Cuando su empresa se encuentra estancada, las medidas insignificantes no son suficientes. Es hora de cambiar las cosas y reexaminar las «viejas costumbres» para seguir avanzando.
Descubra la reingeniería de procesos empresariales (BPR), un potente enfoque que puede revolucionar las operaciones de su equipo y llevar su negocio a nuevas cotas. Aunque supone un reto y a menudo se encuentra con resistencia, es imprescindible para cualquier empresa que quiera seguir siendo relevante y competitiva.
En esta guía, cubriremos todos los aspectos básicos de una BPR y proporcionaremos consejos para su planificación e implementación exitosas. ¡Siga leyendo para obtener más información y lograr mejoras espectaculares!✨
¿Qué es la reingeniería de procesos empresariales?
La reingeniería de procesos empresariales es el rediseño fundamental de los flujos de trabajo y los procesos empresariales dentro de una organización. La reingeniería de procesos empresariales tiene como objetivo agilizar las operaciones, mejorar los resultados, reducir los costes e impulsar el crecimiento en los procesos empresariales.
El concepto fue creado por Michael Hammer, profesor de informática en el MIT. En 1990, escribió un famoso artículo para Harvard Business Review con el título «Reingeniería del trabajo: no realizar automatizaciones, eliminar».
Hammer criticó a los directivos por utilizar la tecnología para realizar la automatización de trabajos intrínsecamente ineficientes. En su lugar, sugirió replantearse los procesos de la empresa y eliminar aquellos que no aportan valor añadido.
El artículo dio una indicación que muchas empresas no tardaron en adoptar. En 1993, el 60 % de las empresas de la lista Fortune 500 afirmaban que habían comenzado a implementar la reingeniería de procesos empresariales o que tenían previsto hacerlo.
¿Por qué es importante la reingeniería de procesos empresariales?
Para dirigir una empresa con éxito, debe adaptarse a los cambios continuos, mantenerse al día de las últimas tendencias y esforzarse siempre por mejorar. ⬆️
Los procesos que le funcionaban en el pasado pueden quedar obsoletos o verse obstaculizados por acontecimientos internos o externos. En algunos casos, puede bastar con ajustar uno o dos pasos de sus procesos actuales, pero hay ocasiones en las que hay que ir a por todas y realizar cambios radicales para volver a encarrilarse. 🛤️
Reinventar sus procesos actuales tiene muchas ventajas, como por ejemplo:
- Aumento de la productividad
- Resultados más rápidos y de mayor calidad.
- Eliminación de pasos redundantes, ineficientes o repetitivos.
- Reducción de los costes de producción
- Satisfacción de los empleados y los clientes
- Crecimiento en las operaciones de la empresa
La reingeniería de procesos empresariales no es tarea fácil. Requiere invertir mucho tiempo, dinero y esfuerzo. Aun así, nadie puede garantizar el éxito de las nuevas estrategias en sus nuevos procesos empresariales.
Aun así, los beneficios potenciales a largo plazo de la BPR superan con creces los costes asociados y los riesgos potenciales.
Reingeniería de procesos empresariales frente a mejora de procesos empresariales
La mejora de los procesos empresariales (BPI) y la reingeniería de los procesos empresariales (BPR) tienen la misma meta: mejorar sus procesos empresariales y permitir el éxito a largo plazo. Sin embargo, para ello utilizan enfoques diferentes.
La mejora de los procesos consiste en identificar los cuellos de botella y ajustar los procedimientos sobre la marcha. Es posible que cambie algunas reglas, pasos o herramientas, pero los procesos empresariales básicos siguen siendo los mismos.
La reingeniería de procesos implica considerar nuevas perspectivas, romper convenciones y replantearse cada engranaje de sus procesos actuales y del motor empresarial en general. Implica la reconstrucción del proceso empresarial desde cero. En muchos casos, eso implica la automatización de los procesos empresariales.
Veamos un ejemplo. Usted dirige un pequeño servicio de entrega de comida rápida. Se da cuenta de que los tiempos de espera aumentan a medida que crece la demanda y que está perdiendo clientes. El sistema manual de gestión de pedidos que antes le funcionaba ahora está empezando a fallar, y la satisfacción de los clientes tiende a disminuir.
La BPI probablemente sugeriría contratar nuevo personal o trasladar temporalmente a empleados de diferentes departamentos para gestionar los pedidos cuando sea necesario. La BPR implicaría la implementación de un nuevo sistema electrónico de gestión de entregas que requiere poca intervención humana.
La primera solución es como barrer el polvo debajo de la alfombra, mientras que la segunda evita que el polvo se acumule en primer lugar. 🧹
Reingeniería de procesos empresariales frente a gestión de procesos empresariales
La gestión de procesos es el concepto más amplio de los dos. Es el acto de gobernar los elementos y actividades del proceso para garantizar que todo funcione correctamente. Mientras que la BPR es una repetición ocasional, la BPM es un proceso continuo.
El BPM y el BPR tienen algunos elementos similares. Ambos requieren examinar los procesos existentes e identificar y solucionar los problemas. La meta también es la misma: mejorar la calidad del producto o servicio.
¿Cuándo implementar una estrategia de BPR?
Lo ideal es llevar a cabo una estrategia de BPR cuanto antes. De esta forma, será más fácil sentar las bases para todo el trabajo futuro y los esfuerzos de ampliación. Cuanto más grande sea su empresa, más caro, difícil y lento será rediseñar sus procesos.
En realidad, la BPR suele surgir como tema cuando la empresa está estancada o tiene un rendimiento deficiente, y los esfuerzos de BPI fracasan. En tales casos, el momento adecuado para implementar una estrategia de BPR es ahora.
Si ha perdido la oportunidad ideal, no se desespere. Puede realizar cambios profundos en un proceso empresarial en cualquier momento que lo considere oportuno. Requerirá más trabajo y una planificación meticulosa, pero puede dar un intento correcto. Como se ha mencionado, los beneficios a largo plazo hacen que merezca la pena.
Los cuatro pasos de la reingeniería de procesos empresariales
El proceso de BPR varía según cada caso. Por lo general, consta de cuatro pasos, que describiremos en la siguiente sección.
Tenga en cuenta que una herramienta de gestión de proyectos eficiente como ClickUp puede facilitarle el trabajo. Además de centralizar sus datos, ofrece diversas funciones para planificar y ejecutar proyectos de forma eficaz. En lugar de tener que manejar varias aplicaciones, puede realizar operaciones complejas, como la reingeniería de procesos empresariales, desde una única plataforma.
Ahorre tiempo utilizando la plantilla prediseñada de ClickUp para planes de proyectos de reingeniería de procesos empresariales. Viene precargada con columnas personalizadas y modos de visualización, es decir, «vistas» diseñadas para ayudarle a abordar la reingeniería de procesos empresariales con confianza.
¡Además, es gratuito! Ahora, volvamos a los cuatro pasos esenciales del proceso empresarial.
Paso 1: Preparación e investigación
Una tarea tan compleja como la reingeniería de procesos empresariales requiere la participación de todos. 🤝
Debe reunir un equipo cualificado y motivado que se encargue del proyecto de reingeniería. Su grupo de trabajo de tareas empresariales debe incluir:
- Expertos externos con amplia experiencia en BPR.
- Un alto directivo que toma las decisiones en el equipo o la organización.
- Un empleado con experiencia que conoce todos los entresijos del proceso.
Para descubrir qué es lo que falta, debe investigar el proceso en profundidad. Analice las actividades, los participantes, las herramientas y los métodos utilizados de principio a fin. Pida a sus empleados y clientes que completen encuestas de opinión anónimas y utilice la plantilla de plan de proyecto de reingeniería de procesos empresariales de ClickUp para llegar aún más rápido a su objetivo.
¿Qué es lo que causa más problemas?
Busque los pasos que causan retrasos, errores y quejas de los clientes de forma sistemática. Asegúrese también de tomar nota de los pasos que han demostrado ser beneficiosos.
Recopilar información de múltiples fuentes le permite obtener una visión más realista. Con este conocimiento, le resultará más fácil reconstruir el proceso e identificar los cuellos de botella.
Recopilar y gestionar datos es muy fácil con ClickUp. Utilice ClickUp Forms para crear encuestas de opinión eficaces, eligiendo entre más de 10 tipos de campos. Gestione su equipo de BPR en la vista Lista o Tablero. Añada sus datos de contacto o cualquier otra información relevante en las columnas.
Asigne tareas o subtareas y cree dependencias para lograr un flujo de trabajo más eficiente. ✔️
Paso 2: Mapeo de procesos
Ahora que ya sabe qué partes del proceso funcionan y cuáles no, es el momento de rediseñarlo.
Paso a paso, cree el nuevo flujo de trabajo utilizando el mapeo de procesos. Es posible que la visualización le ayude a comprender mejor los procesos complejos y cómo las actividades específicas se afectan entre sí.
Con la pizarra de ClickUp, puede crear atractivos mapas de procesos y diagramas de flujo para ilustrar los pasos que implica su estrategia de reingeniería de procesos empresariales.
Utilice diferentes figuras para indicar el tipo de actividad. Por ejemplo, las figuras de rombo suelen indicar pasos de decisión. Añada flechas para especificar la dirección y las dependencias de las tareas. Además de figuras y flechas, no dude en añadir imágenes, vídeos, tarjetas de sitios web, documentos o garabatos para transmitir su mensaje.
Una vez que visualice todo el proceso, defina el inicio y el final de sus esfuerzos de BPR y añada los pasos intermedios. Puede convertir los nodos en tareas interactivas, desbloqueando funciones adicionales como listas de control, comentarios y control de tiempo.
Incluso puede especificar la persona o el departamento responsable añadiendo rectángulos al fondo para cada uno y ordenando las tareas a lo largo del eje vertical en función de quién debe completarlas.
Las pizarras blancas también facilitan la colaboración con su equipo de expertos en BPR. Pueden trabajar juntos en el mapa de procesos en tiempo real y compartir ideas a través de notas. 💡
Paso 3: Planificación y gestión de tareas
El siguiente paso es definir el alcance del proyecto, es decir, diseñar una estrategia de implementación para dar vida a su mapa de procesos. En primer lugar, establezca su meta final y explique cómo se alinea con los objetivos de la empresa.
A continuación, prepare una lista de todos los pasos necesarios para llevar a cabo la reingeniería de procesos empresariales. Considere si necesita contratar a nuevas personas, formar a los empleados actuales, adquirir nuevos equipos o actualizar los existentes.
Sea lo más específico posible para evitar malentendidos. No olvide calcular los costes para poder asignar el presupuesto con precisión.
Al final, determine las medidas del éxito. Al hacerlo, podrá ver exactamente cuánto ha mejorado el flujo de trabajo con el proceso de reingeniería.
Como ya ha establecido las metas de la reingeniería de procesos empresariales y las deficiencias del proceso existente, definir los indicadores clave de rendimiento (KPI) debería ser fácil. También es buena idea tener un plan de contingencia por si el plan A no funciona.
Puede hacer todo esto dentro de ClickUp Docs. Desde funciones avanzadas de formato hasta control de versiones, ClickUp tiene todo lo que necesita para crear documentos prácticos y visualmente atractivos.
Finalice sus planes enumerando y asignando todas las tareas y subtareas en ClickUp. Añada adjuntos, listas de control e información crucial para ayudar a las personas asignadas a completar sus tareas.
Utilice la vista Carga de trabajo para evaluar la capacidad y la disponibilidad individuales. Vea y gestione el calendario y los hitos en la vista Gantt o Cronograma. ⏱️
Paso 4: Implementación
Una vez que esté listo, comience a ejecutar el plan de reingeniería de procesos a pequeña escala. Documente y audite todas las actividades y evalúe el progreso después de cada hito. Al mismo tiempo, establezca controles de proyecto sólidos para garantizar el cumplimiento de los costes y los plazos.
Si los KPI que ha elegido no muestran una mejora significativa en comparación con la línea de base, vuelva a la fase de planificación y reevalúe, luego inténtelo de nuevo. Si los resultados favorecen el nuevo proceso, aplíquelo gradualmente a mayor escala.
Después, mida y recopile los comentarios de las partes interesadas.
En ClickUp, puede establecer metas medibles y medir automáticamente el progreso a medida que avanza. La plataforma ofrece muchas otras oportunidades de automatización, tanto integradas como personalizadas.
Puede colaborar con su equipo en ClickUp en cada paso del proceso de reingeniería. Discuta los asuntos en los comentarios de las tareas o en la vista de chat. Edite documentos y otros archivos, vea los cambios en tiempo real y reciba notificaciones sobre ellos.
Sus empleados también pueden realizar el seguimiento del tiempo dentro de la app, lo que facilita los procedimientos de compensación. 💸
Ejemplos de reingeniería de procesos empresariales
Una de las formas más eficaces de aprender es mediante ejemplos, así que veamos dos famosos casos de éxito de BPR.
T-Mobile: Telecomunicaciones
El problema: hasta 2015, el soporte al cliente telefónico de T-Mobile consistía en agentes de primera respuesta y varios departamentos especializados en diferentes tipos de problemas. Debido a ello, la resolución de problemas solía implicar múltiples transferencias de llamadas. El proceso llevaba mucho tiempo y provocaba la frustración de los clientes.
La solución: tras analizar el proceso, T-Mobile se dio cuenta de que la solución más eficiente sería formar a sus agentes de soporte al cliente para que gestionaran todas las llamadas de principio a fin. La empresa reunió a equipos multifuncionales de expertos para llevar a cabo la formación de los representantes. T-Mobile también cambió sus prácticas de evaluación de agentes, pasando a un modelo basado en el rendimiento individual y del equipo.
El resultado: el número de llamadas por cuenta se redujo en un 21 % y los costes por llamada disminuyeron. La retención de clientes alcanzó su máximo histórico. La tasa de rotación de empleados se desplomó. T-Mobile logró un éxito sin precedentes.
Honeywell: Tecnología e ingeniería
El problema: En la década de 1990, Honeywell se propuso reducir el número de defectos en el proceso de construcción en una de sus unidades de Arizona. La investigación reveló que los dos problemas principales eran la necesidad de una mayor cooperación entre los equipos y la falta de autoridad sobre las decisiones que afectaban a su trabajo.
La solución: Honeywell cesó todas sus operaciones y creó un nuevo sistema de producción integrado con un completo sistema de control de calidad. Los empleados recibieron formación. Se formaron equipos polivalentes a los que se les encomendó la tarea de gestionar la producción de los productos de principio a fin. Al igual que T-Mobile, la empresa introdujo un modelo de evaluación basado en la calidad y el rendimiento.
El resultado: el proceso duró tres años, pero los resultados hablan por sí solos. Honeywell experimentó una disminución del 70 % en los defectos, una reducción del 72 % en la duración del ciclo de las piezas y muchas otras ventajas adicionales.
Retos comunes de la reingeniería de procesos empresariales + Soluciones
La reingeniería de procesos empresariales suele ser un proceso largo y complejo, por lo que puede acarrear muchos problemas. A continuación abordaremos algunos de ellos:
Falta de apoyo
Cuando un gerente inicia un cambio, a menudo se encuentra con la resistencia de los altos mandos. Convencerlos de que acepten la idea puede ser complicado, incluso si el proponente es un experto en el proceso en cuestión.
Además, recibir el soporte de los superiores y los propietarios es una cosa, pero conseguir que los empleados que están en primera línea los implementen es harina de otro costal. 🐟
Incluso si los fondos no son un problema, cambiar un modelo existente y familiar puede serlo.
Posibles soluciones:
- Reúna todas las pruebas que pueda para demostrar que su empresa se beneficiará de la reingeniería de procesos empresariales (BPR).
- Ofrezca incentivos por participar.
- Sea paciente y persistente.
- Implemente los cambios de forma gradual para que la transición sea más fluida.
Preparación inadecuada
Muchas cosas pueden salir mal en la fase de preparación.
Por ejemplo, si el equipo de expertos tiene sesgos, puede impulsar una agenda que no sea necesariamente la mejor para la empresa. Un equipo con demasiados miembros puede generar confusión, mientras que uno con pocos miembros puede ser incapaz de mantener el ritmo. La falta de conocimientos o de motivación también puede ser problemática.
Otro obstáculo común es el análisis inadecuado de las causas. Si no se comprende la causa real de las ineficiencias en un proceso, es posible que se repitan.
Posibles soluciones:
- No se precipite en el proceso de preparación.
- Reúna un equipo de profesionales con múltiples habilidades.
- Recopile opiniones desde múltiples perspectivas y fomente la transparencia.
Limitaciones de recursos
La falta de recursos es probablemente el problema más común de la reingeniería de procesos empresariales y puede obstaculizar gravemente su progreso. Ya sea tiempo, dinero o mano de obra, hay que recortar en algunos aspectos para que el cambio se produzca.
Esto solo es posible si todos participan y los preparativos se realizan con suficiente antelación.
Posibles soluciones:
- Tenga claro el tiempo y el esfuerzo necesarios para la reingeniería de procesos empresariales (BPR).
- Céntrese en los beneficios que el nuevo proceso debería aportar.
- Comience a planificar a tiempo.
- Mejore sus habilidades de organización y gestión del tiempo.
Implementación irregular
Así que ha llegado a la fase de implementación. ¡Hurra! 🎉
Aún no hay luz verde. Todavía tiene que llevar a cabo el nuevo proceso de forma coherente. Si lo aplica de forma inadecuada e inconsistente, no tendrá éxito.
Otro punto a tener en cuenta es que la BPR no es un evento único. Es un proceso de mejora continuo y profundo. Si no mide la eficacia de su estrategia de reingeniería de procesos empresariales, ¿quién puede decir que es mejor que la anterior?
Los KPI podrían indicar que algunas partes del nuevo enfoque no son óptimas y deben reevaluarse.
Posibles soluciones:
- Acepte que el trabajo no termina una vez que se implementa el nuevo proceso.
- Empiece poco a poco e implemente los cambios paso a paso.
- Pruebe y mida constantemente.
- Supervise la adaptación y proporcione soporte adicional cuando sea necesario.
Rompa moldes y alcance nuevos niveles de eficiencia con la reingeniería de procesos empresariales (BPR).
Mediante un rediseño fundamental de los flujos de trabajo, puede optimizar las operaciones, reducir los costes e impulsar el crecimiento. Aunque supone un reto, los posibles beneficios a largo plazo de la reingeniería de procesos empresariales hacen que merezca la pena para cualquier empresa que desee mantenerse a la vanguardia en un panorama empresarial dinámico.
¡Fuera lo viejo, bienvenido lo nuevo! Dale un soplo de aire fresco a tu organización aprovechando la reingeniería de procesos empresariales. 🛫