Los procesos cobran vida a través de los flujos de trabajo. Pero a veces, esos procesos son tan complejos o tienen tal envergadura que gestionarlos no es tarea fácil.
En otras ocasiones, los gestores de proyectos carecen de experiencia para ver más allá de un mar de tareas. Se sienten confundidos sobre lo que los equipos deben hacer a continuación y bloquean o se precipitan a la hora de tomar las decisiones menos favorables.
¡Por eso gestionar procesos y proyectos es tan importante y, al mismo tiempo, tan complicado! Por suerte, puedes confiar en la gestión del flujo de trabajo para evitar el caos total.
Este blog es nuestra contribución a tu viaje por la gestión del flujo de trabajo. Aprenderás qué es la gestión del flujo de trabajo, las herramientas que necesitas y las plantillas para crear flujos de trabajo personalizados.
¡Empecemos!
¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?
La gestión del flujo de trabajo es el proceso de crear y optimizar flujos de trabajo y ayuda a coordinar el trabajo con el objetivo final de aumentar la eficiencia de los equipos.
Ahora bien, un flujo de trabajo representa un proceso (o una parte de un proceso), que es una secuencia de tareas. Y esas tareas son realizadas por uno o más roles para producir un resultado y así alcanzar una meta, como por ejemplo, alcanzar un hito del proyecto.
Visualmente, la gestión del flujo de trabajo se parece a un diagrama o un organigrama en términos de método de gestión de proyectos. Pero aquí tienes un extracto de una descripción textual concisa de un flujo de trabajo:
- Proceso: contratación de empleados
- Meta: contratar empleados que se ajusten a una necesidad específica.
- Tareas: crear una descripción del puesto, buscar candidatos, realizar el seguimiento de los solicitantes, entrevistar.
Después de crear los flujos de trabajo, te recomendamos que los implementes con la compatibilidad de un software de gestión de flujos de trabajo. Existen varios tipos de software de gestión de proyectos que ayudan a automatizar los flujos de trabajo y, por lo tanto, a gestionarlos más fácilmente.
Y eso es lo que le permite supervisar el rendimiento de sus procesos empresariales. Pero no se equivoque: la gestión del flujo de trabajo y la gestión de los procesos empresariales no son lo mismo. Esta es la diferencia entre los flujos de trabajo y los procesos empresariales:
- La gestión del flujo de trabajo es una subcategoría de la gestión de procesos empresariales. Organiza el comportamiento de las personas estableciendo las instrucciones que deben seguir para ejecutar las tareas.
- La gestión de procesos empresariales es un enfoque de alto nivel para coordinar los procesos empresariales de una empresa con el fin de mejorar la eficiencia operativa.
Tipos de gestión del flujo de trabajo
Los flujos de trabajo pertenecen a una de estas categorías:
Flujos de trabajo secuenciales
Como su nombre indica, un flujo de trabajo secuencial es un diagrama con una secuencia de tareas. Y el proceso avanza de una tarea a la siguiente. Sin embargo, la característica distintiva de este flujo de trabajo es la dependencia de las tareas. Esto significa que el proceso no cambia de una tarea a la siguiente antes de que la tarea actual sea completada. Por lo tanto, no hay idas y venidas.
EJEMPLO DE ESTE FLUJO DE TRABAJO Piensa en los procesos de fabricación en cadena, ya que no permiten que el producto vuelva a las estaciones anteriores. Funciona como un río de un solo sentido.
Flujos de trabajo de máquinas de estado
A diferencia de los flujos de trabajo secuenciales, los flujos de trabajo de máquinas de estados pueden fluir hacia adelante y hacia atrás. Giran en torno al concepto de «estado» en lugar de «tarea». En otras palabras, el proceso pasa de un estado a otro, no de una tarea a la siguiente. Son procesos impulsados por eventos, lo que significa que avanzan a un estado cuando ocurre algo, no necesariamente la finalización de una tarea.
EJEMPLO DE ESTE FLUJO DE TRABAJO Piensa en un flujo de trabajo de redes sociales. Contiene tareas de revisión de contenido cuyo resultado puede ser el envío de piezas de contenido a los autores para que las modifiquen. Otro ejemplo es un flujo de trabajo ágil. Por ejemplo, un proyecto de desarrollo de software basado en Scrum requiere la aceptación del producto por parte del usuario en un momento determinado. Y eso podría impedir que el proceso avance en ese momento.
Flujos de trabajo basados en reglas
Al igual que un proceso secuencial, este flujo de trabajo lo combina con un conjunto de reglas que dictan la ejecución del proceso, ¡y voilà! Has creado un sistema de gestión del flujo de trabajo basado en reglas.
Estas reglas son condiciones «si, entonces», que tienen el potencial de convertirse en flujos de trabajo automatizados. Expresan alternativas que configuran el flujo del proceso. Por lo tanto, el proceso avanza no solo basándose en completar tareas, sino también en la selección de alternativas.
EJEMPLO DE ESTE FLUJO DE TRABAJO Piensa en ello como si fueras a preparar un plato en un food truck, teniendo en cuenta que el cliente puede elegir la carne, la salsa y los ingredientes que desee.
Encuentre algunos ejemplos de flujos de trabajo en este blog y descubra qué herramientas de gestión de flujos de trabajo podrían funcionar mejor para usted.
¿Por qué es importante la gestión del flujo de trabajo?
Ya sabes que la gestión del flujo de trabajo aumenta la eficiencia de los equipos. Pero si tuviéramos que desglosar las ventajas de gestionar los flujos de trabajo, esta sería nuestra lista:
Procesos optimizados
Al representar (o modelar) los procesos con flujos de trabajo, podrás detectar:
- Tareas innecesarias que debes descartar
- Tareas repetibles que debes reducir a una sola tarea.
De lo contrario, desperdiciarán el tiempo y el esfuerzo de tu equipo y, en última instancia, tu productividad.
Por eso no puedes permitirte tener idas y venidas innecesarias que crean procesos repetitivos. La gestión del flujo de trabajo es mejor cuando se optimiza el proceso o se implementa la automatización del flujo de trabajo.
Reducción del trabajo manual y los errores humanos.
Con los procesos manuales, especialmente los que se mantienen en una hoja de cálculo, todo se actualiza constantemente, lo que deja mucho margen para errores o entradas duplicadas. ¡Una gestión adecuada del flujo de trabajo prospera al evitar pérdidas de tiempo!
El mejor proceso de gestión del flujo de trabajo se resuelve con flujos de trabajo automatizados. En lugar de utilizar hojas de cálculo, mantente al tanto de las tareas de tus equipos de forma automática mediante desencadenantes de automatización del flujo de trabajo para asignar una persona, cambiar la prioridad o dejar un comentario, eliminando así los procesos manuales.
Mayor transparencia y responsabilidad.
Si hay algo que aporta el software de gestión del flujo de trabajo es una gran cantidad de datos sobre los procesos. Y eso es fantástico para que conozcas el estado de las tareas de tus equipos y veas quién va con retraso, quién va al día o quién trabajará en qué parte del flujo de trabajo a continuación.
Con los datos del proceso anteriores, el gerente puede comprobar el progreso del trabajo de su equipo. Y con esa información, el gerente puede identificar cualquier posible obstáculo en el flujo de trabajo.
Además, dado que cada tarea tiene personas asignadas, tu sistema de gestión del flujo de trabajo permite al gestor del proyecto hacer que cada miembro del equipo se responsabilice de sus entregables.
Comunicación eficaz
Al tener visibilidad sobre el trabajo de todos, los miembros del equipo comprenden mejor y más rápidamente las preocupaciones de los demás. Y eso supone un gran paso hacia una comunicación y una gestión del flujo de trabajo eficaces.
Además, los miembros del equipo no se sienten ansiosos por lo que deben hacer a continuación cuando pueden verlo en una herramienta de gestión de proyectos. Evita que tu equipo tenga que adivinar cuáles son las siguientes tareas o incidencias que deben abordar. Las asignaciones de tareas se encuentran en el sistema de gestión del flujo de trabajo para que puedan consultarlas.
Fácil escalabilidad y mayor disponibilidad de recursos.
Imagina un proceso genérico de incorporación de empleados automatizado con un sistema de gestión del flujo de trabajo. Cada vez que un nuevo empleado completa una tarea de incorporación, el sistema le guía automáticamente a la siguiente tarea del proceso.
Ahora, imagina el dolor de cabeza que supondría para el gestor de proyectos hacerlo manualmente con cada nueva contratación. Y piensa en lo que pasaría si la empresa incorporara a docenas de empleados cada mes. Así es como la gestión del flujo de trabajo favorece la escalabilidad.
Además, en los flujos de trabajo automatizados, las tareas no dependen por completo de ninguna persona. Por ejemplo, el director del proyecto no necesita depender del director de RR. HH. para incorporar a cada empleado. En su lugar, el software de automatización de flujos de trabajo hará el trabajo, liberando al personal y otros recursos para tareas que sí dependen de su aportación.
5 consejos para la gestión del flujo de trabajo
Si tuviéramos que compartir contigo nuestros secretos para gestionar flujos de trabajo, estos serían los que te revelaríamos:
1. Utiliza un software de gestión del flujo de trabajo.
Los sistemas de gestión de flujos de trabajo ayudan a automatizar y gestionar múltiples flujos de trabajo sin esfuerzo. Pero hay tantas aplicaciones de flujos de trabajo en el mercado que es importante saber qué buscar en una herramienta de flujos de trabajo. Por eso hemos recopilado esta lista de funciones imprescindibles para ti:
- Automatización del flujo de trabajo: para ejecutar tareas repetitivas de forma automática, porque ¿qué sentido tendría implementar flujos de trabajo con otro software que no fuera ese? Ejemplo: enviar un recordatorio automático a una persona asignada cuando se acerca la fecha límite de una tarea.
- Seguimiento de plazos: para controlar los entregables del proyecto y realizar acciones en las fechas límite, como filtrar tareas por su fecha de entrega o arrastrar y soltar tareas en un cronograma para ajustar los plazos.
- Gestión del rendimiento: para supervisar la productividad y la eficiencia de los procesos de tu equipo. Esto es posible gracias a los informes y los datos de los procesos, como las tareas completadas o el número total de tareas en las que ha trabajado cada miembro del equipo.
- Estados de tareas personalizados: que puedes crear y configurar para satisfacer tus necesidades. Por ejemplo, un estado «En pruebas» no tiene sentido en una operación de gestión del flujo de trabajo de contratación, pero sí lo tiene en el desarrollo de software.
- Integraciones: para gestionar el trabajo en varias plataformas, como software de terceros para comunicación, intercambio y almacenamiento de archivos, gestión de horarios, control de tiempo y videoconferencias. Ejemplo: organizar una conferencia telefónica desde una herramienta de gestión del flujo de trabajo para discutir los detalles del proyecto con equipos remotos.
Echa un vistazo a ClickUp , nuestra herramienta de gestión de proyectos que destaca en la automatización del flujo de trabajo.
2. Utiliza plantillas de tareas y flujos de trabajo
Imagina lo tedioso e ineficiente que sería crear y asignar la misma tarea una y otra vez. En su lugar, debes seleccionar un software de gestión del flujo de trabajo que te permita:
- Crea una tarea a partir de una plantilla.
- Cargar una tarea desde una plantilla
- Añade pasos a una tarea desde una plantilla.
- Guarda una tarea como plantilla (o crea tus propias plantillas de tareas).
Pero eso no es todo lo que tendrás que hacer con las plantillas del software de gestión de flujos de trabajo. Debes tener la opción de crear tu propia plantilla de flujo de trabajo. Aquí tienes un ejemplo de la plantilla de diagrama de flujo de procesos de ClickUp.
Se trata de una plantilla de diagrama de flujo que contiene los elementos gráficos que necesitas para representar cualquier proceso. En la parte derecha, puedes ver un proceso de contratación. Fíjate en cómo el proceso fluye de un carril a otro. Cada carril simboliza a un interviniente y sus responsabilidades en el proceso.
3. Establece las dependencias del proyecto
El software de gestión del flujo de trabajo no es eficiente sin las dependencias del proyecto. Por ejemplo, las tareas pueden depender unas de otras y de los documentos. Asegúrate de que la herramienta que elijas pueda vincular tareas relacionadas de alguna manera.
De lo contrario, no podrás vincular los pedidos a los clientes ni las incidencias a los usuarios. Tu software de gestión del flujo de trabajo debe definir el orden correcto entre las tareas. Las dependencias del flujo de trabajo incluyen:
- Dependencias en espera: se refiere a las tareas que deben completarse antes de que se inicie la tarea actual.
- Dependencias bloqueantes: para las tareas que no pueden comenzar hasta que finalice la actual.
- Enlaces a dependencias: para conectar tareas que están relacionadas entre sí pero que no dependen unas de otras.
4. Comprueba el progreso con un diagrama de Gantt.
Para seguir con precisión el progreso de los sistemas de gestión del flujo de trabajo, nada mejor que un buen gráfico de Gantt. Se trata de una herramienta que muestra visualmente el plan de tu producto en un cronograma del proyecto. Y es tan versátil que puedes hacer todo esto con una vista Gantt dentro de tu software de gestión del flujo de trabajo, como:
- Programa tareas y reprográmalas automáticamente arrastrando y soltando.
- Vincula tareas mediante dependencias.
- Clasifica y prioriza las tareas.
- Destaca los posibles cuellos de botella en el flujo de trabajo.
- Obtenga porcentajes de progreso.
5. Apoya la planificación de sprints
Este último consejo destaca una plantilla de flujo de trabajo que puede resultarte útil. Nos referimos a la plantilla ClickUp Agile Scrum Management. Y el software de gestión del flujo de trabajo que incluye dicha plantilla está un paso por delante de los demás.
Empezar tus reuniones de planificación de primavera creando sprints a partir de una plantilla te quitará un peso de encima. Además, como el diagrama de Gantt es una vista del flujo de trabajo, contiene datos del propio flujo de trabajo, como las tareas.
Por eso es importante utilizar el mejor software de gestión del flujo de trabajo con vistas personalizadas de diagramas de Gantt que sean fáciles de leer y realizar la edición.
Plantillas adicionales para la gestión de flujos de trabajo
Haz que la gestión del flujo de trabajo funcione para ti.
La gestión del flujo de trabajo es muy eficaz para que tu equipo alcance niveles de productividad increíbles. Pero sin el software de flujo de trabajo, los procesos de gestión de proyectos para las tareas, los recursos del equipo y las disponibilidades actuales se vuelven aún más difíciles.
Si utilizas la herramienta de gestión del flujo de trabajo adecuada, la gestión de proyectos se vuelve mucho más fácil. Por suerte, ClickUp ofrece un montón de plantillas personalizadas y de automatización para facilitarte la gestión del flujo de trabajo.
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