En este artículo, aprenderemos quiénes son las partes interesadas en la gestión de proyectos, los tipos de partes interesadas en los proyectos, ejemplos y cómo analizarlos. También aprenderemos la forma más eficiente de llevar a cabo la gestión de las partes interesadas en los proyectos.
Muy bien, descubramos todo lo que hay que saber sobre las partes interesadas en un proyecto. 🔍
¿Qué es una parte interesada en un proyecto?
Una parte interesada en un proyecto es una persona, organización o grupo que participa activamente o tiene interés en las actividades del proyecto, tiene un impacto potencial en los resultados del proyecto y/o en el entorno del proyecto, y se ve afectada por el resultado del proyecto o está cerca de otras personas que pueden verse afectadas por el proyecto.
Básicamente, las partes interesadas son personas o grupos que tienen algo que ganar (o perder) con el proyecto. El Project Management Institute define a las partes interesadas en un proyecto como «individuos y organizaciones que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecución o la finalización satisfactoria del proyecto ».
Así que, si los proyectos salen bien, las partes interesadas se beneficiarán de ello.
Sin embargo, si el proyecto va mal, las partes interesadas también se ven afectadas... 😅
¿Quiénes son las partes interesadas en un proyecto?
Las partes interesadas en la gestión de proyectos se pueden clasificar en dos tipos: internas y externas.
Estos dos tipos de partes interesadas en la gestión de proyectos se basan en la relación de las partes interesadas con la organización:
Partes interesadas internas
Como su nombre indica, un interesado interno es alguien que pertenece a la organización o empresa. Se centran en los riesgos del proyecto y participan directamente en todo el proceso. Estos miembros del equipo de la empresa suelen tener un profundo conocimiento de su público, sus clientes y la empresa, y a menudo se les considera una autoridad, ya que suelen ocupar posiciones de liderazgo de alto nivel que trabajan directamente con diferentes niveles de operaciones para lograr los resultados deseados.
Como gestor de proyectos, estas son algunas de las partes interesadas internas más comunes con las que puede tener que tratar:
- Patrocinador del proyecto
- Inversor del proyecto
- Gerente de proyectos de gestión de proyectos
- Miembros del equipo del proyecto
Partes interesadas externas
Por otro lado, las partes interesadas externas no pertenecen a tu organización o empresa. Estas partes interesadas en la gestión de proyectos son externas, como los clientes o los usuarios finales. En otras palabras, es tu responsabilidad gestionar la comunicación con las partes interesadas esenciales y los clientes externos, al tiempo que mantienes la información crítica privada hasta que sea necesario revelarla a todas las partes.
Satisfacer las expectativas de los diferentes tipos de partes interesadas influyentes, darles visibilidad y mantener informadas a las diferentes partes interesadas es la mitad de un plan de gestión de las partes interesadas. Pero, como gestores de proyectos, primero deben ser capaces de nombrar a estas partes interesadas y también comprender las necesidades de los patrocinadores del proyecto. Lo más importante que hay que recordar es comunicar claramente el alcance del proyecto y gestionar las expectativas de las partes interesadas y, a veces, las largas listas de demandas de los líderes.
Eso está muy bien. Pero, ¿quiénes son las partes interesadas en un proyecto? Como gestor de proyectos, es importante que identifique a las partes interesadas desde el principio y se mantenga centrado en la ejecución del proyecto. Los gestores de recursos, los gestores funcionales y otros altos directivos pueden estar más centrados en la fase del proyecto y la planificación del ciclo de vida del mismo, mientras que las partes interesadas que prestan su apoyo tratan a todos los miembros del equipo del proyecto como si estuvieran al mismo nivel y les gusta estar al día del progreso del proyecto, así como de los comentarios de los clientes.
Estas son algunas de las partes interesadas externas más comunes:
- Proveedor
- Proveedor
- Cliente personalizado
- Subcontratistas
¿Cómo realizar un análisis de las partes interesadas?
El análisis de las partes interesadas, o como algunos lo llaman, el mapeo de las partes interesadas, es IMPORTANTE porque:
- Genera confianza con las partes interesadas.
- Da forma a los planes del proyecto y mantiene la transparencia.
- Aumenta las posibilidades de éxito de tu proyecto.
La mejor forma de garantizar el éxito de un proyecto es definir claramente las expectativas del proyecto a las partes interesadas pertinentes, identificar los riesgos y proporcionar información para gestionar a las partes interesadas del proyecto y sus
Crear un equipo sólido que incluya a las partes interesadas clave del proyecto es la única forma de tener éxito en un proyecto.
Ejemplo de diagrama de contexto para el análisis de las partes interesadas:
Además, identificar patrones en la participación de las partes interesadas te ayudará a evitar su influencia negativa en el futuro. Las partes interesadas con gran interés e influencia, los propietarios y otros gerentes de otros equipos y/o departamentos pueden tener agendas ocultas o, simplemente, no estar en sintonía contigo y tu equipo.
Ya sea de forma positiva o negativa, es fundamental que hagas todo lo posible para garantizar que comunicas las ideas, los esquemas y la información general, y que los inversores y las partes interesadas clave estén satisfechos con los cronogramas, los procesos y la colaboración de los miembros del equipo del proyecto.
Dividamos el análisis de las partes interesadas en tres pasos:
1. Identifica a las posibles partes interesadas
El primer paso es identificar a las partes interesadas.
Debes identificar tanto a tus partes interesadas internas como externas.
Y lo entendemos. A veces es bastante obvio.
Por supuesto, tu cliente SPOC y los miembros del equipo del proyecto son partes interesadas clave.
Pero, ¿hay algo más?
Para ello, necesitarás el acta de constitución del proyecto y otros documentos importantes del mismo. Antes de que comience el proyecto, se debe crear un acta de constitución del proyecto y presentarla a todas las partes interesadas. Debes informar a las partes interesadas importantes de cualquier riesgo potencial, incluidos los factores ambientales, que puedan afectar al resultado del proyecto.
Identificar a algunas partes interesadas difíciles puede llevarte horas de sesiones de lluvia de ideas y revisión de la documentación.
Los datos que recopiles de estos elementos te ayudarán a elaborar una lista con todas las partes interesadas.
Puedes comenzar este análisis utilizando las herramientas de productividad y gestión de proyectos mejor valoradas del mundo; ¡déjanos mostrarte cómo!
Puedes utilizar ClickUp Docs para crear tu lista de partes interesadas con edición de texto enriquecido, incluyendo tiras, encabezados, fuentes, etc., ¡todo lo que te interese!
Los documentos están organizados por categorías: Todos, Asignados a mí, Uso compartido y Privados.
Utiliza las funciones mejoradas de catalogación y wiki de Docs para acceder a toda la documentación del proyecto. ¡Busca por palabra o frase y encuentra los nombres de todas las partes interesadas!
Lo mejor es que puedes dividir todo el «proceso de identificación de las partes interesadas» entre los miembros de tu equipo de proyecto.
Todos ustedes pueden seguir identificando a las partes interesadas, añadirlas al documento Docs en tiempo real y crear un registro de partes interesadas en el proyecto.
El registro de partes interesadas del proyecto contendrá todos los nombres, roles, poder e intereses de las diferentes partes interesadas.
¡Viva la colaboración en equipo!
2. Saber cómo priorizar a las partes interesadas como gestor de proyectos de gestión de proyectos
El Project Management Institute (PMI) afirma que «para ser clasificado como parte interesada, la persona o grupo debe tener algún interés o nivel de influencia que pueda afectar al proyecto».
No todas las partes interesadas identificadas tienen la misma importancia en un proyecto.
Algunas son más importantes debido a su influencia.
Así pues, el segundo paso es priorizar a tus partes interesadas.
A continuación, se incluyen algunas preguntas que ayudarán a tu equipo de proyecto a distinguir entre las partes interesadas principales y las secundarias:
- ¿Comparten tu visión sobre los objetivos principales del proyecto?
- ¿Pueden contribuir de manera significativa a tu capacidad en forma de fondos, información, alcance del proyecto, etc.?
- ¿Son muy difíciles o imposibles de sustituir?
Si la respuesta a estas preguntas es «sí», entonces se trata de una parte interesada principal.
Tu lista de partes interesadas principales y secundarias debería ayudarte a crear un mapa mental de las partes interesadas.
Para ello, necesitarás ClickUp mapas mentales.
Crea tantos nodos como desees para puntos de referencia en los mapas mentales de ClickUp.
Esboza tus partes interesadas utilizando el modo en blanco para visualizar a todas las personas que pueden influir en tu proyecto o cómo están conectadas.
3. Involucrar a las partes interesadas
Ahora que ya conoce a todas las partes interesadas importantes y sabe a quién dar prioridad, es el momento de involucrar a las partes interesadas.
A diferencia de los pasos anteriores, la participación de las partes interesadas es un proceso continuo a lo largo de todo el proyecto. Debes identificar las expectativas de las partes interesadas y abordar sus inquietudes.
Y ClickUp está aquí para acompañarte en cada paso del camino.
Cómo gestionar a las partes interesadas en un proyecto
Gestionar las expectativas de las partes interesadas consiste principalmente en mantenerlas satisfechas.
Necesitan información a través de una comunicación transparente con las partes interesadas.
Además, te ayudaremos a crear un proceso de gestión de las partes interesadas en torno a esto.
1. Muéstrales tu plan de proyecto
Piensa en las partes interesadas como si fueran invitados de tu restaurante.
¿Qué es lo primero que es pendiente? Mostrarles qué hay en el menú de hoy.
Del mismo modo, la gestión de las partes interesadas debe comenzar mostrándoles tu plan de proyecto, que contiene:
- Metas del proyecto
- Objetivos del proyecto
- Cronograma del proyecto
- Dependencias
- Recursos
¿La especialidad del día? ¡La comunicación!
Pero primero, debes crear un plan de proyecto.
El diagrama de Gantt de ClickUp es perfecto para la planificación de proyectos y se crea en solo tres sencillos pasos.
- Haz clic en el signo + en cualquier espacio, lista o carpeta.
- Selecciona (diagrama de) Gantt.
- Nómbralo
Eso es todo. Ya tienes un bonito diagrama de Gantt.
Reorganiza las fechas de inicio y fechas límite de todas las tareas incluidas.
2. Establece un plan de comunicación para alinear, aclarar y crear un entorno positivo y exitoso en el que todos puedan colaborar como un equipo.
Para las partes interesadas clave, la gestión de proyectos se basa en esas actualizaciones oportunas.
Debes mantener informados a todos los grupos e individuos interesados, y eso requiere un plan de comunicación.
¿Será a través de correos electrónicos, reuniones iniciales, videoconferencias y videollamadas?
Como en la vista de chat de ClickUp. Puedes hablar de cualquier tema sin salir de tu plataforma de gestión de proyectos.
¿No es muy práctico?
No tendrás que perder tiempo cambiando de aplicación o incluso de pestaña para comunicarte.
Añade invitados (partes interesadas externas) a tus chats y decide si pueden crear una vista de chat o no.
¿No te gusta chatear?
Organiza y únete a reuniones de Zoom directamente desde ClickUp, gracias a la integración con Zoom.
Inicia una reunión de Zoom directamente desde una tarea de ClickUp.
Y si eres de esas personas que no pueden prescindir del correo electrónico, también tenemos una solución para ti.
Puedes enviar y recibir correos electrónicos directamente desde ClickUp utilizando ClickApp Correo electrónico.
Hablando de correos electrónicos, si necesitas enviar documentos legales o contratos que requieran algunas modificaciones, no tendrás que buscar en otro sitio.
Nuestras funciones de revisión también ofrecen anotaciones en PDF.
3. Comparte tu distribución de la carga de trabajo
El uso compartido de la distribución de la carga de trabajo es una parte importante de tu plan de gestión de las partes interesadas, ya que les muestra:
- Las metas de tu proyecto se pueden alcanzar.
- Sabes lo que estás pendiente.
- Tienes los recursos adecuados.
A continuación, muestra a tus partes interesadas en qué estás trabajando con la vista Carga de trabajo.
¡Y voilà!
Las partes interesadas ya no se quedarán en la oscuridad.
Además, podrás justificar la necesidad de más tiempo, recursos o experiencia en función de la distribución de tu carga de trabajo.
4. Permita que los líderes y las partes interesadas clave vean las responsabilidades y obtengan información valiosa.
¿A quién no le gusta ver cómo avanza el proyecto? Los jefes de proyecto y otras partes interesadas siempre estarán interesados en el progreso del proyecto y, sobre todo, en participar en su completación con éxito.
Las partes interesadas de tu proyecto quieren saber cómo va el proyecto y cuánto falta para que finalice. Y qué mejor que un panel del proyecto para ofrecerte a ti y a tus partes interesadas una visión general del progreso del proyecto.
El primer paso es probar los paneles de ClickUp.
Utiliza widgets personalizables para crear tu centro de control de misiones en los paneles de ClickUp.
Para incorporar información sobre el proyecto a tu panel de control, puedes añadir widgets como:
- Sprints
- Control de tiempo
- Prioridades
- Personalizado
- Estados
¡Y mucho más!
Los widgets Sprint de ClickUp te ofrecen estos útiles gráficos de gestión de proyectos para visualizar el progreso de tu proyecto:
- Gráfico de velocidad: visualiza la tasa de finalización de las tareas del proyecto y determina la capacidad de trabajo para futuros sprints.
- Diagrama de flujo acumulativo: vea el progreso del estado de sus tareas a lo largo del tiempo y detecte los cuellos de botella.
- Gráfico de burnup: visualiza el trabajo completado y el trabajo total del proyecto.
- Gráfico de burndown: realiza el seguimiento de la cantidad de trabajo pendiente y del tiempo restante para realizar el trabajo.
Para las partes interesadas internas, realiza el uso compartido del acceso para obtener vista o realizar edición utilizando permisos.
Tú decides.
En el caso de las partes interesadas externas, siempre puedes exportar los datos de los widgets de tus paneles en múltiples formatos, incluidos PDF, JPEG, CSV, etc.
Gestión completa de las partes interesadas bajo un mismo techo
La influencia de las partes interesadas puede determinar el éxito o el fracaso de tu proyecto. Esto también puede tener una influencia positiva o negativa en las relaciones con las partes interesadas.
Así de poderosos pueden llegar a ser.
Debes atender las necesidades de las partes interesadas, mantenerlas informadas y tener en cuenta a otros actores clave en todas las organizaciones.
Y la única forma de hacerlo es con una estrategia sólida de gestión de las partes interesadas y una potente herramienta de gestión de proyectos.
Ahí es donde entra en juego ClickUp.
¡Es una herramienta todo en uno para gestionar las tareas de los proyectos, asignarlas, realizar el seguimiento del tiempo e incluso gestionar a las partes interesadas del proyecto!
¡Consigue ClickUp gratis hoy mismo para que tú y tus partes interesadas podáis llevar a cabo un proyecto exitoso tras otro!