Casi 60% de los gestores de proyectos trabajan simultáneamente en dos o cinco proyectos a la vez.
Garantizar el mismo nivel de concentración, productividad y calidad de los resultados en todos los proyectos es una superpotencia que deben tener los gestores de proyectos. Los malos resultados de un proyecto pueden suponer un despilfarro colosal de la inversión 114%, para ser exactos.
Afortunadamente, los gestores de proyectos pueden hacer malabarismos con un sistema sólido.
Aquí tienes diez estrategias que te ayudarán a trabajar de forma más inteligente, mejorar la eficiencia y gestionar varios proyectos.
10 Estrategias para Gestionar con Éxito Múltiples Proyectos
1. Un software de gestión de proyectos es tu mejor amigo
Mientras que 77% de los equipos de gestión de proyectos con éxito utilizan software para gestionar proyectos y tareas. Sólo 46% de las organizaciones dan prioridad a una cultura que valore la gestión de proyectos.
Pero no se han perdido todas las esperanzas.
Se puede provocar un cambio en gestión de proyectos invirtiendo en programas como ClickUp, una herramienta capaz de gestionar todos los aspectos de un proyecto:
Vistas de ClickUp para planificar, seguir y gestionar el trabajo
Funciones como ClickUp Mapas mentales, ClickUp Control de tiempo y Paneles de ClickUp pueden ayudarle a
- Elaborar estrategias y planificar
- Visualizar su flujo de trabajo
- Asignar tareas
- Controlar el tiempo y gestionar los recursos
- Colaborar con su equipo
- Previsión de resultados
Planifique y organice proyectos, ideas o tareas existentes utilizando los Mapas mentales de ClickUp
ClickUp es un sistema centralizado de herramienta de gestión de proyectos que puede albergar varios proyectos y ayudarle a pasar de una tarea a otra sin problemas, una ventaja decisiva para cuando las cosas se descontrolan (como suele ocurrir, ¡muchas veces al día!).
También puede acceder gratis, gratuito/a a plantillas de gestión de proyectos y ponga en marcha la planificación de cada proyecto.
2. Una gran concentración conlleva una gran productividad
Normalmente, los gestores de proyectos gestionan de tres a cuatro proyectos simultáneamente, ¿y cuál es su mayor reto? La concentración.
Aprender cómo concentrarse es más complicado de lo que imaginas. Para entrenar tu músculo mental, primero debes analizar por qué tu mente está a la deriva.
Una vez que hayas averiguado el porqué, prueba estos consejos para mejorar tu capacidad de concentración:
- Diga no a las tareas que están por debajo de su lista de prioridades. Cuantas más multitareas realices, más probabilidades tendrás de sufrir un percance
- Automatiza tus tareas de administrador con Asistente ClickUp AI, que puede crear agendas por ti, crear listas de control, editar contenidos y mucho más
- Pon en práctica el timeboxing, una estrategia en la que entrenas conscientemente tu mente para completar una tarea en un bloque de tiempo específico
- Practica la atención plena y apaga esas molestas notificaciones que pueden interrumpir tu concentración. También puede utilizar aplicaciones de concentración para guiar tu mente y ayudar a mantener unos niveles de concentración constantes
- Delegue y confíe en sus compañeros y subordinados directos en lugar de microgestionar cada pequeña tarea, pero tampoco sea un gestor ausente
3. Pregúntese: ¿Estás priorizando bien las tareas?
Te quemas las pestañas pero no consigues mucho. Culpable de los cargos.
Es posible que esté dando prioridad a tareas de poco valor que pueden estar consumiendo su tiempo, energía y esfuerzo.
Aunque la creación de una lista de tareas pendientes y la priorización de tareas es una forma de hacerlo, ¿podríamos sugerirle otra forma de cambiar las reglas del juego?
Plantillas de priorización ClickUp:
Utilice la plantilla de matriz de priorización de ClickUp para evaluar las tareas en función de su impacto y nivel de esfuerzo
Consejo profesional: Antes de utilizar la matriz de priorización, clasifique las tareas en función de su prioridad utilizando el modelo de las 4D: Hacer, Diferir (planificar), Delegar y Eliminar (Eliminar).
Por ejemplo, supongamos que quiere que su equipo sepa qué tiene que hacer y cuándo. Gestión de tareas de ClickUp puede ayudar a crear una jerarquía de lo que es importante.
Ofrece elementos visuales ricos en datos, como Tableros Kanban y Gráficos de Gantt, que proporcionan una visión general de alto nivel de sus tareas de un vistazo:
Ordene sus tareas de forma rápida y sencilla, y cree vistas en cascada con un solo clic para ir por delante y priorizar lo importante
En Prioridad de la tarea de ClickUp le permite priorizar tareas sin errores. Funciona de la siguiente manera:
- Elija entre cuatro niveles (banderas) de prioridad: Urgente, Alta, Normal y Baja
- Ordene sus tareas por tiempo para ver las tareas más críticas dentro de su flujo de trabajo
- Coloque los elementos de alta prioridad en la bandeja de tareas, que está disponible 24×7
- Combine sus tareas priorizadas con dependencias. (como "esperando en" o "bloqueando")
- Establezca filtros para las fechas límite y guárdelas o compártalas con el equipo
4. Comunícate con claridad
Mantener una línea de comunicación constante es fundamental para el intento correcto del proyecto por muchas razones:
- Las partes interesadas pueden compartir sus expectativas con los miembros del equipo para alinear mejor su trabajo. Los clientes pueden compartir información al instante si algo va mal
- Cree un bucle de retroalimentación para su equipo y ayúdeles a alcanzar las metas más rápidamente sin comprometer la calidad
- Organice reuniones de equipo para replantear estrategias y revisar el estado del proyecto. Un enfoque proactivo ayuda mucho
- Gestione las expectativas y los cronogramas de los clientes y evite la temida ampliación del alcance del proyecto
Pero, ¿cómo se puede comunicar con claridad? Comunicando dónde está teniendo lugar el trabajo.
Un buen punto de partida sería invertir en una herramienta que priorice la comunicación, similar a Chat ClickUp :
Unifique sus comunicaciones con el chat de ClickUp
Las conversaciones dispersas entre varias herramientas pueden dar lugar a confusiones y errores. Teniendo en cuenta lo mucho que utilizamos las aplicaciones de mensajería en nuestra vida personal, ¿no sería lo más cómodo chatear en el lugar de trabajo?
Puede compartir actualizaciones en tiempo real y obtener visibilidad de todo el equipo sobre quién está trabajando en qué.
También puedes añadir contexto visual a tus interacciones y mejorar la comprensión. Añade enlaces, adjuntos, archivos, GIF, imágenes, vídeos y todo lo que necesites para transmitir el mensaje.
Comparte incrustaciones, enlaces, adjuntos y mucho más
Al igual que en Instagram o Facebook, puedes añadir a cualquiera a tus conversaciones de trabajo con @menciones. Se acabó perder el tiempo enviando correos electrónicos o haciendo llamadas para avisar a los miembros del equipo.
Además, puedes asignar comentarios a miembros individuales y mantener la elementos de acción en movimiento. Los miembros de su equipo recibirán una notificación al instante y podrán empezar a trabajar en la tarea sin perder tiempo.
Sí, la comunicación es desde hace mucho tiempo una habilidad imprescindible para los gestores de proyectos. Pero ya es hora de que nos fijemos en el "cómo" comunicarnos bien.
5. Limitar el cambio de contexto
Ir de una app a otra y de una plataforma a otra es una pérdida de tiempo.
En su búsqueda para gestionar múltiples proyectos y aumentar la productividad- "Contexto Switching" puede interponerse en su camino.
A menudo se confunde con la multitarea, cambio de contexto es el menor de los dos males. Estás saltando entre apps e iniciando nuevas tareas, dejando tareas antiguas a medio camino.
Por desgracia, sus efectos perjudiciales van más allá de la productividad. Un estudio de la Universidad de California, Irvine, informaron de que sólo 20 minutos de interrupciones repetidas pueden causar más estrés, presión y frustración en el trabajo.
Así pues, ¿cómo afrontar la alternancia de contextos?
Se puede abordar de dos maneras:
1. Integra todas las apps y herramientas en una plataforma, para que tu equipo tenga acceso a todo al alcance de la mano.
ClickUp, por ejemplo, es compatible con más de 1000 integraciones de apps de terceros la integración de aplicaciones de terceros le permite implementar una solución para toda la organización en la que podrá marcar como favoritas sus herramientas. Además, te deshaces del equipo de cambio de contexto inconsciente.
2. Utilice Vistas ClickUp para guardar todo tu trabajo en un solo lugar, tu hogar sagrado de productividad personal.
También puede personalizar la visualización de su flujo de trabajo, el seguimiento de proyectos y la gestión de tareas a través de tres vistas: Lista, Calendario y Tablero:
Vea las más de 15 vistas de ClickUp para personalizar su flujo de trabajo según sus necesidades
Una vista a vista de pájaro de todos sus proyectos puede ahorrarle tiempo y esfuerzo que de otro modo emplearía en gestionar múltiples archivos y cerrar pestañas del navegador.
6. Cuando las prioridades cambian, sea flexible
¿Su equipo es incapaz de hacer un seguimiento de las prioridades cambiantes? La incapacidad de pivotar según lo exija la situación es una carencia importante de los gestores de proyectos.
Y esto ocurre sobre todo cuando se utilizan varias listas de tareas pendientes y hojas de cálculo para el seguimiento de los proyectos.
No eres capaz de reprogramar los recursos a tiempo. Esto puede hacer descarrilar los proyectos en curso y provocar retrasos.
¿Las dos grandes soluciones?
1. Implantar un proceso de control de cambios: Esto le permitirá gestionar las solicitudes de cambios en los proyectos. Si una parte interesada solicita un cambio en un proyecto, podrá verlo en el calendario del proyecto al instante. También puede aprovechar este proceso para permitir que las partes interesadas aprueben o denieguen las solicitudes de cambio según consideren oportuno.
2. Compartir una fuente central de la verdad: Utilice una herramienta para hacer un seguimiento de las solicitudes de cambio del proyecto y asegúrese de que los miembros del equipo puedan utilizarla tanto en línea como fuera de línea.
Cuando los miembros de su equipo tienen visibilidad del ancho de banda del equipo y del estado de las tareas en tiempo real, pueden cambiar de marcha y trabajar con eficacia. Además, también podrás controlar al equipo cuando las cosas se pongan difíciles.
7. Una carga de trabajo equilibrada conduce a un equipo más feliz (léase productivo)
Distribuir uniformemente la carga de trabajo de su equipo favorece el crecimiento de la empresa y el bienestar de los empleados.
Si sobrecarga de tareas a un empleado, obtendrá un trabajo incompleto en el mejor de los casos y de mala calidad en el peor.
Incluso infrautilizar a los empleados puede dejarlos desmotivados y estresados. No es de extrañar que EE.UU. gaste 300.000 millones de dólares cada año en días de trabajo perdidos y problemas de salud derivados del estrés laboral.
**En ambos casos, la organización sale perdiendo.
Encontrar ese punto óptimo puede impulsar la moral del equipo y mantener la buena marcha del proyecto.
¿Cómo? Comprender el impacto de gestión de la carga de trabajo sobre gestión de datos.
Cuando se gestionan varios proyectos y equipos, es inevitable que los datos fluyan por canales que se entrecruzan. Debe gestionar adecuadamente la carga de trabajo para mantener el seguimiento de los datos.
He aquí cómo es un proceso típico de Gestión de Carga de trabajo:
- Comience por asignar las tareas a las personas adecuadas, asegurándose de que todo el mundo tiene una carga de trabajo uniforme. Necesitará una visibilidad total de las personas, proyectos y tareas implicadas
- Analice las capacidades, habilidades y experiencia de su equipo para entregar a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad esperada
- A continuación, querrá digitalizar el proceso "inteligente" de distribución de la carga de trabajo. Por ejemplo ClickUp Vista Carga de trabajo le permite ver la hoja de tareas y el calendario de cada miembro y revisar quién está trabajando en qué:
Clasifique las tareas por estado y por persona asignada y comprenda la carga de trabajo semanal en esta vista
En función de cómo progrese su proyecto, puede personalizar la vista, hacer un seguimiento del nivel de esfuerzo de la tarea, reajustar la capacidad de su equipo y trabajar sin interrupciones ni retrasos.
8. Al programar proyectos, visualice toda la cartera
Cuando la programación de un proyecto no está coordinada, los empleados suelen estar sobrecargados o bloqueados para fechas equivocadas.
Para que su programación de proyectos sea infalible, necesita visibilidad de la carga de trabajo del equipo durante todo el año (y no sólo durante las semanas previas a la fecha límite del proyecto).
Supongamos que va a lanzar dos micrositios. Por desgracia, el primero se retrasa por problemas de producción y empieza a coincidir con el lanzamiento del segundo.
Si el calendario del proyecto no refleja este retraso en el tiempo, acabará sobrecontratando sus recursos y el proyecto se retrasará.
Aquí tienes algunos consejos que puedes seguir para programar tus proyectos sin perder de vista todo su alcance:
- Distribuya las fechas de inicio y finalización del proyecto para las personas que trabajan en varios proyectos al mismo tiempo
- Programe las dependencias del proyecto: por ejemplo, ¿necesita terminar de diseñar el sitio web antes de redactar el contenido?
- Consolide las tareas duplicadas en los proyectos para terminar el trabajo más rápidamente. Por ejemplo, si necesitas comprar imágenes de archivo para tus materiales de marketing y ventas, hazlo todo junto
- A la hora de ajustar las fechas límite, trabaja hacia atrás para saber cuánto tiempo te llevará completar cada tarea
9. Establece metas claras, medibles y alcanzables para cada proyecto
Establecer metas y KPI es fundamental para medir el progreso de los empleados. Pero el ajuste de metas tiene secuelas más profundas y psicológicas.
Forbes afirma que las personas que imaginan vívidamente sus metas son 1.2 a 1.4x más probabilidades de cumplirlos.
Por lo tanto, cuando empiece a ver las metas como una forma más estructurada, tendrá más probabilidades de alcanzarlas plan de proyecto, estará en mejor posición para alcanzarlos.
En el contexto de las empresas, las metas adoptan la forma de hitos. Los gestores de proyectos experimentados adoptan el siguiente proceso de ajuste de metas:
- En primer lugar, trabajan en el ajuste de objetivos del proyecto* A continuación, se centran en dividir los proyectos en tareas más pequeñas y manejables
- A continuación, asignan tareas a los miembros del equipo que corresponda
- Por último, fijan metas mensurables, realistas y claras
Pero no se detenga ahí. Utilice la automatización en su beneficio con
Metas de ClickUp:
Utilice ClickUp para realizar un seguimiento del progreso con objetivos numéricos, monetarios, de verdadero/falso y de tarea
Metas de ClickUp es ideal para organizar todas sus metas (piense en ciclos de sprint, tarjetas de puntuación semanales de empleados, OKRs, etc.) en carpetas fáciles de usar.
Puede crear objetivos en diversos formatos: número, verdadero/falso, tarea, monetario, descripciones, etc.
Además, no tendrá que preocuparse de llevar pestañas sobre el progreso de su proyecto. La herramienta se encargará por usted.
10. Guarde sus flujos de trabajo recurrentes y ahorre un tiempo inestimable
¿Está reconstruyendo constantemente los mismos flujos de trabajo cada vez que comienza un nuevo proyecto?
Imagínese esto: Acaba de trabajar en un correo electrónico trimestral sobre el lanzamiento de nuevos productos. Después de un par de semanas, es hora de empezar con entregables para el nuevo trimestre.
Pero espera.
La herramienta de diseño que estabas utilizando ha sido dada de baja. Tendrás que utilizar una nueva versión y empezar de cero. Pero el problema es que no recuerdas los componentes del correo electrónico anterior.
No es un movimiento inteligente, productivamente hablando. Puede perder componentes críticos, y sus suscriptores podrían recibir un correo electrónico de calidad inferior.
¿Qué puedes hacer para evitarlo el próximo trimestre? ¿Qué tal si crea una plantilla para su flujo de trabajo y la utiliza tal cual en el próximo trimestre?
Cuando comience el nuevo trimestre, puede empezar con la plantilla personalizada que ha creado.
Esto acelerará su proceso de trabajo y evitará lagunas en el flujo de trabajo.
Consejo profesional: Actualiza tus plantillas periódicamente con información y buenas prácticas para garantizar una entrega de calidad.
Gestione múltiples proyectos fácilmente con ClickUp
¿Cuál es el dilema más común al que se enfrentan los gestores de proyectos? Cómo gestionar varios proyectos sin perder la cordura.
Y es comprensible. Los gestores de proyectos tienen mucho trabajo por delante.
Como gestor de proyectos, es posible que a menudo se encuentre inmerso en un sinfín de entregas para ayer. También es posible que tenga que enfrentarse a clientes que ejercen mucha presión y a un equipo sobrecargado de trabajo. Y no hay que olvidar las expectativas de las partes interesadas y el aumento de los presupuestos de los proyectos.
Pendiente de un solo proyecto, ya es difícil.
Imagínese lo que ocurre cuando se mezclan varios proyectos: puede provocar el agotamiento y la infelicidad de los empleados.
Un sistema sólido software de gestión de proyectos como ClickUp es la herramienta justa para el trabajo. Más información sobre la gestión de proyectos múltiples con este interesante vídeo .