Antonio es un mago de las palabras en Tribal Credit, la empresa de servicios financieros diseñada a medida para startups. Cuenta con más de cinco años de experiencia contando historias de responsables de la toma de decisiones en asuntos públicos y, ahora, en finanzas y emprendimiento. Cuando no está en el trabajo poniendo a prueba su tolerancia a la cafeína, se le puede encontrar practicando muay thai o leyendo ficción.
Equilibrar el ritmo acelerado de una empresa con una tarea que exige precisión, como la gestión de gastos, es cada vez más difícil para la productividad.
Un informe de SAP Concur muestra que 6 de cada 10 empleados han presentado al menos un informe de gastos incorrecto, y al menos el 33 % ha presentado documentos con cinco o más errores.
Para encontrar dicha imprecisión, los colaboradores tienen que revisar cada entrada sin garantía de encontrarla. Esto puede generar altos costes y riesgos de cumplimiento normativo.
Hoy en día, contamos con herramientas de gestión dedicadas a resolver estos problemas y medir la productividad para detectar nuestras áreas de oportunidad.
Entonces, ¿por qué sigue siendo un problema?
El reto no es la falta de herramientas disponibles, sino su creciente número. Los responsables financieros deben elegir qué herramientas y servicios son óptimos para el rendimiento del equipo, y a menudo esta tarea es una molestia en sí misma.
Si tu equipo necesita un pequeño empujón, estamos aquí para ayudarte.
Aquí tienes cinco trucos para aumentar la productividad y la precisión de tu equipo de gestión de gastos.
Pero primero lo primero.
¿Qué hace un equipo de gestión de gastos?
¿Recuerdas tu primer viaje de negocios? Nosotros sí, y también recordamos que perdimos los recibos de nuestros billetes de avión, por lo que no pudimos presentarlos al equipo de contabilidad. Inevitablemente, recibimos la clásica mirada de decepción.
Para evitar problemas como los mencionados anteriormente, un equipo de gestión de gastos comprueba que todos los gastos estén justificados y dentro del presupuesto del proyecto, utilizando todos los tickets, facturas o comprobantes que ha recopilado durante su viaje para garantizar la responsabilidad en el funcionamiento de la empresa. Básicamente, son los guardianes del flujo de caja de la empresa y su trabajo es crucial para la salud financiera.
Sin un equipo de gestión de gastos con una función tan vital, toda la operación podría verse perjudicada. Porque ninguna empresa del mundo quiere quedarse sin dinero, ¿verdad?
Imagínese lo siguiente: CB Insights sostiene que quedarse sin efectivo es la primera razón por la que fracasan las empresas emergentes. Tras analizar más de 100 informes post mortem, se dieron cuenta de que la proyección imprecisa de los gastos era una de las principales razones por las que no podían garantizar la participación de los inversores en rondas posteriores.
Por eso, la combinación adecuada de herramientas y servicios que puedan impulsar la productividad de un equipo de gestión de gastos puede beneficiar a toda la organización.
Truco n.º 1: seguimiento en tiempo real
En los tiempos en que los gastos se gestionaban en papel, un dispositivo que pudiera indicar en tiempo real cuándo, dónde y cómo se gastaba el flujo de caja era el santo grial de los departamentos de contabilidad.
Las empresas necesitan equipos de gastos que prevean posibles anomalías, ya que siempre es mejor ser proactivo y tomar medidas lo antes posible.
Basándose en el punto de equilibrio de cada periodo operativo, los equipos pueden establecer un límite máximo de gastos y utilizar un panel que les permite realizar un seguimiento en tiempo real del flujo de dinero y detectar cualquier problema potencial.
Truco n.º 2: cree un informe con unos pocos clics
El Aberdeen Group estima que procesar un solo informe de gastos cuesta a las pequeñas y medianas empresas una media de 35 dólares estadounidenses.
¿No cree que sería menos costoso revisar dos veces que volver a hacerlo?
Dedique menos tiempo a la elaboración de informes y deje más margen a su equipo para que compruebe las inconsistencias.
El uso de soluciones de software como el panel de ClickUp y sus herramientas para crear informes permite al equipo optimizar su productividad, reduciendo el tiempo necesario para elaborarlos.
Además, puede crear su propio centro de control de misiones para todo su equipo. De esta manera, podrá obtener información valiosa sobre el trabajo de su equipo e identificar dónde puede mejorar su proceso de elaboración de informes de gastos para reducir costes.
📌 Consejo profesional: Vea ClickUp University: Aproveche la elaboración de informes con los paneles.
Truco n.º 3: Cuenta la historia y tiende puentes
No es raro que los equipos financieros (y los profesionales de las finanzas en general) tengan dificultades para transmitir sus conocimientos y perspectivas de una manera accesible y convincente, al menos para los no iniciados.
Cuando se le preguntó por qué los gráficos y las tablas eran meras recopilaciones de estadísticas aburridas, Edward Tufte (el hombre al que Bloomberg bautizó como el Galileo de los gráficos ) respondió:
Si las estadísticas son aburridas, es que tienes los números equivocados.
Evita que tus informes sean aburridos, no solo por diversión, sino principalmente por claridad.
Incorpore ayudas visuales y técnicas narrativas a su flujo de trabajo y verá cómo mejora la comunicación entre los equipos.
Truco n.º 4: Toma de decisiones con facilidad
Los responsables financieros y los encargados de tomar decisiones empresariales pueden centrarse casi por completo en la planificación y la estrategia si el equipo puede generar información valiosa con datos de calidad en tiempo real*, gracias a herramientas como un panel y la elaboración de informes con un solo clic.
Según la encuesta anual de Gartner a directores financieros, la principal prioridad de los responsables financieros durante 2021 es el análisis avanzado de datos.
La importancia y la complejidad de las herramientas digitales y el análisis avanzado de datos en la transformación de los departamentos financieros serán fundamentales para que las partes interesadas impulsen su trabajo al siguiente nivel.
Contar con los proveedores de servicios adecuados para facilitar el proceso de transición es fundamental.
Bonificación: plantillas de libro mayor general
Truco n.º 5: invierte en tu equipo
Un estudio de AMI-Partners descubrió que un equipo financiero puede ahorrar hasta 500 horas al año por colaborador utilizando una solución integrada de gastos, viajes y facturación.
Contar con servicios integrados dedicados a la gestión de gastos les permite reinvertir el tiempo ahorrado en actividades decisivas, tales como:
- Análisis de las tendencias de gasto
- Encontrar oportunidades para ahorrar costes
- Aprender y aplicar las nuevas funciones de una solución
Cada recurso que invierte para que su equipo se centre en lo que realmente importa, en lugar de en lo que es urgente, marca la diferencia entre una gestión que aumenta la productividad y otra que no lo hace.
Y, por ende, para aumentar las posibilidades de que la empresa goce de buena salud financiera.
La gestión eficaz de los gastos comienza aquí.
El puente construido entre las metodologías de gestión de proyectos y los trucos prácticos con los equipos de finanzas y gestión de gastos busca optimizar los flujos de trabajo.
Al recopilar los datos y tenerlos disponibles en un único espacio, dispondrán de todo lo necesario para actuar sin tener que lidiar con la saturación.
Es necesario situar al equipo de gestión de gastos a la vanguardia de la productividad con las herramientas adecuadas y la innovación más avanzada.
Olvídate de las miradas decepcionadas de tus compañeros por haber perdido los billetes de avión.