El auge del teletrabajo durante la pandemia de COVID-19 —que representaba el 24 % de los trabajadores estadounidenses en 2019 y el 38 % en 2021— convirtió el trabajo y la comunicación asíncronos o «async» en la norma y no en la excepción.
Algunas de las ventajas del trabajo asíncrono, que se refiere al trabajo completado en el tiempo libre de cada persona en lugar de entre las 9 y las 5 o simultáneamente con los compañeros, incluyen la flexibilidad horaria, que optimiza la productividad individual.
Los empleados pueden dedicar bloques de tiempo a trabajar de forma concentrada y profunda en proyectos complejos sin interrupciones por reuniones excesivas. Las personas pueden trabajar desde cualquier lugar y a cualquier hora con una documentación y una comunicación exhaustivas.
Incluso la incorporación mejora cuando los mensajes grabados, los vídeos informativos y los documentos con uso compartido están fácilmente disponibles para que los empleados puedan consultarlos en cualquier momento.
Sin embargo, la comunicación asíncrona también tiene sus desventajas. Trabajar desde casa significa estar localizable las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y las personas sufren agotamiento por la sobrecarga de información, ya que la comunicación llega a todas horas del día.
El trabajo asíncrono también cambia inevitablemente la forma en que las personas colaboran, ya que no comparten las mismas horas ni la misma ubicación para poder celebrar reuniones rápidas o más largas.
ClickUp ha recopilado una lista de los retos más comunes que surgen en entornos de trabajo asíncronos y cómo se pueden superar. Siga leyendo para descubrir algunos trucos sencillos que le permitirán organizar reuniones, flujos de trabajo y secuencias cuando los trabajadores se encuentran repartidos por todo el país o el mundo.
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Las reuniones, los mensajes y los flujos de información deben reestructurarse
El trabajo asíncrono prospera cuando los hitos y el progreso del proyecto no dependen de reuniones excesivas o de la expectativa de respuestas inmediatas a los mensajes. Sin embargo, muchos entornos de teletrabajo simplemente recrean virtualmente la cultura tradicional de la oficina, lo que anula los posibles beneficios del trabajo asíncrono.
Un error común en la cultura del teletrabajo es compensar a los empleados remotos sobrecargándolos de reuniones. Cuando una persona media dedica entre el 35 % y el 50 % de su tiempo a reuniones virtuales sincrónicas, es probable que acabe sufriendo fatiga por Zoom.
Para que el trabajo asíncrono funcione, es necesario reestructurar esas reuniones y la forma en que los empleados comunican la información importante. La implementación de herramientas y sistemas, como los tableros de tareas, puede ayudar a facilitar el flujo de información y la transparencia.
Los empleados pueden consultar las actualizaciones del estado de los proyectos y colaborar de forma asíncrona, en lugar de tener que analizar largos hilos de correo electrónico.
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La formación, la documentación y la gestión de proyectos son de suma importancia
Para que la colaboración asíncrona sea satisfactoria, es necesario crear sistemas diseñados específicamente para optimizar la productividad del teletrabajo y reducir el tiempo de inactividad. Para que el trabajo asíncrono sea satisfactorio y productivo, es necesario contar con una formación adecuada y unas expectativas claras, y no con una microgestión.
Personalizar las herramientas de gestión de proyectos y comunicación puede ayudar a reducir el tiempo dedicado a la documentación o a las llamadas de Zoom para ponerse al día, y aumentar la velocidad y la síntesis del teletrabajo. Establecer normas sobre el correo electrónico o la mensajería instantánea, grabar reuniones importantes y crear canales de proyecto claros puede ayudar a agilizar la comunicación y garantizar que los trabajadores estén preparados para el éxito.
El trabajo asíncrono requiere replantearse los retrasos en los mensajes y los horarios
Trabajar desde casa hace que los límites sean especialmente difíciles (y más importantes que nunca), y la falta de ellos puede ser una gran desventaja del trabajo asíncrono. Adaptar la jornada laboral tradicional de 9 a 5 a un entorno virtual asíncrono requiere establecer expectativas con los compañeros de trabajo.
Sin embargo, el seguimiento de los horarios de trabajo flexibles y la programación de reuniones en tiempo real pueden resultar complicados.
Slack u otras plataformas de mensajería instantánea como Microsoft Teams pueden resolver la confusión asíncrona personalizando los tiempos de respuesta y las notificaciones, al tiempo que permiten a los empleados revisar el historial de mensajes para ponerse al día con las conversaciones que puedan haberse perdido.
Por otra parte, las aplicaciones de calendario permiten ahora a los colaboradores ver los horarios de sus compañeros y tener en cuenta su disponibilidad y sus patrones de trabajo. Para los mensajes y las reuniones que no pueden esperar, elija algunos momentos compartidos con el resto del equipo que se reserven para reuniones generales y debates importantes y urgentes.
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El trabajo diario y los proyectos a largo plazo requieren secuenciación y una tendencia a la sobrecomunicación
Las tareas diarias y los proyectos a largo plazo requieren una secuenciación. Alcanzar las metas del equipo mientras se trabaja de forma asíncrona depende de sólidas habilidades de gestión de proyectos y de una comunicación exhaustiva.
La organización de reuniones periódicas en Zoom, Teams o Slack sustituye a las reuniones rápidas en la oficina. Los empleados pueden proporcionar actualizaciones de estado, prioridades y novedades de los proyectos de forma asíncrona a través de estas plataformas en línea. Se pueden programar reuniones separadas para sesiones creativas de intercambio de ideas.
La necesidad de actualizaciones exhaustivas de la información puede dar como resultado un sesgo hacia la sobrecomunicación. Las herramientas personalizadas, ya sean hashtags especiales, emojis u otros símbolos, evitan la comunicación excesiva o redundante, ya que transmiten información valiosa de forma más eficiente.
Logre más juntos con la comunicación asíncrona
Aunque puede resultar difícil acostumbrarse al enfoque asíncrono, puede ser una forma estupenda de aumentar la productividad. No obstante, se necesitan las herramientas y técnicas adecuadas para garantizar que tu equipo se comunique de forma eficaz entre sí.
Al utilizar las herramientas adecuadas de gestión de proyectos y comunicación, los equipos pueden mantenerse conectados fácilmente sin necesidad de estar en el mismo lugar. Mantenga a los equipos organizados y conectados utilizando software de gestión de proyectos, sistemas de chat y mensajería para facilitar la comunicación, y aplicaciones de grabación de pantalla para ayudar a explicar conceptos complicados.
Y, por suerte para los equipos, existen herramientas como ClickUp que ofrecen todas las funciones mencionadas anteriormente y muchas más para proporcionar a tu equipo todo lo que necesita para que el trabajo asíncrono sea más productivo, todo en un solo lugar. Utiliza la vista de chat integrada, el correo electrónico, los documentos, las pizarras, la grabadora de pantalla y otras herramientas de colaboración clave para mejorar la comunicación de tu equipo.
ClickUp está disponible en todos los dispositivos y se integra con otras 1000 herramientas de trabajo para conectar todas las aplicaciones que más utilizas, mantener a tus equipos al día incluso cuando están fuera de la oficina y crear un flujo de trabajo fluido que funcione para todos.
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Escritora invitada: Jane Allison Gunn