Los procesos cobran vida a través de los flujos de trabajo. Pero a veces, esos procesos son tan intrincados o tienen una escala tan grande que gestionarlos no es coser y cantar.
Otras veces, los gestores de proyectos carecen de experiencia para ver a través de un océano de tareas. Se sienten confusos sobre lo que los equipos deben hacer a continuación y se bloquean o precipitan a tomar las decisiones menos favorables.
Por eso, la gestión de procesos -y proyectos- es fundamental y todo un reto al mismo tiempo Afortunadamente, puede confiar en la gestión del flujo de trabajo para evitar el caos absoluto.
Este blog es nuestra contribución compartida a su viaje de flujo de trabajo gestión. Aprenderá qué es la gestión del flujo de trabajo, las herramientas que necesita y las plantillas para crear sus propios flujos de trabajo personalizados.
¡Pongámonos en marcha!
¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?
La gestión de flujos de trabajo es el proceso de creación y optimización de flujos de trabajo y ayuda a coordinar el trabajo con el fin último de impulsar el eficacia de los equipos .
Ahora bien, un flujo de trabajo representa un proceso (o una parte de un proceso), que es una secuencia de tareas. Y esas tareas son realizadas por uno o más roles para producir un resultado y así lograr una meta, como alcanzar un hito del proyecto .
Visualmente, la gestión de flujos de trabajo parece un diagrama o un diagrama de flujo en términos de un método de gestión de proyectos. Pero he aquí un extracto de una descripción textual concisa de un flujo de trabajo:
- Proceso: contratación de empleados
- Objetivo: contratar empleados que se ajusten a una necesidad específica
- Tareas: Crear una descripción del puesto, buscar talentos,seguimiento de los candidatosentrevistar
Después de crear los flujos de trabajo, le recomendamos que los implemente con la compatibilidad de software de gestión de flujos de trabajo . Varios tipos de software de gestión de proyectos ayuda automatización de flujos de trabajo y, en consecuencia, gestionarlos más fácilmente.
Y eso es lo que le permite supervisar el rendimiento de sus procesos de empresa. Pero no se equivoque: Gestión del flujo de trabajo y gestión de procesos de empresa no son lo mismo. Esta es la diferencia entre flujos de trabajo y procesos de empresa:
- La gestión de flujos de trabajo es un subconjunto de la gestión de procesos de empresa. Organiza el comportamiento de las personas estableciendo instrucciones que deben seguir para ejecutar tareas.
- Gestión de procesos de empresa es un enfoque de alto nivel para organizar los procesos de una empresaprocesos empresariales amejorar la eficacia operativa.
Tipos de gestión del flujo de trabajo
Los flujos de trabajo pertenecen a una de estas categorías:
Flujos de trabajo secuenciales
Como su nombre indica, un flujo de trabajo secuencial es un diagrama con una secuencia de tareas. El proceso avanza de una tarea a la siguiente. Sin embargo, la función distintiva de este flujo de trabajo es la dependencia de tareas. Esto significa que el proceso no cambia de una tarea a la siguiente antes de que la tarea actual esté completada. Por tanto, no hay idas y venidas.
EJEMPLO DE ESTE FLUJO DE TRABAJO Considere la línea de producción procesos de fabricación porque no permiten que el producto vuelva a las estaciones anteriores. Funciona como un río de sentido único.
Flujos de trabajo de la máquina de estados
Al contrario que los flujos de trabajo secuenciales, los flujos de trabajo de máquina de estados pueden fluir hacia delante y hacia atrás. Giran en torno al concepto de "estado" en lugar de "tarea" En otras palabras, el proceso pasa de un estado a otro, no de una tarea a otra. Son procesos impulsados por eventos, lo que significa que avanzan a un estado cuando ocurre algo, no necesariamente la finalización de una tarea.
EJEMPLO DE ESTE FLUJO DE TRABAJO Piense en un flujo de trabajo de medios sociales . Contiene tareas de revisión de contenidos cuyo resultado puede ser envío de contenidos a los autores para que los modifiquen. Otro ejemplo es flujo de trabajo ágil . Por ejemplo, un software basado en Scrum proyecto de desarrollo requiere la aceptación del producto por parte del usuario en un momento determinado. Y eso puede impedir que el proceso avance en ese punto.
Flujos de trabajo basados en reglas
Al igual que un proceso secuencial, este flujo de trabajo lo mezcla con un conjunto de reglas que dictan la ejecución del proceso, ¡y voilà! Ha creado un sistema de gestión de flujos de trabajo basado en reglas.
Estas reglas son condiciones "si, entonces", que tienen el potencial de ser flujos de trabajo automatizados. Expresan alternativas que configuran el flujo del proceso. Por lo tanto, el proceso avanza basándose no sólo en completar tareas, sino también en seleccionar alternativas.
EJEMPLO DE ESTE FLUJO DE TRABAJO Piénsalo como si hicieras un plato en un food truck, teniendo en cuenta que el cliente puede elegir la carne, la salsa y el topping que quiera.
Encuentra algunos ejemplos de flujo de trabajo en este blog y vea cuáles son las mejores herramientas de gestión de flujos de trabajo que podrían funcionarle mejor
¿Por qué es importante la gestión del flujo de trabajo?
Ya sabe que la gestión del flujo de trabajo aumenta la eficacia de los equipos. Pero si tuviéramos que desglosar las ventajas de la gestión de flujos de trabajo, ésta sería nuestra lista:
Procesos racionalizados
Al representar -o modelar- los procesos con flujos de trabajo, podrá detectar:
- Tareas innecesarias que debe descartar
- Tareas repetibles que deben reducirse a una sola tarea
De lo contrario, harán perder tiempo y esfuerzo a tu equipo y, en última instancia, tu productividad.
Por eso no puede permitirse el lujo de tener que ir y venir innecesariamente creando procesos repetitivos. La gestión del flujo de trabajo es mejor cuando racionaliza el proceso o aplicar automatización del flujo de trabajo .
Reducción del trabajo manual y de los errores humanos
Con los procesos manuales, especialmente los que se mantienen en una hoja de cálculo, todo se actualiza constantemente con mucho margen de error o entradas duplicadas. Una gestión adecuada del flujo de trabajo permite evitar las pérdidas de tiempo
El mejor proceso de gestión del flujo de trabajo se resuelve con flujos de trabajo automatizados. En lugar de utilizar hojas de cálculo, manténgase automáticamente al tanto de las tareas de sus equipos mediante desencadenantes de automatización de flujos de trabajo para asignar a una persona, cambiar la prioridad o dejar un comentario, eliminando sus procesos manuales.
Desencadenante automático de resultados cuando se produce una acción como "cuando cambia el estado", se aplica una plantilla a una tarea para que no se pierda información durante los traspasos de clientes
Mayor transparencia y responsabilidad
Si hay algo que aporta el software de gestión del flujo de trabajo es un montón de datos sobre el proceso. Y eso es estupendo para conocer el estado de las tareas de sus equipos y saber quién va con retraso, a buen ritmo o quién trabajará en qué a continuación en su flujo de trabajo.
Con los datos de proceso anteriores, el gestor puede comprobar el progreso del trabajo de su equipo. Y con esa información, el gestor puede identificar cualquier posible bloqueo en el flujo de trabajo.
Además, como cada tarea tiene asignados, su sistema de gestión de proyectos permite al gestor de proyectos responsabilizar a cada miembro del equipo de sus entregas.
La vista Carga de trabajo de ClickUp ofrece información sobre las métricas de su proyecto para ir un paso por delante
Comunicación eficaz
Con visibilidad sobre el trabajo de todos, los miembros del equipo comprenden mejor y más rápido las preocupaciones de los demás. Y eso es un gran paso hacia la comunicación eficaz y la gestión del flujo de trabajo.
Además, los miembros del equipo no se sienten angustiados por lo que se supone que deben hacer a continuación cuando pueden verlo en una herramienta de gestión de proyectos. Evite que su equipo tenga que adivinar cuáles son las siguientes tareas o incidencias a resolver. Las asignaciones de tareas están en el sistema de gestión del flujo de trabajo para que las comprueben.
Dibuja conexiones y enlaza objetos para crear hojas de ruta o flujos de trabajo a partir de tus ideas junto a tu equipo en las Pizarras ClickUp
Fácil escalabilidad y mayor disponibilidad de recursos
Imagine un proceso genérico de incorporación de empleados automatizado con un sistema de gestión de flujos de trabajo. Cada vez que un nuevo empleado completa una tarea de incorporación, el sistema le guía automáticamente a la siguiente tarea del proceso.
Ahora, imagínese el quebradero de cabeza que supondría para el gestor de proyectos tener que hacerlo manualmente con cada nueva contratación. Y adivine cómo sería si la empresa incorporara a docenas de empleados cada mes. Así es como la gestión del flujo de trabajo soporta la compatibilidad.
Además, en los flujos de trabajo automatizados, las tareas no dependen totalmente de ninguna persona. Por ejemplo, el gestor de proyectos no necesita depender de su responsable de RR.HH. para incorporar a cada empleado. En su lugar, el flujo de trabajo software de automatización hará el trabajo, liberando personal y otros recursos para tareas que sí dependen de su aportación.
El software de flujo de trabajo de ClickUp facilita la gestión de proyectos para manejar cantidades masivas de tareas repetitivas
5 Consejos para la gestión del flujo de trabajo
Si tuviéramos que compartir con usted nuestros secretos para gestionar flujos de trabajo, éstos serían los que compartiríamos:
1. Utilice software de gestión de flujos de trabajo
Los sistemas de gestión de flujos de trabajo ayudan a automatizar y gestionar múltiples flujos de trabajo sin esfuerzo. Pero hay tantos apps de flujo de trabajo que debe saber qué buscar en una herramienta de flujo de trabajo. Por eso hemos elaborado para usted esta lista de funciones imprescindibles:
- Automatización del flujo de trabajo: para ejecutar tareas repetitivas de forma automática, porque ¿qué sentido tendría implementar flujos de trabajo con un software que no sea ese? Ejemplo: recordatorio automático a una persona asignada de la proximidad de la fecha límite de una tarea
- Seguimiento de plazos: para controlarentregables del proyecto y realizar acciones en las fechas límite, como filtrar tareas por su fecha de entrega, o arrastrar y soltar tareas en un cronograma para ajustar los plazos
- Gestión del rendimiento: para supervisar la productividad de tu equipo yeficacia de los procesos. Y eso es posible con informes y datos del proceso, como las tareas completadas o el número total de tareas en las que ha trabajado un miembro del equipo
- Estados de tareas personalizados: que puede crear y configurar para satisfacer sus necesidades. Por ejemplo, un estado "Probando" no tiene sentido en una operación de gestión de flujo de trabajo de contratación, pero tiene perfecto sentido endesarrollo de software.
- Integraciones: para gestionar el trabajo en varias plataformas, como software de terceros para la comunicación,uso compartido y almacenamiento de archivosgestión de horarios,control de tiempoy videoconferencias. Ejemplo: organice una conferencia telefónica desde una herramienta de gestión de proyectos para discutir los detalles del proyecto conequipos remotos
Utilice la vista Diagrama de Gantt en ClickUp para programar tareas seguir el progreso del proyecto, gestionar los plazos y resolver los cuellos de botella
Check out ClickUp **ClickUp, nuestra herramienta de gestión de proyectos que destaca en la automatización de flujos de trabajo
2. Emplee plantillas de tareas y flujos de trabajo
Imagine lo tedioso e ineficiente que sería crear y asignar la misma tarea una y otra vez. En su lugar, debe seleccionar un software de gestión de flujos de trabajo que le permita:
- Crear una tarea a partir de una plantilla
- Cargar una tarea desde una plantilla
- Añadir pasos a una tarea a partir de una plantilla
- Guardar una tarea como plantilla (o crear sus propias plantillas de tareas)
Pero eso no es todo lo que tendrá que hacer con las plantillas en el software de gestión de flujos de trabajo. Debe tener la opción de crear su propia plantilla de flujo de trabajo. He aquí un ejemplo
Plantilla de gráfico de flujo de procesos de ClickUp.
Utilice la Pizarra de ClickUp para construir, enlazar, asignar tareas o dejar comentarios en su flujo de trabajo
Es un plantilla de diagrama de flujo que contiene los elementos gráficos necesarios para representar cualquier proceso. A la derecha, puede ver un proceso de contratación. Observe cómo fluye el proceso de una calle a otra . Cada carril simboliza un interviniente y sus responsabilidades en el proceso. Descargar plantilla
3. Ajuste de las dependencias del proyecto
El software de gestión del flujo de trabajo no es eficaz sin dependencias del proyecto . Por ejemplo, las tareas pueden depender unas de otras y de los documentos. Asegúrese de que la herramienta que seleccione pueda enlazar tareas relacionadas de algún modo.
De lo contrario, no podrá enlazar pedidos con clientes o informes de incidencias a los usuarios. El software de gestión del flujo de trabajo debe definir el orden correcto entre las tareas. Las dependencias de gestión del flujo de trabajo incluyen:
- Dependencias de espera: apuntan a las tareas que deben completarse antes de que se inicie la actual
- Dependencias de bloqueo: para las tareas que no pueden iniciarse a menos que la actual finalice
- Dependencias de enlace: para conectar tareas que están relacionadas entre sí pero no dependen unas de otras
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Reprogramar dependencias para visualizar el impacto de los cambios de fecha límite en las tareas dentro de la vista Gantt en ClickUp
4. Compruebe el progreso con un gráfico de Gantt
Para seguir con precisión el progreso de los sistemas de gestión del flujo de trabajo, no hay nada como un buen y viejo gráfico de Gantt. Es un instrumento que muestra visualmente el plan de tu producto en un cronograma del proyecto . Y es tan versátil que puedes hacer todo esto con un Vista del (diagrama de) Gantt dentro de su software de gestión de flujo de trabajo como:
- Programar tareas y reprogramarlas automáticamente mediante arrastrar y soltar
- Enlazar tareas mediante dependencias
- Ordenar ypriorizar tareas* Destacar posibles cuellos de botella en el flujo de trabajo
- Obtener porcentajes de progreso
5. Soporte a la planificación de sprints
Cree un backlog detallado con esta sencilla plantilla de Agile Scrum y comience de inmediato
Este último consejo destaca una plantilla de flujo de trabajo que puede resultarle útil. Se trata de la plantilla Plantilla de gestión ágil de Scrum ClickUp . Y un software de gestión del flujo de trabajo que incluya una plantilla de este tipo está un paso de gigante por delante de los demás.
Porque está empezando su planificación de primavera reuniones creando sprints a partir de una plantilla es un peso que se quita de encima. Además, como el gráfico de Gantt es una vista del flujo de trabajo, contiene datos del propio flujo de trabajo, como las tareas.
Por eso es importante utilizar el mejor software de gestión del flujo de trabajo con vistas de (diagrama de) Gantt personalizadas que sean fáciles de leer y editar. Descargar esta plantilla Plantillas de gestión de flujos de trabajoBonus
- Plantilla de mapas mentales de ClickUp
- Plantillas de flujo de trabajo
- Plantillas de hojas de ruta de proyectos
- Plantillas de flujo de trabajo ágil
Haga que la gestión de su flujo de trabajo funcione para usted
La gestión del flujo de trabajo es muy eficaz para que su equipo alcance niveles de productividad insanos. Pero sin el software de flujo de trabajo, los procesos de gestión de proyectos para tareas, recursos de equipo y disponibilidades actuales se vuelven aún más difíciles.
Si utiliza la herramienta de gestión de flujos de trabajo adecuada, la gestión de proyectos será mucho más sencilla. Por suerte, ClickUp ofrece un montón de personalizaciones y plantillas de automatización para que la gestión de su flujo de trabajo sea mucho más fácil.
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