Para algunos equipos, el problema no es la fase de ejecución, sino la fase de plan, que puede resultar realmente complicada. Pensar en las tareas y decidir cuáles completar suele ser el paso más tedioso de cualquier proyecto, ya sea personal o profesional.
Por suerte, existe la solución perfecta para tus problemas de planificación: ¡las plantillas GTD (Getting Things Terminado)! Úsalas para facilitar la gestión de tareas y centrarte en lo que realmente importa al final del día: la acción.
Para ayudarte a encontrar la herramienta de planificación de tareas más adecuada, hemos creado una lista con las 10 mejores plantillas GTD gratuitas. Exploraremos sus capacidades y te mostraremos cómo sacarles el máximo partido.
¿Qué es una plantilla GTD?
Getting Things Done (GTD) es una metodología de gestión de tareas desarrollada por David Allen, un reconocido experto en productividad. El objetivo de GTD es ayudar a las personas a superar la ansiedad relacionada con las tareas y alcanzar sus metas a través de cinco sencillos pasos:
- Captura las tareas en un solo lugar
- Aclarar y decidir si una tarea es factible o se puede posponer
- Organizar por categorías
- Reflexionar, revisar y actualizar
- Compromiso y completar
Una parte integral del sistema GTD es una «herramienta de recopilación», es decir, una plantilla para unir todas las piezas. Las plantillas GTD son marcos predefinidos que te permiten recopilar, organizar y priorizar tareas mientras realizas un seguimiento del progreso de cada paso.
Con las plantillas GTD, puedes planear y trabajar de forma más eficiente. Con una hoja de ruta clara ante ti, es más difícil pasar por alto tareas o plazos críticos. Saber lo que tienes pendiente te permite centrarte en obtener los mejores resultados, ya sea para tu crecimiento personal o profesional. ?
¿Qué hace que una plantilla GTD sea buena?
Una plantilla adecuada para organizar tus pendientes tiene las siguientes cualidades:
- Funcionalidad: Compatibilidad con todo el proceso GTD, desde la captura de tareas hasta el seguimiento del progreso
- Simplicidad: presenta un diseño limpio y ordenado y es fácil de usar para una revisión semanal
- Flexibilidad: te permite ampliar y adaptar la plantilla a diversos escenarios
- Accesibilidad: proporciona acceso en múltiples dispositivos, lo que te permite edición sobre la marcha
- Integración: se conecta a la perfección con otras herramientas de productividad que utilices
las 10 mejores plantillas GTD para la productividad personal
No pierdas más tiempo pensando en las tareas que ejecutándolas. Utiliza una de estas 10 fantásticas plantillas GTD y ahórrate problemas
Tanto si eres un experto en GTD como si eres nuevo en este método, estas plantillas aportan claridad y control a tu flujo de trabajo diario. Además, ¡son de uso gratuito!
1. Plantilla «Getting Things Done» de ClickUp
Si las plantillas fueran edificios, esta plantilla ClickUp Getting Things Done sería un rascacielos. Incluye muchos niveles de funciones y elementos personalizados, lo que te permite gestionar todos los proyectos y tareas que te depara la vida. ?
Puede parecer abrumador al principio, pero la plantilla incluye un documento con instrucciones para facilitar su uso. ¡Lo mismo ocurre con la mayoría de las demás plantillas de esta lista!
Como plantilla a nivel de carpeta, contiene numerosas listas y vistas. Empieza por capturar y describir todas tus tareas en la lista Bandeja de entrada. A continuación, puedes estimar su duración, hacer una valoración del uno al cinco en función del nivel de esfuerzo requerido y decidir si son factibles, tal y como indica Allen, el creador del método GTD.
El siguiente paso es organizar las tareas en categorías adecuadas. Puedes asignarles un contexto utilizando etiquetas como «trabajo», «hogar» o una categoría personalizada. También puedes clasificarlas en otras listas, entre las que se incluyen:
- Programado: contiene una vista de calendario para tus tareas con bloques de tiempo
- Lista de proyectos: te ayuda a desglosar y priorizar proyectos, es decir, tareas complejas
- Referencia: Se refiere a materiales que podrían ser útiles para tareas futuras
La plantilla tiene cuatro opciones de automatización para ahorrarte tiempo, como transferir tareas de la bandeja de entrada a las listas programadas una vez que cambian sus fechas de vencimiento. Y lo mejor de todo: ¡siempre puedes personalizarlas para que se adapten a tu flujo de trabajo GTD preferido!
2. Plantilla de tablero «Getting Things Done» de ClickUp
La plantilla Getting Things Done Board de ClickUp hace que tus obligaciones diarias sean menos intimidantes al presentarlas de una manera sencilla y atractiva.
Es una plantilla fácil de usar para principiantes, con dos modos de visualización, es decir, vistas. La primera es un tablero Kanban que muestra las tareas como tarjetas. Con imágenes y etiquetas de color, añade un toque refrescante a un proceso que, de otro modo, sería mundano. ?
La otra vista contiene la misma información, pero está organizada en un formato tradicional de lista de pendientes.
El uso de la plantilla es una experiencia de productividad sin estrés. Ya sea en la vista Lista o Tablero, añade nuevas tareas y proporciona información relevante sobre ellas, como por ejemplo:
- Duraciones estimadas
- Etiquetas de categorías para diferentes facetas de la vida, como empresa, hogar y fitness
- Etiquetas de contexto, como personal, ordenador, llamada y papeleo
- Valoraciones energéticas
- Rótulos de prioridad
De forma predeterminada, las tareas se agrupan por estado. Para actualizar el estado de una tarea, arrástrala y suéltala en el campo del grupo designado. También puedes personalizar los criterios de agrupación y clasificación, así como cualquier otro elemento de la plantilla.
3. Plantilla del marco de trabajo «Getting Things Done» de ClickUp
Tanto si eres un veterano de GTD como si eres un novato, esta plantilla de ClickUp Getting Things Done Framework es tu billete de primera clase a la ciudad de la productividad! ?
Ofrece numerosas funciones, pero sigue siendo fácil e intuitivo de usar. Es una plantilla a nivel de carpeta con cuatro listas:
- Ideas: un lugar donde puedes almacenar tareas potenciales y abandonadas y dejar referencias para más adelante
- pendientes*: una lista de tareas con niveles de urgencia y dependencias definidos
- Calendario: una lista de tareas programadas y una vista interactiva del calendario con las actividades
- Proyectos: una lista de tareas pendientes que constan de varios pasos
En el nivel Carpeta, encontrarás la vista Lista de tareas maestra, que contiene todas las tareas de la semana anterior y otras, independientemente de la lista a la que pertenezcan.
La plantilla también incluye un diagrama de flujo GTD en vista de pizarra. Este práctico diagrama te ayuda a comprender todo el proceso GTD tal y como se desarrolla en ClickUp. Comprende una serie de acciones y preguntas que puedes plantearte para decidir qué hacer con cada tarea que se te presente. No dudes en personalizarlo para adaptarlo a tu flujo de trabajo particular.
4. Plantilla de gestión de tareas sencilla de ClickUp
A veces, la solución más sencilla es la más eficaz. La plantilla de gestión de tareas sencillas de ClickUp encarna esta filosofía con su diseño minimalista y sus sólidas capacidades.
Puedes elegir entre dos vistas que contienen la misma información: Lista o Tablero. Si estás acostumbrado a las hojas de cálculo, es posible que la vista Lista te resulte más práctica, mientras que las personas más visuales suelen preferir la vista Tablero.
Sea cual sea tu caso, utiliza la plantilla para recopilar todas tus tareas y la información correspondiente. Asigna tareas, establece cronogramas y prioriza asignando rótulos de urgencia.
La simplicidad de esta plantilla también te da la libertad de personalizarla. Introduce nuevas listas o vistas y adapta la plantilla a diversos contextos. Por ejemplo, puedes hacer una lluvia de ideas utilizando mapa mental o Pizarra, o incluso incrustar archivos de Documentos de Google y realizar la edición en la plataforma.
5. Plantilla de tareas pendientes de ClickUp
Aunque no sigue al pie de la letra la metodología GTD, esta plantilla Work To Do de ClickUp puede ayudarte a aumentar tu productividad. Ofrece un sistema de gestión de tareas dinámico y personalizable que se adapta a cualquier equipo o empresa.
Esta plantilla a nivel de lista consta de tres vistas:
- Lista de tareas
- Calendario semanal
- Calendario mensual
En la vista Lista, encontrarás una lista completa de todas las actividades. Están organizadas en grupos diarios, semanales y mensuales, lo que indica el plazo de finalización asignado. Puedes proporcionar más información en los campos de la derecha, como el estado, la fecha límite y la prioridad. En el campo de tipo de tarea, indica el departamento responsable de la tarea, como Marketing o TI.
En las vistas de calendario, puedes arrastrar las tareas para programarlas o reprogramarlas. Si ya tienes una aplicación de calendario favorita, puedes sincronizarla para optimizar tu flujo de trabajo. ?️
Aunque está orientada a la empresa, puedes adaptar fácilmente esta plantilla para uso personal. Solo tienes que sustituir las categorías de tipos de tareas por las tuyas propias, ¡y listo!
6. Plantilla de lista pendiente del calendario de ClickUp
La plantilla de lista de pendientes del calendario de ClickUp combina a la perfección la organización de tareas y la gestión del tiempo. Es una herramienta GTD indispensable para cualquiera que tenga dificultades con los plazos y aspire a optimizar su planificación. ⏰
Como puedes ver en la vista Lista de horarios, la plantilla está diseñada pensando en los gerentes, para que puedan organizar el trabajo de sus empleados. No obstante, puedes adaptar la plantilla para uso personal sustituyendo los nombres por actividades y realizando algunos otros ajustes.
Además de las vistas tradicionales de lista y calendario, la plantilla incluye una vista de formulario de solicitud de reunión. Personalízala y envíala a otras personas, ya sean compañeros de trabajo o amigos. ClickUp creará automáticamente una tarea con la información proporcionada, lo que te ahorrará tiempo y esfuerzo.
Si piensas utilizar la plantilla para el trabajo, te gustará saber que incluye un sistema integrado de control de tiempo. Puedes encontrar esta opción haciendo clic en una tarea y abriendo la bandeja de tareas. En la bandeja, también puedes añadir dependencias, subtareas y comentarios.
7. Plantilla de pendientes diarias de ClickUp
Otra herramienta que puedes utilizar para realizar el seguimiento de tus obligaciones diarias es la plantilla «Tareas diarias» de ClickUp. Puede que sea sencilla, pero cumple su función a la perfección. Te ayuda a mantenerte al día con tus tareas diarias, asegurándote de que nada se te escape.
Si nunca antes has utilizado ninguna herramienta de gestión de tareas, esta plantilla es un excelente punto de partida.
Es una plantilla a nivel de tarea que revela todas sus funciones una vez que abres la bandeja de tareas. Viene con tres categorías de lista de control: Personal, Trabajo y Escuela. Como de costumbre, puedes personalizarlas, así como casi todos los demás elementos.
Utiliza la plantilla enumerando todas las tareas en sus respectivas categorías de la lista de control. Evalúa la carga de trabajo del día seleccionando su nivel de dificultad en el menú desplegable, o añade archivos y comentarios para introducir información adicional. También puedes realizar un seguimiento del tiempo para tener una idea del esfuerzo que requieren determinadas tareas. ¿Tienes alguna idea sobre un tema en particular? Anótala en los comentarios. ?
A medida que completas las tareas, marca las casillas de selección correspondientes. La barra de progreso se actualizará automáticamente en función del número de tareas completadas diariamente. Puedes revisar todos los cambios en el registro situado a la derecha de la lista de control.
8. Plantilla de plan de acción diario de ClickUp
¿Tienes un evento importante próximamente? Utiliza la plantilla de plan de acción diario de ClickUp para organizar y gestionar todas las tareas relacionadas con él. Es una herramienta de gestión de proyectos versátil que te ayuda a llevar a cabo todas tus tareas.
Esta plantilla a nivel de lista incluye tres vistas personalizadas:
- pasos de acción*: Una vista Lista que contiene todos los pasos de un proyecto y la información correspondiente, como el departamento asignado, las fechas límite, la prioridad y la complejidad
- *metas: vista Tablero de tareas y subtareas, organizadas por departamento
- Cronograma: una vista de línea de tiempo horizontal que muestra la secuencia de acciones para cada departamento, según lo definido por las fechas límite y las dependencias, así como otra información de la vista Lista
Gracias a la flexibilidad de ClickUp, puedes adaptar la plantilla para todo tipo de eventos y proyectos.
9. Plantilla de lista pendiente de Excel de Vertex42
Si Excel es tu herramienta preferida, te encantará esta plantilla de lista pendiente de Excel de Vertex42. Te permite recopilar, evaluar y realizar un seguimiento del progreso de las tareas diarias, al estilo de una hoja de cálculo
Empieza por lista todas tus tareas o proyectos en la primera columna. En las siguientes columnas, puedes establecer las fechas de vencimiento, actualizar el estado, indicar la prioridad y añadir notas. También puedes evaluar las tareas basándote en el modelo PICK:
- Posible: Fácil, bajo valor
- Implementar: Fácil, alto valor
- Reto: Difícil, alto valor
- Eliminar: Difícil, bajo valor
En la pestaña Lista, puedes personalizar las categorías desplegables para las columnas SELECCIONAR, estado y prioridad.
Lo que hace que esta plantilla destaque son sus reglas de formato condicional preestablecidas. Por ejemplo, una vez que el estado de una tarea cambia a completada, toda la información se vuelve gris, lo que la hace menos prominente entre las tareas activas.
10. Plantilla básica de Hojas de cálculo de Google para Getting Things Done, de Template.net
A pesar de su nombre, esta plantilla básica de Hojas de cálculo de Google para Getting Things Done de Template.net está lejos de ser básica. Contiene todo lo que necesitas para implementar tu estrategia GTD y planear tus proyectos a la perfección.
La plantilla incluye varias pestañas. La principal es «Resumen», que te ofrece un resumen de la información más importante y del progreso general. Puedes utilizar las demás pestañas para diferentes categorías de tareas GTD, como por ejemplo:
- Bandeja de entrada
- Lista de tareas pendientes
- Lista de proyectos
- Lista «Algún día/Quizás»
Cada pestaña tiene un diseño único adaptado a la categoría de tareas. Por ejemplo, la pestaña Bandeja de entrada tiene diferentes columnas dedicadas a la evaluación de tareas, lo cual es crucial para la fase inicial de clasificación.
Al tratarse de un documento de Hojas de cálculo de Google, esta plantilla guarda automáticamente tu progreso en la nube y permite la colaboración en tiempo real con compañeros de equipo o amigos. ??
Las 10 mejores plantillas GTD: una panorámica
En la siguiente tabla repasaremos brevemente las ventajas de cada plantilla:
| Plantilla | Para qué sirve |
| Plantilla «Getting Things Done» de ClickUp | Una plantilla GTD clásica repleta de funciones y opciones de automatización |
| Plantilla de tablero «Getting Things Done» de ClickUp | Una plantilla GTD más sencilla con una vista de tareas en forma de tablero visualmente atractiva |
| Plantilla del marco de trabajo «Getting Things Done» de ClickUp | Una plantilla con todos los elementos GTD que necesitas, incluido un diagrama de flujo que explica el proceso |
| Plantilla de gestión de tareas sencilla de ClickUp | Una herramienta de plan básica que te ofrece mucha libertad para que la personalices |
| Plantilla de trabajo pendiente de ClickUp | Una plantilla de planificación orientada a los negocios con dos vistas de calendario |
| Plantilla de lista pendiente del calendario de ClickUp | Una plantilla ideal para la gestión del tiempo, con un formulario de solicitud de reunión |
| Plantilla de pendientes diarias de ClickUp | Una plantilla basada en listas de control para la planificación diaria y el seguimiento del progreso |
| Plantilla de plan de acción diario de ClickUp | Una plantilla versátil de plan de proyectos GTD que te ayuda a realizar un seguimiento y gestionar todos los pasos |
| Plantilla de lista pendiente de Excel de Vertex42 | Una plantilla de planificación que te permite definir y evaluar tareas basadas en el modelo PICK |
| Plantilla básica de Hojas de cálculo de Google para Getting Things Done, de Template.net | Una plantilla GTD completa con varias pestañas, incluido un resumen del progreso |
Aumenta tu productividad con las plantillas GTD y ClickUp
Alcanzar la productividad no es fácil, especialmente en el mundo actual, lleno de distracciones. ??️
Con la ayuda de las plantillas GTD, podrás organizar mejor tus tareas y centrarte más en tus objetivos. Te permiten mantenerte comprometido con tus metas, mantener la autodisciplina y alcanzar un mayor intento correcto tanto en tus proyectos personales como profesionales.