"Necesito más horas al día..." o "¡¿cómo es que ya son las 5 de la tarde?!" cuando aún te quedan muchas cosas por terminar antes de que acabe el día. 😅
¿Te suena? ¡He pasado por lo mismo!
Y si tuvieras una forma de liberar horas de tu tiempo cada semana y centrarte en tus tareas más importantes?
La buena noticia es que puedes hacerlo, con unos sencillos consejos y técnicas de gestión del tiempo que te ayudarán a aprovechar al máximo tu tiempo en el trabajo (y fuera de él).
En este artículo, le presentaremos el concepto de bloqueo del tiempo, cómo funciona y los distintos métodos de bloqueo del tiempo que puede utilizar para estructurar su horario y aumentar la productividad. También trataremos algunas herramientas y consejos útiles que pueden facilitar el proceso.
Empecemos
Qué es el bloqueo temporal
El bloqueo del tiempo implica el ajuste de bloques específicos de tiempo en su horario para diferentes tareas y actividades.
En lugar de tener una vaga lista de tareas pendientes, usted se adelanta y asigna bloques de tiempo dedicados a todas las cosas que debe tener terminadas durante el día o la semana. Esto le ayudará a concentrarse mejor y a disponer de tiempo suficiente para todas sus prioridades.
Según la Revista Americana de Medicina del Estilo de Vida los investigadores han descubierto que el bloqueo del tiempo y otros métodos de programación pueden mejorar las habilidades de gestión del tiempo y la productividad general.
El bloqueo del tiempo puede ser útil para quienes:
- Luchan por priorizar sus tareas diarias⏰
- Se sienten abrumados por las tareas pendientes y no pueden concentrarse en una sola cosa⏰
- Tienen problemas para sacar tiempo para las cosas importantes⏰
- Se siente desmotivado o desinteresado por la tarea que tiene entre manos⏰
- Han sidoluchando con la gestión del tiempo⏰
Lea también: Consejos para la gestión del tiempo
Cómo funciona el bloqueo del tiempo
¿Tienes mucho trabajo? Vamos a dividirlo en partes manejables Estos son los pasos que debes seguir en tu primer ejercicio de bloqueo temporal:
- Haz una lista: Anota todo lo que tienes que hacer, incluidas las cosas del trabajo, las reuniones y los compromisos personales.
- Calcula el tiempo necesario: ¿Cuánto tiempo te llevará cada cosa? Haz una estimación aproximada, pero recuerda que las cosas pueden llevar más tiempo del previsto. Además, no olvides tener en cuenta las posibles interrupciones
- Prográmalo: Utiliza un calendario para bloquear el tiempo de cada tarea. Por ejemplo, "9-10 AM: Correos electrónicos", "10-11 AM: Comprobar los números de ventas de ayer", etc. No olvides reservar tiempo para las comidas y los descansos
- Una cosa cada vez: Cuando llegue el momento de hacer una tarea, haz sólo eso. Sin distracciones ni multitareas. Serás mucho más productivo
- **Al final del día o de la semana, comprueba lo que ha funcionado y lo que no. Ajusta tu horario para la próxima vez.
Recuerda que no pasa nada por hacer cambios sobre la marcha. La meta de una técnica de gestión del tiempo es hacerte la vida más fácil, no más difícil
Beneficios del bloqueo del tiempo
Muchas personas tienen problemas para gestionar su tiempo. Siempre hay demasiadas cosas pendientes y pocas horas al día, lo que puede provocar estrés, agotamiento, ansiedad, etc.
El bloqueo del tiempo no sólo le ayudará a entrenar su cerebro para crear límites sanos con el tiempo y formar hábitos saludables, sino que también tiene otros beneficios:
- Te hace más organizado en tu enfoque de las tareas diarias
- Le ayuda a hacer más cosas y le da una sensación de logro
- Minimiza las distracciones y le ayuda a concentrarse mejor
- Reduce el estrés y la ansiedad por todo lo que debe terminar
- Evita el exceso de trabajo y el agotamiento limitando el tiempo dedicado a cada tarea específica
- Garantiza que usted y su equipo se ajusten a los plazos Aplicación del bloqueo del tiempo te hará más productivo y controlarás tu vida.
Métodos de bloqueo del tiempo
Hay más de una forma de bloquear el tiempo. La técnica de bloqueo del tiempo adecuada dependerá del tipo de trabajo que necesite tener terminado. Los tipos más comunes de bloqueo del tiempo son:
Timeboxing ⏳
¿Alguna vez has empezado a hacer algo para caer en una madriguera y salir horas después preguntándote dónde se ha ido el tiempo? Si es así, prueba el timeboxing.
Se introdujo por primera vez como una técnica de gestión del tiempo para el desarrollo ágil de software, el timeboxing es ahora un método de bloqueo del tiempo muy popular entre los trabajadores del conocimiento. Evita la pérdida de tiempo limitando el tiempo dedicado a una tarea concreta
Cada bloque específico de tiempo se denomina 'timebox' y puede variar desde unas pocas horas hasta días. Cada bloque de tiempo se denomina "timebox " y puede durar desde unas horas hasta varios días. Tiene una hora de inicio y otra de finalización; al final del timebox, hay que dejar de hacer lo que se estaba haciendo, independientemente del progreso (o de la falta de progreso).
Los sprints mensuales son una instancia de timeboxing, que puede realizar sin esfuerzo con ClickUp
Los sprints de desarrollo de software son un ejemplo de timeboxing en el trabajo. Existen metas e hitos específicos para cada uno de ellos, junto con fechas de inicio y finalización definidas para tareas concretas. Todo lo que no pueda terminar al final de un sprint debe pasarse al siguiente. Elon Musk programa todo su día en bloques de 5 minutos. Todo, y nos referimos a todo, está programado en el calendario.
Días temáticos 📅
Este método de productividad te permite evitar el cambio de contexto programando juntas tareas similares. La diferencia está en el tipo de trabajo: la técnica funciona cuando las tareas pueden dividirse en tres o cinco grandes grupos, cada uno de los cuales puede ocupar aproximadamente toda una jornada laboral.
Crear bloques de tiempo para actividades específicas en diferentes días de la semana con el enfoque del día temático
Por ejemplo, si diriges un canal de redes sociales, un blog o un vlog, puedes aplicar el bloqueo del tiempo dividiendo tu semana laboral en días temáticos:
- Monday: Investigación
- Martes: Creación de contenidos
- Miércoles: Edición y publicación de contenidos
- Jueves: Reuniones y divulgación
- Viernes Análisis y optimización SEO
Aquí tienes Kristi DaSilva kristi DaSilva, CEO de DaSilva Life y consultora de ClickUp, comparte cómo crea sus bloques de tiempo semanales y les da seguimiento en ClickUp.
Me encanta correlacionar visualmente mis principales tareas dentro de la vista Tablero para hacerme una idea de mi carga de trabajo semanal. Aunque utilizo la vista Todo para ver todas las tareas que tengo para la semana, me gusta correlacionar mis temas principales en mi bloque de tiempo semanal todos los domingos para prepararme para la semana que tengo por delante.
Kristi DaSilva, CEO, DaSilva Life
Seguimiento de tareas programadas en vista Tablero en ClickUp Jack Dorsey cofundador de Twitter (ahora X) y consejero delegado de Square, también utiliza días temáticos para gestionar su tiempo y ser productivo.
"Los lunes, en ambas empresas, me centro en la gestión y en dirigir la empresa... Los martes me centro en el producto. El miércoles me centro en el marketing, las comunicaciones y el crecimiento. El jueves me centro en los desarrolladores y las asociaciones. El viernes me centro en la empresa, la cultura y la contratación. El sábado me voy de excursión. El domingo es de reflexión, feedback, estrategia y preparación para la semana.
Jack Dorsey, consejero delegado de Square
Dosificación de tareas 📚
¿Tienes que realizar un número de pequeñas tareas del mismo tipo a lo largo del día o de la semana? La dosificación de tareas puede ser útil en este caso.
La agrupación de tareas es una técnica de productividad que consiste en "agrupar" tareas similares, reduciendo la carga cognitiva. Dependiendo del volumen de trabajo, puedes bloquear unas horas a la semana para cada tipo de tarea.
Alinee sus tareas con sus horas de máxima productividad con la dosificación de tareas en ClickUp
Por ejemplo, si trabaja en el equipo de ventas, podría crear lotes de tareas de la siguiente manera:
- Redacción y envío de correos electrónicos
- Realizar llamadas telefónicas de seguimiento
- Actualizar el CRM
- Preparación de facturas
- Investigación de la competencia
- Reuniones de equipo Marc Andreessen cofundador y socio general de Andreessen Horowitz, también cree en el bloqueo del tiempo para la productividad. Su método combina la distribución de tareas por lotes con días temáticos, en los que lunes y viernes se reservan para el trabajo colaborativo.
Para mí, un día normal consiste en seguir el calendario al pie de la letra. Intento tener un día lo más "programado" posible.
Marc Andreessen, cofundador y socio general de Andreessen Horowitz
¿Quiere saber más? Esto es lo que escribimos antes sobre dosificación de tareas .
El método Pomodoro 🍅
¿Necesitas una forma sencilla pero eficaz de estructurar tu jornada laboral para mejorar la productividad o dejar de procrastinar? Prueba el método Pomodoro.
via: Planos de croquis Llamada así por el cronómetro en forma de tomate ("Pomodoro" en italiano) que utilizaba su creador, Francesco Cirillo, la técnica Pomodoro consiste en trabajar concentrado durante intervalos de tiempo fijos seguidos de descansos. Cada sesión de trabajo se denomina "Pomodoro". Esta forma de trabajar nos mantiene ocupados y mejora nuestra capacidad de concentración.
Actor famoso Tom Hanks utilizó el método Pomodoro para mantener su productividad mientras escribía su primer libro, "The Making of Another Major Motion Picture Masterpiece"
¿Más información? Escribimos sobre el método Pomodoro aquí .
Cómo empezar a bloquear tu horario
Aunque puedes empezar a bloquear el tiempo con una simple agenda diaria, una app de gestión de tareas con un gestión del tiempo función es más eficaz.
Una plataforma como ClickUp hace que el bloqueo de tiempo sea más fácil; puede añadir, editar y ver sus bloques de tiempo con facilidad. Además, tenerlo todo dentro de la misma plataforma reduce el cambio de contexto. 🚀
Evalúa todo lo que debes tener terminado
Lo primero es lo primero: empieza por hacer una lista de todo lo que tienes que hacer. Hay varios caminos que puedes tomar.
Documente todas sus tareas pendientes con las listas de tareas de ClickUp
Con listas de tareas pendientes en ClickUp puede crear una lista en línea de sus elementos de acción a la que podrá acceder desde cualquier lugar. Añada formato, colores y enlaces a la lista para añadir más detalles. Si se trata de tareas que realiza con regularidad, puede incluso crear una plantilla a partir de una lista de control guardada.
¿Necesitas algo más detallado? Documentos de ClickUp y ClickUp Bloc de notas son ambos útiles para este propósito. Crea tu lista de cosas pendientes, añadiendo detalles e información adicional como imágenes y enlaces. También puedes etiquetar a tus compañeros añadiéndolos con un comentario en el documento.
La función Bloc de notas de ClickUp es sencilla e intuitiva para tomar notas detalladas o crear listas de control
Sea cual sea el método que elija, ClickUp le permite crear tareas directamente desde sus tareas pendientes en los tres, para que pueda verlas directamente en Tareas de ClickUp .
Ajuste sus prioridades
Establecer prioridades de forma eficaz e implacable es el secreto para hacer las cosas, sobre todo cuando se dispone de poco tiempo y se tienen un millón de cosas en la lista.
Priorice sus tareas utilizando diferentes niveles de prioridad con Tareas de ClickUp
Una vez que haya creado tareas a partir de sus tareas pendientes, utilice Prioridades de tareas en ClickUp para marcarlas como urgentes o como tareas de prioridad alta, media o baja. Así se asegurará de que aborda primero las tareas más importantes.
💡Consejo profesional: Arrastra tus tareas de mayor prioridad a la bandeja de tareas de ClickUp para no perderlas nunca de vista.
Asigne tiempo a todas sus tareas pendientes
Aunque ajustar las prioridades es esencial, también necesita saber cuánto tiempo necesitará para llevar a cabo sus tareas pendientes. ClickUp también le ayuda con esto.
Estime la duración de cada tarea en ClickUp para planificar con eficacia Estimación de la duración en ClickUp le permiten añadir la duración estimada de cada tarea y dividirla entre diferentes subtareas. Si las acumula, también podrá estimar la duración total de un proyecto. Sólo tiene que colocar las tareas en la vista Calendario para visualizar su planificación.
Plantilla de bloqueo de tiempo diario de ClickUp
Con Plantilla de bloqueo de tiempo diario de ClickUp puede planificar su horario diario para obtener la máxima productividad. Le ayuda a:
- Priorizar sus tareas más importantes y programarlas durante sus horas de máxima productividad
- Mantener el rumbo proporcionando una estructura clara y evitando distracciones
- Evitar el agotamiento mediante la estimación del tiempo para entender lo que se puede lograr cada día
La plantilla también incluye una Pizarra que le facilita la decisión sobre sus prioridades, ya que le permite dividir cada tarea en cuatro categorías: pendiente de hacer, pendiente de delegar, pendiente de programar y pendiente de eliminar.
Los equipos también pueden utilizar Plantilla de horarios de ClickUp para sacar el máximo partido a su jornada.
Leer más: El método Eisenhower para priorizar tareas
Cree bloques de tiempo para todas las tareas priorizadas
Enumerar y priorizar las tareas y añadirles tiempos estimados le permite adoptar un enfoque más estructurado del trabajo. El siguiente paso es crear realmente los bloques de tiempo en su calendario. Las plantillas de bloqueo de tiempo de ClickUp pueden ayudarle con todo esto.
a través de Google Calendar
Si utilizas Google Calendar para el trabajo, puedes utilizarlo para programar tus bloques. Te permite bloquear fácilmente el tiempo para citas, tareas y eventos y codificarlos por colores según tus preferencias.
💡Pro Tip: Integra ClickUp con tu Calendario de Google para tener todos tus bloqueos de tiempo, tareas programadas y reuniones en un solo lugar.
Sincroniza tu Google Calendar con ClickUp y mantente al día de tu agenda
Analice y optimice
Ahora que has priorizado tus tareas pendientes y bloqueado tiempo para cada una de ellas en tu calendario de bloqueo de tiempo, puedes utilizar diferentes Vistas en ClickUp para visualizar tus tareas de la forma que necesites.
Por ejemplo, puede realizar un seguimiento del progreso según el estado de las tareas en tableros Kanban o filtrarlas y ordenarlas para organizarlas en una vista Lista.
Obtenga una vista de pájaro de lo que está ocurriendo en términos de progreso con la vista Tablero de ClickUp
Si gestiona un equipo, la vista Carga de trabajo le ayudará a visualizar el horario de cada miembro del equipo y a asegurarse de que nadie tiene exceso de trabajo. Paneles de ClickUp son una forma sencilla de analizar sus progresos y resultados. Realice un seguimiento de los índices de tareas completadas por usted y su equipo, visualice las hojas de horas y el tiempo dedicado a las tareas, vea los estados de las tareas y mucho más.
Consulte las tareas asignadas y completadas, los chats y el estado de la carga de trabajo en su Panel de control de ClickUp
También puede hacer cualquier pregunta a IA, y Cerebro ClickUp buscará los datos en cada panel de tu entorno de trabajo para responder al instante.
Esto es lo que dice un cliente de ClickUp sobre cómo duplicaron la productividad en su empresa con ClickUp.
El uso de ClickUp nos ha ayudado a planificar mejor, a realizar entregas con mayor rapidez y a estructurar nuestros equipos de forma eficaz. Nuestro equipo de producción ha duplicado su tamaño desde que me incorporé a la empresa Esto no habría sido posible si no hubiéramos contado con una estructura sólida para la asignación de recursos y la gestión de proyectos.
Nicole Brisova, Directora de Operaciones de Crecimiento, Walk the Room
Errores al bloquear el tiempo que hay que evitar y buenas prácticas
Estos son algunos errores comunes en el bloqueo del tiempo y cómo evitarlos:
Sobrestimar la productividad
Sin datos de referencia, es fácil tener expectativas poco realistas sobre los plazos de las tareas. Esto puede provocar estrés por incumplimiento de plazos, tareas incompletas o resultados que no son los ideales.
🌟Solución: Recuerda tener en cuenta los retrasos debidos a interrupciones habituales, como reuniones, llamadas telefónicas, correos electrónicos, etcétera. Añade también los tiempos de ajuste y/o transición a tus estimaciones de tiempo. Acepta que pueden producirse retrasos y prioriza tu trabajo para terminar primero las tareas más importantes.
Pendiente de hacer demasiado
Si no tiene cuidado, puede programar demasiado. A veces, puedes programar cada minuto del día sin dejar tiempo para descansos. Sin embargo, es esencial tener tiempo para las comidas, el descanso e incluso el pensamiento creativo.
🌟Solución: Incluye en tu horario espacios para todo, desde las pausas y las comidas hasta los desplazamientos. Un poco de tiempo de amortiguación entre las tareas programadas también puede ayudarte a no llenar demasiado tu calendario.
💡Consejo profesional: Plantillas para la gestión del calendario laboral de ClickUp pueden evitarle la sobreprogramación
La plantilla de bloqueo de horarios de ClickUp está diseñada para ayudarle a crear un horario con facilidad.
Plantilla de bloqueo de horarios de ClickUp le ayuda a usted y a su equipo a:
- Planificar los horarios con rapidez y precisión
- Comprender las dependencias entre tareas
- Organizar bloques de tareas de forma intuitiva
Las vistas mensual, diaria y semanal le ayudarán a planificar su calendario para diferentes duraciones y mantener el rumbo. Los estados personalizados como Cancelada, Completada, En curso y Pendiente le ayudarán a mantener a todas las partes interesadas informadas sobre el progreso.
Mala priorización
El bloqueo del tiempo será ineficaz si no ha priorizado su tiempo correctamente. Sin una priorización adecuada, corre el riesgo de omitir tareas críticas. Además, podría crear retrasos imprevistos si no ha identificado las dependencias de las tareas.
🌟Solución: Utiliza una herramienta como ClickUp para identificar las dependencias y priorizar las tareas de forma eficaz, asegurándote de que realizas primero las de mayor prioridad. Reserva tus horas más productivas para el trabajo en profundidad y las tareas esenciales, y las actividades menos importantes para las fases del día con menos energía.
Conecte tareas relacionadas utilizando las Relaciones de Dependencia de ClickUp, para saber qué debe abordar primero
No adaptarse
Para que el bloqueo del tiempo tenga éxito, debe realizar un seguimiento de su eficacia y mejorar su enfoque según sea necesario para ser más productivo. Si las prioridades cambian, es posible que tenga que desplazar los bloqueos de tiempo o que se vea desbordado.
🌟Solución: Haz una pausa a intervalos regulares para evaluar tus patrones de programación y modifícalos si es necesario. Esté abierto a ajustar el tamaño y el propósito de los bloques para adaptarse a los cambios en su horario. Herramientas de bloqueo del tiempo que permiten flexibilidad en la programación son la elección correcta para esto.
💡Consejo profesional: Basta con arrastrar y soltar para ajustar la duración y las dependencias de las tareas con el Calendario de ClickUp
Añada y reprograme trabajo sin problemas arrastrando y soltando tareas en la vista del Calendario de ClickUp
Así es como Kristi DaSilva gestiona su agenda en la plataforma.
Tengo una carpeta con el rótulo "Bloque de tiempo diario" que contiene 3 listas: "Mañana", "Tarde" y "Noche".
Dentro de estas listas, correlaciono mi día hora por hora para maximizar mi productividad. Asigno diferentes bloques de tiempo (30, 60 o 90 minutos) utilizando Campos personalizados.
Hago esto la noche anterior para prepararme para el día siguiente y maximizar mi productividad teniendo un plan sólido.
Kristi DaSilva, CEO, DaSilva Life
⭐️ Bonus: Mira el vídeo de ClickUp sobre el bloqueo del tiempo!
Toma el camino fácil hacia la productividad con ClickUp
Gestionar el tiempo y los horarios de trabajo de forma eficaz es la clave para seguir siendo productivo y no agotarse. Prueba a crear bloques de tiempo con las distintas técnicas que te recomendamos para encontrar la que mejor te funciona.
Las plataformas de productividad y gestión de tareas como ClickUp te dan compatibilidad para ejecutar las técnicas de gestión del tiempo que elijas, a la vez que te proporcionan herramientas adicionales para ayudarte a gestionar mejor tu trabajo.
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