El panorama de las redes sociales está en constante evolución. Lo que funcionaba ayer puede que no funcione hoy, y lo que funciona hoy puede que no funcione mañana. Por eso es importante contar con un flujo de trabajo en redes sociales en el que puedas confiar para mantener tu estrategia de contenido organizada y eficaz.
No existe una solución única para todas las empresas, pero hay algunas buenas prácticas que pueden ayudarle a crear un flujo de trabajo en redes sociales que se adapte a sus necesidades. A continuación, le presentamos ocho de ellas que puede implementar para crear un flujo de trabajo en redes sociales optimizado y exitoso.
¿Qué es un flujo de trabajo en redes sociales?
Un flujo de trabajo en redes sociales es un sistema para gestionar la creación, publicación y promoción de sus publicaciones en redes sociales. Gestionado por diferentes miembros del equipo de redes sociales, incluye todos los pasos necesarios para crear, preparar, publicar y promocionar su contenido, desde la ideación hasta el análisis.
Los mejores flujos de trabajo en redes sociales son flexibles y adaptables; se pueden modificar según sea necesario para adaptarse a los cambios del panorama. También deben ser fáciles de usar y comprender para ayudar a su equipo a gestionar sus tareas en redes sociales de la forma más eficiente posible.
Las ventajas de un flujo de trabajo optimizado en las redes sociales
La gestión del flujo de trabajo en redes sociales ofrece muchas ventajas, entre ellas:
- Optimiza el proceso de creación de contenido, lo que le permite ahorrar un tiempo valioso.
- Garantiza que todo tu contenido sea de alta calidad, esté libre de errores y tenga un gran impacto.
- Le ayuda a medir mejor los resultados de sus campañas en redes sociales.
- La asignación de recursos se vuelve mucho más fácil.
- Evita la redundancia y la duplicación de esfuerzos.
Ahora, antes de profundizar en prácticas específicas de flujo de trabajo en redes sociales, repasemos algunos aspectos generales que debes tener en cuenta para empezar:
- Mantén la sencillez. Lo último que quieres es un sistema complicado y bizantino que nadie entiende ni sabe cómo utilizar. Mantén tu flujo de trabajo en redes sociales lo más sencillo posible para que sea fácil de usar para todos los miembros de tu equipo.
- Hazlo flexible y adaptable. Tu flujo de trabajo en redes sociales debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse al panorama siempre cambiante de las redes sociales y a tu equipo. Debe ser fácil añadir nuevos pasos o eliminar los innecesarios según sea necesario.
- Automatice siempre que sea posible. La automatización puede ayudarle a ahorrar mucho tiempo y esfuerzo en lo que respecta al proceso de flujo de trabajo en redes sociales. Busque formas de automatizar tareas repetitivas, como programar publicaciones o enviar recordatorios.
- Utiliza plantillas para redes sociales . Las plantillas de flujo de trabajo pueden ayudarte a ahorrar tiempo al optimizar el proceso de creación de contenido. Crear plantillas para tipos de contenido populares, como entradas de blog o infografías, puede ayudarte a crear tu contenido más rápidamente. Una buena forma de crear plantillas es tomar tu contenido, cambiar el fondo de la foto y guardarlo para su uso futuro. Así tendrás un banco de elementos con los que puedes experimentar o crear.
- Realice un seguimiento de su progreso. Asegúrese de realizar un seguimiento de su progreso para poder ver qué funciona y qué no. Esto le ayudará a ajustar su flujo de trabajo y su estrategia en redes sociales, y a realizar los cambios necesarios.
Ahora que ya tiene una idea general de los flujos de trabajo en redes sociales, veamos las buenas prácticas específicas para crear uno que se adapte a usted y a su equipo.
Las 8 mejores buenas prácticas para crear un flujo de trabajo eficaz en las redes sociales
1. Establezca los roles y responsabilidades
El primer paso para crear un flujo de trabajo en redes sociales es establecer quiénes participarán y cuáles serán sus roles y responsabilidades. Esto le ayudará a garantizar que todos estén en sintonía y conozcan su rol y sus contribuciones en el proceso.
A continuación se indican algunos roles que pueden combinarse en la gestión de redes sociales:
- Gestor de redes sociales: los gestores de redes sociales son responsables de gestionar las actividades diarias de los canales de redes sociales, crear estrategias eficaces para las redes sociales y garantizar un flujo de trabajo fluido para el equipo. Esto puede incluir tareas como publicar contenido, responder a comentarios y supervisar análisis (aunque, de nuevo, esto depende en gran medida de la organización).
- Creador de contenido: este rol es para aquellos que ayudan a dar vida a las ideas de contenido y crean contenido para los equipos de marketing. No tiene por qué limitarse específicamente al contenido de las redes sociales, ya que también pueden reutilizar otro contenido, como las entradas de blog, para las redes sociales. Un ejemplo sería dividir una entrada de blog en fragmentos más pequeños para las historias de Instagram.
- Community manager: un community manager se encarga de crear una comunidad. Para ello, modera las cuentas de redes sociales, ayuda a crear una fuerte presencia en las redes sociales e interactúa con la comunidad. Es responsable de establecer una buena relación con la audiencia en múltiples plataformas, responder a comentarios y mensajes, supervisar los comentarios negativos y responder a preguntas, todo ello utilizando la voz de la marca.
- Diseñador: los diseñadores crean contenido visual para publicaciones en redes sociales y también pueden participar en la filmación y edición de vídeos. Para una mayor eficiencia, un diseñador debe estar sincronizado con el redactor y el creador de contenido, y en la mayoría de las organizaciones, estos dos roles son altamente simbióticos.
- Analista: El analista es responsable de analizar el rendimiento de cada campaña en redes sociales y los esfuerzos de marketing. Esto incluye tareas como el seguimiento de las métricas, la realización de investigaciones, la provisión de datos clave a su equipo y la redacción de informes.
No todos estos roles serán relevantes para todas las empresas, por lo que deberá adaptar su equipo a sus necesidades específicas. Una vez que haya establecido quiénes participarán, es el momento de empezar a crear su flujo de trabajo de contenido en redes sociales.
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¿Qué ocurre en situaciones específicas?
Hay algunas situaciones específicas que quizá debas tener en cuenta al crear tu flujo de trabajo en redes sociales. A continuación te mostramos algunos ejemplos:
- Si trabajas con varios miembros del equipo, tendrás que establecer quién es responsable de cada tarea. Vale la pena repetir este punto porque muchos equipos de redes sociales pasan por alto este aspecto y no prestan la atención necesaria a la distribución de responsabilidades.
- Cuando colabore con contratistas externos, deberá establecer directrices claras para su trabajo: plazos, entregables, expectativas, etc. Estas directrices también deben incluir aspectos como la voz y el tono de la marca. Pocas cosas consumen más tiempo y frenan más la productividad que tener que editar y supervisar constantemente el contenido para garantizar la coherencia de la marca.
- Es probable que trabajes con varias cuentas de redes sociales, por lo que tendrás que establecer flujos de trabajo independientes para cada una de ellas. Esto no significa crear un flujo de trabajo completo para todas las cuentas, sino que hay que tener en cuenta (nunca mejor dicho) las particularidades de cada página. Una página de soporte al cliente no tendrá los mismos requisitos que, por ejemplo, una página de marca.
¿Qué pasa con los departamentos jurídico, de recursos humanos y otras partes interesadas? ¿Cuándo deben participar?
Esta sección tratará más sobre los procesos de aprobación que sobre el flujo de trabajo en redes sociales en sí, pero aún así merece sus propias aclaraciones.
Entonces, ¿deberían participar los departamentos de RR. HH. y jurídico en su flujo de trabajo? Todo depende del tamaño de la organización, las metas comunes de toda la organización y el alcance del contenido. Si la meta del contenido es la marca del empleador, entonces el departamento de RR. HH. definitivamente debería participar desde el principio debido a su experiencia y conocimiento de la organización. El departamento jurídico debería intervenir para garantizar que el contenido sea seguro en cuanto a derechos de autor y legalmente válido.
2. Planifica con antelación: ten claro qué quieres publicar y cuándo.
La siguiente buena práctica tiene que ver con la planificación. Debes tener una idea inicial del tipo de contenido que deseas publicar y saber cuándo hacerlo de manera oportuna. Esto te ayudará a mantenerte organizado, encaminado y preparado.
Para ello, necesitará crear un calendario de contenidos. Un calendario de redes sociales es una herramienta que le ayuda a planificar y programar sus contenidos. Puede ser tan sencillo como una hoja de cálculo o una herramienta en línea como Google Calendar o la vista Calendario de ClickUp.
Utilice la plantilla de gestión de contenidos de ClickUp para crear vistas del calendario de contenidos para todo su equipo de marketing. Ofrezca vistas específicas para el equipo de correo electrónico, redes sociales y blogs para que todos las utilicen por separado, pero también tengan una visión general del calendario de contenidos completo.
Profundizaremos en este tema más adelante en el artículo, pero por ahora, aquí tienes algunos consejos para crear un calendario de contenido:
- Empieza por hacer una lluvia de ideas sobre contenidos para redes sociales. Esto puede incluir entradas de blog, imágenes, infografías o vídeos.
- Una vez que tengas algunas ideas, empieza a determinar el cronograma y planifica cuándo quieres publicarlas. Ten en cuenta aspectos como el ciclo de noticias, los días festivos y otros eventos que podrían afectar a tu contenido.
- Una vez que tenga un plan, puede comenzar a asignar tareas para crear contenido y programar publicaciones en redes sociales en su calendario de redes sociales y otro contenido visual. Esto puede incluir escribir entradas de blog, diseñar imágenes para diferentes plataformas sociales o grabar vídeos.
- Asegúrate de dejar algo de flexibilidad en tu calendario. Las cosas cambian y es posible que tengas que ajustar tus planes. Siempre es buena idea dejar un margen de maniobra para algunos eventos que no conocías. Imagina que es 7 de agosto y descubres que el 8 de agosto es el Día Internacional del Gato, pero el calendario está lleno de publicaciones de marca. No quieres ser esa persona que tiene que hacer malabarismos para meter algunas fotos bonitas de gatos entre las publicaciones de marca, ¿verdad?
3. Cree su estrategia de redes sociales en torno a su flujo de trabajo.
Las estrategias de redes sociales se crean en torno al flujo de trabajo de un equipo y no al revés. Básicamente, debe tener en cuenta aspectos logísticos como la creación, distribución y supervisión de contenidos antes de esbozar una estrategia. La razón es muy sencilla: al hacerlo, podrá crear una estrategia que se adapte a las necesidades, fortalezas y limitaciones de su equipo.
El ejemplo más básico en este sentido sería planificar una iniciativa de contenido con gran cantidad de elementos visuales sin disponer del ancho de banda necesario para respaldarla. «Ancho de banda» no significa necesariamente X número de diseñadores para Y cantidad de recursos visuales. Lamentablemente, no existe una fórmula para esto. También significa trabajar con redactores, editores, revisores, etc. ¿Recuerdas la simbiosis entre diseñadores y redactores que mencioné anteriormente? Aquí también juega un rol importante.
Ahora, en cuanto a algunos consejos generales para crear una estrategia de redes sociales en torno a su flujo de trabajo, esto es lo que debe tener en cuenta:
- Defina sus metas: ¿Qué quiere conseguir con su estrategia en redes sociales?
- Investiga a tu público: ¿A quién intentas llegar con tu estrategia?
- Elija las plataformas adecuadas: ¿En qué canales de redes sociales debe centrarse y cómo utilizará cada uno de ellos para las campañas sociales?
- Crea contenido atractivo: ¿Qué tipo de contenido resonará en tu audiencia y cómo crearás las publicaciones?
- Planifique su distribución: ¿Cómo hará llegar su contenido de redes sociales a su público?
- Supervise y ajuste. : ¿Cómo va a realizar el seguimiento y medir el éxito de sus campañas de marketing en redes sociales?
Como buen punto de partida, la imagen siguiente muestra algunas de las preguntas que podría plantearse al desarrollar su estrategia en redes sociales:
4. Conozca sus plataformas de redes sociales
En lo que respecta a las redes sociales, hay muchas plataformas diferentes entre las que elegir. Cada plataforma tiene sus propias fortalezas y debilidades, por lo que, antes de empezar a crear contenido para redes sociales, debes elegir la plataforma adecuada para tu estrategia.
A continuación, se indican algunos aspectos que debe tener en cuenta al elegir una plataforma de redes sociales:
- Metas: ¿Qué quieres conseguir con tu estrategia en redes sociales? ¿Conversiones? ¿Notoriedad de marca? ¿Generación de clientes potenciales? Por ejemplo, si tu objetivo es aumentar las conversiones, Twitter puede que no sea la plataforma adecuada. O puede que sí lo sea, dependiendo de a quién le preguntes.
- Audiencia: ¿A quién intentas llegar con tu estrategia en redes sociales? ¿Tu público objetivo está en Twitter o LinkedIn? ¿O tal vez en Reddit?
- Contenido: ¿Qué tipo de contenido resonará en tu audiencia? ¿Infografías? ¿Informes técnicos? ¿Entradas de blog? Las infografías, los informes técnicos y las entradas de blog se utilizan para el uso compartido en historias de Instagram.
Este proceso de reflexión le ahorrará muchos dolores de cabeza a largo plazo. Por muy tentador que resulte estar «en todas partes», un equipo solo puede producir una cantidad limitada de contenido de alta calidad. No se disperse demasiado: céntrese en los puntos fuertes de su equipo y en los lugares donde sabe que se encuentra su público objetivo.
5. Utilice una herramienta de gestión de redes sociales para programar publicaciones.
Y ahora llegamos a una de las mejores partes de nuestro blog mira hacia adelante y se da cuenta de que aún queda más de la mitad del artículo: ¡la logística de la publicación en redes sociales!
Se podría decir que programar publicaciones es uno de los pilares de un flujo de trabajo sólido en redes sociales, y por una buena razón. La más obvia es que, al hacerlo, podrás garantizar que tu contenido sea coherente y se publique con regularidad. Tiene mucho sentido, ¿no?
Planable para la gestión de redes sociales
Ahora bien, aunque algunas plataformas tienen compatibilidad con la programación de contenidos de forma nativa, hay razones de peso para utilizar una herramienta dedicada a la gestión de redes sociales como Planable. Esto se debe a que una herramienta de programación le permite programar publicaciones para todas sus páginas en un solo lugar, en lugar de tener que iniciar sesión en cada plataforma y hacerlo manualmente.
Además, programar tus publicaciones con antelación es una forma estupenda de garantizar que tu contenido sea coherente y se publique con regularidad. Sin embargo, es importante recordar que también debes estar preparado para publicar en tiempo real insertar anécdota del Día Internacional del Gato.
Entonces, ¿cómo puede Planable ayudarte a crear el flujo de trabajo perfecto? De muchas maneras, pero centrémonos por ahora en dos: el sistema de aprobación y las funciones de colaboración de Planable.
Planable incluye cuatro flujos de trabajo de aprobación (ninguno, opcional, obligatorio y multinivel) diseñados para adaptarse a equipos de todos los tamaños. Este sistema de aprobación garantiza que ningún contenido se publique antes de estar 100 % listo y que llegue a los responsables de la toma de decisiones pertinentes antes de su publicación. Puede marcar la diferencia entre que una publicación se quede estancada en el limbo de la aprobación y que se publique a tiempo.
Además, hay funciones de colaboración. Como Planable imita la sensación y el flujo de las redes sociales, los comentarios se muestran justo al lado de las publicaciones que requieren atención, en forma de comentarios y respuestas. Allí, puede etiquetar a los miembros del equipo y a los clientes para que compartan sus opiniones y añadan recursos (imágenes, textos, lo que sea).
ClickUp para optimizar sus operaciones de contenido y realizar el seguimiento de las campañas.
Otra herramienta igualmente excelente para desarrollar un flujo de trabajo optimizado para equipos de redes sociales es ClickUp. ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a mantenerse organizados y eficientes. Ofrece a los miembros del equipo un lugar donde realizar el seguimiento de su trabajo, comunicarse entre ellos y colaborar en proyectos.
ClickUp también proporciona herramientas para gestionar plazos, asignar tareas y realizar el seguimiento del progreso. Con sus funciones flexibles y su interfaz intuitiva, ClickUp facilita la gestión de cualquier proyecto, grande o pequeño. También puede utilizar sus plantillas listas para usar y personalizables para mejorar su flujo de trabajo actual en las redes sociales. En definitiva, es una herramienta estupenda para utilizar junto con Planable y crear un flujo de trabajo infalible para su equipo.
6. No se salte el proceso de aprobación
Es importante contar con un proceso de aprobación dentro de su flujo de trabajo en redes sociales. Esto es especialmente cierto si trabaja con un equipo. Al contar con un flujo de trabajo de aprobación coherente, podrá garantizar que todo su contenido sea de alta calidad y esté en consonancia con la marca.
Hay algunas cosas que debes tener en cuenta al crear un proceso de aprobación:
- ¿Quién debe participar?
- ¿En qué momento debe tener lugar el proceso de aprobación?
- ¿Cómo le ayudará el proceso de aprobación a alcanzar sus metas?
¿Quién debe participar en el proceso de aprobación?
La respuesta a esta pregunta variará en función de su equipo y sus metas. Sin embargo, hay algunas personas clave que siempre deben participar:
- Creador de contenido/redactor: Obvio, ¿verdad? Esta persona debe participar en el proceso de aprobación para garantizar que su contenido cumpla con todos los requisitos.
- Un experto en la materia: para proporcionar comentarios sobre la precisión del contenido. Especialmente útil en campañas delicadas y de alto riesgo o cuando hay mucho contenido que debe publicarse y necesita una revisión en profundidad.
- Un editor de estilo: se asegura de que el contenido no contenga errores y, en algunos casos, sea coherente con la marca.
- El responsable final de la toma de decisiones (aprobador): la persona que se asegura de que el contenido cumpla con la política de la empresa y da el visto bueno al contenido.
7. Establezca directrices claras para la publicación de contenidos.
En lo que respecta a las redes sociales, es importante contar con directrices claras para la publicación de contenidos. Esto es especialmente importante si trabajas en equipo. Al contar con directrices para la publicación de contenidos, podrás garantizar que todo tu contenido sea de alta calidad, cumpla con la política de la empresa y refleje el tono de la marca.
Algunos aspectos a tener en cuenta al crear directrices para la publicación de contenidos:
- ¿Qué voz/tono se debe utilizar?
- ¿Qué temas deben tratarse?
- ¿Qué tipo de contenido se debe publicar?
- ¿Con qué frecuencia se debe publicar contenido?
8. Considere los diagramas de flujo de trabajo
Como alternativa, también puede considerar un diagrama de flujo de trabajo en redes sociales. La ventaja de los diagramas de procesos es que no solo describen las tareas que componen un proceso (como una lista de tareas pendientes con un principio y un final), sino que también pueden ayudarle a visualizar datos y publicaciones en redes sociales, procesos de toma de decisiones e incluso hitos clave en cualquier proceso dado.
¿Genial, verdad?
Y la visualización es solo una de las muchas ventajas. Esta documentación puede ayudar a todos los involucrados a comprender el proceso y consultarla siempre que sea necesario para acelerar las cosas.
¿Está listo para que su flujo de trabajo «funciona» para usted?
Un flujo de trabajo en redes sociales es (y siempre debe ser) una parte fundamental de cualquier estrategia en redes sociales.
Recuerde establecer roles claros, contar con directrices claras y crear siempre su estrategia de redes sociales en torno a su flujo de trabajo lo mejor que pueda. Si sigue estas prácticas junto con las herramientas de flujo de trabajo de redes sociales, podrá garantizar que su equipo entregue contenido rápidamente sin sacrificar la calidad.
Más concretamente, el firme enfoque de Planable en la gestión de redes sociales y la optimización de los procesos de colaboración, así como las funciones y plantillas de gestión de proyectos en redes sociales de ClickUp.
¡Feliz flujo de trabajo!
Marco Guiliani es especialista en marketing de contenidos en Planable, con experiencia en redacción de contenidos, SEO y copywriting.