¿Qué es la asignación de recursos? Una guía completa para lograr la máxima eficacia

Imagínate esto: Estás celebrando una fiesta. Tu casa está llena de invitados. Alguien dice: "Me está entrando hambre... ¡Pidamos unas pizzas!"

Intentas decidir cuántas pizzas pedir. Demasiadas pizzas, y te quedarás comiendo restos de pepperoni durante días. Demasiadas pocas y algunos de tus invitados se quedarán sin un trozo.

Pero también estás limitado por el espacio del mostrador y el dinero que tienes en la cartera.

¿Cómo dar de comer a todo el mundo y, al mismo tiempo, sacar el máximo valor a tu dinero?

Al igual que los organizadores de fiestas, todo gestor de proyectos debe saber asignar los recursos de forma inteligente. Ningún proyecto tiene un presupuesto o un número de miembros de equipo ilimitados, pero puedes utilizar la asignación de recursos para maximizar la productividad y el intento correcto del proyecto.

Se trata de una preparación minuciosa y planificación estratégica para sacar el máximo partido de lo que tienes.

Aprenda a asignar recursos suficientes a todos sus proyectos para que el trabajo esté terminado y todo el mundo reciba un trozo de pizza. ¡A divertirse!

¿Qué es la asignación de recursos?

La asignación de recursos es el proceso de identificar todos los recursos disponibles, ya sean laborales o monetarios, para un proyecto y, a continuación, asignarlos estratégicamente a tareas que les permitan realizar su mejor trabajo.

Para las agencias que hacen malabarismos con varios proyectos para distintos clientes, la asignación de recursos es clave para dar sentido al caos creativo. Asignar a la persona o el recurso adecuado el proyecto adecuado hace que, al final, todos estemos más contentos. Los empleados trabajan en los proyectos para los que son más aptos, y los clientes tienen más probabilidades de recibir un trabajo de calidad resultados del proyecto y resultados.

A medida que los proyectos evolucionan y las expectativas de los clientes cambian, los recursos se reasignan para mantener el progreso en el seguimiento de los resultados cronograma del proyecto s.

¿Qué cuenta como recursos?

Sus recursos son todos los activos de la empresa necesarios para completar tareas o proyectos. Pueden incluir:

• Personas individuales
• Equipos o departamentos
• Presupuesto
• Tiempo
• Hardware y software
• Bienes inmuebles
• Procesos
• Propiedad intelectual
• Técnicas y habilidades

¿Quién es responsable de la asignación de recursos?

Normalmente, los gestores de proyectos son los responsables de la asignación de recursos porque son los que tienen más visibilidad y control sobre los presupuestos de los proyectos, alcance del trabajo y la gestión de tareas. Sin embargo, las grandes organizaciones pueden separar estas responsabilidades en varios roles o dedicarles una función específica gestión de recursos departamentos.

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Los beneficios de una asignación eficaz de recursos

No asignar bien tus recursos es como enviar a una sola persona a recoger diez pizzas por su cuenta mientras las otras 15 chatean en casa. A una persona le costará mucho más esfuerzo y tiempo conseguir esas pizzas, con lo que se corre el riesgo de que todos se queden comiendo pepperoni frío.

Un fastidio

¿Por qué no enviar a tres personas a ayudar para que todos puedan disfrutar de un trozo caliente lo antes posible?

Utilice la vista de carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte fácilmente tareas para reasignar recursos

La asignación de recursos le permite utilizar su mano de obra, dinero y activos a su pleno potencial, por lo que es probable que los clientes reciban un trabajo de alta calidad. Al mismo tiempo, su agencia minimiza el agotamiento del equipo distribuyendo el trabajo uniformemente.

Otras ventajas de la asignación de recursos son:

• **Maximiza la eficiencia. La asignación de recursos ayuda a la agencia a asumir tantos proyectos como puedan manejar sus equipos: se acabaron las oportunidades perdidas por exceso de personal y los fracasos de proyectos por falta de personal
• Fomentala colaboraciónEl cliente y tu equipo saben quién está trabajando en qué porque has dividido claramente las tareas y responsabilidades entre todo el equipo
• **Aumenta los márgenes de beneficio de tu agencia: aprovecha al máximo el presupuesto de cada proyecto y controla los costes de personal
• **Aumenta la satisfacción del cliente: mejora los resultados de los proyectos manteniendo el seguimiento de los mismos y asignando el personal adecuado a cada trabajo

Cómo gestionar los recursos y ajustar las expectativas de los clientes

Dado que la asignación de recursos hace balance de los recursos disponibles para un proyecto en un momento dado, es un plan a corto plazo, pero tiene efectos a largo plazo. Es una herramienta fundamental para planificar la capacidad y la gestión de las expectativas del cliente. Con una asignación eficaz de recursos, su proyecto tiene todo y a todos los que necesita para tener éxito, incluidos los recursos correctos y un calendario realista.

Bonificación: Herramientas de planificación de la capacidad & Plantillas de planificación de la capacidad

Defina el alcance de su proyecto Ningún chef empieza a cocinar sin imaginarse lo que va a cocinar, ¿verdad?

Del mismo modo, el primer paso para gestión de proyectos es definir el alcance de su proyecto. Sin comprender su alcance del proyecto es imposible tomar decisiones sobre la asignación de recursos

Como parte del alcance de su proyecto, debe definir lo siguiente:

• La direccióndeclaración de trabajo: qué tareas son necesarias frente a qué trabajo está fuera de alcance
• Limitaciones del proyecto como el presupuesto y los plazos
• Calendario y cronograma del proyecto con hitos
• Resultados del proyecto o resultados

Vea su carga de trabajo por las tareas que quedan pendientes su ruta crítica ¡con un simple interruptor en ClickUp!

El alcance de su proyecto le ayuda a planificar y comprender un nuevo proyecto a alto nivel. Utilice esta información para:

• Planificar cuántos recursos necesitará para completar el proyecto dentro del plazo asignado
• Dividir el proyecto en tareas más pequeñas
• Decidir cómo va a asignar esas tareas a los miembros de su equipo

Haz balance de tus recursos

Antes de elegir los ingredientes de la pizza, hay que saber cuáles están disponibles y cuáles son las preferencias de cada uno. Del mismo modo, para elegir los mejores recursos para un trabajo, primero hay que saber qué hace mejor cada persona y qué tipo de trabajo prefiere pendiente.

Cuando planifiques un proyecto, debes conocer la capacidad de tu equipo y la calidad de los recursos que tienes a tu disposición. Así podrás asignar esos recursos donde sean más eficaces.

¿Cuáles son sus fortalezas y sus áreas principales de especialización? Haga coincidir sus requisitos del proyecto a los recursos que pueden ejecutar esas necesidades.

Agencia planificación de recursos ejemplo

Digamos que su proyecto implica la ejecución de un campaña publicitaria de pago por clic para un cliente B2B SaaS del sector de la inteligencia empresarial. En tu agencia hay dos gestores de PPC: Jason, que ya ha trabajado con otros clientes tecnológicos B2B, y Sara, que ha trabajado principalmente con clientes de venta directa B2C.

Sara dice que se siente menos cómoda gestionando el PPC para este cliente porque no sabe mucho de software B2B, y mucho menos de un sector tan técnico como el BI. Por su parte, Jason confía en ser la persona adecuada para este trabajo gracias a su experiencia en B2B.

Para este proyecto, ¡seguro que te interesa contratar a Jason para la cuenta!

¿Cuál es la disponibilidad y el ancho de banda de sus recursos? Los miembros de un equipo rara vez trabajan en una sola cosa a la vez, pero todos están limitados por el número de horas a la semana o al día que pueden trabajar. Usted quiere asegurarse de que su equipo tiene suficientes horas de trabajo para asignar a este proyecto específico.

Utilice la vista de carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte fácilmente tareas para reasignar recursos

Recuerde que las ausencias, ya sean planificadas o imprevistas, afectan a la disponibilidad, así que asigne tareas a los empleados teniendo en cuenta periodos de contingencia. Los empleados pueden (y deben) tomarse vacaciones pagadas o bajas por enfermedad, lo que significa que no estarán disponibles en esos días.

Las reuniones pueden apartar a los empleados de las tareas del proyecto incluso en días laborables normales. Además, todo el mundo necesita al menos 15 minutos al día para pasear al cachorro o tomarse un café con leche y especias

Nunca sobreasignes recursos. La sobreasignación puede provocar agotamiento y menor productividad. El intento correcto del proyecto nunca merece que se sacrifique la felicidad y la utilidad del equipo.

Consulte calendarios y cronogramas a la hora de asignar sus recursos y ajuste los plazos en consecuencia para adaptarse a la disponibilidad de recursos. Optimice la utilización de los recursos para que tus proyectos siempre tengan justo lo que necesitas.

Asigne directamente tareas a los miembros del equipo para una visibilidad completa

Una vez que sepa lo que su equipo de proyecto puede lograr, el siguiente paso es delegar las tareas adecuadas a cada persona en función de sus habilidades y disponibilidad.

¡Prepare a su equipo para el intento correcto! Proporcione toda la información posible para asegurarse de que todos entienden lo que se espera de ellos. Aclare todos los detalles necesarios de cada tarea: responsabilidades, resultados esperados y fechas límite.

En ClickUp, es fácil cortar la pizza de un proyecto en porciones más pequeñas con tareas, subtareas y listas de control. A continuación, puede asignar rápidamente cada elemento de acción a los miembros de su equipo con sólo unos clics

Aquí tienes un vistazo más de cerca:

• Tareas de ClickUp : Divida sus proyectos en tareas y subtareas realizables, que podrá asignar fácilmente a los miembros de su equipo. Ahora su equipo puede trabajar en todo el proyecto paso a paso.
• Listas de control de ClickUp : Cree sencillas listas de tareas pendientes que su equipo pueda marcar rápidamente a medida que avanzan en las tareas. Utilice estas listas para correlacionar pasos, realizar comprobaciones de calidad y llevar un seguimiento de la marcha del proyecto.

Convierta comentarios en tareas de ClickUp o asígnelos al equipo para convertir instantáneamente sus pensamientos en elementos de acción

Para algunas tareas, una sola persona no es suficiente, sobre todo cuando los plazos son ajustados.

Por suerte, con múltiples personas asignadas en ClickUp puede asignar rápidamente más personas a una tarea si es necesario. Así, la próxima vez que una tarea necesite un par de manos extra, podrá asignarlas en un santiamén.

Asignar varias personas a la misma tarea en ClickUp

Planificar en torno a las dependencias para evitar el uso excesivo de recursos limitados

El repartidor de pizza no llegará a su puerta a menos que pueda aparcar primero. Si la entrada de su casa está llena, se cancela la fiesta de la pizza, y eso simplemente no es una opción.

Del mismo modo, los proyectos tienen intrínsecamente dependencias -Relaciones entre tareas y recursos que afectan a su disponibilidad.

Consideremos las dependencias de recursos, en las que varias tareas requieren el mismo recurso limitado. Supongamos que necesita 10 nuevos gráficos diseñados para el viernes, pero sólo tiene un diseñador en el equipo que ya está asignado a otros proyectos hasta el miércoles.

En este caso, tendría que ajustar el calendario del proyecto para que se adapte de forma realista a la disponibilidad limitada de su equipo. O contratar a otro diseñador gráfico, ya sea a tiempo completo o autónomo, que le proporcione la compatibilidad necesaria para cumplir los plazos.

Reprogramar dependencias para visualizar el impacto de los cambios de fecha límite en las tareas dentro de la vista Gantt en ClickUp

Las dependencias de tareas también se producen cuando el progreso de una tarea depende del progreso de otra tarea. Por ejemplo, tiene que esperar a recibir los comentarios de los clientes antes de completar las revisiones del proyecto de acuerdo con sus peticiones. Es como estirar la masa de una pizza y convertirla en una tarta perfecta antes de añadir los sabrosos ingredientes

Escalona y programa las tareas en función de estas dependencias. Vigila los posibles cuellos de botella y asegúrate de que nadie se quede esperando demasiado tiempo. Mantén una comunicación constante sobre las tareas pendientes y los elementos de acción, y ajusta las expectativas en función de los retrasos del proyecto.

Considere la posibilidad de adoptar un Ágil o Scrum gestión de proyectos para eliminar o evitar dependencias. Dependencias de ClickUp le ayudan a mapear los vínculos entre tareas y recursos. De este modo, podrá controlar todas las dependencias de su proyecto antes de que tengan la oportunidad de convertirse en bloqueos.

Aquí tienes más formas de que las dependencias mantengan centrado a tu equipo:

• Todo el mundo sabe siempre lo que hay que priorizar primero, lo que hay que esperar, y lo que viene a continuación en la tubería. Menos falta de comunicación y más trabajo terminado
• ClickUp avisa a las personas asignadas cuando se desbloquean sus tareas o se añaden o eliminan dependencias. Esto elimina el "juego de la espera " para que los miembros del equipo puedan centrarse únicamente en las tareas procesables mientras tanto.
• Advierte a las personas antes de cerrar las tareas que están a la espera de otras tareas, evitando que se salten u olviden requisitos clave

Puede añadir dependencias a tareas individuales manualmente, o visualmente dibujando enlaces entre tareas en una carpeta (diagrama de) Gantt .

Mostrar relaciones entre tareas y hitos en vista Gantt en ClickUp

Seguimiento del progreso y reasignación de recursos en consecuencia

En el mejor de los casos, usted ajusta los recursos para un proyecto y éste se desarrolla según lo previsto. Pero si se producen retrasos o cambios, es posible que tenga que reasignar recursos.

Que no cunda el pánico La reasignación es una parte normal de la gestión de recursos.

El primer paso es mantener una estrecha vigilancia sobre la capacidad del equipo en lo que se refiere al cumplimiento de los requisitos del proyecto. Hágase las siguientes preguntas cuando analice su capacidad actual:

• ¿Están sobrecargados algunos miembros del equipo?
• ¿Algunos empleados han dejado de estar disponibles repentinamente debido a factores incontrolables como cortes de Internet, dimisiones o reasignación a otro proyecto?
• ¿Corren peligro de perderse hitos clave?
• ¿Ha cambiado el alcance de su proyecto, lo que requiere un trabajo adicional inesperado?

Si es así, el siguiente paso es comunicar los cambios a su cliente o partes interesadas del proyecto . Manténgalos informados del progreso del proyecto con la mayor antelación y frecuencia posibles, incluidos los posibles cambios de alcance o retrasos.

Esto ayuda a gestionar las expectativas, de modo que es menos probable que los cambios o contratiempos pillen desprevenidos, decepcionados o sorprendidos a los interesados.

El proceso de asignación de recursos puede implicar la reestructuración del proyecto y la búsqueda de miembros adicionales del equipo que ayuden con el trabajo extra. Algunas empresas crean un plan de asignación de recursos de reserva, identificando a los empleados con las aptitudes pertinentes que puedan cubrir las necesidades o manteniendo un grupo de autónomos que puedan ofrecer compatibilidad sobre la marcha.

También puede ser necesario ajustar los cronogramas y plazos de todas las tareas del proyecto para reflejar la capacidad del equipo y tener en cuenta los retrasos imprevistos.

Asignar recursos y reasignar tareas en el futuro puede suponer mucho trabajo, pero no tiene por qué ser un trabajo duro

Considere la posibilidad de utilizar herramientas de gestión de recursos que mantienen a su equipo en seguimiento con visibilidad centralizada. No hay necesidad de desenterrar todas sus hojas de cálculo, documentos y post-its, o cambiar constantemente entre los calendarios de todos los miembros de su equipo.

Puede que no seamos imparciales, pero creemos que ClickUp es una herramienta excelente (¿nos atreveríamos a decir la mejor?) para la asignación de recursos. Reúne toda esa información en un único lugar para que pueda realizar un seguimiento de su progreso y de la capacidad de su equipo en tiempo real. Puede crear cuadros de mando personalizables para ver cómo lo está haciendo su equipo y dónde puede quedarse rezagado.

Es una forma de Diggs utiliza ClickUp para estar al día de sus proyectos. ¿Los resultados? Mayor transparencia en gestión de la carga de trabajo menos tiempo dedicado a la comunicación de ida y vuelta, y un uso más productivo del tiempo de todos.

Para nosotros, ¡todo son ventajas!

Minimizar la fluencia del alcance

Puedes pedir lo que creas que es suficiente pizza para todos los asistentes a tu fiesta, pero no siempre puedes prever cuánto van a comer. ¿Qué pasa si inesperadamente te quedas sin pizza?

Aparte de derramar algunas lágrimas (comprensiblemente), ahora tienes que cambiar de marcha para cumplir tu meta de dar de comer a todos tus invitados.

Este es un caso de ampliación del ámbito -Un proyecto se extiende más allá de su alcance original y requiere recursos adicionales, como tiempo, dinero y personal. La ampliación del alcance amenaza el éxito del proyecto al añadir trabajo extra sin ampliar el cronograma del proyecto, lo que supone una presión adicional para que los miembros del equipo hagan más en menos tiempo.

Puede hacer todo lo posible por evitar la ampliación del alcance estableciendo límites firmes en la declaración de alcance del proyecto, pero a veces es inevitable. En esos casos, una buena gestión del cambio pone en marcha estructuras y procesos para mitigar la ampliación del alcance.

Establece la expectativa de que los responsables de la toma de decisiones te informarán de los cambios de alcance lo antes posible y te darán el espacio y el tiempo para reasignar o añadir recursos en consecuencia.

Seguir la corriente es importante, pero también lo es evitar el exceso de trabajo sobrecargando al equipo Al fin y al cabo, tienen que ir a una fiesta de pizzas.

Ejemplos y plantillas de asignación de recursos

Supongamos que eres un gestor de proyectos encargado de lanzar un campaña de marketing de influencers para Marinara, una app móvil de productividad con cronómetro Pomodoro. Aquí tienes un ejemplo de cómo podría ser tu plan de asignación de recursos:

1. Define el alcance de tu proyecto: Promocionar Marinara en 10 cuentas de TikTok centradas en la productividad con más de 50.000 seguidores en el cuarto trimestre.
2. Definir los recursos: El presupuesto del proyecto es de 10.000 dólares. Tu equipo está formado por un responsable de marketing de influencers, un responsable de marketing de producto, un informático y un especialista en nóminas.
3. Asignación de tareas: El responsable de marketing de influencers identificará a los influencers y se comunicará con ellos. El responsable de marketing de producto se encargará desolidificará los mensajes sobre los productos y creará un kit de marca que sirva de referencia a las personas influyentes. Mientras tanto, el responsable de TI dará acceso a la app y solucionará problemas técnicos. El responsable de RR.HH. recogerá la documentación de las nóminas y se asegurará de que los influencers cobren por su trabajo.
4. Planificar en función de las dependencias: El responsable de marketing de producto también está trabajando en el lanzamiento de una nueva función en octubre, por lo que planificarás que completen sus tareas en septiembre. El PM creará una lista de copia de seguridad de influencers con los que contactar en caso de que alguno se eche atrás.
5. Seguimiento del progreso: Esta campaña de marketing abarcará de agosto a noviembre con cinco hitos principales. Si una persona tiene demasiada capacidad, añada recursos al equipo o amplíe el cronograma del proyecto en consecuencia. Supervisará el progreso en ClickUp a través de paneles de control y comunicará si hay algún plazo que corra el riesgo de incumplirse.
6. Minimizar el desvío del alcance: Digamos que Marinara quiere 15 TikToks, o influenciadores con más de 100k seguidores en su lugar. Deberían solicitar cambios en el alcance del proyecto antes de finales de agosto para seguir el cronograma actual del proyecto. De lo contrario, se acordará cambiar el cronograma del proyecto para acomodar el cambio en el alcance. A continuación, el PM identificará y se pondrá en contacto con otros influencers que se ajusten a esos requisitos.

¿Listo para identificar y asignar tus recursos? ClickUp ¡está aquí para ayudarte! Registrarse es totalmente gratuito/a y puede empezar a utilizarlo en segundos. Empiece con esta asignación de recursos plantillas diseñadas para acelerar la gestión de proyectos ¡hoy mismo!

La plantilla de asignación de recursos de ClickUp

Utilice la plantilla de asignación de recursos para hacer un seguimiento de los presupuestos o del tiempo de su equipo creativo

Plantilla de asignación de recursos de ClickUp

le ayuda a realizar un seguimiento de la capacidad y disponibilidad de todos los recursos de su organización en un solo lugar. Incluye estas prácticas vistas:

• Vista Lista : Vea todas las tareas en una sola lista. Agrupa, ordena y filtra las tareas pendientes con facilidad. Organícelas como más le convenga, ya sea por clientes, proyectos, etc
• Vista Tablero : Vea y mueva las tareas en este Tablero estilo Kanban que organiza los elementos de acción por estado.
• [Vista Carga de trabajo](https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6310449699735-Use-Carga de trabajo-view) : Visualice la cantidad de trabajo que se ha asignado a cada miembro del equipo durante un periodo de tiempo específico, como una semana, dos semanas o un mes. Compare la carga de trabajo asignada a cada persona con su capacidad global.

Esta plantilla es totalmente personalizable para adaptarse a sus necesidades gestión de recursos flujos de trabajo. Aproveche esta plantilla para obtener una panorámica completa de la capacidad de su equipo y del progreso hacia la finalización del proyecto y los entregables.

Descargar esta plantilla

Plantilla de planificación de recursos de ClickUp

Utilice la plantilla de planificación de recursos para comprobar los anchos de banda de campañas y equipos en varias vistas

Plantilla de planificación de recursos de ClickUp

ofrece diversas formas de visualizar y asignar los recursos a todo el equipo.

Además de las vistas incluidas en la primera plantilla, esta plantilla proporciona dos vistas más:

• Vista Cronograma : Visualice su planificación de forma lineal en un cronograma. Perfecto para planificar recursos y hojas de ruta
• Vista Gantt : Visualice sus tareas y sus dependencias en una pantallaCronograma de Gantt. Evalúe rápidamente cualquier obstáculo o atasco para que su proyecto siga avanzando.

Esta plantilla le ayuda a planificar de forma proactiva los recursos disponibles, incluidos los presupuestos y los calendarios de los miembros del equipo. Como todas nuestras plantillas, es personalizable, para que pueda adaptarla a sus necesidades y hacerla suya.

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La asignación de recursos es un trabajo en curso constante

No basta con asignar recursos antes de que empiece el proyecto y darlo por terminado. Hay que mantener el pulso de los proyectos, equilibrando cuidadosamente la capacidad del equipo con los requisitos del proyecto. Como los factores que pueden influir en el intento correcto del proyecto cambian constantemente, también hay que ser lo bastante flexible para ajustar la estrategia de asignación de recursos según sea necesario.

ClickUp es lo mejor software de gestión de proyectos para equipos, con un robusto conjunto de funciones para ayudarle a gestionar sus recursos, mantener el rumbo de sus proyectos y conseguir que las cosas se terminen rápidamente. Ayudamos a los gestores de proyectos y a los responsables clave de la toma de decisiones a asignar recursos y a supervisar el ciclo de vida completo de los proyectos como profesionales.

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