Cuando te piden que aceptes nuevos proyectos, siempre quieres decir que sí. Lo difícil es saber hasta qué punto ese "sí" es realista para la carga de trabajo actual de tu equipo.
Aquí es donde la planificación detallada de la capacidad realmente brilla y por qué es una pieza tan crítica de la gestión de proyectos para equipos de todos los sectores.
Los conocimientos derivados de una planificación adecuada de la capacidad ayudan a las empresas a determinar si pueden contratar a nuevos miembros o asumir nuevos proyectos sin perder de vista la carga de trabajo de su equipo actual. Sin presiones. 😅
La buena noticia es que hay un montón de herramientas de planificación de la capacidad disponibles para ayudarle en este viaje, por no hablar de los cursos en línea, blogs y -nuestro favorito- ¡plantillas!
Aprenda más sobre cómo todo su equipo puede beneficiarse de una sólida base de datos plantilla de planificación de cuentas y acceso a 10 de las mejores plantillas de capacidad gratuitas del mercado.
¿Qué es una plantilla de planificación de capacidad?
La capacidad se refiere a la cantidad máxima de trabajo que puede asumir un equipo o una persona en un momento dado, pero también puede utilizarse en referencia a la cantidad de recursos de que dispone una empresa o un equipo para un proyecto específico. Planificación de la capacidad es el proceso de medir los recursos, el tiempo y los miembros del equipo necesarios para completar diferentes proyectos con el fin de identificar áreas para nuevas oportunidades de negocio, es decir, la capacidad de asumir más proyectos, nuevas contrataciones o tareas en un día.
Utilice la vista de carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte fácilmente tareas para reasignar recursos
Aunque los gestores de proyectos suelen encargarse de la mayor parte de la planificación de la capacidad, todos los implicados deben tener acceso a la información, incluidos los interesados, otros miembros del equipo, los departamentos afectados y los clientes.
Dado lo mucho que depende de la precisión de la planificación de la capacidad, empezar con una plantilla es la mejor opción.
Existen potentes plantillas de planificación de la capacidad de muchas formas y pueden crearse utilizando diferentes métodos software de gestión de recursos o incluso PowerPoint y Excel .
Las plantillas de planificación de la capacidad le ayudan a gestionar de forma sencilla y realista sus recursos para ver cuáles están por debajo, por encima o al límite de su capacidad. Estos recursos pueden incluir materiales, tiempo y presupuesto, pero lo más importante es su personal
Además, las plantillas hacen que los informes de planificación de la capacidad sean más limpios, fáciles de leer y más organizados que cuando se empieza desde cero. Pero antes de suscribirse a cualquier prueba gratuita en busca de su próxima plantilla, hágase estas grandes preguntas:
- ¿Se trata de una plantilla prediseñada y personalizable?
- ¿Se adaptará a mis proyectos y procesos actuales?
- ¿Podremos utilizarla mi equipo y yo lo antes posible?
- ¿Es gratuita?
No es mucho pedir De hecho, hay incluso más cualidades imprescindibles que debe buscar en su próxima plantilla de planificación de la capacidad, y podemos ayudarle a acceder a todas ellas de forma gratuita. 😎
Características imprescindibles en una plantilla de planificación de la capacidad
Lo más importante de la planificación de la capacidad es la información práctica. La asignación precisa de recursos es el secreto para tomar decisiones estratégicas sobre el trabajo que se asume y asegurarse de que se puede entregar dentro de sus límites específicos requisitos del proyecto .
Cree cuadros de mando personalizados en ClickUp para obtener una visión general de alto nivel de todo su trabajo
Necesita poder añadir información detallada del proyecto a su plantilla para tener una visión más completa de las capacidades y recursos del equipo. Esto incluye el nombre del proyecto, todas las personas involucradas, todas las tareas relacionadas, el cronograma del proyecto fechas clave, plazos, hitos coste, demanda y mucho más
Puede parecer mucho pedir, pero el éxito de la planificación de la capacidad tiene una repercusión positiva significativa en los resultados finales, por lo que querrá ser minucioso y reflexivo con este proceso. He aquí más elementos esenciales que debe buscar en una plantilla de planificación dinámica de la capacidad:
- Múltiples vistas del proyecto para ver el panorama general de todas las tareas y recursos necesarios en un proyecto
- Cuadros de mando e informes para una visión de alto nivel de tu proyecto y de las capacidades actuales de carga de trabajo
- Gestión de tareas para seguir el progreso y la asignación de recursos
- Múltiples asignatarios y observadores para delegar el trabajo equitativamente entre el equipo
- Comentarios chat y funciones de colaboración para mantener informados a todos los miembros del equipo
- Límites y umbrales de capacidad para asegurarse de que nadie está sobrecargado de tareas
- Funciones de priorización para organizar tareas y proyectos en función de la necesidad inmediata y los recursos disponibles
10 plantillas de planificación de la capacidad para ClickUp, Excel, etc
Antes de apilar los proyectos y asignar un montón de nuevas tareas, es importante que los gestores de proyectos sepan exactamente qué y cuánto hay ya en el plato de cada miembro del equipo. Evaluar con precisión y frecuencia el ancho de banda de tu equipo garantiza que cada proyecto se complete a tiempo, dentro del presupuesto y con el menor estrés añadido posible. 💜
¡Estas son 10 de nuestras plantillas de planificación de capacidad favoritas para esto mismo! No sólo son cada una de estas plantillas personalizables, minuciosas e intuitivas-también son completamente libres de usar. 🤩
1. Plantilla de planificación de la capacidad de los empleados por ClickUp
Vista de la Carga de Trabajo Maestra utilizando la Plantilla de Carga de Trabajo de Empleados por ClickUp
De las más de 15 formas personalizables de gestionar sus proyectos en ClickUp, Vista de la carga de trabajo es el único desglose totalmente transparente y objetivo de las tareas pendientes semanales de su equipo, basado en la persona asignada, el tiempo estimado por tarea, el número de tareas y mucho más. Dominar la vista Carga de trabajo puede sonar como una tarea elevada en sí misma, pero la Plantilla de planificación de la capacidad de los empleados de ClickUp hace que esto, y mucho más, sea significativamente más fácil.
Esta plantilla avanzada le ayuda a gestionar las capacidades individuales y de equipo utilizando algunas de las funciones más potentes de ClickUp para ver cuánto trabajo se está asignando a la vez. Esta plantilla también le ayuda a implementar gestión de la carga de trabajo prácticas como establecer estimaciones de tiempo, medir el volumen de tareas, etc. En esta plantilla Lista encontrará cinco vistas de proyecto, siete campos personalizados, dos estados de tarea personalizados y una guía de inicio en Documentación de ClickUp para ayudarle a planificar las capacidades de la forma más eficaz posible. Descargar esta plantilla
2. Plantilla de planificación de recursos de ClickUp
Distribuya recursos con facilidad utilizando la Plantilla de Planificación de Recursos de ClickUp
La organización es clave cuando se trata de tomar decisiones estratégicas para su equipo o departamento. Con cinco estados personalizados, ocho campos personalizados y múltiples vistas, la plantilla Plantilla de planificación de recursos de ClickUp es la plantilla más completa y versátil para planificar y asignar recursos .
Utilice esta plantilla para principiantes para distribuir los recursos con facilidad, sean cuales sean El sitio Plantilla de planificación de recursos es la herramienta ideal para crear rápidamente sistemas organizados en torno a cada tipo de recurso.
Esta plantilla se puede personalizar para adaptarse a cualquier caso de uso y viene pre-construida para alinearse naturalmente con equipos de marketing y crecimiento que buscan establecer calendarios claros y productivos para tareas como la creación de marca, la promoción en redes sociales, el diseño web y mucho más. Además, esta plantilla utiliza algunas de las herramientas favoritas del gestor de proyectos Funciones de ClickUp para que todo encaje, incluidas las vistas Gantt y Timeline. Descargar esta plantilla
3. Plantilla de planificación semanal de la capacidad de recursos de ClickUp
Visualice las capacidades del equipo utilizando la Plantilla de Planificación Semanal de Recursos de ClickUp
Si le encantó la vista Carga de trabajo de la Plantilla de planificación de la capacidad de los empleados, le encantará aún más aquí. Los gerentes pueden personalizar su vista de Carga de Trabajo utilizando la Plantilla de Planificación Semanal de Recursos de ClickUp para visualizar las capacidades individuales y generales del equipo y determinar dónde o si podrían utilizarse de manera más productiva en otro lugar.
Obtenga una vista de alto nivel de la carga de trabajo de cada coordinador de proyecto mediante el número de tareas que tiene en su plato para ese día, semana o mes. No sólo verá el número de tareas de las que cada miembro es responsable ese día, sino que también encontrará el nombre, la duración y el estado de cada tarea para una visibilidad instantánea de su progreso. Descargar esta plantilla
4. Plantilla de planificación de capacidad Kanban de ClickUp
Reasigne recursos, tareas y tiempo con la plantilla de planificación de capacidad Kanban de ClickUp
Hay más de una manera de gestionar y planificar las capacidades del equipo, y la plantilla de planificación de la capacidad Kanban por ClickUp gets that. Utilice Vista de tablero de ClickUp dentro de esta plantilla detallada para profundizar en la carga de trabajo de su equipo, el estado de las tareas y el progreso, incluso al minuto.
Otra forma de aumentar el valor de esta versátil plantilla es con su función preintegrada Tablero Kanban para ordenar las cargas de trabajo de su proyecto por propietario de la tarea para ver al instante cómo el trabajo se distribuye de manera uniforme entre el equipo. Y si un miembro de tu equipo está sobrecargado, retrasado o le sobra tiempo, puedes hacer ajustes fácilmente arrastrando y soltando tareas de un propietario a otro, creando subtareas o añadir asignados, todo ello directamente desde tu Tablón. Descargar esta plantilla
5. Plantilla de lista de planificación de capacidades de ClickUp
Supervise todos los recursos actuales con la Plantilla de Lista de Planificación de Capacidades de ClickUp
Los gestores de proyectos adoran las vistas Gantt, Workload, Timeline y Board por su naturaleza altamente visual, Vista de lista en ClickUp es otra solución flexible para hacer inventario de las tareas y la carga de trabajo de su equipo.
Sin embargo, esta no es la típica lista de tareas pendientes. 👀
La plantilla de lista de planificación de capacidad de ClickUp es la vista completa de los recursos actuales con la que siempre ha soñado. Esta plantilla hace el trabajo pesado en términos de configuración de su lista para mantener los flujos de trabajo funcionando sin problemas con características que incluyen cinco estados personalizados pre-construidos y ocho campos personalizados.
Lo más valioso de esta plantilla para gestores y miembros del equipo es lo intuitiva y organizada que es la vista de Lista. Tanto si trabajas con partes interesadas del proyecto además, con la misma facilidad con la que arrastra las tareas por el tablero Kanban, puede reasignar recursos y editar tareas moviéndolas hacia arriba o hacia abajo en la lista. Además, tan fácil como arrastrar tareas a través de un tablero Kanban, puedes reasignar recursos y editar tareas moviéndolas hacia arriba o hacia abajo en tu Lista.
Las columnas que ves en tu Lista son completamente personalizables para mostrar más información que realmente te interesa. Elija qué campos personalizados, comentarios, asignados, Etiquetas o las fechas de vencimiento aparecen en su Lista para saber qué recursos van a dónde y cuál es el estado de su uso, todo de un vistazo. Descargar esta plantilla
6. Plantilla de planificación de la capacidad de las cuentas de ClickUp
Supervise los recursos necesarios para desarrollar nuevos negocios utilizando la plantilla de planificación de capacidad de cuentas de ClickUp
Como dicen, las ventas hacen que el mundo gire. 💸
En Plantilla de planificación de la capacidad de las cuentas de ClickUp es una necesidad tanto para los gestores de cuentas como para los gestores de proyectos. Con cinco estados personalizados para tareas bloqueadas, completadas, en curso, en revisión y por hacer, todo el mundo dispone de total transparencia en la distribución de recursos entre cuentas. Esta plantilla también incluye cinco vistas de proyectos para priorizar las capacidades actuales de las cuentas e identificar áreas para nuevas oportunidades.
Al igual que la plantilla de planificación de la capacidad de los recursos de ClickUp, que puede personalizarse para adaptarla a su forma de trabajar, la plantilla de planificación de la capacidad de las cuentas es muy visual y está diseñada para ayudarle a gestionar los recursos de las cuentas desde todos los ángulos. Organice sus cuentas utilizando las vistas preconfiguradas de Tablero, Gantt, Cronograma o Lista y, a continuación, recurra a los ocho Campos personalizados para obtener visibilidad de los miembros del equipo, los contactos, la salud y los ingresos relacionados con cada cuenta. Descargar esta plantilla
7. Plantilla simple de planificación de la capacidad para Excel
Plantilla simple de planificación de la capacidad para Excel
Aunque las plantillas de ClickUp pueden personalizarse y adaptarse a una amplia gama de casos de uso en todos los sectores, esta Plantilla simple de planificación de capacidad para Excel se ha creado específicamente para que los gestores de proyectos de plantas e instalaciones determinen las capacidades de producción.
También es compatible con Hojas de cálculo de Google esta plantilla Simple Sheets incluye dos hojas, fórmulas predefinidas, gráficos visuales y cuadros de mando para organizar y analizar datos relacionados con la cadena de suministro y las necesidades operativas . Aunque Excel es su herramienta de eficacia probada para la planificación de la capacidad además, esta plantilla incluye una hoja de introducción con instrucciones sobre términos, información general y preguntas frecuentes.
La naturaleza plug-and-play de esta plantilla es ideal para alcanzar métricas calculadas automáticamente y mostrarlas como tablas o gráficos utilizando Excel.
¿El inconveniente?
Aunque las primeras plantillas de Smart Sheet son gratuitas, las siguientes te costarán 50 dólares. ✨ Descargar esta plantilla
8. Plantilla de planificación de la capacidad de recursos para Excel
Plantilla de planificación de la capacidad de recursos para Excel
Si su empresa ya ha invertido en Excel o si desea obtener más información sobre los pormenores de cómo la planificación de la capacidad puede afectar a su negocio en un plazo de 12 meses, considere esta plantilla de planificación de la capacidad de recursos para Excel.
Aunque requiere un poco más de tiempo para configurarla y una atención frecuente para mantenerla actualizada, los gestores de proyectos pueden utilizar esta plantilla para calcular las capacidades de recursos y planificar sprints utilizando Excel. Antes de empezar, esta plantilla ofrece siete recomendaciones para utilizar el libro de trabajo de forma más eficaz y configurar correctamente la hoja de datos. Descargar esta plantilla
9. Plantilla de planificación de la capacidad de Coda
Plantilla de planificación de la capacidad de Coda
En verdadero Coda la Plantilla de planificación de la capacidad de Coda aporta las ventajas de la planificación de la capacidad en un editor de documentos dinámico para supervisar datos, equipos y recursos en una página digital infinita.
Esta plantilla desglosa la planificación de la capacidad en tres categorías claras:
- Proyectos
- Recursos disponibles (personas)
- Calendario del proyecto
En la parte superior de su documento, verá su capacidad total disponible y el promedio actual de horas trabajadas por semana de su equipo. Más abajo, encontrará tablas y gráficos incrustados para añadir más detalles a cada una de estas categorías, incluidos el inicio y las fechas, las funciones, la disponibilidad y los nombres de las tareas.
Bonus: **Comparar Coda con Airtable La mayor ventaja de esta plantilla es su facilidad de uso. La interfaz limpia de Coda hace que la planificación de la capacidad resulte algo menos desalentadora, aunque carece de la profundidad, el detalle y la transparencia de la carga de trabajo de otras plantillas de esta lista. Descargar esta plantilla
10. Plantilla de planificación de la capacidad del equipo de recursos por Slide Team
Plantilla de planificación de la capacidad del equipo de recursos por Slide Team
¿Por qué nos encanta esta plantilla de planificación de la capacidad del equipo de recursos para PowerPoint? Porque es la plantilla perfecta para tener a mano al presentar actualizaciones y propuestas de proyectos a las partes interesadas
Edite su paquete de diapositivas directamente en PowerPoint para presentar gestión de recursos la plantilla muestra los recursos disponibles, su utilización y asignación en función de las capacidades individuales y del equipo. Como toda presentación convincente que se precie, esta plantilla representa los datos visualmente mediante gráficos y diagramas que muestran los recursos que están por encima, por debajo o al límite de su capacidad. Descargar esta plantilla
Hágalo realidad con una plantilla ClickUp personalizada
Éstas son sólo 10 de las miles de plantillas de planificación de la capacidad que circulan por la Web. Y aunque es increíble tener tantas opciones a nuestro alcance, también es un poco abrumador. Evite invertir en una plantilla que le lleve más tiempo del que merece, que carezca de flexibilidad o que, simplemente, esté demasiado anticuada para ser útil.
En su lugar, elige una plantilla diseñada pensando en los equipos modernos: elige ClickUp ¡!
Las plantillas ClickUp de esta lista son sólo algunas de los cientos disponibles en su creciente Biblioteca de plantillas . Pero, ¿qué diferencia a sus plantillas del resto?
ClickUp es la única plataforma de productividad con más de 15 formas únicas de gestionar visualmente sus proyectos y la única plataforma con la vista Workload
Vea cómo su tiempo estimado por tarea se compara con el resto de su semana con la vista de carga de trabajo en ClickUp
Evalúe el ancho de banda mensual, semanal o diario de su equipo en un instante utilizando Vista de la carga de trabajo en ClickUp y empiece a trabajar en cuestión de segundos utilizando una de sus numerosas plantillas de planificación de la capacidad para esta completa vista de proyecto.
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