Su empresa ha actualizado su sistema de contabilidad, que tenía 15 años, a una moderna solución basada en la nube.
Una actualización emocionante, pero ¿qué viene después? El caos. 🤯
Los equipos se enfrentan a flujos de trabajo desconocidos, integraciones defectuosas y una productividad reducida.
Según un estudio reciente de WTW, solo el 43 % de los empleados cree que su organización gestiona el cambio de forma eficaz, lo que supone un descenso significativo con respecto al 60 % registrado en 2019. Esto pone de relieve la necesidad de contar con un plan sólido para gestionar el cambio con éxito.
Ahí es donde entra en juego una lista de control para la gestión del cambio.
Este artículo le guiará a través del proceso de creación y ejecución de una lista de control viable de gestión del cambio. Abordaremos todo, desde el establecimiento de objetivos claros hasta la participación de las partes interesadas y el uso de herramientas como las plataformas de adopción digital.
⏰ Resumen de 60 segundos
Para gestionar con éxito el cambio organizativo es necesario planificarlo y ejecutarlo cuidadosamente. A continuación le ofrecemos una breve panorámica:
- Comience con un plan sólido: defina metas claras, evalúe el grado de preparación y desarrolle estrategias para formalizar el proceso de cambio.
- Implique a los líderes: los líderes deben defender el cambio para alinear a los equipos e impulsar su adopción.
- Comuníquese de manera eficaz: garantice la coherencia de los mensajes y mantenga informadas a todas las partes interesadas.
- Formación y desarrollo: dote a los equipos de las habilidades necesarias para una transición fluida.
- Aborde la resistencia: gestione de forma proactiva los retos para fomentar la aceptación.
- Seguimiento y mantenimiento: supervise el progreso y perfeccione los procesos para lograr el éxito a largo plazo.
Herramientas como ClickUp pueden simplificar el proceso mediante la automatización de los flujos de trabajo, el seguimiento del progreso y la promoción de la colaboración para garantizar transiciones fluidas.
¿Qué es la gestión del cambio?
La gestión del cambio prepara a los equipos y a las organizaciones para las transiciones, ya sea que impliquen nuevos procesos, herramientas, métodos de trabajo o ajustes en la estructura organizativa. Sin ella, se corre el riesgo de generar confusión, malentendidos y oportunidades perdidas.
Para comprender su importancia, veamos un ejemplo.
Adquisición de Elizabeth Arden, competidora de Revlon, en 2016. En lugar de aprovechar los sistemas ERP existentes [Microsoft Dynamics AX y Oracle Fusion], Revlon introdujo un nuevo sistema SAP S4/HA con una planificación mínima y una integración informática deficiente.
¿El resultado? Una parada de la producción, millones en pérdidas de ventas y demandas de los accionistas. 😱
Esto subraya la importancia de gestionar el cambio de forma eficaz.
Desarrollo de un plan de acción para la gestión del cambio
Según McKinsey, el 70 % de los programas de cambio no logran sus metas debido a la resistencia de los empleados y la falta de apoyo por parte de la dirección. Un plan bien estructurado minimiza las interrupciones, alinea las transiciones con las metas y garantiza la aceptación de las partes interesadas.
Analicemos esto con un ejemplo.
Supongamos que usted es gerente regional de un banco y ha decidido sustituir el sistema de incorporación de clientes por una nueva plataforma digital. Aunque parece tratarse de una actualización tecnológica, exige una ejecución cuidadosa para que la transición sea fluida.
A continuación le indicamos cómo planear para guiar a su equipo a través de este cambio de manera exitosa.
- Defina metas claras: concéntrese en metas como reducir el tiempo de incorporación o mejorar la experiencia del usuario.
- Evalúe la preparación: asegúrese de que los flujos de trabajo, la infraestructura y las capacidades del equipo existentes se ajusten al nuevo sistema. Identifique las deficiencias y abórdelas con antelación.
- Formalice su plan: envíe una solicitud de cambio en la que se describan los objetivos, las ventajas, los riesgos y las aprobaciones necesarias por parte de las partes interesadas.
- Planifique una comunicación eficaz: mantenga informadas a todas las partes interesadas, desde los equipos internos hasta los clientes.
Implementación de la gestión del cambio
Un plan de gestión del cambio requiere una ejecución cuidadosa, y un liderazgo sólido es clave para su éxito. El liderazgo va más allá de la toma de decisiones; empodera a los equipos para que acepten el cambio y gestionen las transiciones de manera eficaz.
Liderazgo eficaz: un caso práctico sobre gestión del cambio.
El liderazgo de Jack Welch como director ejecutivo de General Electric transformó la empresa con un liderazgo eficaz en materia de cambio. Durante su mandato, entre 1981 y 1998, el valor de mercado de GE se disparó de 13 000 millones de dólares a 450 000 millones.
Lo logró mediante la revisión de los procesos, la implementación de Six Sigma, un ahorro de 10 000 millones de dólares y una sólida gestión de equipos alineada con la visión y los valores de GE.
Creación de un equipo de gestión del cambio
Una vez que se ha establecido el liderazgo, el siguiente paso es crear un equipo de gestión del cambio. Según el modelo ADKAR de Prosci [Concienciación, Deseo, Conocimiento, Capacidad y Refuerzo], el equipo debe incluir:
- Patrocinador ejecutivo: impulsa la alineación y la responsabilidad.
- Gestor del cambio: Desarrolla y ejecuta estrategias de cambio.
- Responsables funcionales: representan a los departamentos y aportan información.
- Responsable de comunicaciones: gestiona los mensajes para garantizar la concienciación.
- Responsable de formación: Desarrolla las habilidades de los empleados para la transición.
Asignar roles en función de la experiencia y garantizar una gestión sólida de los recursos garantizará que el equipo esté preparado para afrontar cualquier reto durante la fase de implementación.
Pasos para ejecutar el plan de acción de gestión del cambio
La implementación de un plan de gestión del cambio organizativo requiere el apoyo del liderazgo, una comunicación clara y un enfoque estructurado. Estos elementos garantizan una transición fluida y ayudan a su equipo a afrontar el cambio de forma eficaz.
- Estrategia y planificación de la gestión del cambio
- Evaluaciones de preparación para el cambio
- Patrocinio y soporte del liderazgo
- Comunicación clara y coherente sobre la gestión del cambio
- Formación y desarrollo integrales
- Gestión de la resistencia
- Sostenibilidad y éxito a largo plazo
Ahora, veamos cada uno de estos pasos en detalle.
1. Estrategia y planificación de la gestión del cambio
Una estrategia clara y viable mantiene el proceso organizado y garantiza la coordinación del equipo.
Los pasos clave incluyen:
- Defina objetivos claros para establecer métricas de éxito para la iniciativa de cambio.
- Establecer hitos y cronogramas para realizar el seguimiento del progreso y mantener el impulso.
- Asignar roles y responsabilidades específicas para que todos conozcan su rol.
- Asignación de recursos (presupuesto, herramientas y personal) para satisfacer las necesidades del proyecto.
- Planificación de riesgos con estrategias de mitigación para evitar interrupciones.
2. Evaluaciones de preparación para el cambio
El Servicio Nacional de Salud del Reino Unido (NHS) puso en marcha en 2002 un sistema de registros electrónicos por valor de 12 000 millones de libras esterlinas, pero fracasó debido a una evaluación deficiente de la preparación, especialmente en lo que se refiere a la formación del personal y a la compatibilidad de la infraestructura técnica. Esto provocó retrasos y, finalmente, el colapso del proyecto.
Evaluar la preparación de la organización garantiza una transición más fluida. Para lograrlo:
- Realice un análisis del estado actual para evaluar los flujos de trabajo, la infraestructura y los sistemas.
- Evalúe la preparación de los empleados identificando posibles lagunas de conocimiento o actitud.
- Destaque las habilidades o la escasez de recursos que podrían afectar a la adopción.
- Evalúa la adecuación del cambio a la cultura de la empresa para anticipar los puntos de resistencia.
💡Consejo profesional: Realice una prueba piloto con un grupo más pequeño antes de implementar los cambios en toda la organización. Esto puede ayudar a identificar problemas imprevistos y perfeccionar el plan.
3. Patrocinio y soporte del liderazgo
Los líderes actúan como defensores del cambio, fomentando la confianza, estableciendo expectativas y proporcionando orientación. Su participación activa fomenta la aceptación por parte del equipo y la adopción de nuevos procesos.
A continuación, le indicamos cómo garantizar que los líderes defiendan activamente el cambio:
- Involúcrelos desde el principio: alinee la iniciativa de cambio con las metas de la organización y sus prioridades.
- Presente un caso sólido: utilice datos para comunicar claramente los beneficios y los riesgos.
- Manténgalos informados: proporcione actualizaciones periódicas sobre el progreso y los retos.
- Muestre su impacto: destaque cómo su participación impulsa la aceptación del equipo y los resultados.
4. Comunicación clara y coherente
La comunicación es la columna vertebral del cambio, y debe planificarse de forma proactiva. Comparta las novedades con regularidad, aborde las preocupaciones y asegúrese de que todos comprendan su rol. La transparencia genera confianza y facilita una transición fluida.
Asegúrese de:
- Comparta actualizaciones periódicas sobre el progreso, las decisiones clave y los cronogramas.
- Aborde las inquietudes y preguntas con prontitud para generar confianza.
- Haga hincapié en los beneficios del cambio para fomentar su adopción.
5. Formación y desarrollo integrales
Dotar a los equipos de las habilidades adecuadas garantiza una integración más fluida de los cambios. Aquí tiene algunas cosas que puede probar:
- Cree programas de formación personalizados basados en las necesidades de los empleados.
- Ofrezca sesiones prácticas para herramientas o sistemas.
- Proveedor de recursos de aprendizaje accesibles, como guías de gestión del cambio o módulos de aprendizaje electrónico.
- Mida los resultados de la formación para garantizar la retención y la aplicación de los conocimientos.
- Fomente los comentarios para mejorar continuamente la eficacia de la formación.
6. Gestión de la resistencia
El cambio suele encontrar resistencia, por lo que gestionarlo es esencial para superar los obstáculos y garantizar la colaboración.
A continuación le indicamos cómo puede planificarlo de forma proactiva:
- Identifique las posibles fuentes de resistencia desde el principio.
- Involucre a las partes interesadas a través de diálogos abiertos para comprender sus inquietudes.
- Ofrezca sistemas de soporte, como tutorías o formación adicional.
- Celebre y refuerce el impacto positivo del cambio en las personas y los equipos.
💡Consejo profesional: Ofrezca sesiones de coaching individuales a los empleados que tengan dificultades para adaptarse al cambio. El soporte personalizado puede ayudarles a sentirse más seguros y comprometidos.
7. Sostenibilidad y éxito a largo plazo
Para que el cambio se mantenga, céntrese en la mejora continua y el compromiso. Asegúrese de:
- Supervise el progreso tras la implementación y realice el seguimiento de las métricas clave.
- Perfeccione los procesos basándose en los comentarios y los datos de rendimiento.
- Celebre los hitos y los éxitos para motivar a los equipos.
Siguiendo esta lista de control del proceso de gestión del cambio, su equipo podrá abordar con confianza cualquier cambio, garantizando el éxito inmediato y a largo plazo.
Pasos prácticos para acelerar el cambio
Gestionar el cambio organizativo puede ser todo un reto, pero con las herramientas y estrategias adecuadas se convierte en un proceso estructurado y factible. Una de estas herramientas es ClickUp.
ClickUp es un completo software de gestión del cambio que ayuda a garantizar transiciones más fluidas y una ejecución eficaz de los cambios organizativos. A continuación le mostramos cómo puede acelerar el cambio combinando la estrategia con las capacidades de ClickUp:
Establezca metas claras y alinee a las partes interesadas con ClickUp Metas.
Establecer metas y métricas claros es esencial para alinear a las partes interesadas de la organización durante las iniciativas de cambio. ClickUp Goals ofrece una forma eficaz de gestionar este proceso, ayudando a los equipos a establecer, realizar el seguimiento y alinear los objetivos de manera eficaz.
Por ejemplo, vincular las tareas a las metas permite realizar un seguimiento automático del progreso, lo que proporciona una vista clara de las contribuciones de cada equipo a los objetivos de la organización.
La función Progress Roll-up también le permite realizar el seguimiento de las metas relacionadas en un solo lugar, especialmente durante iniciativas de cambio a gran escala. Esta función permite a los líderes tener una visión general y garantizar la coordinación entre varios equipos.
Los objetivos verdaderos/falsos agilizan el seguimiento de pasos esenciales, como instalaciones de software o sesiones de formación, y ofrecen indicadores claros del progreso.
Esto es lo que un cliente opina sobre las capacidades de ClickUp:
Las metas de toda la organización son fáciles de seguir y la planificación resulta más sencilla, ya que podemos comprobar si nos estamos alineando con las metas en un contexto más amplio.
Las metas de toda la organización son fáciles de seguir y la planificación resulta más sencilla, ya que podemos comprobar si nos estamos alineando con las metas en un contexto más amplio.
Realice el seguimiento del progreso en toda la organización con los paneles de ClickUp.
Los paneles de ClickUp proporcionan una vista única en tiempo real de los datos clave, lo que garantiza una comunicación óptima durante todo el proceso de gestión del cambio. Al ajustar los widgets [como gráficos y listas] y las tarjetas, puede centrarse en datos clave como la finalización de tareas, las cargas de trabajo del equipo y los plazos.
Gracias a la integración con funciones como Sprints, control de tiempo y Campos personalizados, puede realizar un seguimiento y ajustar las métricas del proyecto en tiempo real. Esto le ayuda a mantener una actitud proactiva en la gestión del cambio. Los paneles fomentan la colaboración al facilitar el uso compartido de la información y garantizar que todos tengan acceso a información actualizada.
Automatice los flujos de trabajo con ClickUp para reducir las tareas repetitivas.
ClickUp Automation simplifica la gestión del cambio mediante la automatización de tareas repetitivas, lo que minimiza los errores manuales. ClickUp ofrece compatibilidad con más de 100 plantillas de automatización.
A continuación se presentan algunos casos de uso esenciales de la automatización para la gestión del cambio:
- Actualizaciones del estado de las tareas: actualice automáticamente el estado de las tareas a medida que avanzan en el flujo de trabajo de gestión del cambio.
- Ajustes de asignación: reasigne tareas o notifique a los miembros del equipo cuando cambien las responsabilidades para garantizar la rendición de cuentas.
- Gestión de prioridades: desencadenantes como comentarios o notificaciones cuando cambie la prioridad de una tarea [por ejemplo, de «Alta» a «Crítica»].
- Seguimiento de hitos : establezca desencadenantes para enviar actualizaciones o crear tareas de seguimiento cuando se alcancen hitos específicos.
- Supervisión de fechas límite: automatice los recordatorios o eleve las tareas que se acercan a su fecha límite para mantener el progreso.
Cree una lista de control sólida con la plantilla de lista de control para la gestión del cambio de ClickUp.
El cambio a nivel organizativo puede resultar abrumador, pero la plantilla de lista de control para la gestión del cambio de ClickUp está aquí para simplificar el proceso.
Así es como las plantillas de gestión del cambio como esta pueden acelerar su proceso:
- Defina pasos claros para el cambio: describa cada fase de su planificación de la gestión del cambio, desde la planificación y la alineación de las partes interesadas hasta la ejecución y la evaluación, manteniendo todo bajo control.
- Fomente la colaboración en equipo: asigne tareas, establezca prioridades y deje comentarios directamente en la plantilla para garantizar una comunicación coherente y la responsabilidad de todos los equipos.
- Realice un seguimiento del progreso en tiempo real: utilice paneles para visualizar métricas clave y mejorar la gestión de procesos, garantizando que las iniciativas de cambio sigan su curso al minimizar los cuellos de botella.
- Automatice las tareas repetitivas: simplifique sus flujos de trabajo mediante la automatización de las actualizaciones y notificaciones rutinarias, minimizando los retrasos y los errores manuales.
- Personalícelo según sus necesidades: utilice hasta 15 estados de tareas personalizados, como «propuesta», «en revisión», «aprobado» e «implementado», para adaptarlo perfectamente a su proceso de gestión del cambio.
Ponga en marcha su estrategia con la plantilla de plan sencillo para la gestión del cambio de ClickUp.
La plantilla del plan sencillo de gestión del cambio de ClickUp es ideal para proyectos sencillos que requieren una estructura clara y sin complicaciones. Con pasos fáciles de seguir, agiliza el proceso de cambio y ayuda a su equipo a realizar la transición de forma fluida y eficiente.
Maximizar el retorno de la inversión en la gestión del cambio
Un estudio de McKinsey reveló que una gestión eficaz del cambio en todos los niveles de la organización puede generar un retorno de la inversión del 143%.
El seguimiento del progreso y los resultados de las iniciativas de cambio es muy sencillo con las herramientas de elaboración de informes de ClickUp, como los paneles y la vista Carga de trabajo de ClickUp.
Con estas herramientas, podrá:
- Realice un seguimiento de la capacidad de trabajo diaria de su equipo.
- Identifique quién está sobrecargado o infrautilizado para reducir los cuellos de botella y asignar los recursos de manera eficaz.
- Identifique las áreas que se pueden mejorar y mantenga un rendimiento constante.
Buenas prácticas para mantener el cambio
Si bien es esencial mantener el cambio, es igualmente importante reconocer y superar las barreras que pueden impedir su éxito. Analicemos algunas buenas prácticas que ayudan a los equipos a mantener el cambio.
- Incorpore el cambio en la cultura organizativa: para garantizar el éxito a largo plazo, el cambio debe formar parte de los valores y creencias fundamentales de la organización. Asegúrese del compromiso de los líderes en todos los niveles. También puede incorporar los valores del cambio en la misión y la visión de la empresa.
- Cree hitos claros y medibles: establecer metas ayuda al seguimiento del progreso y a mantener la concentración durante todo el proceso de cambio. Establezca metas a corto y largo plazo para medir el éxito. Utilice tareas de ClickUp para dividir los hitos en tareas alcanzables.
- Fomente los ciclos de retroalimentación continua: la retroalimentación periódica garantiza que se aborden rápidamente todos los problemas y fomenta el compromiso de los empleados. Utilice encuestas o controles periódicos para recabar la opinión de los empleados. Analice la retroalimentación para identificar áreas de mejora.
Casos prácticos de implementaciones exitosas de gestión del cambio.
1. La transformación digital de IKEA
Bajo la dirección de Barbara Martin Coppola, IKEA adoptó la transformación digital para seguir siendo relevante en una economía cambiante.
- Prioridades clave: IKEA se centró en mejorar la accesibilidad, mantener la asequibilidad e impulsar la sostenibilidad. Las herramientas digitales permitieron nuevos servicios de venta y entrega en línea, lo que mejoró el acceso de los clientes.
- Colaboración interfuncional: Coppola empoderó a los equipos para que tomaran decisiones rápidas, especialmente durante la COVID, lo que condujo a una ejecución y adaptación más rápidas.
- Integración de la sostenibilidad: IKEA combinó las herramientas digitales con la sostenibilidad al lanzar un modelo de negocio circular que permite a los clientes reciclar los productos. El Black Friday se devolvieron 100 000 elementos para su reciclaje.
La transformación de IKEA pone de relieve el poder de integrar las herramientas digitales con los valores fundamentales de la empresa para lograr un crecimiento sostenible.
2. La transformación de RR. HH. de Adobe para un cambio estratégico
La transición de Adobe a un modelo basado en la nube en 2011 requirió una transformación no solo en la estrategia de productos, sino también en su función de recursos humanos.
- Adaptación al nuevo modelo de negocio: Adobe pasó de vender software con licencia en cajas a ofrecer suscripciones basadas en la nube. Este cambio requirió que RR. HH. evolucionara de un rol administrativo tradicional a otro que apoyara la innovación y el crecimiento de los empleados.
- Enfoque de RR. HH. centrado en las personas: RR. HH. pasó de ser una función administrativa a ser más interactiva, con personal que visita a los empleados en persona para ofrecerles ayuda y fomentar ciclos de retroalimentación continuos.
- Cambio a la retroalimentación continua: Las revisiones anuales se sustituyeron por el método de «check-in», que permite a los empleados definir y realizar un seguimiento continuo de sus metas.
Superar las barreras de la gestión del cambio
Como hemos visto en organizaciones como JPMorgan, IKEA y Blackwoods, la gestión del cambio requiere un esfuerzo constante y la capacidad de afrontar los retos de forma directa.
A continuación se enumeran los obstáculos más comunes a los que se enfrentan las organizaciones durante las iniciativas de cambio, junto con estrategias para superarlos:
Resistencia de los empleados
Los empleados suelen resistirse al cambio por miedo a lo desconocido o por sentirse cómodos con el statu quo. Para hacer frente a la resistencia, involucre a los empleados desde el principio, ofrézcales formación y haga hincapié en los beneficios personales y profesionales.
Falta de alineación del liderazgo
Los esfuerzos de cambio pueden fracasar si los líderes no están unidos o no se comprometen plenamente con la transformación. La alta dirección debe establecer una visión clara y dar el ejemplo.
Recursos y soporte inadecuados
Un cambio exitoso requiere los recursos adecuados, como tiempo, herramientas y personal. Las organizaciones deben optimizar su proceso de gestión del flujo de trabajo, asignar recursos suficientes y proporcionar los mecanismos de apoyo adecuados.
Desalineación cultural
La falta de alineación cultural puede obstaculizar los cambios deseados. Para superar esto, los líderes del cambio deben realizar el trabajo necesario para cambiar la cultura gradualmente, promoviendo nuevos valores a través del comportamiento de liderazgo y reforzándolos con iniciativas y comunicaciones con objetivos específicos.
El rol de la retroalimentación y la adaptación continuas
La retroalimentación y la adaptación continuas son fundamentales para garantizar que el cambio se mantenga y evolucione de manera eficaz.
Una encuesta de McKinsey & Company reveló que los sistemas de retroalimentación eficaces aumentan el compromiso de los empleados en un 14,2 % y los resultados del cambio en un 30 %.
A continuación, le mostramos cómo las organizaciones pueden implementar este enfoque con ClickUp:
Recopile comentarios con los formularios de ClickUp.
Utilice los formularios de ClickUp para recopilar comentarios de los equipos, las partes interesadas y los empleados. De este modo, se garantiza que se tengan en cuenta las opiniones de todos, lo que ayuda a identificar cualquier problema de forma temprana y a realizar los ajustes necesarios en la estrategia de cambio.
Utilice los comentarios de ClickUp para mantener una comunicación continua.
Con ClickUp Comments, puede facilitar la comunicación y la colaboración continuas. Cuando los comentarios requieran alguna acción, asígnelos para asegurarse de que no se pase nada por alto.
💡Consejo profesional: programa encuestas trimestrales de «control del pulso» utilizando los formularios de ClickUp para supervisar la opinión de los empleados y las tasas de adopción.
Haga preguntas como «¿Qué le preocupa de este cambio?» o «¿Qué recursos necesita para adaptarse?». Esto puede ayudarle a descubrir retos ocultos.
Implementación exitosa de su estrategia de gestión del cambio
Una gestión eficaz del cambio no consiste solo en ejecutar un proceso de gestión del cambio, sino en guiar a las personas a través de la transformación con confianza y claridad.
De cara al futuro, la importancia de la retroalimentación continua, la adaptabilidad y el compromiso de los empleados no hará más que aumentar. Las organizaciones que den prioridad a estos aspectos garantizarán transiciones fluidas y éxito a largo plazo.
Cree su lista de control para la gestión del cambio y guíe a su equipo hacia el éxito. ¡Empiece hoy mismo con ClickUp! 🚀