¿Por qué algunas empresas se ajustan a las prioridades estratégicas y funcionan con la máxima eficacia, mientras que otras tienen una pila de proyectos fracasados?
La respuesta breve es que la vida útil de una estrategia de operaciones depende de su aplicación cotidiana.
En una encuesta mundial realizada por ClickUp en 2023 a cientos de líderes de empresas, 35% de los encuestados afirma que la eficiencia operativa es su principal objetivo para el intento correcto de negocio. Se trata de una llamada a la acción para los Outcome Champions: profesionales de la gestión operativa que coordinan recursos, procesos y personas para alcanzar la excelencia operativa. ✨
La pregunta fundamental que hay que hacerse antes de dar ningún paso es doble: ¿Cuáles son las estrategias logísticas y culturalmente relevantes de su organización, y cómo mantiene la mejor colaboración entre todos los niveles de liderazgo y equipos para lograr el intento correcto?
Construir estrategias no consiste sólo en resolver problemas. Por el contrario, debe aprovechar las capacidades de la tecnología y construir un lugar de trabajo que elimine las opiniones basadas en el miedo a probar nuevas ideas. Y ese tipo de innovación es el combustible tanto para el trabajo estratégico como para la producción.
¿Qué es una estrategia de operaciones?
La estrategia de operaciones es el plan de acción que guía la forma en que una empresa gestiona sus procesos y recursos en consonancia con sus metas organizativas generales. Estos procesos implican la producción y entrega de los productos o servicios que ofrece la empresa.
Más allá de la jerga, existe un concepto que moldea la cultura, la productividad y las metas empresariales de un lugar de trabajo. Cualquier empresa -pequeña, mediana o grande- lo hace en función de lo que hace, de dónde lo hace y de cómo quiere diferenciarse de las demás en su campo.
Aunque podría percibirse como un solapamiento con planificación estratégica la planificación estratégica establece la visión y la dirección generales de la organización: La planificación estratégica establece la visión y la dirección generales de la organización, y suele terminarse anual o semestralmente. Las metas principales de la operación describen los procesos y flujos de trabajo que se utilizarán para completar el trabajo. ⚙️
Veamos algunos ejemplos de estrategia operativa de áreas funcionales específicas dentro de la organización:
Tipos de estrategias de operaciones para la mejora, el aumento de la eficiencia y la innovación
Un desglose de ejemplos de estrategia de operaciones para lograr la estrategia general de la empresa | Tipo de estrategia | Logros | | ------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Estrategias de competencias básicas | Aprovecha los puntos fuertes exclusivos de una empresa para obtener una ventaja competitiva, centrándose en las habilidades o tecnologías distintivas que definen el intento correcto de la empresa | Estrategias de liderazgo en costes | Estrategias de liderazgo en costes | Aspira a ser el proveedor de menor coste del sector, ofreciendo productos o servicios de calidad a precios inferiores a los de la competencia | Estrategias orientadas al cliente | Estrategias orientadas al cliente | Estrategias orientadas al cliente | Integra la tecnología para mejorar la eficiencia, la agilidad y la experiencia del cliente mediante la adopción de herramientas de computación en nube, análisis de datos, automatización y elaboración de informes digitales | | Estrategias orientadas al cliente | Integra la tecnología para mejorar la eficiencia, la agilidad y la experiencia del cliente mediante la adopción de herramientas de computación en nube, análisis de datos, automatización y elaboración de informes digitales | | Estrategias orientadas al cliente | Estrategias orientadas al cliente | Estrategias de diferenciación/competitivas | Distingue un producto o servicio, buscando la calidad percibida, funciones únicas y la lealtad del cliente para justificar un precio superior | Impulsa el crecimiento mediante la mejora continua, el fomento de la creatividad y la inversión en investigación y desarrollo para seguir siendo competitivos y relevantes | Estrategias de compromiso de los empleados | Nutre una plantilla motivada y comprometida fomentando una cultura positiva, permitiendo el crecimiento e implicando a los empleados en las decisiones | Estrategias de operaciones de inventario | Incluye varios aspectos de la gestión de inventarios (aprovisionamiento, almacenamiento, distribución y optimización), de modo que la cantidad correcta de bienes esté disponible en el momento, lugar y coste adecuados | | Estrategias de excelencia operativa | Estrategias de excelencia operativa: optimización de los procesos en términos de eficacia, rentabilidad y calidad, mediante métodos de mejora continua como Lean Six Sigma | Estrategias de externalización | Contrata tareas a proveedores externos, reduciendo costes, accediendo a conocimientos especializados y permitiendo que los equipos internos se centren en las actividades principales de la empresa | Estrategias de excelencia operativa | Optimiza los procesos para que sean eficientes, rentables y de calidad, impulsados por métodos de mejora continua como Lean Six Sigma | Estrategias de productos o servicios | Se centra en la creación de productos o servicios que superen las expectativas optimizando todo el ciclo de vida, desde el concepto hasta la compatibilidad posterior al lanzamiento | | Estrategias de gestión de riesgos | Gestión de riesgos | Estrategias de gestión de riesgos | Salvaguarda una empresa identificando, evaluando y mitigando los riesgos potenciales mediante medidas de control y planes de contingencia | | | Estrategias de gestión de riesgos
Estas estrategias operativas no se excluyen mutuamente. Y esto es una buena noticia Nadie quiere quedarse encerrado en una única estrategia de empresa. Un enfoque integrado permite a las organizaciones optimizar sus operaciones para diferentes productos/servicios, segmentos de clientes y mercados. 🎯
Cuando una organización invierte en la estrategia y la implementación de las operaciones, invierte en la productividad de los empleados. Con una línea de visión directa del por qué y el cómo de sus tareas, no se ven obligados a navegar por altos niveles de ambigüedad.
En su lugar, reciben instrucciones claras para completar las tareas correctas.
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Hasta ahora, hemos aprendido el funcionamiento interno de una estrategia de operaciones. Veámoslo en la práctica.
Cómo incorporar los elementos de una estrategia operativa a los planes de proyecto
Esta guía compacta está pensada para que un director de operaciones aplique los mejores procesos y flujos de trabajo básicos de la empresa en los planes de proyecto.
¿Por qué esta guía es compacta? Descargo de responsabilidad: todos estamos en la misma comedia, pero leemos guiones diferentes. Aunque hay modelos de negocio e industrias en los que podemos clasificarnos, cada empresa tiene un conjunto diferente de valores fundamentales que reflejan su propósito y sus principios rectores.
Por este motivo, los sistemas que leerá a continuación son los factores clave del intento correcto que necesitan todas las estrategias operativas. Los equipos pueden alcanzar su máximo rendimiento poniendo en práctica una sola idea
Paso 1: Definir qué afectará o transformará la estrategia de operaciones
Piense en la perspectiva a corto plazo (prioridades competitivas) y en la visión a largo plazo (compensaciones)
La planificación a corto plazo satisface las necesidades inmediatas de los clientes, ayuda a asignar los recursos en el lugar y el momento adecuados y proporciona puntos de referencia para evaluar el rendimiento del equipo.
La planificación a largo plazo permite a las organizaciones invertir en soluciones tecnológicas modernas, orientar las oportunidades de expansión del mercado y rediseñar la logística.
El plan operativo debe tener un alcance más limitado y ocuparse de las actividades y acciones cotidianas necesarias para poner en práctica los objetivos de la empresa plan estratégico . La clave para obtener la aprobación y compatibilidad de la dirección es articular el valor, la viabilidad y la alineación del plan.
Aquí es donde la cocreación kPI fácilmente medibles con los equipos y todos los niveles de liderazgo es esencial para proporcionar a cada miembro del equipo un sentido de propiedad en sus tareas. 🔑
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Paso 2: Identificar y asegurar los recursos esenciales necesarios para la ejecución correcta de la estrategia
Reunir un grupo de trabajo para la estrategia de operaciones es un esfuerzo de grupo, especialmente cuando se colabora con otros equipos. Los colaboradores de finanzas, marketing, recursos humanos, etc., ayudarán a cubrir las lagunas de conocimiento y abogarán por mejorar la eficacia reducir costes y ofrecer más valor.
Todos los departamentos tienen tareas habituales que mantienen el barco en movimiento. Si su estrategia de operaciones requiere una gran cantidad de tiempo, es necesario mantener conversaciones con los jefes de departamento sobre el mejor enfoque para minimizar las interrupciones. 💬
Dado que los directores de operaciones tienen un rol complejo y polifacético, estas conversaciones son momentos de aprendizaje para influir en el resultado de los proyectos.
Tres valiosas herramientas -planificar la capacidad, planificar los recursos y correlacionar los procesos- eliminarán las conjeturas de este paso.
- Planificación de la capacidad da visibilidad para saber si se dispone de suficientes recursos de la empresa para satisfacer las necesidades de un proyecto
- Planificación de recursos responde a la pregunta ¿En qué proyectos están trabajando actualmente nuestros recursos?
- Correlacionar el diseño de procesos esboza la secuencia de eventos, tareas y actividades que intervienen en un proceso de negocio
### Paso 3: Crear conjuntamente un plan de acción para asegurar el flujo de materiales, información y recursos
Este plan de acción tardará varias rondas en completarse, pero ni siquiera entonces estará completo porque las prioridades pueden evolucionar a medida que cambien las circunstancias. La mejor salvaguarda de la transparencia en cualquier cambio de estrategia es disponer de una única fuente de verdad para revisarla y hacer microajustes. ⚖️
El contenido de su plan de acción variará en función del modelo de negocio y los procesos operativos de su empresa. Como mínimo, el contenido de su documento de plan de acción debe incluir:
Un desglose de las secciones necesarias para un documento de plan de estrategia operativa | Sección Contenido | -------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Título | Empezar con un nombre memorable que refleje el impacto o el enfoque de la estrategia operativa | Introducción | Introducción | Introducción | Proporcione una breve visión general de la estrategia operativa, sus objetivos y por qué es relevante para las metas de la estrategia corporativa | Resumen ejecutivo | Resumen de la estrategia operativa | Resumen de la estrategia operativa | Resumen de la estrategia operativa | Resumen de la estrategia operativa | Resumen de la estrategia operativa | Resumen de la estrategia operativa | Resumen de la estrategia operativa | Resumen de la estrategia operativa | Resumen de la estrategia operativa | Resumen de la estrategia operativa | Resumen ejecutivo | Resumir los puntos clave del plan de acción, incluidos los objetivos prioritarios, los propietarios/colaboradores de las tareas, los cronogramas y los resultados esperados | Resumen ejecutivo | Resumir los puntos clave del plan de acción, incluidos los objetivos prioritarios, los propietarios/colaboradores de las tareas, los cronogramas y los resultados esperados | Resumen ejecutivo | Resumir los puntos clave del plan de acción, incluidos los objetivos prioritarios, los propietarios/colaboradores de las tareas, los cronogramas y los resultados esperados | Resumen ejecutivo | Resumir los puntos clave del plan de acción, incluidos los objetivos prioritarios, los propietarios/colaboradores de las tareas, los cronogramas y los resultados esperados | Tareas e iniciativas de alto nivel: desglosar la escala y el alcance de las tareas o iniciativas necesarias para la ejecución | Equipos responsables | Designe a los responsables de los jefes de departamento/colaboradores individuales que se encargarán de las actualizaciones, revisiones y aprobaciones de las comunicaciones del proyecto | | Cronogramas e hitos | Esbozar cronogramas específicos para actividades clave, entregables y puntos de verificación de control de calidad que signifiquen un progreso real | Dependencias | Dependencias: Destacar las tareas que deben completarse antes de que puedan iniciarse otras y cómo se gestionarán las dependencias para evitar retrasos | Asignación de recursos | Detalle la asignación de recursos, incluyendo presupuesto, personal, tecnología y materiales. Lista las limitaciones de recursos, si las hay | | Evaluación y mitigación de riesgos | Identificar los posibles riesgos y desafíos con planes de contingencia | Comunicación y partes interesadas | Identificar los posibles riesgos y desafíos con planes de contingencia | Comunicación e implicación de las partes interesadas | Describa el plan de comunicación para mantener informadas a todas las partes interesadas y el nivel de implicación de las mismas | | Anexos | Anexos | Incluya todos los documentos de compatibilidad, investigaciones y proyectos pertinentes | Informes y seguimiento | Informes y seguimiento | Especifique las métricas y los KPI que se utilizarán para medir el progreso y el intento correcto | Planificación presupuestaria y financiera | Presupuesto y planificación financiera Añada los recursos financieros asignados a cada tarea o iniciativa
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Paso 4: Aprovechar la tecnología y ser el motor de la aplicación de la estrategia
¿Los equipos se sienten cómodos compartiendo sus ideas, preocupaciones y opiniones? ¿Aumentan los retrasos en los proyectos por falta de responsabilidad? ¿Preguntan los miembros del equipo: "Qué debo hacer hoy"?
Sus dotes de liderazgo, comunicación y resolución de problemas son esenciales para el intento correcto de la estrategia operativa. Como trabajas entre distintos equipos, tendrás que organizar la variada información que te llega por diferentes canales. 👨💻
Necesitarás gestión de tareas para preparar a todos para el intento correcto y comunicar las expectativas de ejecución de los proyectos. Si crees que el plan de acción que escribiste en el paso 3 será "suficientemente bueno", considera lo siguiente:
La gestión de tareas a través de un plan de acción estático puede abrumar a equipos grandes o proyectos complejos. Hay demasiado ruido y desorden por el que desplazarse a diario. Tarea dedicada y **Software de gestión de proyectos establece la fase para la productividad individual y de equipo a escala.
Los modelos manuales no pueden seguir el ritmo de las exigencias de una plantilla ágil, y ser ágil es algo innegociable en el mercado actual como casos de uso de IA adaptados al sector siguen creciendo. Su tiempo y atención deben dedicarse a tareas y actividades de gran valor que acerquen a los equipos a sus metas.
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Tómese un breve descanso y descargue la plantilla Plantilla de plan de acción diario de ClickUp . Esta plantilla tiene todos los ingredientes para organizar la asignación de tareas, hitos, plazos y colaboradores.
Como usuarios de ClickUp, sus equipos y colaboradores tienen todas las tareas y documentación a su alcance para seguir de cerca el progreso durante toda la fase de implantación
Advertencia: Los costes ocultos de los atajos
Es fácil subestimar el impacto de las pequeñas tareas, aparentemente mundanas, que se acumulan con el tiempo. Sin embargo, estas tareas que "se dejan para más tarde" pueden convertirse rápidamente en un importante problema de equipo.
Veamos más de cerca los costes ocultos de los atajos:
- Deuda cultural en el trabajo: La deuda cultural del lugar de trabajo se refiere a las consecuencias negativas de descuidar la cultura y los valores fundamentales de la empresa, como la baja moral de los empleados, la alta rotación y la disminución de la productividad, que pueden perjudicar su intento correcto a largo plazo
- Deuda técnica: La deuda técnica surge cuando el software o las soluciones tecnológicas se desarrollan rápidamente o con prácticas de código subóptimas para satisfacer necesidades inmediatas
- Deuda de proceso: La deuda de procesos se refiere a la acumulación de ineficiencias y deficiencias en los flujos de trabajo y procedimientos de una organización a lo largo del tiempo
- Deuda de conocimientos: La deuda de conocimientos se produce cuando las organizaciones no invierten en la mejora continua de los conocimientosaprendizaje y desarrollo continuos para sus empleados
Afrontar cualquier deuda es un esfuerzo de equipo. He aquí algunos métodos rápidos para sacar de su caja de herramientas de productividad y abordar pequeñas tareas con un impacto mínimo en sus iniciativas de producción:
- Priorizar tareas: Priorice las tareas utilizando la matriz de Eisenhower (las tareas urgentes e importantes van primero, seguidas de las importantes pero no urgentes)
- Bloqueo de sesiones en equipo: Programartiempo centrado bloques para pequeñas tareas, evitando la multitarea para minimizar las distracciones
- Agrupación de tareas: Agrupar tareas similares y abordarlas por lotes para reducir los cambios de contexto
- Delegar cuando proceda: Delegar elementos de acción y tareas que otros miembros de su equipo puedan realizar
Y ahora, ¡volvemos a nuestro programa habitual! 🎬
Paso 5: Establezca listas de control y reglas de decisión para la mejora continua
Teniendo en cuenta que en su carga de trabajo se ejecutan simultáneamente otras tareas rutinarias y proyectos especiales, ¿cómo mantiene el impulso del grupo en el plan de operaciones?
Empiece con preguntas que ayuden al equipo de gestión de operaciones a recopilar y analizar sistemáticamente los datos en un panel centralizado. Esto reducirá la carga cognitiva y permitirá a los miembros del equipo tomar decisiones con confianza.
Estas listas de control y normas pueden ser tan detalladas como se necesite para uso interno. Si ayuda a evaluar su verdadera utilidad, sométalas a una prueba de beneficiarios. Dáselas a los jefes de proyecto, a las partes interesadas y a la alta dirección para confirmar si se están centrando o no en las preguntas adecuadas para evaluar la implementación del día a día. 📊
Acceda a las tareas y actividades relacionadas con el proyecto desde un panel de ClickUp
Entonces, ¿cómo pueden los gestores de operaciones aplicar listas de control y reglas de decisión a nivel táctico cuando se enfrentan a plazos ajustados?
Ofrecer una experiencia coherente a su equipo con una rutina programada.
He aquí un desglose de las tareas de estrategia operativa por intervalos. ¿Hay algo que observe que pueda añadirse a su horario personal o de equipo? 🗓️
Desglose de tareas diarias, semanales y mensuales para que un profesional de la gestión de operaciones las programe en su carga de trabajo
Frecuencia
Elementos de acción
**Tareas diarias
Informar reuniones diarias o reuniones rápidas con los jefes de proyecto para hablar de los progresos, retos y metas del día o la semana
Abordar los problemas o los bloqueos con diligencia para evitar que se conviertan en problemas más importantes
Revisar el progreso diario y comprobar si hay problemas críticos o cuellos de botella
Supervisar continuamente el estado de los indicadores clave de rendimiento (KPI)
**Tareas semanales
Borrador informes de estado semanales a las partes interesadas, destacando los logros del proyecto, los retos y los próximos hitos
Revisar la asignación de recursos y la distribución de la carga de trabajo para que los equipos estén equilibrados y nadie esté sobrecargado
Evaluar los nuevos riesgos que hayan surgido durante la semana y actualizarlos planes de mitigación de riesgosRecabar opiniones de los miembros del equipo sobre el progreso de la tarea y sus experienciasAnalizar el progreso con respecto a los cronogramas, presupuestos y objetivos del proyecto
**Tareas mensuales
Tomar notas para desarrollar un plan de mejora continua que describa acciones específicas para mejorar la gestión de proyectos procesos
Organizar revisiones posteriores al proyecto o
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documentar las lecciones aprendidas de proyectos completados para futuras referencias
Considerar la planificación de recursos a largo plazo y las necesidades de desarrollo de la mano de obra en función de la evolución de los proyectos cartera de proyectos Verificar que los proyectos en curso y futuros se ajustan a las metas y prioridades estratégicas generales de la organización
Recopilar y analizar los comentarios de los clientes y las partes interesadas sobre los resultados y el rendimiento de los proyectos
Evaluar si los proyectos van por buen camino para cumplir sus objetivos y realizar los ajustes necesarios para planes de proyecto Revisar los presupuestos y los resultados financieros de los proyectos
¿Qué sigue?
Con su recién adquirido marco de estrategia de operaciones en la mano, aplíquelo en el contexto de las operaciones y procesos de su empresa. Desde la gestión de la cadena de suministro hasta el software y todo lo demás, dispondrá de las herramientas necesarias para coordinar incluso las estrategias de operaciones más difíciles. 💪
Por último, si alguna vez has experimentado un progreso fugaz en tus responsabilidades, puede deberse a que no te estás centrando en las cosas adecuadas en el momento adecuado. Está bien -no, está permitido pedir a tus compañeros que cuestionen tus observaciones cuando te atasques.
Cuenta con el equipo de ClickUp como uno de tus compañeros, y acércate si necesitas ayuda para salir de una puerta giratoria de implementación infructuosa. ¡Feliz plan! ✍️