El panorama de las redes sociales está en constante evolución. Lo que funcionaba ayer puede que no funcione hoy, y lo que funciona hoy puede que no funcione mañana. Por eso es importante contar con un flujo de trabajo en redes sociales en el que puedas confiar para mantener tu estrategia de contenido organizada y eficaz.
No existe una solución única válida para todas las empresas, pero hay algunas buenas prácticas que pueden ayudarte a crear un flujo de trabajo en redes sociales que se adapte a tus necesidades. A continuación te presentamos ocho de ellas que puedes poner en práctica para crear un flujo de trabajo en redes sociales optimizado y eficaz.
¿Qué es un flujo de trabajo en redes sociales?
Un flujo de trabajo en redes sociales es un sistema para gestionar la creación, publicación y promoción de tus publicaciones en redes sociales. Gestionado por diferentes miembros del equipo de redes sociales, incluye todos los pasos necesarios para crear, preparar, publicar y promocionar tu contenido, desde la ideación hasta el análisis.
Los mejores flujos de trabajo en redes sociales son flexibles y adaptables; pueden modificarse según sea necesario para adaptarse a un panorama en constante cambio. Además, deben ser fáciles de usar y de entender para ayudar a tu equipo a gestionar sus tareas en redes sociales de la forma más eficiente posible.
Las ventajas de un flujo de trabajo optimizado para las redes sociales
Contar con una gestión del flujo de trabajo en redes sociales ofrece numerosas ventajas, entre las que se incluyen:
- Optimiza el proceso de creación de contenidos, lo que te permite ahorrar un tiempo muy valioso.
- Asegúrate de que todo tu contenido sea de alta calidad, esté libre de errores y resulte impactante.
- Te ayuda a medir mejor los resultados de tus campañas en redes sociales
- La asignación de recursos resulta mucho más sencilla
- Evita la redundancia y la duplicación de esfuerzos
Ahora bien, antes de profundizar en las prácticas específicas del flujo de trabajo en redes sociales, repasemos algunos aspectos generales que debes tener en cuenta para empezar:
- Apuesta por la sencillez. Lo último que quieres es un sistema enrevesado y complejo que nadie entienda ni sepa utilizar. Mantén tu flujo de trabajo en redes sociales lo más sencillo posible para que resulte fácil de usar para todos los miembros de tu equipo.
- Haz que sea flexible y adaptable. Tu flujo de trabajo en redes sociales debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse al panorama en constante cambio de las redes sociales y de tu equipo. Debe ser fácil añadir nuevos pasos o eliminar los innecesarios según sea necesario.
- Automatiza siempre que sea posible. La automatización puede ayudarte a ahorrar mucho tiempo y esfuerzo en el flujo de trabajo de las redes sociales. Busca formas de automatizar tareas repetitivas, como programar publicaciones o enviar recordatorios.
- Utiliza plantillas para redes sociales . Las plantillas de flujo de trabajo pueden ayudarte a ahorrar tiempo al agilizar el proceso de creación de contenidos. Crear plantillas para tipos de contenido populares, como entradas de blog o infografías, puede ayudarte a crear tu contenido más rápidamente. Una buena forma de crear plantillas es tomar tu contenido, cambiar el fondo o la foto y guardarlo para utilizarlo en el futuro. Así dispondrás de un banco de elementos con los que podrás experimentar o crear
- Haz un seguimiento de tu progreso. Asegúrate de hacer un seguimiento de tu progreso para poder ver qué funciona y qué no. Esto te ayudará a ajustar tu flujo de trabajo y tu estrategia en redes sociales, y a realizar los cambios necesarios.
Ahora que ya tienes una idea general de cómo funcionan los flujos de trabajo en redes sociales, veamos algunas buenas prácticas específicas para crear uno que se adapte a ti y a tu equipo.
8 buenas prácticas para crear un flujo de trabajo eficaz en redes sociales
1. Establece los roles y responsabilidades
El primer paso para crear un flujo de trabajo en redes sociales es determinar quiénes participarán y cuáles serán sus roles y responsabilidades. Esto te ayudará a garantizar que todos estén en sintonía y conozcan su rol y sus aportaciones en el proceso.
Estas son algunas de las funciones que pueden trabajar conjuntamente en la gestión de las redes sociales:
- Responsable de redes sociales: Los responsables de redes sociales se encargan de gestionar las actividades diarias de los canales de redes sociales, crear estrategias eficaces para estas plataformas y garantizar un flujo de trabajo fluido para el equipo. Esto puede incluir tareas como publicar contenido, responder a comentarios y supervisar las métricas (aunque, de nuevo, esto depende en gran medida de la organización).
- Creador de contenidos: Este rol está destinado a quienes ayudan a dar vida a las ideas de contenido y crean contenidos para los equipos de marketing. No tiene por qué limitarse específicamente a los contenidos de redes sociales, ya que también pueden reutilizar otros contenidos, como entradas de blog, para las redes sociales. Un ejemplo sería dividir una entrada de blog en fragmentos breves para las historias de Instagram.
- Gestor de comunidad: Un gestor de comunidad se encarga de crear y desarrollar la comunidad. Para ello, modera las cuentas en redes sociales, ayuda a crear una presencia sólida en estas plataformas e interactúa con la comunidad. Es responsable de establecer una buena relación con el público en múltiples plataformas, responder a comentarios y mensajes, vigilar la presencia de opiniones negativas y contestar a las preguntas, todo ello utilizando la voz de la marca.
- Diseñador: Los diseñadores crean contenido visual para las publicaciones en redes sociales y también pueden participar en la grabación y edición de vídeos. Para una mayor eficiencia, un diseñador debe sincronizarse con el redactor y el creador de contenidos, y en la mayoría de las organizaciones, estos dos roles son muy complementarios.
- Analista: El analista se encarga de analizar el rendimiento de cada campaña en redes sociales y de los esfuerzos de marketing. Esto incluye tareas como el seguimiento de métricas, la realización de estudios, el suministro de datos clave a tu equipo y la redacción de informes.
No todos estos roles serán relevantes para todas las empresas, por lo que tendrás que adaptar tu equipo a tus necesidades específicas. Una vez que hayas decidido quiénes formarán parte del equipo, es el momento de empezar a crear tu flujo de trabajo de contenidos para redes sociales.
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¿Y qué hay de las situaciones concretas?
Hay algunas situaciones concretas que quizá debas tener en cuenta a la hora de crear tu flujo de trabajo en redes sociales. A continuación te ofrecemos algunos ejemplos:
- Si trabajas con varios miembros del equipo, tendrás que establecer quién es el responsable de cada tarea. Vale la pena insistir en este punto, ya que muchos equipos de redes sociales pasan por alto este aspecto y no prestan toda la atención necesaria a la distribución de responsabilidades.
- Al colaborar con proveedores externos, tendrás que establecer unas directrices claras para su trabajo: plazos, entregables, expectativas, etc. Estas directrices también deben incluir aspectos como la voz y el tono de la marca. Pocas cosas consumen más tiempo y frenan más la productividad que tener que realizar la edición y supervisión constantes del contenido para garantizar la coherencia de la marca.
- Es probable que trabajes con varias cuentas en redes sociales, por lo que tendrás que establecer flujos de trabajo independientes para cada una de ellas. Esto no significa crear un flujo de trabajo global para todas las cuentas, sino que debe tener en cuenta (nunca mejor dicho) las particularidades de cada página. Una página de soporte al cliente no tendrá los mismos requisitos que, por ejemplo, una página de marca.
¿Y qué hay de los departamentos jurídico, de RR. HH. y otras partes interesadas? ¿Cuándo deben intervenir?
Esta sección se centrará más en los procesos de aprobación que en el flujo de trabajo de las redes sociales en sí, pero aun así merece algunas aclaraciones.
Entonces, ¿deberían participar los departamentos de RR. HH. y de asuntos jurídicos en tu flujo de trabajo? Todo depende del tamaño de la organización, de las metas comunes de toda la empresa y del alcance del contenido. Si la meta del contenido es la imagen de marca como empleador, entonces el departamento de RR. HH. debería participar sin duda desde el principio, debido a su experiencia y conocimiento de la organización. El departamento de asuntos jurídicos debería intervenir para garantizar que el contenido respete los derechos de autor y sea legalmente correcto.
2. Planifica con antelación: ten claro qué quieres publicar y cuándo
La siguiente buena práctica tiene que ver con la planificación. Debes tener una idea inicial del tipo de contenido que quieres publicar y saber cuándo hacerlo en el momento oportuno. Esto te ayudará a mantenerte organizado, centrado en tus objetivos y preparado.
Para ello, tendrás que crear un calendario de contenidos. Un calendario de redes sociales es una herramienta que te ayuda a planificar y programar tus contenidos. Puede ser algo tan sencillo como una hoja de cálculo o una herramienta en línea como Google Calendar o la vista de calendario de ClickUp.
Utiliza la plantilla de gestión de contenidos de ClickUp para crear vistas del calendario de contenidos para todo tu equipo de marketing. Ofrece vistas específicas para los equipos de correo electrónico, redes sociales y el blog, de modo que cada uno pueda utilizarlas por separado, pero sin perder la visión global del calendario de contenidos completo.
Profundizaremos en este tema más adelante en el artículo, así que, por ahora, aquí tienes algunos consejos para crear un calendario de contenidos:
- Empieza por hacer una lluvia de ideas sobre contenidos para redes sociales. Esto puede incluir entradas de blog, imágenes, infografías o vídeos
- Una vez que tengas algunas ideas, empieza a establecer el cronograma y planifica cuándo quieres publicarlas. Ten en cuenta aspectos como el ciclo de noticias, los días festivos y otros eventos que puedan afectar a tu contenido.
- Una vez que tengas un plan, puedes empezar a asignar tareas para crear contenido y programar publicaciones en redes sociales en tu calendario de redes sociales, así como otro tipo de contenido visual. Esto puede incluir redactar entradas de blog, diseñar elementos visuales para diferentes plataformas sociales o grabar vídeos.
- Asegúrate de dejar algo de flexibilidad en tu calendario. Las cosas cambian y puede que tengas que ajustar tus planes. Siempre es buena idea dejar un margen de maniobra para algunos eventos de los que no tenías constancia. Imagina que es 7 de agosto y te enteras de que el 8 de agosto es el Día Internacional del Gato, pero el calendario está repleto de publicaciones de marca. No quieres ser esa persona que tiene que hacer malabarismos para colar unas fotos bonitas de gatos entre las publicaciones de marca, ¿verdad?
3. Diseña tu estrategia de redes sociales en función de tu flujo de trabajo
Las estrategias de redes sociales se diseñan en función del flujo de trabajo del equipo, y no al revés. Básicamente, debes tener en cuenta aspectos logísticos como la creación, la distribución y el seguimiento de contenidos antes de esbozar una estrategia. La razón es muy sencilla: al hacerlo, podrás crear una estrategia adaptada a las necesidades, los puntos fuertes y las limitaciones de tu equipo.
El ejemplo más básico en este sentido sería planear una iniciativa de contenido con gran cantidad de elementos visuales sin disponer de los recursos necesarios para llevarla a cabo. «Recursos» no significa necesariamente un número X de diseñadores para una cantidad Y de elementos visuales. Lamentablemente, no hay una fórmula para esto. También implica trabajar con redactores, editores, responsables de la aprobación, etc. ¿Recuerdas la simbiosis entre diseñadores y redactores que mencioné antes? Aquí también desempeña un rol importante.
Ahora bien, en cuanto a algunos consejos generales para crear una estrategia de redes sociales en torno a tu flujo de trabajo, esto es lo que debes tener en cuenta:
- Define tus metas: ¿Qué quieres conseguir con tu estrategia en redes sociales?
- Analiza a tu público: ¿A quién intentas llegar con tu estrategia?
- Elige las plataformas adecuadas: ¿En qué canales de redes sociales deberías centrarte y cómo vas a utilizar cada uno de ellos para tus campañas en redes sociales?
- Crea contenido atractivo: ¿Qué tipo de contenido conectará con tu público y cómo vas a crear las publicaciones?
- Planifica tu distribución: ¿Cómo harás llegar tu contenido de redes sociales a tu público?
- Supervisa y ajusta: ¿Cómo vas a hacer el seguimiento y medir el éxito de tus campañas de marketing en redes sociales?
Como punto de partida, la imagen que aparece a continuación muestra algunas de las preguntas que podrías plantearte a la hora de desarrollar tu estrategia en redes sociales:
4. Conoce tus plataformas de redes sociales
En lo que respecta a las redes sociales, hay muchas plataformas diferentes entre las que elegir. Cada plataforma tiene sus propias ventajas e inconvenientes, por lo que, antes de empezar a crear tu contenido para redes sociales, debes elegir la plataforma adecuada para tu estrategia.
A continuación te indicamos algunos aspectos que debes tener en cuenta a la hora de elegir una plataforma de redes sociales:
- Metas: ¿Qué quieres conseguir con tu estrategia en redes sociales? ¿Conversiones? ¿Notoriedad de marca? ¿Generación de clientes potenciales? Por ejemplo, si tu objetivo es aumentar las conversiones, Twitter puede que no sea la plataforma adecuada. O quizá sí lo sea, dependiendo de a quién le preguntes.
- Público: ¿A quién intentas llegar con tu estrategia en redes sociales? ¿Tu público objetivo se mueve por Twitter o LinkedIn? ¿O quizá por Reddit?
- Contenido: ¿Qué tipo de contenido conectará con tu público? ¿Infografías? ¿Informes técnicos? ¿Entradas de blog? Las infografías, los informes técnicos y las entradas de blog se utilizan de forma compartida como historias de Instagram.
Este enfoque te ahorrará muchos quebraderos de cabeza a largo plazo. Por muy tentador que resulte estar en todas partes, un equipo solo puede producir una cantidad limitada de contenido de alta calidad. No te disperses demasiado: céntrate en los puntos fuertes de tu equipo y en los lugares donde sabes que se mueve tu público con el objetivo definido.
5. Utiliza una herramienta de gestión de redes sociales para programar las publicaciones
Y ahora llegamos a una de las mejores partes de nuestro blog mira hacia adelante y se da cuenta de que aún queda más de la mitad del artículo: ¡la logística de la publicación en redes sociales!
Se podría decir que programar las publicaciones es uno de los pilares de un flujo de trabajo sólido en redes sociales, y con razón. La razón más obvia es que, al hacerlo, te asegurarás de que tu contenido sea coherente y se publique con regularidad. Tiene mucho sentido, ¿verdad?
Planable para la gestión de redes sociales
Ahora bien, aunque algunas plataformas tienen compatibilidad con la programación de contenidos de forma nativa, hay argumentos de peso a favor del uso de una herramienta específica de gestión de redes sociales como Planable. Esto se debe a que una herramienta de programación te permite programar publicaciones para todas tus páginas desde un único lugar, en lugar de tener que iniciar sesión en cada plataforma y hacerlo manualmente.
Además, programar tus publicaciones con antelación es una forma estupenda de garantizar que tu contenido sea coherente y se publique con regularidad. Sin embargo, es importante recordar que también debes estar preparado para publicar en tiempo real inserta aquí una anécdota sobre el Día Internacional del Gato.
Entonces, ¿cómo puede ayudarte Planable a crear el flujo de trabajo perfecto? De muchas maneras, pero por ahora centrémonos en dos: el sistema de aprobación y las funciones de colaboración de Planable.
Planable incluye cuatro flujos de trabajo de aprobación («Ninguno», «Opcional», «Obligatorio» y «Multinivel») diseñados para adaptarse a equipos de cualquier tamaño. Este sistema de aprobación garantiza que ningún contenido se publique antes de estar 100 % listo y que llegue a las personas con poder de decisión pertinentes antes de salir al público. Puede marcar la diferencia entre que una publicación se quede atascada en el limbo de la aprobación y que se publique a tiempo.
Además, están las funciones de colaboración. Como Planable imita la experiencia y el flujo de las redes sociales, los comentarios y las respuestas se muestran justo al lado de las publicaciones que requieren atención. Allí puedes etiquetar a miembros del equipo y a clientes para que compartan sus opiniones y suban recursos (imágenes, textos, lo que sea).
ClickUp para optimizar tus operaciones de contenido y realizar el seguimiento de las campañas
Otra herramienta igualmente excelente para desarrollar un flujo de trabajo optimizado para el equipo de redes sociales es ClickUp. ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a mantenerse organizados y eficientes. Ofrece a los miembros del equipo un espacio para realizar el seguimiento de su trabajo, comunicarse entre sí y colaborar en los proyectos.
ClickUp también ofrece herramientas para gestionar plazos, asignar tareas y realizar el seguimiento del progreso. Gracias a sus funciones flexibles y su interfaz intuitiva, ClickUp facilita la gestión de cualquier proyecto, ya sea grande o pequeño. También puedes utilizar sus plantillas listas para usar y personalizables para mejorar tu flujo de trabajo actual en redes sociales. En definitiva, es una herramienta estupenda para utilizarla junto con Planable y crear un flujo de trabajo infalible para tu equipo.
6. No te saltes el proceso de aprobación
Es importante contar con un proceso de aprobación integrado en tu flujo de trabajo en redes sociales. Esto es especialmente cierto si trabajas en equipo. Al disponer de un flujo de trabajo de aprobación coherente, podrás garantizar que todo tu contenido sea de alta calidad y se ajuste a la imagen de marca.
Hay algunos aspectos que debes tener en cuenta a la hora de crear un proceso de aprobación:
- ¿Quiénes deberían participar?
- ¿En qué momento debe tener lugar el proceso de aprobación?
- ¿Cómo te ayudará el proceso de aprobación a alcanzar tus metas?
¿Quién debería participar en el proceso de aprobación?
La respuesta a esta pregunta variará en función de tu equipo y de tus metas. Sin embargo, hay algunas personas clave que siempre deberían participar:
- Creador de contenidos/redactor: Es obvio, ¿verdad? Esta persona debería participar en el proceso de aprobación para garantizar que sus contenidos cumplan todos los requisitos.
- Un experto en la materia: para ofrecer comentarios sobre la precisión del contenido. Resulta especialmente útil en campañas delicadas y de gran importancia, o cuando hay mucho contenido que publicar y que requiere una revisión exhaustiva.
- Un editor de estilo: se asegura de que el contenido no contenga errores y, en algunos casos, de que se ajuste a la imagen de marca
- La persona encargada de la decisión final (responsable de la aprobación): la persona que se asegura de que el contenido cumpla con la política de la empresa y da su visto bueno al mismo.
7. Establece unas directrices claras para la publicación de contenidos
En lo que respecta a las redes sociales, es importante contar con unas directrices claras para la publicación de contenidos. Esto es especialmente cierto si trabajas en equipo. Al contar con estas directrices, podrás asegurarte de que todo tu contenido sea de alta calidad, cumpla con la política de la empresa y refleje el tono de la marca.
Algunos aspectos que debes tener en cuenta a la hora de elaborar unas directrices de publicación:
- ¿Qué voz o tono se debe utilizar?
- ¿Qué temas se deberían tratar?
- ¿Qué tipo de contenido se debe publicar?
- ¿Con qué frecuencia se debe publicar contenido?
8. Ten en cuenta los diagramas de flujo de trabajo
Como alternativa, también podrías plantearte utilizar un diagrama de flujo de trabajo para redes sociales. La ventaja de los diagramas de procesos es que no solo describen las tareas que componen un proceso (como una lista de tareas con un principio y un final), sino que también pueden ayudarte a visualizar datos y publicaciones en redes sociales, los procesos de toma de decisiones e incluso los hitos clave de cualquier proceso.
Genial, ¿verdad?
Y la visualización es solo una de las muchas ventajas. Esta documentación puede ayudar a todos los implicados a comprender el proceso y a consultarla siempre que sea necesario para agilizar las tareas.
¿Estás listo para que tu flujo de trabajo «funciona» a tu favor?
Un flujo de trabajo en redes sociales es (y siempre debería ser) una parte fundamental de cualquier estrategia en redes sociales.
Recuerda establecer roles claros, contar con directrices precisas y diseñar siempre tu estrategia en redes sociales en función de tu flujo de trabajo, en la medida de lo posible. Si sigues estas prácticas y las combinas con herramientas de gestión del flujo de trabajo en redes sociales, podrás asegurarte de que tu equipo publique contenido rápidamente sin sacrificar la calidad.
Más concretamente, el firme enfoque de Planable en la gestión de redes sociales y la optimización de los procesos de colaboración, así como las funciones y plantillas de gestión de proyectos en redes sociales de ClickUp.
¡Que el trabajo fluya!
Marco Guiliani es especialista en marketing de contenidos en Planable, con experiencia en redacción de contenidos, SEO y redacción publicitaria.