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Pongámonos en situación. 🎭
Eres un gestor de proyectos cuyo equipo está listo para dar el siguiente paso en un proceso de planificación de proyectos. Habéis trabajado juntos para desarrollar el concepto y crear la estrategia de gestión de proyectos perfecta para hacer realidad vuestra idea.
Ahora es el momento de pasar a la acción. 🥳
Una vez que todos los pasos de su plan de proyecto estén definidos y ante usted, estará listo para entrar en la fase de ejecución del proyecto. Pero antes de cobrar 200 dólares y pasar por «Start», es importante ser consciente de los retos y cambios que podrían retrasar el proyecto o incluso detenerlo indefinidamente.
Deje que esta guía estimule su creatividad estratégica para que pueda dominar la ejecución de proyectos como un auténtico profesional. Siga leyendo para conocer todo lo que necesita saber sobre la ejecución exitosa de proyectos, las deficiencias que pueden obstaculizar su progreso y 10 estrategias de ejecución de gestión de proyectos que ayudarán a los gerentes a mantenerse en el camino correcto.
¿Qué es la ejecución de proyectos?
La ejecución del proyecto tiene lugar después de haber completado la fase de ideación a través de la hoja de ruta del proyecto. Es la parte buena, cuando estás listo para poner las cosas en marcha y llevar el proyecto a buen término. También puede ser la fase más desalentadora, ya que es la más larga, exigente y compleja.
Los gestores de proyectos deben mantenerse centrados, preparados para cambiar de rumbo y al tanto del progreso y los contratiempos del proyecto. Mientras el equipo lleva a cabo los pasos que todos han creado, usted, como gestor del proyecto, supervisa y apoya el progreso del equipo mediante:
- Supervisar, animar y felicitar al equipo mientras lleva a cabo el alcance del proyecto.
- Gestionar el progreso a medida que se produce.
- Sugerir correcciones de rumbo o cambios en el calendario.
- Gestión de las relaciones con las partes interesadas y la correspondencia
- Documentar y registrar todos los problemas, cambios y actualizaciones importantes.
Es más fácil decirlo que hacerlo, ¿verdad? 😅
Pero, como regla general, si simplemente se ciñe a dar prioridad a su personal, sus procesos y su comunicación, ¡todo irá bien! Independientemente del tipo de proyecto, una gestión eficaz de estas tres áreas garantiza que el proyecto se mantenga dentro de los plazos y del presupuesto previstos, y que alcance sus principales hitos.
Esto es clave, ya que también es responsabilidad del gestor de proyectos ayudar a los miembros a recuperar el tiempo perdido, reorientar o cambiar de rumbo si alguna parte del plan sale mal, lo que se conoce como deficiencias en la ejecución del proyecto.
¿Qué son las deficiencias en la ejecución de proyectos?
También conocidas como lagunas estratégicas, las lagunas en la ejecución de proyectos se producen cuando el plan de proyecto que ha creado no sale como se esperaba.
Ya sea que su proyecto se haya detenido por falta de claridad, cronogramas cada vez más ajustados, recursos reducidos u objetivos cambiantes, todos estos se consideran fallos en la ejecución del proyecto.
Si bien la falta de recursos es la causa de la mayoría de las deficiencias (incluidos el presupuesto, los materiales y el ancho de banda), hay otros obstáculos clave que se deben tener en cuenta antes de la fase de ejecución del proyecto:
- Falta de soporte o compromiso por parte de los superiores o las partes interesadas.
- Cronogramas ambiciosos o poco realistas
- Una visión del proyecto indefinida
- Falta de priorización, lo que conduce a cuellos de botella.
Y mucho más. 🫣
Como gestor de proyectos, puede resultar difícil encontrar el equilibrio entre supervisar la ejecución del proyecto para evitar fallos sin microgestionar a su equipo ni controlar cada detalle de su flujo de trabajo. En última instancia, esto es contraproducente, ya que transmite el mensaje de que no se confía en los miembros para gestionar su trabajo y, en pocas palabras, no es bueno para la moral.
Estamos aquí para remediar este problema con 10 estrategias que ayudarán a los gestores de proyectos a evitar posibles deficiencias en la ejecución y a entregar los proyectos sin contratiempos.
Bonificación: Planificación de contingencias
¿Qué ocurre durante una fase de ejecución de proyectos satisfactoria?
- Asignación de tareas: el gestor de proyectos asigna tareas específicas a los miembros del equipo en función de sus habilidades y experiencia.
- Implementación del trabajo: los miembros del equipo llevan a cabo las tareas que se les han asignado, siguiendo el plan y el cronograma del proyecto.
- Seguimiento del progreso: el gestor de proyectos supervisa el progreso de cada tarea, asegurándose de que el trabajo se complete según el plan.
- Comunicación y colaboración: Los miembros del equipo se comunican regularmente para compartir novedades, abordar retos y coordinar esfuerzos.
- Control de calidad: Se implementan procesos de garantía de calidad para asegurar que los resultados del proyecto cumplan con los estándares deseados.
- Gestión de riesgos: el equipo del proyecto identifica y aborda los posibles riesgos que pueden surgir durante la ejecución para minimizar su impacto.
- Gestión de recursos: El gestor del proyecto se asegura de que los recursos necesarios, como equipos, materiales y personal, estén disponibles y se utilicen de manera eficaz.
- Participación de las partes interesadas: El equipo del proyecto mantiene una comunicación regular con las partes interesadas, manteniéndolas informadas y abordando cualquier inquietud.
- Gestión del cambio: si se producen cambios en el alcance o los requisitos del proyecto, estos se documentan, evalúan y gestionan de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Documentación e elaboración de informes: El progreso, los hitos y cualquier problema que surja se documentan y se comunican a las partes interesadas pertinentes.
- Resolución de problemas: El equipo del proyecto identifica y resuelve cualquier problema o conflicto que surja durante la ejecución, garantizando el buen progreso del proyecto.
- Supervisión y ajuste continuos: El gestor del proyecto supervisa continuamente el progreso del proyecto y realiza los ajustes necesarios para mantenerlo en el buen camino.
10 estrategias de ejecución de proyectos
Hay muchos pasos proactivos que se pueden tomar antes de la fase de ejecución del proyecto para salvar la brecha entre las metas, estrategias o tareas que no están alineadas. ¡El secreto está en implementarlas en su proceso de gestión de proyectos mucho antes de que llegue el momento de actuar! Aquí le presentamos 10 de nuestras estrategias favoritas para la ejecución exitosa de proyectos, que mantendrán a su equipo motivado, encaminado y siempre avanzando.
1. Utilice software de gestión de proyectos.
Si no tiene claro si el software de gestión de proyectos es necesario para ejecutar proyectos de forma eficaz, la respuesta es sí.
Especialmente si dedica una cantidad significativa de tiempo a conectar con las partes interesadas, trabajar con equipos multifuncionales o gestionar varios proyectos a la vez, estas herramientas le ayudarán a aportar total transparencia al proyecto a todos los involucrados sin tener que enviar un solo correo electrónico.
El software de gestión de proyectos es esencial incluso para los gestores de proyectos más experimentados, ya que les permite supervisar el tiempo, las cargas de trabajo, los proyectos y, sinceramente, su cordura de la forma más productiva posible. Estas herramientas están diseñadas para eliminar el trabajo innecesario y optimizar los procesos de planificación de proyectos mediante la automatización del flujo de trabajo, las dependencias de tareas, las interfaces de arrastrar y soltar, y mucho más. 😍
Las mejores herramientas de gestión de proyectos son escalables, flexibles e intuitivas, por lo que, independientemente del tamaño de su equipo o la complejidad de su proyecto, el software siempre le ayudará a obtener resultados. Las funciones clave específicas que debe buscar en un software de gestión de proyectos de alta calidad incluyen:
- Múltiples vistas para respaldar tableros Kanban, diagramas de Gantt tradicionales, su Calendario, diagramas, listas de tareas y mucho más.
- Funciones de colaboración dentro de la aplicación, como comentarios, @menciones, chatear, tareas asignadas y observadores.
- Paneles y elaboración de informes instantáneos para que los gestores de proyectos tengan una visión general del estado general de sus proyectos.
- Estados de tareas personalizados para transmitir de forma clara y visual el progreso de cualquier acción.
- Múltiples integraciones para alinearse con su pila tecnológica actual y aportar información más valiosa a su plataforma de gestión de proyectos.
Aunque estas son solo algunas de nuestras funciones favoritas de gestión de proyectos, hay otras a las que debes prestar atención en función de tu situación particular. La facilidad de uso, el presupuesto de tu equipo y las herramientas en las que ya has invertido son aspectos fundamentales que debes tener en cuenta antes de elegir la solución adecuada. Pero en este sector en crecimiento, es importante saber que tienes muchas opciones.
2. Utilice plantillas de planificación y ejecución de proyectos.
Hoy en día se puede encontrar una plantilla para cualquier cosa.
¡En serio! No es ningún secreto que todas las herramientas potentes de gestión de proyectos incluyen un sólido conjunto de funciones que hay que adoptar. En última instancia, estas funciones serán sus mejores aliadas. Pero, ¿en el momento? Aprender a utilizar una nueva herramienta puede ser un proceso en sí mismo. Las plantillas solucionan este problema con un marco predefinido y personalizable para poner en marcha el proceso de ejecución de su proyecto de la forma más productiva posible.
Además, las plantillas son una forma estupenda de mostrar para qué se crearon las funciones de su software de gestión de proyectos. Los estados predefinidos, las tablas casi completas, las listas de tareas de planificación de proyectos y los documentos de ayuda son algunas de las muchas formas en que las plantillas pueden guiar a su equipo hacia el éxito.
El mejor consejo que podemos darte es que empieces por aquí, con la plantilla del plan de ejecución de proyectos de ClickUp.
Este documento de ClickUp, apto para principiantes, contiene siete páginas de secciones personalizables para definir de forma estratégica y exhaustiva el alcance, las metas, los requisitos, el calendario, el plan de comunicación y mucho más de tu proyecto. Es el recurso ideal para ayudar a los gestores de proyectos a estandarizar el proceso de ejecución de proyectos utilizando el editor de documentos colaborativo y dinámico de ClickUp. ¿Hemos mencionado que es gratis? 💸
Estas son algunas de las funciones que más nos gustan de ClickUp Docs:
- El texto de su documento ClickUp se puede convertir directamente en una tarea ejecutable.
- Los comentarios se pueden delegar a otros miembros con una simple mención o etiqueta.
- El equipo puede ver y realizar la edición conjuntamente sin solapamientos gracias a la detección colaborativa en tiempo real.
Y dado que los documentos de ClickUp se actualizan automáticamente y guardan el historial de versiones, tu plantilla de ejecución de proyectos siempre será una fuente fiable de información a la que el equipo del proyecto podrá recurrir en cualquier momento. 😍
3. Alinear las metas de ejecución del proyecto
No se trata solo de acordar los resultados finales del proyecto, sino de saber cómo encaja el proyecto en la visión a largo plazo de su organización.
Comprender el «porqué» de su proyecto mantendrá al equipo del proyecto alineado con la estrategia general y garantizará que se prioricen las tareas adecuadas. Una comunicación clara comienza por ponerse de acuerdo sobre las cosas antes de que comience la ejecución.
Las reuniones de inicio de proyectos, el establecimiento de metas SMART y las actualizaciones sobre el progreso son excelentes para promover la transparencia y la confianza en todo el equipo a la hora de alcanzar las metas a corto y largo plazo. Además, refuerzan la colaboración en todas las fases del proyecto, ya que garantizan que ningún miembro del equipo se quede estancado en su propio silo día tras día.
4. Sea innovador
Cuando se trata de nuevas ideas, nunca hay demasiados cocineros en la cocina: como gestor de proyectos, es fundamental empoderar a los miembros para que compartan sus opiniones.
Los miembros de su equipo son los que están en el meollo de la cuestión: siguen la hoja de ruta, cumplen el cronograma y cumplen sus promesas. ¡Saben de lo que hablan!
Al entrar en la fase de ejecución, es posible que se sienta reacio a aceptar nuevas ideas por miedo a poner en peligro la estrategia que acaba de crear. Pero dar un giro es una parte natural del proceso del proyecto. Usted y su equipo comparten los mismos objetivos, y les ayudará mucho saber que tienen la posibilidad de expresar sus opiniones, sugerencias y posibles preocupaciones mientras aún hay tiempo para hacer algo al respecto.
Los formularios de ideas, las sesiones de brainstorming y los canales de comunicación designados fomentan el debate abierto entre el equipo y les demuestran que te importa lo que tienen que decir al dar el primer paso. En lugar de limitarte a decirles que estás abierto a sus opiniones, dales la oportunidad de plantear ideas o problemas a los que se enfrentan en cualquier momento de la fase de ejecución: a largo plazo, tu proyecto siempre saldrá ganando.
5. Fomente el uso compartido de ideas
¡Funciona en ambos sentidos! Animar al equipo a compartir sus ideas es tan importante como asegurarse de que se sientan escuchados. Como gestor de proyectos, tienes el poder de ayudar a tu equipo a realizar cambios positivos a través de sus ideas. Sé receptivo y flexible con sus ideas, incluso si difieren de la estrategia original.
Además, el equipo se sentirá más responsable de su trabajo si sabe que sus opiniones se tienen seriamente en cuenta a lo largo de todo el proceso.
6. Delegar tareas para la ejecución del proyecto
Contrariamente a la creencia popular, los gestores de proyectos no deben cargar con todo el peso del mundo sobre sus hombros. Ya tienen suficientes preocupaciones, y como líderes del proyecto, delegar tareas a otros miembros fomentará el crecimiento y la confianza al compartir la propiedad entre todo el equipo.
Al dividir incluso las responsabilidades más pequeñas, los gestores de proyectos tienen más tiempo para comprender el panorama general, incluyendo el progreso del proyecto, la carga de trabajo del equipo y el estado del mismo.
7. Fomente la colaboración en equipo
Es responsabilidad del gestor de proyectos mantener informados a todos, desde los demás miembros del equipo hasta las partes interesadas.
El diálogo constructivo y abierto es otra forma en que el software de gestión de proyectos puede ayudar a los gestores a ahorrar tiempo y ser más eficientes en su día a día, pero no siempre tiene que reservarse para reuniones y correos electrónicos. Mantenga la transparencia total del estado de su proyecto permitiendo a los participantes clave ver, comentar o incluso editar informes de alto nivel o documentos de progreso según lo considere oportuno.
8. Identificar las dependencias entre tareas
Saber qué tareas deben completarse en un orden específico ayuda a que los proyectos se mantengan en marcha y los recursos se asignen adecuadamente. Teniendo en cuenta que la mayoría de las deficiencias estratégicas se reducen a una falta de gestión de recursos en algún nivel, estar al tanto de las dependencias de las tareas, los hitos y la ruta crítica puede marcar la diferencia entre que un proyecto supere o no la fase de ejecución.
9. Realice el seguimiento del progreso de la ejecución del proyecto.
En lo que respecta a los paneles, la elaboración de informes y la información, es mejor pecar por exceso de soluciones de gestión de proyectos más visuales. Existen multitud de formas de determinar el estado general de su proyecto, incluso a un nivel muy detallado, cuando se utiliza el software adecuado.
Funciones como los estados de tareas personalizados son excelentes para comprender rápidamente las actualizaciones de tareas individuales de un vistazo, pero para el progreso de alto nivel, los paneles, los diagramas y las pizarras digitales son la opción preferida de todos los gestores de proyectos. Otra ventaja de utilizar formas de elaboración de informes muy visuales es que son más fáciles de leer y más accesibles para que las partes interesadas, los superiores y otros jefes de departamento las comprendan en un santiamén.
10. Revise los resultados con las partes interesadas.
Seguir cualquiera de estas estrategias conduce a una mejor gestión del tiempo y a una mayor productividad, al tiempo que se evitan las deficiencias de ejecución en la gestión de proyectos. Entonces, ¿qué debe hacer con el tiempo que ha ahorrado? ¡Úselo para asegurarse de que las partes interesadas clave estén satisfechas en cada paso del camino!
Aunque no siempre sea necesario o posible, revisar los resultados del proyecto con las partes interesadas a lo largo de la fase de ejecución garantiza que estarán satisfechas cuando el proyecto haya terminado. Además, ¡te hace quedar bien!
Especialmente si trabaja con nuevos clientes, este gesto fomenta relaciones más sólidas con las partes interesadas y garantiza a su equipo que están avanzando en la dirección correcta.
Cómo ayuda el software de gestión de proyectos a la ejecución de los proyectos
Si hay algo que debe recordar de esta guía, que sea la importancia de contar con un software de gestión de proyectos dinámico para optimizar y automatizar el proceso de ejecución de sus proyectos.
Invertir su tiempo y recursos en el software adecuado le ayudará a llevar a cabo estas 10 estrategias de ejecución con facilidad y eficiencia, independientemente del tipo o la complejidad de su proyecto.
Con una amplia biblioteca de plantillas que complementa su rico conjunto de funciones, ClickUp es el software ideal para ayudar a los gerentes y equipos a ejecutar proyectos, optimizar procesos y alinearse con las metas clave. Es la única plataforma de productividad lo suficientemente potente como para centralizar su trabajo en todas las aplicaciones en un único hub colaborativo.
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