En la era de la multitarea, todas las trucos de productividad que aumentan la eficiencia en el trabajo son cruciales. Por muchas razones
¿Te encuentras cambiando de plataforma para realizar diferentes tareas a lo largo del día? Esto se llama cambio de contexto.
Las empresas deben escalar, y la salud mental de los trabajadores es prioritaria. No se puede llegar al final de la jornada laboral sintiéndose productivo y mentalmente agotado, pero sin haber completado ninguna tarea prioritaria. Y esa es precisamente una de las consecuencias del cambio de contexto.
El cambio de contexto es un problema costoso para las organizaciones. Es intrínseco al lugar de trabajo moderno y acaba con la productividad. Pero se puede reducir su impacto negativo en el bienestar y la calidad de los resultados del trabajo.
Siga con nosotros para saber qué implica el cambio de tareas, cuánto cuesta y qué puede hacer al respecto.
¿Qué es el cambio de contexto?
El cambio de contexto es la alternancia sucesiva de la atención entre varias tareas diferentes no relacionadas entre sí a lo largo de la jornada laboral.
Por ejemplo, mientras prepara las diapositivas para una presentación, consulta el correo electrónico. A continuación, pasas a analizar un informe semanal de ventas antes de interrumpirlo para responder a mensajes instantáneos. Y así podríamos seguir
Científicos del MIT afirman
cambiar de tarea es uno de los pilares de nuestra vida cotidiana. La capacidad humana para cambiar de tarea es inmensa y nuestros cerebros están preparados para la flexibilidad cognitiva.
Esto significa que somos capaces de cambiar entre contextos a los que se aplican diferentes reglas y planes de acción. Y eso se debe a que mantenemos innatamente en mente la información sobre un contexto mientras estamos en otro.
Por desgracia, la flexibilidad cognitiva tiene un precio: el "coste del cambio" Además, el cambio de contexto es una parte inevitable del trabajo corporativo.
¿Cuál es el coste del cambio de contexto?
El coste real del cambio de contexto puede variar en función de factores como el sistema operativo específico, la arquitectura de hardware y el número de procesos que se cambian. Diferentes estudios y experimentos han proporcionado estimaciones de los costes de la conmutación de contexto, que van desde unos pocos segundos a decenas de microsegundos.
- Según una revisión bibliográfica realizada porStephen Monsellun cambio frecuente entre tareas perjudica el rendimiento y aumenta los errores inmediatamente después de cada cambio.
- El Americ an P sicológica (APA) resumió los resultados de múltiples investigaciones sobre el coste del cambio de contexto. Explicaron que el cerebro humano (memoria de trabajo) no fue diseñado para el cambio intensivo de tareas. Y por eso la productividad disminuye cuando aumenta el cambio de tareas, especialmente en complejidad.
- David Meyer aclara que los trabajadores que cambian constantemente de tarea pierden la concentración sólo durante decenas de minutos cada vez. Pero como resultado, son entre un 20 y un 40% menos eficientes.
- La investigación muestra deQatalog y el Ellis Idea Lab de la Universidad de Cornell que los empleados:
- Pasan 36 minutos al día cambiando de herramientas y aplicaciones
- Tardan, de media, nueve minutos y medio en volver a concentrarse
- Se sienten un 43% más cansados
- Son un 45% menos productivos
Claro, a primera vista, puede que no te comprometas mucho cuando cambias entre tareas sencillas. Pero hacerlo durante todo el día es otro nivel. Y para recuperar más tiempo de concentración y el trabajo en profundidad, los equipos siempre están buscando formas de combatir el cambio de contexto para que una sola tarea no se sienta como una carga más.
Curiosamente, los desarrolladores de software no se sienten improductivos cuando cambian de contexto. Un estudio de André N. Meyer afirma que estos profesionales cambian de tarea una media de 13 veces por hora. Sin embargo, los desarrolladores se perciben a sí mismos como menos productivos sólo en algunas circunstancias concretas. Por ejemplo, discutir durante media hora con un compañero de equipo sobre un tema no relacionado es una de esas circunstancias.
Por otro lado, escribir un mensaje instantáneo mientras esperan a que se complete una compilación no hace que los desarrolladores se sientan menos productivos. En este caso concreto, están menos centrados en la tarea que tienen entre manos cuando empiezan una nueva.
Por último, Sophie Leroy explicó que los trabajadores deben dejar de pensar en una tarea para rendir bien tras pasar a otra. La investigadora también llegó a la conclusión de que este escenario es poco probable si la primera tarea está inacabada y no hay presión de tiempo para terminarla ni para la siguiente.
Context Switching Vs Multitasking
El cambio de contexto y la multitarea son dos enfoques diferentes para gestionar múltiples tareas. El cambio de contexto implica pasar rápidamente de una tarea a otra, lo que a menudo interrumpe el flujo de trabajo y requiere un esfuerzo mental para volver a centrarse. Puede reducir la productividad y aumentar los errores.
La multitarea, por otra parte, implica gestionar múltiples tareas simultáneamente. Esto puede hacerse priorizando las tareas y asignar tiempo a cada una de ellas. Aunque la multitarea permite avanzar en paralelo, también puede dividir la atención y reducir la eficacia. La elección entre el cambio de contexto y la multitarea depende de la naturaleza de las tareas y de las preferencias individuales de productividad y concentración.
Tipos de cambio de contexto y cómo combatirlos
Ahora que ya sabes lo que es el cambio de contexto, veamos cómo es en la vida real.
Interrupciones frecuentes
Hay una gran diferencia entre el cambio de contexto iniciado por ti o por otra persona. En este último caso, no tienes el control del flujo de trabajo, y mucho menos has establecido una gestión de procesos enfoque. Una nueva tarea puede suponer un serio reto si alguien trabaja en varios proyectos. Puede desbaratar seriamente un flujo de trabajo.
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Tomemos el ejemplo del soporte de TI. ¿Qué ocurre si define que cualquier gestor debe abrir un ticket de soporte para que el equipo de TI conceda el acceso a la aplicación a los nuevos empleados? Pues que sí Menos directivos interrumpirán al equipo de TI con ese tipo de solicitud.
Solución de cambio de contexto: Crear reglas y procedimientos
A continuación, defina una regla con los plazos del equipo de TI para los tickets de concesión de acceso a aplicaciones. Y en esa regla, estipula, por ejemplo, que los gestores deben crear esas solicitudes 30 días antes de la fecha de admisión del empleado. Por último, crea una lista de tareas con los pasos para conceder acceso a distintas aplicaciones. Y especifica variaciones de ese procedimiento para los distintos roles.
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Compromisos innecesarios
Todos hemos pasado por lo mismo: intentar navegar por un calendario lleno de videollamadas que no tenían por qué producirse. Nuestra memoria de trabajo no da abasto y un cambio de contexto innecesario puede hacernos descarrilar.
Piensa primero: ¿es la reunión opcional para tu función? Si es así, sáltatela. Si no es así, ¿necesitas que alguien te ayude cara a cara en esa reunión? Y si es así, ¿podrías continuar con tu trabajo si no recibieras esa información en ese momento?
Si la respuesta es "no", ¿necesitas ver en directo las reacciones de la gente a tu aportación? ¿Necesitas superar sus objeciones? ¿O prevé que habrá mucho debate?
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Solución de cambio de contexto: Definir horarios de citas
Nuestro consejo es que defina franjas horarias para las citas. Pero debes ser selectivo antes de aceptar tu próxima solicitud de reunión. Y si es absolutamente necesario asistir a varias reuniones, ten en cuenta su prioridad y programa cada una para el día y la hora adecuados.
En breve, reprograma o rechaza las reuniones que vayan a aumentar innecesariamente el precio del cambio de contexto. Además, reserva tiempo para las tareas que debes hacer solo o con regularidad y rechaza las reuniones programadas para esas horas. Esta programación
te ayudará a organizar tu trabajo en una vista de calendario.
Programe publicaciones sociales, blogs y anuncios junto con sus otras tareas y reuniones mediante la vista Calendario de ClickUp
Tecnologías variadas
Si consulta constantemente el correo electrónico, los mensajes instantáneos y las notificaciones push en dispositivos móviles, está cambiando demasiado de contexto. Un informe de Adobe reveló que los empleados son interrumpidos casi 14 veces al día por el correo electrónico, las herramientas de colaboración, las herramientas de mensajería instantánea y las notificaciones de las redes sociales.
Solución de cambio de contexto: Dedicar tiempo a herramientas específicas
Es posible que no puedas erradicar el flujo constante de correos electrónicos, mensajes y notificaciones. Pero sí puedes controlar cómo influyen en tu trabajo.
Elige cuándo debe comenzar una tarea para no distraerte con tareas abiertas desorganizadas
Reserva horarios para comprobar y responder a las solicitudes entrantes y evita hacerlo fuera de esos horarios. Dedica diferentes franjas horarias a herramientas, aplicaciones o dispositivos móviles específicos, como tu smartphone. Y configura esas franjas horarias para reducir los costes de cambio de contexto sin comprometer la comunicación puntual.
Tareas pendientes
Si te encuentras a menudo intercalando tareas relacionadas con otras tareas, debes empezar a por lotes los. Esta es una forma fantástica de evitar cambios de contexto innecesarios.
Solución de cambio de contexto: Tareas relacionadas por lotes
La agrupación de tareas consiste en agrupar tareas relacionadas para minimizar el coste del cambio de contexto. Al fin y al cabo, el cambio de contexto consiste en alternar entre tareas no relacionadas, y tener el herramientas de gestión de proyectos para ayudarle.
Mostrar las relaciones entre una sola tarea y las tareas Milestone en la vista Gantt en ClickUp
Por ejemplo, analizar las opiniones de los clientes y los informes de atención al cliente son tareas de desarrollo de productos. Y si está elaborando la hoja de ruta de su producto, tiene sentido agrupar por lotes esas tareas importantes.
En pocas palabras, la agrupación por lotes de tareas consiste en realizar una tarea relacionada tras otra. Y en cuanto a las soluciones de soporte, Aplicaciones Pomodoro son bastante eficaces para ayudar a los empleados a definir y mantener el enfoque a través de una tarea o muchas tareas similares.
Controle fácilmente su tiempo y sus horarios con la plantilla Schedule Blocking de ClickUp
es otra estrategia eficaz que consiste en bloquear tiempo en tu agenda para agrupar tareas similares y conseguir un tiempo más productivo en el trabajo. Descargar esta plantilla ClickUp has
plantillas de bloqueo temporal
**para ayudarle a evitar el coste de cambiar de contexto agrupando tareas
Tareas consecutivas
¿Sientes que no tienes tiempo para respirar entre diferentes tareas? Entonces, debes intercalarlas a lo largo del día.
Solución de cambio de contexto: Tómate descansos
Por muy contraintuitivo que pueda parecer, hacer pequeñas pausas entre distintas tareas (reuniones incluidas) aumenta la concentración y la productividad. Y una forma excelente de no olvidarlo es configurar el calendario de forma que la duración predeterminada del evento excluya el tiempo de pausa.
10 formas más de evitar el cambio de contexto
- Identifica tus cambios de contexto: Reconoce cuándo estás cambiando de tarea y prioriza en consecuencia.
- Establece tus prioridades: Determina cuáles son las tareas más importantes y céntrate primero en ellas.
- Bloquea el tiempo para tus tareas: Asigna bloques de tiempo dedicados a tareas específicas para mantener la concentración.
- Cree un entorno libre de distracciones: Reduzca al mínimo el ruido, el desorden y las interrupciones en su espacio de trabajo.
- Gestiona tu correo electrónico de forma proactiva: Consulta tu correo electrónico sólo en momentos concretos para evitar interrupciones constantes.
- Utiliza técnicas de gestión del tiempo: Prueba métodos como la Técnica Pomodoro para mantenerte centrado en una tarea cada vez.
- Minimiza las interrupciones de tus compañeros: Establece límites y comunica tu necesidad de tiempo de trabajo sin interrupciones.
- Consolida las reuniones recurrentes: Programa reuniones conjuntas para minimizar las interrupciones del trabajo en profundidad.
- Determine un horario para los mensajes no urgentes: Establezca horarios específicos para responder a notificaciones y mensajes.
- Audite las distracciones y utilice sistemas basados en desencadenantes: Identifique y elimine las distracciones, grabe vídeos del proceso e implemente sistemas para minimizar el cambio de contexto.
Ejemplo de cambio de contexto
Permítanos contarle la historia de Pharmacy Mentor y cómo les ayudamos a reducir el cambio de contexto con ClickUp. Farmacia Mentor los empleados estaban sobrecargados de correos electrónicos y seguían prácticas de gestión de proyectos incoherentes. En consecuencia, gestionar las operaciones de sus clientes era una lucha.
Por si eso no fuera suficientemente doloroso, la armadura de aplicaciones que utilizaban generaba constantes cambios de contexto. Inevitablemente, el coste de cada cambio de contexto era elevado y la productividad se veía afectada.
La consolidación de las herramientas de gestión de proyectos de Pharmacy Mentor elevó los niveles de colaboración en toda la empresa. En lugar de depender de Less Annoying CRM, Trello, Google Docs y una herramienta de pizarra por separado, adoptaron ClickUp. Ahora, colaboran dentro de los tickets en lugar de tener reuniones interminables, correos electrónicos y mensajes instantáneos, de forma activa para combatir los cambios de contexto.
Colabore con clientes o equipos internos de forma más eficaz con pizarras virtuales para fomentar la innovación
Y así ClickUp se convirtió en la única plataforma de Pharmacy Mentor para la colaboración, comunicación y gestión de proyectos de cuentas de clientes. Esto les permitió gestionar a sus clientes de forma más eficiente y ofrecerles una mejor experiencia, sin necesidad de utilizar diferentes aplicaciones.
Con Integraciones de ClickUp en la actualidad, Pharmacy Mentor ha duplicado su productividad. También redujeron el trabajo duplicado gracias a las automatizaciones y los recordatorios de ClickUp.
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Gestionar múltiples tareas y reducir el cambio de contexto con ClickUp
Si ya está harto de pagar el precio del cambio de contexto, debe buscar la consolidación de herramientas. Y ClickUp cuenta con una completa lista de integraciones nativas para tal fin. Gestionar múltiples tareas puede ser todo un reto, pero no tiene por qué ser así.
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