La externalización es una de las formas más exitosas y modernas de gestionar su empresa. Le permite delegar tareas en trabajadores remotos para que usted pueda centrarse en las funciones principales. Pero gestionar con éxito proyectos subcontratados puede ser todo un reto si no sabes por dónde empezar.
¿Y si le dijéramos que hay una forma de simplificar la externalización de la gestión de proyectos?
Los asistentes virtuales cambian las reglas del juego de la productividad empresarial en ventas, contabilidad, atención al cliente y mucho más. La gestión de proyectos es una de las tareas de externalización más comunes que puede encomendar a una VA
En este artículo, vamos a ver cómo se puede externalizar la gestión de proyectos, aprovechar VAs para su negocio, y maximizar herramientas de productividad para ayudarle a simplificar su flujo de trabajo y ampliar su empresa. Estos ayudantes expertos en tecnología pueden agilizar los procesos, aligerar la carga de trabajo y garantizar que los proyectos se hagan bien y a tiempo.
Antes de sumergirnos en la externalización de la gestión de proyectos, veamos qué es la externalización. 👀
¿Qué es la externalización? Externalización es contratar a alguien ajeno a tu empresa para realizar tareas o prestar servicios que ayuden a tu equipo interno. Puedes recurrir a la subcontratación para cubrir lagunas de trabajo u obtener ayuda adicional cuando hay demasiado que hacer.
Por ejemplo, una empresa puede externalizar su servicio de atención al cliente a un proveedor externo. La empresa de externalización del servicio de atención al cliente se encargará de tareas como la configuración de chatbots, la resolución de problemas de los clientes y la prestación de asistencia por teléfono, correo electrónico o chat.
Esto puede ayudar a la empresa a proporcionar soporte 24/7 a sus clientes, incluso con un horario de atención limitado. También puede liberar recursos internos para que los equipos puedan centrarse en sus competencias básicas, como las ventas o el desarrollo de productos.
Hay muchas formas de externalizar, en función de las necesidades y preferencias de su empresa:
- Subcontratación externa: Cuando una empresa contrata a una empresa de externalización en un país o región diferente para realizar tareas o servicios específicos
- Externalización deslocalizada: Cuando una empresa lleva sus operaciones a su país de origen
- Externalización dedicada: Cuando una empresa contrata a un equipo de terceros para centrarse únicamente en un proyecto, función o proceso concreto
- Aumento de personal: Cuando una empresa complementa su equipo interno con mano de obra a distancia
- Subcontratación de asistentes virtuales: Cuando una empresa contrata y delega tareas empresariales no esenciales en unasistente virtual ## 5 ventajas de externalizar servicios para su empresa
La externalización tiene muchas ventajas, y empresas de todos los tamaños la utilizan para obtener una ventaja competitiva. He aquí cinco de las principales ventajas de la externalización.
1. Acceso a competencias y talentos especializados
Con la externalización, la ubicación ya no es un factor de contratación crucial porque puede contratar trabajadores altamente cualificados del extranjero sin costes ni esfuerzos adicionales.
Aprovechar el talento y los conocimientos especializados que podrían no estar disponibles internamente para gestionar las cargas de trabajo y priorizar y asignar mejor los recursos.
Utilice la vista de carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte fácilmente tareas para reasignar recursos
Esto puede ayudar a equilibrar las cargas de trabajo al transferir ciertas tareas de los empleados sobrecargados a proveedores externos que pueden realizarlas con mayor eficacia, y evitar la continua escasez de mano de obra, al tiempo que se garantiza que las tareas se asignan a las personas más cualificadas y capaces, lo que en última instancia conduce a mejores resultados.
El acceso a una reserva mundial de talento también le da una ventaja competitiva para ser más innovador, receptivo y ágil.
2. Mejora de la productividad y la calidad de los proyectos
La externalización le permite centrarse en sus competencias básicas y objetivos estratégicos, dejando las tareas no esenciales a los expertos. Además, la externalización de proyectos puede ayudar a su empresa a racionalizar las operaciones y reducir el tiempo y los recursos necesarios para completar las tareas.
Los servicios de asistentes virtuales no sólo requieren manos extra para completar algunos proyectos y más trabajo. Las VAs también pueden ayudarle a analizar y desarrollar las estrategias de productividad para su empresa para que puedas hacer el trabajo más rápido y con mayor calidad.
3. Ahorro de costes
Su empresa puede reducir costes en mano de obra, gastos generales y operaciones mediante la externalización, ya que no tiene que dedicar tanto tiempo y recursos a la contratación y formación de nuevos empleados, como un gestor de proyectos interno.
Las pequeñas empresas recurren a la subcontratación para cubrir eficazmente las carencias de cualificación mediante Embrague
4. Flexibilidad y escalabilidad
Es probable que quiera hacer crecer su empresa, lo cual es más fácil de decir que de hacer. Pero la externalización es una estrategia para acelerar el crecimiento de su empresa porque ofrece la flexibilidad necesaria para adaptarse rápidamente a los cambios del mercado sin grandes inversiones en contratación, formación o equipos.
Una encuesta de Embrague descubrió que los empresarios son optimistas sobre la externalización como táctica empresarial, especialmente durante la recesión. Es una solución rentable para colmar lagunas de cualificación, reducir gastos y llevar el negocio a nuevas cotas.
5. Reducción de riesgos
Al externalizar, está transfiriendo ciertos riesgos al proveedor de servicios para poder diversificar las operaciones. En lugar de tener que invertir tiempo y dinero en contratar internamente, puede pasar esa responsabilidad a un proveedor de externalización y obtener nuevas contrataciones casi al instante si las cosas no funcionan.
Además, las empresas de subcontratación disponen de una lista de profesionales con aptitudes variadas, por lo que seguro que encontrará al empleado adecuado a la primera, en lugar de tener que revisar innumerables currículos y someterse a las temidas entrevistas.
¿Qué es la externalización en la gestión de proyectos?
Como ya hemos dicho, gestión de proyectos es una de las tareas más comunes que se subcontratan a un asistente virtual.
La externalización de la gestión de proyectos consiste en contratar a un tercero o a gestores de proyectos externos para que se encarguen de tareas específicas o de proyectos completos en nombre de una empresa. Puede incluir servicios de asistente virtual en ventas, atención al cliente, contabilidad, diseño gráfico o cualquier otra tarea de gestión de proyectos.
Al externalizar la gestión de proyectos, los trabajadores experimentados mantendrán los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo con los estándares de calidad. De este modo, podrá dedicarse a actividades de valor añadido, como impulsar las ventas o mejorar sus productos.
4 Ventajas de la externalización de la gestión de proyectos
La externalización de la gestión de proyectos puede ser su estrategia para ejecutar proyectos sin problemas .
He aquí cuatro ventajas clave de la externalización en la gestión de proyectos:
1. Acceso a una mano de obra altamente cualificada
La externalización de la gestión de proyectos proporciona trabajadores altamente cualificados para aumentar su negocio. Puede contratar talentos con experiencia específica en su nicho o un generalista que también sea un solucionador de problemas ágil y completo.
Por ejemplo, un gestor de proyectos subcontratado puede ayudar a su empresa a mantener el rumbo, gestionar los riesgos y asumir proyectos de mayor envergadura. Céntrese en sus tareas empresariales principales y deje en manos de expertos la compleja y a menudo larga tarea de la gestión de proyectos.
Configuración y previsualización de su perfil de asistente virtual a través de Magic
**CONSEJO PROFESIONAL Mejore su proceso de incorporación y asegúrese de que cubre todas las bases utilizando la herramienta Plantilla de lista de control de incorporación de ClickUp para que su gestor de proyectos externo o su equipo se pongan al día en menos tiempo.
2. Contratación rápida
Con gestores de proyectos externos en su equipo, puede evitar los costes relacionados con la contratación y formación de un gestor de proyectos interno a tiempo completo. En su lugar, puede pagar por los servicios de gestión de proyectos en función de las necesidades.
Esto también se traduce en tiempos de respuesta rápidos, ya que los procesos se agilizan. Las mejores empresas de externalización pueden contratar a alguien para las necesidades de su empresa en tan sólo una semana.
**CONSEJO PROFESIONAL Establezca expectativas y manténgase alineado desde el principio utilizando la herramienta Plantilla de contrato de servicios de gestión de proyectos de ClickUp . Esta plantilla de documento resume la información clave sobre los servicios acordados, como el alcance del servicio y condiciones contractuales.
3. Experiencia en multiherramientas
Los gestores de proyectos subcontratados suelen disponer de los recursos necesarios para completar los proyectos con mayor rapidez.
En particular, los asistentes virtuales saben utilizar muchas herramientas de gestión de proyectos s, como herramientas avanzadas como ClickUp que ofrece una amplia gama de funciones para gestionar proyectos complejos. Una VA que esté familiarizada con ClickUp puede gestionar proyectos utilizando metodologías de gestión de proyectos -Ágil, Cascada o Híbrida, por citar algunas.
Los VAs gestores de proyectos pueden utilizar estas herramientas para mantenerse organizados y trabajar de forma más eficiente. También pueden aprovecharlas para encontrar mejores formas de mejorar sus flujos de trabajo y alcanzar sus objetivos.
**CONSEJO PROFESIONAL Existen muchas variaciones del enfoque ágil que pueden resultar abrumadoras para los principiantes e incluso para los gestores de proyectos expertos, pero la buena noticia es que se puede implantar un método básico de trabajo ágil flujo de trabajo ágil a tus proyectos en cuestión de minutos con una plantilla ágil como la Plantilla de gestión de proyectos ágiles ClickUp .
4. Acceso a nuevas tecnologías
Con un gestor de proyectos VA, puedes acceder a tecnología que quizá no puedas permitirte o no tengas tiempo de configurar. Esto incluye la inteligencia artificial (IA) que está avanzando rápidamente y perturbando muchas industrias.
Con su continuo desarrollo, la IA está cambiando nuestra forma de trabajar. En necesidad de competencias en IA y aprendizaje automático se prevé que aumente un 71% en los próximos cinco años. Por tanto, ¡no hay mejor momento para aprovechar esta nueva tecnología!
Herramienta de reescritura en Magic AI, una herramienta GPT diseñada para ayudar a los asistentes virtuales a escribir correos electrónicos de forma más eficiente
Para uno, La mano de obra a distancia de Magic está equipada con MagicAI personalizada, que mejora su eficiencia. Esta exitosa organización de subcontratación se concentra en capacitar a sus asistentes con IA para automatizar tareas reducir los errores humanos, revelar nuevos conocimientos y ayudar a las VA de los gestores de proyectos a generar borradores de correo electrónico, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para elaborar un mensaje desde cero.
**CONSEJO PROFESIONAL Utilice ClickUp AI para ayudar a sus equipos internos a escribir más rápido y producir contenido escrito de alta calidad, y trabaje con los asistentes virtuales de Magic equipados con MagicAI para hacer más en menos tiempo y entregar proyectos de calidad a tiempo.
Cómo externalizar la gestión de proyectos para su empresa
Externalizar la gestión de proyectos es un movimiento estratégico si buscas agilizar procesos, reducir costes y liberar tiempo para centrarte en tareas más importantes.
Hay diferentes formas de externalizar la gestión de proyectos, así que vamos a explorar las principales opciones.
1. Empresas de externalización de procesos empresariales
Las empresas de externalización de procesos empresariales (BPO) son proveedores de servicios externos que ofrecen una serie de procesos empresariales:
- Tareas de back-office, comointroducción de datos y procesamiento de nóminas
- Tareas de cara al cliente, como atención al cliente y apoyo a las ventas
- Tareas de gestión de proyectos, como planificación de proyectos y control de calidad
Las empresas de BPO pueden estar ubicadas en el mismo país que el cliente o en el extranjero para abaratar los costes laborales. Ofrecen soluciones escalables que pueden adaptarse a las necesidades de su empresa para mejorar sus operaciones y su posición en el mercado.
La externalización de ventas es un ejemplo de servicio BPO. Contratar un equipo de ventas a distancia es una solución más fácil, eficaz y asequible que contratar un equipo propio. Los representantes de desarrollo de ventas subcontratados pueden buscar, cualificar y prospectar clientes potenciales, realizar llamadas en frío, concertar citas y realizar muchas otras tareas de SDR para empresas de cualquier tamaño.
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2. Empresas de externalización de procesos de conocimiento
Las empresas de externalización de procesos de conocimiento (KPO) prestan servicios de alto valor basados en el conocimiento que requieren competencias y conocimientos avanzados. Contratan a trabajadores altamente formados y cualificados que tienen experiencia en campos como:
- Estudios de mercado
- Análisis de datos
- Análisis financiero
- Servicios jurídicos
- Diseño técnico
Cuando externaliza la gestión de proyectos a KPO, obtiene acceso a especialistas que pueden ayudar a su empresa a tomar decisiones informadas y obtener una ventaja competitiva. Con KPO, no tiene que contratar personal a tiempo completo ni invertir en tecnología y formación costosas.
3. Externalización de asistentes virtuales
Los asistentes virtuales son excelentes gestores de proyectos para su empresa. Son expertos en tecnología, detallistas y trabajan bien con equipos internos y externos.
Además, cuestan menos que contratar trabajadores a tiempo completo y son fáciles de integrar en sus operaciones.
Para garantizar que los proyectos se desarrollen sin problemas, pueden ayudarle con tareas administrativas como programar reuniones, gestionar correos electrónicos y organizar archivos. Esto libera un tiempo valioso para que usted y su equipo se centren en tareas más estratégicas.
El éxito de la gestión de proyectos también incluye el seguimiento de los plazos y asegurarse de que los proyectos se mantienen dentro de su alcance, y las VAs se especializan en la comunicación diligente. Además, cuando se trabaja con una empresa de externalización, se puede contratar a un gestor de proyectos en tan sólo una semana con muchos menos gastos generales.
La vista cronológica de ClickUp ofrece una vista de pájaro de sus recursos y tareas
Qué debe saber al externalizar la gestión de proyectos
Si es la primera vez que subcontrata o externaliza la gestión de proyectos, aquí tiene algunos consejos que le ayudarán a sacar el máximo partido de este servicio:
- Identifique sus necesidades y las tareas que desea externalizar: Tenga en cuenta factores como los objetivos del proyecto, los miembros del equipo, los calendarios, los presupuestos y los riesgos
- Investigar y evaluar posibles proveedores de servicios: Busque un proveedor de servicios de externalización que se ajuste a sus necesidadesobjetivos empresarialespresupuesto y necesidades de gestión de proyectos. Busque un sólido historial de éxitos, experiencia en el sector y conocimientos especializados en las tareas que desea externalizar
- Defina el alcance y las expectativas del proyecto: Establezca lasalcance del trabajo incluyendo plazos, resultados y expectativas. Asegurarse de que el proyecto avanza según lo previsto con múltiples canales de comunicación
- Establezca protocolos de comunicación claros: Promueva una comunicación abierta y clara con su equipo subcontratado para mantenerse informado sobre el progreso del proyecto, los retos y las oportunidades
- Mantenga siempre un registro del progreso del proyecto: Incluso con la externalización de la gestión de proyectos, esto no significa que deba limitarse a esperar los resultados. Manténgase involucrado y proporcione información cuando sea necesario. Así se asegurará de que el progreso del proyecto sigue estando en consonancia con sus objetivos y expectativas empresariales
Uso de herramientas de gestión de proyectos para la colaboración y la comunicación
Las herramientas de gestión de proyectos ofrecen una serie de funciones que facilitan más que nunca la colaboración y la comunicación con los equipos, tanto internos como externos.
ClickUp, por ejemplo, agiliza el proceso de gestión de proyectos y la comunicación y colaboración con los equipos internos, los clientes, las agencias y otras personas es mucho más fluida al reunir a todos y todo su trabajo en un lugar centralizado.
Proyecto de monitorización
actualizaciones, gestionar flujos de trabajo y colaborar con el equipo, todo desde su espacio de trabajo ClickUp
Cómo ClickUp puede ayudar a mejorar la gestión de proyectos y la colaboración con equipos externos:
- Invite invitados a su Espacio de trabajo: Simplementeinvite a invitados a su Espacio de trabajo ClickUp y gestionar a qué tienen acceso con la configuración de privacidad y permisos. Esta característica clave en ClickUp permitirá a sus equipos externos trabajar con usted en la plataforma, como lo haría con sus equipos internos, excepto con acceso limitado para proteger la información sensible y proyectos
- Monitorización de actualizaciones**Comunicarse de forma asíncrona o en tiempo real: Asigne tareas fácilmente, controle el progreso, obtenga actualizaciones en tiempo real y comuníquese en la tarea mediante comentarios,Vista del chaty en cualquier lugar de ClickUp
- Comparta documentos, archivos y mucho más de forma fácil y segura: Compartir ClickUp documentos, tableros, pizarras, y más a través de enlaces privados o públicos
- Tablero con informes en tiempo real: Construya sutablero personalizado y obtenga una visión general de alto nivel de todo su trabajo, controle el progreso y gestione los cuellos de botella de forma más eficiente
- Plantillas personalizables: Acceda a más de 1.000 plantillas personalizablesplantillas personalizables para contratistas de cada caso de uso para poner en marcha cualquier tipo de trabajo, incluyendoplantillas de gestión de proyectos Además, herramientas de gestión de proyectos proporcionan una forma eficaz de colaborar con equipos remotos, permitiendo a los usuarios compartir documentos y actualizaciones importantes sin problemas y con facilidad. Los usuarios pueden hacer un seguimiento de quién ha visto las actualizaciones, agilizando así la comunicación entre los miembros del equipo desde distintas ubicaciones.
En última instancia, la implantación de una herramienta de gestión de proyectos todo en uno como ClickUp permitirá a los equipos internos y externos colaborar y comunicarse con mayor eficacia, lo que redundará en una mayor productividad y mejores resultados.
Aproveche las herramientas de gestión de proyectos y la subcontratación para llevar su empresa al siguiente nivel
La subcontratación de servicios de gestión de proyectos cambiará su forma de hacer el trabajo.
Es inteligente ahorrar tiempo y crecer sin el estrés y los costes de contratar más personal. Con la externalización, también se beneficia del acceso a los mejores talentos mundiales, una mayor flexibilidad y una reducción de los riesgos.
Pero esto no es todo Si opta por subcontratar la gestión de proyectos a un asistente virtual, podrá además aumentar la productividad de su empresa a medida que emprende proyectos más grandes y complejos.
La mayoría de la gente piensa que las VA sólo pueden introducir datos y escribir correos electrónicos, pero también son excelentes gestoras de proyectos. Proporcionan apoyo personalizado y flexibilidad para satisfacer las necesidades de tu proyecto o negocio y utilizan una amplia gama de herramientas para garantizar que cada proyecto se desarrolle sin problemas.
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Escritor invitado:_
li es redactora de contenidos en Magic y se dedica a capturar historias que aporten ideas y susciten conversaciones sobre una amplia gama de temas, como la externalización de procesos empresariales, las ventas, la atención al cliente y las operaciones empresariales