin claridad comunicación en equipo los proyectos no llegan a buen puerto y el crecimiento se estanca. Por eso, conocer y aplicar las estrategias de comunicación que mejor funcionan en su equipo es fundamental para su intento correcto.
Analicemos las 12 estrategias de comunicación más importantes que puede empezar a utilizar en su equipo de inmediato:
1. Utilice varios tipos de comunicación
Tu equipo debe tener varias formas de comunicarse: conversaciones en persona, correo electrónico, llamadas telefónicas, videollamadas y herramientas para chatear. Utilizar diversos métodos hace que todos los miembros del equipo estén en la misma página y tengan acceso a la información que necesitan.
Menciona a los miembros del equipo directamente en las tareas con la opción de enviar una notificación
Por ejemplo, si utiliza soluciones de comunicación en equipo como ClickUp, con la posibilidad de etiquetar y mencionar a los miembros de su equipo en tareas, documentos, etc., permitirá a su equipo comunicarse mientras trabaja. Esto reduce el cambio de contexto que facilita el proceso de tener el trabajo terminado.
2. Establecer normas básicas de comunicación
Establezca directrices sobre cómo y cuándo deben comunicarse los miembros del equipo. Esto podría incluir los tiempos de respuesta esperados, cómo utilizar diferentes plataformas de comunicación, y quién debe ser CC'd en ciertos correos electrónicos. 📝
Esto también se aplica a las reuniones, una de las tareas del lugar de trabajo que más recursos consume del equipo. Considera la posibilidad de ajustar las normas básicas para la comunicación verbal y la forma en que los miembros deben comunicarse en las reuniones (es decir, detalla las expectativas de trabajo previo con antelación).
3. Elimine los silos de comunicación
Asegurarse de que todos los miembros del equipo están incluidos en el bucle de comunicación es difícil cuando no se dispone de herramientas digitales que lo faciliten. Esto es especialmente cierto si trabajas con equipos híbridos -lo que significa que algunos miembros del equipo trabajan a distancia y en la oficina.
La función de tabla de ClickUp le permite crear una matriz de comunicación sin salir del panel de control
Nadie debe quedar fuera de la conversación, por eso una buena comunicación elimina los silos. Su estrategia de comunicación debe implicar a un pequeño selección de herramientas de comunicación en el lugar de trabajo para que no te disperses con demasiadas herramientas para empresas . Descargar la plantilla de matriz de comunicación de ClickUp
4. Tener un facilitador designado
Designar a una persona para que facilite el proceso de comunicación y se asegure de que todo el mundo entiende lo que quiere decir en el momento oportuno. Procure que las reuniones sean siempre productivas y centradas en la tarea.
Pero si quieres ir un paso más allá, asigna la responsabilidad a alguien del equipo para que controle la comunicación más allá de las reuniones. Un facilitador designado ayuda con la propiedad de la tarea y a llenar los vacíos.
5. Utiliza herramientas de colaboración en tiempo real
Supervise las actualizaciones de los proyectos, gestione los flujos de trabajo y colabore con el equipo, todo ello desde su entorno de trabajo de ClickUp
comuníquese fácilmente con las numerosas herramientas de proyecto integradas en Pizarra, perfectas para la lluvia de ideas y el intercambio de ideas
Herramientas de colaboración en tiempo real, tales como Mapas mentales ClickUp pizarras y documentos, ofrecen a los equipos una excelente manera de comunicarse entre sí y trabajar en proyectos simultáneamente.
Piensa en las Pizarras como en un cajón de arena donde los equipos utilizan tipos de comunicación visual y escrita para compartir y perfeccionar ideas. Lo mejor es que las herramientas de Pizarra son fáciles de usar y lo suficientemente personalizables como para que los equipos puedan consultar y editar sobre la marcha.
6. Establecer metas claras para el equipo
Tener metas claras y cuantificables es esencial para que los equipos se mantengan en el buen camino y se aseguren de que todo el mundo trabaja por los mismos objetivos. Funciones de Metas de ClickUp facilitan el ajuste, seguimiento y control de los objetivos alcanzar las metas del equipo con mucha visibilidad.
Manténgase en el buen camino para alcanzar sus objetivos con cronogramas claros, metas cuantificables y seguimiento automático del progreso
Crea metas rastreables conectadas a tus tareas de trabajo para que puedas medir objetivos y visualizar cronogramas. En cuanto a los estilos de comunicación, utiliza tanto el escrito como el visual comunicación para mantener a tu equipo conectado en las metas .
7. Fomentar la comunicación bidireccional
Para que la comunicación sea eficaz, debe ser bidireccional. Cuando se dice que "hacen falta dos para bailar un tango", también se aplica a la comunicación en el lugar de trabajo. 💃
Anima a los miembros del equipo a que hagan preguntas y compartan sus ideas abiertamente. Esto ayuda a construir un equipo más unificado que trabaja a partir de las mismas ideas y comentarios.
8. Utiliza aplicaciones para compartir pantalla
Comparta grabaciones de pantalla para transmitir su mensaje con precisión sin necesidad de una cadena de correo electrónico o una reunión en persona
Aplicaciones para compartir pantallas como Herramienta Clip de ClickUp son extremadamente útiles para equipos remotos. Permiten a los miembros de un equipo compartir su trabajo en tiempo real, garantizando al mismo tiempo que todos estén alineados y puedan colaborar .
Por supuesto, también hay herramientas como Zoom que permiten a los equipos compartir su pantalla en tiempo real también. 💻
Se trata de encontrar la combinación de herramientas que mejor se adapte al flujo de trabajo del equipo. De este modo, el traspaso de información se convierte en un juego de niños y gestión del cambio se produce de forma eficaz.
9. Desglosar temas complejos
Divida los temas complejos en partes más pequeñas para que sean más fáciles de entender. Esto incluye dividir los problemas en tareas más pequeñas y manejables para poder centrarse en un aspecto cada vez.
Visualice y gestione su hoja de ruta de productos en la vista de cronograma de ClickUp
Presentaciones, documentos, plantillas las plantillas, matrices y herramientas como las Pizarras son útiles para descomponer tareas complejas y cronogramas de proyectos para que nada se escape.
Una de las ventajas de estas herramientas es que permiten referenciar los esfuerzos de desglose para que los equipos se mantengan al día en todo momento.
10. Centralice sus esfuerzos de comunicación
Centraliza, centraliza, centraliza. A menudo, los esfuerzos de comunicación de un equipo se malgastan por culpa de algunos errores en la gestión del equipo. Esto puede suceder por una variedad de cosas como:
- Una pila tecnológica desarticulada
- Ausencia de un marco de referencia para abordar los proyectos
- Documentos desconectados que viven en demasiadas plataformas separadas
Cuando la comunicación está centralizada, los equipos realizan un mejor seguimiento de sus conversaciones, tareas y proyectos en un mismo espacio. Esto reduce el cambio de tareas y contextos y ayuda al equipo a centrarse en lo importante.
Es importante tener en cuenta que las estrategias de comunicación -cuando se utilizan bien- ayudan a los equipos a progresar en el propio trabajo en lugar de perderse en tareas de gestión. Un gran paso en esa dirección empieza por centralizar la forma de comunicar y compartir la información.
11. Celebre reuniones periódicas de equipo
Celebrar reuniones periódicas del equipo es una forma estupenda de asegurarse de que todo el mundo está al día de sus tareas y de las de los demás sincronizados entre sí . Las reuniones de equipo también ofrecen una gran oportunidad para el debate abierto y la colaboración.
Cualquier cosa que no sea obvia se aclara y los equipos pueden plantear todos y cada uno de los posibles problemas. Las reuniones de equipo suelen ser verbales, pero no hay que olvidar la comunicación visual y escrita.
12. Priorizar la comunicación 1 a 1
Los jefes de equipo no deben olvidar dar prioridad a la comunicación individual . Para aprovechar las ventajas de estas reuniones, es necesario contar con sólidas habilidades de comunicación en el lugar de trabajo.
Empiece por programar reuniones periódicas con los miembros del equipo para tratar temas concretos. Aproveche este tiempo para hacer comentarios positivos con regularidad, de modo que los miembros del equipo se sientan seguros y apreciados. Aquí empezarás a aprender las claves del lenguaje corporal y otras formas de comunicación no verbal.
Reuniones individuales dar a los miembros del equipo la oportunidad de hacer preguntas compartir ideas y ponerse al día sobre cualquier problema. Celebre estas reuniones con regularidad y asegúrese de establecer unas normas básicas de comunicación claras.
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Tipos de estrategias de comunicación
En general, hay cuatro estrategias de comunicación básicas que debes tener en cuenta cuando trabajes con tu equipo. Vamos a detallar cada una de ellas para que sepas cuál es la que mejor se adapta a tu situación o rol:
Comunicación verbal
Cuando los empleados utilizan el lenguaje verbal para intercambiar información, están utilizando la comunicación verbal. Tanto si se trata de una conversación cara a cara, una presentación o una reunión de Zoom, su meta es comunicarse eficazmente a través de interacciones verbales.
Inicie y únase a reuniones directamente desde sus tareas con la integración de Zoom de ClickUp
Para lograr la mejor comunicación de tú a tú, debes tener en cuenta tus habilidades verbales, como explicar ideas de forma eficaz, ir al grano y mantener la atención de los oyentes.
Comunicación no verbal
La comunicación no verbal se produce cuando los empleados transmiten mensajes sin utilizar palabras. Esto incluye el lenguaje corporal, las expresiones faciales, los gestos o incluso el contacto visual. De todas las estrategias de comunicación, ésta es a menudo la más crucial de entender.
La comunicación no verbal aporta contexto al mensaje verbal. Y, en última instancia, le ayuda a captar las señales no verbales de los empleados. No todo el mundo querrá comunicarse directamente a través de una conversación.
Con el auge de comunicación virtual puede ser mucho más difícil captar el lenguaje corporal, el tono de voz y otras señales no verbales que son más fáciles de ver en persona.
Por eso se recomienda que las cámaras estén encendidas en las llamadas de Zoom de los equipos. Comprender la comunicación no verbal es importante para comunicarse a distancia porque ayuda a proporcionar contexto y minimiza los riesgos de malentendidos.
Comunicación escrita
Correos electrónicos, memorandos, boletines, notas e incluso símbolos son ejemplos perfectos de comunicación escrita. Las estrategias de comunicación eficaz se basan en gran medida en la escritura: todo, desde las palabras elegidas hasta la estructura de las frases y la organización del texto, cuenta a la hora de comunicarse.
ClickUp Docs permite formato enriquecido y comandos de barra inclinada para trabajar con más eficacia
En el lugar de trabajo, los empleados intercambian información a través de documentos escritos que adoptan diversos formularios. Este tipo de comunicación es beneficioso porque permite dejar constancia permanente de la conversación para que todos puedan consultarla y revisarla fácilmente.
Tener un único base de conocimientos para trabajar facilita el intercambio con varios colegas y elimina la posibilidad de malas interpretaciones. Esta estrategia de comunicación es también una forma excelente de que los directivos delegar tareas y responsabilidades .
Bonus: Software de comunicación interna !
Comunicación visual
Los elementos visuales, como diagramas, gráficos, vídeos y fotografías, entre otros, se utilizan para transmitir mensajes a través de la comunicación visual. Entre las estrategias de comunicación más eficaces, ésta es beneficiosa porque ayuda a desglosar conceptos complejos y facilitar su comprensión.
Uso de las Pizarras ClickUp como herramienta de colaboración visual para cualquier necesidad
Visuales como Pizarras ClickUp -ayudan a contextualizar el mensaje, facilitando su comprensión. Por eso existen los libros ilustrados. Además, este tipo de estrategia de comunicación permite explicar conceptos complejos, tomar decisiones más rápidamente, aumentar la participación en las reuniones y es fácil de consultar.
Utiliza estrategias de comunicación con tu equipo en ClickUp
Utilizar las herramientas, estrategias y métodos de comunicación adecuados ayudará a mejorar la comunicación y la colaboración del equipo. La meta es garantizar que todos trabajen para alcanzar los mismos objetivos, y la mejor forma de lograrlo es mediante una estrategia de comunicación sólida.
Mejor aún, el uso de herramientas de colaboración en tiempo real para centralizar la comunicación del equipo garantizará que todos tengan acceso a la información que necesitan. ClickUp ¡ofrece un amplio intervalo de funciones para hacer precisamente eso!
Utilice las herramientas de colaboración en tiempo real de ClickUp, la función de seguimiento de metas, la extensión de grabación de pantallas y las plantillas de reuniones para ayudar a los equipos a mantenerse alineados y seguir siendo productivos.
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