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Imagínese lo siguiente: está celebrando una fiesta. Su casa está llena de invitados que están disfrutando de la celebración. Alguien dice: «Me está entrando hambre... ¡Hagamos un pedido de pizzas!».
Estás tratando de averiguar cuántas pizzas pedir. Si haces un pedido demasiado grande, te quedarás comiendo sobras de pepperoni durante días. Si haces un pedido demasiado pequeño, algunos de tus invitados se quedarán sin porción.
Pero también tienes un límite debido al espacio en la encimera y el dinero que tienes en la cartera.
¿Cómo alimentar a todo el mundo y, al mismo tiempo, sacar el máximo valor de su dinero?
Al igual que los organizadores de fiestas, todo gestor de proyectos debe saber cómo asignar los recursos de forma inteligente. Ningún proyecto tiene un presupuesto o un número de miembros del equipo ilimitados, pero puede utilizar la asignación de recursos para maximizar la productividad y el éxito del proyecto.
Se trata de una preparación minuciosa y un plan estratégico para sacar el máximo partido a lo que tiene.
Aprenda a asignar los recursos suficientes a todos sus proyectos para que pueda terminar el trabajo y todos puedan disfrutar de una porción de pizza. ¡A celebrar!
¿Qué es la asignación de recursos?
La asignación de recursos es el proceso de identificar todos los recursos disponibles, ya sean humanos o económicos, para un proyecto y, a continuación, asignarlos estratégicamente a las tareas que les permitan rendir al máximo.
Para las agencias que gestionan múltiples proyectos para diferentes clientes, la asignación de recursos es clave para dar sentido al caos creativo. Emparejar a la persona o al recurso adecuado con el proyecto adecuado hace que, al final, todos estén más contentos. Su personal puede trabajar en los proyectos para los que está mejor preparado, por lo que es probable que los clientes reciban resultados y productos de alta calidad.
A medida que los proyectos evolucionan y las expectativas de los clientes cambian, los recursos se reasignan para mantener el progreso en línea con el cronograma del proyecto.
¿Qué se considera recursos?
Sus recursos son todos los activos de la empresa necesarios para completar tareas o proyectos. Estos pueden incluir:
- Personas individuales
- Equipos o departamentos
- Presupuesto
- Tiempo
- Hardware y software
- Sector inmobiliario
- Procesos
- Propiedad intelectual
- Técnicas y conjuntos de habilidades
¿Quién es responsable de la asignación de recursos?
Por lo general, los gestores de proyectos son los responsables de la asignación de recursos, ya que son quienes tienen mayor visibilidad y control sobre los presupuestos de los proyectos, el alcance del trabajo y la gestión de tareas. Sin embargo, las grandes organizaciones pueden dividir estas responsabilidades entre varios roles o contar con departamentos dedicados exclusivamente a la gestión de recursos.
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Las ventajas de una asignación eficaz de recursos
No asignar bien los recursos es como enviar a una sola persona a recoger diez pizzas mientras las otras 15 personas chatean en casa. Esa persona tendrá que hacer un esfuerzo mucho mayor y dedicar mucho más tiempo a recoger las pizzas, con el riesgo de que todos se queden sin comer y tengan que conformarse con pepperoni frío.
¡Qué pena!
¿Por qué no enviar a tres personas para ayudar, de modo que todos puedan disfrutar de una porción caliente lo antes posible?
La asignación de recursos le permite aprovechar al máximo su mano de obra, su dinero y sus activos, de modo que los clientes puedan recibir un trabajo de alta calidad. Al mismo tiempo, su agencia minimiza el agotamiento del equipo al realizar la distribución del trabajo de manera uniforme.
Otras ventajas de la asignación de recursos incluyen:
- Maximiza la eficiencia. La asignación de recursos ayuda a la agencia a aceptar tantos proyectos como puedan gestionar sus equipos, sin perder oportunidades por exceso de personal ni fracasar en los proyectos por falta de personal.
- Fomenta la colaboración . El cliente y su equipo saben quién está trabajando en qué, ya que ha dividido las tareas y responsabilidades de forma clara entre los miembros del equipo.
- Aumente los márgenes de beneficio de su agencia. Aproveche al máximo el presupuesto de cada proyecto y controle los costes de personal.
- Aumenta la satisfacción del cliente. Obtén mejores resultados en los proyectos mediante el seguimiento y la asignación de las personas adecuadas a cada tarea.
Cómo gestionar los recursos y establecer las expectativas de los clientes
Dado que la asignación de recursos hace un balance de los recursos disponibles para un proyecto en un momento dado, se trata de un plan a corto plazo, pero con efectos a largo plazo. Es una herramienta fundamental para planificar la capacidad y gestionar las expectativas de los clientes. Con una asignación eficaz de los recursos, su proyecto contará con todo lo necesario para tener éxito, incluidos los recursos adecuados y un plazo realista.
Bonificación: Herramientas de planificación de la capacidad y plantillas de planificación de la capacidad
Defina el alcance de su proyecto.
Ningún chef empieza a cocinar sin imaginar qué va a cocinar, ¿verdad?
Del mismo modo, el primer paso en la gestión de proyectos es definir el alcance de su proyecto. Sin comprender el alcance de su proyecto, ¡es imposible tomar decisiones sobre la asignación de recursos!
Como parte del alcance de su proyecto, debe definir lo siguiente:
- La declaración de trabajo: qué tareas son necesarias y qué trabajo queda fuera del alcance.
- Restricciones del proyecto, como el presupuesto y los plazos.
- Calendario y cronograma del proyecto con hitos
- Resultados o entregables del proyecto
El alcance de su proyecto le ayuda a planificar y comprender un nuevo proyecto a un alto nivel. Utilice esta información para:
- Planifique cuántos recursos necesitará para completar su proyecto dentro del plazo asignado.
- Divida el proyecto en tareas más pequeñas.
- Decida cómo asignará esas tareas a los miembros de su equipo.
Haga un balance de sus recursos.
Antes de elegir los ingredientes para tu pizza, debes saber qué ingredientes hay disponibles y cuáles son las preferencias de cada uno. Del mismo modo, para elegir los mejores recursos para un trabajo, primero debes comprender qué es lo que cada persona hace mejor y qué tipo de trabajo prefiere hacer.
A la hora de planificar un proyecto, debe conocer la capacidad de su equipo y la calidad de los recursos de los que dispone. De este modo, podrá asignar esos recursos donde sean más eficaces.
¿Cuáles son sus puntos fuertes y áreas principales de especialización? Adapte los requisitos de su proyecto a los recursos que pueden satisfacer esas necesidades.
Ejemplo de planificación de recursos para agencias
Supongamos que su proyecto consiste en llevar a cabo una campaña publicitaria de pago por clic para un cliente B2B SaaS del sector de la inteligencia empresarial. En su agencia hay dos gestores de PPC: Jason, que ha trabajado anteriormente con otros clientes tecnológicos B2B, y Sara, que ha trabajado principalmente con clientes de venta directa B2C.
Sara dice que no se siente cómoda gestionando el PPC para este cliente porque no sabe mucho sobre software B2B, y mucho menos sobre un sector tan técnico como el de la inteligencia empresarial. Por su parte, Jason está convencido de que es la persona adecuada para el puesto debido a su experiencia previa en B2B.
Para este proyecto, ¡sin duda querrás asignar a Jason a la cuenta!
¿Cuál es la disponibilidad y el ancho de banda de sus recursos? Los miembros del equipo rara vez trabajan en una sola cosa a la vez, pero todos están limitados por el número de horas por semana o por día que pueden trabajar. Usted quiere asegurarse de que su equipo tenga suficientes horas de trabajo para asignar a este proyecto específico.
Recuerde que las ausencias, ya sean planificadas o imprevistas, afectan a la disponibilidad, por lo que debe asignar tareas a los empleados teniendo en cuenta los periodos de contingencia. Los empleados pueden (y deben) tomarse días libres remunerados o bajas por enfermedad, lo que significa que no estarán disponibles esos días.
Las reuniones pueden alejar a los empleados de las tareas del proyecto, incluso durante los días laborables normales. Además, todo el mundo necesita al menos 15 minutos al día para pasear al perro o tomarse un café con leche con especias de calabaza.
Nunca asigne recursos en exceso. La asignación excesiva puede provocar agotamiento y reducir la productividad. El éxito de su proyecto nunca justifica sacrificar la felicidad y la utilidad de su equipo.
Consulte los calendarios y los horarios al asignar sus recursos, y ajuste los cronogramas en consecuencia para adaptarse a la disponibilidad de recursos. Optimice la utilización de los recursos para que sus proyectos siempre tengan justo lo que necesita.
Asigne tareas directamente a los miembros del equipo para obtener una visibilidad total.
Una vez que sepa lo que puede lograr su equipo de proyecto, el siguiente paso es delegar las tareas adecuadas a cada persona en función de sus habilidades y disponibilidad.
Prepare su equipo para el éxito. Proporcione toda la información posible para garantizar que todos comprendan lo que se espera de ellos. Aclare todos los detalles necesarios para cada tarea: las responsabilidades, los resultados esperados y las fechas límite.
En ClickUp, es fácil dividir su proyecto en partes más pequeñas con tareas, subtareas y listas de control. ¡A continuación, puede asignar rápidamente cada elemento a los miembros de su equipo con solo unos clics!
Veámoslo más de cerca:
- Tareas de ClickUp : Divida sus proyectos en tareas y subtareas realizables, que podrá asignar fácilmente a los miembros de su equipo. Ahora su equipo podrá trabajar en todo el proyecto paso a paso.
- Listas de control de ClickUp: cree listas de tareas sencillas que su equipo pueda marcar rápidamente a medida que avanza en las tareas. Utilice estas listas para planificar los pasos, realizar controles de calidad y realizar un seguimiento del progreso de su proyecto.
Para algunas tareas, una sola persona no es suficiente, especialmente cuando los plazos son ajustados.
Afortunadamente, con las personas asignadas múltiples de ClickUp, puede asignar rápidamente más personas a una tarea si es necesario. Así, la próxima vez que una tarea necesite un par de manos extra, podrá asignarlas en un santiamén.
Planifique teniendo en cuenta las dependencias para evitar el uso excesivo de recursos con límite.
El repartidor de pizzas no llegará a su puerta a menos que pueda aparcar primero. Si su entrada está llena, la fiesta de la pizza se cancela, y eso simplemente no es una opción.
Del mismo modo, los proyectos tienen dependencias inherentes, es decir, relaciones entre tareas y recursos que afectan a la disponibilidad de dichos recursos.
Tenga en cuenta las dependencias de recursos, en las que varias tareas requieren el mismo recurso con límite. Supongamos que necesita 10 nuevos gráficos diseñados para el viernes, pero solo tiene un diseñador en el equipo que ya está asignado a otros proyectos hasta el miércoles.
En este caso, tendría que ajustar el calendario del proyecto para adaptarse de forma realista a la disponibilidad limitada de su equipo. O bien, buscar contratar a otro diseñador gráfico, ya sea a tiempo completo o autónomo, para que le proporcione el apoyo necesario para cumplir con los plazos.
Las dependencias entre tareas también se producen cuando el progreso de una tarea depende del progreso de otra tarea independiente. Por ejemplo, hay que esperar a recibir los comentarios de los clientes antes de completar las revisiones del proyecto de acuerdo con sus solicitudes. ¡Es como extender una masa de pizza hasta convertirla en una pizza perfecta antes de añadirle los deliciosos ingredientes!
Escalone y programe las tareas en función de estas dependencias. Esté atento a cualquier posible cuello de botella y asegúrese de que nadie tenga que esperar demasiado a los demás. Mantenga una comunicación constante sobre las tareas pendientes y los elementos que hay que tomar, y ajuste las expectativas en función de los retrasos del proyecto.
Considere la posibilidad de adoptar una metodología de gestión de proyectos Agile o Scrum para eliminar o evitar las dependencias.
Las dependencias de ClickUp te ayudan a correlacionar los vínculos entre tareas y recursos. De esta forma, podrás controlar todas las dependencias de tu proyecto antes de que se conviertan en obstáculos.
Aquí tienes más formas en las que las dependencias mantienen a tu equipo centrado:
- Todo el mundo sabrá siempre qué priorizar primero, qué debe esperar y qué es lo siguiente en la lista. Menos malentendidos, más trabajo terminado.
- ClickUp avisa a las personas asignadas cuando sus tareas se desbloquean o se añaden o eliminan dependencias. Esto elimina la «espera», de modo que los miembros del equipo pueden centrarse únicamente en las tareas que pueden realizar mientras tanto.
- Da una advertencia a los usuarios antes de cerrar tareas que están a la espera de otras tareas, lo que evita que se salten u olviden requisitos clave.
Puede añadir dependencias a tareas individuales de forma manual o visual, dibujando vínculos entre tareas en un diagrama de Gantt.
Realice un seguimiento del progreso y reasigne los recursos según corresponda.
Lo ideal es que se asignen los recursos para un proyecto y este se desarrolle según el plan. Sin embargo, si se producen retrasos o cambios, es posible que sea necesario reasignar los recursos.
¡No se preocupe! La reasignación es una parte normal de la gestión de recursos.
El primer paso es vigilar de cerca la capacidad del equipo en lo que respecta al cumplimiento de los requisitos del proyecto. Hágase estas preguntas al analizar su capacidad actual:
- ¿Hay miembros del equipo que están sobrecargados?
- ¿Algunos empleados han dejado de estar disponibles de forma repentina debido a factores incontrolables, como cortes de Internet, renuncias o reasignaciones a otros proyectos?
- ¿Existe el riesgo de que se pierdan hitos clave?
- ¿Ha cambiado el alcance de su proyecto y ahora requiere trabajo adicional inesperado?
Si es así, el siguiente paso es comunicar los cambios a su cliente o a las partes interesadas del proyecto. Manténgalos informados sobre el progreso de su proyecto lo antes posible y con la mayor frecuencia posible, incluyendo cualquier posible cambio en el alcance o retraso.
Esto ayuda a gestionar las expectativas, de modo que las partes interesadas sean menos propensas a verse sorprendidas, decepcionadas o desconcertadas por los cambios o contratiempos.
El proceso de asignación de recursos puede implicar redefinir el alcance de su proyecto y buscar miembros adicionales para el equipo que ayuden con el trabajo extra. Algunas empresas crean un plan de asignación de recursos de respaldo identificando a los empleados con las habilidades pertinentes que pueden suplir las necesidades según sea necesario o manteniendo un grupo de autónomos que pueden proporcionar apoyo sobre la marcha.
Es posible que también tenga que ajustar los cronogramas y las fechas límite de todas las tareas de su proyecto para reflejar la capacidad de su equipo y tener en cuenta los retrasos imprevistos.
Asignar sus recursos por sí mismo, además de reasignar tareas más adelante, puede suponer mucho trabajo, ¡pero no tiene por qué ser un trabajo difícil!
Considere la posibilidad de utilizar herramientas de gestión de recursos que mantengan a su equipo al día con una visibilidad centralizada. No es necesario rebuscar entre todas sus hojas de cálculo, documentos y notas adhesivas, ni cambiar constantemente entre los calendarios de todos los miembros de su equipo.
Puede que seamos parciales, pero creemos que ClickUp es una herramienta de asignación de recursos excelente (¿nos atrevemos a decir que la mejor?). Reúne toda la información en un solo lugar para que puedas realizar un seguimiento de tu progreso y de la capacidad de tu equipo en tiempo real. Puedes crear paneles personalizables para ver cómo está rindiendo tu equipo y en qué aspectos podrías estar quedándote atrás.
Esa es una de las formas en que Diggs utiliza ClickUp para mantenerse al día con sus proyectos. ¿Los resultados? Mayor transparencia en la gestión de la carga de trabajo, menos tiempo dedicado a la comunicación de ida y vuelta y un uso más productivo del tiempo de todos.
¡Eso sí que es un éxito!
Minimice los cambios en el alcance del proyecto.
Puede hacer el pedido de la cantidad de pizza que considere suficiente para todos los invitados a su fiesta, pero no siempre es posible prever cuánto comerán. ¿Qué ocurre si, inesperadamente, se queda sin pizza?
Aparte de derramar algunas lágrimas (lo cual es comprensible), ahora debe cambiar de marcha para cumplir su meta de alimentar a todos sus invitados.
Este es un caso de desviación del alcance, es decir, un proyecto que se expande más allá de su alcance original y requiere recursos adicionales, incluyendo tiempo, dinero y personal extra. La desviación del alcance amenaza el éxito de su proyecto al añadir trabajo adicional sin ampliar el cronograma del proyecto, lo que crea una presión adicional sobre los miembros de su equipo para que hagan más en menos tiempo.
Puede hacer todo lo posible por evitar el alcance excesivo estableciendo límites firmes en la declaración del alcance del proyecto, pero a veces es inevitable. En esos casos, una buena gestión del cambio establece estructuras y procesos para mitigar el alcance excesivo.
Establece la expectativa de que los responsables de la toma de decisiones le informen lo antes posible sobre los cambios en el alcance y le den el espacio y el tiempo necesarios para reasignar o añadir recursos en consecuencia.
Es importante seguir el flujo, pero también lo es evitar el exceso de trabajo por sobrecargar a su equipo. Al fin y al cabo, tienen una fiesta de pizza a la que acudir.
Ejemplos y plantillas de asignación de recursos
Supongamos que usted es un gestor de proyectos encargado de lanzar una campaña de marketing de influencers para Marinara, una aplicación móvil de productividad con cronómetro Pomodoro. Este es un ejemplo de cómo podría ser su plan de asignación de recursos:
- Defina el alcance de su proyecto: promocione Marinara en 10 cuentas de TikTok centradas en la productividad con más de 50 000 seguidores en el cuarto trimestre.
- Conozca sus recursos: el presupuesto del proyecto es de 10 000 $. Su equipo está formado por un gestor de marketing de influencers, un gestor de marketing de productos, un especialista en TI y un especialista en nóminas.
- Asignar tareas: El responsable de marketing de influencers identificará y se comunicará con los influencers. El responsable de marketing de productos consolidará el mensaje del producto y creará un kit de marca para que los influencers lo utilicen como referencia. Mientras tanto, el responsable de TI concederá acceso a la aplicación y resolverá los problemas técnicos. El responsable de RR. HH. recopilará la documentación de nóminas y se asegurará de que los influencers reciban el pago por su trabajo.
- Planifique teniendo en cuenta las dependencias: el director de marketing de productos también está trabajando en el lanzamiento de una nueva función en octubre, por lo que planificará que completen sus tareas en septiembre. El director de proyectos creará una lista de influencers de copia de seguridad a los que contactar en caso de que alguno se eche atrás.
- Siga el progreso: Esta campaña de marketing se extenderá de agosto a noviembre con cinco hitos importantes. Si una persona tiene exceso de capacidad, añada recursos al equipo o amplíe el cronograma del proyecto en consecuencia. Podrá supervisar el progreso en ClickUp a través de los paneles y comunicar si hay algún plazo que corra el riesgo de no cumplirse.
- Minimice los cambios en el alcance: supongamos que Marinara quiere 15 TikToks o influencers con más de 100 000 seguidores. Deberían solicitar cambios en el alcance del proyecto antes de finales de agosto para cumplir con el cronograma actual del proyecto. De lo contrario, usted aceptará cambiar el cronograma del proyecto para adaptarse al cambio en el alcance. A continuación, el gestor de proyectos identificará y se pondrá en contacto con otros influencers que cumplan esos requisitos.
¿Está listo para identificar y asignar sus recursos? ¡ClickUp está aquí para ayudarle! Registrarse y empezar a utilizarlo es totalmente gratis y solo le llevará unos segundos. Empiece con estas plantillas de asignación de recursos, diseñadas para poner en marcha la gestión de proyectos a toda velocidad hoy mismo.
La plantilla de asignación de recursos de ClickUp
La plantilla de asignación de recursos de ClickUp le ayuda a realizar el seguimiento de la capacidad y la disponibilidad de todos los recursos de su organización en un solo lugar. Incluye estas prácticas vistas:
- Vista Lista: vea todas las tareas en una sola lista. Agrupe, ordene y filtre las tareas pendientes con facilidad. Organícelas como le resulte más lógico, ya sea por clientes, proyectos o cualquier otro criterio.
- Vista Tablero: vea y mueva tareas en este tablero de estilo Kanban que organiza los elementos por estado.
- Vista Carga de trabajo: visualice la cantidad de trabajo que se ha asignado a cada miembro del equipo durante un periodo de tiempo específico, como una semana, dos semanas o un mes. Compare la carga de trabajo asignada a cada persona con su capacidad total.
Esta plantilla es totalmente personalizable para adaptarse a sus flujos de trabajo de gestión de recursos . Aproveche esta plantilla para obtener una panorámica completa de la capacidad de su equipo y el progreso hacia la finalización del proyecto y los resultados esperados.
La plantilla de planificación de recursos de ClickUp
La plantilla de planificación de recursos de ClickUp ofrece diversas formas de visualizar y asignar sus recursos en todo su equipo.
Además de las vistas incluidas en la primera plantilla, esta plantilla ofrece dos vistas más:
- Vista de cronograma: vea su calendario de forma lineal en un cronograma cronológico. ¡Perfecto para la planificación de recursos y hojas de ruta!
- Vista Gantt: visualice sus tareas y sus dependencias en un cronograma de un diagrama de Gantt. Evalúe rápidamente cualquier obstáculo o cuello de botella para que su proyecto siga avanzando.
Esta plantilla le ayuda a planificar de forma proactiva en función de los recursos disponibles, incluidos los presupuestos y los horarios de los miembros del equipo. Al igual que todas nuestras plantillas, es personalizable, por lo que puede adaptarla a sus necesidades y hacerla suya.
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La asignación de recursos es un trabajo en curso.
No basta con asignar los recursos antes de que comience el proyecto y dar por terminado el trabajo. Debe estar al tanto de sus proyectos y equilibrar cuidadosamente la capacidad de su equipo con los requisitos del proyecto. Dado que los factores que pueden afectar al éxito de su proyecto cambian constantemente, también debe ser lo suficientemente flexible como para ajustar su estrategia de asignación de recursos según sea necesario.
ClickUp es el mejor software de gestión de proyectos para equipos, con un sólido conjunto de funciones que le ayudarán a gestionar sus recursos, mantener sus proyectos al día y hacer las cosas rápidamente. Ayudamos a los gestores de proyectos y a los responsables de la toma de decisiones a asignar recursos y supervisar todo el ciclo de vida del proyecto como profesionales.
Descubra cómo ClickUp puede ayudarle a usted y a su equipo registrándose gratis hoy mismo.
Y mantenga su pizzería favorita en marcación rápida, porque con nuestra ayuda nunca se quedará sin deliciosas pizzas!