En este artículo aprenderemos quiénes son las partes interesadas en gestión de proyectos en este artículo aprenderemos los tipos de partes interesadas de un proyecto, ejemplos y cómo analizarlas. También aprenderemos la forma más eficaz de llevar a cabo la gestión de interesados en un proyecto.
Muy bien, vamos a descubrirlo todo sobre los interesados del proyecto. 🔍
¿Qué es una parte interesada en un proyecto?
Una parte interesada en un proyecto es un individuo, organización o grupo que toma parte activa o tiene interés en las actividades del proyecto, tiene un impacto potencial en el proyecto entregables del proyecto y/o el entorno del proyecto, y se ve afectado por el resultado del proyecto o está cerca de otras personas que pueden verse afectadas por el proyecto.
Básicamente, las partes interesadas son personas o grupos que tienen algo que ganar (o perder) con el proyecto. El Instituto de Gestión de Proyectos define a las partes interesadas de un proyecto como "individuos y organizaciones que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente como resultado del proyecto" ejecución del proyecto o completar con éxito el proyecto"
Por tanto, si los proyectos salen bien, las partes interesadas se beneficiarán de ello.
Sin embargo, si el proyecto va cuesta abajo, las partes interesadas también se hunden con él... 😅
¿Quiénes son las partes interesadas del proyecto?
Las partes interesadas se pueden clasificar en gestión de proyectos en dos tipos: interlocutores internos y interlocutores externos.
Estos dos tipos de partes interesadas en la gestión de proyectos se basan en la relación de las partes interesadas con la organización:
Interlocutores internos
Como su nombre indica, las partes interesadas internas proceden de dentro de la organización o empresa, se centran en los riesgos del proyecto y participan directamente en todo el proceso del proyecto. Estos miembros del equipo de la empresa suelen poseer un profundo conocimiento de su público, sus clientes y la empresa, y a menudo se les considera una autoridad, ya que suelen ocupar posiciones de liderazgo de alto nivel que trabajan directamente con distintos niveles de operaciones para lograr los resultados deseados.
Como gestor de proyectos, estos son algunos de los interlocutores internos comunes con los que puede tratar:
- Patrocinador del proyecto
- Inversor del proyecto
- Gestor del proyecto
- Miembros del equipo del proyecto
Interlocutores externos
Las partes interesadas externas, por otro lado, no pertenecen a su organización o empresa. Estas partes interesadas en la gestión de proyectos son externos, como clientes o usuarios finales. En otras palabras, es tu responsabilidad gestionar estas comunicaciones con las partes interesadas esenciales y los clientes externos, manteniendo privada la información crítica hasta que sea esencial definirla a todas las partes.
Reunir las expectativas de los distintos tipos de partes interesadas influyentes, darles visibilidad y mantener informadas a las distintas partes interesadas es la mitad de un plan de gestión de partes interesadas. Pero, como gestores de proyectos, primero hay que saber nombrar a estas partes interesadas y comprender también las necesidades de los patrocinadores del proyecto. Lo más importante que hay que recordar es comunicar claramente el alcance del proyecto y gestionar las expectativas de las partes interesadas y, a veces, largas listas de exigencias por parte de la dirección.
eso está muy bien. Como gestor del proyecto, es importante que identifique a las partes interesadas desde el principio y se centre en la ejecución del proyecto. Los gestores de recursos, los directores funcionales y otros altos cargos pueden estar más centrados en la planificación de la fase y el ciclo de vida del proyecto, mientras que las partes interesadas que ofrecen compatibilidad tratan a todos los miembros del equipo del proyecto como si estuvieran al mismo nivel y les gusta estar al día de los progresos del proyecto, así como de las opiniones de los clientes.
Éstas son algunas de las partes interesadas externas más comunes:
- Vendedor
- Proveedor
- Cliente
- Subcontratistas
¿Cómo hacer un análisis de las partes interesadas? Análisis de las partes interesadas o, como algunos lo llaman, correlacionar las partes interesadas, es IMPORTANTE porque
- Genera confianza entre las partes interesadas
- Da figura a laplanifica el proyecto y mantiene la transparencia* Aumenta las posibilidades de que suintento correcto del proyecto El mejor camino hacia el intento correcto es definir claramente las expectativas del proyecto a las partes interesadas pertinentes, identificar los riesgos y proporcionar retroalimentación para gestionar las partes interesadas del proyecto y sus
Formar un equipo fuerte que incluya a las partes interesadas clave del proyecto es la única manera de tener éxito en un proyecto.
Ejemplo de diagrama de contexto de análisis de las partes interesadas:
Fuente: pmi.org Además, identificar patrones en la implicación de las partes interesadas le ayudará a evitar influencias negativas de las partes interesadas en el futuro. Las partes interesadas de gran interés y gran influencia, los propietarios y otros directivos de otros equipos y/o departamentos pueden tener agendas ocultas o simplemente no estar en la misma página que usted y su equipo.
Positivo o negativo, es crucial que haga todo lo posible para asegurarse de que está comunicando ideas, esquemas, información general y que los inversores y las partes interesadas clave están satisfechos con los cronogramas del proyecto, los procesos y la corporación de los miembros del equipo.
Desglosemos el análisis de las partes interesadas en tres pasos:
1. Identificar a los posibles interesados
El primer paso es la identificación de las partes interesadas.
Debe identificar tanto a las partes interesadas internas como a las externas.
Y lo entendemos, a veces es bastante obvio.
Por supuesto, el SPOC de tu cliente y los miembros del equipo del proyecto son partes interesadas clave.
Pero, ¿hay algo más?
Para ello, necesitará su carta del proyecto y otros documentos importantes del proyecto . Antes de que comience el proyecto, debe elaborarse una carta del proyecto y presentarla a todas las partes interesadas. Debe informar a las partes interesadas importantes de cualquier riesgo potencial, incluidos los factores medioambientales, que puedan afectar al resultado del proyecto.
Identificar a algunas partes interesadas difíciles puede llevarle horas de sesiones de intercambio de ideas y revisión de la documentación.
Los datos que obtengas de estos elementos te ayudarán a hacer una lista de todas las partes interesadas.
Puede empezar este análisis utilizando los datos de mayor valoración de productividad y herramientas de gestión de proyectos del mundo; ¡déjenos mostrarle cómo!
Diga hola a ClickUp .
Puede utilizar Documentos de ClickUp para crear su lista de interesados con edición de texto enriquecido, incluyendo tiras, encabezados, fuentes, etc. ¡Cualquier cosa de interés!
Los documentos están organizados por categorías: Todos, Asignados a mí, Compartidos y Privados
Utilice las funciones mejoradas de catalogación y wiki de Docs para acceder a toda la documentación del proyecto. Busque por palabra o frase y encuentre los nombres de todas las partes interesadas
Lo mejor es que puedes dividir todo el proceso de ' identificación de las partes interesadas ' entre los miembros de tu equipo de proyecto.
Todos podéis ir identificando a las partes interesadas, añadirlas al archivo Docs en tiempo real y crear un registro de las partes interesadas del proyecto.
El registro de las partes interesadas del proyecto contendrá todos los nombres, roles, poder e interés de las diferentes partes interesadas. Colaboración en equipo
2. Cómo priorizar a las partes interesadas como gestor de proyectos
El Project Management Institute (PMI) afirma que, "Para ser clasificado como parte interesada, la persona o grupo debe tener algún interés o nivel de influencia que pueda impactar en el proyecto."
No todas las partes interesadas identificadas son iguales en un proyecto.
Algunos son más importantes por su influencia.
Así que el segundo paso consiste en priorizar a las partes interesadas.
He aquí algunas preguntas que ayudarán a tu equipo de proyecto a distinguir a las partes interesadas principales de las secundarias:
- ¿Comparten su visión de los objetivos principales del proyecto?
- ¿Pueden contribuir significativamente a su capacidad en forma de fondos, información, alcance del proyecto, etc.?
- ¿Son muy difíciles o imposibles de sustituir?
Si la respuesta a estas preguntas es afirmativa, se trata de una parte interesada principal.
Su lista de partes interesadas principales y secundarias le ayudará a crear una lista de partes interesadas principales y secundarias mapa mental de las partes interesadas .
Para ello, necesitará ClickUp Mapas mentales .
Crea tantos nodos como quieras para puntos de referencia en los Mapas mentales de ClickUp
Esboce sus partes interesadas utilizando el modo En blanco para visualizar todas las personas que pueden influir en su proyecto o cómo están conectadas.
3. Involucrar a las partes interesadas
Ahora que conoces a todas las partes interesadas importantes y a quién debes dar prioridad, es el momento de involucrar a las partes interesadas.
A diferencia de los pasos anteriores, la participación de las partes interesadas es un proceso continuo a lo largo de todo el proyecto. Hay que identificar las expectativas de las partes interesadas y abordar sus preocupaciones.
Y ClickUp está aquí para ayudarle en cada paso del camino.
Cómo gestionar las partes interesadas de un proyecto
Gestionar las expectativas de las partes interesadas consiste principalmente en mantenerlas satisfechas.
Necesitan información a través de una comunicación transparente con las partes interesadas.
Y nosotros le ayudaremos a a crear un proceso de gestión de las partes interesadas en torno a esto.
1. Muéstrales tu plan de proyecto
Piensa en la parte interesada como en un invitado a tu restaurante.
¿Qué es lo primero que haces? Muéstrale lo que hay hoy en el menú.
Del mismo modo, la gestión de las partes interesadas debe empezar por mostrarles tu plan de proyecto que contiene su
- Metas del proyecto
- Objetivos del proyecto
- Cronograma del proyecto
- Dependencias
- Recursos
¿El especial de hoy? ¡Comunicación!
Pero primero hay que crear un plan de proyecto. El (diagrama de) Gantt de ClickUp es perfecto para planificar proyectos, y su creación sólo requiere tres sencillos pasos.
- Haga clic en el signo + en cualquier espacio, lista o carpeta
- Seleccione (diagrama de) Gantt
- Asigne un nombre
Y ya está. Ya tienes un bonito (diagrama de) Gantt.
Reasignar todas las fechas de inicio y vencimiento de las tareas contenidas
2. Establezca un plan de comunicación para alinear, clarificar y crear un ambiente positivo y de éxito en el que todos puedan colaborar como un equipo.
Para las partes interesadas clave, la gestión de proyectos es cuestión de actualizaciones puntuales.
Hay que mantener informados a todos los grupos e individuos interesados, y eso requiere un plan de comunicación.
¿Va a ser por correo electrónico? reuniones iniciales videoconferencias y videollamadas?
Como en Vista del chat de ClickUp . Puedes hablar de todo sin salir de tu plataforma de gestión de proyectos.
¿No es cómodo?
No tendrás que perder tiempo cambiando de app, o incluso de pestaña, para comunicarte.
Añade Invitados (participantes externos) a tus chats y decidir si pueden crear una vista de chat o no.
¿El chat no es lo tuyo?
Organice y únase a reuniones de Zoom directamente desde ClickUp, gracias a la función Integración de Zoom .
Inicie una reunión de Zoom directamente desde una tarea de ClickUp
Y si usted es una de esas personas que no pueden desprenderse de los correos electrónicos, también tenemos una solución para usted.
Puede enviar y recibir correos electrónicos directamente desde ClickUp utilizando ClickApp Correo electrónico .
Hablando de correos electrónicos, si tiene que enviar algún documento legal o contrato que necesite alguna modificación, no tendrá que buscar en otra parte.
Nuestras funciones de Revisión ofrecen Anotación en PDF también.
3. Comparta la distribución de su carga de trabajo
El uso compartido de la distribución de la carga de trabajo es una parte importante de tu plan de gestión de las partes interesadas porque les muestra:
- Se pueden alcanzar las metas del proyecto
- Que sabe lo que está haciendo
- Que dispone de los recursos adecuados
A continuación, muestre a las partes interesadas en qué está trabajando con la herramienta Vista Carga de trabajo .
Y ¡listo!
Las partes interesadas ya no se quedarán a oscuras.
Además, podrá justificar la necesidad de más tiempo, recursos o conocimientos en función de la distribución de la carga de trabajo.
4. Permita que la dirección y las partes interesadas clave vean las responsabilidades y obtengan información
¿A quién no le gusta ver cómo se mueve la aguja? Jefes de proyecto y otras partes implicadas siempre estarán interesados en el progreso de un proyecto y, sobre todo, en participar en su completado con éxito.
Las partes interesadas en tu proyecto quieren saber lo bien que va el proyecto y lo lejos que está de la línea de meta. Y qué mejor que un panel de control del proyecto para que tanto usted como las partes interesadas conozcan el progreso del proyecto.
El primer paso es intentar Paneles de ClickUp en su lugar.
Utilice widgets personalizables para crear su centro de control en los paneles de ClickUp
Para incorporar información sobre los proyectos a su panel de control, puede añadir widgets como los siguientes:
- Sprints
- Control de tiempo
- Prioridades
- Personalizados
- Estados
Y mucho más
Los widgets de Sprints de ClickUp le ofrecen estas útiles funciones gráficos de gestión de proyectos para visualizar el progreso de su proyecto:
- Gráfico de velocidad para visualizar la tasa de completada de las tareas del proyecto y determinar la capacidad de trabajo para futuros sprints
- Diagrama de flujo acumulativo : vea el estado de progreso de sus tareas a lo largo del tiempo y detecte cuellos de botella
- Gráfico de Burnup : visualice su trabajo completado y el trabajo total del proyecto
- Gráfico de Burndown seguimiento de la cantidad de trabajo pendiente y del tiempo restante para realizarlo
Para las partes interesadas internas, comparta el acceso para ver o editar utilizando Permisos .
Toma la llamada.
Para las partes interesadas externas, siempre puede exportar los datos de su Paneles de control Widgets en varios formatos, como PDF, JPEG, CSV, etc.
Gestión completa de las partes interesadas bajo un mismo techo
La influencia de las partes interesadas puede hacer o deshacer el resultado de su proyecto. También puede influir positiva o negativamente en las relaciones con las partes interesadas.
Así de poderosas pueden ser.
Hay que atender las necesidades de las partes interesadas, mantenerlas informadas y tener en cuenta a otros actores clave de todas las organizaciones.
Y la única forma de hacer todo eso es con una sólida estrategia de gestión de las partes interesadas y una potente herramienta de gestión de proyectos.
Ahí es donde entra ClickUp.
Se trata de una herramienta todo en uno para la gestión de tareas de proyectos, su asignación, el seguimiento del tiempo e incluso la gestión de las partes interesadas del proyecto Consiga ClickUp gratis/a hoy mismo para que usted y sus colaboradores puedan realizar un intento correcto tras otro