Priorizar el trabajo al máximo significa que cada persona de su equipo dedica su tiempo y energía a proyectos de alto rendimiento.
Es tentador lanzarse a las tareas y completar todo lo posible. Pero cuanto más evalúes los proyectos desde la perspectiva del valor de la empresa, mejores decisiones tomarás para construir una cultura de trabajo inspirado.
Y en el vertiginoso mundo de la gestión de proyectos, el trabajo inspirado conduce a la resolución creativa de problemas y a la obtención de intentos correctos. En el año 2027, los empresarios tendrán dificultades para encontrar 87.7 millones de empleados ¡especializados en roles de gestión de proyectos! 🌐
En el espíritu de transparencia total del proyecto no obstante, establecer prioridades en los proyectos es más fácil de decir que de terminar. Los jefes de proyecto, y especialmente los equipos que no tienen jefes de proyecto, no disponen de bloques de tiempo ininterrumpidos en su agenda para revisar las solicitudes de nuevos proyectos comparándolas con el trabajo en curso.
Entonces, ¿cómo podemos concentrar el tiempo y la energía de nuestro equipo en las tareas adecuadas?
**Veremos los mejores consejos, como agrupar proyectos similares para maximizar el tiempo, mantener conversaciones difíciles con las partes interesadas clave y reequilibrar el proceso de delegación
Utilice esta guía como fuente de inspiración para encontrar recursos y plantillas. También puede servir para iniciar una conversación con su equipo a fin de adoptar medidas estratégicas en el proceso de priorización de proyectos de su equipo
¿Qué es la priorización de proyectos?
La priorización de proyectos es el proceso de selección de los proyectos más importantes en los que debe centrarse una organización, teniendo en cuenta los recursos y el tiempo disponibles. Este proceso implica la evaluación de cada proyecto potencial en función de criterios como la reunión de las metas de la organización, los beneficios esperados, el coste y el riesgo.
Después de cada plan del proyecto los responsables de la toma de decisiones clasifican los proyectos por orden de prioridad y los comparan con los recursos disponibles. Esta comparación ayuda a poner de relieve las posibles compensaciones entre proyectos y a priorizar las tareas con más probabilidades de cumplir la visión estratégica de la empresa. También filtra las tareas irrelevantes para proteger el ancho de banda del equipo. 👥
Más información *Consejos para gestionar el tiempo* !
Priorizar proyectos y tareas utilizando los cuatro niveles de prioridad en ClickUp
Los sistemas de clasificación de proyectos proporcionan una estructura predecible para analizar y comparar la prioridad, importancia e impacto potencial de cada proyecto. De este modo se garantiza que los recursos se destinan a completar las tareas que más benefician a la empresa.
La clasificación de proyectos también ayuda a los equipos a establecer metas realistas para cada uno de ellos, a realizar un seguimiento del progreso de cada proyecto y a garantizar que cada miembro del equipo esté trabajando en algo importante.
¿Por qué es importante priorizar los proyectos?
Tener un plan y ajustar las prioridades es esencial para el intento correcto de la empresa. Cuando priorizamos nuestros proyectos, podemos centrarnos primero en las tareas más importantes y asegurarnos de que no se nos escapa nada.
También nos ayuda a ser organizados y eficientes Evitamos la dilación, las distracciones y la multitarea, lo que nos permite trabajar de forma más inteligente y hacer más en menos tiempo.
Priorizar proyectos puede ser complicado. Pero con un esfuerzo de colaboración y un plan estratégico, podemos asegurarnos de que nuestros proyectos se completen a tiempo y con grandes resultados. 📈
Más información cómo gestionar múltiples proyectos !
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Check out ejemplos y plantillas de gestión de proyectos !
5 consejos prácticos para priorizar proyectos
Utilizar estrategias para priorizar proyectos es una parte importante de la gestión de proyectos y puede ayudarnos a ser más productivos de diversas maneras, tanto individualmente como en equipo. Priorizar las tareas en función de su importancia, urgencia e impacto ayudará a todos los implicados a centrarse primero en las tareas más críticas. ⚡️
Además, los equipos pueden utilizar la priorización para identificar posibles cuellos de botella y planificar con antelación cómo abordarlos. Sacará a la luz qué situaciones y flujos de trabajo están mermando la productividad. Esto ayudará a los equipos a planificar adecuadamente y evitar las prisas y el caos de última hora.
He aquí cinco consejos para priorizar proyectos y obtener el máximo valor de el cronograma del proyecto ¡!
Consejo nº 1: Utilice una matriz de priorización
Una priorización matriz es un gráfico o diagrama utilizado para ayudar a ordenar tareas o comparar factores con el fin de priorizarlos. Suele constar de dos ejes: un eje vertical y un eje horizontal x.
El eje y suele representar los factores o tareas que hay que priorizar, mientras que el eje x suele representar un escala de importancia o urgencia .
Por ejemplo, el eje y podría listar tareas como Actualizar página de registro, Refrescar logotipo, y Crear plantillas sociales de marca, mientras que el eje x podría representar una escala de 1 (baja prioridad) a 5 (alta prioridad).
Si no ha utilizado antes un sistema de priorización de proyectos, pruebe con Plantilla de matriz de priorización de ClickUp ¡! Esta plantilla de Pizarra le guiará a través de ideas de diseño y funcionalidad para trazar sus próximos proyectos. 🎨
Organice los proyectos de mayor prioridad en una Pizarra ClickUp
Más información plantillas de matriz de ClickUp y PowerPoint !
Consejo nº 2: Filtre todas las solicitudes de proyectos en una herramienta de gestión de proyectos
¿Puede contar el número de herramientas de su pila tecnológica?
Pregunta de seguimiento: ¿Son todas esas herramientas puertas de entrada para abrumar a tu equipo con peticiones?
Dejando a un lado las distracciones, el uso de múltiples canales para actualizaciones del proyecto es la forma más rápida de provocar duplicidades en el trabajo. 🔂
Con los Formularios ClickUp, está creando barandillas digitales para proteger a su equipo de involucrarse demasiado pronto en la "fase de descubrimiento" de un proyecto. La fase de descubrimiento es cuando el solicitante no ha dado una estrategia sólida, meta y resultado para comenzar el trabajo.
ventajas
herramientas de priorización
Filtre las solicitudes de proyectos al gestor de proyectos mediante un Formulario ClickUp
Utilice estas indicaciones para diseñar un formulario que satisfaga las necesidades específicas de su equipo para evaluar un proyecto:
- ¿Existen elementos visuales (fotos, infografías, logotipos, etc.) que deban utilizarse en el proyecto?
- ¿Existen contenidos (redacciones, informes, encuestas, resultados de estudios, etc.) que deban utilizarse en el proyecto?
- ¿Cómo se medirá el intento correcto? Lista los OKR y KPI relevantes de la empresa.
- ¿Tiene una lista de mensajes o puntos clave que deban incluirse en el proyecto?
- ¿Existen limitaciones o consideraciones técnicas que deban tenerse en cuenta?
- ¿Hay alguna directriz de marca o estética que deba tenerse en cuenta?
- ¿Hay normas legales o de conformidad que deban cumplirse?
- ¿Hay contenidos o elementos visuales que deban excluirse del proyecto?
- ¿Cuáles son las metas estratégicas del proyecto?
- ¿Cuál es el cronograma y el presupuesto del proyecto?
- ¿A qué público va dirigido el proyecto?
- ¿Quiénes son las partes interesadas en el proyecto?
- ¿Cuándo hay que entregarlo?
- ¿Se trata de un proyecto nuevo o actualizado?
**CONSEJO PROFESIONAL Capacite a su equipo para redirigir las peticiones ad hoc a un Formulario ClickUp . Cualquiera que tenga un enlace al Formulario puede enviar respuestas que se dirigirán automáticamente al entorno de trabajo de su equipo para su revisión
Consejo #3: Agrupar proyectos similares en un solo Sprint
Agrupar proyectos similares es una forma eficaz de aumentar la eficacia del proceso . La idea es crear grupos de proyectos en los que las tareas y las ideas puedan compartirse fácilmente entre los miembros del equipo, así como los recursos y la experiencia. 🧑💻
Priorizar proyectos en una vista Tablero ClickUp de arrastrar y soltar
Un Sprints es uno de los eventos ágiles utilizados para definir un periodo de tiempo durante el cual debe completarse un conjunto específico de trabajo.
La duración de los Sprints es tradicionalmente de dos semanas para los equipos de desarrollo de software, pero puede ser cualquier cantidad de tiempo, dependiendo de las necesidades del equipo y del proyecto. Durante un Sprints, los equipos dividen las tareas individuales y las asignan a personas específicas que las completarán. Al final del Sprint, los equipos revisan su progreso y pasan al siguiente Sprint.
**Otra ventaja es que se pueden abordar los proyectos de menor envergadura que mantienen la empresa en funcionamiento, para aprovechar al máximo el tiempo
Consejo #4: Di no a proyectos ajenos a tu empresa juega
Organizar las solicitudes de proyectos en función de su valor para la empresa significa priorizarlos según el potencial ROI (Retorno de la inversión) del proyecto y su efecto en las operaciones de la empresa.
El valor para la empresa se determina analizando los costes y beneficios del proyecto en términos de tiempo, recursos y beneficios. Un proyecto con una alta rentabilidad esperada ocupará un lugar más alto en la lista. Por ejemplo, solucionar problemas importantes de producción o atender las quejas de los clientes.
Compare una solicitud de proyecto con la cartera de proyectos de la empresa para determinar la prioridad
Teniendo en cuenta factores como la satisfacción del cliente, las repercusiones a corto y largo plazo y las ventajas competitivas, las empresas pueden decidir qué proyectos son más valiosos para sus metas empresariales.
Consejo nº 5: Delegue el trabajo adecuado en las personas adecuadas
A veces, inconscientemente, asignamos todas las tareas a un desarrollador, diseñador o coordinador concreto porque, sencillamente, es muy bueno. La calidad de su trabajo y su actitud positiva les convierte en un imán para realizar tareas consecutivas.
Pero lo nuestro es priorizar los proyectos, y eso también significa planificar teniendo en cuenta la capacidad de carga de trabajo y el crecimiento de nuestro equipo. 🌱
Asignar futuros proyectos y tareas mediante la vista Carga de trabajo de ClickUp
Es posible que ese diseñador, desarrollador o coordinador no sea la persona más adecuada para esa tarea. Lo más probable es que podrían dedicar su tiempo y energía a otros proyectos para desarrollar su capacidad creativa, evitar el agotamiento y adquirir más experiencia completando trabajos de alto nivel.
Así que, cuando delegue tareas, aproveche el talento de todos los miembros de su equipo para crear un sentimiento de propiedad y fomentar el espíritu de equipo. Como resultado, ¡tendrás un mejor proceso de gestión de las cargas de trabajo!
Haga de la productividad su máxima prioridad con ClickUp
Pruebe ClickUp y experimente los cambios positivos que puede suponer para la productividad de su equipo. Nuestra plataforma le proporciona las herramientas para estructurar su proceso ideal de priorización de proyectos. Con sólo unos clics, puede empezar por el panorama general y hacer Zoom en los detalles de cualquier tarea. Crear una cuenta ClickUp gratis/a hoy mismo y mantén la energía con el trabajo que tienes por delante. Si necesita compatibilidad, póngase en contacto con nosotros a través de la dirección de correo electrónico Centro de ayuda o visite cualquiera de nuestros seminarios web a la carta .
¡Feliz planificación! 💜