Ed Naughton es presidente y fundador del Instituto de Gestión de Proyectos, antiguo vicepresidente de la Asociación Internacional de Gestión de Proyectos (IPMA) y experto de prestigio internacional en esta disciplina.
Visite la PM World Library y la International Association for Project Management para ver sus trabajos publicados.
¿Sabía que hasta un 35 % de los proyectos no logran cumplir los objetivos empresariales de satisfacción de las partes interesadas?
El éxito de un proyecto suele depender de su enfoque de la gestión de riesgos, principalmente de cómo aborda el riesgo de costes del proyecto.
Así pues, de todos los proyectos exitosos, solo el 62 % consigue mantenerse dentro del presupuesto. Superar el presupuesto planificado para el proyecto, lo que se conoce como sobrecoste, es uno de los riesgos más comunes.
Para evitar que eso suceda, cada proyecto debe contar con su propio plan de gestión de riesgos. El análisis y la gestión de riesgos son esenciales para garantizar que su proyecto se desarrolle sin problemas y con el menor número posible de sorpresas.
Aunque los riesgos no son algo que se pueda gestionar por completo, es fundamental contar con un plan adecuado para su repetición si se quiere evitar que el proyecto sea un fracaso.
¿Qué es el riesgo de costes en la gestión de proyectos?
El riesgo de coste es uno de los riesgos más comunes en los proyectos. Puede surgir de una mala planificación presupuestaria y de una estimación inexacta de los costes. El riesgo de coste es el riesgo de exceder el presupuesto de un proyecto o de no obtener un valor razonable que compense los costes. Además, es posible que se enfrente a costes más elevados debido a factores internos o externos. Pero, ¿cuáles son exactamente?
Riesgos de costes internos
Los riesgos internos se producen debido a acciones internas dentro de la empresa. Por ejemplo, subestimar la cantidad de trabajo necesario para un proyecto probablemente dará como resultado una prolongación del calendario, lo que aumentará el coste del proyecto. Cuanto más largo sea el proyecto, más costará. ¡Es obvio! Eso también significa que este riesgo está relacionado no solo con el calendario, sino también con el rendimiento y la calidad.
Lo bueno de los riesgos internos es que se pueden evitar con un plan y una gestión de proyectos adecuados. Por otro lado, los riesgos de costes externos suelen estar fuera de su control.
Riesgos de costes externos
Los riesgos de costes externos incluyen los riesgos que se producen fuera de la empresa. Entre ellos se pueden incluir cambios en la normativa o en los estándares del sector, o comisiones bancarias. Aunque no puede controlar estos problemas, sí puede mitigar su impacto en su proyecto.
El mayor problema de estos riesgos es que no se puede predecir la probabilidad de que se repitan. Los subgrupos de riesgos de costes externos incluyen los riesgos económicos, políticos y naturales.
¿Por qué es importante la gestión del riesgo de costes?
Hay diversas causas de fracaso, pero la mayoría de los problemas están enlazados con una mala gestión de los costes. En pocas palabras, si no se controlan los costes, el proyecto fracasa. Con la gestión del riesgo de costes, se pueden prever los gastos futuros. Esa visibilidad del presupuesto es muy útil, ya que permite tomar decisiones que le alejarán de las deudas.
Según un estudio realizado por el PMI en 2021, el 38 % de los proyectos no se ajustan al intervalo del presupuesto planificado y el 35 % fracasan debido a una pérdida presupuestaria.
La gestión del riesgo de costes es una parte crucial de la gestión de un proyecto, ya que a menudo el éxito o el fracaso del proyecto depende de ella.
Utilice los siguientes consejos para gestionar mejor los riesgos de costes de los proyectos y aumentar sus posibilidades de éxito.
10 consejos eficaces para gestionar los riesgos de costes de un proyecto
Aunque es posible que no pueda controlar todos los riesgos que conlleva su proyecto, debe prepararse para ellos en la medida de lo posible, especialmente para aquellos que puede controlar. A continuación, le indicamos algunos aspectos que debe tener en cuenta a la hora de gestionar los riesgos de costes de un proyecto:
1. Preste atención a las áreas en las que los costes pueden aumentar.
Los costes de los proyectos se dividen normalmente en tres grupos básicos:
- Los costes directos* son los costes directamente necesarios para respaldar su proyecto. Esto incluye mano de obra, equipos y materiales.
- Los costes indirectos cubren los aspectos administrativos y operativos de un proyecto, como el coste de revisar documentos, realizar evaluaciones o contratar inspectores para un proyecto.
- Los gastos generales incluyen los costes de las actividades que no se pueden enlazar directamente o indirectamente con el proyecto. Los costes empresariales esenciales, como el alquiler y los servicios públicos, los gastos legales, la formación y los seguros, también forman parte de los gastos generales.
*Los costes directos suelen ser la fuente de los riesgos de costes de estas categorías. Por lo tanto, es esencial prestar atención al coste de la mano de obra, los equipos y los materiales para ayudar a reducir el riesgo de que los costes se disparen.
2. Incluya contingencias en el presupuesto del proyecto.
Una contingencia es una circunstancia futura que no se puede garantizar que vaya a ocurrir o no. Por ejemplo, no se puede garantizar que el proyecto vaya a terminar a tiempo, lo que aumenta el coste de la mano de obra y los gastos generales.
Incluir contingencias en el presupuesto de su proyecto minimiza el impacto de estos eventos en sus resultados finales. Además, reservar una parte del presupuesto le ayuda a hacer frente a los costes imprevistos.
Considere la posibilidad de ajustar aún más su presupuesto para proyectos con mayores riesgos.
3. Cree un plan de gestión de riesgos exhaustivo
Un proyecto exitoso necesita una hoja de ruta detallada. Una hoja de ruta proporciona una panorámica de los cronogramas y objetivos del proyecto. Como parte de su hoja de ruta, deberá identificar los posibles riesgos.
La planificación de la gestión de riesgos le ayuda a identificar, evaluar y mitigar los riesgos potenciales. También requiere que defina su tolerancia al riesgo; puede establecer umbrales para el nivel de riesgo que está dispuesto a asumir.
La tolerancia al riesgo facilita la priorización de los riesgos. Puede decidir qué problemas requieren atención inmediata y cuáles pueden conducir a una mejor toma de decisiones y a una reducción de los costes a largo plazo.
Un plan de gestión de riesgos también debe incluir un plan de respuesta. En primer lugar, decida cómo va a abordar eventos concretos, como sobrepasar el presupuesto de mano de obra o gastar más de lo previsto en materiales.
4. Cree un registro de riesgos del proyecto para realizar el seguimiento de los riesgos.
Como parte de su plan de gestión de riesgos, cree un registro de riesgos. Un registro de riesgos proporciona una lista de todos los riesgos que identifica durante la evaluación del proyecto. Le ofrece un plan para anticipar y resolver problemas rápidamente.
Incluya una variedad de campos para registrar cada riesgo. Por ejemplo, describa el riesgo, el impacto previsto en el proyecto y cómo planea responder si se produce. También puede asignar a alguien a cada riesgo, en lugar de hacer que el seguimiento de los riesgos sea responsabilidad de un único miembro del equipo.
Continúe supervisando los riesgos a lo largo de cada fase del proyecto. Realice el seguimiento del estado de los riesgos, para saber cuándo poner en marcha su plan de respuesta.
5. Determine la probabilidad y el impacto de cada riesgo.
Su registro de riesgos debe incluir la probabilidad y el impacto de cada riesgo. La probabilidad de un riesgo específico es la probabilidad de que se produzca en algún momento durante el proyecto.
Por ejemplo, el riesgo de retrasos debido a la escasez de materiales de los proveedores puede aumentar durante los problemas de la cadena de suministro. También puede enfrentarse a una mayor probabilidad de ralentizaciones cuando se enfrenta a una falta de mano de obra o recursos.
Después de analizar la probabilidad de que se produzca un evento, deberá considerar su impacto. Piense en cómo el evento podría alterar sus planes, obligándole a detener otros trabajos o retrasar una fase del proyecto.
También puede realizar una valoración de la probabilidad y el impacto de cada evento en una escala numérica del uno al cinco o del uno al diez. Las valoraciones le ayudan a priorizar sus recursos a la hora de gestionar los riesgos.
Bonus: ¡Utilice plantillas RAID para gestionar los riesgos!
6. Esboce la estructura de desglose del trabajo ( WBS ).
La estimación de costes es el proceso de realizar una previsión del coste del proyecto para alcanzar metas específicas. La estimación de costes debe tener en cuenta todos los elementos necesarios para el proyecto, incluyendo la mano de obra y los materiales.
Una estructura de desglose del trabajo (WBS) le ayuda a crear una estimación de costes más precisa. Para ello, es necesario dividir el proyecto en tareas más pequeñas y manejables.
Un WBS también es una herramienta común para proyectos basados en entregables. Puede dividir el proyecto en paquetes de trabajo (WP) más pequeños. Cada WP debe tener sus propios costes, riesgos y miembros del equipo asignados. Un paquete de trabajo facilita la detección del exceso de costes en una tarea específica antes de que empiece a afectar a otras áreas del proyecto.
7. Mida el rendimiento con la gestión del valor ganado (EVM).
La gestión del valor ganado (EVM) le ayuda a medir el rendimiento de cada tarea o paquete de trabajo. Implica evaluar el rendimiento actual en comparación con el rendimiento planificado.
Esta técnica puede ayudarle a gestionar y controlar su proyecto, pero no puede confiar únicamente en el EVM, ya que puede cambiar rápidamente.
Si mide todos sus riesgos con EVM, podrá cubrir el impacto de uno o más riesgos que se produzcan con el presupuesto de contingencia.
El valor ganado es la cantidad del presupuesto que ha ganado en función de la cantidad de trabajo completado.
Pongamos un ejemplo: el presupuesto del proyecto es de 20 000 dólares y el cronograma de ejecución es de seis meses. Tras tres meses, ha completado el 50 % del trabajo. El valor ganado actual es de 10 000 dólares. En esta fase del proyecto, debería haber gastado aproximadamente la mitad del presupuesto.
Cuando los costes reales comienzan a superar el valor ganado, es necesario detenerse y evaluar la causa del exceso de costes.
8. Compare proveedores y suministradores para el proyecto
Encontrar los proveedores adecuados para el proyecto puede ayudar a mitigar los riesgos de costes del proyecto. Los retrasos y el aumento de los gastos de los proveedores pueden afectar al coste de su proyecto de múltiples maneras.
Cuando compare proveedores y distribuidores, no se fije solo en los precios. También debe asegurarse de que sus socios sean fiables y capaces de entregar los productos o servicios a tiempo.
Por ejemplo, si un proveedor no puede cumplir con un pedido, es posible que tenga que utilizar equipos, materiales o software diferentes para completar una tarea. Estos cambios pueden aumentar sus costes y alargar los plazos.
9. Evite aumentar el alcance del proyecto
Modificar el alcance de un proyecto suele conllevar un aumento de los costes. Los clientes y las partes interesadas pueden proponer cambios en el proyecto en cualquier momento. Sin embargo, algunos cambios pueden aumentar drásticamente los costes o el plazo de finalización.
Los gestores de proyectos deben saber qué cambios son demasiado difíciles de implementar sin fondos adicionales. Ceñirse al alcance planificado del proyecto ayuda a mantener el presupuesto y el calendario según lo planificado.
Descubra el triángulo de la gestión de proyectos y vea cómo los costes, el alcance y el tiempo afectan a la calidad de un proyecto.
¡Echa un vistazo a estas plantillas de propuestas presupuestarias!
10. Utilice software de gestión de proyectos para supervisar los costes.
Nunca deje de buscar costes inesperados. En su lugar, supervise con frecuencia su progreso utilizando las mejores herramientas disponibles, como el software de gestión de proyectos.
Las plataformas de gestión de proyectos, como ClickUp, ofrecen una solución personalizable para realizar el seguimiento de todas las áreas de su proyecto. Por ejemplo, si se siente abrumado por la gestión de riesgos del proyecto, la plantilla de presupuesto de ClickUp puede resultarle útil para realizar el seguimiento del presupuesto de su proyecto y ayudarle a estar atento a los riesgos de costes. Además, puede gestionar fácilmente los flujos de trabajo, establecer metas y ver estadísticas en tiempo real con el panel visual de ClickUp.
Estas son solo algunas de las ventajas del software de gestión de proyectos. También puede ahorrar tiempo, mejorar la comunicación y mucho más.
Mantenga los costes de su proyecto bajo control.
La gestión del riesgo de costes es esencial para el éxito de su próximo proyecto. Preste mucha atención a todos los costes relacionados a lo largo de cada fase del proyecto.
Usted tiene el mayor control sobre los costes directos, incluidos los costes de equipos, materiales y mano de obra. Para prepararse mejor ante eventos de riesgo y obtener un mayor control sobre los riesgos de costes del proyecto, considere la posibilidad de utilizar un software de gestión de proyectos.
Una solución eficaz de gestión de proyectos como ClickUp puede evitar la sobrecarga de trabajo y mitigar otros factores de riesgo asociados al aumento de los costes. Úsela para mantenerse organizado, gestionar sus presupuestos, obtener informes en tiempo real, comunicarse con su equipo y mucho más.