Gestión de proyectos y gestión de tareas .
Estos términos se utilizan con bastante frecuencia. Pero, ¿hay alguna diferencia real entre la gestión de proyectos y la gestión de tareas?
Considera este ejemplo.
En mi casa, quiero instalar un nuevo camino de piedra que conduzca a la puerta principal. Para ello, tendré que limpiar el terreno, nivelarlo, colocar las piedras y hacer muchas otras cosas que aún no he pensado.
El proyecto es crear la pasarela. Las tareas son lo que tengo pendiente para que se haga realidad.
Pero otras tareas implican reunir recursos: comprar piedras, encontrar mi pala y, ah, sí, pedir ayuda a mis amigos. Todas esas también son tareas.
Determinar el alcance y considerar los recursos necesarios es fundamental para que un proyecto sea un éxito.
- El proyecto es la meta general que tiene muchas tareas: crear un camino de piedra.
- Las tareas son todo lo que hay que hacer para alcanzar la meta.
- La gestión de proyectos suele abarcar tareas.
Cada proyecto suele tener varias tareas, con plazos de entrega diferentes. A menudo, estas tareas son dependientes entre sí y, en ocasiones, una tarea no puede completarse hasta que no se inicia la siguiente.
Gestión de tareas frente a gestión de proyectos en términos sencillos
En lugar de referirnos a la gestión de proyectos y la gestión de tareas de forma intercambiable, intentemos definir las diferencias.
La gestión de proyectos es el proceso de planificar, organizar y supervisar toda una iniciativa, desde definir las metas y asignar los recursos hasta realizar el seguimiento del cronograma y garantizar el éxito de la entrega. Dentro de este marco más amplio, la gestión de tareas se centra en los elementos individuales que componen el proyecto. Mientras que la gestión de proyectos garantiza que todo vaya según lo previsto a nivel macro, la gestión de tareas se centra en ejecutar un trabajo específico de manera eficiente. En resumen, la gestión de tareas es una parte fundamental de la gestión de proyectos: ambas son esenciales, pero operan en diferentes niveles de detalle y control.
Proyectos frente a tareas
Seamos más específicos con las tareas frente a los proyectos. Los proyectos son partes de trabajo con fechas específicas de inicio y finalización. Tienen hitos y un resultado claro, generalmente con un entregable al final. Las tareas son unidades de trabajo individuales, y varias tareas pueden componer un proyecto o pueden ser independientes de los proyectos.
A veces, las tareas independientes de un proyecto no son necesariamente tan grandes.
Por ejemplo, si eres comercial, probablemente tengas que responder a muchos correos electrónicos y hacer varias llamadas. Tu tarea es llamar a la siguiente persona de tu lista.
Tu proyecto consistiría en hacer un seguimiento de los 100 contactos que conociste en tu última reunión.
A algunas personas les llamarás (tareas), a otras les enviarás un correo electrónico (más tareas) y querrás recopilar material de apoyo para el equipo de ventas que esté específicamente relacionado con los temas de la conferencia (más tareas).
Los proyectos suelen involucrar a más de una persona, con un gestor de proyectos y un equipo. Cada miembro del equipo realiza tareas individuales relacionadas con los proyectos. La suma de la gestión de proyectos de todos será un proyecto terminado. Por ejemplo, los lanzamientos de funciones cuentan como múltiples proyectos.
Como puede ver, la gestión de tareas es claramente parte de la gestión de proyectos.
¿Está confundiendo proyectos con tareas?
Esto te causará mucha frustración. Por ejemplo, si escribes las palabras «Crear nuevo producto» en tu lista de tareas pendientes... bueno, eso es un poco excesivo. No lo conseguirás en un día. En su lugar, tendrás que dividirlo en partes o tareas más pequeñas y, a continuación, poner en práctica esos pasos más pequeños.
Un método que funciona muy bien para separar proyectos y tareas es la metodología Get Things Done. Te ayuda a distinguir entre lo que lleva mucho tiempo y lo que es más fácil de hacer en pocos pasos.
Hemos creado recursos adicionales para ayudarte con los conceptos básicos de la gestión de proyectos:
- Las mejores metodologías de gestión de proyectos
- Principios de la gestión de proyectos
- Habilidades de gestión de proyectos necesarias para los gestores de proyectos
¡Consulte nuestro glosario de gestión de proyectos para conocer más términos relacionados con la gestión de proyectos!
¿Necesitas un software de gestión de proyectos o un software de gestión de tareas?
Independientemente del tamaño de tu proyecto, probablemente sigas teniendo algunos recordatorios pegados en notas adhesivas. Es hora de actualizar tu tecnología para incluir una herramienta de gestión de tareas o una herramienta de gestión de proyectos.
¿Qué problemas resuelve el software de gestión de tareas?
El software de gestión de tareas te ayuda a mantener las listas de tareas pendientes y otras notas en un solo lugar. Este tipo de software te ayudará a realizar las tareas más rápidamente cuando comiences un nuevo proyecto.
Con este software, puedes crear listas de tareas, agrupar tareas y programar su completación. Te ayudan a avanzar en una tarea antes de empezar otra. La mayoría de las veces no hay dependencias específicas entre las tareas.
Entre las aplicaciones de gestión de tareas más populares se encuentran Todoist o Any.do. Se trata de aplicaciones sencillas orientadas a las tareas. A menudo se clasifican por urgencia y se pueden configurar recordatorios con frecuencia.
¿Qué problemas resuelve el software de gestión de proyectos?
El software de gestión de proyectos, por otro lado, está destinado a coordinar proyectos y, por lo general, ofrece todas las funciones que ofrece un software de gestión de tareas.
Estas herramientas de gestión de proyectos se centran en la colaboración, la coordinación y la planificación de proyectos. El software de gestión de proyectos incluye subtareas, comentarios, adjuntos y descripciones de tareas que proporcionan detalles sobre cuándo un proyecto debe ser terminado.
A menudo se necesita una vista temporal sólida o un diagrama de Gantt para ver cómo se comparan todos los proyectos entre sí.
El software de gestión de proyectos ayuda a los gestores de proyectos a crear duraciones estimadas, realizar el seguimiento del trabajo de los miembros del equipo y elaborar informes de proyectos. La mayoría de los programas de software de gestión de tareas simplemente no tienen eso. Las tareas no suelen ser tan urgentes o tan complejas como para incluir duraciones estimadas en ellas.
Bonus: ¡Alternativas a Taskade!
El mejor software de gestión de proyectos es también un software de gestión de tareas
No siempre hay una separación clara entre tu trabajo y tu vida personal.
Sí, hay un equilibrio, pero la actuación de baile de tus hijos podría coincidir con tu próxima llamada con un cliente. O tal vez tengas que hacer ese pedido en Amazon mientras redactas tu próxima propuesta de proyecto.
¿Entiendes lo que quiero decir?
El mejor software combina tanto la gestión de tareas como la gestión de proyectos. Tienes las herramientas para hacer ambas cosas con la simplicidad necesaria para que ninguna de ellas se sobreponga a la otra. Debes encontrar un software que sea agradable de usar, ya sea para tareas o proyectos, personales o profesionales.
Para tu información, por eso creamos ClickUp.
Sí, ClickUp es realmente una plataforma de productividad que puedes utilizar tanto para tareas personales como para proyectos profesionales. Es una pregunta que ha impulsado a nuestro director ejecutivo, Zeb Evans, desde el principio. Él pregunta lo siguiente:
- «¿Por qué mi trabajo y mi vida fuera del trabajo no pueden estar en el mismo lugar, pero lo suficientemente separadas como para que no se mezclen?
- ¿Por qué no puedo tenerlo todo en una plataforma sencilla y atractiva?
- Estas son las preguntas que me hice a mí mismo. Y este es el núcleo de la misión de ClickUp.
- No estamos aquí solo para resolver el problema de la gestión de proyectos. Nos hemos reunido para resolver problemas más importantes.
Resolver el gran problema de separar tareas y proyectos es una meta ambiciosa. Pero por eso hemos hecho que ClickUp sea gratis y fácil de usar.
ClickUp tiene todas las funciones de gestión de tareas que necesitas para terminar tus tareas, como:
- Listas de tareas pendientes
- Estados simples
- ... y un Bloc de notas para anotar ideas.
Pero también cuenta con las potentes funciones de gestión de proyectos que necesitas para terminar tu trabajo, como:
- Personas asignadas múltiples: colaboren juntos en una sola tarea, si su espacio lo permite.
- Comentarios asignados: crea y asigna instantáneamente elementos para ti mismo o para otros.
- Prioridades: crea niveles de prioridad personalizados y organiza las tareas en función de su importancia para un proyecto.
- Favoritos: crea tu propia barra lateral personalizada para incluir funciones de clasificación, filtrado e incluso tu vista favorita.
- Extensión de Chrome: ofrece funciones muy completas para aumentar la productividad, como control de tiempo, marcado de imágenes y creación de tareas.
- Vistas múltiples: vista Lista, vista Tablero, vista Equipo, diagramas de Gantt, Calendario y mucho más, para ofrecer la vista perfecta a desarrolladores, gestores y todos los demás.
- Dependencias: vincule las tareas entre sí en función de sus requisitos para garantizar que las tareas correctas se completen en el orden adecuado.
- Vista de tiempo/Calendario: arrastre y suelte tareas fácilmente para que la programación sea muy sencilla. También verá las tareas que aún no están programadas.
- Integraciones: conéctese a Google Drive, Dropbox, Harvest, Toggl y muchas otras integraciones para simplificar su flujo de trabajo.
En ClickUp, hemos creado el software de gestión de proyectos adecuado para resolver los problemas personales y profesionales. ¿Te unes a nosotros para hacerlo realidad? La forma más fácil de hacerlo es probarlo. ¡Regístrate hoy mismo!