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«Las relaciones son difíciles» fue probablemente el pensamiento que se te quedó grabado en la cabeza después de tu primera ruptura sentimental en la escuela secundaria. Ahora que eres mayor, es posible que ese mismo pensamiento te venga a la mente cuando intentas crear y mantener relaciones con los clientes. 😅
Afortunadamente, hoy en día, la mayoría de las empresas pueden permitirse acceder a software de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y, lo que es más importante, ¡crear flujos de trabajo CRM!
Estos flujos de trabajo facilitan y automatizan una serie de tareas de soporte al cliente, gestión de cuentas, ventas e incluso tareas terminadas por los equipos de marketing, lo que permite a los empleados ser más productivos y dedicar su esfuerzo y capacidad intelectual a tareas que no sean repetitivas.
En este artículo, profundizaremos en qué son los flujos de trabajo de CRM y en las ventajas de implementar una herramienta de gestión de flujos de trabajo de CRM para proporcionar a su empresa y a sus equipos la ventaja competitiva que necesitan para ganar clientes y trabajar al máximo rendimiento.
Así que, si tiene ganas de obtener más información, ¡siga leyendo!
¿Qué es un flujo de trabajo CRM?
Mientras que el CRM es una estrategia para gestionar las relaciones con los clientes, un flujo de trabajo CRM representa las acciones relacionadas con el CRM que se realizan en una secuencia cuidadosamente diseñada. Cada acción dentro de esta secuencia se inicia en un sistema CRM solo cuando se cumplen las condiciones establecidas y tiene como objetivo acercarle a una meta específica.
Lo mejor de este enfoque es que le permite tener una panorámica de todo el proceso y, por lo tanto, realizar el seguimiento del progreso. En otras palabras, con un flujo de trabajo CRM, sabrá exactamente qué acciones debe realizar para cerrar una venta, pero también cuándo puede eliminar ciertas acciones de su lista de tareas pendientes.
Y aunque algunos flujos de trabajo de CRM pueden seguir existiendo solo en forma de diagramas o gráficos, la mayoría de ellos están codificados en software CRM que sirve de base para la completa realización de los procesos empresariales.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo CRM?
Hasta ahora, hemos cubierto el aspecto teórico de los flujos de trabajo de CRM, pero hay una cosa más que debemos abordar antes de entrar en los pasos técnicos o las explicaciones, y es la automatización del flujo de trabajo de CRM.
Con la automatización del flujo de trabajo CRM, puede automatizar parcial o totalmente los procesos o partes del flujo de trabajo de acuerdo con reglas de flujo de trabajo predefinidas. Se ha demostrado que esto es beneficioso para aumentar la productividad y la eficiencia, así como para reducir la cantidad de intervención humana necesaria para completar los procesos.
Buenos ejemplos de automatización del flujo de trabajo CRM pueden verse en la automatización de los procesos de ventas, que suelen consistir en una serie de tareas que van desde la generación de clientes potenciales hasta la creación de perfiles de clientes y la expresión de las necesidades de los clientes, así como las ocasionales quejas de los clientes a otros miembros de su equipo de ventas.
A continuación, se muestra un ejemplo de flujo de trabajo descrito en las pizarras de ClickUp:
Cuando se mejora con la automatización del flujo de trabajo de CRM, el proceso de ventas puede pasar de ser agitado a tener una estructura basada en desencadenantes, como la que se describe a continuación:
- Un cliente potencial se pone en contacto con su empresa rellenando un formulario.
- Su software CRM envía comunicaciones a esta persona.
- En caso de no recibir respuesta, el software CRM enviará un seguimiento.
- En caso de que se reciba una respuesta, el software CRM procederá a la puntuación de clientes potenciales y, a continuación, notificará al equipo correspondiente sobre el cliente potencial.
Cuándo utilizar la automatización del flujo de trabajo
Ahora quizá esté pensando: «¡Genial! Entonces, debería utilizar la automatización del flujo de trabajo siempre que sea posible, ¿verdad?».
La respuesta es que depende, porque no todos los procesos son iguales. Tendrás que evaluar qué procesos y equipos podrían beneficiarse de la automatización de los flujos de trabajo y cuáles no.
La automatización del flujo de trabajo solo funciona en procesos empresariales maduros, no en aquellos que son ineficientes o ineficaces. Si se aplica en un proceso empresarial que no está optimizado, este enfoque podría causar más daño que beneficio.
Por lo tanto, antes de lanzarse de cabeza a la automatización del flujo de trabajo, asegúrese de que es la decisión correcta. Si es así, tendrá a su disposición formas casi ilimitadas de crear y personalizar flujos de trabajo CRM automatizados.
Las ventajas de la automatización del flujo de trabajo CRM
Aumentar la productividad y la eficiencia y reducir el uso de recursos humanos son las principales ventajas de la automatización del flujo de trabajo CRM. Pero, ¿hay más? ¡Sí, muchas más!
- 👩💻 Menos errores humanos: la automatización del flujo de trabajo CRM puede erradicar casi por completo los errores cometidos por los seres humanos al realizar tareas y actividades repetitivas. Estos errores pueden ir desde pequeños errores de transcripción hasta olvidarse de ponerse en contacto con un cliente.
- ⚡️Mayor productividad: las tareas repetitivas no solo son propensas a errores, sino que también pueden obstaculizar la productividad. Con la automatización del flujo de trabajo CRM, puede liberarse de las tareas repetitivas y disponer de tiempo y energía para centrarse en actividades más críticas, estimulantes o creativas.
- 🙋Más transparencia y responsabilidad: en equipos grandes o incluso medianos que deben hacer malabarismos con muchas tareas, puede resultar complicado realizar el seguimiento de la finalización de las tareas y del rendimiento individual de los miembros del equipo. Con la ayuda de las herramientas de automatización del flujo de trabajo CRM, los gerentes y supervisores pueden proporcionar una panorámica transparente de todas las tareas, y los miembros del equipo se beneficiarán de notificaciones, recordatorios y desencadenantes automatizados para mantenerse al día con sus tareas y crear un entorno que favorezca un rendimiento óptimo 💪🏻.
- 🤝 Mejor comunicación y compromiso con los clientes: Mantener una buena comunicación con los clientes puede ser complicado, especialmente cuando se gestionan numerosas cuentas a la vez. La automatización del flujo de trabajo CRM puede ayudarle a interactuar con ellos automáticamente, en el momento adecuado y en cada paso del recorrido del cliente.
- 😌 Mayor satisfacción laboral: no hace falta decir que los miembros del equipo y los empleados están mucho más satisfechos cuando tienen menos tareas rutinarias y repetitivas que realizar. Regale a su equipo tiempo para que puedan dedicarse a la parte más importante y creativa de su trabajo.
- 💰Reduzca los costes: la automatización del flujo de trabajo CRM también puede ayudar a reducir costes al disminuir las ineficiencias y permitir a las empresas reasignar fondos al desarrollo de productos, campañas de marketing, etc.
- 🚀 Mayor escalabilidad: la automatización del flujo de trabajo CRM le permite crear procesos coherentes y centrarse en llegar a más clientes y en hacer crecer su empresa.
Cómo crear flujos de trabajo de CRM en 4 sencillos pasos
Ahora que hemos abordado los aspectos más importantes de los flujos de trabajo de CRM, es hora de repasar los pasos necesarios para crearlos.
1. Decida qué procesos de CRM necesitan automatización del flujo de trabajo y comience a planificar su flujo de trabajo ideal.
Como se ha mencionado anteriormente, no todos los procesos son susceptibles de automatización, por lo que el primer paso en el proceso de creación de su flujo de trabajo CRM es decidir cuáles desea automatizar. Como regla general, intente evitar automatizar procesos que requieran una intervención humana considerable, ya que la automatización es más adecuada para tareas repetitivas realizadas en las primeras fases del embudo ( embudo de ventas, embudo de marketing, etc. ).
Para ayudarle a tomar esta decisión, aquí tiene una lista de algunos procesos que vale la pena automatizar y que quizá le interese tener en cuenta:
- Generación y calificación de clientes potenciales
- Generación y gestión de contactos
- Incorporación de clientes y recorrido del cliente personalizado
- Gestión del ciclo de vida del cliente personalizado
- Gestión de acuerdos
- Marketing por correo electrónico
- Ventas salientes
- Y mucho más.
Una vez que haya determinado qué procesos desea automatizar, es el momento de planificar su flujo de trabajo para identificar posibles obstáculos y asegurarse de que se cubren todos los pasos. Puede utilizar la función Pizarra de ClickUp para crear su diagrama de flujo de trabajo desde cero o utilizar la plantilla CRM de ClickUp para ayudarle a trazar sus procesos.
2. Cree y personalice su CRM
Antes de implementar su flujo de trabajo CRM, debe realizar la selección de una herramienta CRM que lo facilite y satisfaga las necesidades de su empresa. Si no lo hace, no alcanzará el nivel de eficiencia y productividad que se había propuesto.
Nuestra recomendación para todos aquellos que quieran crear el CRM perfecto es ClickUp, una potente plataforma de productividad y un programa de software de gestión de proyectos todo en uno y gratis. ClickUp ofrece cientos de funciones avanzadas y una plataforma totalmente personalizable.
Esto proporciona a equipos de todos los tamaños y sectores la flexibilidad que necesitan para configurar ClickUp según sus necesidades. Y eso incluye crear un proceso eficaz de gestión de las relaciones con los clientes personalizado.
Para crear su propio CRM en ClickUp, simplemente elija la vista personalizada que prefiera, entre Lista, Kanban, Vista Tabla u otras vistas personalizadas de ClickUp. A continuación, cree tareas para cada uno de sus clientes potenciales y actuales, añada Campos personalizados para incluir detalles importantes sobre cada cliente y estados personalizados para organizar y realizar un seguimiento del recorrido de sus clientes.
¿Necesita un ejemplo o ayuda para empezar? Utilice nuestras plantillas de CRM personalizables, como la plantilla de CRM simple de ClickUp, para tener una buena base desde la que empezar.
Una vez que empiece a utilizar ClickUp para la gestión de proyectos CRM, organizar y cultivar las relaciones con los clientes será más fácil que nunca. Y lo que es más importante, a medida que su empresa crezca y surjan nuevas necesidades, podrá ajustar ClickUp para adaptarlo a sus crecientes necesidades. ¡No tendrá que empezar de cero y nunca volverá a perder la información de sus clientes!
3. Configure la automatización de su flujo de trabajo para reducir las tareas manuales más frecuentes.
Tienes el plan y tienes la herramienta. Ahora es el momento de ajustar tus flujos de trabajo de CRM personalizados.
Este proceso variará en función de la herramienta que utilices. Aunque no podemos abarcar todo lo que puede incluirse en cada conjunto de instrucciones, aquí tienes una lista de los pasos más comunes que debes completar:
- Creación de tareas
- Automatización de la creación
- Configuración de alertas y notificaciones
De todas las tareas de la lista, la automatización es el paso más importante, por lo que debe realizarse utilizando una herramienta que facilite la automatización de las tareas rutinarias.
ClickUp incluye una función de automatización que permite configurar el trabajo manual en piloto automático y, de este modo, ayudar a crear un flujo de trabajo CRM sin fisuras. Con ClickUp, la automatización se puede configurar mediante acciones y desencadenantes personalizados.
Y el número de acciones que puede automatizar es bastante impresionante, superando las 50 en el momento de escribir este artículo.
Tienes la opción de crear tu propia automatización personalizada o utilizar plantillas de automatización personalizables que consisten en desencadenantes y acciones preestablecidos que se pueden aplicar a cualquier espacio, carpeta o lista para ahorrar tiempo.
En definitiva, implementar un flujo de trabajo en las herramientas de CRM más avanzadas no debería llevarte más que unos minutos y unos pocos pasos. Y si al final no quedas satisfecho con el resultado, no te preocupes, ya que todo es flexible y se puede ajustar según sea necesario.
¡Echa un vistazo a estas herramientas de software CRM para Mac!
4. Pruebe primero los flujos de trabajo para evitar el caos.
📣 «Probando, 1, 2. Probando, 1, 2, 3... ¿Funciona bien el flujo de trabajo de todos?» 📣
¡La única forma de obtener una respuesta precisa a esta pregunta es realizar pruebas! Una vez que tenga su flujo de trabajo CRM en marcha, ejecútelo para determinar cualquier fallo y la eficacia de cada automatización.
De lo contrario, corres el riesgo de que se produzcan automatizaciones inútiles y confusión en tu equipo.
Pruebe los correos electrónicos enviados por su flujo de trabajo CRM.
Dentro de tu flujo de trabajo CRM, los correos electrónicos desempeñarán un rol importante, ya que son una parte crucial del propio CRM. Al utilizar ClickUp como herramienta de gestión de proyectos y CRM, podrás enviar y recibir correos electrónicos directamente desde las tareas de ClickUp utilizando la función ClickApp Correo electrónico.
Pero antes de enviar correos electrónicos, asegúrate de probarlos con herramientas como Mailtrap, una plataforma de envío de correos electrónicos que permite a los usuarios probar, enviar y controlar sus correos electrónicos. ☝️
Con la prueba de correo electrónico de Mailtrap, puede obtener una vista previa de los correos electrónicos, analizar su contenido en busca de spam, validar su HTML/CSS y mucho más. Además, como la prueba de correo electrónico de Mailtrap funciona según el principio de utilizar bandejas de entrada virtuales, crea un entorno seguro que no conlleva ningún riesgo de enviar spam a los usuarios con correos electrónicos de prueba.
Bonificación: ¡Alternativas al correo electrónico!
Para empezar a probar los correos electrónicos de tu flujo de trabajo CRM con Mailtrap Email Testing, solo tienes que crear una cuenta Mailtrap y utilizar la dirección de correo electrónico dedicada de tu bandeja de entrada virtual como dirección del destinatario.
Una vez que haga clic en enviar, el correo electrónico debería llegar a la bandeja de entrada virtual en muy poco tiempo, donde podrá proceder a su inspección y depuración.
Buenas prácticas de flujo de trabajo CRM que debe tener en cuenta
Los buenos flujos de trabajo de CRM no son el resultado de simplemente copiar y pegar. Para su creación, necesitas un enfoque único para tu empresa y seguir las buenas prácticas. ✅
A continuación, describimos algunas de las buenas prácticas que, en nuestra opinión, harán que todo el proceso resulte un poco menos abrumador y aumentarán las posibilidades de que su flujo de trabajo CRM sea fácil de usar, le ahorre tiempo y se convierta en una herramienta para ganar más dinero.
Sepa qué buscar en una herramienta CRM 👀
Hemos hablado sobre la selección de herramientas CRM en la sección «Cómo crear un flujo de trabajo CRM» de este artículo, por lo que a estas alturas ya debería ser consciente de lo importante que es elegir la herramienta adecuada.
Pero como entendemos que saber qué buscar en una herramienta CRM puede ser un reto para muchos, dada la gran cantidad de opciones disponibles, hemos recopilado una lista de funciones de herramientas CRM que facilitan la creación de buenos flujos de trabajo:
- Facilidad de uso: intuitivo y requiere pocos o ningún conocimiento técnico.
- Accesibilidad: accesible desde diferentes dispositivos.
- Personalización: se puede adaptar a las necesidades específicas de cada empresa.
- Flexibilidad: capacidad de adaptación y cambio para satisfacer las necesidades de la empresa.
- Escalabilidad: le permite crecer, crear y ejecutar procesos coherentes.
- Integración: se puede realizar la conexión con otras herramientas de trabajo para disfrutar de una experiencia fluida.
- Automatización personalizada: le permite crear automatizaciones personalizadas que se adaptan a cualquier caso de uso.
- Soporte y formación: proporciona soporte al cliente y recursos de formación.
Por supuesto, puede añadir otras funciones a la lista de funciones anterior y hacerla tan completa como sea necesario para ayudarle en su búsqueda de soluciones CRM eficientes.
Recuerde que hay infinidad de opciones en el mercado, y si tiene claro lo que necesita, le resultará fácil filtrar las buenas de las malas.
Integre aplicaciones de terceros 🤝
Nada mejora la eficiencia del flujo de trabajo como la integración de aplicaciones de terceros con su herramienta CRM.
Dependiendo de la herramienta que utilices, junto con las integraciones de aplicaciones de terceros, también podrías tener acceso a API y webhooks, que sincronizan la información entre sistemas.
No tenga miedo de hacer la conexión entre ellos y su sistema para que usted y su equipo puedan realizar el trabajo con las menores distracciones posibles.
Revise periódicamente la eficacia de su flujo de trabajo 🔎
Por muy perfecto que fuera el flujo de trabajo cuando lo creó, debido a los cambios en la empresa e incluso en el mercado, en algún momento será necesario actualizarlo. Para encontrar el momento adecuado para realizar las actualizaciones necesarias, es imprescindible llevar a cabo auditorías periódicas del flujo de trabajo.
Cuando realice las auditorías, preste atención a todos los detalles, desde los más pequeños hasta los más importantes, identifique los cuellos de botella y pregunte a su equipo cómo les está funcionando el flujo de trabajo.
Los flujos de trabajo de CRM eficientes comienzan con las herramientas adecuadas y la ayuda de la automatización.
Crear un flujo de trabajo puede resultar intimidante, pero confíe en nosotros cuando le decimos que implementar flujos de trabajo CRM merecerá la pena, ya que le permitirá sacar el máximo partido a sus relaciones con los clientes.
Como último consejo, tus flujos de trabajo de CRM serán y deben ser únicos, ya que tu empresa también lo es. Así que ahora depende de ti averiguar cuáles son las necesidades de tu empresa e implementar flujos de trabajo que se ajusten a ellas utilizando una herramienta de CRM como ClickUp. 😊
Escritor invitado:
Dzenana Kajtaz es redactora de contenidos técnicos en Mailtrap y cuenta con años de experiencia como escritora, editora y comercializadora de contenidos. Está especializada en temas relacionados con la tecnología, pero también le encanta crear contenidos divertidos y atractivos para otros nichos.