Cuando su empresa está estancada en la rutina, las medidas mezquinas no sirven. Es hora de cambiar las cosas y reexaminar los "viejos métodos" para seguir avanzando.
La reingeniería de procesos de negocio (BPR) es un potente enfoque que puede revolucionar las operaciones de su equipo y llevar su empresa a nuevas cotas. Aunque supone un reto y a menudo suscita resistencia, es algo que toda empresa que quiera seguir siendo relevante y competitiva debe hacer.
En esta guía, trataremos todos los aspectos básicos de la reestructuración de los procesos empresariales y le daremos consejos para planificarla y llevarla a cabo con éxito. Siga leyendo para obtener más información y conseguir mejoras espectaculares ✨
¿Qué es la Reingeniería de Procesos de Negocio?
La Reingeniería de Procesos de Negocio es el rediseño fundamental de los flujos de trabajo y procesos de negocio dentro de una empresa. El objetivo de la reingeniería de procesos empresariales es racionalizar las operaciones, mejorar los resultados, reducir los costes e impulsar el crecimiento de los procesos de la empresa.
El concepto fue creado por Michael Hammer es profesor de informática en el MIT. En 1990, escribió un famoso artículo para Harvard Business Review titulado "_Reengineering Work: No automatizar, eliminar"
Hammer criticaba a los directivos por utilizar la tecnología para automatizar un trabajo intrínsecamente ineficaz. En su lugar, sugería replantearse los procesos de la empresa y eliminar los que no añaden valor.
El artículo provocó una tendencia que muchas empresas no tardaron en adoptar. En 1993, el 60% de las empresas de la lista Fortune 500 afirmaban haber empezado a aplicar procesos de reingeniería empresarial o tenían previsto hacerlo.
¿Por qué es importante la reingeniería de los procesos de negocio?
Para dirigir una empresa con éxito, hay que adaptarse a los cambios continuos, mantenerse al día de las últimas tendencias y esforzarse siempre por mejorar. ⬆️
Los procesos que le funcionaron en el pasado pueden quedar obsoletos o verse obstaculizados por acontecimientos internos o externos. Ajustar uno o dos pasos de los procesos actuales puede ser suficiente en algunos casos, pero hay ocasiones en las que hay que ir a por todas y hacer cambios radicales para volver al buen camino. 🛤️
Reinventar los procesos existentes tiene muchas ventajas:
- Aumento de la productividad
- Resultados más rápidos y de mayor calidad
- Eliminación de pasos redundantes, ineficaces o repetitivos
- Reducción de los costes de productividad
- Satisfacción de empleados y clientes
- Crecimiento de las operaciones de la empresa
La reingeniería de procesos de negocio no es tarea fácil. Requiere invertir mucho tiempo, dinero y esfuerzo. Incluso entonces, nadie puede garantizar el intento correcto de las nuevas estrategias en sus nuevos procesos de empresa.
Aun así, los beneficios potenciales a largo plazo de la reestructuración de procesos empresariales superan con creces los costes asociados y los riesgos potenciales.
Reingeniería de procesos de negocio vs. Mejora de procesos de negocio
La Mejora de Procesos de Negocio (BPI) y la BPR tienen la misma meta: mejorar los procesos de su empresa y permitir el intento correcto a largo plazo. Pendientes de hacerlo utilizando diferentes enfoques, sin embargo. Mejora de procesos consiste en identificar los cuellos de botella y ajustar los procedimientos sobre la marcha. Puede que cambie algunas normas, pasos o herramientas, pero el núcleo de los procesos de la empresa sigue siendo el mismo.
La reingeniería de procesos implica considerar nuevas perspectivas, romper convenciones y cuestionar cada engranaje de los procesos actuales y el motor general de la empresa. Implica la reconstrucción del proceso empresarial desde cero. En muchos casos, eso implica automatización de procesos de empresa .
Utilice recetas de automatización prediseñadas en ClickUp o personalícelas en función de sus necesidades, para que su equipo pueda centrarse en lo que más importa
He aquí un ejemplo. Tiene un pequeño servicio de entrega de comida rápida. Se da cuenta de que los tiempos de espera aumentan a medida que crece la demanda y de que está perdiendo clientes. El sistema manual de gestión de pedidos que antes le funcionaba está empezando a desmoronarse y la satisfacción de los clientes tiende a bajar.
El BPI probablemente sugeriría contratar nuevo personal o transferir temporalmente a empleados de distintos departamentos para que gestionen los pedidos cuando sea necesario. La BPR implicaría implantar un nuevo sistema electrónico de gestión de entregas que requiera poca intervención humana.
La primera solución es como barrer el polvo debajo de la alfombra, mientras que la segunda evita que el polvo se acumule en primer lugar. 🧹
Reingeniería de Procesos de Negocio vs. Gestión de Procesos de Negocio Gestión de procesos es el concepto más amplio de los dos. Es el acto de gobernar los elementos y actividades de los procesos para garantizar que todo funcione sin problemas. Mientras que la BPR es una repetición ocasional, la BPM ocurre sin parar.
BPM y BPR tienen algunos elementos similares. Ambos requieren que se examinen los procesos existentes y se identifiquen y solucionen los problemas. La meta también es la misma: mejorar la calidad de los productos o servicios.
¿Cuándo aplicar una estrategia de BPR?
Lo ideal es llevar a cabo una estrategia de BPR cuanto antes. De ese modo, será más fácil establecer la fase para todo el trabajo futuro y los esfuerzos de ampliación. Cuanto más grande sea su empresa, más costoso, difícil y lento será reestructurar sus procesos.
En realidad, la BPR suele surgir como tema cuando la empresa está estancada o funciona mal, y los esfuerzos de BPI fracasan. En estos casos, el momento adecuado para implantar una estrategia de BPR es ahora.
Si ha perdido la oportunidad ideal, no desespere. Puede introducir cambios profundos en un proceso de empresa en cualquier momento que considere oportuno. Requerirá más trabajo y un plan meticuloso, pero puede dar el resultado correcto. Como se ha mencionado, los beneficios a largo plazo hacen que merezca la pena.
Los cuatro pasos de la reingeniería de procesos empresariales
El proceso de reestructuración de procesos empresariales varía en función de cada caso. Generalmente implica cuatro pasos, que esbozaremos en la siguiente sección.
Tenga en cuenta que gestión de proyectos herramienta como ClickUp puede facilitarle el trabajo. Además de centralizar sus datos, le ofrece diversas funciones para que planificación de proyectos y ejecución. En lugar de hacer malabarismos con varias aplicaciones, puede ejecutar operaciones complejas como la BPR desde una única plataforma.
Ahorre tiempo utilizando las aplicaciones Plantilla de plan de proyecto de reingeniería de procesos de negocio ClickUp . Viene precargada con columnas y modos de vista personalizados, es decir, "vistas" diseñadas para ayudarle a abordar la BPR con confianza.
Además, ¡es gratis, gratuito/a! Volvamos ahora a los cuatro pasos esenciales del proceso empresarial.
Paso 1: Preparación e investigación
Utilice la plantilla del plan Business Process Reengineering Project de ClickUp y haga más manejable este laborioso proceso
Una empresa tan compleja como la reingeniería de procesos empresariales requiere la participación de todos. 🤝
Debe reunir un equipo cualificado y motivado que se encargue del proyecto de reingeniería. Su equipo de tareas de procesos de negocio debe incluir:
- Expertos externos versados en BPR
- Un alto directivo que lleve la voz cantante en el equipo o la organización
- Un empleado con experiencia que conozca los entresijos del proceso
Para averiguar qué es lo que falta, debe investigar el proceso en profundidad. Analice las actividades, los participantes, las herramientas y los métodos utilizados de principio a fin. Pida a sus empleados y clientes que completen encuestas anónimas de opinión y utilice la herramienta Plantilla de plan de proyecto de reingeniería de procesos de negocio ClickUp para llegar aún más rápido.
Lo que causa más problemas
Busque los pasos que causan sistemáticamente retrasos, errores y quejas de los clientes. Asegúrese de anotar también los pasos que han resultado beneficiosos.
Recopilar información de múltiples fuentes le permitirá hacerse una idea más realista. Con este conocimiento, le resultará más fácil reconstruir el proceso e identificar los cuellos de botella.
Utilice la vista Formulario para recoger, analizar y organizar los comentarios
Con ClickUp, recopilar y gestionar datos es muy sencillo. Utilice Formularios ClickUp para crear encuestas de opinión eficaces, eligiendo entre más de 10 tipos de campo. Gestione su equipo de BPR en vista Lista o Tablero. Añada sus datos de contacto o cualquier otra información relevante en las columnas.
Asigne tareas o subtareas y cree dependencias para un flujo de trabajo más eficaz. ✔️
Paso 2: correlacionar procesos
Ahora que sabes qué partes del proceso funcionan y cuáles no, es hora de rediseñarlo.
Paso a paso, crea el nuevo flujo de trabajo utilizando correlacionar procesos . Puede que la visualización le ayude a comprender mejor los procesos complejos y el modo en que las actividades específicas se afectan entre sí.
Dibuja conexiones y enlaza objetos para crear hojas de ruta o flujos de trabajo a partir de tus ideas junto a tu equipo en las Pizarras ClickUp
Con Pizarra de ClickUp puede crear cautivadores mapas de procesos y diagramas de flujo para ilustrar los pasos de su estrategia de BPR.
Utilice diferentes figuras para indicar el tipo de actividad. Por ejemplo, las figuras de diamante suelen indicar pasos de decisión. Añada flechas para especificar la dirección y las dependencias de las tareas. Además de figuras y flechas, no dude en añadir imágenes, vídeos, tarjetas de sitios web, documentos o garabatos para transmitir su idea.
Una vez visualizado todo el proceso, defina el inicio y el final de sus esfuerzos de BPR y añada los pasos intermedios. Puede convertir los nodos en tareas interactivas, desbloqueando funciones adicionales como listas de control, comentarios y control de tiempo.
Registre el tiempo sobre la marcha o introdúzcalo manualmente con el control de tiempo en ClickUp
Incluso puede especificar la persona o el departamento responsable añadiendo rectángulos al fondo para cada uno y ordenando las tareas a lo largo del eje vertical en función de quién deba completarlas.
Las Pizarras también facilitan la colaboración con su equipo de expertos en BPR. Puedes trabajar en la pizarra mapa del proceso juntos en tiempo real y compartir ideas a través de notas. 💡
Paso 3: Planificar y gestionar las tareas
El siguiente paso consiste en definir la alcance del proyecto es decir, elabore una estrategia de implantación para dar vida a su mapa de procesos. En primer lugar, ajuste su meta final y explique cómo se alinea con los objetivos de la empresa.
A continuación, enumere todos los pasos necesarios para llevar a cabo la BPR. Piense si necesita contratar a nuevas personas, formar a los empleados actuales, adquirir nuevos equipos o actualizar los existentes.
Es sencillo añadir valores monetarios a las tareas para mantener el seguimiento de los presupuestos de los proyectos
Sea lo más específico posible para evitar malentendidos. No olvide calcular los costes para que el presupuesto sea preciso asignación presupuestaria .
Al final, determine las medidas del intento correcto. Si lo hace, podrá ver exactamente cuánto ha mejorado el flujo de trabajo con el proceso de reingeniería.
Como ya ha establecido las metas de BPR y las deficiencias del proceso existente, definir los KPI sin esfuerzo. También es una buena idea tener un plan de emergencia en caso de que el plan A no funcione.
Puedes hacer todo esto en Documentos de ClickUp . Desde funciones avanzadas de formato hasta control de versiones, ClickUp tiene todo lo que necesita para crear documentos prácticos y visualmente atractivos.
ClickUp Docs permite un formato enriquecido y comandos de barra inclinada para trabajar de forma más eficiente
Finalice sus planes enumerando y asignando todas las tareas y subtareas en ClickUp. Añada adjuntos, listas de control e información crucial para ayudar a las personas asignadas a completar sus tareas.
Utilice la vista Carga de trabajo para evaluar la capacidad y disponibilidad individuales. Vea y gestione el calendario y los hitos en vista Gantt o Cronograma de) Gantt. ⏱️
Paso 4: Implementación
Una vez que esté preparado, empiece a ejecutar el plan de reingeniería de procesos a pequeña escala. Documente y audite todas las actividades y evalúe el progreso después de cada hito. Al mismo tiempo, establezca controles del proyecto para garantizar el cumplimiento de los costes y el calendario.
Si los KPI que ha elegido no muestran una mejora significativa en comparación con la línea de base, vuelva a la fase de plan y evalúe de nuevo, luego inténtelo de nuevo. Si los resultados favorecen el nuevo proceso, aplíquelo gradualmente a mayor escala.
A posteriori, mida y recabe la opinión de las partes interesadas.
Manténgase en el buen camino para alcanzar sus objetivos con cronogramas claros, metas cuantificables y seguimiento automático del progreso
En ClickUp, puede ajustar metas rastreables y medir automáticamente el progreso a medida que avanza. La plataforma ofrece muchas otras posibilidades de automatización, tanto integradas como personalizadas.
Puede colaborar con su equipo en ClickUp en cada paso del proceso de reingeniería. Discuta los asuntos en los comentarios de las tareas o Vista del chat . Edita documentos y otros archivos, visualiza los cambios en tiempo real y recibe notificaciones al respecto.
Sus empleados también pueden realizar un seguimiento del tiempo dentro de la app, lo que facilita los procedimientos de compensación. 💸
Ejemplos de Reingeniería de Procesos de Negocio
¡Una de las maneras más eficaces de aprender es con el ejemplo, así que vamos a explorar dos famosas BPR historias de éxito!
T-Mobile: Telecomunicaciones
**El problema Hasta 2015, T-Mobile el soporte al cliente por teléfono de T-Mobile estaba formado por agentes de primera respuesta y varios departamentos especializados en distintos tipos de problemas. Por eso, la resolución de problemas solía implicar varias transferencias de llamadas. El proceso llevaba mucho tiempo y provocaba la frustración de los clientes.
La solución: Tras analizar el proceso, T-mobile se dio cuenta de que la solución más eficaz sería formar a sus agentes de soporte al cliente para que gestionaran todas las llamadas de principio a fin. La empresa reunió a equipos interfuncionales de expertos para llevar a cabo la formación de los representantes. T-mobile también cambió sus prácticas de evaluación de agentes, pasando a un modelo basado en el rendimiento individual y de equipo.
El resultado: El número de llamadas por cuenta se redujo un 21% y los costes por llamada disminuyeron. La retención de clientes alcanzó un nivel sin precedentes. La tasa de rotación de empleados cayó en picado. T-mobile alcanzó un intento correcto nunca visto.
Honeywell: Tecnología e ingeniería
El problema: En la década de 1990, Honeywell tenía como objetivo disminuir el número de defectos en el proceso de construcción en una de sus unidades de Arizona. La investigación reveló que los dos problemas principales eran la necesidad de una mayor cooperación entre los equipos y la falta de autoridad sobre las decisiones que afectaban a su trabajo.
La solución: Honeywell cesó todas las operaciones y creó un nuevo sistema de producción integrado con un sistema completo de control de calidad. Los empleados recibieron formación. Se formaron equipos multidisciplinares y se les encomendó la tarea de gestionar la producción de los productos de principio a fin. Al igual que T-Mobile, la empresa introdujo un modelo de evaluación basado en la calidad y el rendimiento.
El resultado: El proceso duró tres años, pero los resultados hablan por sí solos. Honeywell observó una disminución del 70% de los defectos, una reducción del 72% en la duración del ciclo de las piezas y muchas otras ventajas concomitantes.
Retos y soluciones comunes de la reingeniería de procesos de negocio
La reingeniería de procesos de negocio suele ser un proceso largo y elaborado, por lo que puede conllevar muchos problemas. A continuación abordaremos algunos de ellos:
Falta de compatibilidad
Cuando un directivo inicia un cambio, a menudo se encuentra con la resistencia de los superiores. Convencerles de que acepten la idea puede ser complicado, incluso si el proponente es un experto en el proceso en cuestión.
Comprenda de un vistazo quién de su equipo tiene menos o más trabajo del necesario para poder reasignar fácilmente sus recursos
Además, recibir compatibilidad por parte de los superiores y propietarios es una cosa, pero conseguir que los empleados en las trincheras las apliquen es otro cantar. 🐟
Incluso si los fondos no son un problema, cambiar un modelo existente y conocido podría serlo.
Posibles soluciones:
- Reúna todas las pruebas que pueda para demostrar que su empresa se beneficiará de la BPR
- Ofrezca incentivos para la participación
- Sea paciente y persistente
- Aplique los cambios gradualmente para facilitar la transición
Preparación inadecuada
Muchas cosas pueden salir mal en la fase de preparación.
Por ejemplo, si el equipo de expertos es parcial, puede impulsar una agenda que no sea necesariamente la mejor para la empresa. Demasiada gente en el equipo puede causar confusión, mientras que un número insuficiente de miembros podría ser incapaz de seguir el ritmo. La falta de conocimientos o de motivación también puede ser problemática.
Otro obstáculo común es el análisis inadecuado de las causas. Sin comprender la causa real de las ineficiencias de un proceso, puede estar condenado a repetirlas.
Potenciales soluciones:
- No se precipite en el proceso de preparación
- Reúna un equipo de profesionales con múltiples aptitudes
- Recabar opiniones desde múltiples perspectivas y fomentar la transparencia
Limitaciones de recursos
La falta de recursos es probablemente el problema más común de la BPR y puede obstaculizar gravemente su progreso. Ya se trate de tiempo, dinero o mano de obra, hay que recortar algunos gastos para hacer realidad el cambio.
Eso sólo es posible si todo el mundo está de acuerdo y los preparativos se hacen con mucha antelación.
Seguimiento y monitorización de tareas, recursos y progreso del proyecto en la vista del Panel de Control de ClickUp
Posibles soluciones:
- Tener claro el tiempo y el esfuerzo necesarios para la reestructuración de procesos empresariales
- Centrarse en los beneficios que debería aportar el nuevo proceso
- Empezar a planificar a tiempo
- Mejore su organización ygestión del tiempo habilidades
Ejecución irregular
Ya has llegado a la fase de implementación. ¡Hurra! 🎉
Aún no está todo despejado. Todavía tienes que llevar a cabo el nuevo proceso de manera que se mantenga. Si lo aplicas de forma inadecuada e incoherente, no tendrá éxito.
Otra nota a tener en cuenta es que la RBP no es un evento aislado. Es un proceso continuo de mejora en profundidad. Si no mide la eficacia de su estrategia de reingeniería de procesos de negocio, ¿quién puede decir que es mejor que la anterior?
Los indicadores clave de rendimiento podrían mostrar que algunas partes del nuevo enfoque no son óptimas y deben reevaluarse.
Posibles soluciones:
- Aceptar que el trabajo no se acaba una vez implantado el nuevo proceso
- Empezar poco a poco y aplicar los cambios poco a poco
- Probar y medir todo el tiempo
- Supervisar la adaptación y proporcionar compatibilidad adicional cuando sea necesario
Rompa moldes y alcance nuevos niveles de eficiencia con la BPR
Al rediseñar los flujos de trabajo de forma fundamental, puede agilizar las operaciones, reducir los costes e impulsar el crecimiento. Aunque suponga un reto, los beneficios potenciales a largo plazo de la BPR hacen que merezca la pena para cualquier empresa que desee mantenerse a la cabeza en un panorama empresarial dinámico.
Fuera lo viejo, ¡entra lo nuevo! Dé a su empresa un soplo de aire fresco adoptando la reingeniería de procesos de negocio. 🛫