He oído hablar mucho de los diagramas de flujo de trabajo, pero no tengo ni idea de lo que son
Bueno, la confusión termina aquí. ✋
A primera vista, los diagramas de flujo de trabajo pueden parecer esquemas complicados que está tentado de evitar a toda costa. O puede que pienses que hace falta un tipo especial de persona para entender los diagramas de flujo de trabajo.
Pero si dedicas sólo unos minutos a aprender qué hace que los diagramas de flujo de trabajo sean tan útiles para equipos y organizaciones, hay muchas posibilidades de que te enganches a crearlos.
Si busca aumentar su productividad y crear más sistemas de flujo de trabajo eficaces para asegurarse de que su equipo envía su mejor trabajo, le conviene marcar esta guía.
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¡Vamos a sumergirnos en él!
¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?
Puede que hayas oído hablar de ellos como diagramas de procesos o incluso de empresa correlacionar procesos . En cualquier caso, la idea subyacente es la misma.
Los diagramas de flujo de trabajo están diseñados como hojas de ruta visuales de un proceso. Suelen crearse para ayudar a los equipos a esbozar y mejorar sus procesos de trabajo. Por ejemplo, un equipo de RR.HH. puede necesitar crear un diagrama de flujo de trabajo para perfeccionar su estrategia de incorporación de nuevos empleados mientras que el Departamento de gestión informática podría utilizar un diagrama de flujo de trabajo para mejorar su proceso de selección de proveedores.
El concepto de diagrama de flujo de trabajo fue creado a finales del siglo XIX por Henry Gantt (diagrama de) Gantt y Frederick Winslow Taylor. ¿La razón? Mucho antes de que software de diagramas las empresas industriales utilizaban la ciencia de la gestión para controlar la eficiencia y garantizar la calidad de su producción. ¿Cómo? Creando diagramas de procesos.
Lo bueno de los diagramas de procesos es que no sólo describen las tareas que componen un proceso (como una lista de tareas pendientes con un principio y un final), sino que además pueden ayudarle a visualizar los datos, la toma de decisiones e incluso
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. Impresionante, ¿verdad? Y la visualización es sólo una de las muchas ventajas.
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Las ventajas de utilizar diagramas de flujo de trabajo
Ahora, parte de la adopción de diagramas de flujo de trabajo es familiarizarse con todos los beneficios que ofrecen. En esencia, se trata de impulsar la mejora.
Mejorar la comunicación en equipo
Si hay algo que los equipos necesitan es estar en la misma página. También necesitan toda la claridad posible.
Los diagramas de flujo de trabajo son un medio perfecto para colaboración entre equipos en la visualización de los sistemas que les ayudarán a llevar su proyecto a buen puerto. Así se agilizan los procesos y se desperdician muchos menos recursos. También ayuda a aliviar los molestos cuellos de botella. ⌛
Descubrir los cuellos de botella del proceso
¡Sorpresa! Probablemente tenga más cuellos de botella en los procesos y áreas problemáticas o conflictos en sus estrategias que podrían eliminarse. . Pero es difícil saberlo si no dispone de un diseño visual que le ayude a localizar las áreas problemáticas.
Cuantos más cuellos de botella descubra, más podrá crear sistemas eficientes a través de los cuales su equipo pueda crear su mejor trabajo. ¿Y quién no quiere eso?
Documente sus sistemas
Dicen que la historia se repite si no aprendemos de ella. Lo mismo ocurre cuando no documentas lo que ha funcionado en el pasado.
Tanto si tu equipo es una agencia digital que trabaja con muchas piezas móviles y revisiones de clientes como si eres una empresa de software para camiones que utiliza un sistema repetible para incorporar Herramientas SaaS rápidamente, querrás documentar lo que funciona para tu equipo.
Los diagramas de flujo de trabajo son una forma accesible de que cualquier persona de su equipo se ponga al día sobre los procesos y tareas de la empresa. Por no mencionar que pasarán menos tiempo dando vueltas, haciendo preguntas y resolviendo confusiones (¡eh, a veces pasa!).
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Aquí hay 5 ejemplos de diagramas de flujo de trabajo
No todos los diagramas de flujo de trabajo son iguales. Si te estás preguntando cómo son, aquí tienes un resumen de algunos de los más populares que puedes empezar a usar, bueno, tan pronto como hoy.
1. Diagrama de carriles de natación
Flujo de trabajo del diagrama Swimlane
Imagine un carril de natación en una piscina. A continuación, imagine un esquema con las tareas, así como la etiqueta de los miembros del equipo responsables de esas tareas, en una configuración vertical. Eso es lo que se llama una diagrama de carriles de nado .
Se trata de un diagrama de flujo de trabajo muy útil cuando se trata de encontrar tareas que entran en conflicto entre sí. También es una buena forma de responsabilizar a los miembros del equipo y establecer la propiedad de las tareas clave de un proceso determinado.
2. Cronograma
Cronograma
Este diagrama es exactamente como suena: correlaciona visualmente una secuencia de eventos en orden. Los diagramas de cronograma le ayudan a tener una visión más precisa del alcance de un proceso.
Puede ayudarle a saber en qué invierte su tiempo y en qué pierde más tiempo. Los procesos que consumen muchos recursos, incluido el tiempo, pueden beneficiarse del uso de un diagrama de cronograma. Los gestores de proyectos y los directores de operaciones de almacén pueden encontrar útil este diagrama.
3. Diagrama de flujo de trabajo ágil
Diagrama de flujo de trabajo ágil
Este diagrama permite visualizar la totalidad de un proceso necesario para crear un producto o servicio. Es uno de los mejores diagramas para hacer muy visible cada parte de su proceso. También destaca quién de tu equipo está asignado a cada tarea.
Los diagramas ágiles son los mejores para proyectos más complejos. Los equipos de ingeniería o los coordinadores de eventos pueden utilizar diagramas ágiles para mantenerse ágiles y altamente eficientes a medida que organizan equipos y cumplen plazos.
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4. Diagrama de flujo de trabajo del proceso
Diagrama de flujo de trabajo del proceso
Puede utilizar el diagrama de flujo de trabajo de procesos para ilustrar la relación entre las tareas que componen un proceso. Es ideal para estandarizar un proceso que utiliza con frecuencia. Por ejemplo, si trabajas en RR.HH. y necesitas documentar tu proceso de contratación e incorporación. Un diagrama puede ser una de las mejores formas de organizarlo y optimizarlo.
El diagrama de flujo de trabajo del proceso es sencillo, lo que lo convierte en el diagrama perfecto para la toma de decisiones y mejorar un sistema ya establecido.
5. Diagrama de flujo de trabajo de datos
Diagrama de flujo de trabajo de datos
Un diagrama de flujo de datos funciona mejor cuando se trata de visualizar el flujo de datos en un proceso en lugar de limitarse a enumerar las tareas necesarias para completarlo de principio a fin.
¿De dónde proceden los datos? ¿Adónde irán cuando se complete una tarea específica? ¿Cómo entra en conflicto un punto de datos con un punto de toma de decisiones? Todas estas preguntas le resultarán más fáciles de responder una vez que haya correlacionado los datos en un diagrama.
Los diagramas de datos también son muy útiles para determinar cómo fluyen los datos dentro de los equipos y si habrá conflictos en el procesamiento de datos con equipos adyacentes. Es una forma estupenda de correlacionar un sistema que ya estás utilizando para hacerlo más eficaz.
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Cómo crear su primer diagrama de flujo de trabajo
Aunque puede utilizar el método analógico tradicional de papel y bolígrafo para crear sus diagramas de flujo de trabajo, le aconsejamos que no lo haga. Es mucho mejor utilizar una herramienta digital para crear tus diagramas.
Se pueden compartir, editar fácilmente y guardar en el portátil hasta el fin de los tiempos. La función Pizarra de ClickUp le ofrece una Canva en la que puede empezar fácilmente a crear y compartir sus diagramas de flujo de trabajo.
1. Familiarícese con los símbolos de los diagramas y gráficos de flujo de trabajo
Los diagramas de flujo de trabajo tienen su razón de ser. En otras palabras, se construyen con figuras estandarizadas a las que se asigna un significado, de modo que todos los que lean un diagrama de flujo de trabajo estén en la misma página. He aquí un breve resumen:
- Flecha/línea: Se utilizan para indicar tanto la dirección como el flujo del diagrama. También se utilizan como símbolos de conexión que conectan ciertas figuras/tareas. ➡️
- Paralelogramo: Puedes usarlos para mostrar exactamente dónde entran los nuevos datos en un proceso. 📒
- Diamante: Esta figura se utiliza para mostrar una decisión en tu flujo de trabajo que es necesaria para pasar al siguiente paso. 🔶
- Rectángulo: Puedes utilizar un rectángulo para simbolizar un solo paso en un diagrama de flujo de trabajo 🟪
- Cilindro: ¿Quieres añadir datos a tu flujo de trabajo? Para esto sirve un cilindro. 🔋
- Ovalo: Estos marcan los puntos de inicio y final de un flujo de trabajo. 🏉
Ahora que ya conoces los símbolos de flujo de trabajo, te explicamos cómo elegir el diagrama adecuado.
2. Elija su diagrama de acuerdo a su meta final
La elección del diagrama de flujo de trabajo adecuado para usted comienza con la meta final en mente. Por ejemplo, decida si desea:
- Visualizar un nuevo proceso para un próximo proyecto
- Ejecutar un proceso deanálisis del flujo de trabajo para identificar ineficiencias en un sistema antiguo
- Optimizar cómo utiliza todos sus recursos a lo largo de un proceso
- Ajuste las expectativas del equipo para un flujo de trabajo específico y mejore la forma de comunicarse
- Desglosar un proceso muy complejo con un montón de tareas diferentes, puntos de decisión y datos
A continuación, cada tarea puede correlacionarse con un tipo diferente de flujo de trabajo. Digamos que eres un estudio de arquitectura que necesita optimizar el proceso de incorporación de nuevos clientes . Creación de un diagrama de correlacionar procesos (véase nuestra lista anterior) podría ser un buen pedido.
Así pues, ya ha elegido el diagrama de flujo de trabajo que más le conviene. Pero no puedes crearlo sin las herramientas adecuadas a tu disposición. 🛠️
3. Regístrate en ClickUp (¡su función de Pizarra es gratuita/a!) 👀🙌🙌
Si estás buscando una de las maneras más fáciles de empezar a crear tu diagrama de flujo de trabajo, no busques más que ClickUp .
Es Función Pizarra tiene todas las herramientas que necesitas para crear flujos de trabajo en los que tu equipo pueda colaborar y compartir según sus necesidades.
Una vez que te registres, solo tienes que ir a + Vista, desplazarte hacia abajo y hacer clic en Pizarra
Te encontrarás con una bonita pizarra en la que podrás empezar a esbozar el diagrama que prefieras.
Pizarra ClickUp
4. Crea un borrador de Pizarra e invita a los miembros de tu equipo
¡Usted no tiene que crear su diagrama de flujo de trabajo solo! Puede invitar a los miembros de su equipo a colaborar y formar parte del proceso.
Pendiente de ello, vaya a Space Setting, a continuación, haga clic en Sharing & Permissions y usted será capaz de añadir miembros a su espacio. Una vez que hayas incorporado a los miembros de tu equipo, podrás empezar a trabajar en tu diagrama en tiempo real.
Cada uno de vosotros podrá ver los cursores de los demás mientras creáis figuras y conectáis tareas.
Pizarras ClickUp
Un puente sin fisuras entre la ideación y la ejecución mediante la creación de tareas de ClickUp directamente desde sus Pizarras
5. Cree su diagrama de flujo de trabajo con la herramienta de figura
A partir de ahora, la Pizarra es su ostra. Puedes crear tantos diagramas de flujo de trabajo como necesites y guardarlos, compartirlos, mostrarlos en una presentación o modificarlos siempre que lo necesites.
Puedes crear figuras de forma intuitiva, conectarlas sobre la marcha y utilizar la función Texto para etiquetar cada una de ellas adecuadamente. Incluso puedes cargar tus propias figuras e imágenes a través de la herramienta de carga de imágenes.
vía Vivian Tej/ClickUp
Bonus: Ejemplos de flujo de trabajo de gestión de proyectos !
Crea sistemas impresionantes con diagramas de flujo de trabajo
Aunque esta no es una lista de todos los posibles diagramas de flujo de trabajo que podrías utilizar, es un sólido paso en el mundo de los diagramas de flujo de trabajo.
Úsalo para guiarte en tu próximo sesión de lluvia de ideas o reunión de equipo.
Los diagramas de flujo de trabajo le ponen a usted y a su equipo al volante, al tiempo que garantizan que todo el mundo se mantiene en la misma página.
Son una forma fiable de mejorar la comunicación, los cuellos de botella en los procesos y documentar eficazmente tus sistemas.
Para empezar a leer todas las ventajas de un diagrama de flujo de trabajo, es cuestión de elegir el mejor en función de su meta final. Una vez que esté listo para armar su diagrama, ¡empiece a utilizar la función de Pizarra de ClickUp de forma gratuita/a aquí!