Tu lista de tareas en un Mac puede incluir una idea que quieras recordar o un asunto pendiente de la reunión de ayer. Anotarlas en una lista es solo una parte del trabajo. Lo difícil es mantener juntos los detalles relevantes y saber a qué hay que prestar atención a continuación.
La mejor aplicación de gestión de tareas para Mac depende de cómo organices tu trabajo. Quizá necesites una forma rápida de anotar tareas mientras tienes otra aplicación abierta, o una vista compartida para que un compañero de equipo pueda comprobar el progreso sin tener que pedirte información.
En el momento en que entra en juego el traspaso de tareas, como la recepción de un correo electrónico, las listas personales dejan de funcionar. Un experimento de campo en el que participaron 7.137 trabajadores del conocimiento reveló que, antes de que comenzara el estudio, el participante medio dedicaba 11,7 horas a la semana a leer y responder correos electrónicos. Y ese tipo de proceso que requiere tanto esfuerzo es precisamente lo que debes tener en cuenta a la hora de elegir tu herramienta.
Esta guía compara ocho opciones y explica cómo funcionan en un Mac, qué incluyen sus planes y en qué aspectos sus limitaciones podrían afectar a tu uso diario.
En resumen
Comprueba las funciones que necesitas antes de pagar. Things vende por separado varias aplicaciones para distintos dispositivos, OmniFocus reserva las «Perspectivas» personalizadas para la versión Pro y Any.do cobra por los recordatorios de WhatsApp y la periodicidad avanzada. Prueba tu selección con tareas reales antes de pasarte por completo a ellas.
Elige en función de cómo gestionas el trabajo. Las tareas personales pueden quedarse en una agenda privada; el trabajo compartido requiere que todos los implicados puedan ver la propiedad y el progreso.
Things 3 es nuestra mejor opción para los usuarios que solo utilizan dispositivos Apple. «Recordatorios» de Apple es el punto de partida gratis. Si también utilizas Windows o Android, plantéate usar Todoist para registrar tareas rápidamente o TickTick para gestionar tareas, planificar el Calendario y crear hábitos.
ClickUp es ideal para trabajos que requieren coordinación en equipo. Las tareas recogen el debate y el progreso, Brain ayuda a recuperar y resumir el contexto, y los «Superagentes» configurados pueden encargarse de la coordinación recurrente.
Las 8 mejores aplicaciones de gestión de tareas para Mac de un vistazo
| Herramienta | Ideal para | Función destacada | Precio de salida | Limitación principal |
| Things 3 | Planificación personal en dispositivos Apple | La función «Entrada rápida con autocompletado» enlaza las tareas con los correos electrónicos, páginas y archivos con compatibilidad. | 49,99 $ (pago único) para Mac | No incluye listas compartidas ni aplicaciones para Windows, Android o la web; otras aplicaciones de Apple se venden por separado. |
| Todoist | Registra tus tareas en Mac, Windows y dispositivos móviles | La función «Añadir rápidamente» reconoce fechas, repetición / periodicidad, proyectos y prioridades. | Gratis; versión Pro desde 5 $ al mes, con facturación anual | Los proyectos personales están limitados a cinco personas; para controles de equipo más amplios se requiere la versión Business. |
| ClickUp | Coordinar tareas y progreso en un equipo | Contexto de tareas usado de forma compartida, asistencia intelectual y «Superagentes» configurables | Gratis para siempre; planes personalizados disponibles para corporaciones | Más configuración que una lista personal: los «superagentes» necesitan instrucciones, acceso y pruebas |
| OmniFocus 4 | Planificación GTD detallada en dispositivos Apple | Revisiones programadas de proyectos y perspectivas personalizadas | 74,99 $, pago único para la versión Estándar | Las perspectivas personalizadas requieren la versión Pro; el acceso web necesita una configuración de aplicación nativa y conlleva un coste adicional para los propietarios de licencias perpetuas. |
| TickTick | Gestiona tareas, planes de calendario y hábitos de forma conjunta | La matriz de Eisenhower, el seguimiento de hábitos y la planificación del calendario | Gratis; versión Premium a 49,99 $ al año | Las funciones avanzadas del calendario y la IA requieren la suscripción Premium; se aplican límites a las listas compartidas. |
| Microsoft To Do | Planificar el trabajo diario en función de las solicitudes de Outlook | Los correos electrónicos marcados compatibles se convierten en tareas con enlaces a los mensajes originales. | Gratis para uso personal; se aplican requisitos de licencia para trabajo o estudio. | Los correos electrónicos marcados de los buzones compartidos no se sincronizan; el uso compartido de listas tiene restricciones de cuenta |
| Any.do | Planificación diaria con recordatorios de WhatsApp | Recordatorios de tareas enviados a través de WhatsApp en los planes de pago | Gratis; versión Premium a 7,99 $ al mes | WhatsApp y la función de repetición / periodicidad avanzada requieren pago; los recordatorios de ubicación solo funcionan en el móvil. |
| Recordatorios de Apple | Listas personales y compartidas gratuitas en dispositivos Apple | Listas de la compra ordenadas automáticamente, subtareas y tareas compartidas | Gratis, gratuito/a | No hay aplicaciones nativas para Windows ni Android; para el uso compartido y la asignación de tareas es necesario tener actualizada la aplicación Recordatorios de iCloud. |
Cómo evaluamos el software en ClickUp
Nuestro equipo editorial sigue un proceso transparente, respaldado por investigaciones y sin sesgos hacia ningún proveedor, por lo que puedes confiar en que nuestras recomendaciones se basan en el valor real de los productos.
Aquí tienes un resumen detallado de cómo evaluamos el software en ClickUp.
¿Qué debes buscar en una aplicación de gestión de tareas para Mac?
Una buena aplicación de gestión de tareas para Mac permite registrar las tareas al instante, se adapta a todos los dispositivos que utilices y gestiona a las personas de las que dependen tus tareas. Utiliza estas preguntas para puntuar cada opción y echa un vistazo a nuestros ejemplos de listas de tareas si quieres hacerte una idea de cómo estructuran sus listas otras personas.
- ¿De dónde proceden tus tareas? Haz una lista de tus últimas 20 tareas y marca cuáles te las ha asignado otra persona. Si la mayoría proviene de otras personas, da prioridad al uso compartido de información y a la recepción de correos electrónicos frente al perfeccionamiento.
- ¿Funciona en todos los dispositivos que utilizas? Comprueba si las aplicaciones están disponibles tanto en tu ordenador y móvil del trabajo como en tu Mac. Una aplicación exclusiva de Apple deja de ser útil el mismo día que te sientas frente a un portátil con Windows.
- ¿Qué tan rápida es la captura en el Mac? Busca un atajo global que funcione desde cualquier aplicación. Pruébalo durante una llamada: si añadir una tarea te lleva más de unos segundos, dejarás de hacerlo.
- ¿Qué incluye realmente la versión «gratis»? Fíjate en los límites: listas, proyectos, colaboradores y recordatorios. Dime cuál será la primera que te quedes sin poder usar.
- ¿Compra única o suscripción? Suma el coste de la aplicación para cada dispositivo a lo largo de tres años, incluida la licencia para Mac.
- ¿Su IA hace algo que te resulte útil? Comprueba si la IA desglosa las tareas, registra comandos de voz o prioriza el trabajo, y si tiene un coste adicional.
¿Por qué la mejor aplicación de gestión de tareas para Mac depende de quién asigne el trabajo?
Quién asigna una tarea influye en lo que necesitas tener a la vista. Para una tarea que te has fijado tú mismo, puede que basten un título y un recordatorio. Una solicitud de un cliente puede que también requiera el briefing original, un plazo acordado y un registro de los cambios. El trabajo compartido con un compañero de equipo puede que necesite un propietario y un estado que ambos podáis actualizar.
Por eso, en este resumen se evalúa cada aplicación en función de una pregunta: ¿es capaz de gestionar una tarea desde su solicitud inicial hasta su completación sin que tengas que guardar los detalles en otro sitio?
Aplicamos esa pregunta a tres situaciones:
- Te asignas el trabajo a ti mismo: ¿Eres capaz de anotar una idea rápidamente, decidir cuándo ponerla en práctica y volver a encontrarla cuando sea necesario? El análisis se centra en las entradas de tareas, la planificación diaria y las tareas periódicas.
- Alguien te asigna un trabajo: ¿Puedes conservar el contexto de la solicitud junto con la tarea? Analizamos la captura de correos electrónicos, enlaces, notas y archivos, incluyendo lo que aún tienes que copiar o actualizar manualmente.
- Compartes la responsabilidad del trabajo: ¿Pueden todas las personas implicadas ver quién se encarga del siguiente paso y qué ha cambiado? Analizamos las asignaciones, los comentarios, el estado compartido y las dependencias, distinguiendo entre las simples aplicaciones de listas de tareas compartidas y los controles de proyectos más amplios.
No es necesario que una aplicación gestione estas tres funciones igual de bien para que figure en esta lista. Una agenda personal puede gestionar las solicitudes de los clientes si eres la única persona que las lleva a cabo. La limitación surge cuando otra persona necesita información que figura en tu lista privada, o cuando mantener esa lista al día implica actualizar un segundo sistema.
Por lo tanto, cada reseña identifica la situación en la que la aplicación funciona mejor y el momento en el que resulta necesaria otra herramienta o un paso manual. Esto también hace que la distinción entre la gestión de tareas y la gestión de proyectos resulte práctica: registrar tu próxima acción es un requisito; coordinar el trabajo en torno a ella es otro.
Las 8 mejores aplicaciones de gestión de tareas para Mac
1. Things 3 (la mejor opción para la planificación personal nativa de Mac con un precio único)
Things 3 es un gestor de tareas personal creado por Cultured Code para dispositivos Apple, y eso se nota. Organizas las tareas de la bandeja de entrada en «Áreas» y «Proyectos» y, a continuación, eliges en qué trabajar en «Hoy». Activa la integración con el Calendario para ver tus eventos junto con esas tareas. Ha ganado dos veces el Apple Design Award.
Los detalles específicos para Mac son los que le valen el primer puesto en esta lista. Una vez que actives Things Cloud y Mail to Things, una dirección de reenvío privada te permite convertir una solicitud por correo electrónico en una tarea, utilizando el título del mensaje como título y el cuerpo del mensaje como nota. Cuando un responsable te asigne tres tareas de seguimiento al final de una llamada de Zoom, un atajo de teclado abre la función «Entrada rápida» para que puedas escribir y guardar cada tarea sin salir de la llamada.
Merece la pena tener en cuenta el modelo de precios a la hora de planificar. Las aplicaciones para Mac, iPhone, iPad y Vision Pro son compras únicas independientes; la aplicación para Apple Watch está incluida con la del iPhone. Se puede sincronizar gratis a través de Things Cloud.
Things no cuenta con un asistente de IA integrado independiente; la versión 3.24 añadió la integración con la IA de Siri y Spotlight en macOS 27. La IA de Siri se encuentra en fase beta y tiene restricciones en cuanto a dispositivos, idiomas y regiones.
Funciones destacadas
- Entrada rápida con autocompletado: añade un enlace a la página web, el correo electrónico o el archivo actual a las notas de una nueva tarea; funciona mejor con Safari, Mail y Finder.
- Esta tarde: divide el día en planes para el día y para la tarde, para que los recados personales dejen de invadir las horas de trabajo.
- Type Travel: Permite cambiar de lista escribiendo el nombre de la misma, por lo que apenas tendrás que tocar el trackpad
- Integración con Shortcuts: automatiza las configuraciones repetitivas, como crear un proyecto a partir de una lista de control que reutilizas
Precios
- Aplicación para Mac: 49,99 $ (pago único)
- Otras plataformas: el iPhone, el iPad y el Vision Pro se venden por separado; el Apple Watch viene incluido con el iPhone.
- Versión de prueba gratuita: 15 días en Mac
Valoraciones
- G2: 4,4/5 (más de 20 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (más de 100 opiniones)
Limitaciones: Things solo funciona en dispositivos de Apple. No hay versión para Windows, Android ni web, y no admite listas compartidas ni la asignación de tareas. Puedes realizar el seguimiento privado de las solicitudes de otras personas, pero si alguien más necesita supervisar o actualizar la misma tarea, necesitarás una herramienta de uso compartido independiente.
Ideal para: usuarios que solo utilizan productos de Apple, que buscan un plan diario sencillo y basado en el teclado, y que prefieren pagar una sola vez.
No sigas leyendo si: alternas entre un Mac y un PC con Windows, o si planificas con otras personas
Lo que opinan los usuarios reales sobre Things 3
La opinión de un usuario dice:
Me ha gustado mucho lo limpia que es la interfaz. No te abruma con opciones, pero te ofrece la estructura justa para ayudarte a mantenerte organizado. Añadir tareas es muy sencillo, y la función de captura rápida es una gran ventaja cuando te surgen ideas o recordatorios sobre la marcha.
Me ha gustado mucho lo limpia que es la interfaz. No te abruma con opciones, pero te ofrece la estructura justa para ayudarte a mantenerte organizado. Añadir tareas es muy sencillo, y la función de captura rápida es una gran ventaja cuando te surgen ideas o recordatorios sobre la marcha.
Más información: Si te gusta este estilo tranquilo, centrado en las listas, nuestro resumen de aplicaciones minimalistas de listas de pendientes te ofrece más opciones similares.
La guía de ClickUp sobre cómo llevar un seguimiento de las tareas muestra los hábitos de registro en los que se basa esta lista:
2. Todoist (la mejor para la introducción de tareas en lenguaje natural en Mac, Windows y el móvil)
Todoist es una aplicación multiplataforma de gestión de tareas de Doist, disponible para Mac, Windows, web y móviles. Su principal ventaja es la función «Smart Quick Add»: escribes una tarea en lenguaje natural y Todoist reconoce detalles como la fecha, el proyecto y la prioridad.
Un autónomo puede escribir «Enviar factura a Acme todos los viernes #Admin p1» en la aplicación para Mac para crear una tarea periódica de máxima prioridad en el proyecto «Admin». Con la misma cuenta, también se puede acceder a esa tarea desde un portátil de trabajo con Windows o un teléfono Android. Esto hace que Todoist sea muy útil para organizar el trabajo que gestionas tú mismo, incluidas las solicitudes de los clientes, en diferentes dispositivos.
Todoist Assist añade otras formas de registrar y organizar el trabajo. Ramble convierte las descripciones de tareas dictadas en tareas independientes, mientras que Filter Assist crea filtros a partir de una solicitud en lenguaje natural. El plan gratuito «Beginner» incluye 10 sesiones mensuales que se pueden realizar en forma de uso compartido entre Ramble y Task Capture Assist. Los planes de pago ofrecen sesiones ilimitadas, sujetas a límites de uso razonable, además de Task Assist, que puede sugerir subtareas tanto en el escritorio como en la web.
Funciones destacadas
- Smart Quick Add: Reconoce fechas, repetición / periodicidad, proyectos y prioridades mientras escribes una tarea
- Filtros de visualización: guarda consultas personalizadas como «con fecha límite esta semana en proyectos de clientes», con tres vistas en el plan Free y 150 en el plan Pro.
- Diseños de tablero y calendario: cambia el proyecto entre los modos de lista, tablero y (en la versión Pro) Calendario sin necesidad de volver a configurarlo
- Más de 90 integraciones: importa tareas desde el correo electrónico, los calendarios y las herramientas de chat, de modo que el registro se realiza allí mismo donde llegan las solicitudes.
Precios
- Para principiantes: Gratis
- Pro: 5 $ al mes (facturación anual)
- Business: 8 $ por usuario al mes (facturación anual)
Valoraciones
- G2: 4,5/5 (más de 800 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 2.600 opiniones)
Límites: Todoist permite la colaboración, pero los proyectos personales están limitados a cinco personas. La versión Business añade un espacio de trabajo específico para equipos, roles de equipo, carpetas y límites de proyectos más amplios. Si vas a utilizarlo para uso compartido, comprueba esos límites en función del número de personas y proyectos implicados, en lugar de dar por sentado que el plan personal será suficiente para el equipo. Para una comparación con un entorno de trabajo centrado en documentos, consulta nuestro análisis comparativo entre Notion y Todoist.
Ideal para: personas que trabajan con Mac, Windows y Android y quieren hacer la entrada de las tareas lo más rápido posible
No sigas leyendo si: necesitas que participen más de cinco personas en un proyecto personal y no quieres pasar a un entorno de trabajo del equipo
Lo que opinan los usuarios reales sobre Todoist
La opinión de un usuario dice:
Lo que más me gusta de Todoist es lo sencilla y organizada que hace la gestión de tareas. Puedo crear tareas rápidamente, establecer fechas límite y prioridades, y organizarlo todo en diferentes proyectos. Me gusta especialmente su interfaz limpia, porque facilita ver lo que hay que hacer sin sentirme abrumado. Las tareas periódicas también son muy útiles para las actividades que tengo que completar con regularidad. La posibilidad de acceder a mis tareas desde diferentes dispositivos me ayuda a mantenerme organizado a lo largo del día.
Lo que más me gusta de Todoist es lo sencilla y organizada que hace la gestión de tareas. Puedo crear tareas rápidamente, establecer fechas límite y prioridades, y organizarlo todo en diferentes proyectos. Me gusta especialmente su interfaz limpia, porque facilita ver lo que hay que hacer sin sentirme abrumado. Las tareas periódicas también son muy útiles para las actividades que tengo que completar con regularidad. La posibilidad de acceder a mis tareas desde diferentes dispositivos me ayuda a mantenerme organizado a lo largo del día.
3. ClickUp (ideal para usuarios de Mac que tienen tareas compartidas con un equipo)
ClickUp es una plataforma de gestión del trabajo con una aplicación de escritorio para Mac, Windows y Linux. Es ideal para trabajos que requieren propiedad y actualizaciones compartidas: un cliente solicita un cambio, un diseñador lo completa y un compañero de equipo revisa el resultado. La tarea reúne la solicitud, el debate y el progreso en un solo lugar.
En un Mac, mantén la aplicación de escritorio en ejecución y pulsa Cmd+J para abrir la barra de comandos de IA desde cualquier lugar. Puedes crear rápidamente una tarea, un documento o un recordatorio, iniciar aplicaciones instaladas en el Mac y buscar en tu entorno de trabajo o en las aplicaciones conectadas con la búsqueda conectada activada. Cuando un cliente envía por correo electrónico una solicitud de cambio, al reenviarla a la dirección de correo electrónico de una lista, esta se convierte en una tarea.
ClickUp Brain te ayuda a trabajar con ese contexto: haz preguntas sobre tareas y documentos, resumir una conversación o redacta una actualización. Los «Super Agents» de ClickUp pueden encargarse de tareas específicas dentro del mismo entorno de trabajo. Puedes asignarles tareas, @mencionarlos en una conversación o configurarlos para que se ejecuten según un calendario. Por ejemplo, un equipo puede configurar un «Super Agent» para que convierta el resumen de una campaña en tareas y subtareas, o para que prepare un informe semanal en el que se destaquen los obstáculos y el trabajo en riesgo.
Funciones destacadas
- Barra de comandos con IA (Cmd+J): Crea tareas, documentos y recordatorios desde cualquier lugar mientras la aplicación de escritorio está en ejecución, sin necesidad de acceder primero a un proyecto.
- Desencadenantes de Super Agent: inicia flujos de trabajo configurados mediante asignaciones de tareas, @menciones, programaciones o automatizaciones, de modo que las tareas de coordinación recurrentes puedan ejecutarse sin necesidad de una nueva indicación cada vez.
- Varias vistas: muestra las mismas tareas en forma de lista, tablero o Calendario, para que cada miembro del equipo pueda utilizar el diseño que prefiera.
- Dependencias y varias personas asignadas: realiza un seguimiento de las tareas que están pendientes de otras y admite la propiedad compartida cuando se activa la ClickApp «Varios responsables».
Precios
Valoraciones
- G2: 4,6/5 (más de 14 200 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4.600 opiniones)
Dónde flaquea: ClickUp requiere más configuración que una aplicación de listas personales. Los equipos deben ponerse de acuerdo sobre cómo van a utilizar las listas, los estados y las vistas, mientras que los «superagentes» necesitan instrucciones claras, el acceso adecuado y realizar pruebas antes de asumir trabajos recurrentes. Esa configuración resulta más fácil de justificar cuando varias personas necesitan coordinar tareas.
Ideal para: usuarios de Mac cuyas tareas provienen de proyectos compartidos, clientes o correo electrónico
Sáltate esto si: solo necesitas una lista diaria privada y nunca delegas trabajo a nadie más
Lo que opinan los usuarios reales sobre ClickUp
La opinión de un usuario dice:
Me gusta especialmente la posibilidad de filtrar las tareas. Puedo distinguir rápida y fácilmente entre proyectos y tareas, asignarlas y marcarlas como cosas que tengo que hacer yo mismo. El planificador ofrece una buena panorámica de la carga de trabajo de mi equipo, lo que me ayuda a realizar la distribución de las tareas de forma eficaz y eficiente. Con el panel de control personalizable, puedo reunir toda la información relevante y las prioridades en un único lugar, lo que simplifica considerablemente mi organización diaria. Esto me permite tener en todo momento una visión completa de mis tareas pendientes actuales y de los próximos proyectos.
Me gusta especialmente la posibilidad de filtrar las tareas. Puedo distinguir rápida y fácilmente entre proyectos y tareas, asignarlas y marcarlas como cosas que tengo que hacer yo mismo. El planificador ofrece una buena panorámica de la carga de trabajo de mi equipo, lo que me ayuda a realizar la distribución de las tareas de forma eficaz y eficiente. Con el panel de control personalizable, puedo reunir toda la información relevante y las prioridades en un único lugar, lo que simplifica considerablemente mi organización diaria. Esto me permite tener en todo momento una visión completa de mis tareas pendientes actuales y de los próximos proyectos.
4. OmniFocus 4 (ideal para usuarios avanzados de GTD que no pueden vivir sin sus dispositivos Apple)
OmniFocus 4, de The Omni Group, se basa en el método «Getting Things Done»: registra las tareas, organízalas y revisa tus compromisos con regularidad. Una sola compra te da acceso a las aplicaciones para Mac, iPhone, iPad, Apple Watch y Apple Vision Pro. La sincronización entre ellas es gratuita y cuenta con cifrado de extremo a extremo.
La previsión muestra las tareas junto a los eventos del calendario en las aplicaciones nativas, y Review te da una indicación para que revises los proyectos según el calendario que hayas establecido. Un consultor que gestiona ocho proyectos de clientes puede crear una perspectiva personalizada en Pro para mostrar las tareas etiquetadas para el cliente actual.
Esto resulta útil cuando otras personas te asignan trabajo, pero tú controlas cómo organizarlo y completarlo. El consultor puede mantener un plan personal detallado, mientras que las aprobaciones de los clientes y las actualizaciones compartidas sobre el progreso siguen requiriendo una herramienta de comunicación o colaboración independiente.
La principal decisión de compra es elegir entre la versión Standard y la Pro. Las funciones «Focus» y «Custom Perspectives» requieren la versión Pro, que cuesta aproximadamente el doble que la Standard en una compra única. OmniFocus también ofrece compatibilidad con las funciones de Apple Intelligence, incluyendo el análisis de fechas asistido por IA (opcional) y la integración con la IA de Siri en la versión 4.9, siempre que se cumplan los requisitos de compatibilidad.
Funciones destacadas
- Perspectivas personalizadas: Crea vistas filtradas mediante proyectos, etiquetas y otras reglas, para que puedas centrarte en un cliente concreto o en un tipo de trabajo específico (Pro)
- Aplazar fechas: mantiene las tareas fuera de las vistas de tareas disponibles hasta la fecha en que puedas empezar a trabajar en ellas
- Reseña: Te da una indicación para que revises los proyectos a intervalos que tú elijas, para que puedas actualizar los siguientes pasos e identificar el trabajo que se ha estancado.
- Compra universal: incluye las aplicaciones para Mac, iPhone, iPad, Apple Watch y Vision Pro en una sola licencia
Precios
- Estándar: 74,99 $ (pago único)
- Pro: 149,99 $ (pago único)
- Suscripción Pro: 99,99 $ al año (facturación anual)
- Acceso web para propietarios de licencia: 4,99 $ al mes o 49,99 $ al año
Valoraciones
- G2: 4,5/5 (más de 50 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (86 opiniones)
Donde se queda corto: OmniFocus es un sistema personal diseñado principalmente para Apple. Su versión web requiere una configuración previa en una aplicación nativa de OmniFocus y ofrece menos funciones, entre ellas, la integración de eventos del calendario en «Forecast». Los propietarios de una licencia perpetua deben pagar por separado por el acceso a la web. Si tus clientes o compañeros de equipo necesitan uso compartido y actualizaciones sobre el progreso, tendrás que gestionar esa coordinación fuera de tu configuración personal de OmniFocus.
Ideal para: usuarios de GTD con dispositivos Apple que quieran aplazar fechas, realizar revisiones y crear vistas personalizadas
Sáltate esto si: tu semana gira en torno a un PC con Windows, o si quieres una lista que puedas empezar a usar en cinco minutos
Lo que opinan los usuarios reales sobre OmniFocus 4
La opinión de un usuario dice:
Omnifocus cuenta con todas las funciones avanzadas de gestión de tareas que puedas desear y es perfecta para los flujos de trabajo GTD. La vista de previsión me resulta de gran ayuda a la hora de planificar mi semana.
Omnifocus cuenta con todas las funciones avanzadas de gestión de tareas que puedas desear y es perfecta para los flujos de trabajo GTD. La vista de previsión me resulta de gran ayuda a la hora de planificar mi semana.
Más información: Las 10 mejores alternativas y competidoras de OmniFocus
5. TickTick (la mejor para gestionar tareas, el Calendario y los hábitos en una sola aplicación)
TickTick es una aplicación multiplataforma de tareas pendientes que cuenta con una versión para Mac. Reúne un calendario, un registro de hábitos y la Matriz de Eisenhower en el mismo lugar que tus listas. Además, reconoce las fechas y las horas a medida que escribes, por lo que «llamar al dentista mañana a las 15:00» se convierte en una tarea programada.
Su punto fuerte es organizar tu propia carga de trabajo, incluso cuando las tareas provienen de varias personas. Un gestor de proyectos puede clasificar las tareas de la semana en la Matriz de Eisenhower, programar el trabajo en el Calendario y hacer un seguimiento de un hábito diario de escritura, todo ello en la misma aplicación. El plan gratuito incluye nueve listas con 99 tareas por lista, vistas Lista y Kanban, y sincronización multiplataforma.
TickTick incluye sus funciones de IA en la versión Premium. La versión Premium también añade múltiples vistas de calendario, una vista de cronograma, la duración de las tareas y recordatorios por correo electrónico.
Funciones destacadas
- Matriz de Eisenhower: clasifica las tareas por urgencia e importancia, con funciones básicas en la versión Free y opciones ampliadas en la versión Premium.
- Vista de calendario: muestra las tareas programadas junto con tus planes, con múltiples vistas de calendario, la duración de las tareas y la vista de cronograma en la versión Premium.
- Seguimiento de hábitos: realiza un seguimiento de los hábitos recurrentes junto a las tareas, con cinco hábitos en el plan Free
- Vista Kanban: organiza las tareas en columnas para proyectos personales o compartidos, una forma de gestión visual de tareas.
Precios
- Free
- Premium: 49,99 $ al año (facturación anual)
Valoraciones
- G2: 4,5/5 (más de 100 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 129 opiniones)
Límites: TickTick admite listas compartidas, asignación de tareas y comentarios, por lo que puede encargarse de algunas tareas de coordinación además de la planificación personal. Las listas se pueden usar de forma compartida con hasta 29 miembros si el propietario de la lista tiene la versión Premium. Para trabajos repartidos entre varios proyectos, valora si la coordinación a través de listas compartidas individuales ofrece a todos la visibilidad suficiente.
Ideal para: personas que quieren gestionar tareas, reservar tiempo en el Calendario y crear hábitos sin tener que pagar por tres aplicaciones distintas
No lo leas si: necesitas una lista con uso compartido y más de 29 miembros
Esto es lo que opinan los usuarios reales sobre TickTick
La opinión de un usuario dice:
Lo que más me gusta es que es un hub de productividad «todo en uno», no solo una simple lista de tareas pendientes. Es fantástico tener en una sola aplicación las tareas, un calendario totalmente funcional con gestión de bloques de tiempo, un registro de hábitos y un cronómetro Pomodoro. Antes tenía que cambiar entre tres aplicaciones diferentes solo para gestionar mi día, y TickTick ha solucionado por completo ese problema. Además, su procesamiento del lenguaje natural es increíblemente inteligente: basta con escribir «revisar el presupuesto mañana a las 16:00» y la aplicación programa todo automáticamente a la perfección sin que tenga que ir haciendo clic en los menús.
Lo que más me gusta es que es un hub de productividad «todo en uno», no solo una simple lista de tareas pendientes. Es fantástico tener en una sola aplicación las tareas, un calendario totalmente funcional con gestión de bloques de tiempo, un registro de hábitos y un cronómetro Pomodoro. Antes tenía que cambiar entre tres aplicaciones diferentes solo para gestionar mi día, y TickTick ha solucionado por completo ese problema. Además, su procesamiento del lenguaje natural es increíblemente inteligente: basta con escribir «revisar el presupuesto mañana a las 16:00» y la aplicación programa todo automáticamente a la perfección sin que tenga que ir haciendo clic en los menús.
Consejo de experto: Si estás comparando TickTick con otro gestor de tareas personal, nuestra comparativa entre TickTick y Todoist analiza cada función por separado.
6. Microsoft To Do (la mejor opción para usuarios de Outlook y Microsoft 365 en Mac)
Microsoft To Do es una aplicación gratuita de gestión de tareas de Microsoft que cuenta con una aplicación nativa para Mac. «Mi día» te ofrece una lista diaria para planificar cada mañana, con sugerencias basadas en tus otras tareas. Se reinicia por la noche, pero las tareas pendientes permanecen en tus listas y se pueden volver a añadir al plan del día siguiente.
Con la misma cuenta alojada en Microsoft, los correos electrónicos marcados de tu buzón principal pueden aparecer como tareas en To Do, con enlaces a los mensajes. Un coordinador de oficina que recibe 20 solicitudes al día por correo electrónico puede marcarlas a medida que llegan y, a continuación, planificar la tarde desde «Mi día» en un Mac sin tener que copiar cada solicitud. No hay compatibilidad con los correos electrónicos marcados de buzones y carpetas compartidos.
To Do incluye lo esencial: puedes dividir las tareas en pasos, establecer fechas límite y programaciones recurrentes, añadir recordatorios y adjuntar archivos de hasta 25 MB por tarea. También puedes realizar el uso compartido de listas entre cuentas personales de Microsoft o con compañeros de trabajo de la misma organización laboral o educativa. Esto la hace muy útil para realizar el seguimiento de las solicitudes que se te asignan y coordinar listas sencillas con otras personas.
Funciones destacadas
- My Day: Crea una lista diaria centrada en tus tareas actuales, con sugerencias que te ayudan a retomar el trabajo pendiente.
- Sincronización de correos electrónicos marcados en Outlook: Mantiene los mensajes marcados con compatibilidad accesibles desde sus tareas correspondientes, para que puedas consultar la solicitud original.
- Pasos: Divide una tarea en elementos más pequeños de la lista de control sin crear un proyecto aparte
- Listas compartidas: coordina tareas entre cuentas personales de Microsoft o dentro de la misma organización de trabajo o educativa
Precios
- Uso personal: Gratis con una cuenta de Microsoft
- Uso de trabajo o académico: Requiere una licencia válida y Exchange Online
Valoraciones
- G2: 4,4/5 (más de 90 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 3.000 opiniones)
Donde se queda corto: Pendiente funciona bien cuando eres responsable de completar las solicitudes de tu propia bandeja de entrada. La conexión con Outlook resulta menos útil si tu equipo gestiona las solicitudes a través de un buzón compartido, ya que esos mensajes marcados no se sincronizan. Además, el uso compartido de listas se limita a las cuentas personales de Microsoft o a una única organización laboral o educativa, lo que restringe la coordinación con clientes externos.
Ideal para: usuarios de Outlook y Microsoft 365 que quieran una lista diaria gratuita en su Mac
No te lo leas si: necesitas tableros, dependencias o la elaboración de informes para proyectos de varios pasos
Lo que opinan los usuarios reales sobre Microsoft To Do
La opinión de un usuario dice:
Allí guardo una lista de mis tareas no tan urgentes, y también la uso cuando hago mis gestiones administrativas. Creo listas de control para esas cosas y las guardo en Pendiente. Está incluida en mi licencia de O365, lo cual es genial.
Allí guardo una lista de mis tareas no tan urgentes, y también la utilizo cuando realizo mis tareas de aprovisionamiento. Creo listas de control para esas tareas y las guardo en Pendiente. Está incluida en mi licencia de O365, lo cual es genial.
7. Any.do (la mejor para la planificación diaria con recordatorios de WhatsApp)
Any.do es una lista de tareas y una agenda diaria disponible para Mac, web, Windows y dispositivos móviles. El plan Free incluye tareas, listas, recordatorios, un calendario, la agenda diaria y la sincronización. Es más que suficiente para una lista personal que te acompañe desde tu MacBook hasta tu móvil.
Su atractivo reside en los recordatorios que aparecen justo donde ya miras. En los planes de pago, Any.do puede enviar recordatorios a WhatsApp. Esto es ideal para quienes suelen pasarse por alto las notificaciones de las aplicaciones, pero revisan sus mensajes con regularidad. Un padre que planifique la semana en un Mac el domingo por la noche puede configurar un recordatorio en WhatsApp para el formulario del colegio del martes, de modo que el recordatorio le llegue junto con sus mensajes.
Los recordatorios básicos recurrentes diarios, semanales, mensuales y anuales son gratuitos. La versión Premium incluye programaciones recurrentes avanzadas, etiquetas de colores, recordatorios de ubicación exclusivos para móviles y sugerencias de IA para listas personales y tareas. El plan Familiar cubre hasta cuatro personas y cuatro proyectos compartidos, además de una lista de la compra compartida. El plan Teams añade un entorno de trabajo colaborativo con tableros de proyectos ilimitados.
Esto hace que Any.do tome un rol más allá de los simples recordatorios privados cuando los miembros de la familia o los compañeros de equipo necesitan coordinar el trabajo.
Funciones destacadas
- Agenda diaria: ofrece una vista de planificación específica para las tareas de hoy, independiente de tus listas completas
- Recordatorios de WhatsApp: envía recordatorios de tareas a través de WhatsApp en los planes Premium, Family y Teams, según la disponibilidad regional.
- Recordatorios por ubicación: desencadena un recordatorio cuando llegas a un lugar, como el supermercado, a través de la app móvil en un plan de pago.
- Espacio familiar: permite el uso compartido de una lista de la compra y hasta cuatro proyectos con un máximo de cuatro miembros del hogar.
Precios
- Personal: Free
- Premium: 7,99 $ al mes
- Plan familiar: 9,99 $ al mes para hasta cuatro miembros
- Teams: 7,99 $ por miembro al mes
Valoraciones
- G2: 4,2/5 (más de 100 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 1.100 opiniones)
Limitaciones: El plan gratuito permite gestionar tareas recurrentes habituales, pero las reglas de repetición personalizadas requieren un plan de pago. Algunas funciones también dependen de otro dispositivo: puedes planificar en tu Mac, pero los recordatorios de ubicación funcionan en el móvil. Para el uso compartido, Family tiene un límite de cuatro miembros y cuatro proyectos; los grupos más grandes necesitan Teams.
Ideal para: personas que buscan una agenda diaria sencilla con recordatorios que les lleguen a través de WhatsApp
No sigas leyendo si: necesitas recordatorios de WhatsApp o programaciones periódicas avanzadas en un plan Free
Esto es lo que opinan los usuarios reales sobre Any.do
La opinión de un usuario dice :
Buscaba una aplicación que organizara la mayoría de mis tareas diarias y me permitiera guardarlas para días posteriores, pero no conseguí encontrar ninguna con tantas funciones y tan fantásticas como esta. 😊
Buscaba una app que organizara la mayoría de mis tareas diarias y me permitiera guardarlas para días posteriores, pero no conseguí encontrar ninguna con tantas funciones y tan fantásticas como esta. 😊
Más información: 10 alternativas y competidores de Any.do
8. Recordatorios de Apple (la mejor opción para crear listas gratuitas y sin configuración en dispositivos Apple)
«Recordatorios» de Apple viene incluido en macOS sin coste adicional. Se ha ganado su lugar como punto de partida: antes de pagar por otra aplicación, merece la pena comprobar si «Recordatorios» ya cubre tus necesidades. Para sincronizar las listas entre tus dispositivos Apple, activa «Recordatorios» de iCloud con la misma cuenta de Apple.
Una función muy útil para el día a día es la lista de la compra. Crea una lista de este tipo y la aplicación «Recordatorios» agrupará automáticamente los elementos que reconozca en categorías como «lácteos» y «frutas y verduras». Puedes planificar la compra en tu Mac y, después, abrir la misma lista en tu iPhone cuando estés en la tienda. Si algún elemento aparece en la categoría equivocada, puedes cambiarlo de sitio.
La aplicación «Recordatorios» también te permite gestionar trabajos más estructurados mediante subtareas, programaciones recurrentes y secciones que puedes mostrar en forma de columnas. Las listas compartidas de iCloud te permiten asignar recordatorios a otras personas, de modo que una lista de la compra familiar o un pequeño conjunto de tareas compartidas puedan tener propietarios claros. Siri te permite añadir recordatorios con la voz.
En este resumen, la aplicación «Recordatorios» sirve tanto para anotar tareas personales como para gestionar fácilmente el trabajo compartido. Puedes realizar el seguimiento de una solicitud por tu cuenta o asignar un elemento en una lista compartida sin necesidad de recurrir a una plataforma de proyectos más compleja. Nuestro resumen de aplicaciones de productividad para Mac incluye otras herramientas que puedes utilizar junto con ella.
Funciones destacadas
- Listas de la compra: agrupa automáticamente los elementos de compra reconocidos en categorías, con la opción de mover elementos o ajustar secciones
- Subtareas y columnas: Divide el trabajo en pasos más pequeños y organiza las listas en secciones que se pueden mostrar en forma de columnas
- Recordatorios recurrentes y Siri: tiene soporte para programaciones recurrentes y captura de voz para las tareas que necesitas recordar periódicamente
- Listas y tareas compartidas: Permite a los usuarios de una lista compartida de iCloud asignar recordatorios, de modo que todos puedan ver quién se encarga de cada elemento.
Precios
- Gratis (incluida con macOS)
Valoraciones
- G2: No hay suficientes reseñas
- Capterra: No hay suficientes reseñas
Donde se queda corto: «Recordatorios» es una aplicación exclusiva de Apple. Puedes acceder a los recordatorios de iCloud a través de un navegador en otros dispositivos, pero no hay aplicaciones nativas para Windows ni Android. Las funciones también varían según la cuenta y la versión del software; para el uso compartido y la asignación de tareas es necesario tener actualizada la aplicación «Recordatorios» de iCloud. Si tus colaboradores utilizan plataformas diferentes, el acceso a través del navegador puede suponer una limitación en comparación con una aplicación de gestión de tareas multiplataforma.
Ideal para: usuarios de Apple que buscan una lista gratuita para recados y tareas sencillas sin necesidad de configuración
No sigas leyendo si: necesitas aplicaciones nativas de Windows o Android además de tu aplicación para Mac
Lo que opinan los usuarios reales sobre Recordatorios de Apple
La opinión de un usuario dice:
Los recordatorios basados en la ubicación se han convertido en notas adhesivas virtuales en mi vida. El código de la puerta que solo usas una vez cada 18 meses es X. Haz un pedido del ramen más picante la próxima vez que vayas a este restaurante de ramen. Compra esto cuando vayas al supermercado.
Los recordatorios basados en la ubicación se han convertido en notas adhesivas virtuales en mi vida. El código de la puerta que solo usas una vez cada 18 meses es X. Haz un pedido del ramen más picante la próxima vez que vayas a este restaurante de ramen. Compra esto cuando vayas al supermercado.
¿Cómo elegir la aplicación de gestión de tareas adecuada para Mac?
Reduce tu lista a dos aplicaciones en función de la característica sin la que te resultaría más difícil realizar el trabajo:
- Things 3: Planificas solo en dispositivos Apple y prefieres una compra única
- Todoist: Trabajas en Mac, Windows o Android y quieres poder anotar cosas rápidamente. Nuestra lista de alternativas a Todoist incluye opciones similares.
- ClickUp: Necesitas que las tareas tengan uso compartido por todo el equipo, poder mantener debates y realizar el seguimiento del progreso.
- OmniFocus 4: Sigues el método GTD y quieres fechas de aplazamiento, revisiones programadas y vistas personalizadas
- TickTick: Si quieres gestionar tareas, planificar tu agenda y crear hábitos en una sola aplicación. Echa un vistazo a nuestra selección de aplicaciones de Calendario para Mac si la planificación es tu principal necesidad.
- Microsoft To Do: utilizas Outlook y quieres planear tu día en función de las tareas y los correos electrónicos marcados con compatibilidad
- Any.do: Quieres una agenda diaria y estás dispuesto a pagar por los recordatorios de WhatsApp
- Recordatorios de Apple: Si quieres listas personales o de uso compartido gratuitas en los dispositivos de Apple, además de tus aplicaciones para tomar notas en Mac
Antes de pasarlo todo, prueba cada una de las aplicaciones preseleccionadas con un pequeño conjunto de tareas reales durante cinco días laborables. Incluye una tarea periódica, una solicitud recibida por correo electrónico y una tarea compartida si sueles coordinarte con otra persona.
Comprueba si puedes encontrar la solicitud original, actualiza la tarea desde cada dispositivo que utilices y comprueba qué requiere tu atención sin tener que llevar otra lista. Comprueba también si alguna de las funciones en las que te basaste durante la versión de prueba requiere un plan de pago. Elige la app que gestione esas tareas con el menor número de pasos manuales a un precio que estés dispuesto a seguir pagando.
¿Qué aplicación de gestión de tareas para Mac deberías elegir?
La razón más de peso para cambiar de aplicación de gestión de tareas es un problema recurrente que te sigue planteando tu configuración actual. Puede tratarse de perder el contexto de una solicitud, tener que estar pendiente manualmente de las actualizaciones o descubrir demasiado tarde que el trabajo de otra persona está retrasando el tuyo. Haz de ese problema tu factor decisivo.
Para el trabajo colaborativo, ClickUp vincula las tareas con los hilos de discusión, los documentos y las dependencias que explican qué hay que hacer a continuación. Brain te ayuda a recuperar ese contexto y a resumir el progreso. Los «Superagentes» configurados pueden encargarse de tareas de coordinación recurrentes, como convertir el resumen de una campaña en tareas o preparar un informe sobre los obstáculos y el trabajo en riesgo.
Prueba ClickUp gratis con un proyecto compartido. Empieza por el problema de coordinación que quieras resolver y, a continuación, añade vistas y flujos de trabajo para los agentes allí donde tengan una finalidad clara.
Preguntas frecuentes sobre las aplicaciones de gestión de tareas para Mac
¿Existe algún gestor de tareas para Mac?
Sí. Para gestionar tareas y listas de cosas pendientes, macOS incluye Recordatorios de Apple, que admite subtareas, recordatorios recurrentes y listas compartidas. Aplicaciones como Things 3, Todoist y ClickUp ofrecen diferentes opciones para la planificación personal y la coordinación en equipo. Si te refieres a ver las aplicaciones y los procesos en ejecución, la utilidad de Mac se llama Monitor de actividad.
¿Cuál es la mejor aplicación de listas de tareas para Mac?
Things 3 es nuestra mejor opción para los usuarios que solo utilizan dispositivos Apple y buscan una herramienta de planificación basada en el teclado y una compra única. Todoist es ideal para quienes también utilizan Windows o Android. ClickUp es perfecto para trabajos que requieren propiedad compartida, debates y seguimiento del progreso. Para las listas personales y compartidas del día a día, empieza por comprobar si Recordatorios de Apple cubre tus necesidades.
¿Existe alguna aplicación gratuita de gestión de tareas para Mac?
Sí. «Recordatorios» de Apple viene incluido con macOS, y «Microsoft To Do» es gratuito para uso personal con una cuenta de Microsoft. Para utilizar «To Do» en el trabajo o en la escuela, se requiere una licencia válida y Exchange Online. Todoist, TickTick, Any.do y ClickUp también ofrecen planes Free con diferentes límites. Any.do incluye recordatorios recurrentes básicos de forma gratuita; las programaciones recurrentes avanzadas y los recordatorios de WhatsApp requieren un plan de pago.
¿Funciona Things 3 en Windows o en el iPhone?
Things 3 funciona en el iPhone, pero no tiene versión para Windows, Android ni web. Las aplicaciones para Mac, iPhone, iPad y Apple Vision Pro son compras independientes que solo hay que realizar una vez. La compatibilidad con el Apple Watch está incluida en la aplicación para iPhone, y la sincronización a través de Things Cloud es gratuita.
¿Puedo compartir una lista de tareas pendientes con alguien desde mi Mac?
Sí. Apple Reminders, Microsoft To Do, Todoist, TickTick y Any. do admiten listas o proyectos compartidos, mientras que ClickUp permite el uso compartido de tareas y facilita una coordinación más amplia del equipo. Los requisitos de cuenta y plan varían: la función de uso compartido de Apple Reminders utiliza iCloud, y Microsoft To Do permite el uso compartido entre cuentas personales de Microsoft o dentro de la misma organización laboral o educativa. Things 3 no admite listas compartidas ni la asignación de tareas.