hace magia con las palabras en crédito tribal , la empresa de servicios financieros hecha a medida para startups. Tiene más de 5 años de experiencia contando historias a los responsables de la toma de decisiones en asuntos públicos y ahora en finanzas y emprendimiento. Cuando no está en el trabajo poniendo a prueba su tolerancia a la cafeína, puede estar practicando Muay-Thai o leyendo ficción
Equilibrar el ritmo acelerado de una empresa con una tarea que exige precisión, como la gestión de gastos, es un reto cada vez mayor para la productividad. Un informe de SAP Concur muestra que 6 de cada 10 empleados han presentado al menos una solicitud incorrecta informe de gastos y al menos el 33% ha presentado documentos con cinco errores o más.
Para encontrar dichas imprecisiones, los colaboradores tienen que escanear cada entrada sin la garantía de precisarla. Esto puede dar lugar a costes elevados y riesgos de cumplimiento .
Hoy en día, disponemos de herramientas de gestión dedicadas a resolver estos problemas y medir la productividad para detectar nuestras áreas de oportunidad. ¿Por qué sigue existiendo esto?
El reto no es la falta de herramientas disponibles, sino un número cada vez mayor. Los responsables financieros tienen que elegir qué herramientas y servicios son óptimos para el rendimiento del equipo, y a menudo esta tarea es una molestia en sí misma.
Si su equipo necesita un pequeño empujón, estamos aquí para ayudarle.
Aquí tiene cinco trucos para aumentar la productividad y precisión de su equipo de gestión de gastos.
Pero lo primero es lo primero.
¿Qué hace un equipo de gestión de gastos?
¿Se acuerda de su primer viaje de negocios? Nosotros sí, y también recordamos que perdimos los dos recibos de los billetes de avión, por lo que no pudimos presentarlos al equipo de contabilidad. Inevitablemente, recibimos la clásica mirada de decepción.
Para evitar problemas como los mencionados, un equipo de gestión de gastos comprueba que cada gasto esté justificado y en el presupuesto del proyecto el gestor financiero es el responsable de la contabilidad de la empresa, utilizando todos los tickets, facturas o vales que haya recogido durante su viaje para garantizar la rendición de cuentas en el funcionamiento de la empresa. Básicamente, son los guardianes del flujo de caja de la empresa y su trabajo es crucial para la salud financiera
Carecer de un equipo de gestión de gastos con una función tan vital podría ser perjudicial para toda la operación. Porque ninguna empresa del mundo quiere quedarse sin dinero, ¿verdad?
Imagínese esto: CB Insights sostiene que quedarse sin liquidez es la primera razón por la que fracasan las startups . Tras analizar más de 100 informes post-mortem se dieron cuenta de que la proyección imprecisa de los gastos era una de las principales razones por las que no podían conseguir la participación de los inversores en nuevas rondas.
Por eso, la combinación precisa de herramientas y servicios que puedan aumentar la productividad de un equipo de gestión de gastos puede beneficiar a toda la organización.
Hack #1: Seguimiento en tiempo real
En los tiempos en que los gastos se gestionaban en papel, un dispositivo que pudiera decir cuándo, dónde y cómo se gastaba el flujo de efectivo en tiempo real era el santo grial de los departamentos de contabilidad.
Las empresas necesitan equipos de gastos que prevean una posible anomalía, ya que siempre es mejor ser proactivo y tomar medidas lo antes posible.
Basándose en el punto de equilibrio de cada periodo de operación, los equipos pueden fijar un límite máximo de gastos y utilizar un
panel que les permite hacer un seguimiento en tiempo real de cómo se mueve el flujo de dinero y ver cualquier posible problema.
Soluciones de control de gastos de Tribal
Hack #2: Crear un informe con unos pocos clics
Aberdeen Group estima que el procesamiento de un solo informe de gastos cuesta a las pequeñas y medianas empresas una media de 35 dólares estadounidenses .
¿No cree que sería menos costoso volver a comprobarlo que hacerlo de nuevo?
Dedique menos tiempo a generar un informe y dé un respiro a su equipo para que compruebe las incoherencias.
Utilizando soluciones de software como El panel de ClickUp y sus herramientas para la elaboración de informes permiten al equipo optimizar su productividad, reduciendo el tiempo necesario para elaborar uno.
Además, puede crear su propio centro de control para todo su equipo. De este modo, podrá obtener información valiosa sobre el trabajo de su equipo y determinar dónde puede mejorar el proceso de (elaboración de) informes de gastos para reducir costes.
📌 Consejo profesional: Ver
ClickUp University: Aproveche la elaboración de informes con paneles de control
Construye tu centro de control personalizado con los paneles de ClickUp
Hack #3: Contar la historia y tender puentes
No es raro que los equipos financieros (y los profesionales de las finanzas en general) se esfuercen por transmitir sus conocimientos e ideas de forma accesible y convincente_-_al menos para los no iniciados.
Cuando se le preguntó por qué los gráficos y diagramas no eran más que secas compilaciones de estadísticas aburridas, Edward Tufte (ya sabes, el tipo llamado el Galileo de los gráficos por Bloomberg ) respondió:
si las estadísticas son aburridas, es que te has equivocado de número
Evite ser aburrido con sus informes, aunque no sólo por diversión, sino sobre todo por una cuestión de claridad. Incorpora técnicas de ayuda visual y narración de historias a tu flujo de trabajo y verás cómo mejora la comunicación entre equipos.
Hack #4: Toma de decisiones con facilidad
Los directores financieros y los responsables de la toma de decisiones de la empresa pueden centrarse casi por completo en la planificación y la estrategia si el equipo puede generar información con datos de calidad en tiempo real_-gracias a herramientas como un panel y la elaboración de informes con un solo clic.
Según la encuesta anual de directores financieros de Gartner, la principal prioridad para los líderes financieros durante 2021 es el análisis avanzado de datos.
vía Gartner.com
La importancia y complejidad de la analítica avanzada de datos y las herramientas digitales en la transformación de los departamentos financieros serán fundamentales para que los interesados impulsen su trabajo al siguiente nivel.
Contar con los proveedores de servicios adecuados para facilitar el proceso de transición es fundamental.
Bonificación: Plantillas del libro mayor
Hack #5: Invierte en tu equipo Un estudio de AMI-Partners descubrió que hasta 500 horas anuales por colaborador es lo que un equipo de finanzas puede ahorrar utilizando
una solución integrada de gastos, viajes y facturas. Disponer de servicios integrados dedicados a la gestión de gastos les permite reinvertir el tiempo ahorrado en actividades decisivas, como:
- Analizar las tendencias de gasto
- Encontrar oportunidades de ahorro
- Aprender y aplicar nuevas funciones de una solución
Cada activo que invierta en dar tiempo a su equipo para que se centre en lo importante, en lugar de en lo urgente, marca la diferencia entre una gestión que impulsa la productividad y otra que no.
Y, de paso, de aumentar las posibilidades de que la empresa goce de buena salud financiera.
La gestión de gastos correcta empieza aquí
El puente tendido entre las metodologías de gestión de proyectos y los hacks prácticos con los equipos de finanzas y gestión de gastos busca optimizar los flujos de trabajo .
Al reunir los datos y estar disponibles en un único espacio, tendrán todo lo que necesitan para actuar sin tener que luchar contra la saturación.
Es necesario situar al equipo de gestión de gastos a la vanguardia de la productividad con las herramientas adecuadas y la innovación más avanzada.
Olvídese de volver a recibir miradas de decepción de sus compañeros por billetes de avión perdidos.