es el Presidente y Fundador de la Institute of Project Management (Instituto de Gestión de Proyectos) _, antiguo Vicepresidente de la Asociación Internacional de Gestión de Proyectos (IPMA) y experto de prestigio internacional en esta disciplina
visite la página biblioteca Mundial de PM y International Project Management Association (Asociación Internacional de Gestión de Proyectos) para su trabajo publicado.
¿Sabías que hasta un 35% de los proyectos no consiguen cumplir los objetivos de la empresa en cuanto a satisfacción de las partes interesadas?
El intento correcto de un proyecto depende a menudo de su enfoque de gestión de riesgos principalmente cómo se gestiona el riesgo de coste del proyecto.
Así, de todos los proyectos correctos, sólo el 62% consiguen mantenerse dentro del presupuesto. Superar el presupuesto planificado del proyecto uno de los riesgos más comunes.
Para evitarlo, todo proyecto debe tener su gestión de riesgos plan. El análisis y la gestión de riesgos son esenciales para garantizar que su proyecto se desarrolle sin contratiempos y con el menor número posible de sorpresas.
Aunque los riesgos no son algo que pueda gestionarse por completo, contar con un plan adecuado para su repetición es crucial si quiere evitar que su proyecto se convierta en un fracaso.
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¿Qué es el riesgo de costes en la gestión de proyectos?
El riesgo de costes es uno de los riesgos más comunes de los proyectos. Puede surgir de una mala planificación del presupuesto y de una estimación inexacta de los costes. El riesgo de costes es el riesgo de superar el presupuesto de un proyecto o de no conseguir un valor justo que compense los costes. Además, puede enfrentarse a costes más elevados debido a factores internos o externos. Pero, ¿cuáles son exactamente?
Riesgos de costes internos
Los riesgos internos se producen debido a acciones internas de la empresa. Por ejemplo, subestimar la cantidad de trabajo necesaria para un proyecto puede dar lugar a una ampliación del calendario, lo que aumenta el coste del proyecto. Cuanto más largo sea el proyecto, más costará. Es evidente Eso también significa que este riesgo está relacionado no sólo con el calendario, sino también con el rendimiento y la calidad.
Lo bueno de los riesgos internos es que se pueden evitar con un plan y una gestión de proyectos adecuados. En cambio, los riesgos externos suelen estar fuera de nuestro control.
Riesgos de costes externos
Los riesgos de costes externos son los que se producen fuera de la empresa. Puede tratarse de cambios en la normativa o en los estándares del sector, o de comisiones bancarias. Aunque no puede controlar estos problemas pero puedes mitigar su impacto en tu proyecto.
El mayor problema de estos riesgos es que no se puede predecir su probabilidad de repetición. Entre los subgrupos de riesgos de costes externos figuran los riesgos económicos, políticos y naturales.
¿Por qué es importante la gestión del riesgo de costes?
Hay una gran variedad de causas de fracaso pero la mayoría de los problemas están enlazados con una mala gestión de los costes. En pocas palabras, si no se controlan los costes, el proyecto fracasa. Con la gestión del riesgo de costes, puede prever los gastos futuros . Esa visibilidad del presupuesto es muy útil porque te permite tomar decisiones que te alejarán de las deudas. Según el estudio de PMI de 2021 el 38% de los proyectos no se mantienen dentro del intervalo presupuestario previsto y el 35% de los proyectos fracasan debido a una pérdida presupuestaria.
La gestión del riesgo de costes es una parte crucial de la gestión de un proyecto, ya que a menudo de ella depende el éxito o el fracaso del proyecto.
Utilice los siguientes consejos para gestionar mejor los riesgos de coste de los proyectos y aumentar sus posibilidades de éxito.
10 Consejos eficaces para gestionar los riesgos de coste de los proyectos
Aunque no pueda controlar todos los riesgos de su proyecto, debe prepararse para ellos en la medida de lo posible, especialmente para los que pueda controlar. A continuación le ofrecemos algunos consejos que debe tener en cuenta a la hora de gestionar los riesgos de coste de un proyecto:
1. Preste atención a las áreas en las que pueden aumentar los costes
Los costes de un proyecto suelen dividirse en tres grupos básicos:
- Costes directos* son los costes directamente necesarios para la compatibilidad de su proyecto. Esto incluye mano de obra, equipos y materiales.
- **Los costes indirectos cubren los gastos administrativos y de gestióny operativos de un proyectocomo el coste de revisar documentos, realizar evaluaciones o contratar inspectores para un proyecto.
- Los gastos generales incluyen los costes de actividades que no se pueden enlazar directa o indirectamente con el proyecto. Los costes esenciales de la empresa, como el alquiler y los servicios públicos, los gastos legales, la formación y los seguros, también forman parte de los gastos generales.
*Los costes directos suelen ser la fuente de riesgos de costes fuera de estas categorías. Por lo tanto, es esencial prestar atención al coste de la mano de obra, los equipos y los materiales para ayudar a reducir el riesgo de que los costes se disparen.
2. Incluya imprevistos en el presupuesto del proyecto
Una contingencia es una circunstancia futura que no puede garantizar que se produzca o no. Por ejemplo, no puede garantizar que su proyecto termine a tiempo, lo que aumenta el coste de la mano de obra y los gastos generales.
Incluir imprevistos en el presupuesto del proyecto minimiza el impacto de estos eventos en el balance final. Además, el ajuste de una parte del presupuesto le ayuda a hacer frente a costes imprevistos.
Considere la posibilidad de reservar una parte aún mayor del presupuesto para proyectos con mayores riesgos.
vía Broadleaf.com
3. Crear un plan exhaustivo de gestión de riesgos
A un proyecto correcto necesita una hoja de ruta detallada . Una hoja de ruta proporciona una visión general del cronogramas y objetivos del proyecto . Como parte de su hoja de ruta, tendrá que identificar los posibles riesgos.
La planificación de la gestión de riesgos le ayuda a identificar, evaluar y mitigar los riesgos potenciales. También requiere que defina su tolerancia al riesgo; puede ajustar umbrales para el nivel de riesgo que está dispuesto a asumir.
La tolerancia al riesgo facilita la priorización de los riesgos. Puede decidir qué problemas requieren atención inmediata y cuáles pueden conducir a una mejor toma de decisiones y menores costes a largo plazo.
Un plan de gestión de riesgos debe incluir también un plan de respuesta. En primer lugar, hay que decidir cómo hacer frente a determinados eventos, como sobrepasar el presupuesto de mano de obra o gastar en materiales más de lo previsto.
4. Crear un registro de riesgos del proyecto para su seguimiento
Como parte de tu plan de gestión de riesgos, cree un registro de riesgos . Un registro de riesgos proporciona una lista de todos los riesgos que se identifican durante la evaluación del proyecto. Le ofrece un plan para anticiparse y resolver problemas rápidamente.
Incluya diversos campos para registrar cada riesgo. Por ejemplo, describa el riesgo, el impacto previsto en el proyecto y cómo planea responder en caso de que se produzca. También puede asignar una persona a cada riesgo, en lugar de que el seguimiento de los riesgos sea responsabilidad de un único miembro del equipo.
Siga supervisando los riesgos a lo largo de cada fase del proyecto. Lleve un seguimiento del estado de los riesgos para saber cuándo debe poner en marcha su plan de respuesta.
5. Determine la probabilidad y el impacto de cada riesgo
Su registro de riesgos debe incluir la probabilidad y el impacto de cada riesgo. La probabilidad de un riesgo concreto es la probabilidad de que se produzca en algún momento del proyecto.
Por ejemplo, el riesgo de retrasos debidos a la escasez de materiales de los vendedores o proveedores puede aumentar durante los problemas de la cadena de suministro. También puede aumentar la probabilidad de retrasos por falta de mano de obra o recursos.
Después de analizar la probabilidad de un evento, tendrá que considerar su impacto. Piense en cómo el evento puede alterar sus planes, obligándole a interrumpir otros trabajos o a retrasar una fase del proyecto.
También puedes valorar la probabilidad y el impacto de cada evento en una escala numérica de uno a cinco o de uno a diez. Las valoraciones te ayudarán a priorizar tus recursos a la hora de afrontar los riesgos.
Bonus: Utilizar **Plantillas RAID **para gestionar los riesgos
6. Esbozar la Estructura de desglose del trabajo (
EDT )
La estimación de costes es el proceso de previsión del coste del proyecto para alcanzar unas metas concretas. La estimación de costes debe tener en cuenta todos los elementos necesarios para el proyecto, incluidos la mano de obra y los materiales.
A estructura de desglose del trabajo (EDT) le ayuda a realizar una estimación de costes más precisa. Le obliga a dividir su proyecto en tareas más pequeñas y manejables.
La EDT también es una herramienta habitual en los proyectos basados en entregables. Puede separar el proyecto en paquetes de trabajo (PT) más pequeños. Cada paquete de trabajo debe tener sus propios costes, riesgos y miembros de equipo asignados. Un paquete de trabajo facilita la detección de sobrecostes en una tarea concreta antes de que empiece a afectar a otras áreas del proyecto.
7. Medir el rendimiento con la Gestión del Valor Ganado (EVM)
La gestión del valor ganado (EVM) le ayuda a medir el rendimiento de cada tarea o paquete de trabajo. Consiste en evaluar el rendimiento actual en comparación con el planificado.
Esta técnica puede ayudarle a gestionar y controlar su proyecto, pero no puede confiar sólo en la EVM porque puede cambiar rápidamente.
Si mide todos sus riesgos con EVM, puede cubrir el impacto de uno o más riesgos que se produzcan con el presupuesto para imprevistos.
El valor ganado es la cantidad del presupuesto que ha ganado en función de la cantidad de trabajo completada.
vía Planningengineer.net
Pongamos un ejemplo: el presupuesto del proyecto es de 20.000 $ con un cronograma de seis meses. Después de tres meses, has completado el 50% del trabajo. El valor actual es de 10.000 $. En esta fase del proyecto, deberías haber gastado aproximadamente la mitad del presupuesto.
Cuando los costes reales empiezan a superar el valor ganado, hay que detenerse y evaluar la causa del sobrecoste.
8. Comparar vendedores y proveedores para el proyecto
Encontrar a los vendedores y proveedores adecuados para el proyecto puede ayudar a mitigar los riesgos de coste del mismo. Los retrasos y el aumento de los gastos de proveedores y vendedores pueden repercutir en el coste del proyecto de múltiples maneras.
Al comparar vendedores y proveedores, preste atención a algo más que los precios. También debe asegurarse de que sus socios son fiables y capaces de entregar los bienes o servicios a tiempo.
Por ejemplo, si un proveedor no puede cumplir un pedido, es posible que tenga que utilizar equipos, materiales o software diferentes para completar una tarea. Estos cambios pueden aumentar los costes y el calendario.
9. Evite aumentar el alcance del proyecto
Alterar el alcance de un proyecto a menudo conlleva un aumento de los costes. Los clientes y las partes interesadas pueden proponer cambios en el proyecto en cualquier momento. Sin embargo, algunos cambios pueden aumentar drásticamente los costes o el calendario de finalización.
Los gestores de proyectos deben saber qué cambios son demasiado difíciles de aplicar sin fondos adicionales. Ceñirse al alcance planificado del proyecto ayuda a mantener el presupuesto y el calendario dentro de los plazos previstos.
Más información ***triángulo de gestión de proyectos* y ver cómo los costes, el alcance y el tiempo repercuten en la calidad de un proyecto.
Check out these plantillas de propuestas de presupuesto !
10. Utilizar programas informáticos de gestión de proyectos para controlar los costes
Nunca dejes de buscar costes imprevistos. En su lugar, supervise con frecuencia su progreso utilizando las mejores herramientas disponibles, como por ejemplo software de gestión de proyectos . Plataformas de gestión de proyectos tales como ClickUp proporcionan una solución personalizable para el seguimiento de cada área de su proyecto. Por ejemplo, si se siente abrumado con la gestión de riesgos de proyectos, Plantilla de presupuesto de ClickUp puede ser útil para el seguimiento del presupuesto de su proyecto y ayudarle a vigilar los riesgos de costes. Además, puede gestionar fácilmente los flujos de trabajo, ajustar metas y ver estadísticas en tiempo real con El panel visual de ClickUp .
Estos son sólo algunos de los ventajas del software de gestión de proyectos . También puede ahorrar tiempo, mejorar la comunicación y mucho más.
Creación de informes presupuestarios con paneles en ClickUp
Mantenga los costes de su proyecto bajo control
La gestión del riesgo de costes es esencial para el intento correcto de su próximo proyecto. Preste especial atención a todos los costes relacionados a lo largo de cada fase del proyecto.
El mayor control lo tiene sobre los costes directos, incluidos los costes de equipos, materiales y mano de obra. Para prepararse mejor para los eventos de riesgo y obtener un mayor control sobre los riesgos de costes del proyecto, considere la posibilidad de utilizar software de gestión de proyectos .
Una solución eficaz de gestión de proyectos como ClickUp puede evitar la sobreprogramación y mitigar otros factores de riesgo asociados al aumento de los costes. Utilícela para mantenerse organizado, gestionar sus presupuestos y obtener (elaboración de) informes en tiempo real, comunicarse con su equipo y mucho más.