Estos términos se utilizan mucho. Pero, ¿hay diferencias reales entre la gestión de proyectos y la gestión de tareas?
Veamos un ejemplo.
En mi casa, quiero poner un nuevo camino de piedra hasta la puerta principal. Para ello, tendré que despejar el terreno, nivelarlo, colocar las piedras y hacer muchas otras cosas en las que no estoy pensando.
No es mi casa real
El proyecto es crear la pasarela. Las tareas son lo que tengo que hacer para hacerlo realidad.
Pero otras tareas implican reunir recursos comprar piedras, encontrar mi pala y, por supuesto, pedir ayuda a mis amigos. Todo eso también son tareas.
Determinar y considerar los recursos necesarios es vital para un gran proyecto.
- El proyecto es la meta global que tiene muchas tareas: crear una pasarela de piedra.
- Las tareas son todo lo que hay que terminar para alcanzar la meta.
- La gestión de proyectos suele abarcar tareas.
Cada proyecto suele tener varias tareas, con plazos diferentes. A menudo, son dependientes unas de otras y a veces una tarea no puede terminarse hasta que empieza la siguiente.
Gestión de tareas frente a gestión de proyectos en términos sencillos
En lugar de referirnos indistintamente a la gestión de proyectos y a la gestión de tareas, intentemos definir las diferencias.
La principal diferencia entre la gestión de proyectos y la gestión de tareas es que la gestión de tareas se refiere a la gestión del trabajo individual y las actividades personales, mientras que la gestión de proyectos se refiere a la gestión del trabajo con equipos enteros y partes interesadas. La gestión de tareas es, por tanto, un subconjunto de la gestión de proyectos.
Proyectos vs. Tareas
Hablemos más concretamente de tareas y proyectos. Los proyectos son bloques de trabajo con fechas de inicio y finalización concretas. Tienen hitos y un resultado claro, generalmente con un producto final. Las tareas son unidades individuales de trabajo, y varias tareas pueden constituir un proyecto o ser independientes de proyectos.
A veces, las tareas independientes de un proyecto no son necesariamente tan grandes.
Por ejemplo, si eres comercial, probablemente tengas que responder a muchos correos electrónicos y hacer varias llamadas. Tu tarea consiste en llamar a la siguiente persona de tu lista.
Tu proyecto consistiría en hacer un seguimiento de 100 contactos que conociste en tu última reunión.
A algunos les llamarás (tareas), a otros les enviarás un correo electrónico (más tareas) y querrás reunir su material de capacitación en ventas relacionado específicamente con los temas de la conferencia (más tareas).
En los proyectos suele participar más de una persona, con un jefe de proyecto y un equipo. Cada miembro del equipo realiza tareas individuales relacionadas con los proyectos. La suma de la gestión de tareas de todos será un proyecto terminado . Por ejemplo, los lanzamientos de funciones cuentan como proyectos múltiples.
Como puede ver, la gestión de tareas forma parte claramente de la gestión de proyectos.
¿Se confunden los proyectos con las tareas?
Esto le causará mucha frustración. Por ejemplo, si estás escribiendo las palabras "Construir nuevo producto" en tu lista de tareas pendientes ...bueno, eso es demasiado. No la terminarás en un día. En lugar de eso, tendrás que dividirla en pequeños trozos o tareas, y luego actuar en esos pequeños pasos.
Uno de los métodos más eficaces para separar proyectos y tareas es el método Terminar las cosas Metodología. Realmente te ayuda a separar lo que lleva mucho tiempo de lo que es más fácil de hacer en unos pocos pasos.
Hemos creado recursos adicionales para ayudarle con los fundamentos de la gestión de proyectos:
- Principales metodologías de gestión de proyectos
- Principios de gestión de proyectos
- Habilidades de gestión de proyectos necesarias para los gestores de proyectos
Check out our glosario de gestión de proyectos !
El mejor software de gestión de proyectos es también un software de gestión de tareas
No hay necesariamente pausas limpias entre tu trabajo y tu vida personal.
Sí, hay equilibrio, pero hacer el recital de danza de tus hijos podría solaparse con la llamada de tu próximo cliente. O puede que necesites encajar ese pedido de Amazon mientras escribes tu próxima propuesta de proyecto .
¿Ve lo que quiero decir?
El mejor software combina tanto la gestión de tareas como la gestión de proyectos. Dispone de las herramientas para hacer ambas cosas con la sencillez necesaria para no abrumar una con la otra. Debes encontrar un software que sea un placer de usar, ya sean tareas o proyectos, personales o profesionales.
FYI, That's Why We Created ClickUp (Para tu información, por eso creamos ClickUp)
Sí, ClickUp es realmente un plataforma de productividad que pueda utilizar tanto para tareas personales como para proyectos profesionales. Es una pregunta que ha movido a nuestro CEO, Zeb Evans, desde el principio. Se pregunta lo siguiente:
- "¿Por qué mi vida laboral y mi vida fuera del trabajo no pueden estar en el mismo sitio, pero lo suficientemente separadas para que no se mezclen?
- ¿Por qué no puedo tenerlo todo en una plataforma sencilla y bonita?
- estas son las preguntas que me hacía. Y este es el núcleo de la misión de ClickUp
- no estamos aquí sólo para resolver el problema de la gestión de proyectos. Nos hemos unido para resolver problemas mayores"
Es una meta ambiciosa resolver el enorme problema de separar tareas y proyectos. Pero por eso hemos hecho ClickUp gratis, gratuito/a y fácil de usar.
ClickUp tiene todas las capacidades de gestión de tareas para ayudarle a terminar sus tareas, tales como:
- Listas de tareas pendientes
- Estados simples
- ...ybloc de notaspara apuntar ideas.
Pero también tiene las potentes funciones de gestión de proyectos que necesitas para hacer las cosas terminadas en el trabajo, como:
- Múltiples personas asignadas
- Colaborar juntos en una sola tarea - si su espacio lo permite.
- Comentarios asignados
- Crear y asignar instantáneamenteelementos de acción para ti o para otros.
- Prioridades
- Cree niveles de prioridad personalizados y organice las tareas en función de su importancia para un proyecto.
- Favoritos
- Cree su propia barra lateral personalizada para incluir clasificación, filtrado e incluso su vista favorita.
- Extensión de Chrome
- Proporciona funciones muy completas para aumentar la productividad, como control de tiempo, marcado de imágenes y creación de tareas.
- Múltiples vistas -Vista Lista,Vista TableroyVista Equipo y los gráficos de Gantt, Calendario y más ofrecen la vista perfecta para desarrolladores, gerentes y todos los demás.
- Dependencias
- Enlaza tareas en función de sus requisitos para garantizar que se completan las tareas adecuadas en el orden correcto.
- Vista de la hora / Calendario
- Arrastre y suelte fácilmente las tareas para que la programación sea un juego de niños. También verás las tareas que aún no están programadas.
- Integraciones
- Conéctate a Google Drive, Dropbox, Harvest, Toggl y muchas otras integraciones para simplificar tu flujo de trabajo.
En ClickUp, hemos creado el software de gestión de proyectos adecuado para resolver los problemas personales y profesionales. ¿Se unirá a nosotros para hacerlo realidad? La forma más fácil de hacerlo es probarlo. ¡Inscríbete hoy mismo!