En el mundo de los Business, uno puede verse bombardeado por una jerga interminable: "vamos a empezar a trabajar y a profundizar en el aprovechamiento del equipo para crear sinergias y reforzar las competencias básicas, antes de volver más tarde para tocar base" - que hace la vida demasiado confusa.
Para salir del paso, pensemos en los elementos de acción. No suenan tan impresionantes ni revolucionarios. Pero son mucho más eficaces para conseguir que las cosas estén terminadas que un esquema tradicional lista de tareas pendientes ya sea en la oficina o en la cocina.
La clave de los elementos de acción es que indican algo pendiente. Un método específico para redactar las tareas en función de la acción requerida, y no del resultado deseado, puede aumentar significativamente la productividad y acercarle a sus ambiciones a largo plazo.
¿Qué es un elemento de acción?
Aunque un elemento de acción puede parecer un apodo corporativo para una tarea, son cosas diferentes. Lo más habitual es que una tarea aparezca en una hoja de ruta lista de tareas pendientes como una viñeta corta y sencilla. No suele haber más información sustancial que el qué.
En cambio, un elemento de acción es una tarea más completa, aunque relativamente concisa, con una descripción que describe la tarea en términos de quién, qué, cómo y cuándo. Así, cualquiera que la reciba puede familiarizarse con ella al instante.
Al mismo tiempo, en el trabajo, presentar la tarea de esta manera puede hacer que sea más obvio determinar qué empleado la completaría mejor. Esto forma parte de su plan de acción .
Esto permite a un directivo delegar más fácilmente sin tener que ir más despacio y explicar las cosas dos veces. Los elementos de acción hablan por sí solos. Descargar la plantilla de elementos de acción de ClickUp
5 Consejos para la Lista de Elementos de Acción
Estos son nuestros cinco consejos principales para crear fantásticos elementos de acción que le ayuden a mantener la concentración, completar tareas y hacer realidad sus metas:
1. Haz que tus elementos de acción sean concretos, no abstractos
Como hemos mencionado antes, las tareas suelen redactarse como resultados intangibles y abstractos, como "crear una presentación", mientras que los elementos de acción deben ser acciones evaluables y concretas, como "colaborar con marketing en una presentación de 20 minutos con folletos para el lunes" Para conseguir elementos de acción brillantes, tendrás que bajar de las nubes y poner los pies en la tierra.
2. Desglosar elementos de acción para que quepan en una línea PERO incluya una descripción
Si se tarda tanto en leerlo como en hacerlo, se está haciendo mal. Aunque los elementos de acción largos parezcan más informativos, suelen ser confusos e improductivos. No hace falta que sean tan divertidos como un chiste del club de la comedia, pero sí que sean breves Dicho esto, asegúrese de añadir información complementaria si es esencial para la comprensión de la persona asignada. Si escribes para ti mismo, es posible que te olvides de algún detalle, así que puedes añadir una breve descripción para ir sobre seguro.
3. Trabajo con un formato coherente
Del mismo modo que los historiadores del arte distinguen a un Rembrandt de un Caravaggio, tus elementos de acción pueden hacerse un nombre si se presentan de forma coherente y eficaz. La coherencia conduce a una mejor comprensión, con la ventaja añadida de que te harás más eficiente en la preparación de elementos de acción practicando el mismo formato.
4. Clasifique sus elementos de acción por contexto, acción y recurso.
Es importante, sobre todo desde el punto de vista de la eficacia, organizar y categorizar cuando proceda. En lo que respecta a los elementos de acción, es absolutamente necesario organizarlos en función de su contexto (qué proyecto, tipo de trabajo, área de la empresa), las propias acciones ( creativo comunicativo, administrativo), y los recursos necesarios ( personal, materiales, tiempo, subcontratación ). Aunque sólo sea una forma de mantenerte organizado, verás las enormes ventajas de organizar tus elementos de acción de esta manera.
5. Retransmitir mientras se colabora
Si los elementos de acción pendientes dependen de la colaboración de varias personas, debe ser especialmente claro al respecto, asegurándose de que todos los individuos conocen su rol en la tarea. En las instancias en las que el elemento de acción se transmitirá a otros, todos deben ser capaces de tomarlo y llevarlo a cabo. Una vez completada la acción, debe haber un nuevo elemento que la sustituya y que ponga al día a todo el mundo. En el trabajo en colaboración, es especialmente importante volver a evaluar la información que debe transmitirse y si sigue siendo necesaria la misma colaboración.
Bonus: Plantillas de hojas informativas !
¿Qué es un buen elemento de acción?
En primer lugar, considere la tarea: "Buscar mayoristas para nuevos productos." ¿Cuáles son los límites? Bueno, en realidad se trata sólo del resultado final, que obviamente es relevante pero no hace mucho en sí mismo.
No se indica quién está a cargo de la tarea, cómo debe hacerse o cuándo debe terminarse. Realmente no es muy útil.
Los elementos de acción deben capturar:
- ¿Quién es responsable de completar el trabajo?
- ¿Qué acción hay que emprender?
- ¿Cómo se puede terminar la acción?
- ¿Cuándo es la fecha límite?
Así, utilizando este modelo, el elemento de acción puede leerse como: "El Departamento de Operaciones llamará a los posibles mayoristas (véase el directorio) para cerrar un acuerdo para el nuevo intervalo de utensilios de cocina - fecha límite: 10 de marzo"
Las ventajas son muchas.
Hay un propietario claro de la tarea, un esquema sólido de lo que debe hacerse y una fecha límite.
Incluso hay información relevante que puede acelerar el proceso.
No te vuelvas loco con detalles adicionales, ya que puede ser contraproducente. Un elemento de acción no es una guía para extraterrestres: "llame a los mayoristas cogiendo el aparato de telecomunicaciones con la mano dominante y marcando la secuencia correcta de 11 dígitos del número"
Si vas a añadir información adicional, asegúrate de que sea valiosa y relevante.
Del mismo modo que tiene muchos objetivos para alcanzar una meta mayor, puede tener muchos elementos de acción por objetivo. Recapitulemos,
- Las tareas expresan los resultados deseados (metas).
- Los elementos de acción muestran las acciones literales necesarias para alcanzarlos.
¿Cómo se escriben los elementos de acción?
Como ya sabemos, los elementos de acción se utilizan para definir las acciones necesarias para completar una tarea o trabajo. "Mono ve, mono hace", por así decirlo. Por lo tanto, para crear un elemento de acción, pregúntese qué hay que hacer y cómo puede hacerlo.
Intenta describir la acción en una o dos frases.
Si tu elemento de acción parece contener demasiados pasos, divídelo en tareas más pequeñas.
La clave está en escribir el elemento de acción en cuanto se te ocurra. Si es claro, conciso y comunicable, y está redactado de forma que te permita completar la tarea en un número reducido de pasos, puedes llamarlo elemento de acción y ponerte manos a la obra
Un buen ejemplo puede ponerse en práctica inmediatamente después de establecerlo. Si no es así, es probable que el elemento de acción sea demasiado complicado o ambiguo.
Ejemplos de elementos de acción
- Equipo de ventas a contactar Cliente de Springleaf sobre los retrasos en los envíos
- Debate entre IT y la Agencia para finalizar las actualizaciones de la página web de la próxima semana - deben estar terminadas para el jueves
- RRHH enviará el informe de rendimiento (25 de julio) al subdirector - copia física.
- Seguimiento con el director del proyecto sobre el presupuesto y los costes adicionales (de febrero a abril) antes del miércoles
Aunque escribas los elementos de acción para ti mismo, no está de más que los incluyas todos. Así entenderás (¡ojalá!) de qué estás hablando.
No obstante, si la empresa utiliza los elementos de acción para los informes diarios de los empleados o los informes de gestión, es posible que puedas omitir algunos detalles evaluaciones de rendimiento si quieres llevar un registro de tu trabajo, es mejor que incluyas esta información.
Conclusión
Seguir estos consejos para su lista de tareas pendientes y elementos de acción no le llevará mucho tiempo, pero podría cambiar por completo su forma de escribir y enumerar sus elementos de acción.
Con ClickUp, dispondrá de las herramientas y funciones de productividad adecuadas para mejorar sus elementos de acción y listas de tareas pendientes. Regístrese en ClickUp hoy mismo ¡!