Si no se establecen los roles y las responsabilidades del proyecto, se producen innumerables problemas relacionados con la gestión de proyectos: retrasos en los plazos, aumento de los costes y menor rendimiento, por nombrar sólo algunos.
Es entonces cuando entra en escena la matriz RACI, también conocida como diagrama RACI o matriz de asignación de responsabilidades. 🖼️
El modelo RACI ayuda a correlacionar todos los roles y responsabilidades de las partes interesadas, aportando estructura y claridad, e implicando a todos los miembros del equipo en el éxito de la ejecución del proyecto, de modo que los errores de cálculo queden descartados.
Por eso muchas personas del mundo empresarial de diversos sectores, desde la sanidad a la construcción, apuestan por Gráficos RACI . 🙏
¿Qué es un gráfico de matriz RACI?
La matriz RACI es un enfoque sencillo para definir los roles y responsabilidades del proyecto que ayudan a producir los resultados deseados.
Este término es un acrónimo que significa Responsable, Contable, Consultado e Informado. En esencia, RACI describe los distintos roles asignados a los miembros del equipo que participan en el proyecto y detalla quién hace qué.
Responsable: Como ya puedes suponer, esta persona es responsable de tomar medidas y garantizar que se trabaja en las tareas del proyecto.
Normalmente, se trata de un miembro del equipo o de un gestor de proyectos que depende de un A. En una RACI puede haber más Rs, y algunos de ellos también pueden estar implicados en el proceso de toma de decisiones .
Sin embargo, es muy recomendable no exagerar el número de Responsables en la matriz de asignación de responsabilidades.
Responsable: Es alguien que se asegura de que todas las responsabilidades se asignan correctamente, aprueba o rechaza el trabajo o las decisiones (básicamente, esta persona es la que toma las decisiones) y garantiza que todo se entrega a tiempo y con éxito. Según la matriz RACI, sólo debe haber una A.
Consultado: Es la persona a la que el equipo consulta sobre diversos temas y acciones, un experto. Esta persona, o varias, proporciona retroalimentación y evalúa para que las tareas puedan llevarse a cabo.
Informado: Alguien a quien se debe informar de los progresos una vez que todo está terminado y desempolvado, pero que no participa directamente en el proceso. Esta persona no contribuye a la toma de decisiones ni a la realización de tareas ni es consultada sobre ningún asunto.
Sabemos que a los equipos de gestión de proyectos les encantan las abreviaturas : PMP, KPI, SOW y SME. La lista es interminable, pero con el gráfico de la matriz RACI es muy fácil esquematizar las decisiones y tareas clave, hitos y roles.
Ventajas del modelo de gráfico RACI
Cuando se trata de grandes equipos de gestión de proyectos, en los que los miembros del equipo están distribuidos en varios departamentos y dependen de otros equipos, es natural que se produzca una confusión de roles.
En una situación así, corresponde a un gestor de proyectos o al equipo que lidera el proyecto dar un paso adelante y asegurarse de que todos los miembros de cada equipo son conscientes de lo que se espera de ellos. Las cosas pueden ponerse aún más difíciles si el trabajo se gestiona y se termina a distancia. Sin embargo, ¡ahí es cuando la matriz RACI viene al rescate! 🚀
El modelo de gráfico RACI ofrece un sinfín de ventajas a este respecto:
- Elimina la confusión de roles y la confusión sobre quién toma las decisiones (puede ser que el Responsable o el Encargado sea el que toma las decisiones, por lo que debe quedar claro desde el principio)
- Fomenta el trabajo en equipo y la comunicación entre todos los participantes en el proyecto, lo que permite ajustar las expectativas
- Evita la asignación excesiva o insuficiente de recursos a un miembro del equipo y garantiza una reasignación fluida de los recursos cuando sea necesario
- Garantiza que, incluso en caso de reasignación de recursos, no se pase por alto ninguna tarea
- Al utilizarlo, agilizará las comunicaciones, eliminará la resolución de conflictos, infundirá confianza y garantizará un alto nivel de compromiso
- En definitiva, mejora la eficacia del proyecto y ahorra tiempo
Merece la pena mencionar que el gráfico RACI puede garantizar que cada relación se gestione adecuadamente, ya sea con clientes, patrocinadores, clientes VIP, usuarios internos, proveedores, inversores, ejecutivos, analistas o reguladores gubernamentales.
Por eso este modelo cumple todos los requisitos tanto para empresas B2B como B2C. ✅
Cuándo utilizar el modelo de gráfico RACI
La matriz RACI puede utilizarse para todo lo relacionado con la gestión de proyectos, desde aclarar los roles y tareas de los miembros del equipo hasta eliminar cualquier tipo de confusión y procesos estancados.
Lo mejor es que es increíblemente flexible, y se puede utilizar sin importar la industria en la que se encuentre. 🤩
He aquí algunos ejemplos de cuándo puede ser útil el modelo de gráfico RACI:
- La confusión de roles suele obstaculizar el progreso y empantanar el proceso de aprobación o cuando las decisiones se toman de forma aparentemente arbitraria, de nuevo, por la falta de transparencia en torno a los roles
- Cuando la autoridad, las responsabilidades, los roles y las tareas no están claramente definidos
- Cuando no está claro quién debe realizar las tareas, lo que da lugar a que varias personas trabajen en la misma tarea o a que ninguna de ellas trabaje en las tareas del proyecto en las que deberían estar trabajando
A modo de ejemplo, cualquier gestor de proyectos o propietario de un producto se considera de alguna manera (errónea) responsable de cada pequeño detalle y del éxito de un equipo de proyecto en general.
El gráfico RACI elimina el peso de estos roles. Permite a los desarrolladores y diseñadores ser responsables de sus ámbito de trabajo .
Sin embargo, hay que tener en cuenta que la RACI no es una solución de tamaño único.
Funciona de maravilla con proyectos grandes y complejos en los que intervienen múltiples partes interesadas. En cambio, no sirve para los equipos de gestión de proyectos más pequeños y los proyectos que avanzan con rapidez, ya que sólo puede ralentizar el proceso de toma de decisiones y el proyecto en su conjunto.
Cómo crear un modelo de gráfico RACI
Antes de empezar a crear un gráfico RACI, tenga en cuenta estos factores:
- Lo ideal sería que una sola persona tuviera un solo tipo de responsabilidad
- La persona responsable debe tener autoridad y ser capaz de proporcionar orientación y ayuda para completar las tareas
- Asigne un único Responsable por entregable
- Cada tarea debe estar asociada a los roles de responsable y encargado, aunque no es obligatorio solicitar información externa si la tarea no es demasiado compleja
- Las partes interesadas deben estar informadas incluso de los cambios y actualizaciones menores del proyecto
A continuación se explica cómo crear un gráfico RACI
1. Definir los entregables
Defina y haga una lista de las principales tareas del proyecto que deben completarse y enumérelas todas en la parte izquierda del gráfico RACI, una debajo de otra.
No incluya todos los resultados del proyecto en el gráfico, o de lo contrario será demasiado granular y lo hará demasiado complejo de usar y entender.
2. Identificar los roles del proyecto
Identifica a los miembros del equipo del proyecto y sus roles (Responsable, Contable, Consultado e Informado ) y añádelos a la parte superior del gráfico, uno al lado del otro.
Por ejemplo, puedes optar por algo así: ejecutivo del proyecto, gestor del proyecto, analista de negocio, arquitecto técnico y desarrollador de aplicaciones.
También puede especificar los roles por su nombre. Esto resulta especialmente útil, ya que aclara quién hace qué y si se asignan roles similares a varias partes interesadas.
3. Conectar los puntos
Ha llegado el momento de conectar tareas y roles. ♻️
Es imprescindible asignar responsables por tarea, pero también hay que pensar detenidamente a quién hay que consultar y a quién hay que informar sobre los resultados.
4. Resuelve cualquier conflicto que pueda surgir
Lo ideal es asignar a un miembro del equipo unas pocas responsabilidades (dos o tres como máximo).
Si hay muchas casillas vacías, intenta reasignar los recursos (cambia Responsable por Consultado).
Además, si hay demasiados roles de Responsable, esto podría ralentizar el proceso de toma de decisiones, así que procure que sólo haya un Responsable por tarea.
Demasiadas C también pueden causar retrasos a los gestores de proyectos, ya que algunas de ellas, bajo el epígrafe rol de consultor a menudo puede cambiarse a Informado. La ausencia de roles C e I suele indicar una falta de comunicación dentro del equipo.
Ejemplos y casos de uso de la matriz RACI
Ejemplos de ClickUp
Para nuestros primeros ejemplos por lotes, utilizaremos nuestra querida herramienta, ClickUp . Puede personalizar cada parte de la plataforma, lo que facilita más que nunca la creación de su matriz RACI ideal. Cuando necesite inspiración u orientación, aproveche la herramienta lista para usar y editable Plantilla de planificación RACI en ClickUp para ayudarle a empezar. Descargue gratis la plantilla de planificación RACI de ClickUp Veamos cuánta flexibilidad podemos tener a la hora de crear gráficos RACI en ClickUp.
Gráfico RACI simple en vista Documento
Ejemplo de matriz RACI en documentos de ClickUp
He aquí un ejemplo perfecto de lo que hemos explicado anteriormente. Vista Documento de ClickUp se puede utilizar para hacer un gráfico RACI sin complicar demasiado las cosas.
Las partes interesadas a la izquierda, los roles arriba y a la derecha. Jack, Sabrina y Selena son responsables de gestión del programa caroll es responsable, Samatha es consultada y Ahmed es informado.
Es estupendo que sólo haya una persona responsable que ostente el rol de Accountable cuando se trata de la gestión de programas. Es lo que pasa con marketing de campaña diseño, comercialización de productos análisis de datos, marketing de marca e intento correcto de fidelización de clientes
También es fácil darse cuenta de que no hay recursos sobreasignados. Jack es el responsable de la gestión de programas, el marketing de marca y el éxito de los clientes, mientras que él es el responsable del marketing de campañas, Informado para el marketing de productos y Consultado para el análisis de datos.
Matriz RACI codificada por colores en vista Lista
Matriz RACI codificada por colores en la vista Lista de ClickUp
La vista Lista de ClickUp nos permite profundizar en los detalles del gráfico RACI. También permite dar un toque de color a todo el concepto para que la gestión de proyectos, a veces aburrida, resulte más refrescante. 🌈
Puedes elegir entre varios colores de rol. Nosotros usamos el azul para Responsable, el verde para Contable, etc. Puedes personalizar la tabla y los roles a tu gusto.
Aquí, también tenemos una posición ligeramente diferente de roles y tareas. Las tareas del proyecto se enumeran a la izquierda, una debajo de otra, mientras que los nombres y las responsabilidades se sitúan en la parte superior y a la derecha (si prefieres este tipo de visualización, no hay problema).
También puedes ver banderas de prioridad que pueden orientar a todo el mundo y señalar las tareas de las que hay que ocuparse ASAP y las que pueden esperar un poco. 🚩
Modelo RACI en vista Tabla
Modelo RACI en la vista Tabla de ClickUp
La vista Tabla permite obtener más detalles de su gráfico RACI. Además de ver los roles, las tareas y las prioridades, también puede hacer un seguimiento del estado de cada tarea desde el gráfico. Los estados son totalmente personalizables; éste es sólo un ejemplo de cómo puede nombrar y colorear cada uno.
Ejemplo de gráfico RACI agrupado por estados
Ejemplo de gráfico RACI agrupado por estado en la vista Tabla de ClickUp
Dentro de la vista Tabla, ClickUp también le permite filtrar y agrupar tareas por nombre, rol, estado, prioridad, etc. De este modo, podrá profundizar en los detalles de su gráfico RACI y ver qué tareas están en progreso, cuáles están pendientes y cuáles se han completado.
Por último, como ya se sabe, Vistas de ClickUp ¡y la Pizarra está entre nuestros favoritos! 😍
Roles RACI en vista de Pizarra
Roles RACI en la vista de pizarra de ClickUp
En Pizarra ClickUp facilita la visualización de tareas, roles y funciones por separado, todo ello con un toque de color. Garantiza que todos trabajen en equipo. Esto prácticamente no deja lugar a conflictos ni a una moral baja.
Miro Ejemplos
La siguiente es la infame herramienta para correlacionar mapas mentales, Miro . Veamos qué tipo de magia RACI se nos ocurre.
Mapa de las partes interesadas en la RACI
Ejemplo de Mapa de Partes Interesadas de RACI en Miro Miro es otra herramienta excelente para asignar roles, responsabilidades y tareas. En este ejemplo concreto, Miro muestra cómo crear fácilmente una matriz RACI de partes interesadas para equipos de diseño de servicios.
Puedes notar que aquí hay algo diferente? 🤔
Exacto En lugar de seguir con el gráfico RACI habitual, Miro decidió adoptar un nuevo enfoque y tenerlo todo perfectamente organizado, desde los roles y responsabilidades hasta las tareas, utilizando la vista Mapa. 🗺️
Puedes ver las partes interesadas y las tareas a la izquierda, sus roles (responsable de la toma de decisiones, personas con gran influencia, gestionar de cerca) visualizados abajo, y todos ellos juntos dentro de un Mapa con forma circular.
Puedes ver que los roles están estratificados en círculos, yendo desde los que tienen, digamos, menos responsabilidad (por ejemplo, Informado) hasta Responsable.
No sé a ti, pero a nosotros nos encantan las notas adhesivas digitales Los nombres de todos los miembros del equipo están escritos en estas notas adhesivas, mientras que sus roles se indican mediante emojis.
Bonus: Plantillas para correlacionar a las partes interesadas
Modelo de equipo de marketing RACI
Modelo de equipo de marketing RACI en Miro Este gráfico RACI está diseñado específicamente para las necesidades de los equipos de marketing. La gestión de proyectos, campañas, productos y marketing de marca, así como el intento correcto del cliente, también conocido como entregables, se sitúan a la izquierda.
Las responsabilidades y los roles están claramente definidos para cada tarea, mientras que los miembros del equipo se agrupan y organizan en consecuencia, para que todo el mundo sepa lo que está haciendo y lo que están haciendo los demás.
Hay un único Responsable para cada tarea, mientras que el número de Responsables está relativamente equilibrado.
Coda Ejemplos
Por último, pero no por ello menos importante, en la gama de herramientas tenemos al nuevo miembro del bloque de gestión de proyectos, Coda . Veamos cómo se compara con nuestras plantillas RACI anteriores.
Bonus: Plantillas de Mapas perceptivos !
Ejemplo de matriz RACI por desglose de tareas
Ejemplo de matriz RACI por desglose de tareas en CodaCoda ofrece un ejemplo práctico de cómo crear y utilizar un gráfico RACI, aunque no se esté trabajando necesariamente en un proyecto demasiado complejo.
Todas las tareas están claramente definidas, así como todos los roles (director general, director técnico, vicepresidente de producto, gestor de producto, diseñador de interfaz de usuario, redactor de contenidos y analista financiero) y responsabilidades que se muestran en vivos colores. Esto permite una mejor visibilidad y diferenciación, y también podemos integrarlo con terceros software para programar asesorías o incluso hacer un seguimiento del progreso de cada proyecto.
Ejemplo de gráfico RACI por estado de la tarea
Ejemplo de gráfico RACI por estado de la tarea en Coda Coda también le permite hacer un seguimiento del estado de cada tarea (no iniciada, en progreso, terminada) en el gráfico RACI, codificar por colores cada estado y añadir notas para aclarar quién está trabajando en cada tarea y cuántos recursos hay disponibles.
En lugar de empezar desde cero, puede elegir entre otras plantillas de gráficos RACI absolutamente geniales que le ahorrarán un tiempo valioso y pondrán a su equipo al día desde el primer segundo
Bonificación:_ Plantillas de matriz &
Plantillas de matriz https://clickup.com/es-ES/blog/45091/ejemplos-de-estructura-organizativa-matricial/ Ejemplos de estructuras organizativas de matriz /%href/
¿A quién beneficia el uso de un gráfico RACI?
Gestores de proyectos: Un gráfico RACI es una herramienta útil para los gestores de proyectos que necesitan hacer un seguimiento de las distintas tareas y roles asociados a un proyecto. El seguimiento de estos roles ayuda a garantizar que todas las personas implicadas en el proyecto sean responsables de sus tareas individuales. Gráfico RACI de gestión de proyectos es especialista en marketing digital y fundadora de HustlerEthos.com .