La planificación de recursos y la gestión de proyectos son dos caras de la misma moneda. 🪙
En pocas palabras: un plan de recursos indica exactamente lo que hay que gestionar para un proyecto. Sencillo, ¿verdad?
Pues no exactamente. Un recurso puede consistir en muchas cosas, como personas, tecnología, materias primas y equipos, por nombrar algunas. Además, cada recurso tiene su propio coste, conjunto de dependencias, procesos y limitaciones .
En equipos interfuncionales superiores y partes interesadas del proyecto para mantenerlos informados, es probable que sus recursos humanos reales estén repartidos entre distintos departamentos o niveles. ¿Y qué hay de la tecnología necesaria para llevar a cabo el proyecto? Puede que ya la tengas, o puede que haya que construirla o comprarla.
Y así de sencillo, la planificación de recursos se complica. 😳
Aunque cada proyecto es único, existen patrones comunes entre ellos que pueden y deben repetirse. Por eso las plantillas de planificación de recursos cambian tanto las reglas del juego para los gestores de proyectos. Puede que la planificación de recursos nunca sea fácil, pero sin duda puede ser mucho más sencilla 🙌🏼
Considere este artículo como su sistema de apoyo a la planificación de recursos, en el que se explica exactamente qué es una plantilla de planificación de recursos, qué debe incluirse en ella y, como gran colofón, 10 ejemplos fantásticos que le ayudarán a empezar.
¿Qué es una plantilla de planificación de recursos?
Un plan de recursos le ayuda a gestionar y asignar los recursos necesarios para completar un proyecto. También puede garantizar la gestión de recursos en toda la organización Estos recursos incluyen los propios locales, equipos, activos, etc.
Y, por si fuera poco, aquí viene la parte complicada: el plan de recursos tiene que ajustarse perfectamente al calendario y al presupuesto para evitar gastos excesivos durante la fase de ejecución.
En general, hay dos tipos de recursos:
- Almacenables
- No almacenables
Los recursos almacenables están disponibles hasta que se agotan, mientras que los no almacenables deben reponerse periódicamente o utilizarse sólo en momentos concretos.
Dicho esto, es fundamental recordar que cualquier cosa que necesites para ejecutar tu proyecto es un recurso. Esto incluye materiales, herramientas, equipos e incluso a tu equipo Es mucho lo que hay que tener en cuenta y por eso es tan importante organizar los recursos con suficiente antelación con la ayuda de un sistema de gestión de recursos designado
/ref/ https://clickup.com/blog/resource-management-tools/ herramienta de gestión de recursos /%href/
, ERP o plantilla de planificación de recursos de proyectos.
Una plantilla de planificación de recursos es un anteproyecto para esas preguntas candentes que todo gestor de proyectos se hace:
- ¿Cómo me aseguro de que el proyecto se termine sin sobrecargar de trabajo a mi equipo?
- ¿Cómo podemos entregarlo a tiempo y dentro del presupuesto?
Dependiendo de la software de gestión de proyectos preferido su plantilla de planificación de recursos puede incluir fórmulas, tablas preconstruidas, vistas de proyectos o cuadros de mando para agilizar el proceso de configuración y proporcionar información sobre la marcha.
10 Plantillas de planificación de recursos
Es difícil elegir sólo una plantilla de planificación de recursos cuando hay tantas entre las que elegir, pero estas 10 cubrirán todas las funciones que pueda necesitar
Especialmente si su empresa ya ha invertido en Microsoft o Productos de Google para crear tus flujos de trabajo, te ofrecemos varias opciones para ayudarte a encontrar la más adecuada Pero no te sientas abrumado sólo por el coste: algunas de las plantillas más valiosas de esta lista son tan potentes como rentables Es decir, gratuitas. 😎
Accede a cualquiera de estas 10 plantillas directamente desde este post para mejorar tus procesos de planificación y observa cómo los recursos empiezan a fluir 🤩
1. Plantilla de planificación de recursos ClickUp
Plantilla de planificación de recursos ClickUp
Adecuado gestión de la carga de trabajo debe garantizar que tanto el cliente como el equipo del proyecto son conscientes de su alcance y responsabilidades, así como proporcionar un calendario claro de cuándo deben completarse las tareas para cumplir los plazos
Lo universal Plantilla de planificación de recursos ClickUp está diseñada para ayudar a agilizar la asignación de recursos y la gestión de tareas proporcionando una estructura estandarizada para todo su trabajo. La función Campos personalizados de ClickUp organiza los detalles más importantes para que todo el mundo tenga acceso a la misma información:
- Presupuestos asignados, Presupuestos restantes, y Costes reales: Elija la moneda que prefiera
- Equipos: Mantenga claras las responsabilidades con los equipos asignados por marca, grupo o departamento
- Duración del proyecto (días): Sume la cantidad total de días dados para el proyecto
- Notas de recursos: Seguimiento de detalles importantes sobre todos sus recursos
- Clientes: Realizar un seguimiento de varios clientes
- Coordinador del proyecto: Asigna al PC que supervisa el proyecto de principio a fin
*Si tiene un equipo de coordinadores de proyecto, tenemos una vista de proyecto creada especialmente para usted. Eche un vistazo a la plantilla nº 4 Descargar esta plantilla
2. Plantilla de carga de trabajo de ClickUp Resource Planning
Plantilla de carga de trabajo de planificación de recursos ClickUp
Si está experimentando una temporada de cargas de trabajo desequilibradas en su equipo, hay una forma de despejar la niebla. Y todo lo que se necesita es una configuración única. (Pero eso ya lo hemos hecho por ti) 😉
Al tener en cuenta las capacidades y habilidades de cada empleado o equipo, los gestores de proyectos pueden crear calendarios que maximicen la eficiencia al tiempo que minimizan los factores de riesgo en el camino. Con este enfoque, los equipos estarán mejor equipados para cumplir los plazos sin dejar de ofrecer resultados de alta calidad durante todo el ciclo de vida del proyecto.
La vista Gantt de esta plantilla de ClickUp le permite visualizar diferentes proyectos para que pueda ver el impacto que un cambio podría tener en otros calendarios. Esto no sólo ayudará a minimizar las interrupciones, sino que también garantizará que los proyectos sigan por buen camino.
Consejo profesional Tome recursos planificación de la capacidad ¡a un nivel superior con las funciones Perfiles y Mi trabajo de ClickUp! Los perfiles le ofrecen una ventana a las responsabilidades de cada persona para que pueda añadir recordatorios, realizar ajustes o ver en qué van a trabajar a continuación. Descarga esta plantilla
3. Plantilla de cronograma de planificación de recursos ClickUp
Plantilla de calendario de planificación de recursos de ClickUp
Para garantizar la finalización con éxito de un proyecto, es importante que el jefe de equipo tenga en cuenta los posibles riesgos a la hora de crear sus planes de recursos. Esto incluye:
- Evaluar la disponibilidad de recursos en distintos momentos
- Comprender y abordar las limitaciones de recursos
- Anticipar posibles interrupciones o retrasos
Cualquier edición realizada en proyectos y tareas directamente desde la vista de cronograma de ClickUp enviará actualizaciones a todos los implicados. Una vez asignado el trabajo, los miembros del equipo pueden realizar fácilmente un seguimiento por días o semanas para comprobar la disponibilidad de recursos.
La vista Línea de tiempo visualiza la cantidad de trabajo que cada miembro del equipo tiene asignado durante un periodo de tiempo seleccionado: una semana, dos semanas o un mes. Además, esta plantilla le ayudará a evaluar si determinadas tareas se dividirían entre varios empleados o si deberían asignarse a una sola persona. Esto es útil para subcontratación de agencias porque le dará una mejor visión de lo que tiene disponible.
Aprende la diferencia entre **Gráficos de Gantt y líneas de tiempo ! Descargar esta plantilla
4. Plantilla de planificación de recursos para el coordinador de proyectos de ClickUp
Plantilla de planificación de recursos para el coordinador de proyectos de ClickUp
Los coordinadores de proyectos tienen sus propios deberes y tareas independientes de los proyectos. Esta plantilla es una excelente herramienta de planificación de recursos para que un equipo de coordinadores de proyectos se alinee con el trabajo de los demás.
Por ejemplo, un coordinador de proyecto está organizando un plan de recursos para una actualización de producto de alta prioridad que incluye desarrolladores específicos, arquitectos de sistemas, marketing y otros miembros del equipo para todo el mes de julio.
Con esta información fácilmente disponible, los equipos estarán mejor equipados para ajustar rápidamente sus planes si es necesario sin comprometer sus plazos o añadir reuniones adicionales.
Consulte nuestra lista de.. herramientas de gestión de la carga de trabajo para aumentar la productividad de los equipos Descargar esta plantilla
5. ClickUp Plantilla de carga de trabajo del empleado
Plantilla de carga de trabajo de empleados de ClickUp
A la hora de asignar trabajo a los equipos de proyecto, los gestores deben tener en cuenta tanto el número de recursos disponibles como las necesidades del proyecto. Es importante asegurarse de que los equipos no estén sobrecargados de trabajo ni se les asignen tareas que superen sus capacidades.
Introduzca el Plantilla de carga de trabajo del empleado de ClickUp ¡! Gestione la carga de trabajo de su equipo y planifique futuros proyectos estableciendo semanalmente la capacidad de los miembros de su equipo.
Esta plantilla incluye dos vistas de carga de trabajo -Individual y Equipo- junto con campos personalizados para que pueda empezar con lo esencial:
- Asignado: Miembro del equipo responsable de la tarea
- Prioridad: indicador de prioridad Urgente, Alta y _Normal
- Tiempo Estimación: Tiempo asignado a cada tarea o subtarea
- **Equipo Equipo al que pertenecen la tarea y el asignado
- Fecha límite: Fecha de finalización Descargar esta plantilla ### 6. Plantilla ClickUp de planificación retrospectiva de recursos
Plantilla de planificación retrospectiva de recursos ClickUp
La planificación retrospectiva de recursos es un enfoque de gestión de proyectos que parte del objetivo final y trabaja hacia atrás para identificar y asignar recursos a cada tarea necesaria para alcanzar el resultado deseado.
Este método es una forma eficaz de que los equipos se mantengan organizados y se aseguren de que tienen todo lo que necesitan cuando lo necesitan. Al trabajar en orden inverso, los equipos pueden identificar rápidamente cualquier riesgo potencial.
Organice su plan del proyecto eficientemente y visualizar el trabajo en el Plantilla ClickUp de planificación retrospectiva de recursos . Si no conoce este método, ¡no se preocupe! La plantilla incluye una guía de introducción con pasos prácticos y un recorrido para ponerla en marcha. ⚒️ Descargar esta plantilla
7. Plantilla de planificación de cuentas ClickUp
Plantilla de planificación de cuentas ClickUp
La planificación de cuentas es una estrategia esencial de gestión de recursos que garantiza que las empresas dispongan de los recursos necesarios para alcanzar sus metas y objetivos específicos. Este tipo de planificación de recursos implica:
- Tomar decisiones sobre la mejor manera de asignar o reasignar recursos para maximizar la eficiencia y optimizar el rendimiento
- Examinar la base actual de recursos de una empresa
- Evaluar los puntos fuertes y débiles
En Plantilla de planificación de cuentas ClickUp es la plantilla de gestión que desea para la visibilidad de las partes interesadas y los equipos directamente implicados. Tiene vistas pre-construidas y campos personalizados para obtener la imagen completa de cada cuenta, incluyendo:
- Campos personalizados: Etapa de la cuenta, Ingresos mensuales, Salud de la cuenta, Contacto y Equipo
- Vista de tablero de cuentas por etapa: Todas las cuentas organizadas por cada etapa
- Vista Lista de Cuentas: Todas las cuentas agrupadas por estado Descargar esta plantilla ### 8. Plantilla de asignación de recursos ClickUp
Plantilla de asignación de recursos ClickUp
En Plantilla de asignación de recursos ClickUp es una herramienta estratégica para equipos de marketing y creativos para asignar fondos, asignar miembros del equipo, encontrar materiales o servicios necesarios para un proyecto y garantizar que se cumplen los presupuestos sin sacrificar la calidad. ✨
Está repleto de vistas diferentes para contemplar los recursos desde múltiples ángulos sin el trabajo administrativo adicional:
- Vista de la Junta del Proceso de Entrega: proyectos agrupados por Etapas del Proyecto
- Vista por lista de clientes: proyectos agrupados por nombre de cliente
- Por proyectos Vista de lista: proyectos agrupados por Tipo de entrega
- Vista de la carga de trabajo de los equipos: carga de trabajo de cada equipo para un período de tiempo determinado
- Vista de la carga de trabajo de los jefes de equipo: carga de trabajo de cada jefe de equipo en un periodo determinado Descargar esta plantilla ### 9. Plantilla Excel de Planificación de Recursos
vía Gestor táctico de proyectos Esta plantilla de Microsoft Excel para la planificación de recursos ofrece un formato bien organizado para separar los recursos del equipo. Esta plantilla estándar cubre los detalles necesarios para empezar a predecir con precisión los recursos necesarios para las próximas tareas, permitiendo así una mejor gestión del tiempo y ahorro de costes a largo plazo.
Si buscas algo más que una hoja de cálculo independiente, prueba otras plantillas gratuitas de planificación de recursos de ClickUp para poder colaborar con los equipos en un solo lugar Descargar esta plantilla
10. Plantilla de planificación de recursos de Google Sheets
a través de Google Workspace Marketplace
Las plantillas de planificación de recursos en Google Sheets son otra gran opción para los equipos que utilizan Google Workspace. Esta plantilla ayuda a construir un estructura de desglose del trabajo de varios niveles para cubrir todas las partes de la gestión de recursos. Si está familiarizado con los diagramas de Gantt, apreciará la limpieza de la navegación y la configuración inicial para empezar de inmediato.
**Consejo profesional: Integrar Google Drive con ClickUp para explorar tus unidades personales y de equipo sin salir de tu espacio de trabajo de ClickUp También tienes la opción de incrustar hojas de cálculo en tareas, comentarios, documentos, vistas y widgets del panel de control de ClickUp 🤩
Bonificación ***Software de estructura de desglose del trabajo* ! Descargar esta plantilla
Características imprescindibles en su plantilla de plan de recursos
TBH, hay mucho en juego en el éxito de su plantilla de planificación de recursos. 👀
La plantilla sienta las bases para una planificación precisa de los recursos antes y durante el proyecto. Las plantillas más útiles son fácilmente personalizables y construibles, por lo que puedes añadir detalles para proyectos más complejos o eliminar algunas capas para solicitudes más sencillas. Además, serán compatibles con las herramientas favoritas de su gestor de proyectos y de su gestor de proyectos, incluidos los diagramas de Gantt vista de calendario, programación, dependencias de tareas , planificación de la capacidad , nivelación de recursos y mucho más. 😮
Las más de 15 vistas de ClickUp proporcionan a las organizaciones una solución de pared a pared para cada equipo
Con la infinidad de plantillas que inundan cada búsqueda en Google, es crucial tener una idea de lo que se busca antes de comenzar el proceso de investigación. En lugar de cotejar listas de características con cualquier otra plantilla, cíñase a estos cuatro factores imprescindibles y no quedará decepcionado
- Múltiples vistas: Diferentes proyectos requieren diferentes formas devisualizar los flujos de trabajo y gestionar los recursos. Múltiples vistas de proyecto para estructurar sus tareas en forma de lista,calendario de recursoslas múltiples vistas del proyecto para estructurar las tareas en forma de lista, calendario de recursos, diagrama de flujo o tablero Kanban tienen un valor incalculable, especialmente para los miembros del equipo que estructuran sus cargas de trabajo de forma más específica
- Informes y perspectivas: Aunque es importante empezar a planificar los recursos antes de que comience el proyecto, los cuadros de mando detallados y las funciones de elaboración de informes te ayudarán a mantenerte al tanto durante todo el proyecto Busca palabras clave como instant y real-time para asegurarte de que tu plantilla proporcionará datos actualizados y fiables
- Personalización: Una plantilla de planificación de la capacidad de recursos puede servir de modelo, pero hay que poder personalizarla. No hay dos equipos iguales, y no debería verse obligado a seguir un proceso diferente debido al estilo de la plantilla que ha elegido. Además, hay tantas plantillas disponibles que no deberías tener que comprometer los procesos que ya has establecido, ¡pierdes un tiempo precioso!
- Integraciones: Múltiples integraciones le ayudarán a adoptar una plantilla de planificación de recursos más rápidamente y a encontrar más valor en ella a largo plazo. Las integraciones amplían la funcionalidad de cualquier herramienta o software. Asegúrese de que las aplicaciones que ya utiliza se adaptan a su nueva plantilla
Comience a planificar sus recursos con las plantillas personalizadas de ClickUp
Ah, ¿no hacen las plantillas que las cosas difíciles parezcan un poquito más fáciles? 🥰
¿Y una plantilla ClickUp? Pues mucho más fácil ClickUp es la única plataforma de productividad lo suficientemente potente como para ofrecer soluciones de pared a pared para equipos de todos los sectores -Un sueño hecho realidad para los gestores de proyectos encargados de planificar los recursos, los flujos de trabajo y los resultados de proyectos de cualquier envergadura
Utilice la vista de carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte fácilmente tareas para reasignar recursos
Tanto si supervisa las cargas de trabajo entre el equipo como si desarrolla nuevos proyectos en colaboración Pizarra ClickUp , ClickUp tiene todas las características necesarias para mejorar sus procesos de planificación sin sudar la gota gorda.
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