¿Todas las tareas son igual de urgentes?
¿Hace una simple lista de tareas y llevar a cabo cada tarea de principio a fin?
Si es así, es una señal de alarma.
¿Por qué?
Si en realidad no estás priorizando tareas, es sólo cuestión de tiempo que te conviertas en un cuello de botella crónico del proyecto. Cuando no sabes cómo priorizar proyectos en función de tu productividad o la de tus equipos, puede perjudicar enormemente tu trabajo en general.
Sin ninguna jerarquía en tus tareas, vas a contracorriente de tu habilidades de gestión de equipos lo que sólo conduce a entornos de equipo poco saludables. Si tu equipo no puede confiar en que te ocupes de las tareas más urgentes, es probable que evite pedirte ayuda.
Lo único que se conseguirá con ello es crear un caos en el proyecto.
Así que, tal vez nos alejemos completamente de ese escenario y aprendamos las mejores formas de priorizar tareas. Esta es tu guía para centrarte mejor en las tareas más críticas en primer lugar, inspirar confianza en tu equipo y evitar que se incumplan los plazos.
8 pasos para priorizar tareas en el trabajo
Saber qué tareas pueden abordarse ahora o más tarde influirá en el éxito de su proyecto. Desde la falta de compromiso y el absentismo de los empleados hasta el bajo rendimiento y la baja productividad, la ineficiente priorización de tareas afecta a proyectos grandes y complejos.
Y al final, los resultados de su empresa dependen de ello. Por eso debe saber cómo priorizar las tareas para gestionar su tiempo y definir la urgencia entre su equipo.
Si tu equipo cree que simplemente completarás las tareas porque eres su jefe, comunicación en equipo ya ha empezado a desintegrarse. Priorizar tareas es crucial para los equipos de alto rendimiento, pero ¿qué puedes hacer para solucionarlo?
1. Enumera tus tareas sin una jerarquía determinada
Para empezar, escriba una lista de todas sus tareas. Incluye en esta lista tanto las tareas en curso como las futuras de todos tus proyectos. Y no dejes ninguna de ellas fuera de la lista de tareas pendientes por ningún motivo.
Reúne tus tareas en ClickUp para visualizar fácilmente el trabajo o personaliza tu lista a tu gusto
Esto puede parecer prescindible. Sin embargo, priorizar y gestionar las tareas de forma eficaz en nuestra cabeza es una ilusión. Claro que es factible para proyectos pequeños de una sola persona, pero sería una saga para la mayoría de los proyectos.
Tienes que tener la imagen completa de todas las tareas en curso, programadas y por empezar en un único lugar fuera de tu cabeza. Y para algunas, es necesario que no estén ordenadas, para que no te limites a repasar una lista o a tratar todas las tareas por igual.
En lugar de eso, intenta priorizar las tareas y comunicar las prioridades a tu equipo. Y así es como habilitas gestión de la carga de trabajo y hazte una idea de tu lista de prioridades para que puedas redistribuirla si es necesario.
Utilice la vista de carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte fácilmente tareas para reasignar recursos
EMPIEZA SIEMPRE POR CREAR PRIMERO TU LISTA No intente saltarse el paso de la lista de tareas para acelerar las cosas Es una trampa. Y no podrás evitar todos los altos costes de la falta de priorización de tareas que ya hemos comentado. Divide las tareas más grandes en subtareas. Esto simplifica los pasos siguientes, y en software de gestión de tareas como ClickUp puedes incluso reorganizar o editar subtareas en bloque.
No hay necesidad de ordenar las tareas en la lista en este momento. Pero es un momento excelente para agruparlas por día, semana, mes y año. Y lo mismo vale para añadir una duración y una fecha de vencimiento a cada tarea.
Tenga en cuenta que las tareas no comprenden sólo trabajar en los resultados del proyecto . También son reuniones, llamadas telefónicas y videollamadas, presentaciones y respuesta a mensajes instantáneos y correos electrónicos. Pero, por lo general, se trata de pasos dentro de tareas.
Para confeccionar tu lista de tareas, utiliza lápiz y papel o ClickUp. Pero déjanos decirte algo: utilizar una herramienta agiliza el interminable trabajo de actualizar la lista a medida que surgen nuevas tareas. Y esta priorización de tareas y método de gestión del tiempo puede ahorrarte mucho tiempo. Organizar tareas con Taskade alternatives !
2. Identifique las tareas que debe realizar en primer lugar
Todos nos sentimos obligados a hacer primero las tareas pequeñas, fáciles y rápidas, independientemente de su prioridad. Esa es nuestra sesgo de finalización de finalización. Además, los estudios muestran que nuestro cerebro libera dopamina en el torrente sanguíneo cada vez que terminamos tareas importantes, lo que nos engancha para seguir haciéndolas.
Pero hay que combatirlo Y puedes hacerlo
Distinguir las tareas importantes de las urgentes
¿Qué es una tarea importante? ¿Y qué es una tarea urgente?
Sin duda, una tarea importante que no es urgente debe estar en tu lista de tareas. Debes programar la tarea, pero no es necesario que la ejecutes de inmediato. De hecho, puedes posponerla.
Por otro lado, debes realizar tareas urgentes e importantes hoy o en las próximas horas. Pero no son necesariamente tareas importantes, así que puedes delegarlas para que las ejecute otra persona.
Luego, es probable que tengas otras tareas que son a la vez importantes y urgentes. Debes hacerlas inmediatamente para evitar graves consecuencias negativas, como incumplir el plazo de entrega de un cliente, perder un contrato con un cliente, no lanzar un producto o no lanzar un servicio.
Por último, algunas de las tareas diarias no son ni importantes ni urgentes. Esto significa que puede eliminarlas de su lista de tareas sin causar ningún impacto negativo en el equipo, el departamento o toda la empresa.
Establezca prioridades en ClickUp para distinguir mejor lo que hay que hacer ahora mismo y lo que puede esperar
ClickUp permite añadir etiquetas personalizadas a las tareas para marcarlas como importantes, urgentes, ambas o ninguna. Además, todas las tareas pueden establecerse con prioridades específicas como urgente, alta, normal y baja.
Ordenar las tareas por su valor
¿Cuáles de sus tareas aportan un alto valor a la empresa? Estas tareas son prioritarias, pero no todas son críticas.
Su prioridad depende de su valor. Las tareas críticas son urgentes y de gran valor. Las tareas de prioridad alta no son urgentes, pero aportan un gran valor a la empresa. Las tareas de prioridad media son urgentes pero de escaso valor. Por último, las tareas de prioridad baja no son urgentes y tienen poco valor.
He aquí algunos ejemplos de tareas de alto valor para cualquier empresa:
- Realizar el trabajo de un proyecto de un cliente (por encima del trabajo de un proyecto interno)
- Arreglar el acceso a la plataforma de videoconferencia corporativa de una empresa sólo remota (antes de buscar una alternativa de mayor calidad)
- Responder a los tickets de atención al cliente (en lugar de rediseñar su sitio web)
- Describir los requisitos del nuevo producto que construirá tu equipo (frente a una tarea de la que el equipo no depende)
Es fácil ver las dependencias de sus tareas en la vista de lista de ClickUp y saber rápidamente qué es lo primero que necesita su atención
Cree relaciones entre sus tareas y su equipo en ClickUp para navegar por cada tarea y comprobar el estado con facilidad. Además, puede utilizar ClickUp para establecer dependencias para las tareas y, en última instancia, establecer el orden de su ejecución.
Clasifique las tareas importantes por esfuerzo
Si quiere que su día sea productivo, confíe en las estimaciones de esfuerzo. Esto significa que debe completar primero la tarea de mayor esfuerzo antes de hacer cualquier otra cosa cada día.
Las tareas de mayor esfuerzo suelen ser las más complejas del día o las que están fuertemente asociadas con la oKR de la empresa . Abordarlos cada día a primera hora reduce drásticamente tu nivel de estrés, a la vez que crea impulso y aumenta la motivación.
El desplegable de puntos de scrum en ClickUp facilita a los equipos el seguimiento y control de la complejidad del trabajo realizado
Con la ayuda de ClickUp, es fácil añadir campos personalizados con un valor "Número" para evaluar y determinar el trabajo estimado para cada tarea sobre una base numérica (es decir, del 1 al 5, siendo el 5 el más difícil). Este proceso se utiliza en gestión de proyectos scrum pero también puede funcionar de forma similar para su equipo
Definir las prioridades del día
Probablemente planifiques las tareas importantes para periodos largos, como semanas o incluso años. Pero este método te ayuda a enfocar tu plan de tareas para la semana día a día:
- Antes de dar por terminado el día, selecciona las tareas más importantes que debes hacer al día siguiente (seis, como máximo)
- Prioriza las tareas en función de su importancia
- Al día siguiente, céntrate en la primera tarea de la lista y no pases a la siguiente antes de terminar ésta, y así sucesivamente
- Al final del día, pasa el trabajo inacabado a la lista del día siguiente -ya sea una tarea o varias- y repite todo el proceso
3. Sigue ajustando tus prioridades
Si quieres aprender a evitar la priorización de tareas, ser adaptable es algo que tienes que dominar. Porque nunca se sabe cuándo surgirá una orden de cambio o un problema inesperado con el equipo, la empresa o el producto.
Pero puedes prepararte para acontecimientos imprevisibles que cambien las prioridades de las tareas. Desarrolla el hábito de revisar las prioridades de las tareas y establece un sistema para no olvidarte de hacerlo con frecuencia.
Arrastrar y soltar tareas en una vista de tabla ClickUp para una organización sencilla
Revise las prioridades de las tareas todos los días al principio o al final de la jornada. Pero si lo prefiere, hágalo el viernes por la tarde para la semana siguiente y revise las prioridades al final de cada día.
EVITA LAS CONTINUAS PÉRDIDAS DE TIEMPO La gestión del tiempo es una clave importante para priorizar tus tareas. Abandona una tarea que de repente ha dejado de ser prioritaria, aunque tengas ganas de terminarla y ya le hayas dedicado mucho tiempo y esfuerzo. Sería una pérdida de tiempo y podría comprometer un plazo seguir haciendo una tarea que no es prioritaria, sobre todo cuando otra tarea se convierte en prioritaria.
4. Estima de forma realista tu esfuerzo para completar una tarea
¿Están tus estimaciones de esfuerzo respaldadas por un historial de tiempos de finalización de tareas? Si no es así, debe empezar a hacer un seguimiento de esos tiempos porque los necesitará aunque no haya priorizado las tareas por esfuerzo.
Realice un seguimiento del tiempo necesario para completar sus tareas con la herramienta de ClickUp de ClickUp . Después, afina tus estimaciones de esfuerzo basándote en ese registro.
Registre el tiempo sobre la marcha o introdúzcalo manualmente con el control del tiempo en ClickUp
Es necesario asignar recursos en función de diferentes criterios y lo más probable es que uno de ellos sea el tiempo dedicado a las tareas.
Lo último que quiere hacer es realizar estimaciones de esfuerzo y tiempo poco realistas para su equipo. Acabará precipitándote hacia la ejecución del proyecto lo que dará lugar a errores.
5. Reconoce tus límites de productividad y ten en cuenta el equilibrio entre vida laboral y personal
No hay mucho que puedas hacer en un día o en un estado de ánimo determinado. Una jornada laboral normal suele durar ocho horas. Y todos experimentamos bloqueos creativos de vez en cuando. Además, la mayoría de nosotros no podemos rendir al máximo mientras nos sentimos estresados.
A veces es más productivo posponer una tarea al día siguiente o simplemente dejarla. Pero, por supuesto, eso sólo es posible si no se trata de una tarea crítica o importante y urgente que no puedas delegar o reasignar.
Utilice el registro de riesgos de ClickUp para ver qué tareas o subtareas corren el riesgo de retrasarse o quedar incompletas
El uso de un Registro de riesgos podría ayudarle seriamente a comprender el impacto y la probabilidad de que las tareas de sus equipos (o sus tareas personales) estuvieran incompletas. Comprender sus riesgos potenciales podría ayudarle a entender mejor la productividad general de sus equipos.
Pregunta de entrevista Pro Tip: Una pregunta habitual en las entrevistas es: ¿Cómo prioriza su trabajo? Responda a esta pregunta demostrando al director de recursos humanos su capacidad para pensar de forma crítica y estratégica. Explique cómo valora la importancia y la urgencia de cada tarea y cómo prioriza su carga de trabajo en función de esos factores. Demuestra tus dotes organizativas y tu capacidad para gestionar múltiples prioridades simultáneamente sin agobiarse.
6. Programa todas tus tareas y asignaciones de trabajo
La programación de tareas debe ser un elemento lista de control de gestión de proyectos . Empieza por definir una fecha de inicio y otra de finalización para cada tarea de tu lista de tareas priorizadas. Y sirve para varios propósitos, desde añadir las tareas a tu calendario hasta gestionar las cargas de trabajo.
Si ya has añadido una fecha de vencimiento a cada tarea, ¡no hay problema! En realidad las necesitas como referencia para definir las fechas de inicio y fin.
Puede que quieras terminar una tarea antes de la fecha de vencimiento para tener en cuenta retrasos imprevistos. Pero consideremos que su objetivo es terminar las tareas al menos antes de su fecha de vencimiento.
Ahora bien, terminar cada tarea en la fecha prevista depende de tu capacidad. Y también depende de si tiene prioridades concurrentes. Pero sólo puede sacar conclusiones sólidas sobre su capacidad y sus prioridades después de programar las tareas en su calendario.
Obtenga una visión general de alto nivel sobre el progreso de las iniciativas alineadas con el widget Portfolio de ClickUp
Al distribuir las tareas a lo largo de los días, puede realizar un seguimiento de su progreso con respecto a los plazos. Y por "progreso" nos referimos a la duración (número o porcentaje de días) que falta para la fecha de finalización. Sin embargo, si registra el trabajo en cada una de sus tareas, también puede realizar un seguimiento del progreso con respecto al esfuerzo (estimado en horas-persona).
Visualizar tu calendario es muy eficaz para saber si puedes asumir más tareas. Y si ya has alcanzado tu carga máxima de trabajo, necesitarás la ayuda extra (el día tiene un número limitado de horas).
Para gestionar las tareas y establecer prioridades de forma eficaz, prográmalo todo, incluidos tus tareas personales y tareas de proyectos tanto internos como externos.
Organice proyectos, planifique plazos y visualice el trabajo de su equipo en un calendario flexible que mantiene a todos en la misma página
Si elige ClickUp, podrá programar reuniones semanales (y recordatorios diarios) con tareas recurrentes. Pero puede ir un paso más allá utilizando Vista de calendario de ClickUp para programar sus tareas diarias (o semanales o mensuales). Y si prefiere una vista de línea de tiempo o de tabla (u hoja de cálculo), ClickUp también dispone de ellas.
Por último, ClickUp contiene una vista de la carga de trabajo para equilibrarla a las mil maravillas. Detecte los días en los que ya está, está a punto o a kilómetros de sobrecargarse. A continuación, actúe en consecuencia: Programe más tareas en el segundo caso y desplácelas en el primero.
7. Bloquea tu tiempo para trabajar más
Programa bloques de tiempo para hacer tus tareas sin interrupciones. Así evitará la multitarea, que es el polo opuesto de las estrategias de priorización de tareas.
Realiza una tarea del proyecto dentro de cada uno de esos bloques de tiempo o incluso una tarea que no pertenezca a ningún proyecto. También puedes trabajar en varias tareas durante un mismo bloque de tiempo, pero deben ser tareas pequeñas y sin relación entre sí.
Controle fácilmente su tiempo y su horario con la Plantilla de Bloqueo de Horarios de ClickUp
Bloques de señales de tiempo en su calendario compartido como "tiempo de concentración" y desactiva las notificaciones durante ese tiempo. Es una forma de que tus compañeros y tu jefe no te molesten mientras estás concentrado en completar tus tareas, especialmente las de alta prioridad.
Si elige ClickUp para gestionar sus tareas, considere la posibilidad de utilizar nuestro plantillas de bloqueo de tiempo .
8. Comuníquese con su equipo cuando sea necesario
Saber priorizar las tareas es una de las piedras angulares para trabajar eficazmente en equipo. Si no, ¿cómo podrías hacer un bucle en el equipo cuando están esperando a que empiece tu trabajo o termine el suyo?
¿Y cómo se sentirían si les hicieras esperar indefinidamente a que terminaras tus tareas? Debes avisar a tus compañeros de equipo cada vez que experimentes un retraso en el progreso de tus tareas. Y diles cuándo piensas terminar esas tareas.
También debes informar a tu jefe de cualquier obstáculo que encuentres al realizar tus tareas. Es su trabajo ayudarte a superar esos bloqueos.
Convierta comentarios en tareas de ClickUp o asígnelos al equipo para convertir sus ideas en acciones al instante
ClickUp es excelente para compartir actualizaciones y hacer un seguimiento comentando tareas específicas. Y esos comentarios pueden incluir grabaciones de pantalla que puede capturar dentro de la herramienta. También puede asignar comentarios a compañeros de equipo para hacerles saber que está esperando a que terminen una tarea.
3 plantillas de priorización de tareas que ahorran tiempo
Las siguientes plantillas de ClickUp aprovecharán la teoría detrás de los métodos de priorización que acaba de aprender:
1. Plantilla 'Getting Things Done' de ClickUp
La plantilla Getting Things Done (GTD), basada en el sistema GTD de David Allen, te ayuda a organizar tareas y proyectos registrándolos y dividiéndolos en elementos de trabajo procesables
En Plantilla ClickUp Getting Things Done es una plantilla completa para priorizar y realizar un seguimiento de las tareas en un solo lugar. Es altamente personalizable con campos personalizados e incluso permite colaborar en documentos con otros miembros del equipo.
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Puede utilizar esta tarea plantilla de priorización para:
- Dividir las tareas en categorías -o contextos, según la plantilla- que puede construir a partir de campos personalizados
- Mantener la disciplina y priorizar las tareas por contexto, fecha de vencimiento, duración estimada y nivel de esfuerzo
- Programar tareas en una vista de calendario
- Organice las tareas en un tablero Kanban personalizable por prioridad
2. Plantilla de matriz de esfuerzo de impacto de ClickUp
El uso de una matriz de esfuerzo de impacto le permite crear una representación visual del esfuerzo requerido para cada característica para que pueda priorizar mejor las tareas y recursos
Si te falta tiempo para evaluar a fondo la prioridad de tus tareas, ¡esta plantilla es perfecta! En Plantilla de matriz de esfuerzo de ClickUp Impact le ayuda a priorizar las tareas en función del esfuerzo necesario para completarlas.
Para quienes necesitan evaluar rápidamente el impacto o el coste de un proyecto, esta plantilla le ayuda a determinar qué debe tener prioridad. Alinea a tu equipo para comprender qué es lo más importante para el éxito colectivo de tu equipo con esta plantilla visual.
3. Plantilla de matriz de priorización ClickUp
Impulse la eficiencia de su equipo y gestione sus recursos para determinar mejor sus ideas, conceptos y tareas que necesitan más atención
Hemos diseñado Plantilla de matriz de priorización de ClickUp para priorizar su lista de tareas según los dos criterios que elija. Por ejemplo, clasifique sus tareas por niveles de importancia y alcanzabilidad, de bajo a alto. Entonces, las tareas de alta prioridad serán las que tengan un alto nivel de importancia y alcanzabilidad.
Utiliza también colores para clasificar las tareas. Por ejemplo, asigne un color diferente a las tareas de varios proyectos. Es una forma de priorizar todas las tareas de varios proyectos en un único lugar.
Empiece a priorizar tareas para optimizar su flujo de trabajo
Éste es nuestro consejo: Siga el priorización de tareas pasos y métodos de esta guía. Y luego, pasa al siguiente paso y prueba ClickUp, nuestro software de automatización de tareas solución. Inscríbase hoy mismo en ClickUp ¡! Porque saber priorizar tareas es esencial para reducir el estrés y dejar de trabajar bajo presión. Pero sólo cuando automatizas las tareas ¿Ve usted el valor detrás de una lista de tareas priorizadas y Tareas ClickUp ¡!