Si es la primera vez que gestiona proyectos, es posible que esté entusiasmado, pero también un poco nervioso por el gran trabajo que tiene por delante y las grandes expectativas de su equipo y sus jefes.
Y si tiene algo de experiencia, probablemente se sienta seguro de sus habilidades, pero consciente de los retos de cada nuevo proyecto. También sabe que adaptar y modificar su enfoque conduce a un mayor intento correcto del proyecto y consolida su experiencia.
Tanto si eres un novato como un profesional, tenemos 10 técnicas de gestión de proyectos que te ayudarán a sacar adelante cualquier proyecto. ¿Y lo mejor? Son aplicables a cualquier sector y tamaño de proyecto. Apostamos a que descubrirás algunas joyas en este resumen que te desafiarán a probar algo nuevo. 💎
¿Qué es la gestión de proyectos?
En Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) define la gestión de proyectos como "el uso de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas específicas para ofrecer algo de valor a las personas."
Esto implica identificar la necesidad de un proyecto, establecer las metas que debe alcanzar y, a continuación, entrar en los detalles: planificar lo que hay que hacer, ejecutar el plan, supervisar el progreso, gestionar cualquier sorpresa que surja por el camino y, por último, entregar el proyecto completado.
Los gestores de proyectos supervisan el proceso, se aseguran de que las tareas se realicen según lo previsto y ayudan a lograr los resultados deseados del proyecto. 💯
10 tipos de técnicas de gestión de proyectos
Para garantizar que los proyectos se completen con éxito, se necesita una variedad de herramientas de gestión de proyectos y técnicas a su disposición.
He aquí una lista de 10 técnicas únicas que merece la pena explorar. Desglosaremos qué son, cómo utilizarlas y cuándo.
1. Estructura de desglose del trabajo (EDT)
Los proyectos son complejos por naturaleza, por eso la Técnica EDT es útil en la fase de planificación del proyecto. Le permite desglosar una objetivos de un proyecto en pequeñas tareas viables.
Las cosas se ponen más fáciles cuando llegas a los "paquetes de trabajo" (las tareas más pequeñas que no puedes dividir más). Puede asignar tareas individuales a su equipo, asignar recursos, fijar plazos y seguir el progreso del proyecto a medida que se completan las tareas.
Las plantillas de EDT, como la Plantilla de desglose del trabajo de ClickUp el enfoque de gestión de proyectos extremo resulta menos intimidatorio. Es una pizarra digital con figuras, notas adhesivas y conectores para correlacionar su EDT. Además, puede invitar a su equipo a intervenir y hacer cambios en tiempo real, para que todos los detalles estén cubiertos antes de que empiece el proyecto.
Gestión de proyectos mediante una estructura de desglose del trabajo en la vista Lista de ClickUp
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2. Cascada
El La técnica de la cascada es un enfoque lineal y secuencial para completar proyectos y una de las técnicas de gestión de proyectos más antiguas. Consiste en agrupar las tareas en una serie de fases y completar cada una de ellas antes de iniciar la siguiente. Estas fases suelen incluir:
- Requisitos: Recopilar detalles del producto
- Diseño: Planificar cómo construir el producto
- Implementación: Poner en práctica los planes
- Pruebas: Comprobar si el producto cumple los requisitos iniciales
- Despliegue: Entregar el producto al cliente o usuario final
- Mantenimiento: Solucionar cualquier problema que surja durante el uso del producto
A diferencia del metodología ágil esta técnica supone que su requisitos del proyecto están bien definidos y es poco probable que cambien. Esto suele ocurrir en proyectos como la planificación de eventos, la construcción, la fabricación o la publicación de libros.
3. Scrum
Scrum es un tipo popular de técnica ágil de gestión de proyectos, a menudo utilizada por equipos de desarrollo de software para ejecutar proyectos. En Scrum, usted y su equipo de proyecto comienzan por crear una lista maestra de tareas pendientes llamada "product backlog." 📝
Al comienzo de un "sprint"-que es una fase de trabajo corta y enfocada que suele durar dos semanas (máximo un mes)-tu equipo elige las tareas de mayor prioridad del backlog del producto. Estas tareas elegidas (también conocidas como sprint backlog) se convierten en el foco principal de ese sprint.
Manténgase ágil mientras sprinta sus tareas con su equipo
Para mantener el rumbo, tendrá reuniones diarias (reuniones matutinas de 15 minutos), dirigidas por el Scrum Master para discutir el progreso y abordar cualquier problema. Utilizar Scrum para proyectos complejos en los que las necesidades pueden cambiar debido a cambios en el mercado o a la retroalimentación continua, o cuando la comunicación regular es clave para mantener el proyecto en marcha sin problemas.
4. Kanban
Kanban es un método ágil versátil utilizado en diversos sectores, gracias a su sencillo diseño de tablero para visualizar las tareas del proyecto y sus estados. Un típico Tablero Kanban se divide en tres columnas: Por hacer, En curso y Hecho.
Para empezar, mueva el trabajo de su lista principal de tareas a la columna To Do, luego a In Progress cuando se esté trabajando en ello, y luego a Done una vez completada. A diferencia de Scrum, no hay un cronograma estricto para cuando las tareas deben ser completadas. Pero para evitar abrumar a su equipo, establezca un número máximo de tareas para cada columna, también conocido como límite de trabajo en curso (WIP).
Cree el proyecto perfecto Flujo de trabajo ágil y construya un sistema Kanban flexible para visualizar su trabajo y mejorar la gestión de proyectos con la vista Tablero en ClickUp Vista Kanban digital de ClickUp facilita la creación, actualización y gestión de su Tablero en línea y desde cualquier dispositivo. Cree tantas columnas (con rótulos personalizados) como desee, establezca límites de WIP y mueva las tareas arrastrándolas y soltándolas por las columnas.
Esta metodología de gestión de proyectos es perfecta para manejar el trabajo en curso donde las prioridades pueden cambiar, como la gestión de una aplicación en vivo, la gestión de tickets de compatibilidad, o la gestión de publicaciones en blogs y redes sociales.
5. (diagrama de) Gantt
Un (diagrama de) Gantt es una técnica práctica para visualizar todas las tareas de un proyecto y las fechas importantes de un vistazo. Muestra claramente cuándo empieza y termina cada tarea, cómo dependen unas de otras y marca los hitos clave.
Construir Gráficos de Gantt en ClickUp es fácil una vez que tenga su EDT: introduzca sus tareas, arrástrelas y suéltelas en el gráfico, ajuste sus fechas de inicio y finalización y conecte las tareas dependientes.
La vista Gantt de ClickUp también cuenta con útiles funciones de visualización:
- Esquema de colores: Código de colores de las tareas en función de su prioridad y estado
- Filtros: Muestra las tareas con una persona asignada específica, prioridad, fecha límite, etc
- Modo Yo: Permite a los miembros del equipo ver sólo las tareas que tienen asignadas
- Barra de progreso: Seguimiento del porcentaje de finalización del proyecto a medida que se completan las tareas
Si está trabajando en proyectos con muchas dependencias de tareas y donde el cumplimiento de los plazos de las tareas es fundamental, el gráfico de Gantt es la técnica perfecta para ayudar a terminar el trabajo. 🎯
Estime la duración de cada actividad y forme un calendario realista con la ayuda de un (diagrama de) Gantt
6. Método del camino crítico (MPC)
El CPM señala el camino crítico de su proyecto una vez que ha correlacionado las duraciones y dependencias de las tareas mediante un (diagrama de) Gantt.
El camino crítico comprende las tareas que tardarán más tiempo en completarse, dictando la fecha de finalización del proyecto. Un retraso en cualquiera de estas tareas retrasa todo el proyecto. Por eso hay que seguirlas de cerca para asegurarse de que el proyecto sigue por buen camino. 🗓️
Con los gráficos de Gantt de ClickUp, la ruta crítica está al alcance de un clic. También puede ver la "holgura" de sus tareas, que es el tiempo extra del que dispone para trabajar en ellas sin ampliar la fecha de finalización del proyecto. Así, si una tarea de la ruta crítica se está retrasando, podrás reorganizar fácilmente tus tareas para que la holgura absorba cualquier retraso.
Identificar la ruta crítica del proyecto y definir el Slack para actividades flexibles no críticas en la vista Gantt de ClickUp
7. Gestión de las partes interesadas
En todos los proyectos hay personas con cierto nivel de influencia o interés en los resultados. Esto significa que hay que identificar a esas personas antes de iniciar el proyecto. En plantillas para correlacionar las partes interesadas facilita este proceso.
Una vez identificadas las partes interesadas clave, conoce sus expectativas y preferencias de comunicación. Y cuando el proyecto esté en marcha, proporcióneles actualizaciones periódicas y programe sesiones para recabar su opinión sobre los problemas clave.
La herramienta de ClickUp Vista del calendario de IA le permite programar y realizar el seguimiento de todas sus actividades de comunicación y participación de las partes interesadas en un solo espacio. Incluso puedes sincronizarlo con tu Calendario de Google para evitar conflictos de programación. Además, recibirás recordatorios de las próximas reuniones
Utilice las técnicas de correlacionar las partes interesadas en una Pizarra de ClickUp
8. Gestión del valor ganado (EVM)
EVM es una técnica para medir el rendimiento global de un proyecto en términos de presupuesto y calendario del proyecto. Para comprobar lo bien que va su proyecto en un momento dado, necesita tres valores clave:
- Valor planificado (VP): Lo que se había planeado conseguir en ese momento
- Valor obtenido (VE): Lo que realmente ha conseguido hasta ahora
- Coste real (CA): Lo que ha gastado hasta este momento
Estos datos son necesarios para calcular métricas clave como el índice de rendimiento de costes (CPI) y el índice de rendimiento del calendario (SPI). Si el IPC es inferior a uno, se está por encima del presupuesto; si el IPC es inferior a uno, se está por debajo del calendario.
Esto es muy útil para hacer ajustes basados en datos, como recortar los costes del proyecto, conseguir financiación adicional o reasignar recursos para acelerar los flujos de trabajo.
Calcule estas métricas automáticamente dentro de ClickUp con los campos de número y fórmula. Además, cree un panel personalizado que muestre visualmente estas métricas y seguimiento de las metas de su proyecto . De esta forma, usted y otros participantes en el proyecto comprenderán rápidamente las claves del proyecto sin tener que escudriñar largas filas de detalles.
9. Gestión de riesgos
La gestión de riesgos consiste en gestionar los riesgos potenciales para minimizar su impacto en el proyecto. Empieza por identificar posibles amenazas y cuellos de botella, como contratiempos presupuestarios, cambios en el calendario, modificaciones del alcance y, en casos extremos, oscilaciones del mercado o catástrofes naturales. 🌪️
Analice estos riesgos con Plantilla de análisis de riesgos para la gestión de proyectos de ClickUp y planifique sus respuestas en consecuencia. Durante el proyecto, supervise continuamente estos riesgos con registros de riesgos para evitar sorpresas.
¿Necesitas una lluvia de ideas? Utilice
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o ClickUp Mapas mentales . Esbozar tus ideas te ayudará a elaborar estrategias sólidas para contrarrestar los riesgos que se te presenten.
La plantilla de análisis de riesgos para la gestión de proyectos de ClickUp centraliza los riesgos de los proyectos para que pueda mitigar los problemas en función de la gravedad, la urgencia, el coste u otros factores
10. Gestión de proyectos de cadena crítica (CCPM)
Mientras que la técnica CPM se centra únicamente en la gestión de secuencias de tareas en el camino crítico, CCPM modifica el camino crítico teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos y las restricciones, dando lugar a la cadena crítica.
Su meta con CCPM es garantizar que la cadena crítica permanezca intacta mediante la asignación estratégica de recursos, la reprogramación simultánea de tareas que necesitan un recurso limitado y la adición de amortiguadores para proteger las tareas contra los retrasos.
Aplique esta técnica en proyectos en los que los recursos (como miembros de equipos especializados y equipos) son escasos y la entrega a tiempo es imprescindible.
5 Plantillas de gestión de proyectos
Gestionar un proyecto con eficacia requiere un equilibrio de técnicas y herramientas que ahorren tiempo, como por ejemplo plantillas de gestión de proyectos . Hemos reunido cinco de las mejores para ayudarle a planificar, lanzar y realizar el seguimiento de sus proyectos con facilidad.
1. Plantilla de enfoque de gestión de proyectos de ClickUp
Ponga en marcha sus proyectos con ClickUp's: rellene, personalice y ejecute
En Plantilla de enfoque de gestión de proyectos ClickUp es una plantilla de fácil uso para principiantes para planificar hojas de ruta de proyectos de todos los tamaños, especialmente los que pueden ejecutarse con la técnica de cascada.
Para empezar, introduce estos detalles clave del proyecto en la descripción de la plantilla para asegurarte de que todo el mundo está en la misma página:
- Título del proyecto
- Cliente/organización
- Director del proyecto
- Patrocinador
- Fecha de la última revisión
- Calendario
En la vista Lista, añada tareas en los grupos Requisitos, Análisis, Diseño, Ejecución, Pruebas e Implantación. Asigne tareas a su equipo, establezca fechas límite y adjunte cualquier archivo relevante que su equipo pueda necesitar.
Esta plantilla, como todas las de ClickUp, es totalmente personalizable. Modifique los registros, edite Campos personalizados y añada vistas del proyecto según le convenga
2. Plantilla marco de gestión de proyectos ClickUp
Mapa y código de colores de las áreas clave de su proyecto con la plantilla del marco de gestión de proyectos de ClickUp Plantilla del marco de gestión de proyectos de ClickUp es una Pizarra digital en la que puedes correlacionar las áreas clave de tu proyecto. Incluye la definición del proyecto, el calendario previsto, la gestión de costes, la gestión de riesgos y la gestión logística.
Asigna cada área a un miembro del equipo y utiliza notas adhesivas para desglosar las tareas de cada área. Colorea las notas adhesivas según el estado de la tarea (terminada, en curso, completada), la prioridad (alta, media, baja) o el plazo en que se ejecutará (por ejemplo, los trimestres 1, 2, 3 y 4).
Si buscas un espacio flexible para el intercambio de ideas en equipo y para crear una visión clara y global de un proyecto complejo, esta plantilla puede ser la tuya.
3. Plantilla del plan de tareas de ClickUp para la gestión de proyectos
Asegúrese de que su proyecto comienza sin problemas con la plantilla del plan de tareas de gestión de proyectos de ClickUp
En Plantilla del plan de tareas de ClickUp para la gestión de proyectos es esencialmente una hoja de ruta para la fase de planificación de su proyecto. Enumera todos los pasos que hay que dar, desde la definición de la meta del proyecto hasta el trazado del plan de trabajo cronograma del proyecto en un diagrama de) Gantt y estimar el presupuesto del proyecto. 💰
Asigna cada paso a un miembro del equipo y ajústale un plazo. Además, facilita el seguimiento desglosando cada tarea en subtareas y listas de control. Por ejemplo, al crear el concepto del proyecto, la lista de control abarca aspectos como sus antecedentes, su importancia, alcance del proyecto y las partes interesadas.
Pase a la vista Tablero para ver qué tareas tiene pendientes su equipo, cuáles están en marcha y cuáles terminadas. De este modo, toda la planificación se realiza sin problemas y a tiempo, para que el proyecto real comience sin contratiempos.
4. Plantilla de panel de gestión de proyectos ClickUp
Utilice la plantilla de panel de gestión de proyectos de ClickUp para gestionar su proyecto, realizar un seguimiento de la productividad del equipo y equilibrar las cargas de trabajo en un solo espacio
En Plantilla de panel de gestión de proyectos ClickUp es una práctica herramienta para gestionar todo el ciclo de vida de un proyecto y, al mismo tiempo, tomar el pulso a la productividad y el rendimiento de su equipo.
Organice las actividades de su proyecto en diferentes fases: Inicio, Planificación, Ejecución y Cierre. Para cada tarea, especifique quién es el responsable de cumplir el plazo, los riesgos potenciales y los costes previstos/reales.
Para ver quién está trabajando en qué, cambie a las vistas Equipo y Carga de trabajo. La plantilla también le permite visualizar cómo se reparten las tareas en su equipo. Esto ayuda a equilibrar las cargas de trabajo para garantizar que todo el mundo trabaja al máximo de su capacidad.
5. Plantilla de hoja de cálculo para la gestión de proyectos ClickUp
La plantilla de hoja de cálculo de gestión de proyectos de ClickUp facilita la gestión de proyectos en una vista dinámica tipo hoja de cálculo
Si le gustan las hojas de cálculo, le encantará gestionar proyectos con la plantilla de hoja de cálculo de gestión de proyectos de ClickUp Plantilla de hoja de cálculo para la gestión de proyectos ClickUp .
Dentro de Vista Tabla arrastra y suelta columnas para obtener un diseño personalizado, oculta las columnas que no necesites o ancla las importantes para acceder rápidamente a ellas. O cambie a otras vistas, como Kanban, Gantt y Calendario, y sincronice los detalles de sus tareas sin problemas en todas ellas.
Para los flujos de trabajo de aprobación, pida a los miembros de su equipo que actualicen el estado de aprobación de cada tarea a Listo para aprobación cuando proceda. Tras la revisión, actualiza el estado de la tarea a Necesita revisión o dale luz verde con Aprobado. 🚦
Utilice la vista Problemas para clasificar los problemas de la tarea por gravedad, de menor a mayor. Del mismo modo, la vista Riesgo te permite ver las tareas por nivel de riesgo, de alto a bajo, o incluso sin riesgo. Ambas vistas facilitan la detección y resolución de problemas para que tu proyecto siga por buen camino.
Ejecute la gestión de proyectos sin esfuerzo con ClickUp
Todo intento correcto de un proyecto depende de la eficacia de las técnicas de gestión de proyectos. No todas las técnicas se adaptan a todos los proyectos, así que evalúe cuidadosamente las necesidades de su proyecto y elija la combinación adecuada en consecuencia.
Con ClickUp, la aplicación de estas técnicas es muy sencilla y directa. Como software dedicado a la gestión de proyectos, se encarga del trabajo pesado para que usted pueda centrarse en la estrategia del proyecto, reunirse con sus metas de gestión de proyectos , e impresiona a tus partes interesadas y clientes. 🤩 Inscríbase hoy mismo en ClickUp y prueba gratis/a las funciones de la plataforma.