Todos los productos y servicios se basan en múltiples necesidades empresariales y de los clientes, conocidas como requisitos.
Pero, ¿cómo se asegura de que el resultado final se ajuste a todos estos requisitos?
Es sencillo: con un plan eficaz de la gestión de requisitos.
En este artículo, exploraremos la planificación de la gestión de requisitos, por qué es importante y cómo crear un plan de gestión de requisitos sólido.
¡Psst! También tenemos una oferta irresistible: una herramienta que hará que la planificación de la gestión de requisitos sea pan comido.
Pongámonos nuestras máscaras de Dalí. 🎭
¿Qué es la planificación de la gestión de requisitos?
La planificación de la gestión de requisitos consiste en determinar cómo identificará, documentará, analizará, implementará, realizará el seguimiento y controlará los requisitos del proyecto.
Utilicemos el plan infalible del Profesor de La casa de papel para demostrarlo.
El profesor será nuestro planificador de gestión de requisitos. Los cambios realizados en su plan mientras su equipo roba el banco son los requisitos. Los requisitos cambiarán el alcance del proyecto (el robo).
Bonificación: Plantillas PRD
Ahora, su plan de la gestión de requisitos incluirá:
- Cómo identificará las medidas necesarias para mantener el plan de robo en línea con su visión.
- Cómo analizará y aplicará estas medidas.
También tendrá que pensar en formas de realizar el seguimiento y controlar los requisitos del proyecto, que cambian constantemente. Gracias a personas demasiado ambiciosas como Tokyo en su equipo.
La planificación de la gestión de requisitos implica muchas cosas, desde definir el alcance del proyecto hasta continuar durante todo el ciclo de vida del mismo.
Pero, ¿por qué es importante?
Un plan de gestión de requisitos garantiza que todos los requisitos se recopilen, analicen y aborden, incluyendo:
- Evite perder el seguimiento de los requisitos de la empresa y de las partes interesadas.
- Permitir a los equipos controlar el alcance del proyecto
- Superar las causas habituales del fracaso de los proyectos, como el desvío del alcance, los retrasos, el exceso de costes, etc.
Sin duda, un plan de gestión de requisitos es fundamental para la gestión del alcance del proyecto.
Pero, ¿cómo se crea uno? Vamos a averiguarlo.
9 pasos para crear un plan de gestión de requisitos exitoso
Estos son los pasos para un plan eficaz de la gestión de requisitos:
Paso 1: Defina el alcance del proyecto
El alcance del proyecto implica determinar y documentar las metas, los resultados, las tareas, los costes y los plazos del proyecto.
Normalmente, el alcance del proyecto se recoge en un plan de gestión del alcance incluido en el acta de constitución o el plan del proyecto. A continuación, solo tiene que copiarlo desde allí.
Sin el plan de gestión del alcance, las partes interesadas carecerán de la información crítica necesaria para identificar los cambios en los requisitos de un proyecto. También resulta difícil determinar si se debe implementar un requisito propuesto o no.
Paso 2: Identifique a las partes interesadas del proyecto
Su plan de gestión debe hacer mención de las medidas que tomará para identificarlos.
Solo así podrá correlacionar los requisitos de las partes interesadas.
Puede organizar reuniones, realizar entrevistas o intercambiar ideas con su equipo para identificar a las partes interesadas en su proyecto. Incluso puede seleccionar personalmente a cada una de las partes interesadas si es necesario, tal y como hizo el profesor*.
Paso 3: Defina los roles y responsabilidades para el esfuerzo de gestión de requisitos.
Su plan debe indicar quién será responsable de todos los esfuerzos de gestión de requisitos.
Puede ser el director de proyectos, un analista de negocios o cualquier otro miembro de su equipo.
¿Recuerda cómo el profesor nombra a Berlin responsable del plan?
Era responsable de recopilar los comentarios del equipo y decidir si esas ideas se ajustaban al plan del proyecto.
Del mismo modo, su plan de gestión definirá el rol y las responsabilidades para supervisar todo el proceso de gestión de requisitos.
Paso 4: Gestionar los requisitos conflictivos
Es habitual que existan requisitos contradictorios entre las diferentes partes interesadas del proyecto y su equipo de proyecto.
Por ejemplo, es posible que su cliente desee una app que recupere 1000 registros de usuarios a la vez, mientras que el equipo de desarrollo puede considerar que eso no es práctico.
Cuando eso ocurra, siga el consejo del profesor. Él anticipó todos los posibles conflictos entre su equipo y la policía y planificó un curso de acción en consecuencia.
Del mismo modo, debe incluir en su plan cómo conseguirá que su cliente y el equipo de desarrollo se pongan de acuerdo sobre la función de la aplicación para resolver este conflicto de requisitos.
Del mismo modo, es posible que usted y su analista tengan que realizar algunos análisis empresariales para identificar dichos conflictos y lograr que las partes interesadas lleguen a un acuerdo.
Paso 5: Elabore una estrategia para priorizar los requisitos
Los proyectos complejos tienen múltiples requisitos.
Por eso, su plan de gestión de requisitos debe establecer una metodología para priorizarlos . Esto incluye identificar qué requisitos son críticos para la misión y cuáles puede asignar para el próximo sprint.
Por ejemplo, ayudar al equipo a escapar de la policía es un requisito más importante para el Profesor que recoger todo el dinero de la caja fuerte del banco.
Al priorizar los requisitos del proyecto, debe tener en cuenta los requisitos técnicos, la influencia de las partes interesadas, la aprobación de las partes interesadas clave, etc., para tomar una decisión informada.
Paso 6: Definir la matriz de trazabilidad de requisitos
La trazabilidad de los requisitos se refiere a cómo se realiza el seguimiento de los requisitos del proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Esto se suele hacer con una matriz de trazabilidad.
Una matriz de trazabilidad es un documento que correlaciona y rastrea los requisitos de los usuarios con casos de prueba.
Al tratar la trazabilidad de los requisitos, también debe disponer de una línea base de requisitos para que su equipo sepa qué se ha confirmado con el cliente.
Por ejemplo, una línea base de requisitos en el desarrollo de software podría ser un producto completo entregado con un conjunto de funciones aprobadas.
¡Echa un vistazo a la matriz de trazabilidad de ClickUp!
Paso 7: Gestionar los requisitos cambiantes
Los cambios son inevitables, por muy minucioso que sea su plan de proyecto.
Como gestor de proyectos, debe establecer un protocolo para gestionar los cambios en los requisitos a medida que surjan.
Para ello, su plan de gestión de requisitos puede incluir un «proceso de control de cambios».
Incluso el profesor tenía uno, que solo Berlín conocía.
Este plan describirá el proceso para documentar cualquier cambio. Incluirá algunos puntos clave como:
- Cómo ha cambiado un requisito concreto
- Motivo de la decisión de realizar el cambio
- ¿Quién autorizará el cambio?
- Qué impacto (si lo hay) puede tener en el proyecto.
Paso 8: Comunicar los requisitos del proyecto
Su planificación de la gestión de requisitos también debe definir el mecanismo para comunicar los requisitos de los usuarios a su equipo de proyecto y a las partes interesadas.
En su plan, debe indicar:
- ¿Quién informará a los demás sobre los cambios en los requisitos?
- ¿Quién debe estar informado sobre los cambios?
- Cuándo deben ser informados
- Cómo deben ser informados
El profesor utilizaba un cable telefónico para comunicarse con Berlín después de alcanzar cada hito. Berlín, a su vez, informaba al resto del equipo.
Paso 9: Identifique herramientas para gestionar los requisitos
Por último, debe describir las herramientas de gestión de requisitos que utilizará para documentar, realizar el seguimiento y gestionar los requisitos.
Si desea realizar un seguimiento de todos los requisitos y supervisar el progreso del proyecto, necesita una herramienta de gestión de requisitos como ClickUp.
ClickUp es un software de gestión de proyectos muy bien valorado que utilizan equipos productivos de todo el mundo para gestionar los ciclos de vida de sus proyectos y la planificación de la gestión de requisitos.
Como software de gestión de requisitos, reúne a su equipo para planificar y colaborar en tiempo real. Veamos cómo:
A. Realice un seguimiento del progreso con vistas
Con ClickUp, puede realizar el seguimiento de los proyectos y los planes de gestión de requisitos de principio a fin con múltiples vistas.
Visualice sus tareas con más de 15 vistas en ClickUp, incluyendo Lista, Tablero y Calendario.
Puede visualizar las tareas en una vista Lista, Tablero o Calendario.
También puede ver las tareas interdependientes o los pasos del plan de gestión de requisitos en nuestra vista Gantt y realizar el seguimiento del progreso de su plan.
Para una planificación sencilla de la gestión de requisitos, también obtendrá otras vistas como:
- Vista de chat: discuta su plan de gestión de requisitos con su equipo en tiempo real.
- Vista integrada: ahorre tiempo en su proceso de gestión integrando todas sus aplicaciones y sitios web favoritos aquí mismo, en ClickUp.
- Mapas mentales: planifique y organice los roles y responsabilidades de su plan de gestión de requisitos con un mapa mental de flujo libre.
- Vista Carga de trabajo: gestione visualmente la capacidad y la carga de trabajo de su equipo para que sepan en qué procesos de gestión de requisitos deben trabajar.
- Vista Documento: ¡cree documentos de análisis de requisitos, planes de gestión de requisitos, documentos internos y externos, y mucho más!
- Plantillas: utilice plantillas de planificación de la capacidad para gestionar los requisitos y los procesos.
B. No se pierda nunca un elemento pendiente con los comentarios asignados.
Haga que sus compañeros se responsabilicen de los elementos más pequeños dentro de su proceso de gestión con los comentarios asignados de ClickUp.
ClickUp le permite crear un elemento directamente dentro de cualquier comentario para que no se le pase nada importante. La persona asignada puede resolver rápidamente estos comentarios una vez que toma medidas.
C. Ahorre tiempo con las plantillas
Si es usted un gestor de proyectos que necesita gestionar múltiples proyectos, utilice las plantillas de ClickUp para crear una plantilla de plan de gestión de requisitos y reutilícela en futuros proyectos para ahorrar tiempo.
Puede acceder fácilmente al Centro de plantillas desde Espacios, Carpetas, Listas o Tareas.
Cree su propia plantilla de gestión de requisitos en ClickUp o utilice una plantilla prediseñada del Centro de plantillas.
Incluso puede crear o personalizar sus plantillas para su entorno de trabajo.
Pero eso no es todo.
ClickUp ofrece una amplia variedad de funciones de gestión de proyectos, tales como:
- Documentos: redacte su plan de gestión y documente todos los requisitos de las partes interesadas, de modo que su equipo de proyecto pueda acceder fácilmente a ellos desde un solo lugar.
- Tareas periódicas : crea tareas semanales o quincenales para asignar requisitos a tu equipo para el próximo sprint u organiza reuniones con las partes interesadas para discutir el próximo conjunto de requisitos.
- Paneles: obtenga una panorámica de su proceso de gestión y las tareas relacionadas.
- Prioridades : cuando surjan conflictos, utilice las prioridades para que su equipo sepa en qué proceso debe realizar el trabajo primero.
- Dependencias de tareas : establezca un orden claro de operaciones para su proceso de gestión. Añada dependencias de «bloqueo» o «espera» para los requisitos críticos para la misión.
- Personas asignadas múltiples: cree tareas compartidas y asigne requisitos a más de un miembro del equipo.
- Integraciones : realice la selección entre más de 1000 aplicaciones para realizar la automatización de su proceso de gestión de requisitos de la forma que desee.
Además, el plan Free Forever de ClickUp ofrece una amplia variedad de potentes funciones para planificar sin esfuerzo la gestión de requisitos.
Y si estas funciones no son suficientes para convencerte de usar ClickUp, descubre por qué ClickUp es la herramienta de gestión de empresas n.º 1 para tu equipo.
Una vez que tenga un plan de gestión de requisitos sólido, podrá ejecutarlo, ajustándolo cuando sea necesario.
¿Necesita orientación para redactar su primer plan de gestión?
No se preocupe. Le ofrecemos algunas plantillas muy útiles.
3 plantillas de planes de gestión de requisitos
Aquí tiene tres plantillas de planificación de la gestión de requisitos para gestores de proyectos:
1. Plantilla del plan de gestión de requisitos
2. Plantilla de documento de análisis de requisitos
3. Muestra de plan de gestión de requisitos
Puede utilizar una de estas plantillas como ejemplo de plan de gestión de requisitos para sus necesidades.
¿Necesita otras plantillas de gestión de productos? Eche un vistazo a este artículo.
Sin embargo, mientras redacta su plan, debe estar atento a algunos errores comunes en la planificación de requisitos que debe evitar.
4 errores que se deben evitar en la planificación de la gestión de requisitos
La planificación de la gestión de requisitos puede ser un reto, especialmente cuando se trata de un proyecto complejo. Es posible cometer errores en diferentes fases.
A continuación, le presentamos cuatro errores comunes que puede evitar como gestor de proyectos:
1. Mapeo incorrecto de las partes interesadas
Si no correlaciona correctamente a las partes interesadas de su proyecto, su equipo podría acabar trabajando en requisitos erróneos.
También es fundamental identificar correctamente a las partes interesadas, ya que varios requisitos de la empresa provendrán de ellas.
2. Falta de comunicación
Si no se comunica bien con su equipo de proyecto, el cliente y las partes interesadas, es posible que tenga dificultades con los requisitos.
La comunicación en el equipo también puede ayudar a detectar problemas de forma temprana y ahorrar tiempo y recursos.
Además, aunque no tengas nada que decir, dilo también.
No deje que el cliente piense que no se está haciendo nada en el proyecto.
3. No mantener el plan iterativo
Ya sabemos que los requisitos cambian varias veces durante el ciclo de vida del proyecto.
Si no se incorporan estos cambios, el resultado no será el que desean las partes interesadas.
Sin embargo, si el plan no sigue una metodología iterativa como Agile, el equipo del proyecto puede quedarse estancado con solo el primer conjunto de requisitos.
4. Uso de MS Word y MS Excel para la planificación
Word y Excel son quizás las herramientas más comunes que utilizan los equipos para registrar los requisitos.
Sin embargo, con estas herramientas, el control de versiones de los documentos puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza.
La matriz de trazabilidad creada en una hoja de Excel también puede convertirse en una red de columnas que hacen referencia a documentos interminables. 😰
Bonificación: Plantillas de matriz
3 Preguntas frecuentes sobre la gestión de requisitos
A continuación, se incluyen algunas preguntas frecuentes sobre el proceso de gestión de requisitos:
1. ¿Qué es un requisito?
Un requisito es cualquier cosa que se necesita o se desea.
Debe ser necesaria, específica, comprensible, precisa, factible y comprobable.
Por ejemplo, si su equipo de desarrollo de software crea una aplicación de bloqueo de tiempo, una función de control de tiempo podría ser uno de los requisitos.
2. ¿Por qué debo gestionar los requisitos?
La gestión de requisitos no solo ayuda a mejorar la estrategia organizativa y operativa de su proyecto, sino que también contribuye a:
- Mejore la calidad del producto o servicio final.
- Reduzca el tiempo necesario para completar los proyectos.
- Evite los sobrecostos.
- Reduzca los riesgos.
- Habilite una gestión eficaz del alcance
3. ¿Qué es un proceso de gestión de requisitos?
El proceso de gestión de requisitos implica:
- Plantillas para la recopilación de requisitos : recopile comentarios y necesidades de las partes interesadas.
- Análisis: determine si un requisito funcional propuesto se ajusta al alcance del proyecto.
- Definición: documentar los requisitos desde la perspectiva del usuario y recopilar los requisitos funcionales o técnicos.
- Priorización: planifique los próximos lanzamientos o sprints y los requisitos necesarios.
- Validación y mantenimiento: defina qué se considera un «requisito completado» y planifique mejoras continuas.
¿Listo para crear un plan sólido de gestión de requisitos?
Por supuesto, redactar un plan de gestión de requisitos perfecto llevará tiempo. El profesor llevaba planeando el robo desde los 19 años. ¡Y resultó ser un plan especial! 😎
No importa cuánto tiempo le lleve, su plan de gestión de requisitos debe cumplir todos los pasos que hemos mencionado anteriormente.
Una herramienta inteligente de gestión de requisitos como ClickUp puede ayudarle a hacerlo rápidamente.
Con ClickUp, puede colaborar y realizar la edición de un documento de requisitos o un plan de gestión de proyectos, resolver conflictos de requisitos y optimizar fácilmente el trabajo rutinario.
Es realmente el mejor compañero de equipo, que le respalda en cada paso.
¿A qué espera?
Pruebe ClickUp de forma gratuita para crear un plan de gestión de requisitos sólido como el del profesor*, y le garantizamos que sus partes interesadas solo tendrán una palabra que decir...
