Vamos a ajustar el escenario. 🎭
Eres un gestor de proyectos cuyo equipo está listo para dar el siguiente paso en un proyecto de proceso de planificación de un proyecto . Habéis trabajado juntos para desarrollar el concepto y crear el proyecto perfecto estrategia de gestión de proyectos para dar vida a su idea.
Ahora, es el momento de pasar a la acción. 🥳
Una vez que cada paso de tu plan del proyecto está correlacionado y delante de usted, está listo para entrar en la fase de ejecución del proyecto. Pero antes de reunir 200 $ y dar el visto bueno, es importante ser consciente de los retos y cambios que podrían retrasar el proyecto o incluso detenerlo indefinidamente.
Deje que esta guía haga fluir sus jugos estratégicos para que pueda conquistar la ejecución del proyecto como un verdadero profesional. Aprenda todo lo que necesita saber sobre la ejecución de proyectos con éxito, las lagunas que pueden obstaculizar su progreso y 10 estrategias de ejecución de gestión de proyectos que ayudarán a los gestores a mantener el rumbo.
¿Qué es la ejecución de proyectos?
La ejecución de un proyecto tiene lugar después de haber completado la fase de ideación a través de su hoja de ruta del proyecto . Es la parte buena: cuando estás listo para ponerte manos a la obra y llevar el proyecto a buen puerto. También puede ser la fase más desalentadora, porque es la más larga, exigente y compleja.
Los gestores de proyectos deben mantenerse centrados, preparados para cambiar de rumbo y al tanto de los progresos y contratiempos del proyecto. Mientras el equipo sigue los pasos que ustedes han creado, usted, como gestor del proyecto, supervisa y apoya el progreso del equipo:
- Supervisando, alentando y celebrando al equipo mientras lleva a cabo el proyectoalcance del proyecto* Gestionar el progreso a medida que se produce
- Sugerir correcciones o cambios de calendario
- Gestión de las relaciones y la correspondencia con las partes interesadas
- Documentar y registrar todos los problemas, cambios y actualizaciones importantes
Es más fácil decirlo que terminarlo, ¿verdad? 😅
Pero como regla general, si te limitas a priorizar tus personas, procesos y comunicación, ¡estarás en buena figura! No importa el tipo de proyecto la gestión eficaz de estas tres áreas garantiza que el proyecto se mantenga en el buen camino, se ajuste al presupuesto y cumpla sus principales hitos.
Esto es clave porque también es responsabilidad del gestor de proyectos ayudar a los miembros a recuperar el tiempo perdido, redirigir o pivotar si alguna parte del plan se tuerce, lo que también se conoce como lagunas en la ejecución del proyecto.
Qué son las lagunas en la ejecución de un proyecto
También conocidas como lagunas de estrategia, las lagunas de ejecución del proyecto se producen cuando el plan del proyecto que usted creó no sale como esperaba.
Tanto si el proyecto se detuvo por falta de claridad, como si se redujeron los cronogramas, disminuyeron los recursos o cambiaron las metas, todos estos factores se consideran brechas en la ejecución del proyecto.
Aunque la falta de recursos es la causa de la mayoría de las deficiencias -incluidos el presupuesto, los materiales y el ancho de banda-, hay otros obstáculos clave que hay que tener en cuenta antes de la fase de ejecución del proyecto:
- Falta de soporte o compatibilidad por parte de los altos cargos o las partes interesadas
- Cronogramas ambiciosos o poco realistas
- Visión indefinida del proyecto
- Falta de priorización que provoque cuellos de botella
Y mucho más. 🫣
Como gestor de proyectos, puede ser difícil encontrar el equilibrio entre supervisar la ejecución del proyecto para evitar lagunas sin microgestionar a su equipo o cernirse sobre su flujos de trabajo . En última instancia, esto es improductivo porque transmite el mensaje de que no se confía en que los miembros gestionen su trabajo y, sencillamente, no es bueno para la moral.
Utilice la vista de carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte fácilmente tareas para reasignar recursos
Estamos aquí para poner remedio a este problema con 10 estrategias que ayudarán a los gestores de proyectos a evitar posibles lagunas en la ejecución y a entregar los proyectos sin contratiempos.
Bonus: Planificación de contingencias
¿Qué ocurre durante una fase de ejecución de proyecto con éxito?
- Asignación de tareas: El director del proyecto asigna tareas específicas a los miembros del equipo en función de sus conocimientos y experiencia.
- Ejecución del trabajo: Los miembros del equipo llevan a cabo las tareas asignadas, siguiendo el plan y el cronograma del proyecto.
- Seguimiento del progreso: El director del proyecto supervisa el progreso de cada tarea, asegurándose de que el trabajo se completa según lo previsto.
- Comunicación y colaboración: Los miembros del equipo se comunican regularmente para compartir actualizaciones, abordar retos y coordinar esfuerzos.
- Control de calidad: Se aplican procesos de control de calidad para garantizar que los resultados del proyecto cumplen las normas deseadas.
- Gestión de riesgos: El equipo del proyecto identifica y aborda los riesgos potenciales que puedan surgir durante la ejecución para minimizar su impacto.
- Gestión de recursos: El gestor de proyectos se asegura de que los recursos necesarios, como equipos, materiales y personal, estén disponibles y se utilicen eficazmente.
- Participación de los interesados: El equipo del proyecto mantiene una comunicación regular con los interesados, los mantiene informados y aborda cualquier preocupación.
- Gestión de cambios: Si se producen cambios en el alcance o los requisitos del proyecto, se documentan, evalúan y gestionan de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Documentación y elaboración de informes: El progreso, los hitos y los problemas encontrados se documentan y se comunican a las partes interesadas.
- Resolución de problemas: El equipo del proyecto identifica y resuelve cualquier problema o conflicto que surja durante la ejecución, garantizando un progreso fluido del proyecto.
- Seguimiento y ajustes continuos: El gestor del proyecto supervisa continuamente el progreso del proyecto y realiza los ajustes necesarios para mantenerlo en marcha.
10 Estrategias de ejecución de proyectos
Hay muchos pasos proactivos que dar antes de la fase de ejecución del proyecto para salvar la distancia entre cualquier meta, estrategia o tarea desalineada. El secreto está en aplicarlas en el proceso de gestión de proyectos mucho antes de que llegue el momento de actuar He aquí 10 de nuestras estrategias favoritas de ejecución de proyectos con éxito para mantener a su equipo motivado, en el buen camino y siempre avanzando.
1. Utilizar software de gestión de proyectos
Si no está seguro de si software de gestión de proyectos es necesario para ejecutar proyectos con eficacia.
Especialmente si pasa mucho tiempo en conexión con las partes interesadas, trabajando con equipos interfuncionales o la gestión de varios proyectos a la vez, estas herramientas ayudarán a aportar total transparencia del proyecto a todos los implicados sin tener que enviar un solo correo electrónico.
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El software de gestión de proyectos es esencial incluso para los gestores de proyectos más experimentados, ya que les permite supervisar el tiempo, la carga de trabajo, los proyectos y, lo que es peor, su cordura, de la forma más productiva posible. Estas herramientas están diseñadas para eliminar la carga de trabajo y agilizar los procesos de planificación de proyectos a través de automatización del flujo de trabajo , dependencias de tareas interfaces de arrastrar y soltar, etc. 😍
Los mejores herramienta de gestión de proyectos son escalables, flexibles e intuitivas, por lo que, independientemente del tamaño de su equipo o de la complejidad de su proyecto, el software siempre generará resultados. Entre las funciones clave específicas que se deben buscar en un software de gestión de proyectos de alta calidad se incluyen:
- Soporte de múltiples vistasTableros Kanban,tradicionales (diagramas de) Gantt, su Calendario,diagramaslistas de tareas, etc
- En la aplicacióncolaboración funciones como comentarios, @menciones, chatear, tareas asignadas y observadores
- Paneles de control y la elaboración de informes instantáneos para que los gestores de proyectos tengan un conocimiento de alto nivel de la salud general de sus proyectos
- Estados de tareas personalizados para transmitir de forma clara y visual el progreso de cualquier elemento de acción
- Múltiples integraciones para alinearse con su pila tecnológica actual y aportar más información valiosa a su plataforma de gestión de proyectos
Obtenga rápidamente datos importantes en una sola pantalla con los paneles de control de ClickUp
Aunque éstas son sólo algunas de nuestras funciones favoritas para la gestión de proyectos, hay más a las que debe prestar atención en función de su situación particular. La facilidad de uso, el presupuesto de su equipo y las herramientas en las que ya ha invertido son aspectos fundamentales que debe tener en cuenta antes de elegir la solución adecuada. Pero en este sector en crecimiento, es importante saber que hay muchas opciones
2. Utilizar plantillas de planificación y ejecución de proyectos
hoy en día se puede encontrar una plantilla para cualquier cosa
En serio No es ningún secreto que todas las herramientas potentes de gestión de proyectos vienen con un sólido conjunto de funciones para adoptar. A la larga, estas funciones serán tus mejores amigas. Pero, ¿de momento? Aprender una nueva herramienta puede ser un proceso en sí mismo. Las plantillas frenan este problema con un marco pre-construido y personalizable para poner en marcha el proceso de ejecución de su proyecto de la manera más productiva posible.
Además, las plantillas son una excelente forma de mostrarle para qué se crearon las funciones de su software de gestión de proyectos. Estados prefabricados, tablas casi completas, listas de tareas de planificación de proyectos y documentos de ayuda son algunas de las muchas formas en que las plantillas pueden guiar a su equipo hacia el intento correcto.
El mejor consejo sobre plantillas que podemos darle es que empiece por aquí, por la plantilla Plantilla del plan de ejecución del proyecto por ClickUp .
Defina el alcance, los requisitos, los recursos y mucho más de su proyecto con la plantilla del plan de ejecución del proyecto de ClickUp
Este documento de ClickUp para principiantes contiene siete páginas de secciones personalizables para planificar estratégica y minuciosamente su proyecto definir el alcance de su proyecto metas, requisitos, calendario, plan de comunicación y mucho más. Es el recurso ideal para ayudar a los gestores de proyectos a estandarizar el proceso de ejecución del proyecto utilizando el editor de documentos colaborativo y dinámico de ClickUp, ¿y hemos mencionado que es gratuito/a? 💸
Éstas son algunas de las funciones que más nos gustan de Documentos de ClickUp :
- El texto de su documento de ClickUp se puede convertir directamente en una tarea procesable
- Comentarios delegables a otros miembros con una simple mención o etiqueta
- El equipo puede ver y editar unos junto a otros sin solaparse utilizandodetección colaborativa en directo Y como los documentos de ClickUp Docs se actualizan automáticamente y guardan su historial de versiones, su plantilla de ejecución del proyecto siempre será una fuente fiable de información que el equipo del proyecto podrá consultar en cualquier momento. 😍
3. Alineación con las metas de ejecución del proyecto
No se trata sólo de ponerse de acuerdo sobre los del proyecto se trata de saber cómo encaja el proyecto en la visión a largo plazo de su organización.
Comprender el "por qué" de un proyecto permitirá al equipo del proyecto alinearse con la estrategia general y garantizar que se priorizan las tareas adecuadas. Una comunicación clara empieza por ponerse de acuerdo sobre las cosas antes de que empiece la ejecución. Reuniones de lanzamiento del proyecto , SMART ajuste de metas y las actualizaciones de progreso son excelentes para fomentar la transparencia y la confianza en el equipo a la hora de alcanzar los objetivos metas a corto y largo plazo . Además, refuerza la colaboración en todas las fases del proyecto, garantizando que cada miembro del equipo no se encierre en su propio silo día tras día.
4. Sé innovador
Cuando se trata de nuevas ideas, nunca hay demasiados cocineros en la cocina. Como gestor de proyectos, es fundamental que los miembros compartan sus ideas.
Los miembros de su equipo son los que están en el meollo de la cuestión: navegan por la hoja de ruta, siguen el cronograma y cumplen sus promesas. Saben de lo que hablan
Al entrar en la fase de ejecución, es posible que tengas dudas a la hora de acoger nuevas ideas por miedo a poner en peligro la estrategia que acabas de crear. pero pivotar es una parte natural del proceso del proyecto_. Usted y su equipo comparten los mismos resultados, y será de gran ayuda para ellos saber que tienen el poder de expresar sus ideas, sugerencias y posibles preocupaciones mientras aún están a tiempo de hacer algo al respecto.
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Formularios de ideas, sesiones de lluvia de ideas y los canales de comunicación designados fomentan el debate abierto entre el equipo y les demuestran que te interesa lo que tienen que decir dando el primer paso. En lugar de decirles simplemente que eres receptivo a sus opiniones, dales la oportunidad de plantear ideas o problemas en cualquier momento de la fase de ejecución: a la larga, tu proyecto siempre saldrá ganando.
5. Fomente el uso compartido de ideas
Esto va en ambos sentidos Animar al equipo a compartir sus ideas es tan importante como asegurarse de que se sienten escuchados. Como gestor de proyectos, usted tiene el poder de ayudar a su equipo a realizar cambios positivos a través de sus ideas. Sea receptivo y flexible con sus ideas, aunque difieran de la estrategia original.
Además, el equipo se sentirá más responsable de su trabajo si sabe que sus ideas se tienen muy en cuenta durante todo el proceso.
6. Delegar tareas para la ejecución del proyecto
Contrariamente a la creencia popular, los gestores de proyectos no deben cargar con el peso del mundo sobre sus hombros. Ya tienen bastante de qué preocuparse y, como líderes del proyecto, delegar tareas en otros miembros fomentará el crecimiento y la confianza al compartir la propiedad con todo el equipo.
Al dividir incluso las pequeñas responsabilidades, los directores de proyecto tienen más tiempo para comprender el panorama general de las cosas, incluido el progreso del proyecto, cargas de trabajo del equipo y estado.
7. Fomentar la colaboración en equipo
Es responsabilidad del gestor de proyectos mantener informados a todos, desde los demás miembros del equipo hasta las partes interesadas.
Personalización de los ajustes de privacidad y uso compartido en ClickUp Permisos
El discurso constructivo y abierto es otra forma en que el software de gestión de proyectos puede ayudar a los gestores a ahorrar tiempo y ser más eficientes en sus jornadas, pero no siempre tiene por qué estar reservado a reuniones y correos electrónicos. Mantén el estado de tu proyecto totalmente transparente dando a tus colaboradores clave acceso para ver, comentar o incluso editar informes de alto nivel o documentos de progreso según te convenga.
8. Identifique las dependencias de las tareas
Saber qué tareas deben completarse en un orden concreto ayuda a que los proyectos se mantengan en el buen camino y a que los recursos se asignen correctamente. Teniendo en cuenta que la mayoría de las carencias estratégicas se reducen a una falta de gestión de recursos a cierto nivel, estar al tanto de las dependencias de sus tareas, hitos y el ruta crítica a veces puede ser la diferencia entre que un proyecto llegue o no a la fase de ejecución.
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9. Seguimiento del progreso de ejecución del proyecto
Es mejor errar por el lado de más soluciones visuales de gestión de proyectos cuando se trata de paneles, (elaboración de) informes y perspectivas. Hay muchas formas de determinar el estado general de un proyecto, incluso a nivel granular, si se utiliza el software adecuado.
Funciones como los estados personalizados de las tareas son excelentes para comprender rápidamente las actualizaciones de las tareas individuales de un vistazo, pero para el progreso de alto nivel, los paneles, diagramas, y pizarras digitales son la mejor opción para cualquier gestor de proyectos. Otra ventaja de utilizar formularios de informes muy visuales es que son más fáciles de leer y más accesibles para las partes interesadas, los altos cargos y otros jefes de departamento.
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10. Revise los entregables con las partes interesadas
Siguiendo cualquiera de estos estrategias permiten gestionar mejor el tiempo y aumentar la productividad al tiempo que se evitan las lagunas de ejecución en la gestión de proyectos. Entonces, ¿qué debería hacer con el tiempo que ha ahorrado? Utilícelo para asegurarse de que las partes interesadas clave están satisfechas en cada paso del proceso
Aunque no siempre sea necesario o posible, revisar los entregables del proyecto con las partes interesadas a lo largo de la fase de ejecución garantiza que estarán satisfechas cuando el proyecto esté dicho y terminado. Además, te hará quedar bien
Especialmente si trabajas con clientes nuevos, este gesto fomenta una relación más estrecha con ellos relaciones con las partes interesadas y tranquiliza a su equipo asegurándole que avanzan en la dirección correcta.
Cómo ayuda el software de gestión de proyectos a la ejecución de proyectos
Si se lleva algo de esta guía, que sea la importancia de un software dinámico de gestión de proyectos para agilizar y automatizar el proceso de ejecución de su proyecto.
Invertir tiempo y recursos en el software adecuado le ayudará a seguir las 10 estrategias de ejecución con facilidad y eficacia, independientemente del tipo o la complejidad del proyecto.
Con una amplia Biblioteca de plantillas para complementar su rica conjunto de funciones , ClickUp es el software ideal para ayudar a directivos y equipos a ejecutar proyectos, agilizar procesos y alinearse con las metas clave. Es la única plataforma de productividad lo suficientemente potente como para centralizar sus trabajo entre aplicaciones en un hub de colaboración.
Supervisar las actualizaciones del proyecto
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