Es fácil enamorarse de una herramienta de gestión de proyectos durante una demostración. Los paneles son claros, las automatizaciones funcionan a la perfección y cada pregunta recibe una respuesta contundente. Pero luego entra en acción tu equipo. Los comentarios antiguos no se han transferido, las integraciones requieren soluciones alternativas y alguien sigue teniendo que buscar las actualizaciones en tres aplicaciones diferentes.
La implementación suele ser el punto de partida de los arrepentimientos. Según el Informe sobre tendencias de compra de software de 2026 de Capterra, el 89 % de los compradores que se arrepintieron de haber adquirido un software se habían encontrado con contratiempos inesperados durante la implementación. El informe abarca el software empresarial en general, pero esta tendencia se aplica especialmente a los equipos de gestión de proyectos, donde una herramienta deficiente afecta a todos los plazos y traspasos.
Por eso, a la hora de elegir un software de gestión de proyectos, lo fundamental es que se adapte a tus necesidades. Tienes que saber en qué medida una herramienta se adapta a tus flujos de trabajo, se integra con las aplicaciones que utiliza tu equipo y resiste el cambio desde tu configuración actual.
Esta guía aborda los cinco tipos principales de software de gestión de proyectos, 10 criterios de evaluación y un proceso de selección en siete pasos para elegir una herramienta que tu equipo seguirá utilizando.
En resumen
- Elige primero la categoría adecuada. Los tableros Kanban son adecuados para flujos de trabajo sencillos, las plataformas de gestión del trabajo dan soporte a equipos multifuncionales y las herramientas especializadas se encargan del desarrollo de software, de calendarios complejos o de proyectos facturables a clientes.
- Considera los factores decisivos como tales. Compara las herramientas preseleccionadas utilizando las mismas tareas y una tabla de puntuación ponderada. Una puntuación alta no significa gran cosa si el software no cumple un requisito crítico de seguridad o integración.
- No te fijes solo en el precio de la suscripción. Comprueba las restricciones de usuarios, los límites de las funciones de pago, los costes de migración y las condiciones del contrato. Un plan más barato puede acabar saliendo más caro una vez que todo tu equipo empiece a utilizarlo.
- Mide los resultados tras la implantación. Vuelve a analizar los problemas iniciales al cabo de 90 días. Si la elaboración de informes sigue llevando horas o los traspasos de tareas siguen retrasándose, averigua qué está causando los retrasos antes de que se conviertan en algo habitual.
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
El software de gestión de proyectos ofrece a los equipos un espacio compartido para planificar proyectos, asignar tareas, establecer plazos y dependencias, y realizar un seguimiento del progreso. Las herramientas van desde sencillos tableros Kanban como Trello hasta plataformas para varios equipos como Asana, monday.com y ClickUp, pasando por herramientas para desarrolladores como Jira y herramientas de planificación como Microsoft Project. Averigua qué necesita tu equipo antes de compararlas.
¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de proyectos?
La mayor ventaja del software de gestión de proyectos es la visibilidad. Puedes ver qué está pasando en todos tus proyectos, y la gente dedica menos tiempo a estar persiguiéndose unos a otros para obtener información actualizada. Así es como funciona en la práctica:
- Mantén las decisiones vinculadas al trabajo. Cuando los briefings, los comentarios y las tareas se encuentran en un mismo lugar, es más fácil rastrear por qué se ha modificado un plazo o se ha cambiado un requisito. Alguien que se incorpore a mitad de un proyecto puede ponerse al día rápidamente gracias al historial de tareas.
- Detecta las dependencias antes de que se conviertan en retrasos. Imagina que un desarrollador necesita maquetas aprobadas antes de empezar a programar. Un enlace de dependencia vincula ambas tareas, de modo que, si el diseño se retrasa, el equipo ve qué trabajo se ve afectado y ajusta el calendario con antelación.
- Deja claras las responsabilidades. Cada tarea tiene una persona asignada y una fecha límite, para que todo el mundo sepa quién se encarga de qué. Así se liberan las reuniones semanales de seguimiento para centrarse en el trabajo que requiere atención.
- Detecta a tiempo los desequilibrios en la carga de trabajo. Una vista Carga de trabajo permite a los responsables comparar las tareas asignadas y la capacidad de todo el equipo. Si un ingeniero está sobrecargado y otro tiene margen, pueden redistribuir el trabajo antes de que se incumplan los plazos.
¿Por qué fracasan las elecciones de software de gestión de proyectos?
Una razón habitual es que los equipos evalúan cómo funcionan las funciones por separado sin comprobar qué ocurre cuando la información se transfiere de una a otra.
Imagina un equipo de marketing que se está preparando para el lanzamiento de un producto. El equipo de ventas cambia la fecha de lanzamiento en el CRM, pero el cronograma del proyecto sigue mostrando la fecha límite anterior. Mientras tanto, las aprobaciones de diseño se realizan en una aplicación independiente y nadie informa al equipo de desarrollo cuando los recursos definitivos están listos.
Cada herramienta puede trabajar perfectamente por sí sola. El problema surge cuando hay que transferir información entre ellas.
Realiza la prueba de las costuras antes de comparar las funciones
La «prueba de compatibilidad» te ayuda a detectar estas carencias antes de realizar la confirmación de la herramienta.
Empieza por seguir el recorrido de un proyecto real, desde la solicitud inicial hasta la entrega final. Observa cómo fluye la información a través de los briefings, las tareas asignadas, las revisiones, las aprobaciones y las actualizaciones para el cliente. En cada fase del proceso, comprueba qué hay que gestionar, si el software lo gestiona y quién es el responsable en caso de que algo salga mal.
Por ejemplo, si un cliente modifica un plazo en tu CRM, ¿se notifica al responsable del proyecto? ¿Se reflejará la fecha actualizada en el cronograma del proyecto o alguien tendrá que cambiarla manualmente? Y si una integración deja de funcionar, ¿cómo se enterará el equipo?
Estos detalles son importantes cuando ya te enfrentas a una saturación de trabajo. En la encuesta «State of AI Maturity 2025» de ClickUp, realizada a 316 profesionales, el 54 % señaló que sus sistemas estaban dispersos o mayoritariamente dispersos. Solo el 14 % afirmó que el contexto estaba unificado y era de fácil acceso en toda la empresa.
Por supuesto, no siempre resulta práctico reunir todo en una sola plataforma.
Es posible que un equipo de ingeniería ya gestione el código, las solicitudes de validación y las incidencias a través de GitHub y Jira. Trasladar todo ese trabajo a otra plataforma podría alterar procesos que funcionan correctamente. En ese caso, una herramienta de gestión de proyectos con conexiones fiables a esos sistemas podría ser la opción más adecuada.
La prueba de integración te ayuda a tomar esa decisión desde el principio: qué partes de tu flujo de trabajo deben integrarse en un entorno de trabajo compartido y cuáles se gestionan mejor con herramientas especializadas que permanecen conectadas.
¿Qué tipos de software de gestión de proyectos existen?
El software de gestión de proyectos se divide en cinco tipos, y cada uno está diseñado para un tipo de trabajo diferente. Adapta el tipo al modo de trabajar de tu equipo antes de comparar proveedores. Para obtener un análisis más detallado, consulta esta guía sobre los tipos de software de gestión de proyectos.
| Tipo | Ejemplos de herramientas | Diseñado para | Principal dilema |
|---|---|---|---|
| Tareas y tableros Kanban | Trello, Microsoft Planner | Equipos pequeños con flujos de trabajo sencillos | Funcionalidades limitadas de elaboración de informes avanzados y planificación de recursos |
| Plataformas de gestión del trabajo | Asana, monday.com, ClickUp, Wrike, Smartsheet | Equipos multifuncionales que gestionan proyectos compartidos | Más configuración para mantener la coherencia en los flujos de trabajo |
| Herramientas ágiles y de desarrollo de software | Jira, Linear, atajo, GitHub Proyectos | Equipos de ingeniería y desarrollo de productos | Puede resultar complejo para equipos sin conocimientos técnicos |
| Herramientas de planificación y gestión de carteras (PPM) | Microsoft Project, Oracle Primavera P6, Planview | Oficinas de gestión de proyectos (PMO) y programas con necesidades de planificación detalladas | Requiere más experiencia en planificación y mantenimiento |
| Servicios profesionales y herramientas del sector | Productividad, Kantata, Teamwork.com, Procore | Trabajos facturables para clientes y proyectos específicos del sector | Es posible que se necesiten otras herramientas para un trabajo interno más amplio |
1. Tareas y tableros Kanban
Si tu equipo gestiona un flujo constante de tareas, puede que un tablero sencillo sea todo lo que necesitas. Herramientas como Trello y Microsoft Planner te permiten organizar el trabajo en columnas, como «Pendiente», «En curso» y «Terminado», y ir moviendo las tareas a medida que avanzan.
Son rápidos de configurar y fáciles de entender para los nuevos compañeros de equipo. Piensa en un calendario de contenidos, un proceso de selección de personal o una lista de control para un evento en la que todo el mundo necesite saber cuál es el siguiente paso.
Sin embargo, a medida que aumenta la escala y la complejidad, surgen límites. La elaboración de informes entre proyectos, las dependencias avanzadas y la planificación de la carga de trabajo pueden verse limitadas o requerir el uso de otra herramienta. Los planes gratuitos también tienen limitaciones. Por ejemplo, el plan Free de Trello permite hasta 10 colaboradores por entorno de trabajo, incluyendo invitados e invitaciones pendientes. Si se supera ese límite, los tableros del entorno de trabajo pasan a modo de solo lectura y se detienen sus automatizaciones.
Ideal para: Equipos pequeños que gestionan un flujo de trabajo sencillo con una configuración mínima.
No leas esto si: tus proyectos tienen dependencias complejas o necesitas una vista global del progreso de varios equipos.
2. Plataformas de gestión del trabajo
Entre las plataformas de gestión del trabajo se encuentran Asana, monday.com, ClickUp, Wrike y Smartsheet. Combinan tareas, múltiples vistas y automatizaciones con paneles de control e integraciones. La mayoría están diseñadas para equipos multifuncionales en los que los departamentos de marketing, operaciones y producto comparten proyectos. Muchas incorporan ahora documentos, formularios, chat y asistentes de IA, por lo que la línea divisoria entre herramienta de proyectos y entorno de trabajo sigue cambiando.
La contrapartida es la configuración. Las herramientas flexibles requieren que alguien diseñe los estados, los campos y los permisos. De lo contrario, cada equipo crea su propia versión y la elaboración de informes deja de funcionar. Las estructuras de precios también varían más de lo que sugiere el precio de etiqueta. Por ejemplo, monday.com vende planes de pago en paquetes de usuarios que empiezan en 3 usuarios y luego aumentan en múltiplos de 5, por lo que un equipo de 4 personas compra 5 usuarios y uno de 6, 10.
Ideal para: equipos multifuncionales que gestionan varios proyectos y necesitan visibilidad compartida y coordinación.
No leas más si: tu trabajo se limita a un sencillo tablero de tareas, o necesitas funciones especializadas de planificación o ingeniería que la plataforma no ofrece con la compatibilidad adecuada.
3. Herramientas ágiles y de desarrollo de software
Los equipos de desarrollo de software gestionan el trabajo de forma diferente. Se ocupan de informes de errores, solicitudes de funciones, carteras de trabajo, sprints y lanzamientos, a menudo junto con repositorios de código y herramientas de implementación.
Jira, Linear, Shortcut y GitHub Projects están diseñados en torno a estos flujos de trabajo. Dependiendo de la plataforma, los equipos pueden gestionar ciclos de sprint, estimar el esfuerzo necesario, realizar el seguimiento del progreso del desarrollo y vincular incidencias a cambios en el código.
El reto surge cuando personas ajenas al departamento de ingeniería necesitan hacer un seguimiento de ese trabajo. A un responsable de marketing que compruebe si una función estará lista para su lanzamiento le puede resultar complicado interpretar una lista de tareas pendientes repleta de problemas técnicos.
Algunas empresas abordan este problema proporcionando a los equipos sin conocimientos técnicos una herramienta de gestión de proyectos independiente. Eso puede funcionar, pero crea otro punto de traspaso que hay que gestionar. Los dos sistemas necesitan una forma fiable de realizar el uso compartido de fechas de lanzamiento, obstáculos y progreso.
Ideal para: Equipos de ingeniería y de producto que gestionan el trabajo de desarrollo mediante listas de tareas pendientes, sprints y repositorios de código.
No leas más si: la mayoría de tus proyectos consisten en tareas no técnicas y tu equipo apenas necesita flujos de trabajo de desarrollo de software.
4. Herramientas de planificación y gestión de carteras (PPM)
Microsoft Project, Oracle Primavera P6 y Planview gestionan calendarios detallados y la ruta crítica. También incluyen líneas de base, nivelación de recursos y la elaboración de informes a nivel de cartera. Los proyectos de construcción, ingeniería y administración pública confían en ellos porque sus contratos y patrocinadores exigen calendarios formales.
Sin embargo, el coste es la experiencia y los gastos generales. Es posible que un gestor de proyectos o una oficina de gestión de proyectos (PMO) tenga que mantener los calendarios, revisar la asignación de recursos y garantizar la precisión de los informes de la cartera. Los colaboradores pueden actualizar su trabajo directamente o proporcionar informes de progreso a través de otro proceso. Para un equipo de marketing de 15 personas, ese modelo hace que una persona se encargue de mantener actualizado el estado de todos los demás.
Ideal para: oficinas de gestión de proyectos (PMO) y organizaciones que gestionan calendarios complejos, limitaciones de recursos, requisitos de cumplimiento normativo o grandes carteras de proyectos.
No lo leas si: tu equipo necesita un sistema sencillo de seguimiento de tareas y no dispone de los recursos necesarios para mantener planes de proyectos detallados.
5. Servicios profesionales y herramientas específicas para cada sector
Las agencias y las consultoras realizan un seguimiento de los entregables, pero también necesitan saber cuánto tiempo dura un proyecto, cuánto cuesta llevarlo a cabo y si el cliente es rentable.
Las herramientas de automatización de servicios profesionales (PSA), como Productive, Kantata y Teamwork.com, añaden el tiempo facturable, los presupuestos y las facturas al seguimiento de proyectos. Algunas herramientas se centran en un solo campo. Procore, por ejemplo, ofrece compatibilidad con los trabajos de construcción, incluidas las solicitudes de información (RFI) y las presentaciones de documentos.
La contrapartida es el alcance. Una herramienta de PSA puede gestionar bien los presupuestos, pero es posible que sigas necesitando otras herramientas para el trabajo interno, la contratación o la planificación empresarial.
Ideal para: agencias, consultoras y empresas especializadas con presupuestos de clientes, trabajo facturable o necesidades específicas de su campo.
No lo utilices si: tus proyectos son principalmente internos. No necesitas funciones de facturación a clientes ni de control de tiempo.
Este vídeo de ClickUp muestra cómo las herramientas de gestión de proyectos organizan el trabajo. También explica cómo elegir una herramienta que se adapte al tamaño y al flujo de trabajo de tu equipo.
Qué hay que tener en cuenta al elegir un software de gestión de proyectos (10 criterios)
Una vez que hayas reducido las opciones al tipo de software que necesitas, es el momento de evaluar cada herramienta por separado.
En las páginas web de los proveedores encontrarás un sinfín de funciones de los programas de gestión de proyectos. Sin embargo, la lista de funciones de un proveedor no te indica cómo funciona realmente cada una de ellas. Estos 10 criterios te ayudarán a decidir qué aspectos debes comprobar durante una demostración o una versión de prueba.
- Adaptación al flujo de trabajo: ¿Puede la herramienta gestionar tu proceso desde la solicitud inicial hasta su completación? Comprueba si los pasos habituales, como las aprobaciones o las tareas periódicas, requieren soluciones manuales.
- Integraciones con herramientas existentes: ¿Se conecta de forma fiable con el CRM, los repositorios de código, las aplicaciones de chat, los calendarios y el almacenamiento de archivos que tu equipo ya utiliza? Pregunta qué información se sincroniza automáticamente, en qué dirección y qué ocurre cuando falla una conexión.
- Asistencia para la migración: ¿Se pueden importar proyectos desde tu software actual? Comprueba qué ocurre con los comentarios, los adjuntos, las subtareas, los campos personalizados y el historial de tareas, ya que es posible que no se transfieran todos.
- Vistas para diferentes equipos: ¿Pueden los colaboradores gestionar las tareas en listas o tableros, mientras que los gestores de proyectos utilizan cronogramas o diagramas de Gantt? Los responsables también deberían poder ver el progreso sin tener que solicitar informes por separado.
- Dependencias y planificación: ¿Muestra la herramienta qué tareas dependen de otras? Para proyectos complejos, comprueba si tiene compatibilidad con hitos, rutas críticas y cambios en la planificación.
- Gestión de la carga de trabajo y los recursos: ¿Pueden los responsables ver quién tiene capacidad limitada y quién está disponible? Busca funciones de gestión de recursos que tengan en cuenta el esfuerzo estimado y la disponibilidad, y no solo el recuento de tareas asignadas.
- Informes y paneles de control: ¿Puedes hacer el seguimiento del progreso, los retrasos y el estado del proyecto utilizando datos actualizados? Averigua si los informes se actualizan automáticamente o si alguien todavía tiene que recopilar los números manualmente.
- Permisos, invitados y seguridad: ¿Puedes controlar el acceso de empleados, colaboradores externos y clientes? En función de tus necesidades, busca funciones como el inicio de sesión único (SSO), registros de auditoría y otros controles de seguridad.
- Funcionalidades de IA: ¿Puede la IA resumir la actividad del proyecto, preparar informes de estado o facilitar automatizaciones utilizando los datos de tu proyecto? Comprueba la precisión de sus resultados, a qué información puede acceder y si el equipo realmente la utilizará.
- Coste total de propiedad: ¿Cuánto te costará el software una vez que tengas en cuenta las licencias de pago, los límites de funciones, los complementos, la configuración y la migración? Comprueba cómo varían los precios a medida que crece tu equipo.
Merece la pena analizar más detenidamente la IA en este contexto. Según el Informe sobre tendencias en software de gestión de proyectos para 2025 de Capterra, el 55 % señaló que la incorporación de funcionalidades de IA fue el principal desencadenante para la compra de software de gestión de proyectos en los últimos 12 meses. Sin embargo, el 41 % señaló que los problemas relacionados con la adopción de la IA constituían su principal reto en materia de software.
Ten en cuenta esa diferencia a la hora de comparar herramientas. Una función de IA puede parecer impresionante en una demostración, pero podrás hacerte una idea más clara de su valor probándola con los datos de tus propios proyectos, los procesos de tu equipo y tus necesidades de elaboración de informes.
Evalúa los 10 criterios en función de lo que más necesite tu equipo. A un equipo de desarrollo de software quizá le interesen sobre todo las integraciones con repositorios y la planificación de sprints. Una agencia podría dar prioridad al acceso de invitados, el control de tiempo y los presupuestos de los proyectos.
El siguiente paso es convertir esas prioridades en una lista de finalistas y comprobar en qué medida cada herramienta las cumple.
Cómo elegir un software de gestión de proyectos en 7 pasos
Para elegir un software de gestión de proyectos, correlaciona dónde se producen los cuellos de botella en el trabajo actualmente, decide si quieres integrar o conectar tus herramientas y establece los requisitos y el presupuesto. A continuación, selecciona tres herramientas, realiza una prueba piloto de dos semanas con una tabla de puntuación ponderada, calcula el coste del primer año y planifica la migración antes de firmar el contrato.
Paso 1: Identifica dónde se producen los cuellos de botella en el trabajo actualmente
Empieza por tus tres últimos proyectos antes de buscar ningún proveedor. Toma nota de dónde se produjeron retrasos en el trabajo, ya fuera por un traspaso de tareas fallido, un estado desactualizado, una decisión que se perdió en el chat o una aprobación del cliente que se quedó en la bandeja de entrada de alguien.
Aprovecha esos problemas para definir tus requisitos. Imagina que tus lanzamientos se retrasan constantemente porque las revisiones de diseño se realizan por correo electrónico. Es posible que necesites un proceso de aprobación y Revisión más eficaz. Otro equipo que dedica horas a preparar informes para la dirección podría dar prioridad a los paneles que recopilan datos actuales de los proyectos.
Siempre que sea posible, registra un punto de referencia para cada problema de prioridad alta. Por ejemplo, anota cuánto tiempo lleva ahora elaborar el informe de estado semanal, para poder compararlo con el tiempo necesario tras la implantación.
Siempre que sea posible, registra un punto de referencia para cada problema de prioridad. Por ejemplo, anota cuánto tiempo lleva ahora elaborar el informe de estado semanal, para poder compararlo con el tiempo necesario tras la implantación.
Dale 20 minutos a cada responsable de proyecto y hazle una pregunta: ¿En qué parte de este proyecto se perdió un día? Agrupa las respuestas en cinco o seis problemas recurrentes y, a continuación, clasifícalos según la frecuencia con la que se produjeron y el impacto que tuvieron en el trabajo.
Errores a evitar: Evita crear una lista de funciones deseadas en esta fase. «Paneles bonitos» es demasiado vago. «El director de marketing pide un informe de estado todos los viernes y se tarda dos horas en prepararlo» es un problema concreto que puedes resolver.
Paso 2: Decide si quieres converger o establecer una conexión
Antes de hacer una preselección, decide si la nueva herramienta debe gestionar la mayor parte de tu trabajo o establecer una conexión con las herramientas especializadas que planificas seguir utilizando.
Ya has identificado las deficiencias entre las herramientas en la prueba de compatibilidad. Ahora utiliza esos resultados para decidir qué parte de tu flujo de trabajo debes trasladar.
| Dimensión | Converge | Conéctate |
|---|---|---|
| Qué significa | Un único entorno de trabajo que agrupa tareas, documentos y comunicaciones | Una capa de proyectos que se integra con las herramientas en las que los equipos ya tienen dependencia |
| Ideal para | Los equipos tienen un uso compartido de los proyectos y pierden el contexto al pasar de una herramienta a otra | Un equipo depende de un sistema especializado, como el de ingeniería en GitHub o el equipo de ventas en Salesforce |
| Riesgo principal | Esfuerzo de migración y una configuración más prolongada | Errores al sincronizar y estados duplicados |
| Prueba ahora | Si los documentos, el chat y las tareas permanecen enlazados a medida que avanza el trabajo | Comprueba si la integración tiene la compatibilidad con el flujo de datos que necesitas y qué ocurre cuando los campos no se correlacionan correctamente. |
En la práctica, muchas organizaciones utilizan una combinación de ambas cosas. Reúnen los proyectos interfuncionales en un entorno de trabajo compartido, al tiempo que mantienen los sistemas especializados que ya dan soporte a procesos importantes.
Anota qué sistemas vas a mantener, cuáles vas a sustituir y cómo debe fluir la información entre ellos. A continuación, utiliza esa decisión para reducir tus opciones.
Paso 3: Establece los requisitos y el presupuesto antes de buscar proveedores
Antes de concertar demostraciones, anota las características imprescindibles, las que sería bueno que tuviera, los aspectos que descartarían cualquier opción y el intervalo de presupuesto.
También es importante contar con las personas adecuadas desde el principio. Según el Informe sobre el comportamiento de los compradores de 2026 de G2, el 39 % de los compradores de software B2B encuestados señalaron que las revisiones de seguridad informática eran el mayor motivo de retraso tras la selección de un proveedor. A continuación, con un 32 %, se situaba la aprobación del presupuesto.
No querrás pasar semanas evaluando una herramienta para luego descubrir que el departamento de TI no la aprueba o que su precio supera lo que el departamento de finanzas puede autorizar.
Limita tu lista de requisitos imprescindibles a cinco o seis, cada uno de ellos relacionado con un problema del paso 1. Entre los requisitos imprescindibles podrían figurar el inicio de sesión único (SSO), la residencia de datos, los registros de auditoría o los requisitos relacionados con la HIPAA, cuando proceda. Pide al departamento de TI y al propietario del presupuesto que los revisen antes de continuar con la evaluación.
A continuación, recopila toda la información en un documento compartido y pide a un miembro de cada equipo que utilice el software que lo revise. Asigna un propietario a cada requisito para que alguien se encargue de comprobarlo durante la versión de prueba. Una plantilla de evaluación de software puede ayudarte a organizar los requisitos, los comentarios y la decisión final.
Paso 4: Haz una preselección de tres herramientas utilizando fuentes fiables
Reduce tus opciones a tres herramientas que se adapten al trabajo de tu equipo y a la decisión de «convergir o conectar» del paso 2.
Se trata de una lista de candidatos manejable, que refleja la forma en que ya trabajan muchos compradores. Según el informe «TrustRadius B2B Buying Disconnect Report» de 2026, el 83 % de los compradores de tecnología encuestados preseleccionó tres productos o menos. Utiliza la IA para descubrir opciones, pero comprueba sus recomendaciones antes de añadir una herramienta a tu lista.
Los sitios de reseñas como G2 y Capterra pueden ayudarte a detectar patrones en los comentarios de los usuarios. Filtra las reseñas por tamaño de la empresa y sector, y presta atención a las reseñas de tres estrellas. A menudo describen inconvenientes que son más difíciles de detectar en valoraciones muy positivas o muy negativas.
Busca quejas recurrentes sobre las funciones que son importantes para tu equipo. Si varios usuarios hacen mención de integraciones poco fiables o la deficiente elaboración de informes, añade esas cuestiones a tu lista de control para la versión de prueba.
Errores a evitar: Evita incluir cinco o seis herramientas en una evaluación exhaustiva. Dedicarás más tiempo a comparar interfaces y menos a probar cómo gestiona cada herramienta el trabajo real.
Paso 5: Realiza una prueba piloto de dos semanas con un cuadro de mando ponderado
Empieza asignando a cada herramienta el mismo conjunto de tareas representativas. Involucra a un pequeño grupo de personas de al menos dos equipos y pídeles que prueben los flujos de trabajo que has identificado anteriormente, incluyendo aprobaciones, elaboración de informes, integraciones y migración.
Mantén la coherencia en las tareas, los datos de prueba y los criterios de puntuación. Comparar cómo gestiona cada herramienta el mismo trabajo es más justo que hacer que diferentes equipos prueben proyectos que no guardan relación entre sí.
Comprueba los límites de la versión de prueba antes de empezar. Por ejemplo, la versión de prueba Pro de 14 días de monday.com no se puede ampliar. Planifica tus pruebas en función del periodo de prueba disponible y comprueba si una prueba piloto más larga requiere un plan de pago.
A continuación, puntúa cada herramienta según los requisitos del paso 3. Asigna una ponderación a cada criterio en función de su importancia para tu equipo y, a continuación, realiza la valoración de cada herramienta del 1 al 5:
- 1: No cumple los requisitos o requiere soluciones alternativas importantes
- 3: Cumple con los requisitos, pero con algunas limitaciones
- 5: Gestiona los requisitos de forma fiable en tus pruebas
A continuación te mostramos una tabla de puntuación ponderada ilustrativa para un equipo creativo y de marketing de 40 personas en la que se comparan tres herramientas hipotéticas.
Para calcular cada total, multiplica la puntuación de cada criterio por su ponderación y, a continuación, suma los resultados. Por ejemplo, una puntuación de 5 en un criterio con una ponderación del 25 % aporta 1,25 al total.
| Criterio | Peso | Herramienta A | Herramienta B | Herramienta C |
|---|---|---|---|---|
| Adaptación al flujo de trabajo | 25 % | 4 | 3 | 5 |
| Integraciones con herramientas habituales | 20 % | 3 | 5 | 4 |
| Resultado de la migración | 15 % | 2 | 4 | 4 |
| Facilidad de uso en pruebas de tareas representativas | 15 % | 4 | 3 | 4 |
| Elaboración de informes para la dirección | 10 % | 5 | 3 | 4 |
| Permisos e invitados | 5 % | 3 | 4 | 4 |
| Coste total de propiedad | 10 % | 4 | 3 | 3 |
| Puntuación ponderada (sobre 5) | 100 % | 3. 55 | 3. 60 | 4. 15 |
La herramienta C sale ganando en general. La herramienta A obtiene la mejor puntuación en la elaboración de informes de liderazgo, pero su resultado en materia de migración es el más bajo. Una demostración centrada en el panel podría hacer que la herramienta A pareciera la mejor opción, mientras que la ficha de evaluación revela las ventajas e inconvenientes.
Recuerda que una puntuación alta no compensa un factor decisivo. Una herramienta que no cumpla tus requisitos de seguridad o que no supere una prueba de integración crítica no debería seguir adelante, independientemente de su valoración general.
Una vez que tengas un candidato favorito, pruébalo en un proyecto real durante al menos dos semanas antes de tomar la confirmación definitiva. Así te harás una idea más clara de cómo lo utilizan los usuarios cuando los plazos, los traspasos de tareas y los cambios forman parte de su rutina normal.
Analiza también cómo actúan los usuarios durante la fase piloto. ¿Actualizan sus tareas sin necesidad de recordatorios? ¿Encuentran la información que necesitan? ¿Siguen dependiendo de hojas de cálculo o Mensajes para completar el trabajo rutinario?
Paso 6: Calcula cuánto te costará realmente la herramienta
El precio del software de gestión de proyectos suele fijarse por usuario y mes, y a menudo se ofrecen descuentos por facturación anual. Pero el precio anunciado no siempre refleja lo que acabarás pagando.
Echa un vistazo más de cerca a estas tres opciones:
- Normas sobre las licencias: Algunos proveedores venden licencias en paquetes fijos. Por ejemplo, según el modelo de precios por paquetes de licencias de monday.com, un equipo de 12 personas paga por 15 licencias. Ten en cuenta la composición actual de tu equipo y las personas que prevés contratar durante el próximo año.
- Límites del plan Free: comprueba qué usuarios, invitados y funciones cuentan a la hora de aplicar las restricciones del plan Free. Descubre también qué ocurre cuando se supera un límite y si tendrás que pasar a un plan superior.
- Restricciones de los planes: Las funciones disponibles durante el periodo de prueba pueden requerir un plan de pago superior. Algunas herramientas reservan funciones avanzadas, como la planificación de la carga de trabajo, las vistas de cronograma, las hojas de horas y la elaboración de informes, para planes más caros. Comprueba qué funciones incluye el plan que hayas elegido, sobre todo si tu periodo de prueba te da acceso a capacidades que podrías perder más adelante.
Una vez que hayas calculado los costes de la suscripción, suma los gastos que quizá no aparezcan en la página de precios. Entre ellos se incluyen la migración, la formación, la configuración y las suscripciones a herramientas de integración como Zapier o Make.
Aquí tienes una forma sencilla de calcular tus gastos del primer año:
Coste del primer año = (asientos facturados × precio mensual por asiento × 12) + costes de configuración y migración + formación + complementos anuales
Incluye también cualquier cargo previsto en función del uso.
Por último, revisa las condiciones del contrato antes de firmarlo. Averigua cómo funcionan las renovaciones, si los precios pueden variar, qué tipo de compatibilidad con la asistencia técnica se incluye y cómo podrás exportar tus datos si más adelante decides cambiar de herramienta.
Paso 7: Planifica la migración y la puesta en marcha antes de firmar el contrato
Elegir el software es solo una parte del trabajo. Antes de firmar el contrato, planifica cómo vas a trasladar tus proyectos actuales, formar al equipo y mantener todo en marcha durante la transición.
Empieza importando un proyecto real durante la fase piloto y comprueba qué se ha transferido de manera correcta. Incluso los importadores mejor diseñados tienen sus límites.
Por ejemplo, el importador de Asana de ClickUp no transfiere automáticamente:
- Tareas independientes que no forman parte de ningún proyecto
- Subtareas anidadas
- Tareas de uso compartido entre proyectos
- Tareas periódicas y privadas
- @menciones
Tendrás que tener en cuenta estas discrepancias antes o después de la importación. Las importaciones de mayor volumen también pueden tardar unas horas, dependiendo de la cantidad de datos y de los límites de frecuencia de Asana. Utiliza la importación de prueba para documentar qué hay que corregir, quién se encargará de ello y cuánto tiempo podría llevar la migración completa.
Para la implantación, empieza por el equipo piloto, incorpora a un equipo afín y ve ampliando gradualmente a todos los demás. Designa a una persona en cada equipo para que responda a las preguntas y ayude a los compañeros a familiarizarse con la nueva configuración.
Aborda el cambio como un pequeño proyecto de gestión del cambio, con propietarios claros, formación y controles de progreso. Una vez que hayas confirmado que los datos y flujos de trabajo necesarios funcionan en el nuevo sistema, fija una fecha para dar de baja la herramienta antigua.
De esta forma, los equipos no tendrán que mantener dos versiones del mismo proyecto de forma indefinida.
¿Cuál es la elección adecuada para cada tipo de equipo?
El software adecuado depende de quién lo utilice y de en qué consistan sus proyectos. A continuación, te presentamos cuatro ejemplos de cómo los equipos pueden sopesar sus opciones y qué factores suelen inclinar la balanza a la hora de tomar una decisión.
Un equipo de desarrollo de software de 30 personas
Los ingenieros gestionan los problemas y las solicitudes de validación en GitHub, los gestores de producto redactan las especificaciones en Documentos de Google y el departamento de marketing utiliza Slack para las actualizaciones de lanzamientos. El desarrollo en sí mismo va por buen camino. El problema es que a las personas ajenas al departamento de ingeniería les cuesta saber qué está listo para su lanzamiento.
El equipo tiene dos opciones. Si la planificación de sprints y el seguimiento de lanzamientos también requieren atención, probablemente lo más adecuado sea una herramienta ágil especializada. Si los ingenieros están satisfechos con su configuración actual, una plataforma de gestión del trabajo que se integre con GitHub puede proporcionar a otros departamentos la visibilidad que les falta.
Qué probar: Elige una próxima versión y haz un seguimiento de lo que ocurre cuando se produce un problema o cambia la fecha de entrega. ¿Pueden los equipos de producto y marketing ver el estado actualizado de la versión, comprender qué está causando el retraso y averiguar por sí mismos quién es el responsable del siguiente paso?
Un equipo de marketing de 15 personas
Los resúmenes de las campañas se guardan en Documentos de Google, los recursos creativos pasan por una herramienta de aprobación independiente y las fechas de lanzamiento figuran en una hoja de cálculo. Con varias campañas en marcha a la vez, mantener todo actualizado requiere más esfuerzo del que debería.
Lo más adecuado en este caso sería una plataforma de gestión del trabajo, especialmente una que integre los briefings, las revisiones creativas y los calendarios de las campañas. El factor decisivo es cómo gestiona los cambios una vez que la campaña ya está en marcha.
Qué probar: Elige una campaña que esté casi lista para su lanzamiento e introduce un cambio de última hora en el texto aprobado. Comprueba si el equipo es capaz de identificar qué versión del material es la actual, quién debe aprobar la revisión y qué plazos podrían tener que modificarse. Si los usuarios siguen teniendo que recabar esa información a través de varias herramientas, la nueva configuración presenta las mismas carencias que la anterior.
Una agencia de 40 personas
La agencia gestiona varias cuentas de clientes, cada una con sus propios entregables, ciclos de aprobación y modalidades de facturación. Algunos clientes pagan una cuota mensual, mientras que a otros se les factura por horas o por proyecto.
Los gestores de cuentas necesitan realizar un seguimiento de las entregas y saber si cada proyecto se mantiene dentro del presupuesto. Esto deja dos opciones: herramientas de automatización de servicios profesionales (PSA) y plataformas de gestión del trabajo con funciones de gestión de proyectos para agencias.
La elección depende de hasta qué punto la ejecución del proyecto debe estar vinculada a la facturación. Una herramienta PSA es ideal para una agencia que quiera gestionar el control de tiempo, los presupuestos y la facturación en un único sistema. Una plataforma de gestión del trabajo puede funcionar bien si sus integraciones transfieren de forma fiable los datos de ejecución al sistema de contabilidad de la agencia.
Qué comprobar: Toma un proyecto de un cliente con un presupuesto fijo y añade una solicitud que no entre dentro del alcance del mismo. ¿Puede el gestor de cuentas ver las horas extra, comprobar cómo afectan al presupuesto restante y confirmar que el trabajo facturable aprobado se refleja en la factura? Comprueba también que los clientes puedan revisar los entregables, mientras que los presupuestos internos y las conversaciones se mantengan privados.
Una oficina de gestión de proyectos (PMO) que supervisa 25 proyectos
Cada gestor de proyectos tiene su propia herramienta de seguimiento, y la dirección recibe informes de estado en diferentes formatos. Algunos equipos informan de los hitos, otros se centran en las tareas completadas y los riesgos del proyecto se registran de forma inconsistente, si es que se registran.
La PMO necesita una forma de comparar el progreso en toda la cartera de proyectos. Una plataforma de gestión del trabajo con paneles de control de la cartera puede ser suficiente si la meta principal es la elaboración de informes y la visibilidad de forma coherente.
Si los proyectos tienen un uso compartido de recursos, siguen plazos estrictos o implican dependencias complejas, una herramienta específica de gestión de proyectos (PPM) es la mejor opción.
Qué probar: Elige dos proyectos que dependan del mismo hito de entrega y retrasa uno de ellos. Comprueba si la vista de cartera muestra qué proyectos se ven afectados, quién debe actuar y cómo el retraso modifica el calendario general. Los responsables deberían ser capaces de detectar el problema antes de que lleguen los informes semanales.
¿Cómo evitar que una nueva herramienta de gestión de proyectos se quede obsoleta?
Una vez que tu equipo se haya acostumbrado al nuevo software, comprueba si los problemas que te llevaron a adquirirlo han mejorado.
Programa una revisión para 90 días después de la puesta en marcha y utiliza los problemas que señalaste durante la selección como punto de partida. Céntrate en resultados medibles, como:
- Cuánto tiempo se tarda en preparar un informe semanal sobre el estado de un proyecto
- Con qué frecuencia se retrasan las aprobaciones o los traspasos de tareas
- Cuánto tiempo dedican los equipos a actualizar la misma información en distintas herramientas
Imagina que tu equipo de marketing solía dedicar dos horas cada viernes a elaborar un informe de estado. Tras tres meses con la nueva configuración, ese informe sigue tardando 90 minutos. Eso es progreso, pero también es una señal para analizar en qué se invierte el tiempo restante.
Quizá la gente se esté saltando las actualizaciones de las tareas, falte un campo clave en el panel o haya que replantearse el propio proceso de elaboración de informes.
Utiliza lo que descubras para decidir qué hay que ajustar. Repite la revisión cada pocos meses, sobre todo cuando tu equipo asuma nuevos tipos de proyectos o cambie su forma de trabajar.
Cómo facilita ClickUp la gestión de proyectos entre equipos
Piensa en un proyecto de incorporación de un cliente. El equipo de ventas ha cerrado el trato, el de operaciones tiene que configurar la cuenta y el de soporte está preparando el traspaso. Cada equipo tiene sus propias responsabilidades, pero el proyecto solo avanza cuando todos saben qué se ha terminado y cuál es el siguiente paso.
ClickUp reúne todo ese trabajo en un único entorno de trabajo. Así es como el equipo podría gestionar el proyecto desde su inicio hasta su entrega:
- Registra la solicitud inicial con ClickUp Forms. El equipo de ventas rellena un formulario de ClickUp con los requisitos del cliente, los resultados prometidos y la fecha de lanzamiento prevista. Al realizar el envío, se crea una tarea en la lista de incorporación. A partir de ahí, una automatización de ClickUp puede asignársela al responsable de operaciones, que ya dispone de los detalles necesarios para ponerse manos a la obra.
- Planifica el trabajo con ClickUp Tasks y Docs. El departamento de operaciones divide la incorporación a ClickUp en tareas de ClickUp Tasks para la configuración de la cuenta, la migración de datos, la formación y el traspaso de responsabilidades. Cada tarea tiene un propietario y una fecha límite. Por su parte, un documento de ClickUp Doc recoge el plan de incorporación y los requisitos del cliente, con enlaces a las tareas que dependen de ellos.
- Realiza un seguimiento del progreso con diferentes vistas. El equipo de soporte no puede comenzar la formación hasta que la cuenta esté lista. Las dependencias entre tareas hacen visible esa relación, mientras que las vistas Gantt y de cronograma ayudan a los responsables de proyecto a realizar un seguimiento de los próximos hitos. Para tener una visión general, los paneles de control de ClickUp resumen el progreso de todo el proyecto, de modo que nadie tiene que recopilar actualizaciones departamento por departamento.
- Analiza los detalles del proyecto con Brain². Pregunta a Brain² qué está retrasando la incorporación, y este revisará las tareas y las conversaciones para resumir los obstáculos. También puede redactar un informe de progreso dirigido al cliente a partir del contexto más reciente del proyecto. Si hay detalles importantes fuera de ClickUp, Enterprise Search encuentra la información relevante en todas las aplicaciones conectadas.
- Detecta los retrasos a tiempo con un «Superagente» de ClickUp. El «Agente de identificación de bloqueos» supervisa las tareas y las dependencias en busca de indicios de trabajo estancado. Imagina que la configuración de una cuenta se estanca porque el departamento de TI sigue esperando la aprobación del acceso. El agente puede señalar el traspaso estancado para que el equipo lo revise antes de que afecte al calendario de formación.
Tus equipos también pueden seguir utilizando las herramientas especializadas con las que ya están familiarizados. Los desarrolladores pueden seguir trabajando en Jira o GitHub mientras el proyecto en general se gestiona en ClickUp. La integración con GitHub enlaza la actividad de desarrollo con las tareas de ClickUp. En el caso de Jira, ClickUp ofrece «Connected Search» (búsqueda conectada), además de una opción de sincronización bidireccional para los entornos de trabajo compatibles (en fase beta en el momento de redactar este artículo).
Precios de ClickUp
Ideal para: equipos multifuncionales que gestionan proyectos en los que intervienen varios departamentos, con plazos compartidos y traspasos frecuentes de tareas.
No leas más si: solo necesitas un tablero básico para hacer el seguimiento de unas pocas tareas y las funciones adicionales de gestión de proyectos no las vas a utilizar.
¿Todavía estás sopesando tus opciones? Empieza con la plantilla gratuita de evaluación de software de ClickUp. Te permite comparar las herramientas preseleccionadas, puntuar las funciones en función de tus necesidades y decidir cuál es la más adecuada para tu equipo.
Elige un software de gestión de proyectos que vaya más allá de la demo
Puede que dos herramientas obtengan una puntuación casi idéntica en tu tabla de evaluación. Cuando eso ocurra, fíjate en el trabajo que el personal repite cada día. ¿Cuántos pasos hay que seguir para actualizar un plazo, localizar la última aprobación o señalar un obstáculo? Un pequeño inconveniente que se repite en docenas de proyectos puede ser más importante que una función impresionante que alguien utiliza una vez al mes.
Antes de tomar la decisión definitiva, habla con las personas que van a utilizar el software a diario. Averigua con qué concesiones se sienten cómodas y en qué aspectos podría acumularse el esfuerzo adicional. Sus comentarios pueden ser decisivos a la hora de tomar una decisión que las puntuaciones por sí solas no pueden determinar.
Al fin y al cabo, serán ellos quienes trabajen con la herramienta que elijas mucho después de que haya terminado la evaluación. Y si tu prioridad es reunir tareas, actualizaciones y debates del equipo en un único entorno de trabajo, merece la pena someter a ClickUp a esa misma prueba.
Preguntas frecuentes sobre cómo elegir un software de gestión de proyectos
¿Cómo sé cuándo es el momento de cambiar de software de gestión de proyectos?
Plantéate cambiar de herramienta cuando la que utilizas actualmente ralentice el trabajo con frecuencia o ya no tenga la compatibilidad necesaria para adaptarse al modo de trabajar de tu equipo. Algunos indicios son la necesidad de recurrir con frecuencia a soluciones manuales, la falta de funcionalidades y el aumento de los costes. Antes de sustituirla, comprueba si un cambio de configuración o un plan diferente podría resolver el problema. Cambiar a un nuevo sistema lleva tiempo, y es posible que algunos problemas tengan soluciones más sencillas.
¿Es Jira una herramienta de gestión de proyectos?
Sí. Jira es una herramienta de gestión de proyectos de Atlassian diseñada para equipos de desarrollo de software, centrada en problemas, carteras de trabajo y sprints. Se integra perfectamente con repositorios de código y flujos de trabajo de desarrollo ágil. A los equipos sin conocimientos técnicos a menudo les resulta más compleja de lo necesario, por lo que muchas empresas combinan Jira con otra herramienta específica para marketing y operaciones, o bien buscan alternativas a Jira diseñadas para equipos mixtos.
¿Puede un equipo pequeño utilizar un software de gestión de proyectos sin un gestor de proyectos específico?
Sí. Alguien tiene que seguir supervisando los plazos y las prioridades, pero no tiene por qué ser un gestor de proyectos a tiempo completo. Un jefe de equipo puede encargarse de la planificación, mientras que cada colaborador actualiza sus propias tareas. Empieza con una configuración sencilla y ve añadiendo más estructura a medida que el trabajo lo requiera.
¿Cuánto tiempo se tarda en configurar un software de gestión de proyectos?
Configurar un tablero de tareas básico lleva poco tiempo. Trasladar todo un departamento lleva más tiempo, sobre todo si tienes que importar proyectos existentes, configurar permisos y conectar otras aplicaciones. Reserva tiempo suficiente para probar la configuración con un grupo reducido antes de trasladar el trabajo en curso. El número de usuarios por sí solo no te indicará la complejidad que tendrá la implantación.
¿Qué herramientas de gestión de proyectos hay que sean totalmente gratuitas?
ClickUp, Trello, Asana y Jira ofrecen planes gratuitos que no caducan. Puedes gestionar proyectos sin pagar una suscripción, aunque los límites en cuanto a usuarios, almacenamiento y funciones avanzadas varían. Si buscas un software de planificación gratuito y de código abierto, ProjectLibre Escritorio es otra opción, pensada principalmente para gestores de proyectos individuales.
¿Qué ocurre con los datos de mis proyectos si cancelo mi suscripción al software?
Eso depende de las políticas de retención y exportación de datos del proveedor. Algunas herramientas te permiten exportar tareas y registros de proyectos, pero es posible que los adjuntos, los comentarios y los campos personalizados requieran un tratamiento aparte. Antes de registrarte, comprueba qué formatos admite, cuánto tiempo siguen estando accesibles tus datos tras la cancelación y si puedes recuperar todo lo que tu equipo necesita.