Si quieres describir el día a día de un gestor de proyectos de diseño en menos de 30 segundos, no tienes más que ver ese episodio de Friends en el que Ross traslada su nuevo sofá al piso de arriba. Ya sabes: "¡Pivota! ¡Pivota! Pivooooooot!"_
Es un poco dramático. Pero una gestión de proyectos de diseño eficaz exige un alto nivel de flexibilidad, además de un proceso de solicitud detallado, unos cronogramas claros y una colaboración abierta de principio a fin. Esto se debe a que una adecuada plan de proyecto suele ser el factor decisivo para el éxito o el fracaso de un proyecto de diseño. 😯
La gestión de proyectos de diseño es una de las tareas más complicadas de llevar a cabo, ya que requiere un flujo casi constante de información colaboración interfuncional entre clientes, otros departamentos, miembros de un equipo o todos los anteriores.
Además, sus peticiones de diseño rara vez se producirán dentro de la misma ámbito del proyecto . Un día puedes estar creando un logotipo y al siguiente rediseñando un sitio web entero Se mete en casi todos los aspectos de la empresa, y nosotros estamos aquí para ayudarte a entenderlo todo. 🤓
Tanto si estás racionalizando tu actual proceso de gestión de proyectos como si empiezas desde cero, esta guía es para ti. Hemos desglosado los elementos esenciales de la gestión de proyectos de diseño y resumido los 10 consejos principales para ayudar a los líderes de equipos de diseño a tener éxito.
¿Qué es la gestión de proyectos de diseño?
**La gestión de proyectos de diseño es el proceso de gestionar proyectos de diseño, crear y delegar tareas, supervisar recursos y seguir un proyecto hasta su completada
Tanto si se trata de otro miembro de su organización como de un cliente, la gestión de proyectos de diseño comienza con una solicitud, algo así como un pequeño encargo creativo de otros departamentos o empresas.
A partir de ahí, la solicitud suele integrarse en un sistema de gestión de proyectos instrucciones de diseño para guiar los pasos siguientes del proyecto, que es donde gestión de proyectos creativos entra en juego.
El propósito no es sólo solidificar flujos de trabajo de diseño gráfico o mantener al equipo en seguimiento -la meta principal de una adecuada gestión de proyectos de diseño es salvar la brecha de comunicación entre el equipo de diseño y el solicitante, ya sea un cliente o una parte interesada interna.
Añadir anotaciones o asignar comentarios en archivos de diseño agiliza la comunicación y la colaboración con su equipo interno, clientes o socios de la agencia
Además, muchas solicitudes de diseño requieren más de un entregable por proyecto, lo que conlleva varias rondas de comentarios y un trabajo en equipo continuo para entregar los activos tal y como esperaba el solicitante. Un buen ejemplo de ello es una campaña publicitaria o de marketing compuesta por varios activos de diseño de equipos creativos responsables cada uno de un producto diferente.
Esto requiere la supervisión por parte del gestor de proyectos de diseño de múltiples cronogramas, flujos de trabajo y aprobaciones para garantizar que el resultado final sea el esperado proyecto se complete sin retrasos imprevistos.
Parece que hay demasiados cocineros en la cocina, ¿no? Por eso es tan importante contar con un proceso adecuado de gestión de proyectos de diseño
¿Por qué es importante la gestión de proyectos de diseño?
Como mínimo, la gestión de proyectos de diseño puede ser complicada. Las cosas pueden ponerse picantes rápidamente porque cada solicitud es única. Muchos procesos de gestión de proyectos suelen seguir una estructura similar día tras día, salvo algunos ajustes menores.
Pero en el mundo creativo, es probable que tengas que hacer malabarismos con un puñado de proyectos de diseño más pequeños por una sola solicitud o que cambies regularmente tu enfoque para adaptarte a clientes de distintos sectores.
Ejemplo de un flujo de trabajo detallado de aprobación de diseños construido dentro de los Mapas mentales de ClickUp
En este caso, es casi mejor pensar en su plan de gestión de proyectos de diseño como los parachoques en una pista de bolos, que mantiene a todo el equipo en el curso correcto, dejando toneladas de espacio para la exploración en el camino. 🎳
Contar con un proceso de diseño de diseño da a su equipo de diseño un sentido de la dirección, incluso cuando la solicitud es un poco vaga. Pero no sólo beneficia al equipo
Un proceso adecuado de gestión de proyectos tranquiliza al cliente al sentar las bases de una relación de trabajo abierta y sincera. Les hará pensar de forma crítica sobre lo que solicitan, sobre cómo hacerles llegar comentarios constructivos y sobre cómo comunicarles los conceptos que ya han imaginado para el proyecto.
Esto ayuda a los responsables de diseño a obtener todo lo que necesitan del cliente desde el principio para que no haya sorpresas ni decepciones por el camino.
Dibuja conexiones y enlaza objetos para crear hojas de ruta o flujos de trabajo a partir de tus ideas junto a tu equipo en las Pizarras ClickUp
La gestión de proyectos es el pegamento del proceso de diseño de proyectos
El jefe de proyecto siempre tiene que mantener al equipo de diseño y al cliente contentos. Se trata de asegurarse de que ambas partes están en la misma página y sienten que pueden hablar abiertamente. Al fin y al cabo, todos trabajáis por la misma meta
Ten en cuenta que esbozar el proceso ideal es sólo la mitad de la batalla. Sin el software de gestión de proyectos de diseño adecuado, no obtendrás los mismos beneficios ni tendrás la capacidad de seguirlo con la misma eficacia. Herramientas de gestión de proyectos están diseñadas para agilizar sus procesos y llevarlos más allá con funciones para:
- Gestionar la carga de trabajo de su equipo y garantizar que las tareas se distribuyen de manera uniforme
- Seguir el progreso a nivel macro y micro en beneficio del equipo y de las partes interesadas
- Realizar lluvias de ideas y colaborar en conceptos de diseño
- Visualizar y presentar fácilmente el trabajo durante las reuniones
- Automatización de tareas rutinarias
Y mucho más
Cada software de gestión de proyectos de diseño tiene su propio nicho especial, ya sea que se especialice en metodologías específicas de gestión de proyectos, como un herramienta de diseño web es compatible con diferentes técnicas de ideación ofrece un amplio intervalo de plantillas de flujo de trabajo etc., así que seguro que encuentras la que mejor se adapte a tu equipo si aún no tienes ninguna en tu pila tecnológica.
A medida que vayas leyendo esta guía, toma nota de las funciones clave que se mencionan aquí y que podrían ser de gran utilidad para las necesidades específicas y los casos de uso de tu equipo.
Diseño de metodologías de gestión de proyectos
No hay dos proyectos iguales, por lo que no existe un enfoque único para la gestión de proyectos de diseño. Comprender las cuatro principales metodologías de gestión de proyectos le ayudará a sentar unas bases más sólidas para su equipo o sus clientes cuando empiece desde cero.
Metodología en cascada
En metodología en cascada sigue un proceso lineal con fases diferenciadas. Funciona mejor en proyectos con requisitos y expectativas definidos desde el principio y en los que se trabaja dentro de un cronograma establecido.
Metodología ágil
En metodología ágil se centra en ciclos iterativos que dividen los componentes del proyecto en tareas más pequeñas que se completan en periodos de tiempo manejables, normalmente de 4 a 6 semanas. Este método fomenta la colaboración entre todas las partes interesadas y es ideal cuando el alcance de un proyecto puede cambiar con el tiempo.
Metodología Kanban
La metodología Kanban se basa en la visualización de su flujo de trabajo, limitando el número de tareas en las que trabaja en cada fase para asegurarse de que no está asumiendo más de lo que puede manejar. Este estilo funciona bien con equipos que dependen de tareas o archivos de diseño que pasan por varias manos antes de llegar a completarse.
Metodología Scrum
La metodología Scrum es una combinación de los enfoques de cascada y ágil, perfecta para equipos con proyectos complejos que requieren revisiones más cortas para identificar prioridades entre plazos. También proporciona más estructura que los métodos ágiles tradicionales, al tiempo que mantiene al equipo lo suficientemente flexible como para hacer frente a los cambios.
Fases del flujo de trabajo de gestión de proyectos de diseño
Por muy único que sea cada proyecto de diseño, la mejor forma de abordarlo es dividirlo en las fases clave de la gestión de proyectos, desde la lluvia de ideas hasta la planificación ejecución del proyecto . Te lo enseñamos. 🤓
Fase 1: Lluvia de ideas
Tu proyecto de diseño suele empezar con una solicitud, ¡no confundir con una hoja de ruta! La solicitud sólo cubre los aspectos básicos de un proyecto, por lo que no es tanto una estrella polar como un trampolín para el proceso de gestión de proyectos. Es lo que sienta las bases del diseño y de donde surge la creatividad del equipo.
La vista Formulario de ClickUp le permite crear encuestas compartibles y atractivas para recopilar solicitudes de diseño, nuevas ideas y comentarios Informes creativos profundizan en los detalles de la solicitud, esbozando los requisitos iniciales del proyecto, los objetivos y los posibles obstáculos. Debe centrarse en el quién, qué, dónde, por qué, para qué y cómo del proyecto, centrándose en la solicitud y su meta general.
Una vez preparado el resumen del diseño, el equipo puede empezar a intercambiar ideas, dibujar maquetas y colaborar en la búsqueda de soluciones. Pendiente, mejor en equipo sesión de lluvia de ideas utilizando técnicas de probada eficacia para inspirar la creatividad dentro de la estructura establecida en el briefing.
Su creatividad herramienta de gestión de proyectos le resultará muy útil, especialmente herramientas visuales como pizarra digital para crear wireframes, esbozar nuevos conceptos y colaborar en un proyecto tablero de ideas junto al equipo.
Utilice las Pizarras ClickUp para asignar tareas, etiquetar a las personas asignadas y todo lo necesario para poner en marcha su próxima colaboración
**CONSEJO PROFESIONAL Mantenga sus ideas unidas y actúe sobre ellas más rápidamente cuando realice una lluvia de ideas en una pizarra digital ClickUp Pizarras en ClickUp son tan colaborativas como creativas, con cursores en vivo para esbozar, editar y presentar conceptos al equipo sin superposiciones, son el recurso ideal para plasmar sus ideas en un instante. Además, accede a cientos de plantillas específicas para pizarra para todo, desde tableros de visión a planes de acción para alinear al equipo en cuanto a metas inmediatas, expectativas, etc.
Una vez que hayas recopilado tus mejores ideas, puede que sea el momento de compartirlas con el cliente. Si utilizas una herramienta de pizarra colaborativa, puedes simplemente presentar tu lienzo durante la reunión inicial para transmitir tus diseños de forma adecuada y más eficaz.
La primera reunión es crucial. Es la forma en que los gestores de proyectos pueden establecer las expectativas para la comunicación continua en lo que se refiere al tono, la frecuencia y los canales entre el equipo y el cliente.
También es la primera oportunidad que tiene el cliente de dar su opinión y la primera oportunidad que tiene el equipo de aplicarla, dos factores que desempeñarán un papel fundamental en su relación de trabajo en el futuro. Es posible que el cliente ya tenga una visión del producto final.
Ahora les toca a los diseñadores utilizar las herramientas que tienen a su disposición (es decir, la solicitud, las instrucciones y las ideas iniciales) para concretar ese concepto y darle vida.
Comparta su resumen de diseño de forma pública o privada mediante un sencillo enlace en ClickUp Docs
Además, es fundamental que la cantidad de trabajo necesaria para completar la solicitud se ajuste al presupuesto y las expectativas del cliente. Esto puede requerir algunas modificaciones para satisfacer a ambas partes.
Sin embargo, el ajuste de unos límites profesionales claros desde el principio garantizará que miembros y clientes estén de acuerdo en lo que puede completarse con los recursos disponibles. Y cuando el equipo y las partes interesadas estén de acuerdo, habrá llegado el momento de elaborar el plan del proyecto
Fase 2: planificación y preparación del proyecto
Una fase de planificación exhaustiva prepara al equipo para el intento correcto del proyecto. Aquí es donde puedes evaluar tu concepto de diseño para detectar posibles cuellos de botella o contratiempos, y prepararte adecuadamente antes de seguir adelante.
Esta información es esencial para construir su diseño hoja de ruta del proyecto y una eventual lista de tareas Y nos referimos a todas las tareas del proyecto, no sólo a las relacionadas con el diseño. Una lista maestra detallada de las tareas más importantes revelará información adicional, como las dependencias de las tareas, e informará sobre los plazos futuros.
La vista de cronograma de ClickUp ofrece una vista de pájaro de sus recursos y tareas
A partir de ahí, puede empezar a programar reuniones rutinarias, evaluar sus recursos y establecer un ajuste aproximado cronograma del proyecto . En este punto, su hoja de ruta ya está tomando figura y pronto estará listo para sacar su proyecto de la Pizarra
Con su plan de proyecto de alto nivel, puede centrarse en los detalles para identificar los hitos de su proyecto y las fechas límite más importantes, y empezar a asignar tareas para crear sus flujos de trabajo Una vez asignadas las tareas, fijados los hitos y creados los plazos, estará listo para pasar a la siguiente fase.
**CONSEJO PROFESIONAL Si está utilizando Pizarras en ClickUp, puede simplemente convertir las figuras de su Tablero en tareas procesables y empezar a actuar en su flujo de trabajo en cuestión de segundos. Funciones como múltiples personas asignadas observadores, comentarios asignados y estados de tarea personalizados aportará más visibilidad al progreso de la tarea desde el principio y mantendrá a los miembros informados a medida que avanza el proyecto.
Fase 3: Pon en marcha tu plan
Ha llegado la parte más emocionante: ¡estás listo para ejecutar! Llegados a este punto, estarás deseando "ponerte manos a la obra", y una planificación adecuada te lo pondrá mucho más fácil.
Su hoja de ruta es, en esencia, el plano del proyecto, pero a medida que el equipo actúa sobre él, las vistas del proyecto como (diagramas de) Gantt , Tableros Kanban y calendarios ayudarán a los gestores a supervisar los cronogramas en tiempo real y desde cualquier nivel. También pueden ayudarle a anticipar eventos importantes del proyecto, como hitos y próximas reuniones con las partes interesadas
Utilice la vista de (diagrama de) Gantt en ClickUp para programar tareas manténgase al día del progreso del proyecto, gestione los plazos y resuelva los cuellos de botella.
Asegúrate de que estás en contacto permanente con tus clientes y de que celebras suficientes reuniones con el equipo y las partes interesadas externas para mantener a todo el mundo informado de cualquier cambio importante. Las reuniones periódicas con el equipo no deben restar tiempo importante al diseño, pero un bloque semanal de 10 minutos para ponerse en contacto le dará tranquilidad a la hora de informar a las partes interesadas.
Fase 4: Mantener el rumbo
A medida que avance el proyecto, recibirás al menos una ronda importante de comentarios de tu cliente. En el mejor de los casos, las comprobaciones realizadas a lo largo del proceso habrán garantizado que no haya grandes sorpresas y que las ediciones sean menores Pero, por precaución, es fundamental dejar tiempo suficiente para las revisiones pertinentes.
Aunque la idea de los comentarios y las múltiples iteraciones puede parecer una zona un poco gris en tu agenda, hay muchas formas de mantener el rumbo y adelantarse a la curva a medida que se acerca la fecha límite:
- Automatización de tareas para eliminar el trabajo de tu equipo
- Mantener una carpeta de diseño compartida a mano para hacer referencia a trabajos anteriores, guardar diseños actuales y, en general, mantener el trabajo importante unido
- Crear un método estandarizado para nombrar y exportar tu trabajo para que nunca pierdas tiempo buscando activos
**CONSEJO PROFESIONAL ClickUp Paneles de control ofrecen a los gestores una vista de pájaro personalizable de la salud de sus proyectos para garantizar el máximo rendimiento. Puede hacer un seguimiento de su progreso hacia la completada por el número de hitos alcanzados, calcular el tiempo dedicado a las tareas, revisar la carga de trabajo de su equipo, ¡y mucho más! Así nunca se sentirá sorprendido por el calendario de su proyecto.
Fase 5: Cierre del proyecto y reflexión
Puede que el proyecto esté llegando a su fin, ¡pero está lejos de terminar! Sobre todo en lo que respecta a las relaciones con los clientes.
En esta fase, se entregan los documentos aprobados entregables a tu cliente o a las partes interesadas por última vez y asegurarte de que has cumplido sus expectativas de arriba abajo. Como gestor de proyectos, también es el momento de volver a comprobar que todas las tareas estén marcadas como completadas y que las copias internas o sus activos estén debidamente nombrados y categorizados.
La fase final del proceso de gestión de proyectos puede aprovecharse para ponerse en contacto con el cliente y reflexionar sobre la experiencia en general. Aproveche para aprender de los errores.
¿Hubo alguna parte del proceso de diseño que no salió según lo planeado?
Esta plantilla de retrospectiva de proyectos evalúa el intento correcto o el fracaso del proyecto e identifica las mejoras necesarias para evitar futuros errores
Tómese su tiempo para analizar qué funcionó bien y, en pocas palabras, qué no funcionó. Facilite aún más el proceso a su equipo de proyecto con la plantilla Plantilla de retrospectiva de proyectos de ClickUp . Esto le ayudará a evitar repetir los mismos errores y, en última instancia, a convertirse en un mejor gestor de proyectos.
Además, su cliente se lo agradecerá y es probable que vuelva a contar con su equipo para otros proyectos de diseño en el futuro
10 consejos para gestores de proyectos de diseño
Hemos esbozado los elementos que rigen cada fase de la gestión de proyectos, pero los secretos mejor guardados de la gestión de proyectos de diseño residen en los detalles
Antes de su próxima reunión inicial, eche un vistazo a estos trucos de eficacia probada para que sus esfuerzos tengan un mayor impacto en el equipo.
1. Siga iterando sus formularios de solicitud de diseño
A medida que te hagas cargo de más proyectos de diseño, piensa en formas de sonsacar a tus clientes la información adecuada desde el principio. Cubre los aspectos básicos, pero también sé específico, haz preguntas y utiliza los comentarios de clientes anteriores, además de tu propia experiencia, para perfeccionar tu proceso de admisión.
Agilice las solicitudes internas para que los equipos de diseño o TI recopilen la información exacta que necesitan en sus Formularios Vista del Formulario en ClickUp hará que esto sea simple, fácil y listo para la presentación con una simple URL para compartir con los clientes. Una vez que hayan terminado, su Formulario se convertirá automáticamente en una tarea de ClickUp para que el equipo no pierda tiempo revisando, pensando y creando la estrategia de su proyecto.
2. Ponga a todo el equipo a bordo
Antes de plantearse traer al cliente, asegúrese de que todo su equipo está conectado y de acuerdo con los activos finales. Haz que el equipo revise internamente el proyecto final para expresar cualquier duda de última hora y limar los pequeños detalles que marcan la diferencia para tu cliente.
3. Definir metas claras para el proyecto
Independientemente del tipo de metas o expectativas del proyecto, en la primera reunión hay que evitar malentendidos y conversaciones incómodas con el cliente. La mejor forma de hacerlo es llegar preparado con notas de la reunión o metas detalladas del proyecto para mantener el rumbo de la conversación.
4. Apóyate en tus herramientas de colaboración
Los silos son la muerte de cualquier gran proyecto de diseño. Anima a tu equipo a trabajar juntos y a comunicarse a menudo. Pero lo entendemos: el problema suele ser que las cosas se pierden en el correo electrónico.
La vista de chatear almacena todos tus comentarios en ClickUp para encontrar rápidamente cualquier conversación
No tiene por qué ser así. Herramientas como Vista de chatear en ClickUp centralizará todas las conversaciones de su proyecto e incluirá a todos los miembros del equipo sin la presión de las partes interesadas externas que vigilan todos sus movimientos.
5. Evita el exceso de comunicación
Hay una línea muy fina, ¡y debes mantenerla! Los jefes demasiado comunicativos transmiten rápidamente la sensación de "microgestión", aunque tengan buenas intenciones. Los estados personalizados de las tareas ofrecen a los responsables visibilidad del progreso de cada tarea y eliminan la necesidad de realizar comprobaciones diarias.
6. Campos personalizados son tus amigos
Aporte más información en cada vistazo para evitar escarbar en un conjunto de tareas para encontrar la actualización que busca. Y si utilizas Campos personalizados en ClickUp incluso puede realizar un seguimiento del tiempo facturable, notas, iteraciones y actualizaciones sin salir de su Lista.
Encuentre números precisos al instante mediante fórmulas sencillas o avanzadas en Campos personalizados de ClickUp
Incluso puede filtrar y agrupar tareas en función de sus Campos personalizados para examinar las tareas en cuestión de segundos y trabajar de forma más eficaz en todas ellas.
7. Sea flexible
Intenta darte más tiempo del que crees. Este tiempo de margen aliviará la mente del equipo y mantendrá los proyectos a tiempo, incluso cuando surjan retos inesperados.
8. Respeta los límites de tu equipo
No reserves reuniones que sobrepasen el tiempo de concentración de tu equipo y no cedas a todas las peticiones de última hora de tu cliente para una reunión adicional. Esto también ayudará a su equipo a encontrar un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida privada y dará lugar a una actitud más positiva hacia el proyecto.
9. Prioriza la creatividad y la estructura
La gestión de proyectos de diseño es un equilibrio constante Si das a tus diseñadores unos parámetros de trabajo claros, te asegurarás de que canalizan su creatividad de la forma más productiva.
10. Obtén información del equipo
Como en una retrospectiva de equipo, pregunta a tus diseñadores qué ha ido bien y qué ha causado problemas para poder mejorar su experiencia de trabajo. Conoce sus habilidades, estilos de trabajo, canales de comunicación preferidos y puntos fuertes.
Comprenda de un vistazo quién de su equipo tiene menos o más trabajo del necesario para poder reasignar fácilmente sus recursos
No tenga miedo de hacer otra encuesta: puede sonar un poco cursi, pero su equipo se lo agradecerá. En Vista Carga de trabajo en ClickUp le dará una idea de quién tiene exceso de trabajo, quién dispone de ancho de banda adicional y en qué punto se encuentra su equipo en cuanto a carga de trabajo en general
Software de gestión de proyectos de diseño
¿La mejor manera de ayudar a los jefes de diseño a tener éxito en cada proyecto? empieza con las herramientas adecuadas de gestión de proyectos creativos
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ClickUp es la única herramienta de gestión de proyectos lo suficientemente potente como para reunir todo su trabajo en una plataforma colaborativa y dinámica. Con miles de plantillas personalizables cientos de software de gestión de proyectos funciones, y más de 1.000 integraciones es ideal para cualquier equipo de diseño en cualquier fase de su proceso de gestión de proyectos.
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