En el mundo de la empresa, puedes verte bombardeado por una jerga interminable —«pongamos las cosas en marcha y profundicemos en el aprovechamiento del equipo para sinergizar flujos y fortalecer la competencia central, antes de volver más tarde para ponernos en contacto»— que hace que la vida sea demasiado confusa.
Para simplificar el lenguaje, piensa en los elementos. No suenan muy impresionantes ni revolucionarios. Pero son mucho más eficaces para hacer las cosas que una lista de tareas tradicional, ya sea en la oficina o en la cocina.
La clave de las tareas es que indican algo pendiente. Un método específico para formular las tareas en términos de la acción requerida, y no del resultado deseado, puede aumentar significativamente la productividad y acercarte a tus ambiciones a largo plazo.
¿Qué es un elemento?
Aunque un elemento «de acción» puede parecer un término corporativo para referirse a una tarea, en realidad son cosas diferentes. Una tarea suele aparecer en una lista de tareas pendientes como un punto breve y sencillo. Por lo general, no contiene información sustancial, salvo el «qué».
Por otro lado, una tarea es un elemento más completo, pero relativamente conciso, con una descripción que resume la tarea en términos de quién, qué, cómo y cuándo. De este modo, cualquiera que la reciba puede familiarizarse con ella al instante.
Al mismo tiempo, en el trabajo, presentar la tarea de esta manera puede hacer que sea más fácil determinar qué empleado sería el más adecuado para completarla. Esto forma parte de tu plan de acción.
Esto permite al gerente delegar más fácilmente, sin tener que ralentizar el proceso y explicar las cosas dos veces. Los elementos hablan por sí solos.
5 elementos para la lista de tareas pendientes
Estos son nuestros cinco consejos principales para crear tareas fantásticas que te ayuden a mantener la concentración, completar tareas y alcanzar metas:
1. Haz que tus elementos sean concretos, no abstractos.
Como mencionamos anteriormente, las tareas suelen redactarse como resultados intangibles y abstractos, como «crear presentación», mientras que los elementos deben ser evaluables y concretos, como «colaborar con marketing en una presentación de 20 minutos con folletos para Monday». Para crear elementos brillantes, tendrás que bajar de las nubes y poner los pies en la tierra.
2. Desglosa los elementos para que quepan en una línea, PERO incluye una descripción.
Si tardas tanto en leerla como en hacerla, estás haciendo las cosas mal. Aunque los elementos largos pueden parecer más informativos, suelen ser confusos e improductivos. No tienen por qué ser tan divertidos como un chiste ingenioso en un club de comedia, ¡pero sí deben ser igual de breves! Dicho esto, asegúrate de añadir información complementaria si es fundamental para que la persona asignada la comprenda. Si escribes para ti mismo, es posible que olvides algunos detalles, por lo que puedes añadir una breve descripción para ir sobre seguro.
3. Trabaja con un formato coherente
De la misma manera que los historiadores del arte pueden distinguir un Rembrandt de un Caravaggio, tus elementos pueden hacerse famosos si se realizan de manera coherente y eficaz. La coherencia conduce a una mejor comprensión, con la ventaja añadida de que serás más eficiente a la hora de preparar elementos si practicas el mismo formato.
4. Clasifica tus elementos por contexto, acción y recurso.
Es importante, sobre todo desde el punto de vista de la eficiencia, organizar y categorizar cuando sea posible. En lo que respecta a los elementos, debes organizarlos según su contexto (proyecto, tipo de trabajo, área de empresa), las acciones en sí mismas ( creativas, comunicativas, administrativas) y los recursos necesarios ( personal, materiales, tiempo, subcontratación ). Aunque solo sea una forma de mantener el orden, verás una gran ventaja al organizar tus elementos de esta manera.
5. Colabora mientras transmites
Si los elementos pendientes dependen de la dependencia de varias personas, debes dejarlo muy claro y asegurarte de que todos conozcan su rol en la tarea. En las instancias en las que la tarea se transmita y se reenvíe a otras personas, todo el mundo debe ser capaz de recogerla y llevarla a cabo. Una vez completada la tarea, debe haber un nuevo elemento que la sustituya y que ponga al día a todo el mundo. En el trabajo colaborativo, es especialmente importante reevaluar la información que hay que transmitir y si sigue siendo necesaria la misma colaboración.
Bonificación: ¡Plantillas de hojas informativas!
¿Qué hace que un elemento sea bueno?
En primer lugar, considera la tarea: «Encontrar mayoristas para nuevos productos». ¿Cuáles son las limitaciones? Bueno, en realidad esto es solo el resultado final, que obviamente es relevante, pero que por sí solo no sirve de mucho.
No hay ninguna indicación de quién está a cargo de la tarea, cómo debe realizarse o cuándo debe estar terminada. Realmente no es muy útil.
Los elementos deben incluir:
- ¿Quién es responsable de completar el trabajo?
- ¿Qué acción hay que llevar a cabo?
- ¿Cómo se puede llevar a cabo la acción?
- ¿Cuándo es la fecha límite?
Así, utilizando este modelo, la tarea podría quedar así: «El Departamento de Operaciones llamará a posibles mayoristas (véase el directorio) para cerrar el acuerdo de la nueva gama de menaje de cocina; fecha límite: 10 de marzo. »
Las ventajas son numerosas.
Hay un responsable claro de la tarea, un esquema sólido de lo que se debe hacer y una fecha límite.
Incluso hay información relevante que también puede acelerar el proceso.
No te vuelvas loco con detalles adicionales, ya que eso puede ser contraproducente. Un elemento no es un tutorial para extraterrestres: «llamar a los mayoristas cogiendo el dispositivo de telecomunicación con tu mano dominante y marcando la secuencia correcta de 11 números».
Si vas a añadir información adicional, asegúrate de que sea valiosa y relevante.
Del mismo modo que tienes muchos objetivos para alcanzar una meta mayor, puedes tener muchos elementos por objetivo. En resumen,
- Las tareas expresan los resultados deseados (metas).
- Los elementos muestran las acciones literales necesarias para completarlas.
¿Cómo se redactan los elementos?
Como ya sabemos, las acciones se utilizan para definir las medidas necesarias para completar una tarea o un trabajo. Por así decirlo, «el mono ve, el mono hace». Por lo tanto, para crear una acción, pregúntate qué hay que hacer y cómo puedes hacerlo.
Intenta describir la acción en una o dos frases.
Si tu elemento parece contener demasiados pasos, divídelo en tareas más pequeñas.
La clave es anotar la tarea tan pronto como se te ocurra. Si es clara, concisa y comunicable, y está redactada de manera que te permita completarla en pocos pasos, ¡puedes considerarla una tarea y ponerte manos a la obra!
Un buen ejemplo es aquel que se puede llevar a cabo inmediatamente después de ser establecido. Si no es así, es probable que hayas complicado demasiado el elemento o que sea demasiado ambiguo.
Ejemplos de elementos
- El equipo de ventas contacte con el cliente Springleaf sobre retrasos en los envíos.
- Reunión entre el departamento de TI y la agencia para terminar las actualizaciones del sitio web de la próxima semana; debe estar terminado para el jueves.
- RR. HH. enviará el informe de rendimiento (con fecha límite el 25 de julio) al subdirector, en formato físico.
- Haz un seguimiento con el director de la gestión de proyectos sobre el presupuesto y los costes adicionales (de febrero a abril) antes del miércoles.
Incluso si estás escribiendo elementos para ti mismo, es buena práctica incluir todas las partes. Así (¡con suerte!) entenderás de qué estás hablando.
Es posible que puedas omitir ciertos detalles, pero si una empresa utiliza las tareas para la elaboración de informes diarios de los empleados o las evaluaciones de rendimiento, incluir esta información resulta más útil para llevar un registro de tu trabajo.
Conclusión
Seguir estos consejos para tu lista de tareas pendientes y acciones no te llevará mucho tiempo, pero podría cambiar por completo la forma en que redactas y enumeras tus acciones.
Con ClickUp, dispondrás de las herramientas y funciones de productividad adecuadas para mejorar tus elementos y listas pendientes. ¡Regístrate hoy mismo en ClickUp!