El presupuesto del proyecto debe indicar a tu equipo qué trabajos están aprobados, cuál es el coste previsto de cada entrega y cuánto costará la finalización si se mantiene el plan actual. Una simple cifra total no basta por sí sola para responder a esas preguntas.
Si trabajas con honorarios fijos o por contrato de prestación de servicios, separa el importe que cobras al cliente del coste de realizar el trabajo. A continuación, actualiza la previsión a medida que el equipo vaya obteniendo más información. Así es como se detecta un problema mientras aún hay opciones.
Puntos clave
Puntos clave
- Elabora el presupuesto a partir del trabajo definido, las horas estimadas, los gastos del proyecto y las hipótesis especificadas.
- Realiza un seguimiento de los costes reales y de las previsiones para el trabajo pendiente, no solo de las facturas ya pagadas.
- Compara cada semana la previsión con el presupuesto de costes aprobado.
- Considera una solicitud de ampliación del alcance como una decisión sobre el trabajo, los honorarios y los plazos, y obtén la aprobación antes de comenzar a realizar los cambios.
En esta página: Elabora un presupuesto de proyecto en 7 pasos · Detecta patrones de sobrecoste · Discute un cambio en el presupuesto · Preguntas frecuentes sobre el presupuesto de proyecto
¿Qué es el presupuesto del proyecto?
El presupuesto de un proyecto es la estimación aprobada del coste que supone llevar a cabo un conjunto definido de trabajos. En él se recogen los trabajos incluidos, los recursos asignados, los gastos previstos, los plazos y los supuestos en los que se basa la estimación.
Mantén por separado los honorarios del cliente y el presupuesto de ejecución. En el caso de un proyecto con honorarios fijos, tu previsión debería indicar si el coste de ejecución está consumiendo una parte mayor de los honorarios de lo previsto. En el caso de un contrato de retención, realiza un seguimiento del coste del trabajo acordado durante cada periodo de facturación.
Si buscas una guía práctica sobre los honorarios que se facturan al cliente, consulta cómo calcular los honorarios de gestión de proyectos. Este artículo se centra en el presupuesto de ejecución y en cómo controlarlo.
¿Qué debe incluir el presupuesto de un proyecto?
Incluye suficientes detalles para que alguien que no haya elaborado el presupuesto pueda entender qué cubre este y cómo realizará el seguimiento el equipo:
- Alcance y exclusiones: los entregables, las rondas de revisión, las dependencias y el trabajo que queda fuera del acuerdo.
- Mano de obra: las horas planificadas por rol o paquete de trabajo, multiplicadas por la tarifa interna que aplica tu agencia.
- Gastos del proyecto: autónomos contratados, materiales, licencias, desplazamientos u otros costes específicos de este encargo.
- Calendario: cuándo se prevé que se realicen los trabajos y cuáles serán sus costes.
- Supuestos y riesgos: lo que aún no sabes y lo que podría alterar la estimación.
- Reserva: una partida presupuestaria documentada destinada a cubrir incertidumbres concretas, si el proyecto las presenta. No consideres un porcentaje arbitrario como una regla universal.
- Propiedad y controles: quién actualiza los costes reales, quién aprueba los cambios y con qué frecuencia se revisa la previsión.
La Guía para la estimación de costes de la Autoridad de Infraestructuras y Proyectos del Reino Unido (UK Infrastructure and Projects Authority) señala que una estimación evoluciona a medida que el proyecto madura, permanece enlazada con el alcance y el calendario, y debe expresarse como un intervalo que refleje el riesgo y la incertidumbre. La guía está destinada a los grandes proyectos de infraestructura del Reino Unido, por lo que este artículo toma prestado el principio de estimación, pero no sus controles detallados propios del sector público. Véase la Guía para la estimación de costes, publicada el 17 de marzo de 2021.
Cómo elaborar el presupuesto del proyecto en 7 pasos
1. Define el alcance aprobado
Empieza por la propuesta firmada, el pliego de condiciones u otro documento que defina el alcance aprobado. Enumera cada entrega, los criterios de aceptación, las rondas de revisión, las fechas límite y las responsabilidades del cliente. Anota también las exclusiones. El «contenido del sitio web» no es una entrega presupuestable hasta que sepas qué páginas se incluyen, quién proporciona el material de origen y cuántas rondas de revisión se han previsto.
Anota las hipótesis que afectan al coste. Algunos ejemplos son cuándo el cliente proporcionará sus comentarios, si hay algún autónomo disponible o si el equipo puede reutilizar investigaciones anteriores. Etiqueta una hipótesis como tal hasta que alguien la verifique.
2. Divide el trabajo en entregables y tareas
Correlaciona el trabajo en paquetes lo suficientemente pequeños como para poder estimarlos. Para cada entrega, enumera los pasos y los roles necesarios para completarla. Pide a las personas que realizan el trabajo que revisen el desglose. Una breve revisión ahora sale más barata que descubrir que falta una fase de control de calidad después de que el equipo haya agotado el presupuesto.
Una estructura de desglose del trabajo (WBS, por sus siglas en inglés) es una forma de organizar el trabajo del proyecto en componentes más pequeños. La Guía de estimación y evaluación de costes de la GAO de EE. UU. dedica capítulos separados a la WBS (capítulo 7, págs. 56-69) y a las normas básicas y supuestos (capítulo 8, págs. 71-79) en las estimaciones de los programas gubernamentales. Este artículo toma prestada la idea organizativa, no los controles federales de la guía ni la gestión del valor ganado.
3. Calcular los gastos de mano de obra y del proyecto
Calcula las horas por rol o paquete de trabajo y, a continuación, multiplícalas por la tarifa interna utilizada para la planificación. Utiliza la tarifa aprobada por tu agencia, no la que facturas al cliente. Añade por separado los costes de proveedores y gastos específicos del proyecto para que sean fáciles de comprobar más adelante.
Coste de mano de obra = horas planificadas × tarifa interna
Cuando el alcance aún sea incierto, indique un intervalo o, al menos, haga visible la visibilidad de las hipótesis. No haga que la estimación más baja parezca definitiva solo porque una propuesta requiera un número concreto. En su prefacio, la guía de la GAO define una estimación de costes como la suma de elementos de coste individuales calculados con métodos establecidos y datos válidos, y señala que las actualizaciones deben incorporar datos reales y los cambios en el programa. Se trata de una orientación para las estimaciones de programas federales; en este caso, utilice el principio de la estimación trazable sin afirmar que el artículo sigue íntegramente el método de la GAO. Véase GAO-20-195G, marzo de 2020, Prefacio, p. 2.
4. Añade una reserva para imprevistos específicos
Anota los riesgos que podrían suponer un coste adicional, como un ciclo de revisión adicional, un requisito de integración desconocido o un presupuesto de un proveedor que no se haya confirmado. Decide si la estimación necesita una reserva y de cuánto debe ser, basándote en esos riesgos y en la política de tu agencia. Mantén la reserva visible en una línea separada. No la ocultes dentro de las horas de trabajo ni afirmes que un mismo porcentaje sirve para todos los proyectos.
Ejemplo práctico: calcula el coste del trabajo y, a continuación, comprueba la previsión
Los números que aparecen a continuación son meramente ilustrativos. No se trata de tarifas reales de agencias, ni de un punto de referencia del mercado, ni de resultados de clientes. Sustitúyelas por tus propias tarifas, presupuestos de proveedores y condiciones contractuales.
Imaginemos un proyecto con tarifa fija en el que el cliente paga 24 000 dólares. La mano de obra planificada es la siguiente:
| Gestión de proyectos | 20 | 60 dólares por hora | 1.200 dólares |
| Estrategia | 28 | 80 dólares por hora | 2.240 dólares |
| Diseño | 36 | 70 dólares por hora | 2.520 dólares |
| Copiar | 32 | 65 dólares por hora | 2.080 dólares |
| Crear | 64 | 85 dólares por hora | 5.440 $ |
| Control de calidad | 20 | 60 dólares por hora | 1.200 dólares |
| Mano de obra planificada | 14 680 $ |
Añade 2.200 dólares para los costes de proveedores específicos del proyecto y otros gastos. La estimación base es de 16.880 dólares. El equipo identifica incertidumbres específicas y reserva una partida separada de 2.000 dólares, con lo que el presupuesto de costes aprobado asciende a 18.880 dólares. Frente a los 24.000 dólares de honorarios fijos, la diferencia planificada es de 5.120 dólares antes de los gastos generales y los impuestos. Esa diferencia no es beneficio neto.
La reserva de 2.000 dólares es un dato ilustrativo para el plan de este ejemplo, no un porcentaje recomendado.
5. Incorpora el presupuesto al calendario y obtén la aprobación
Asigna cada coste a un resultado concreto y al periodo en el que se prevé que se realice el trabajo. Anota quién es el responsable de cada presupuesto y quién se encargará de actualizar los datos reales. Confirma que el alcance, las fechas, las hipótesis y el plan de costes totales se ajustan al acuerdo con el cliente y al proceso de aprobación de tu agencia.
Una vez aprobado el plan, mantén esa versión como referencia. Si el plan cambia, registra la solicitud y sus consecuencias en lugar de sustituir en silencio la estimación original. La referencia original te ayuda a ver qué ha cambiado y por qué.
6. Revisa cada semana los costes reales y las previsiones
Para cada paquete de trabajo, registra el coste real de la mano de obra y los gastos del proyecto hasta la fecha. A continuación, calcula el coste del trabajo restante. Incluye los costes confirmados de los proveedores una sola vez, no una vez como factura y otra como trabajo futuro.
El «burn» es el coste real incurrido hasta la fecha. Compara el coste real con el importe planificado para este momento del calendario. Si realizas un seguimiento del «burn» como porcentaje del presupuesto total, utiliza el coste real hasta la fecha dividido por el presupuesto aprobado. Ese porcentaje no es, por sí solo, un indicador de grado de finalización.
Estimación al completar = coste real hasta la fecha + coste estimado para completar el proyecto
Variación de previsión = estimación completada – presupuesto de costes aprobado
Una desviación positiva significa que la previsión actual supera el presupuesto aprobado. Una desviación negativa significa que la previsión está por debajo de este. Ninguno de estos números explica por sí solo la causa, así que revísalos junto con el estado de los entregables y el calendario.
Por ejemplo, en la tercera semana, el equipo ha gastado 9.100 dólares y calcula que necesitará otros 10.400 dólares para terminar. La previsión es de 19.500 dólares. En comparación con el presupuesto de costes ilustrativo de 18.880 dólares, la previsión supera en 620 dólares. La previsión ofrece al equipo la oportunidad de revisar el trabajo restante, confirmar la estimación y debatir las opciones antes de que el sobrecoste sea definitivo.
Una revisión semanal es un punto de partida útil para este flujo de trabajo, no una norma universal. Realiza revisiones con mayor frecuencia cuando los costes varíen rápidamente o se acerque la fecha de vencimiento de un compromiso importante con un proveedor. Compara los costes reales con el gasto previsto para ese momento del calendario. No des por sentado que el gasto y el progreso de los trabajos avanzan al mismo ritmo, a menos que el plan del proyecto respalde esa comparación.
7. Actúa ante una desviación antes de que se produzcan cambios en el alcance
Si la previsión supera el presupuesto aprobado, confirma la estimación del trabajo restante e identifica la causa. Utiliza los puntos de verificación que figuran a continuación para decidir qué se puede corregir dentro del alcance actual. Si el cliente desea un trabajo diferente, documenta su impacto en los costes y los plazos y obtén la aprobación necesaria antes de modificar el plan.
Tres patrones de sobrecoste que hay que detectar a tiempo
- El trabajo extra se va acumulando sin que se tome una decisión. Aparece un nuevo entregable o una nueva ronda de revisión en la lista de tareas, pero el alcance y la estimación aprobados siguen siendo los mismos. Compara las nuevas solicitudes con el alcance acordado y registra su impacto en los costes y el calendario antes de que comience el trabajo.
- Las horas se agotan antes de que se haya completado el trabajo. Una tarea requiere más horas de las planificadas, mientras que aún quedan tareas importantes pendientes. Pide al propietario una nueva estimación para completarla, comprueba si hay que volver a hacer algo o si faltan pasos, y luego actualiza la previsión en lugar de dar por hecho que el trabajo restante se hará sin coste adicional.
- Un retraso genera costes posteriores. Las aprobaciones tardías o las dependencias bloqueadas obligan a realizar el trabajo con prisas, hacen que la gente tenga que esperar o modifican la reserva de un proveedor. Revisa el calendario y los costes comprometidos junto con el equipo. Remite la decisión a un nivel superior mientras el equipo aún pueda ajustar el trabajo o las fechas.
Una previsión solo resulta útil cuando puede influir en lo que el equipo haga a continuación. Anota junto al número la causa, la persona responsable y la fecha de la próxima revisión.
Cómo abordar un cambio en el presupuesto con un cliente
No conviertas una solicitud informal en un trabajo no autorizado. En primer lugar, reformula el cambio solicitado y compáralo con el alcance acordado. A continuación, calcula su impacto en el coste, los plazos y otros entregables. Ofrece al cliente opciones claras, como sustituir un elemento existente, añadir un coste y tiempo adicionales, o aplazar la solicitud.
Puedes decir: «El alcance actual incluye la página de destino aprobada y dos rondas de revisión. Añadir una segunda página modifica el trabajo. Podemos sustituir otro entregable, presupuestar la página adicional y actualizar la fecha, o dejarlo para una fase posterior. ¿Qué opción deberíamos documentar?».
El cliente debe aprobar por escrito el cambio acordado antes de que el equipo actualice su plan y comience el trabajo adicional. Consulta el contrato y las normas de aprobación de tu agencia para conocer el proceso exacto. El «Teal Book» de Government Project Delivery establece que las solicitudes de cambio deben evaluarse en función de su efecto sobre las líneas de base antes de tomar la decisión de aprobarlas, rechazarlas o aplazarlas. Se trata de un principio de control del sector público adaptado aquí como un registro de cambios del cliente sencillo, no como asesoramiento jurídico ni como sustituto de tu contrato. Véase el capítulo 22: Control de cambios, publicado el 29 de julio de 2024 y modificado por última vez el 1 de julio de 2026.
Plantillas existentes para presupuestos de proyectos
Utiliza una plantilla solo si su estructura se ajusta al alcance de tu proyecto. Las opciones enlazadas a continuación son puntos de partida independientes, no un sustituto de la estimación del trabajo.
Plantilla de esquema del proyecto
Plantilla de matriz de recursos del proyecto
Plantilla de gestión de proyectos presupuestados
Plantilla de análisis de costes
Plantilla de solicitud y aprobación de proyectos
Plantilla de gestión de costes de proyectos
Plantilla de entregables del proyecto
Si quieres ver más formatos, consulta la recopilación de plantillas de presupuesto de proyectos.
Preguntas frecuentes sobre el presupuesto de un proyecto
¿Qué debe incluir el presupuesto de un proyecto?
Incluye el alcance aprobado, los paquetes de trabajo, las horas previstas, las tarifas internas de mano de obra, los gastos específicos del proyecto, los plazos, las hipótesis, los riesgos, la reserva, los costes reales y las previsiones del propietario. Mantén también la visibilidad de las exclusiones y las normas de aprobación.
¿Cómo se calcula el presupuesto de un proyecto?
Realiza una estimación de cada paquete de trabajo, multiplica las horas planificadas por la tarifa interna, añade los costes de proveedores y gastos específicos del proyecto y, a continuación, documenta cualquier reserva para imprevistos concretos. Suma los elementos para obtener el presupuesto de costes aprobado. Mantén por separado los honorarios del cliente.
¿Con qué frecuencia se debe revisar el presupuesto del proyecto?
En el caso de la colaboración con una agencia, una revisión semanal es un punto de partida práctico. Revísalo antes si el trabajo o los costes cambian rápidamente, o antes de asumir un compromiso importante. La frecuencia adecuada depende del calendario, el patrón de gasto y las necesidades de toma de decisiones.
¿Qué margen de contingencia debe incluir el presupuesto del proyecto?
No des por sentado que un mismo porcentaje sirve para todos los proyectos. Identifica las incertidumbres, decide cuáles requieren una reserva y documenta cómo se ha ajustado el importe. Si no puedes explicar el motivo de la reserva, se trata solo de una suposición.
¿Qué debes hacer cuando la previsión supera el presupuesto?
Confirma la estimación del trabajo pendiente e identifica la causa; recuerda que cualquier reserva aprobada ya está incluida en el presupuesto de costes aprobado, por lo que no puede cubrir una previsión superior a ese total por segunda vez. Si es necesario modificar el alcance o el coste, analiza las opciones con el cliente y obtén la aprobación necesaria antes de realizar el trabajo adicional.
Empieza por definir una estructura presupuestaria
Utiliza la plantilla «Presupuesto del proyecto con WBS» como punto de partida para correlacionar el trabajo con las estimaciones de costes. Adapta la estructura para que se ajuste a tu alcance, política de costes y proceso de aprobación de cambios antes de utilizarla con un cliente.