Las empresas funcionan mediante procesos. Desde los procedimientos de contratación hasta las evaluaciones de riesgos y el ajuste de metas, los procesos y flujos de trabajo se ejecutan en segundo plano para garantizar el cumplimiento de sus objetivos.
Comprobar que dispone de procesos eficaces puede marcar la diferencia a la hora de tener un intento correcto. Eso significa que no puede limitarse a dejar que los procesos hagan su trabajo, sino que tiene que desempeñar un rol activo en la creación, el desarrollo y la mejora constante de estos flujos de trabajo.
Una forma pendiente de hacerlo es analizar los flujos de trabajo. Se trata de revisar periódicamente los flujos de trabajo y los procedimientos para ver qué funciona bien y qué hay que mejorar.
Aquí profundizaremos en el análisis de los flujos de trabajo y enumeraremos las ventajas de este tipo de revisión. Además, le mostraremos los diferentes tipos de análisis del flujo de trabajo, le ofreceremos un enfoque paso a paso para realizar el análisis del flujo de trabajo y le proporcionaremos ejemplos de la vida real para guiar sus esfuerzos. ✨
¿Qué es el análisis del flujo de trabajo?
El análisis del flujo de trabajo es el proceso de revisión de los procedimientos con la meta de hacerlos más eficientes. Este tipo de análisis forma parte integral de gestión de empresas .
Consiste en examinar qué flujos de trabajo son ineficaces y utilizarlos para crear mejores soluciones. Por ejemplo, puede identificar tareas manuales repetitivas que puedan automatizarse o encontrar una nueva forma de dividir el trabajo en función del ancho de banda de su equipo.
En resumen, el análisis del flujo de trabajo es una forma de examinar las tendencias en sus flujos de trabajo, descubrir puntos débiles en su proceso y generar puntos de partida para la mejora. 📝
En general, el proceso de análisis del flujo de trabajo incluye:
- Documentar el flujo de trabajo existente
- Identificar las áreas débiles o los bloqueos
- Determinación de las tareas idóneas para la automatización
- Creación de planes de acción que incorporen las conclusiones del análisis
## 4 Ventajas de implantar un análisis de flujo de trabajo
El análisis del flujo de trabajo tiene muchas ventajas, como una mayor eficacia, unas expectativas más claras y un cumplimiento más sencillo de la normativa. El análisis de flujos de trabajo no sólo agiliza el funcionamiento interno de los procesos de su empresa, sino que también crea una mejor entorno de trabajo y te posiciona para ser más competitivo en la gran fase.
Estas son algunas de las principales ventajas del análisis del flujo de trabajo.
1. Mayor eficacia en los distintos equipos
La meta clave de este análisis es rediseñar los procesos de la empresa y hacerlos más eficientes. En agilizar sus flujos de trabajo y podrás centrarte en las grandes metas que tienes entre manos, sin que nada se te escape de las manos.
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Revisar los procesos también significa eliminar tareas redundantes, asignar tareas agrupadas a los miembros correctos del equipo, y priorizar las tareas que tienen dependencias. Utilizando un gestión del flujo de trabajo herramienta aparece automatización del flujo de trabajo oportunidades en las que puede liberar tiempo de un miembro del equipo para que pueda centrar sus esfuerzos en otra cosa. 👩💻
2. Mayor adaptabilidad para detectar y evitar cuellos de botella
Un análisis adecuado del flujo de trabajo es un proceso continuo. Eso significa que no se hace una sola vez.
En su lugar, debe programar un análisis del flujo de trabajo trimestral o anualmente para reevaluar cómo está haciendo las cosas. Incorpórelo como paso final de un proyecto, de modo que pueda empezar a sentar las bases para el éxito de futuros proyectos basándose en la información de los proyectos existentes.
Si revisa constantemente sus procedimientos, podrá adaptarse mejor a los cambios del mercado, a la satisfacción y las preferencias de los clientes y a la rotación de personal. También estará mejor preparado para hacer frente a los cuellos de botella documentando los puntos fuertes y débiles que haya tenido en el pasado y las ideas sobre cómo los resolvió.
3. Empleados más felices significan flujos de trabajo más eficientes
La gestión y el análisis de los flujos de trabajo crean un entorno laboral mejor, especialmente en lo que respecta al compromiso de los empleados.
Los empleados no tienen por qué lidiar con tecnología antigua y anticuada. Anime a su equipo a hacer sugerencias cuando se trate de herramientas de mejora de procesos . Puesto que son ellos quienes trabajan a diario con el software de gestión de flujos de trabajo, están en una posición privilegiada para dar una idea de lo que hay que mejorar.
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Esto no sólo permite mejorar los flujos de trabajo, sino que también capacita a sus empleados. Se sienten escuchados y respetados y tienen mayor autonomía y control sobre sus procesos de trabajo. 🤩
4. Cumplimiento y marcos normativos más sencillos
Para las empresas procesos en empresas sanitarias en empresas del sector sanitario, organismos públicos y empresas financieras o bancarias, las herramientas de análisis del flujo de trabajo facilitan el cumplimiento de la normativa. Proporciona información y estructura para que todo el mundo sepa lo que hay que hacer y ofrece actualizaciones sobre el progreso en tiempo real.
El análisis de los procesos empresariales existentes le permite desarrollar la estructura necesaria para mejorar el cumplimiento de la normativa. Cree bases de datos de conocimientos como parte de sus flujos de trabajo para hacer una lista de todos los marcos normativos necesarios, asignar etiquetas a las tareas para hacer un seguimiento de la responsabilidad y crear pasos para informes de auditoría rápidos.
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Principales tipos de análisis de flujo de trabajo
Existen tres tipos diferentes de análisis del flujo de trabajo. Cada uno comparte la meta de mejorar los procesos de flujo de trabajo y aumentar la eficiencia. 💪
Estos son los tres tipos de análisis de flujo de trabajo:
- Lineal análisis del flujo de trabajo : Este tipo de análisis se centra en los procesos que funcionan en línea recta. Este método es el mejor para las organizaciones que tienen pasos claros en las tareas, procesos bien definidos y una responsabilidad clara de los empleados
- Borradas Análisis de flujos de trabajo : Este tipo de análisis está diseñado para revisar procesos entre departamentos o en organizaciones en las que no existe una clara delimitación de los pasos de las tareas
- Híbrido Análisis de flujos de trabajo : Este tipo de análisis se centra en examinar los flujos de trabajo entre departamentos y dentro de los departamentos. Es ideal para evaluar procesos en proyectos en los que intervienen distintos departamentos, pero también hay procesos dentro de los departamentos que deben racionalizarse
Cada tipo de análisis de flujo de trabajo puede utilizarse para mejorar los flujos de trabajo de la empresa. Piense en la estructura de su empresa o proyecto y elija el tipo de análisis que mejor se adapte a sus necesidades optimización del flujo de trabajo necesidades.
Cómo realizar un análisis del flujo de trabajo
¿Está preparado para incorporar el análisis a su sistema de gestión de flujos de trabajo? He aquí cuatro pasos del análisis del flujo de trabajo para conducir y correlacionar mejor un proceso de empresa eficaz. 🗺️
1. Recopilar datos para comprender lo que hay que mejorar
Antes de empezar a optimizar, es necesario recopilar información sobre lo que funciona y lo que hay que mejorar. El tipo de datos que necesite variará en función del tipo de flujo de trabajo que esté optimizando.
Asegúrese de evaluar tanto los datos cuantitativos (como el número de tareas incompletas) como los cualitativos (por ejemplo, la opinión de los miembros del equipo sobre los recursos necesarios para la tarea).
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La mejor manera de recopilar datos es recorrer el proceso existente utilizando una herramienta como Pizarras ClickUp a crear organigramas de procesos que te permite hacer un seguimiento y optimizar tus operaciones mediante diagramas visuales. Vaya paso a paso y tome nota de quién es responsable de cada proceso entregables y destacar los posibles obstáculos. ⚠️
También conviene entrevistar a los empleados para conocer a fondo el proyecto. Para proyectos más complejos, organiza un taller en el que cada empleado pueda explicarte sus flujos de trabajo.
Algunos de los datos que debes buscar son
- El número de tareas de las que es responsable cada miembro del equipo
- El plazo general de las tareas del proyecto
- La cantidad de tiempo que se tarda en completar una tarea
- El número de veces que se repite una tarea
- Con qué frecuencia se completan o rechazan las tareas
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Utilice Paneles de ClickUp para visualizar y analizar datos. Proporciona una panorámica de alto nivel de todas las tareas que forman parte de la reunión de las metas de la empresa. Vea rápidamente lo que está en curso y lo que lleva retraso. Además, identifique las redundancias para poder adaptar sus flujos de trabajo y mejorar la eficacia con una visión general de su análisis de flujos de trabajo interfuncionales.
2. Analice los datos para descubrir áreas de mejora
Una vez que haya recopilado información, es hora de analizar los datos. Recuerde que la meta principal es optimizar los procesos que no funcionan. A veces hará grandes cambios, otras veces serán necesarios pequeños ajustes.
ClickUp facilita el análisis de datos personalizados gracias a su herramienta gestión del flujo de trabajo funciones. Puede crear un Diagrama de flujo de trabajo para obtener una hoja de ruta visual de todos sus procesos existentes. De este modo, podrá descubrir cuellos de botella y documentar los sistemas existentes que necesitan mejoras.
Vea el progreso de las tareas y en qué punto se encuentran con la vista Tablero de ClickUp
Otra gran herramienta es la ClickUp vista Tablero donde puede desplazarse por cada tarea y ver rápidamente cómo avanza por las fases del proyecto.
Observe los datos que ha recopilado y hágase las siguientes preguntas:
- ¿Es necesaria esta tarea o proceso?
- ¿Cuál es la meta de esta tarea?
- ¿Sirve para algo valioso?
- ¿Lleva mucho tiempo esta tarea?
- ¿Existen métricas para medir el rendimiento?
- ¿Ofrece este proceso una experiencia de usuario sencilla?
- ¿Requiere una curva de aprendizaje pronunciada o recursos de incorporación significativos?
- ¿Disponen los empleados de los recursos necesarios para completar el paso?
- ¿Puede automatizarse este proceso manual?
También es útil examinar qué cambios tendrán mayor repercusión, sobre todo si se dispone de poco tiempo o de recursos limitados.
Establezca prioridades de tareas codificadas por colores en ClickUp para que su equipo sepa lo que hay que hacer lo antes posible Prioridades de tareas de ClickUp le permiten elegir entre cuatro banderas para identificar los elementos más importantes. Priorice en primer lugar los cambios que tengan mayor impacto y requieran menos trabajo. Estos cambios pueden suponer una gran diferencia sin afectar a su presupuesto, y a continuación podrá ocuparse de los cambios menos urgentes. 🙋🏻♂️
3. Aplicar los cambios a partir de las conclusiones
Una vez revisados los datos, debería tener una idea de los cambios necesarios en sus flujos de trabajo.
Tal vez haya identificado tareas que requerirán menos tiempo si se automatizan. Tal vez haya determinado las áreas en las que se pueden agilizar los traspasos a otros miembros del equipo. Tal vez haya decidido que necesita nuevos flujos de trabajo o quiera establecer controles del proyecto cuando sea necesario para no salirse del presupuesto.
Es sencillo añadir valores monetarios a las tareas para mantener el seguimiento de los presupuestos de los proyectos
Independientemente de lo que le digan los datos, piense en cómo puede hacer cambios para agilizar el flujo de trabajo. Herramientas de automatización de procesos como la función Pizarra de ClickUp, le permiten visualizar los cambios en el flujo de trabajo. Una vez que tenga el flujo de trabajo finalizado, puede crear tareas en segundos directamente desde la Pizarra y añadir contexto con documentos, descripciones y archivos. 💪
Asegúrese de informar de los cambios a todas las partes interesadas. Desde el equipo de gestión de proyectos hasta el departamento de recursos humanos, notifícalo a cualquiera que esté involucrado en el proceso. Cree directrices e instrucciones claras para los cambios, de modo que todos sepan qué se espera de ellos en el futuro.
4. Revise periódicamente el flujo de trabajo de su empresa
El análisis del flujo de trabajo no termina con la implantación. Debe revisar y analizar sus procesos con regularidad para garantizar la eficacia del flujo de trabajo y mantener la fluidez.
Establezca un calendario para revisar el rendimiento del flujo de trabajo. Aproveche
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y herramientas retrospectivas para controlar sistemáticamente cómo progresan las cosas.
Esta plantilla de retrospectiva de proyectos evalúa el intento correcto o el fracaso del proyecto e identifica las mejoras necesarias para evitar futuros errores
De hecho, puede utilizar la plantilla Plantilla de retrospectiva de proyectos de ClickUp para recoger fácilmente opiniones, encontrar puntos fuertes y débiles en el flujo de trabajo y realizar cambios para mejorar en futuros proyectos. ✍️
Mantenga conversaciones con los miembros de su equipo para asegurarse de que todos están en la misma página. Obtendrá valiosos comentarios que podrá poner en práctica y podrá mejorar sus flujos de trabajo basándose en las sugerencias de los empleados.
3 Ejemplos de análisis de flujo de trabajo
Todo esto suena muy bien en teoría, pero en la práctica es aún mejor ¿Desea algunos ejemplos reales de análisis de flujos de trabajo? Te tenemos cubierto con estos diferentes casos de uso. 👀
Caso de uso 1: Simplificar el crecimiento de la empresa
A medida que las empresas tienen más éxito, tienden a crecer. Los procesos y procedimientos que utilizabas con un equipo pequeño de cinco a 10 personas de repente empiezan a romperse cuando escalas a 50 empleados o más. Eso impide que se produzcan bloqueos en la eficiencia e incluso puede obstaculizar su crecimiento.
Necesita un sistema de flujo de trabajo más afinado o segmentado para seguir el ritmo de los cambios. Utilice las automatizaciones del flujo de trabajo para crear una nueva hoja de ruta que le permita alcanzar el intento correcto con un equipo más grande y mejorar estos procesos.
Además, al contar con más personas a bordo, obtendrá puntos de vista más diversos y un mayor intervalo de comentarios, lo que dará lugar a soluciones creativas. 🥳
Caso práctico 2: Racionalizar los procesos manuales
Muchos gestores de proyectos y sus equipos se encargan de tareas repetitivas de forma manual. A veces eso significa responder a las facturas de los clientes por correo electrónico. Otras veces, ese trabajo puede incluir escribir el mismo resumen de artículo de blog una y otra vez desde cero.
Estas tareas llevan tiempo y, cuando empiezas a escalar o a trabajar en proyectos más grandes, pueden convertirse en una sangría de tiempo.
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Automatice los procesos manuales siempre que pueda. Esto puede significar utilizar herramientas financieras como QuickBooks para gestionar los pagos y las facturas. También puede significar utilizar aplicaciones de creación de contenidos y otras plantillas para reducir el tiempo de creación de contenidos repetitivos. ⌚️
Caso práctico 3: Relación más eficaz con los clientes
La comunicación con los clientes es fundamental. Usted quiere conocer la opinión de los usuarios para poder ofrecerles mejores productos y servicios.
Para las pequeñas empresas, es fácil conectar con los clientes a nivel personal. Respondes a sus correos electrónicos, les aconsejas sobre cómo utilizar tus productos y servicios y solucionas los problemas a medida que surgen.
Con una empresa más grande y varios empleados a tiempo completo -o a medida que se van asumiendo proyectos de mayor envergadura- puede resultar más difícil realizar esas tareas uno mismo. Además, es probable que sus esfuerzos se centren más en metas más amplias y tareas más importantes.
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A Herramienta de flujo de trabajo CRM es una forma mejor de gestionar las relaciones con los clientes mediante flujos de trabajo automatizados. Después de analizar sus procesos existentes, puede utilizar el CRM para automatizar las respuestas y generar tareas para los miembros pertinentes del equipo. 📚
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Dé soporte a las operaciones de su empresa y lidere equipos más eficientes añadiendo el análisis de flujos de trabajo a su lista de tareas pendientes. Con esta práctica guía, tendrá todo lo que necesita para recopilar datos, analizar los resultados y crear elementos de acción de su revisión del flujo de trabajo. Pruebe ClickUp hoy mismo para aprovechar las funciones de flujo de trabajo que incluyen diagramas, gráficos de flujo y cientos de plantillas diseñadas para que su trabajo sea más metódico. Cada una de ellas es personalizable para que pueda aprovechar la herramienta para satisfacer las necesidades específicas de su empresa. 🏙