tyler Gillespie es un fundador con 2X salidas que ama construir y escalar empresas de servicios. Nacido y criado en Colorado, puedes encontrar a Tyler viajando, con bases en Colombia y Colorado. Le encanta la cultura latina, el español y bailar salsa. Actualmente, Tyler comparte sus pensamientos_
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Si hay algo de lo que los propietarios de agencias están cansados, es esto: reuniones
La gente no para de hablar de lo inútiles que son las reuniones y de cómo esas interminables notificaciones de Slack no hacen más que aumentar los niveles de estrés. Incluso se ha llegado a llamar a las reuniones " asesinas de la productividad ."
El consultor de gestión Peter Drucker llega a decir: "Las reuniones son un síntoma de mala organización. Cuantas menos reuniones, mejor"
No hay otra forma de decirlo: la mayoría de las reuniones chupan el tiempo productivo.
¿No me cree? Eche un vistazo a algunos datos.
" Informe sobre el estado de las reuniones 2019 " de Doodle, una herramienta online de gestión del tiempo, examinó datos de 19 millones de reuniones y encargó entrevistas (a más de 6500 profesionales) de todo Estados Unidos, Reino Unido, Alemania y Suiza. El informe descubrió que los profesionales dedican más de dos horas (¡a la semana!) a reuniones inútiles.
El mismo informe descubrió también que más de un tercio de los profesionales considera que las reuniones innecesarias son el mayor coste para su organización.
El informe también revela que las reuniones de Business improductivas cuestan a las empresas la friolera de 541.000 millones de dólares en pérdida de productividad y tiempo de los empleados.
Y no nos olvidemos del movimiento WFH, acelerado por cortesía de la pandemia. Aunque el cambio de circunstancias debería haber sido motivo suficiente para que las empresas analizaran las tendencias y encontraran nuevas formas de trabajar, se limitaron a trasladar los mismos procesos (y problemas) al espacio digital.
👉 Consejo profesional: AQUÍ HAY 25+ HERRAMIENTAS DE TELETRABAJO PARA HACER WFH UNA BRISA Según un documento de trabajo de la HBS y la Stern School of Business de la NYU, que analizó los metadatos de tres millones de usuarios de Norteamérica, Europa y Oriente Medio, la duración media de las reuniones ha disminuido un 20% debido a la pandemia. Sin embargo, el número de reuniones ha aumentado un 13%. Añádase a la mezcla " Fatiga del Zoom "...y tu salud mental se resentirá.
¿No es extraño, a falta de una palabra mejor, que la molesta farsa de las reuniones en la oficina siga existiendo incluso en el año 2021? La gente lleva años obsesionada con aumentar la productividad; los millennials parecen albergar un desdén mucho mayor por la pretensión que la Generación X. El trabajo se hace cada vez más a distancia y, sin embargo, las reuniones siguen siendo una parte "integral" del trabajo.
Entonces, ¿por qué las reuniones son tan improductivas cuando se trata de hacer crecer tu agencia y gestionar un equipo remoto? Aunque esta pregunta exigiría una respuesta más larga, para resumirla, podemos culpar a los siguientes factores:
- Falta de una agenda clara antes de empezar la reunión
- Falta de preparación de líderes y empleados antes de la reunión
- Demasiada gente en las reuniones (¿realmente necesitamos a Rachel de RR.HH. en cada reunión?)
- Salirse del tema
- Pendientes que a menudo rompen el flujo de la reunión en curso, mientras se pelean por estar despistados durante una parte del tiempo que asisten a la reunión
- Distracciones digitales
¿No te hace preguntarte si hay una forma mejor, más productiva y menos estresante de llevar a cabo los negocios y las reuniones? gestionar los flujos de trabajo ? ¿Una forma en la que todo el mundo aprovecha al máximo su jornada laboral? ¿Una forma en la que los trabajadores remotos que viven en zonas horarias diferentes puedan reunirse para colaborar de forma eficiente y alcanzar metas sin necesidad de quemar el aceite de medianoche?
¿Una forma en la que podamos despedirnos del cansancio del Zoom para siempre?
Enter Asynchronous Communication. 👋
Cambié a trabajando de forma asíncrona hace unos años. Tomemos el ejemplo de mi programa de mentores. Yo coinvierto, compro y asesoro empresas de servicios en mi Programa de Mentores Productivos que es un programa mensual 1:1 ejecutado de forma completamente asíncrona. He sido capaz de ayudar a interesantes empresas de todo el mundo a escalar a seis cifras al mes gracias a trabajar de forma asíncrona.
De lo que me he dado cuenta es de lo siguiente: la forma asíncrona funciona muy bien para la mayoría de las agencias y estructuras empresariales; aumenta la productividad y da tiempo a la gente para trabajar en su propio tiempo. Además, permite pensar, preparar y crear respuestas más profundas para X problemas, etc.
Entonces, ¿qué es la comunicación asíncrona?
vía Productized.Services No es nada técnico. En todo caso, la comunicación asíncrona es una bendición para las agencias que trabajan con trabajadores a distancia en todo el mundo.
Según un entrada de blog de la plataforma RRHH Remoto que ayuda a reclutar talentos en todo el mundo, "El trabajo asíncrono es un concepto sencillo: haz todo lo que puedas con lo que tienes, documéntalo todo, transfiere la propiedad del proyecto a la siguiente persona y luego empieza a trabajar en otra cosa."
En pocas palabras, la comunicación asíncrona es aquella en la que no existe un requisito de tiempo para la transmisión. Cada persona del equipo se comunica en su propio tiempo. La gente se comunica de una manera que no requiere que la otra persona esté presente.
Si recibo un mensaje de un colega, no necesito responderle inmediatamente. Tampoco necesito decirle a mi compañero de equipo que se ponga al teléfono conmigo (es decir, no es necesario que ambas partes, o todas las partes implicadas, estén presentes).
Puedo responder al mensaje en mi tiempo libre. Esto no quiere decir que la comunicación asíncrona no implique cronogramas o plazos que entran en el ámbito de la gestión de proyectos. Sólo significa que cada persona del equipo es consciente de los plazos y los respeta. En este proceso, equipos de todo el mundo han notado que los niveles de productividad aumentan al reducirse drásticamente el tiempo dedicado a reuniones inútiles.
Por otro lado, la comunicación sincrónica es aquella en la que ambas partes (o todas) deben estar presentes al mismo tiempo. Las reuniones habituales en la oficina, las reuniones de Zoom o incluso el hecho de que tus compañeros esperen que les contestes inmediatamente en Slack son ejemplos de comunicación sincrónica.
Esto puede resumir la experiencia que la mayoría de la gente tendrá con las organizaciones típicas:
vía Twitter Algunas de las herramientas que utilizas actualmente son ejemplos de herramientas que pueden utilizarse para comunicarse de forma asíncrona, como el correo electrónico, WhatsApp (¡Me encantan las notas de voz!), Loom , Jumpshare e incluso Zoom (la función de autograbación). La comunicación sincrónica, por otro lado, significaría asistir a reuniones presenciales (!!), reuniones virtuales, respuestas de Slack o simples llamadas telefónicas.
La comunicación asíncrona ofrece varias ventajas en comparación con la comunicación síncrona, desde ser más productivo hasta respetar el tiempo de tus compañeros de equipo.
5 maneras de replantear la conversación
1. La comunicación asíncrona implica una mayor flexibilidad en tus horas de trabajo
vía Productized.Services Cuando te comunicas de forma asíncrona, lo haces en tu propio tiempo. Esto significa que si estás ocupado (o simplemente tienes un mal día), no necesitas responder inmediatamente.
Comunicarse de forma asíncrona significa respetar el "factor humano" del trabajo. Los seres humanos no somos máquinas. Tenemos días buenos y días malos, días productivos y días menos productivos. La comunicación asíncrona significa entender esto y dar a los humanos de los equipos un poco de margen de maniobra.
Por ejemplo, yo soy un búho nocturno y produzco mi mejor trabajo entre la una y las cinco de la madrugada. Gracias a la comunicación asíncrona, puedo levantarme a mediodía y seguir teniendo mi trabajo terminado, quizá con mejor calidad que si me hubiera visto obligado a asistir a las 9 de la mañana.
2. La comunicación asíncrona permite trabajar más horas sin interrupciones y aumentar la productividad
vía Productized.Services Imagínate esto: estás en un estado de flujo. El sol brilla, estás terminando tu trabajo y tu mente está clara y concentrada. Entonces boom. Recibes una llamada. Tienes que atenderla. Peor aún, oyes el temido sonido de una llamada entrante de Skype. "¿Me tomas el pelo?", piensas justo antes de esbozar una sonrisa, arreglarte las gafas y saludar a tu cliente o a un compañero de equipo. Otra de esas reuniones de "¡eh, sólo una llamada para ver qué tal! A continuación, una pequeña charla, algo de trabajo y, diez minutos más tarde, vuelves a estar en tu paradisíaco estado de flujo.
¡Cómo nos gustaría que funcionara así!
Según investigación realizada por Gloria Mark, de la Universidad de California en Irvine, la mayor parte del trabajo interrumpido se reanuda, de media, en 23 minutos y 15 segundos. Ese es el coste en tiempo del cambio de tarea. Pero no sólo esto. No se vuelve simplemente a lo que se estaba haciendo; hay que reorganizar y reordenar los pensamientos en la mente y quizá completar una o dos tareas antes de volver a estar en el mismo estado en que se estaba antes de la interrupción.
La comunicación asíncrona elimina esta posibilidad y te permite elegir tu propio horario de trabajo. Además, puedes desconectarte del mundo si lo deseas (¿apagando el teléfono, tal vez?) mientras trabajas y centrarte por completo en la tarea que tienes entre manos.
3. Está en la naturaleza de la comunicación asíncrona dejar un rastro de papel, es decir, hay una mejor organización de los datos y los hechos
vía Productized.Services La comunicación sincrónica suele significar que parte de lo que se ha hablado en las reuniones puede perderse a menos que alguien tome notas explícitamente de la conversación. Por supuesto, siempre se dispone de herramientas como la grabación de vídeo de Zoom.
Sin embargo, eso significa tener que repasar toda la reunión para encontrar lo que buscas. Y si eres como yo y ves los vídeos al doble de velocidad o te saltas trozos enormes, puedes perderte algo importante. Incluso si no es tu caso, sabes que la tarea de revisar todo el vídeo es tediosa y poco agradable, con una gran pérdida de tiempo.
Por otro lado, la comunicación asíncrona deja un rastro de papel, después de todo, ¡así es como funciona! Tener un rastro de papel es especialmente útil en el caso de proyectos complejos.
Mantener un registro de la comunicación con tus compañeros de equipo tiene varias ventajas. Reduce las posibilidades de confusión o falta de comunicación. En caso de confusión, siempre puedes volver atrás y revisar la conversación. En caso de que crea que algo no ha quedado claro o necesite más aclaración, sabrá exactamente qué preguntar a sus compañeros de equipo o a su cliente.
Echa un vistazo a nuestro *plantillas de planes de comunicación* !
4. La comunicación asíncrona es perfecta para colaborar con talentos de todo el mundo
a través de Productized.Services Si diriges una agencia o trabajas en una, probablemente te comuniques y trabajes mucho con personas de todo el mundo. Si este es el caso, ¡la comunicación asíncrona es tu salvadora! La comunicación asíncrona facilita la colaboración entre equipos remotos, ya que la zona horaria deja de ser una limitación. Además, al ser la comunicación asíncrona una de tus armas secretas, estarás más abierto a trabajar con talentos de todo el mundo. Esto significa una mejor resolución de problemas gracias a una perspectiva multicultural (integral para muchas empresas en la era hiperglobalizada de hoy en día), además de convertirse en un empleador atractivo para los talentos que prefieren trabajar a distancia, desde ávidos viajeros a madres primerizas.
En nuestra opinión, el teletrabajo y la comunicación asíncrona son un círculo virtuoso.
5. La comunicación asíncrona significa una retroalimentación mejor, más considerada y honesta
vía Productized.Services La comunicación asíncrona permite una mejor retroalimentación y una comunicación más honesta. He aquí por qué:
- **La comunicación asíncrona da a la gente la oportunidad de pensar, reflexionar y luego responder. Esto se traduce en una retroalimentación mejor y más meditada.
- **Fomenta la honestidad: la comunicación asíncrona ofrece a las personas a las que quizá no les entusiasme la idea de hablar en las reuniones (nos referimos a ti, introvertido) la posibilidad de decir lo que piensan. Si las reuniones te hacen sentir como si te pusieran en un aprieto, la comunicación asíncrona es para ti
- Efecto de desinhibición en línea El efecto de desinhibición en línea es la falta de moderación que uno siente como resultado de la comunicación en línea en comparación con la comunicación en persona
Cuando se combinan los tres factores, se obtiene una receta para una retroalimentación mejor, honesta y considerada.
Cómo comunicarse de forma asíncrona
a través de Productized.Services Algunas de las actividades que se realizan mejor con la ayuda de la comunicación asíncrona son:
- Anuncios semanales
- Puesta en marcha semanal del equipo
- Presentación de nuevos miembros del equipo
- Edición de documentos
- Preparación de reuniones
- Plan de capacidad
- Devengos financieros mensuales
- (resúmenes) StandUp diarios
¿Cómo han conseguido aprovechar el poder de la comunicación asíncrona otras empresas que la utilizan como principal formulario de comunicación? He aquí algunas herramientas que pueden ayudar.
Herramientas que recomendamos para ayudar a tus compañeros a comunicarse de forma asíncrona
Hoy en día existen múltiples herramientas que pueden ayudar a tu equipo a colaborar y comunicarse de forma asíncrona. Dicho esto, la revolución del teletrabajo ha hecho que aparezcan muchas herramientas en el mercado. Esto hace que herramientas de comunicación asíncrona industria altamente competitiva, en la que cada nueva herramienta es la siguiente herramienta de optimización "revolucionaria". Así que pensamos ayudarte ofreciéndote algunas herramientas que nos han funcionado.
Correo electrónico 📧
Oh, la herramienta de confianza que seguirá prevaleciendo en todas las cosas-trabajo. He aquí por qué el correo electrónico suele considerarse una parte necesaria de la comunicación asíncrona.
- Suelen estar pensados. Nada de reacciones impulsivas a la hora de enviar correos electrónicos.
- Son extremadamente fáciles de usar y todo el mundo sabe ya enviar y recibir correos electrónicos.
- Los correos electrónicos suelen ser muy directos.
- Con ellos se pueden compartir fácilmente imágenes y documentos.
Hay que tener en cuenta que los correos electrónicos suelen ser utilizados por equipos que dependen de la comunicación sincrónica. ¿Qué debes tener en cuenta cuando utilices el correo electrónico para la comunicación asíncrona de tus equipos? Establezca algunas reglas básicas como:
- No espere respuestas inmediatas
- Mantén los correos electrónicos tan largos o cortos como sea necesario. (preferiblemente cortos)
- Añade contexto o cualquier detalle relevante que el receptor necesite saber (es decir, haz que sea exhaustivo y/o autoexplicativo)
- Informa al remitente del tiempo que tardarás en responder. Ajustar claramente las expectativas cuando se comunica de forma asíncrona es vital, no sólo en el caso del correo electrónico, sino también en cualquier formulario de comunicación asíncrona
Herramientas de Mensajes 📲 Slack ha tenido mala reputación porque a menudo crea el estrés de tener que participar constantemente. Sin embargo, no tiene por qué ser así. Muchos Teams de todo el mundo que se comunican de forma asíncrona creen que Slack es indispensable para la comunicación de su equipo. Slack no deja rastro de papel, se puede escalar fácilmente y ofrece muchas posibilidades de integración. Sin embargo, funciona mejor cuando se utiliza en tiempo real (cuando todos los miembros del equipo están conectados a la vez), puede saturarse y las notificaciones pueden resultar molestas. Hay algunas cosas que puedes hacer para
optimizar Slack para la comunicación asíncrona como desactivar las notificaciones y crear una guía de etiqueta de Slack para tu equipo. Retorcer es otra herramienta muy utilizada hoy en día por los equipos remotos. Twist se creó con el objetivo de agilizar las conversaciones y organizarlas para que no se pierda nada importante, a la vez que se asegura de que los miembros del equipo no se sientan abrumados por una bandeja de entrada desbordante (y/o desordenada). También consta de funciones que parecen haber sido creadas pensando en la comunicación asíncrona. Por ejemplo, no hay ningún indicador que muestre si alguien está conectado o desconectado. También puedes elegir a quién quieres notificar. Además, facilita mucho la incorporación y colaboración con agencias y contratistas. MICROSOFT TEAMS O SLACK: ¿CUÁL ELEGIR?
Comunicación por vídeo 👨💻
Loom es otra potente herramienta que recomendamos encarecidamente para equipos remotos. Loom te ayuda a crear vídeos cortos (de ti mismo, de tu pantalla o de ambos), subirlos a la nube y compartir la URL con tus compañeros de equipo. Tus compañeros pueden ver el vídeo cuando tengan tiempo. Este es un ejemplo de cómo aprovechar el poder del vídeo en la comunicación asíncrona. Curiosamente, el equipo que está detrás de Loom es remoto y utiliza Loom para celebrar reuniones asíncronas.
La principal diferencia entre Zoom y Loom es que mientras las empresas utilizan Zoom para celebrar reuniones síncronas (un mero sustituto de las reuniones en persona), Loom se utiliza para celebrar reuniones de forma asíncrona. Zoom también puede utilizarse para reuniones asíncronas. Sin embargo, no es por eso por lo que se le conoce principalmente.
/ref/ https://zipmessage.com/ ZipMessage /%href/
es otra herramienta de uso compartido de vídeo que funciona de maravilla para equipos remotos. Creada manteniendo la comunicación asíncrona en el centro, ZipMessage consta de funciones que hacen que la colaboración remota sea pan comido. Algunas de estas funciones incluyen el uso compartido enlazado de los vídeos, mensajes de ida y vuelta en una sola página, plantillas de mensajes reutilizables e integración con Slack.
Notas de voz 🗣
¿No te gustan las llamadas telefónicas pero quieres que tus pensamientos fluyan libremente mientras te comunicas? ¿Tienes poco tiempo y no puedes redactar el correo electrónico perfecto? ¿Quieres hacer algo que requiera menos confirmación y menos tiempo que hacer un vídeo? Notas de voz al rescate. Herramientas como WhatsApp y Yac permite a los equipos remotos enviar notas de voz a las que los miembros de tu equipo pueden responder en cualquier momento. Lo mejor de Yac es que toma el popular concepto de las notas de voz y lo convierte en una herramienta de empresa. Yac te permite grabar tu pantalla, se integra con Slack y cada nota de voz viene con una transcripción en caso de que quieras leerla.
Herramientas de gestión de proyectos 💻✅
Cuando estás dirigiendo un equipo que se comunica principalmente de forma asíncrona, una buena gestión de proyectos es esencial para el intento correcto del proyecto. Asegurarse de que los equipos teletrabajan de forma eficiente (y puntual) para alcanzar los pedidos de sus proyectos requiere una herramienta de gestión de proyectos igualmente excelente. Entrar **ClickUp . 👋 🎉
ClickUp toma toda la información importante y la pone toda en un solo lugar. Puede asignar tareas a los miembros del equipo, colaborar con los miembros y gestionar proyectos enteros en ClickUp. Viene con la capacidad de crear listas de tareas pendientes, gestionar la programación de su equipo y agilizar los flujos de trabajo. LA GUÍA DEFINITIVA SOBRE HOJAS DE RUTA EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS EN 2021
Documentación y uso compartido de documentos 📂
No busque más allá de la fiel Google Drive cuando se trata de crear y compartir documentos. Lo mejor de los productos de Google (Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google, Diapositivas, etc.) es que se integran a la perfección con la mayoría de los demás SaaS que utilizan las empresas remotas. También se han creado para mantener la colaboración en el centro. Se podría llegar a decir que son indispensables cuando se trata de trabajar en equipos remotos y comunicarse de forma asíncrona.
Cosas a tener en cuenta al comunicarse de forma asíncrona
vía Productized.Services Hasta ahora hemos conocido las enormes ventajas de la comunicación asíncrona. Aprovechar la comunicación asíncrona, ahora lo sabemos, significa un equipo más productivo y quizás incluso más feliz. La comunicación asíncrona viene al rescate donde falla la comunicación síncrona.
Dicho esto, como ocurre con casi todo, es imperativo que también conozcamos los inconvenientes de la comunicación asíncrona. Aunque no hay muchos, es importante ser consciente de los que existen.
1. La comunicación asíncrona puede no ser el mejor formulario de comunicación cuando la meta es construir relaciones
Los seres humanos somos animales sociales. Nos gusta sentirnos conectados. En el mundo de la empresa, especialmente, crear y alimentar relaciones es crucial. La comunicación asíncrona está tan obsesionada con ser productivos y mantenerlo todo racionalizado que puede que no consigamos conectar con los demás a nivel humano. La pandemia, especialmente, nos ha enseñado lo importante que es la conexión (a internet) humana.
2. La comunicación asíncrona no es ideal para tareas urgentes o inmediatas
Cuando necesitas algo terminado de inmediato, tu mejor esperanza puede ser, en efecto, "hacer una llamada rápida" Por eso muchos gestores de proyectos, incluso cuando son fans de la comunicación asíncrona, recomiendan averiguar qué tareas pueden realizarse de forma asíncrona y cuáles podrían ser más adecuadas para la comunicación síncrona. También puede ser útil crear una lista de razones por las que sería mejor comunicarse de forma síncrona. Por otra parte, esto podría no funcionar si un equipo está formado principalmente por trabajadores contratados.
3. También podría sacar una conversación
A veces, de nuevo, lo mejor para todos es coger el teléfono y hablar por teléfono. O bien hacer una llamada de Zoom, compartir la pantalla y explicar la tarea. La comunicación asíncrona no permite esta posibilidad.
Todo se reduce a una buena comunicación. Si algo se está alargando innecesariamente, lo mejor que puede hacer un miembro del equipo es enviar un mensaje y solicitar una reunión rápida. También recomendamos dejar muy claro el orden del día de la reunión y exponerlo de antemano. Al fin y al cabo, el objetivo de la comunicación asíncrona es respetar el tiempo de los demás y garantizar que los niveles de productividad sigan siendo altos.
Ya está todo listo
La comunicación asíncrona es una prueba de que los empleados y miembros de un equipo son adultos que no necesitan que se les controle o dirija constantemente. Se puede esperar de ellos que hagan su trabajo en su tiempo libre y que lo hagan bien. Al fin y al cabo, las personas de todo el mundo se esfuerzan hoy en día por ser trabajadores más conscientes y productivos. Esto, junto con el hecho de que el trabajo a teletrabajo es está aumentando (una tendencia que no va a detenerse pronto), significa que async es el formulario de comunicación del futuro.
Si desea obtener más información sobre cómo aprovechar el poder de la comunicación asíncrona, junto con otras formas procesables de ampliar su empresa de servicios, le sugiero que eche un vistazo a este libro de jugadas sobre 12 estrategias muy prácticas Que escribí (tras una intensa investigación, si se me permite añadir) hace unos meses. Es gratuito/a y resultará muy valioso para su empresa.
Así que... ¿a qué esperas? Aprovéchalo, ahorra tiempo y sumérgete en las hermosas aguas cristalinas del trabajo productivo. 🙌