¿Cómo crear un equipo multifuncional? Guía práctica para equipos
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¿Cómo crear un equipo multifuncional? Guía práctica para equipos

¿Qué le viene a la mente cuando oye "interfuncional"?

Lo más probable es que haya pensado en colaboración o equipos antes que en la palabra disfuncional. Pero esa suele ser la realidad de muchos equipos interfuncionales.

¿Por qué?

Hay muchas razones por las que los equipos interfuncionales tienen dificultades para funcionar bien. La pregunta más interesante, sin embargo, es cómo crear equipos multifuncionales realmente productivos que realicen un gran trabajo y obtengan resultados 📈

Esta guía le guiará por este camino. En primer lugar, siempre es una buena idea empezar con una definición sólida. V2V Visibilidad Operativa Blog CTA

¿Qué son los equipos interfuncionales?

Los Teams interfuncionales están compuestos por miembros de diferentes departamentos y áreas de especialización que coordinan esfuerzos para lograr una meta común.

Un intento correcto colaboración interfuncional se produce cuando los equipos reúnen diferentes perspectivas y especialidades para crear un enfoque integral que les permita resolver mejor los problemas, tomar decisiones más inteligentes, y ejecutar proyectos .

Ventajas de los equipos interfuncionales

Con los equipos interfuncionales, tendrá acceso a recursos adicionales que de otro modo no tendría. Cuantos más recursos, mejores resultados. Pero eso es sólo la punta del iceberg cuando se trata de lo valiosos que pueden ser los equipos interfuncionales. 🧊

En Harvard Business Review (en inglés) subrayó la importancia de los equipos interfuncionales: "Los sistemas de capacidades más importantes no se agrupan en conjuntos diseñados hace décadas. De hecho, gran parte de la distinción en un sistema de capacidades potente proviene de las chispas que se crean cuando personas con diferentes antecedentes, habilidades, tecnologías y perspectivas construyen prácticas y procesos juntos."

Considere las siguientes ventajas:

Aumento de la productividad

Transversalidad los equipos pueden trabajar más rápido porque se reúnen competencias especializadas de distintos departamentos o áreas de conocimiento para trabajar en un mismo problema, utilizando en última instancia sus conocimientos funcionales. Actúan como facilitadores para que las ideas afloren en todos los equipos pertinentes.

Velocidad de comunicación

Funciones de anotación de ClickUp

La función de Anotación de ClickUp permite a los equipos asignar comentarios a los archivos para una colaboración más rápida

Los equipos multifuncionales tienden a llegar más lejos que cualquier equipo de una sola función debido a la gran cantidad de recursos a los que los equipos tienen acceso cuando cada miembro del equipo tiene experiencia en diferentes áreas temáticas. Además, hay que tener en cuenta que un equipo multifuncional no tiene por qué ser enorme. Pueden ser pequeños pero poderosos. 🛼

Autonomía para evitar cuellos de botella

Has visto alguna vez el meme del perro que sujeta su propia correa? Eso es más o menos los equipos interfuncionales en pocas palabras.

Debido a su estructura, un equipo multifuncional tiende a cultivar una gran autonomía, lo que significa que no se ralentiza ni se atasca con largos procesos de aprobación. Esto significa que las metas se logran más rápido. 💪

Comunicar mejor las ideas

Agilice la comunicación y envíe proyectos más rápidamente con las Pizarras ClickUp. Intercambie ideas, planifique, elabore estrategias y comuníquese con su equipo en tiempo real

Agilice la comunicación y envíe proyectos más rápidamente con las Pizarras ClickUp. Intercambie ideas, planifique, defina estrategias y comuníquese con su equipo en tiempo real

Los equipos interfuncionales abren el diálogo y ayudan con colaboración en equipo mucho más rápido. Esto permite una mejor comprensión de las tareas, reduce los fallos de comunicación y, en última instancia, acelera el progreso del equipo.

Crear trabajo de mayor calidad

Los equipos interfuncionales ofrecen a los individuos la oportunidad de trabajar en tareas que requieren una variedad de habilidades y conocimientos. Esto a menudo les permite asumir proyectos más interesantes y desafiantes de lo que harían normalmente.

Lee: Se tiende a llegar a soluciones más creativas cuando se deja que un equipo interfuncional se mezcle y haga lo suyo. 💡

¿Por qué? Porque un equipo multifuncional permite una especie de caja de arena innovadora. Teams can experiment and play around with ideas even if project tasks and responsibilities fall on specific members with specific expertise.

Rendición de cuentas

Un equipo interfuncional tiene un mayor sentido de la propiedad, ya que cada departamento desempeña un rol importante en el intento correcto del proyecto. Esto conduce a una mayor responsabilidad, que resulta positiva para el crecimiento, el ajuste de metas y la organización en su conjunto. 💸

Rentable

vista Carga de trabajo clickUp

Utilice la vista de carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte fácilmente tareas para reasignar recursos

Los equipos multifuncionales reducen costes al disminuir la cantidad de tiempo y recursos necesarios para completar proyectos y tareas. Acerca de el 70% de los líderes que alcanzan sistemáticamente sus objetivos de optimización de costes trabajan con equipos interfuncionales, frente al 40% que no lo hace.

¿Cuáles son los tipos de equipos interfuncionales?

Si puede construirlo, lo más probable es que haya un equipo interfuncional que le ayude a tenerlo terminado. He aquí una lista de los equipos interfuncionales más comunes con los que merece la pena familiarizarse. 🛠️

  • Equipos centrados: Estos equipos se reúnen temporalmente para centrarse en una tarea o proyecto específico y suelen disolverse una vez completada la tarea o el proyecto
  • Equipos funcionales: Este tipo de equipo se compone de expertos de disciplinas específicas que trabajan juntos para resolver problemas o proyectosdesarrollar proyectos dentro de su área de especialización
  • Equipos ejecutivos: La toma de decisiones clave sobre la dirección, las metas y la estrategia general de una empresa se beneficia de la formación de equipos ejecutivos
  • Grupos de trabajo: Los grupos de trabajo interfuncionales suelen formarse para resolver problemas o proponer soluciones a problemas específicos
  • Equipos de asesoramiento: Cuando se necesita ofrecer un asesoramiento y una visión completos sobre determinadas áreas relacionadas con la organización, se forma un equipo de asesoramiento de colaboración interfuncional
  • Equipos conjuntos: Esto ocurre cuando miembros de diferentes organizaciones y entidades se unen para lograr una meta común
  • Equipos de matriz: Estos equipos están formados por miembros de diferentesdepartamentos que colaboran en un proyecto o tarea e informan a sus jefes de departamento

Cómo crear un equipo interfuncional de éxito

1. Crear una visión clara

Es importante establecer una visión y un propósito claros para el proyecto, de modo que todo el mundo entienda en qué está trabajando. Independientemente de cuál sea tu visión, es necesario organizarla, gestionarla y guardarla en algún sitio.

Aquí es donde ClickUp le ayuda a construir su centro de control de misiones . De este modo, los gestores de proyectos establecen su visión en toda su grandeza. Al fin y al cabo, las ideas son sólo eso si no se ponen a trabajar y se desglosan en sprints realizables .

Reúna todo su trabajo en una panorámica de alto nivel con Paneles de control

Reúna todo su trabajo en una visión general de alto nivel con los cuadros de mando

ClickUp funciona a la perfección tanto para las necesidades más básicas como para las exigencias que requieren los equipos de alto rendimiento. Con Tablero y vistas de calendario teams, los equipos se informan de lo que hay que hacer y cuándo, así como de una visión general de la ejecución del proyecto. Documentos de ClickUp se comparten, las ediciones se guardan en tiempo real y el progreso es muy visual.

Necesidad de con tarea o dependencias del proyecto ? ClickUp también permite personalizarlo totalmente.

2. Establezca roles y metas clave

Antes de iniciar el proyecto, es importante asignar roles y objetivos a cada miembro del equipo. De este modo, el equipo se coordina mejor y se mantiene en la misma página. Las metas se benefician de la asignación de roles e hitos claramente definidos.

Hitos en vista Gantt)

Visualice los hitos del proyecto con la vista Gantt en ClickUp

Con ClickUp, ajuste y realice un seguimiento de hitos del proyecto se convierte en algo natural. ClickUp permite a un equipo ágil multifuncional convertir una tarea en un hito. También puede filtrar por ellos, en caso de que desee ver una hoja de ruta de todos los hitos que el equipo ha completado.

3. Proporcionar compatibilidad

Mientras los equipos se comunican, celebran sesiones de intercambio de ideas y elaboran estrategias, asegúrate de que les ofreces la compatibilidad necesaria. Desde el punto de vista funcional, esto se reduce a las herramientas que utilizas y cómo las utilizas.

Soporte de ejemplo de flujo de trabajo en ClickUp Mapas mentales

Construya su proceso de compatibilidad en la herramienta Mapas mentales de ClickUp para visualizar todo el flujo de trabajo

Asegúrese de que sus procesos de compatibilidad están bien documentados. Por suerte, puede utilizar Mapa mental herramientas para conectar fácilmente los puntos y visualizar un flujo de trabajo completo para su proceso de compatibilidad.

Además, La herramienta de chatear integrada en ClickUp hace que no tenga que cambiar de contexto cuando trabajes con tu equipo. Solo tienes que iniciar un chat dentro de la plataforma y comunicarte con cualquier persona de tu equipo.

Son las pequeñas cosas como esta las que marcan una gran diferencia cuando estás en las trincheras de la gestión de tareas, y hitos o en ejecución reuniones ágiles .

4. Fomentar la colaboración y la creatividad

Fomente a los miembros del equipo a colaborar compartir nuevas ideas y pensar con originalidad a la hora de resolver problemas. Aquí es donde software de Pizarra como Pizarras ClickUp brillar.

Detección de colaboración en las pizarras ClickUp

La Detección de Colaboración permite a los equipos trabajar y editar simultáneamente en las Pizarras ClickUp

Como caja de arena creativa construida para la lluvia de ideas, casi nunca querrá utilizar ninguna otra herramienta en las fases iniciales de dar vida a un proyecto. Los equipos colaboran en tiempo real los equipos colaboran en tiempo real, guardan conceptos, dibujan diagramas explicativos y utilizan funciones de detección de colaboración para evitar el trabajo duplicado o repetitivo

5. Reconocer y recompensar los logros

Reconozca y recompense a los miembros individualmente, así como a los equipo colectivamente por sus logros . Esto ayudará a fomentar el sentido de la responsabilidad y la propiedad del proyecto.

El problema es que hay muchas organizaciones que no documentan ni ofrecen una explicación clara de cómo se recompensará o reconocerá a los empleados por su trabajo. ClickUp Docs le ayuda a centralizar los documentos operativos y organizativos en un único lugar para que los equipos puedan buscar fácilmente la información esencial.

Plantilla de cultura empresarial de ClickUp

Centralice la información y los recursos sobre la cultura de su empresa en un solo espacio a través de esta plantilla de documentos de ClickUp

Además, no tiene que empezar desde cero. Utilice la plantilla de cultura empresarial de ClickUp para documentar todo lo que quiere de su equipo y cómo va a recompensarlo. Una vez que los equipos sepan que serán reconocidos, siempre querrán dar un poco más por su trabajo.

Descargar esta plantilla

Ejemplos de retos para equipos interfuncionales con plantillas

Cuando se trabaja con varias funciones, es inevitable que surjan lagunas de conocimiento. Cuando los equipos carecen de claridad en los roles y/o de formación, se produce una colaboración ineficaz y un descenso de la productividad.

Pero ese no es el único reto al que se enfrenta un equipo interfuncional en su día a día. Muchos tienen que ver con la organización y los estilos de comunicación. He aquí algunos más.

Funciones y responsabilidades poco claras

Con una variedad de roles y responsabilidades, es difícil para los equipos determinar quién es responsable de qué. A menos que haya un flujo de trabajo predeterminado por parte de la dirección que dicte cómo funcionará un equipo multifuncional -junto con una centralización intencionada de esa responsabilidad-, los equipos están abocados a quedarse atascados con funciones y responsabilidades poco claras.

ClickUp Organizational Chart Pizarra Plantilla

Visualice fácilmente la estructura y el diseño de sus equipos con esta sencilla plantilla de pizarra de organigrama

En su lugar, utilice una plantilla pre-construida para obtener una ventaja en su gráfico de organización para que todo el mundo sepa exactamente quién es responsable de qué.

Silos de datos

Los silos de datos se producen cuando diferentes departamentos trabajan de forma independiente y no comparten datos, y más aún cuando utilizan plataformas SaaS completamente diferentes para gestionarlos.

Lo más probable es que la pila tecnológica que utiliza el equipo de ventas sea diferente de la que utiliza el equipo de ventas que utilizan los equipos de marca y diseño . ¿Y entonces? Aquí es donde centralizar la carga de trabajo de principio a fin es clave. 🔑

Un equipo multifuncional necesita una fuente de verdad desde la que trabajar. De ese modo, las tareas están organizadas y asignadas, las actualizaciones son las mismas y accesibles para todos en el equipo de marketing o en cualquier otro lugar, y todo el mundo trabaja bajo las mismas directrices.

Plantilla del plan de gestión de equipos de ClickUp

Conecte a los equipos de toda la organización con esta plantilla detallada Gestión de equipos Plantilla del plan

Si necesitas reunir a todos los equipos en un mismo espacio, ¿por qué no trabajar con una plantilla personalizada para asegurarte de que todos y cada uno de los equipos están contabilizados? Facilite que un equipo multifuncional prospere con visibilidad de proyectos y estados para que un equipo de ventas y marketing pueda colaborar mejor.

Mala asignación de recursos

Una serie de recursos, materiales, tecnología y dinero requieren una asignación adecuada en un proyecto de principio a fin. Sin las herramientas y los sistemas adecuados, una mala asignación de recursos sólo sirve de obstáculo para que los equipos interfuncionales lleguen a la meta.

Unos objetivos, roles y cronogramas claros son imprescindibles para que un equipo interfuncional trabaje con éxito. Sin estos elementos, los miembros del equipo pueden no estar seguros de lo que se espera de ellos y cuándo.

Plantilla de asignación de recursos ClickUp

Utilice la plantilla de asignación de recursos de ClickUp para realizar un seguimiento de los materiales, la mano de obra y demás recursos de la organización para cada proyecto

No sobreutilice ni infrautilice a los miembros de su equipo adivinando quién puede trabajar en qué. Identifique los recursos disponibles y utilice esta plantilla para realizar el seguimiento, gestionar y ajustar la disponibilidad de recursos en una ubicación central.

Lucha contra los flujos de trabajo en equipo

Claro que hay recursos que gestionar y tareas que asignar, pero los problemas de flujo de trabajo tienden a surgir cuando los equipos interfuncionales trabajan juntos. El enfoque del trabajo de un equipo puede no encajar con el de otro, y ambas partes tienen que hacer concesiones.

Las diferencias en la terminología y los flujos de trabajo hacen que sea mucho más difícil para un equipo interfuncional.. colaborar de forma productiva. Si hubiera que resumir el reto número uno para un equipo interfuncional, se reduciría a la falta de alineación.

Es la causa de muchos de los problemas existentes. Esto significa que la creación de un equipo multifuncional de éxito requiere abordar cómo se alinea su flujo de trabajo.

Plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp

Utilice esta plantilla para establecer procesos en su organización destacando cómo las tareas se alinean y potencialmente fluyen hacia otros equipos

Consiga que todos los equipos estén alineados creando una lista de documentación de procesos y procedimientos. Por suerte, esta plantilla gratuita de procesos y procedimientos simplifica la delegación y la determinación de los flujos de trabajo de los equipos o, al menos, documenta cómo funciona cada uno para que no haya más confusiones entre departamentos.

Haga más en todas las funciones con la potencia de ClickUp

La plataforma intuitiva y personalizable de ClickUp permite a los Teams configurar entornos de trabajo y tareas con sólo pulsar un botón, y asignar tareas a los miembros del equipo con facilidad.

También ofrece sólidas funciones de (elaboración de) informes, que permiten a los miembros del equipo conocer rápidamente el progreso de las tareas y los proyectos. Con ClickUp, los equipos comparten archivos y comentarios en tiempo real, lo que les da acceso instantáneo a las últimas actualizaciones, al tiempo que permite a los equipos trabajar desde cualquier lugar.