¿Por qué algunas empresas se alinean con las prioridades estratégicas y operan con la máxima eficiencia, mientras que otras acumulan proyectos fallidos?
La respuesta breve es que la vida útil de una estrategia operativa depende de su implementación diaria.
En una encuesta global realizada por ClickUp en 2023 a cientos de líderes empresariales, el 35 % de los encuestados afirmó que la eficiencia operativa es su principal prioridad para el éxito empresarial. Se trata de una llamada a la acción para los Outcome Champions, profesionales de la gestión de operaciones que coordinan recursos, procesos y personas para alcanzar la excelencia operativa. ✨
La pregunta fundamental que hay que plantearse antes de dar cualquier paso es doble: ¿Cuáles son las estrategias logísticas y culturales relevantes de su organización, y cómo se mantiene una colaboración óptima entre todos los niveles de liderazgo y equipos para alcanzar el éxito?
Crear estrategias no consiste solo en resolver problemas. Más bien, debe aprovechar las capacidades de la tecnología y crear un lugar de trabajo que elimine las opiniones basadas en el miedo a probar nuevas ideas. Y ese tipo de innovación es el combustible tanto para el trabajo estratégico como para la producción.
¿Qué es una estrategia operativa?
La estrategia operativa es el plan viable que guía la forma en que una empresa gestiona sus procesos y recursos en consonancia con sus metas organizativas generales. Estos procesos implican la producción y entrega de los productos o servicios que ofrece la empresa.
Más allá de la jerga, existe un concepto que moldea la cultura, la productividad y las metas comerciales de un lugar de trabajo. Cualquier empresa, ya sea pequeña, mediana o grande, lo hace para adaptarse a lo que hace, dónde lo hace y cómo quiere diferenciarse de otras en su campo.
Aunque podría percibirse como una duplicación de la planificación estratégica, hay una distinción que hay que tener en cuenta al explorar esta guía: la planificación estratégica establece la visión y la dirección generales de la organización, y suele realizarse con periodicidad anual o semestral. Las principales metas de la operación describen los procesos y flujos de trabajo que se utilizarán para completar el trabajo. ⚙️
Echemos un vistazo a algunos ejemplos de estrategias operativas de funciones específicas dentro de la organización:
Tipos de estrategias operativas para la mejora, el aumento de la eficiencia y la innovación.
| Tipo de estrategia | Logros |
|---|---|
| Estrategias de competencias básicas | Aprovecha las fortalezas únicas de una empresa para obtener una ventaja competitiva, centrándose en las habilidades o tecnologías distintivas que definen el éxito empresarial. |
| Estrategias de liderazgo en costes | Aspira a ser el proveedor más económico del sector, ofreciendo productos o servicios de calidad a precios inferiores a los de la competencia. |
| Estrategias orientadas al cliente | Integra tecnología para mejorar la eficiencia, la agilidad y la experiencia del cliente mediante la adopción de herramientas de computación en la nube, análisis de datos, automatización y elaboración de informes digitales. |
| Estrategias de diferenciación/competitivas | Distingue un producto o servicio, con el objetivo de lograr una calidad percibida, funciones únicas y la fidelidad de los clientes para justificar un precio superior. |
| Estrategias de transformación digital | Impulsa el crecimiento mediante la mejora continua, el fomento de la creatividad y la inversión en investigación y desarrollo para mantener la competitividad y la relevancia. |
| Estrategias de compromiso de los empleados | Fomenta una plantilla motivada y comprometida promoviendo una cultura positiva, facilitando el crecimiento e involucrando a los empleados en las decisiones. |
| Estrategias de operaciones de inventario | Incluye diversos aspectos de la gestión de inventario (adquisición, almacenamiento, distribución y optimización), para que la cantidad adecuada de productos esté disponible en el momento, el lugar y al coste adecuados. |
| Estrategias de excelencia operativa | Optimiza los procesos para lograr eficiencia, rentabilidad y calidad, impulsado por métodos de mejora continua como Lean Six Sigma. |
| Estrategias de externalización | Contrate tareas a proveedores externos, reduzca costes, acceda a conocimientos especializados y permita que los equipos internos se centren en las actividades principales de la empresa. |
| Estrategias de productos o servicios | Se centra en crear productos o servicios que superen las expectativas mediante la optimización de todo el ciclo de vida, desde el concepto hasta el soporte posterior al lanzamiento. |
| Estrategias de gestión de riesgos | Protege la empresa identificando, evaluando y mitigando los riesgos potenciales mediante medidas de control y planes de contingencia. |
Estas estrategias operativas no son mutuamente excluyentes. ¡Y eso es una buena noticia! Nadie quiere verse limitado a una única estrategia empresarial. Un enfoque integrado permite a las organizaciones optimizar sus operaciones para diferentes productos/servicios, segmentos de clientes y mercados. 🎯
Cuando una organización invierte en estrategia operativa y en su implementación, invierte en la productividad de sus empleados. Al tener una visión directa del por qué y el cómo de sus tareas, no se ven obligados a lidiar con altos niveles de ambigüedad.
En su lugar, se les prepara con instrucciones claras para completar las tareas adecuadas.
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Hasta ahora, hemos aprendido el funcionamiento interno de una estrategia operativa. Veamos cómo se aplica en la práctica.
Cómo incorporar los elementos de una estrategia operativa en los planes de proyecto
Esta guía compacta está diseñada para que los directores de operaciones implementen los mejores procesos y flujos de trabajo empresariales básicos en los planes de proyectos.
Entonces, ¿por qué esta guía es tan concisa? Descargo de responsabilidad: todos estamos en la misma comedia, pero leemos guiones diferentes. Si bien hay modelos de negocio e industrias en los que podemos clasificarnos, cada empresa tiene un conjunto diferente de valores fundamentales que reflejan su propósito y sus principios rectores.
Por este motivo, los sistemas que describimos a continuación son los factores clave para el éxito que toda estrategia operativa necesita. ¡Los equipos pueden alcanzar su máximo rendimiento poniendo en práctica una sola idea!
Paso 1: Defina qué aspectos se verán afectados o transformados por la estrategia operativa.
Piense en una perspectiva a corto plazo (prioridades competitivas) y en una visión a largo plazo (compensaciones).
La planificación a corto plazo satisface las necesidades inmediatas de los clientes, ayuda a asignar los recursos en el lugar y el momento adecuados, y proporciona puntos de referencia para evaluar el rendimiento del equipo.
La planificación a largo plazo permite a las organizaciones invertir en soluciones tecnológicas modernas, orientar las oportunidades de expansión del mercado y rediseñar la logística.
Su plan operativo debe tener un alcance más limitado y centrarse en las actividades y acciones cotidianas necesarias para implementar el plan estratégico. La clave para garantizar la aprobación y el soporte de los directivos es articular el valor, la viabilidad y la alineación de su plan.
Aquí es donde resulta esencial crear conjuntamente con los equipos y todos los niveles de liderazgo unos KPI fácilmente medibles, a fin de proporcionar a cada miembro del equipo un sentido de propiedad sobre sus tareas. 🔑
Paso 2: Identifique y asegure los recursos esenciales necesarios para ejecutar con éxito la estrategia.
La creación de un grupo de trabajo para la estrategia operativa es un esfuerzo colectivo, especialmente cuando se colabora con otros equipos. Los colaboradores de finanzas, marketing, recursos humanos y otros departamentos ayudarán a cubrir las lagunas de conocimiento y abogarán por mejorar la eficiencia, reducir los costes y ofrecer un mayor valor.
Cada departamento tiene tareas habituales que mantienen el barco en marcha. Si su estrategia operativa requiere una cantidad significativa de tiempo, es necesario mantener conversaciones con los responsables de los departamentos sobre el mejor enfoque para minimizar las interrupciones. 💬
Dado que los gerentes de operaciones tienen un rol complejo y multifacético, estas conversaciones son oportunidades para influir en el resultado de los proyectos.
Tres valiosas herramientas (planificación de la capacidad, planificación de los recursos y mapeo de procesos) eliminarán las conjeturas de este paso.
- La planificación de la capacidad proporciona visibilidad sobre si dispone de suficientes recursos en la empresa para satisfacer las necesidades de un proyecto.
- La planificación de recursos responde a la pregunta: ¿En qué proyectos están trabajando actualmente nuestros recursos?
- El mapeo del diseño de procesos describe la secuencia de eventos, tareas y actividades que intervienen en un proceso empresarial.
Paso 3: Crear conjuntamente un plan de acción para garantizar el flujo de materiales, información y recursos.
Este plan de acción requerirá varias rondas para completarse, pero ni siquiera entonces estará completado, ya que las prioridades pueden evolucionar a medida que cambian las circunstancias. La mejor garantía para la transparencia en cualquier cambio de estrategia es contar con una única fuente de información veraz a la que recurrir y realizar pequeños ajustes. ⚖️
El contenido de su plan de acción variará en función del modelo de negocio y los procesos operativos de su empresa. Como mínimo, el contenido de su plan de acción debe incluir:
| Sección | Contenido |
|---|---|
| Título | Comience con un nombre memorable que refleje el impacto o el enfoque de la estrategia operativa. |
| Introducción | Proporcione una breve panorámica general de la estrategia operativa, sus metas y por qué es relevante para las metas de la estrategia corporativa. |
| Resumen ejecutivo | Resumir los aspectos clave del plan de acción, incluidos los objetivos priorizados, los responsables/colaboradores de las tareas, los cronogramas y los resultados esperados. |
| Tareas e iniciativas de alto nivel | Desglose la escala y el alcance de las tareas o iniciativas necesarias para la implementación. |
| Equipos responsables | Designe la responsabilidad de los jefes de departamento/colaboradores individuales que se encargarán de las actualizaciones, revisiones y aprobaciones de la comunicación de cualquier proyecto. |
| Cronogramas y hitos | Esboza cronogramas específicos para las actividades clave, los entregables y los puntos de control de calidad que indiquen el progreso real. |
| Dependencias | Destaque las tareas que deben completarse antes de que otras puedan comenzar y aborde cómo se gestionarán las dependencias para evitar retrasos. |
| Asignación de recursos | Detalla la asignación de recursos, incluyendo presupuesto, personal, tecnología y materiales. Lista cualquier limitación de recursos, si la hay. |
| Evaluación y mitigación de riesgos | Identifique los posibles riesgos y retos con planes de contingencia. |
| Comunicación y participación de las partes interesadas | Describa el plan de comunicación para mantener informadas a todas las partes interesadas y el nivel de compromiso de estas. |
| Adjuntos | Incluya cualquier documento de apoyo, investigación y proyectos relevantes. |
| (Elaboración de) informes y supervisión | Especifique las métricas y los KPI que se utilizarán para medir el progreso y el éxito. |
| Presupuesto y planificación financiera | Añada los recursos financieros asignados a cada tarea o iniciativa. |
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Paso 4: Aproveche la tecnología y sea la fuerza impulsora detrás de la implementación de la estrategia.
¿Se sienten cómodos los equipos a la hora de compartir sus ideas, inquietudes y comentarios? ¿Hay un aumento de los proyectos retrasados debido a la falta de responsabilidad? ¿Los miembros del equipo se preguntan: «¿Qué debo hacer hoy?»?
Sus habilidades de liderazgo, comunicación y resolución de problemas son esenciales para el éxito de la estrategia operativa. Dado que trabaja con diferentes equipos, tendrá que organizar la información variada que le llega a través de diferentes canales. 👨💻
Necesitará el contenedor de gestión de tareas adecuado para preparar a todos para el éxito y comunicar las expectativas para la ejecución de los proyectos. Si cree que el plan de acción que redactó en el paso 3 será «suficientemente bueno», tenga en cuenta lo siguiente:
La gestión de tareas mediante un plan de acción estático puede resultar abrumadora para equipos grandes o proyectos complejos. Hay demasiado ruido y desorden como para revisarlo todo a diario. El software específico para la gestión de tareas y proyectos sienta la fase de la productividad individual y del equipo a gran escala.
Los modelos manuales no pueden seguir el ritmo de las exigencias de una plantilla ágil, y ser ágil es algo imprescindible en el mercado actual, ya que los casos de uso de la IA adaptados al sector siguen creciendo. Debe dedicar su tiempo y atención a tareas y actividades de alto valor que acerquen a los equipos a sus metas.
Tómese un breve descanso para beber agua y, a continuación, descargue la plantilla del plan de acción diario de ClickUp. Esta plantilla contiene todos los elementos necesarios para organizar las asignaciones de tareas, los hitos, los plazos y los colaboradores.
Como usuarios de ClickUp, sus equipos y partes interesadas tienen todas las tareas y la documentación a su alcance para supervisar de cerca el progreso durante toda la fase de implementación.
Advertencia: los costes ocultos de los atajos
Es fácil subestimar el impacto de las tareas pequeñas y aparentemente mundanas que se acumulan con el tiempo. Sin embargo, estas tareas «para más tarde» pueden convertirse rápidamente en un problema significativo para el equipo.
Echemos un vistazo más de cerca a los costes ocultos de los atajos:
- Deuda cultural en el lugar de trabajo: la deuda cultural en el lugar de trabajo se refiere a las consecuencias negativas de descuidar la cultura y los valores fundamentales de la empresa, como la baja moral de los empleados, la alta rotación de personal y la disminución de la productividad, lo que puede perjudicar su éxito a largo plazo.
- Deuda técnica: la deuda técnica surge cuando las soluciones de software o tecnología se desarrollan rápidamente o con prácticas de código subóptimas para satisfacer necesidades inmediatas.
- Deuda de procesos: la deuda de procesos se refiere a la acumulación de ineficiencias y deficiencias en los flujos de trabajo y procedimientos de una organización a lo largo del tiempo.
- Deuda de conocimiento: La deuda de conocimiento se produce cuando las organizaciones no invierten en el aprendizaje y el desarrollo continuos de sus empleados.
Hacer frente a cualquier deuda es un esfuerzo de equipo. A continuación, le ofrecemos algunos métodos rápidos que puede sacar de su caja de herramientas de productividad y utilizar para abordar pequeñas tareas con un impacto mínimo en sus iniciativas de producción:
- Priorice las tareas: priorice las tareas utilizando la matriz de Eisenhower (las tareas urgentes e importantes son las primeras, seguidas de las importantes pero no urgentes).
- Bloqueo de sesiones de equipo: programe bloques de tiempo específicos para tareas pequeñas, evitando la multitarea para minimizar las distracciones.
- Agrupación de tareas: agrupa tareas similares y abórdalas por lotes para reducir los cambios de contexto.
- Delega cuando sea apropiado: delega los elementos y tareas que otros miembros de tu equipo pueden llevar a cabo.
Ahora, volvamos a nuestro programa habitual. 🎬
Paso 5: Establezca listas de control y reglas de decisión para la mejora continua.
Teniendo en cuenta que otras tareas rutinarias y proyectos especiales se ejecutan simultáneamente en su carga de trabajo, ¿cómo mantiene el impulso del grupo en el plan de operaciones?
Comience con preguntas que ayuden al equipo de gestión de operaciones a recopilar y analizar datos de forma sistemática en un panel centralizado. Esto reducirá la carga cognitiva y permitirá a los miembros del equipo tomar decisiones con confianza.
Estas listas de control y reglas pueden ser tan detalladas como sea necesario para su uso interno. Si le ayuda a evaluar su verdadera utilidad, sométalas a una prueba de beneficiarios. Entréguelas a los jefes de proyecto, las partes interesadas y los altos directivos para confirmar si se están centrando en las cuestiones adecuadas para evaluar la implementación diaria. 📊
Entonces, ¿cómo pueden los gerentes de operaciones aplicar listas de control y reglas de decisión a nivel táctico cuando se enfrentan a cronogramas ajustados?
Ofrezca una experiencia coherente a su equipo con una rutina programada.
A continuación, se detallan las tareas de la estrategia operativa por intervalos. ¿Hay algo que pueda añadir a su agenda personal o a la de su equipo? 🗓️
Aborde los problemas o obstáculos con diligencia para evitar que se conviertan en problemas más graves.
Revise el progreso diario y compruebe si hay algún problema crítico o cuello de botella.
Revise la asignación de recursos y la distribución de la carga de trabajo para que los equipos estén equilibrados y nadie esté sobrecargado.
Evalúa los nuevos riesgos que han surgido durante la semana y actualiza los planes de mitigación de riesgos.
Recopile comentarios de los miembros del equipo sobre el progreso de las tareas y sus experiencias.
Organice revisiones o retrospectivas posteriores al proyecto para documentar las lecciones aprendidas de los proyectos completados para futuras referencias.
Tenga en cuenta la planificación de recursos a largo plazo y las necesidades de desarrollo de la plantilla en función de la evolución de la cartera de proyectos.
Verifique que los proyectos en curso y futuros se ajusten a las metas estratégicas generales y las prioridades de la organización.
Recopile y analice los comentarios de los clientes y las partes interesadas sobre los resultados y el rendimiento de los proyectos.
Evalúa si los proyectos van por buen camino para cumplir sus objetivos y realiza los ajustes necesarios en los planes de los proyectos.
Revise los presupuestos de los proyectos y los resultados financieros.
¿Qué sigue?
Con el marco de estrategia operativa recién adquirido, aplíquelo en el contexto de las operaciones y los procesos de su empresa. Desde la gestión de la cadena de suministro hasta el software y todo lo demás, dispondrá de las herramientas necesarias para coordinar incluso las estrategias operativas más complejas. 💪
Por último, si alguna vez ha experimentado un progreso efímero en sus responsabilidades, puede que sea porque no se está centrando en las cosas adecuadas en el momento adecuado. No pasa nada, es permisible pedir a sus compañeros que cuestionen sus observaciones cuando se encuentre atascado.
Cuente con el equipo de ClickUp como uno de sus compañeros y póngase en contacto con nosotros si necesita ayuda para salir del círculo vicioso de las implementaciones fallidas. ¡Feliz planificación! ✍️