Si le cuesta gestionar varios equipos y proyectos, una estructura organizativa de matriz puede marcar la diferencia. En términos sencillos, la estructura organizativa de matriz es simplemente una forma de transmitir información entre todos los miembros del equipo de varios departamentos.
Por ejemplo, los miembros de diferentes equipos dependen de los directores de proyectos y funcionales (marketing, finanzas, producción, etc.), que a su vez dependen del director ejecutivo.
Esto mejora la comunicación entre equipos y elimina la necesidad de que los miembros del equipo se coordinen o se vuelvan a coordinar cada vez que se inicia un nuevo proyecto.
Si quieres saber lo siguiente:
- ¿Qué es una estructura organizativa de matriz?
- Los diferentes tipos de estructuras de matriz
- Por qué es una forma mejor de gestionar proyectos
- Cómo crear su propia matriz
- Algunos ejemplos críticos de empresas destacadas
Entonces le encantará esta guía detallada.
¿Listo para entrar en la matriz? Empecemos.
¿Qué es una estructura organizativa de matriz?
En la estructura organizativa clásica, de arriba abajo, el director general ocupa el puesto más alto, seguido del director de operaciones, el director financiero y los jefes de departamento.
En una estructura horizontal, los redactores publicitarios dependen del director creativo, que depende del director de marketing, que a su vez depende del director general. Ya entiendes la idea. La jerarquía es lineal, y todos, desde los equipos de marketing, ventas, diseño y desarrollo hasta los de finanzas y recursos humanos, siguen la misma estructura jerárquica.
La estructura tradicional de arriba abajo es menos compleja que la estructura organizativa de matriz. Por un lado, la estructura organizativa de matriz puede implicar que los miembros del equipo realicen la elaboración de informes tanto para su departamento como para el director funcional y para los directores de gestión de proyectos, que también realizan la elaboración de informes para los directores de departamento.
Por eso, la estructura organizativa descendente tiene figura de árbol, mientras que la estructura organizativa de matriz tiene figura rectangular.
Cabe hacer mención de que la estructura organizativa matricial une y equilibra varios tipos de estructuras organizativas. Aporta a los gestores de proyectos una nueva cadena de mando además de los gestores funcionales, por lo que a algunos les gusta llamarla la matriz de dos jefes.
Al trabajar en proyectos a gran escala en los que se incluye un conjunto diverso de talentos, los gestores de proyectos:
- Gestión del talento en todos los departamentos y cree equipos de proyectos sólidos y diversos.
- Aproveche al máximo los recursos que ya tiene a su disposición.
- Ayude a todos a darse cuenta de lo esencial que es el trabajo en equipo y anime a los miembros del equipo a colaborar, comunicarse y cumplir con los plazos y el presupuesto.
En última instancia, esto contribuye a crear mejores textos, productos y experiencias personalizadas para los clientes. 🤝
Tipos de estructuras organizativas de matriz
Las estructuras organizativas de matriz pueden ser débiles, equilibradas o fuertes, dependiendo de cómo se distribuya el poder entre los gestores de proyectos y los gestores funcionales.
Sin embargo, no se deje llevar por los nombres, ya que una matriz débil no es necesariamente peor que una fuerte, lo cual varía de un proyecto a otro y de una empresa a otra, y estos roles son bastante fluidos.
Los gestores de proyectos tienen muy poca autoridad y poder de decisión en una matriz débil. Este tipo de matriz se denomina débil porque los gestores funcionales se encargan del presupuesto y el cronograma del proyecto, y la autoridad de los gestores de proyectos es muy limitada.
En las estructuras matriciales equilibradas, los miembros del equipo dependen de los directores de departamento y de proyectos, que tienen el mismo poder y autoridad. La matriz equilibrada podría ser la mejor opción, ya que elimina los posibles conflictos entre los líderes, mantiene la comunicación abierta y facilita la ejecución satisfactoria de los proyectos.
Como ya habrás deducido, en una matriz fuerte, los gestores de proyectos tienen más autoridad que los gestores funcionales para asignar los recursos adecuadamente y planificar los presupuestos con total libertad.
¿Cómo funciona una estructura organizativa de matriz y cuáles son sus ventajas?
Algunas personas encuentran la estructura de matriz confusa o abrumadora, simplemente porque suele implicar varias cadenas de comandos y múltiples estructuras jerárquicas. La verdad es que es mucho menos complicada de lo que parece a primera vista.
Si creas un plan de proyecto bien pensado, asignas y gestionas los activos de la forma más eficiente y desarrollas un plan de comunicación, todo irá bien. 👌
La colaboración entre equipos y entre equipos y la planificación compartida de recursos dan como resultado mayores índices de productividad en la mayoría de las organizaciones de matriz. La estructura de matriz compensa las debilidades de la estructura de jefe único, y esta dualidad de autoridades puede contribuir a mejorar los productos o servicios.
Ahora, echemos un vistazo a algunas de las ventajas de implementar una estructura organizativa de matriz.
Fomenta la comunicación entre departamentos.
A diferencia de las organizaciones jerárquicas, la estructura de matriz fomenta la comunicación entre los miembros del equipo y sus respectivas funciones y gestores de proyectos.
Sabemos que tratar con dos (o a veces incluso más) gerentes y la elaboración de informes para ellos puede parecer un poco extraño. Sin embargo, interactuar con los responsables clave de la toma de decisiones puede facilitar el intercambio de información y conocimientos y mejorar las relaciones en toda la organización.
Programar citas con regularidad es una excelente opción para fortalecer el proceso de coordinación, a lo grande.
Mejora el compromiso de los empleados.
Formar parte de varios equipos y reportar a varios gerentes aumenta el compromiso de los empleados. La razón es sencilla: les hace sentir parte activa de cualquier proyecto. A los empleados les encanta poder marcar la diferencia y contribuir a que el proyecto llegue a buen puerto.
Además, al contratar internamente, ahorrará dinero que, de otro modo, gastaría en gastos generales si contratara nuevo personal cada vez que trabajara en un nuevo producto o servicio.
Esto también ofrece a sus empleados la oportunidad de romper con la monotonía de su rutina laboral, les ayuda a ampliar sus habilidades, a alcanzar sus metas más rápidamente y a entregar los proyectos con mayor rapidez.
Permite a los líderes establecer metas claras para los proyectos.
Elaborar informes sobre el progreso para los jefes de departamento y para los gestores de proyectos, así como para la alta dirección, contribuye a lograr una mayor claridad en los objetivos, consolidar las metas del proyecto y acelerar la entrega.
Refuerza el trabajo en equipo.
La matriz permite a los miembros del equipo establecer conexiones dinámicas entre sí y estimula el desarrollo de ideas creativas, lo que conduce a una colaboración mejorada y fluida entre los miembros del equipo.
4 casos prácticos y ejemplos de estructuras organizativas de matriz
En esta sección, repasaremos cuatro casos de uso y ejemplos de organizaciones de matriz para ver cómo otras empresas de éxito han implementado este enfoque. Todos estos ejemplos se han creado utilizando la función ClickUp Pizarra , donde puedes empezar con un lienzo en blanco o utilizar una de las plantillas de ClickUp para ayudarte a empezar más rápido.
1. Ejemplo de Philips
Este ejemplo explica visualmente algo que ya hemos mencionado en una de las secciones anteriores. La organización de la matriz tiene una figura más bien triangular, mientras que la organización jerárquica tiene una figura arbórea.
Así, en el primer ejemplo, se puede ver que los equipos de ventas, finanzas y TI dependen de los directores comerciales, financieros y tecnológicos, que a su vez dependen tanto de la organización nacional como de la división de productos (PD). Esto explica las dos cadenas de mando que también se han mencionado varias veces a lo largo del artículo.
El segundo ejemplo muestra la elaboración de informes para una sola autoridad. Los equipos de ventas, finanzas y TI dependen de los directores comerciales, financieros y tecnológicos, que a su vez dependen de la organización nacional, que depende de la división de productos.
2. Ejemplo de Starbucks
Aquí tienes un ejemplo de cómo Starbucks aplica la estructura organizativa de matriz. Hemos utilizado la Pizarra para representar visualmente la estructura jerárquica que la cafetería más popular aplica a su empresa. ☕
Imaginemos que estas cuatro divisiones geográficas (Norteamérica, Asia, Latinoamérica y EMEA) son responsables de la gestión de proyectos.
Así pues, tenemos vicepresidentes sénior que dependen de vicepresidentes ejecutivos, que a su vez dependen de presidentes de grupo, quienes a su vez dependen de una de las divisiones mencionadas anteriormente. Por último, cada división depende de la entidad global, que a su vez depende del director ejecutivo.
3. Departamento de ingeniería y marketing
Una vez más, la vista de pizarra resultó muy útil, y queríamos mostrar cómo los departamentos de marketing pueden aplicar la organización de matriz. En pocas palabras, puedes diferenciar fácilmente a los gestores de proyectos del director de contenidos, el director creativo, el director de generación de demanda y el director de marketing de productos.
Los miembros del equipo trabajan juntos en las tareas y rinden cuentas a los gestores de proyectos y a los directores mencionados anteriormente. Los gestores de proyectos rinden cuentas al director de gestión de proyectos, mientras que el director de gestión de proyectos y otros directores rinden cuentas al director de marketing (CMO), que a su vez elabora informes para el director ejecutivo (CEO).
Podemos aplicar este tipo de estructura organizativa a otros departamentos de cualquier empresa de ingeniería (finanzas, operaciones, etc.), y el uso de software para centros de llamadas también está demostrando ser un consejo valioso para mejorar los canales de comunicación.
4. Ejemplo de agencia de publicidad
Por último, pero no menos importante, aquí tienes cómo una agencia de publicidad puede aplicar la estructura de matriz a su empresa.
Puede ver que varios miembros del equipo (especialista en marcas, gestor de blogs, productor de vídeos, etc.) dependen de los directores de departamento (directores de marketing, producción, creatividad y contenidos) y de dos directores de proyectos.
El gestor de proyectos dos depende del gestor de proyectos uno, que a su vez depende del director de gestión de proyectos. Los gestores funcionales dependen del director de marketing, producción y redacción, mientras que tanto el director de gestión de proyectos como el director de marketing, producción y redacción dependen del presidente de la agencia.
Estos son solo algunos ejemplos de matrices que puede utilizar como inspiración; hay varias formas de estructurar una organización matricial equilibrada. Si desea crear su propia organización matricial, puede hacerlo fácilmente en la función Pizarra de ClickUp, como hice yo para crear los ejemplos anteriores.
Puede empezar con un lienzo en blanco y utilizar la función de arrastrar y soltar para crear fácilmente sus estructuras organizativas ideales. Y si necesita ayuda para empezar o simplemente desea obtener un marco sólido con el que comenzar, ¡recurra a la plantilla de pizarra del organigrama para que le eche una mano!
Es tu turno para crear tu propia estructura organizativa de matriz.
Hemos aclarado sus dudas sobre la fabulosa estructura organizativa de matriz y hemos intentado explicarle cómo puede hacer que funcione bien cuando trabaje en proyectos complejos.
Si lo desea, puede optar por incorporar el gráfico de su empresa en su sitio web para informar a los clientes sobre el modus operandi de su negocio.
La idea de la elaboración de informes a varios líderes mejora la colaboración, aumenta el compromiso de los empleados, estimula la creatividad, elimina los gastos generales y da como resultado mejores soluciones. Sin embargo, para poder implementar la estructura de matriz, también necesitas trabajar con una herramienta tan potente como la propia estructura: ¡ClickUp!
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Escritor invitado:
Alladdine Djaidani es especialista en marketing digital y fundador de HustlerEthos.com