Casi 60% de los gestores de proyectos trabajan simultáneamente en dos o cinco proyectos a la vez.
Garantizar el mismo nivel de concentración, productividad y calidad de los resultados en todos los proyectos es una superpotencia que deben tener los gestores de proyectos. Los malos resultados de un proyecto pueden suponer un despilfarro colosal de la inversión 114% para ser exactos.
Afortunadamente, los gestores de proyectos pueden hacer malabarismos con un sistema sólido.
En este artículo, le daremos una idea de los retos comunes a los que probablemente se enfrente y las estrategias que le ayudarán a trabajar de forma más inteligente, mejorar la eficiencia y gestionar múltiples proyectos. Pero primero, entendamos por qué es tan vital una gestión de proyectos eficaz para múltiples proyectos.
Riesgos derivados de una gestión inadecuada de múltiples proyectos
La incapacidad para gestionar bien múltiples proyectos puede dar lugar a una serie de riesgos que afectan a los plazos, presupuestos, rendimiento del equipo y éxito de la organización. A continuación se enumeran los riesgos clave que hay que tener en cuenta:
- Incumplimiento de plazos: Una coordinación y priorización deficientes pueden dar lugar a retrasos en uno o varios proyectos. Esto no sólo reduciría la confianza del cliente, sino que también podría tener repercusiones financieras
- Superación del presupuesto: La asignación ineficaz de recursos y la falta de supervisión pueden dar lugar a gastos excesivos. Esto no sólo reduce la rentabilidad del proyecto, sino que también puede dificultar la obtención de financiación o la aprobación de proyectos en el futuro
- Falta de claridad: La comunicación inadecuada y la falta de claridad en las prioridades pueden hacer que los equipos no sepan en qué centrarse. Esto puede afectar a la moral y la productividad
- Sobrecarga del equipo: Una cartera mal gestionada puede sobrecargar a los miembros del equipo repartiéndolos entre muchos proyectos. Esto aumenta el riesgo de errores y puede causar agotamiento y desgaste en el equipo
- **Una gestión deficiente del alcance de los proyectos en múltiples iniciativas puede dar lugar a cambios y adiciones incontrolados, lo que prolonga los cronogramas, estira los presupuestos y frustra a los miembros del equipo
- Resultados por debajo de lo esperado: La falta de concentración y los plazos apresurados pueden comprometer la calidad. Si no se cumplen las expectativas, pueden producirse costes de reelaboración, por no mencionar el descontento de los clientes y una reputación negativa
- Reducción de la participación de las partes interesadas: La comunicación ineficaz y las expectativas no cumplidas en todos los proyectos pueden tensar las relaciones con las partes interesadas y conducir a una pérdida de futuras oportunidades de negocio
- Poca visibilidad: Un seguimiento deficiente del proyecto puede hacer que el equipo no vea los cuellos de botella, los retrasos, los problemas de cumplimiento o cualquier posible escasez de recursos. Esto puede hacer que el proyecto se desvíe de su curso
- Desalineación estratégica: Si se planifican y gestionan mal, los proyectos corren el peligro de no alinearse con las metas de la organización y, por lo tanto, provocar un despilfarro de recursos
- **Sin una gestión proactiva de los riesgos, los problemas de un proyecto pueden agravarse y afectar a otros. Esto aumenta las posibilidades de fracaso y los posibles daños financieros o a la reputación
- Oportunidades perdidas: Una mala asignación de prioridades y recursos puede hacer que algunos proyectos se paralicen o queden inacabados
- Pérdida de innovación: Los equipos desbordados por tener que hacer malabarismos con varios proyectos pueden carecer del ancho de banda necesario para pensar de forma creativa o innovar
La gestión eficaz de múltiples proyectos es fundamental para mantener la eficiencia operativa, ofrecer resultados de calidad y salvaguardar la reputación y rentabilidad de la organización.
12 Estrategias para gestionar con éxito múltiples proyectos
1. Utilizar software de gestión de proyectos 77% de los equipos de gestión de proyectos con éxito utilizan software para gestionar proyectos y tareas. Sin embargo, sólo
46% de las organizaciones dan prioridad a una cultura que valore la gestión de proyectos.
Un software de gestión de proyectos como ClickUp puede ayudarle a superar muchos de los retos asociados a la gestión de múltiples proyectos.
ClickUp es un sistema centralizado de gestión de proyectos
herramienta de gestión de proyectos
que puede albergar varios proyectos y ayudarle a pasar de una tarea a otra sin problemas, una ventaja decisiva para cuando las cosas se descontrolan (como suele ocurrir, ¡muchas veces al día!). Portfolios en ClickUp están diseñadas para simplificar la gestión de proyectos múltiples. Desde la estrategia hasta la ejecución, puede realizar el seguimiento de su proyecto en un solo lugar.
ClickUp para planificar, realizar el seguimiento y gestionar el trabajo en varios proyectos
Una sola fuente de verdad significa visibilidad definitiva de los cuellos de botella, los riesgos, los problemas de recursos y mucho más. Con más de 15 formas diferentes de visualizar su trabajo, desde gráficos de Gantt hasta Cronogramas, pasando por Listas, Tableros y Calendarios, puede encontrar una vista que funcione para todos.
Además, Paneles de ClickUp supervise el progreso en tiempo real para ir siempre un paso por delante. ClickUp para gestores de proyectos ofrece funciones que pueden ayudarle a:
- Elaborar estrategias y planificar
- Visualizar su flujo de trabajo
- Asignar tareas
- Realizar un seguimiento del tiempo y gestionar los recursos
- Colaborar con su equipo
- Previsión de resultados
💡Consejo profesional: Utilice ClickUp plantillas gratuitas, gratuitas/a de gestión de proyectos y ponga en marcha la planificación de cada proyecto.
2. Enfoque, en lugar de multitarea, para la productividad
Normalmente, los gestores de proyectos gestionan de tres a cuatro proyectos simultáneamente, ¿y cuál es su mayor reto? Concentrarse.
Aprender cómo concentrarse es más complicado de lo que imaginas. Prueba estos consejos para mejorar tu capacidad de concentración:
- Diga no a las tareas que estén por debajo de su lista de prioridades. Cuantas más multitareas realices, más probabilidades tendrás de sufrir un percance
- Automatiza tus tareas de administrador conCerebro ClickUptu asistente de IA, que puede crear agendas por ti, crear listas de control, editar contenidos y mucho más
- Implementa el timeboxing: una estrategia en la que entrenas conscientemente a tu mente para completar una tarea en un bloque de tiempo específico
- Practica la atención plena y desactiva esas molestas notificaciones que pueden interrumpir tu concentración. También puede utilizaraplicaciones de concentración para guiar tu mente y ayudar a mantener niveles de concentración estables
3. Prioriza bien las tareas
¿Te encuentras quemando el aceite de medianoche pero sin lograr mucho? Es posible que esté dando prioridad a tareas de poco valor que pueden estar consumiendo su tiempo, energía y esfuerzo. Priorización de tareas en ClickUp le permite ajustar las prioridades con el menor esfuerzo. Funciona de la siguiente manera:
- Elija entre cuatro niveles (banderas) de prioridad: Urgente, Alta, Normal y Baja
- Ordene sus tareas por tiempo para ver las tareas más críticas dentro de su flujo de trabajo
- Coloque los elementos de alta prioridad en la bandeja de tareas, que estará disponible 24 horas al día, 7 días a la semana
- Combine sus tareas priorizadas con dependencias. (como "esperando en" o "bloqueando")
- Establezca filtros para las fechas límite y guárdelas o compártalas con el equipo
También puedes hacerlo de forma más eficiente utilizando plantillas de priorización .
Plantilla de matriz de prioridades de ClickUp
💡Consejo profesional: Utiliza el botón Plantilla de matriz de prioridades de ClickUp para clasificar las tareas en función de su impacto y esfuerzo.
4. Comunicar con claridad
Mantener una línea de comunicación constante es fundamental para el intento correcto del proyecto por muchas razones:
- Las partes interesadas pueden compartir sus expectativas con los miembros del equipo para alinear mejor su trabajo. Los clientes pueden compartir información al instante si las cosas van mal
- Cree un bucle de retroalimentación para su equipo y ayúdeles a alcanzar las metas más rápidamente sin comprometer la calidad
- Organice reuniones de equipo para replantear estrategias y revisar el estado del proyecto. Un enfoque proactivo ayuda mucho
- Gestione las expectativas y los cronogramas de los clientes y evite la temida ampliación del alcance del proyecto
Pero, ¿cómo puede comunicarse con claridad? Comunicando dónde está teniendo lugar el trabajo.
Un buen punto de partida sería invertir en una herramienta que priorice la comunicación, similar a Chat ClickUp :
Mantenga todo su trabajo -y conversaciones- en un solo lugar con ClickUp Chat
Las conversaciones dispersas entre varias herramientas pueden dar lugar a confusiones y errores. Con Chatear, puede compartir actualizaciones en tiempo real justo donde se realiza el trabajo, y obtener visibilidad de todo el equipo sobre quién está trabajando en qué.
También puedes añadir contexto visual a tus interacciones y mejorar la comprensibilidad. Añade enlaces, adjuntos, archivos, GIF, imágenes, vídeos y todo lo que necesites para transmitir el mensaje.
Añade a cualquier persona a tus conversaciones de trabajo con @menciones y asigna comentarios a miembros individuales y mantén los
elementos de acción
en movimiento.
💡Consejo profesional: Adoptar herramientas de comunicación y plantillas para ahorrar tiempo y esfuerzo
5. Limitar el cambio de contexto
En su afán por gestionar múltiples proyectos y aumentar la productividad, el "cambio de contexto" puede interponerse en su camino.
A menudo confundido con la multitarea, el cambio de contexto es el menor de los dos males. Con el cambio de contexto, saltas de una app a otra e inicias nuevas tareas, dejando las anteriores a medio camino.
Por desgracia, sus efectos perjudiciales van más allá de la productividad. Un estudio de la Universidad de California, Irvine, informaron de que sólo 20 minutos de interrupciones repetidas pueden causar más estrés, presión y frustración en el trabajo.
Así pues, ¿cómo afrontar la alternancia de contextos?
Sustituya todas sus aplicaciones y herramientas dispares por una plataforma, que permita a su equipo acceder a todo al alcance de la mano.
ClickUp, por ejemplo, reúne todas sus tareas, conversaciones y proyectos en una plataforma fácil de usar. Desde la gestión del trabajo y la comunicación hasta la colaboración, todo sucede en un espacio compartido.
Además, ClickUp es compatible con
más de 1000 integraciones de apps de terceros
la integración de aplicaciones de terceros le permite implementar una solución para toda la organización en la que podrá marcar como favoritas sus herramientas. Y liberas al equipo del cambio inconsciente de contexto.
6. Cuando cambien las prioridades, sé flexible
¿Su equipo es incapaz de hacer un seguimiento de las prioridades cambiantes? La incapacidad de pivotar según lo exija la situación es una carencia importante de los gestores de proyectos.
Esto ocurre sobre todo cuando se utilizan varias listas de tareas pendientes y hojas de cálculo para seguir el progreso del proyecto.
¿Las dos grandes soluciones?
- Implantar un proceso de control de cambios: Esto le permitirá gestionar las solicitudes de cambios en los proyectos. Si una parte interesada solicita un cambio en un proyecto, podrás verlo en el calendario del proyecto al instante. También puede aprovechar este proceso para permitir que las partes interesadas aprueben o denieguen las solicitudes de cambio según consideren oportuno.
- Compartir una fuente central de la verdad: Utiliza una herramienta para hacer el seguimiento de las solicitudes de cambio del proyecto y asegúrate de que los miembros del equipo puedan utilizarla tanto en línea como fuera de línea.
Cuando los miembros de su equipo tienen visibilidad del ancho de banda del equipo y del estado de las tareas en tiempo real, pueden cambiar de marcha y trabajar con eficacia. Además, usted también podrá controlar al equipo cuando las cosas se pongan difíciles.
7. Equilibre la carga de trabajo de su equipo
Distribuir uniformemente la carga de trabajo de su equipo favorece el crecimiento de la empresa y el bienestar de los empleados.
Si sobrecarga de tareas a un empleado, obtendrá un trabajo incompleto en el mejor de los casos y de mala calidad en el peor. Incluso infrautilizar a los empleados puede dejarlos desmotivados y estresados.
No es de extrañar que Estados Unidos gaste 300.000 millones de dólares cada año en días de trabajo perdidos y problemas de salud derivados del estrés laboral.
**En ambos casos, la organización sale perdiendo.
Encontrar ese punto óptimo puede impulsar
la moral del equipo
y mantener el proyecto en marcha sin problemas.
Las plataformas de gestión de proyectos como ClickUp son conscientes de la importancia de
gestión de la carga de trabajo
a los proyectos.
Para garantizar que todo el mundo tenga una carga de trabajo uniforme, necesitará una visibilidad total de las personas, los proyectos y las tareas implicadas.
[Vista Carga de trabajo de ClickUp](https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6310449699735-Use-Carga de trabajo-view)
lo hace posible. Vea la hoja de tareas y el calendario de cada miembro y revise quién está trabajando en qué.
Clasifique las tareas por estado y por las personas asignadas y comprenda la carga de trabajo semanal con ClickUp
En función de cómo progrese su proyecto, puede personalizar la vista, hacer un seguimiento del nivel de esfuerzo de la tarea, reajustar la capacidad de su equipo y trabajar sin interrupciones ni retrasos.
8. Establezca metas claras, medibles y alcanzables para cada proyecto
El ajuste de metas y KPI es fundamental para medir el progreso de los empleados. Pero el ajuste de metas tiene secuelas más profundas y psicológicas.
Forbes afirma que las personas que imaginan vívidamente sus metas son 1.2 a 1.4x más probabilidades de cumplirlos.
Por lo tanto, cuando empiece a ver las metas como parte de la creación de su sistema estructurado de objetivos, tendrá más probabilidades de alcanzarlas
plan de proyecto
estará en mejor posición para alcanzarlos.
En el contexto de las empresas, las metas adoptan la forma de hitos. Los gestores de proyectos experimentados adoptan el siguiente proceso de ajuste de metas:
- En primer lugar, trabajan en el ajuste de objetivos del proyecto
- A continuación, se centran en dividir los proyectos en tareas más pequeñas y manejables
- A continuación, asignan tareas a los miembros del equipo que corresponda
- Por último, establecen metas mensurables, realistas y claras
💡Consejo profesional: Metas ClickUp es ideal para organizar todas sus metas (piense en ciclos de sprint, tarjetas de puntuación semanales para empleados, OKRs, etc.) en carpetas fáciles de usar. Puede crear objetivos en diversos formatos: número, verdadero/falso, tarea, monetario, descripciones, etc. Además, no tendrá que preocuparse de llevar pestañas sobre el progreso de su proyecto. La herramienta se encargará por usted.
Establezca y realice el seguimiento de objetivos claros sin esfuerzo con ClickUp Metas para impulsar el éxito de su equipo
9. Delegue con eficacia
No puede gestionar todas las tareas por sí mismo, y una delegación adecuada capacita a los miembros del equipo. Si no está seguro de cómo delegar responsabilidades en su proyecto, aquí tiene algunos pasos que puede seguir:
- Evalúa los puntos fuertes y las capacidades de cada miembro del equipo
- Asigne tareas en función de la experiencia, capacidad y carga de trabajo de cada miembro del equipo
- Confíe en su equipo y céntrese en orientar en lugar de microgestionar
- Adopte sistemas y procesos sólidos que fomenten la responsabilidad
💡Consejo profesional: Software de gestión de tareas facilita la asignación de tareas y el seguimiento del progreso durante la duración del proyecto
10. Plantilla los flujos de trabajo recurrentes y ahorra un tiempo inestimable
¿Reconstruye constantemente los mismos flujos de trabajo cada vez que comienza un nuevo proyecto?
Este no es el uso más productivo de su tiempo. Si sus proyectos tienen a menudo un conjunto común de
o procesos, cree sus propias plantillas para los flujos de trabajo y procesos más utilizados.
Así acelerará su trabajo y evitará lagunas en los flujos de trabajo.
💡Consejo profesional: Actualiza tus plantillas periódicamente con información y buenas prácticas para garantizar la calidad de la entrega.
11. Manténgase organizado con la documentación
Gestionar varios proyectos puede llevar mucho tiempo. Muchos procesos, flujos de trabajo, equipos y calendarios. Manténgase al día con una documentación estructurada
.
Una documentación precisa y actualizada evita confusiones y mantiene el seguimiento de los proyectos.
Mantenga documentación separada pero normalizada para cada proyecto (por ejemplo, requisitos, cronogramas, registros de riesgos) y utilice herramientas de gestión de documentos para garantizar la accesibilidad de todas las partes interesadas.
Genere ideas, hojas de ruta de productos, resúmenes de productos, automatice la documentación, los POE y mucho más con ClickUp Brain
💡Consejo profesional: Genere documentación de proyectos con ClickUp Brain y compártala de forma segura utilizando Documentos de ClickUp
12. Anticipar y gestionar los riesgos
La mejor manera de gestionar varios proyectos a la vez con eficacia es prepararse bien. Uno de los aspectos críticos de esta preparación es planificar los riesgos. Software de gestión de riesgos como ClickUp.
El solapamiento de proyectos multiplica las posibilidades de que se produzcan riesgos e interrupciones. Además, los retrasos en un proyecto pueden tener un efecto dominó en los demás. Por eso:
- Realice una evaluación de riesgos para cada proyecto y documente los planes de contingencia
- Identifique las interdependencias entre proyectos y ajuste los calendarios en consecuencia
- Revise periódicamente los riesgos durante las actualizaciones del proyecto y aborde los posibles problemas en una fase temprana
💡Pro Tip: Plantillas de evaluación de riesgos pueden eliminar las conjeturas a la hora de estimar los riesgos
Gestione múltiples proyectos fácilmente con ClickUp
¿Cuál es el dilema más común al que se enfrentan los gestores de proyectos? Cómo gestionar varios proyectos sin perder la cordura.
Y es comprensible. Los gestores de proyectos tienen mucho trabajo por delante.
Como gestor de proyectos, es posible que a menudo se encuentre inmerso en un sinfín de entregas para ayer. También es posible que tenga que enfrentarse a clientes que ejercen mucha presión y a un equipo sobrecargado de trabajo. Y no nos olvidemos de mantener las expectativas de las partes interesadas en medio de presupuestos de proyecto ajustados.
Una sólida software de gestión de proyectos como ClickUp es la herramienta justa para este trabajo. Regístrate gratis, gratuito/a hoy mismo y olvídese de las molestias de gestionar varios proyectos.