Como Engagement Manager en el equipo de Servicios Profesionales de ClickUp he ayudado a muchos clientes a lanzar con éxito nuestra plataforma en su organización. Le sorprenderá saber que el ajuste de ClickUp es la parte más sencilla de cualquier proyecto.
Sentar unas bases sólidas con una jerarquía bien construida y la configuración de vistas significativas es importante Pero la forma en que su organización experimenta el cambio puede influir directamente en el intento correcto de cualquier transformación digital.
La gestión del cambio consiste en facilitar el cambio a nivel individual evaluando las necesidades de las partes interesadas y preparándose en consecuencia para la iniciativa de cambio.
¿Por qué la gestión del cambio es un aspecto crítico de las operaciones de la empresa?
Llegados a este punto, algunos directivos de empresa podrían preguntarse: ¿para qué molestarse? Hagamos el proceso de gestión del cambio lo más rápido posible y esperemos que salga bien.
Estoy aquí para decirle que un poco de tiempo ayudará a todos a través de las iniciativas de cambio y dará lugar a grandes beneficios.
En primer lugar, y quizás lo más importante, aplicar eficazmente la gestión del cambio ayuda a garantizar el retorno de la inversión. Asegura que su personal tenga una rápida adopción, una fuerte utilización y competencia en el producto para un intento correcto de cambio.
También reduce la necesidad de reelaborar o revisar los procesos, ya que las partes interesadas participan activamente en el proyecto de principio a fin.
Por último, su estrategia de gestión del cambio puede ayudarle a cumplir las metas y medidas de éxito que tenía cuando se decidió por ClickUp como producto. En realidad, sólo se trata de asegurarse de obtener los beneficios de una gestión del cambio correcta.
Modelo de gestión del cambio de Kurt Lewin
El Modelo de Cambio de Kurt Lewin integrado en Pizarras ClickUp
El modelo de gestión del cambio de Kurt Lewin asume que para cada cambio una organización pasa por ciclos a través de tres fases:
- Descongelación: En la que el equipo se prepara para el cambio y acepta que éste se avecina. La forma en que normalmente hacen las cosas empieza a derretirse
- Cambio: Donde las iniciativas de cambio se están llevando a cabo realmente
- Refreeze: Dondese consolida el cambio y se vuelve a la situación habitual de la empresa-congelar el cambio en su lugar
El objetivo de aplicar este proceso de gestión del cambio es hacer que las personas avancen más rápidamente por la curva del cambio. En última instancia, los directivos de las empresas quieren reducir el tiempo que se pasa en el cambio y la incertidumbre en la parte inferior de la curva del cambio.
Cada persona avanza por la curva del cambio a una velocidad diferente, por lo que, como parte de su plan, deberá tener en cuenta todos los tipos de partes interesadas en su visión estratégica. A continuación le guiaremos a través de cada una de las diferentes fases para que pueda gestionar el cambio y avanzar por sus procesos con mayor eficacia.
También hemos elaborado una plantilla de gestión del cambio que incluye preguntas para entrevistar a las partes interesadas, un plan de gestión del cambio y un plan de gestión del cambio Plan de comunicación .
Fase 1: Descongelar
Esta fase del proceso de gestión del cambio consiste en descubrir y planificar.
Evaluar el impacto del cambio
En primer lugar, es importante identificar el impacto de la aplicación del cambio en las partes interesadas, ya se vean afectadas directa o indirectamente. En los proyectos de transformación digital, hay tres tipos principales de cambio:
1. Cambios en el sistema
¡En el caso de la implantación de ClickUp, el nuevo sistema es ClickUp! Tenga en cuenta lo diferente que será el sistema en comparación con el estado actual, ya que esto puede afectar a la cantidad y el tipo de formación que necesita su equipo.
Plantilla de plan de formación de ClickUp
2. Cambios en los procesos
Al lanzar un nuevo sistema, es natural que los procesos o flujos de trabajo que sigue el equipo cambien con él. La producción de Procedimientos operativos estándar (¡en Docs!) puede ser un gran recurso para su equipo.
Agilice sus procesos de RRHH con la plantilla Plantilla de POE de RRHH por ClickUp y Pizarras
3. Cambios en la plantilla
Este tipo de cambio es probablemente el que más preocupa a la gente durante una transformación digital: ¿me sustituirá el nuevo sistema? Es importante tener en cuenta el impacto en el personal durante la gestión del cambio organizativo y comunicar claramente las expectativas.
Una vez que haya identificado las áreas que cree que más afectarán a su equipo, ¡es hora de preguntarles! Diríjase a entrevistas con las partes interesadas para preguntar a los miembros de tu equipo cuáles son sus principales preocupaciones e identificar las lagunas en el cambio organizativo para volver al estado actual.
Agilice las solicitudes internas de sus interlocutores internos para recopilar la información exacta necesaria en sus Formularios
Por ejemplo, su equipo podría pensar que las iniciativas de cambio que se avecinan en sus procesos son relativamente menores, aunque su evaluación es que son mayores. Esto significa que durante el proyecto tendrá que asegurarse de incluir sesiones de formación adicionales para que el equipo se ponga al día sobre cómo gestionar el cambio.
Además, en las entrevistas puede surgir la preocupación de que el nuevo sistema provoque despidos. En ese caso, el plan de comunicación deberá incluir mensajes contundentes para disipar esos temores.
Identificar a los resistentes, los escépticos y los campeones
Si realiza entrevistas con las partes interesadas, pronto podrá identificar a los resistentes, los escépticos y los defensores.
los campeones son las personas a las que ya ha convencido el cambio y que serán sus embajadores de ClickUp. Puede que ya hayan utilizado ClickUp con anterioridad o que simplemente sean personas muy comprometidas de su equipo.
Los campeones deben utilizarse para motivar al resto del equipo e incluirse en el proceso de implantación de ClickUp como expertos en la materia.
Probablemente sea obvio que los Resistentes son personas que tienen muchas dudas sobre una iniciativa de cambio o cualquier tipo de cambio. Es importante reconocer a estas personas pero limitar su difusión de sentimientos negativos para no sabotear el proyecto. Recuerda el sesgo de la negatividad: la negatividad es más fuerte que la positividad.
La última categoría de personas son los escépticos. ¡Estos son en realidad mi tipo favorito de personas a participar en un taller cuando estoy reuniendo los requisitos para la aplicación de ClickUp para la gestión de proyectos!
Se trata de las personas más interesadas en el resultado del proyecto, que cuestionarán los procesos y cambiarán en consecuencia. Pensarán en las cosas que la dirección no piensa.
Identifique a estas personas y trabaje con ellas durante el proceso de gestión de proyectos o la iniciativa de cambio
Planificar el cambio
Ahora que ha reunido toda esta información, ¡es hora de ponerla a trabajar! Hay dos activos que recomiendo para cualquier proyecto de éxito con su estrategia de gestión del cambio.
- Plan del proceso de gestión del cambio
- Plan de comunicación
Por suerte, ClickUp es una gran herramienta para producir y mantener estos planes. En nuestra plantilla de gestión del cambio ya hay muestras de planes listos para que los utilice. En su estrategia de gestión del cambio, querrá incluir todas las actividades que planea llevar a cabo para ayudar a su equipo a adoptar ClickUp.
Algunas de esas actividades podrían ser:
- Creación de nuevos procedimientos operativos estándar
- Desarrollo de recursos de formación
- Pruebas de aceptación por parte de los usuarios
- Sesiones de formación
- Celebración del lanzamiento
En el plan de comunicación se ajustan las tareas para las comunicaciones previstas durante el cambio. Estas pueden incluir:
- Anuncio inicial
- Horario de oficina semanal
- Anuncio de lanzamiento
- Agradecimientos posteriores al lanzamiento
En nuestra plantilla encontrará un borrador que podrá utilizar en muchas de estas comunicaciones. ClickUp cuenta con una serie de funciones que también pueden ayudarle a realizar este ajuste
Tareas en varias listas
La función Tareas en Listas Múltiples (TIML) de ClickUp permite a los desarrolladores conectar tareas con otros equipos de la organización
Me gusta añadir todas las tareas planificadas de mi plan de comunicaciones al plan de gestión de cambios para tener una visión global de todo.
Tareas periódicas
Ajuste de tareas a repetir por tiempo o evento en ClickUp
Para cosas como las actualizaciones semanales y las reuniones del comité directivo, utilice la función de tareas periódicas para recordarle fácilmente que debe completar estas actividades.
Fase 2: Cambio
La fase de cambio se produce cuando los cambios tienen lugar realmente. Esta puede ser la fase más tumultuosa para su equipo, pero si ha trabajado duro en la fase de Descongelación, debería tener un plan preparado para superar este momento.
Su mayor reto durante este tiempo es conseguir que todo el mundo atraviese la curva del cambio y evitar que nadie se quede atascado. Esté preparado para modificar sus planes ante las cosas que surjan durante el proyecto.
Si desea dar un aspecto diferente a la plantilla del formulario de opinión de los empleados, utilice esta vista Tablero para obtener funciones sencillas de arrastrar y soltar
Si ha puesto algunos procesos de retroalimentación en marcha, como un Formulario ClickUp o un canal de Slack, deberías empezar a escuchar algunos de estos problemas que puedan surgir. Su equipo de liderazgo también es importante para supervisar la moral de su equipo y proporcionar observaciones.
Ellos están en el terreno con sus equipos y tendrán su dedo en el pulso de la vibración general. A continuación se exponen algunas razones por las que las personas pueden atascarse durante el proceso de cambio y cómo combatirlas:
No entender el motivo
Si alguien no entiende el propósito de introducir ClickUp o cualquier otro sistema nuevo en su organización, es probable que no se comprometa con el proyecto y que tarde en adoptarlo. Asegúrese de dedicar tiempo a explicar el "por qué" a su equipo y consiga que sus campeones evangelicen el valor de un intento correcto de cambio.
Miedo a lo desconocido
El cambio puede dar miedo
Para quienes teman la próxima iniciativa de cambio, intensifique sus comunicaciones y asegúrese de que el proceso sea muy transparente. Involucre a las partes interesadas en el proceso de gestión del cambio para ayudar a disipar esas dudas y, en última instancia, garantizar que las cosas vuelvan al estado anterior.
Preocupación por la autocompetencia
Al aprender un nuevo sistema, la gente puede preocuparse por si tendrá la capacidad técnica para empezar a utilizarlo. Asegúrese de que las sesiones de formación se programan no sólo para el lanzamiento, sino también para las semanas y meses siguientes. La coherencia es crucial para gestionar el cambio.
Presión de los compañeros (sesgo de negatividad)
¿Recuerda a los resistentes que identificamos antes? Si las voces de los resistentes se oyen demasiado alto, el resto del equipo puede verse perjudicado a la hora de gestionar el cambio. Minimice las interrupciones proporcionando canales privados de retroalimentación para estas personas a través de sus jefes.
Perder el propósito y la autoridad
Si usted es el JIRA si hay un experto en JIRA en su equipo y, de repente, JIRA desaparece, es posible que esa persona se ponga muy nerviosa sobre su propio propósito e importancia en el equipo. Involucre en mayor medida en el despliegue de ClickUp a cualquier persona con estas preocupaciones para calmar estos temores.
Preocupación por experiencias pasadas
Si su equipo ya ha experimentado un cambio en su organización y éste ha causado muchos trastornos y dolor, su equipo puede estar nervioso por lo que pueda significar este próximo cambio. Querrá reconocer los problemas pasados y hablar de las medidas que se están tomando para aplicar las lecciones aprendidas en proyectos anteriores.
Creer que el cambio será temporal
En una línea similar, si su organización experimenta cambios constantemente, la gente puede creer que el nuevo sistema es una moda pasajera que pasará de moda. Haga hincapié en los planes a largo plazo de ClickUp para que la gente sepa que no se trata sólo de la nueva moda.
Esté preparado para hacer pivotar su plan ante cualquier problema que pueda surgir e implique a sus equipos tanto como sea posible cuando gestione el cambio en esta fase. Llegará al otro lado con una sonrisa de oreja a oreja
Fase 3: Descongelar
La fase final consiste en "congelar" el cambio para que ClickUp se convierta en la nueva empresa de siempre. Esta suele ser la fase más descuidada, porque una vez que se produce el lanzamiento, el proyecto queda cerrado y todo el mundo pasa a lo siguiente.
Nunca insistiré lo suficiente en la importancia de esta fase para fomentar la adopción de ClickUp. Su equipo acaba de pasar por una gran transformación y ha realizado un gran esfuerzo, ¡es hora de reconocerlo!
A continuación se enumeran algunas de las actividades de apoyo que debería incluir. Aquí el mundo es realmente suyo y sólo usted sabrá qué es lo que mejor se adapta a la cultura de su organización y a la estrategia general de su empresa.
Celebración de la puesta en marcha
Para cerrar el cambio, considere la posibilidad de organizar una celebración posterior al lanzamiento. Esta puede ser una buena manera de indicar a su equipo que el periodo de cambio ha concluido y también de reforzar la transición a ClickUp.
La celebración puede adoptar muchos formularios, como ofrecer un almuerzo a su equipo o regalar un pastelito a todo el mundo. Incluso las victorias a corto plazo que surgen de inmediato son estupendas para promocionarlas cuando se gestiona el cambio.
Concurso de puntos para entornos de trabajo
ClickUp también tiene un widget de (elaboración de) informes realmente útil disponible en nuestros paneles llamado Puntos del entorno de trabajo . Este widget asignará puntos a las personas en función del número de tareas en las que estén trabajando, las tareas completadas y los comentarios añadidos.
La tarjeta de velocidad del sprint en ClickUp le ofrece una vista rápida del trabajo completado y de los puntos de entornos de trabajo asignados a las tareas de todo el equipo
He visto cómo algunos de mis intentos correctos clientes creaban una competición interna para su personal en la que la persona con más puntos del entorno de trabajo recibía un cheque regalo. Implementar esto en el lanzamiento es un golpe maestro porque anima a la gente a meterse de lleno en ClickUp desde el principio y también a migrar todo su trabajo actual al sistema.
Evaluación posterior al lanzamiento
La forma más sencilla de saber si su personal está acogiendo bien el cambio es preguntarle Unas semanas después del lanzamiento, vuelva a encuestar a todo el mundo para conocer su opinión sobre ClickUp, sus comentarios y sus sugerencias de mejora.
Este plantilla de retrospectiva de proyectos evalúa el intento correcto o el fracaso general del proyecto al tiempo que identifica mejoras para evitar futuros errores
A menudo surgen aquí casos extremos en los que no habíamos pensado durante la fase de descubrimiento y que pueden fomentar una sensación de mejora continua con el producto. También descubrirá si existen lagunas de conocimientos que puedan subsanarse con formación adicional.
Formación adicional, horas de oficina y almuerzos de trabajo
Si su equipo le dice que necesita formación adicional, ¡proporciónesela! Aunque no se lo digan, merece la pena ofrecerles más oportunidades de hacer preguntas y aprender más.
Los métodos más exitosos de esto que he visto son cosas como Horas de oficina donde la gente puede traer sus preguntas específicas de ClickUp que de otra manera no podrían ser abordadas en una sesión de entrenamiento.
Además, si puede conseguir que sus campeones de ClickUp presenten cómo utilizan ClickUp en reuniones y sesiones como Lunch and Learns, descubrirá que la gente aprovecha los consejos y trucos que les dan sus compañeros.
Recompensas y reconocimientos
Para asegurarse de que la experiencia completa del cambio sea positiva, reconozca a sus campeones y a los expertos en la materia que hayan contribuido al proyecto. Pasar por una iniciativa de cambio es muy importante, así que recompense a todos en consecuencia.
¿Quién se beneficia de un plan de gestión del cambio?
Organizaciones: El cambio es inevitable en las empresas. De hecho, es la única constante. Para las organizaciones, un plan de gestión del cambio es clave para atravesar las transiciones sin problemas. Protege a la empresa de posibles interrupciones y minimiza las pérdidas que podrían causar ajustes no gestionados. Este plan puede ayudar a impulsar la mejora, la innovación y el crecimiento dentro de la organización.
- Plan de gestión del cambio tecnológico
- Plan de gestión del cambio del equipo de operaciones
- Plan de gestión del cambio organizativo
- Plan de Gestión del Cambio para Pequeñas Empresas
Empleados: No sólo las organizaciones, sino también los empleados se benefician enormemente de un plan integral de gestión del cambio. El desconocimiento y la aprensión que conllevan los cambios pueden provocar a menudo una disminución de la moral y la productividad del personal. Con un plan de gestión del cambio adecuado, los empleados reciben compatibilidad y orientación esenciales durante la transición, lo que reduce la resistencia y mejora la aceptación del nuevo escenario.
- Plan de gestión del cambio para las relaciones con los empleados
- Plan de gestión del cambio para el personal del comercio minorista
- Plan de gestión del cambio del personal de nóminas
- Plan de gestión del cambio de los trabajadores de la línea de montaje
Atraviese la curva del cambio más rápido con la gestión del cambio
La gestión del cambio garantiza que su equipo salga indemne de la implantación de ClickUp. Además, fomenta la adopción y garantiza el retorno de la inversión lo más rápido posible.
No descuide ninguna de las tres fases: Descongelar, Cambiar y Volver a congelar. Si se prepara para cada fase, se asegurará de sacar el máximo partido de su personal y de ClickUp.