Como gerente de compromiso del equipo de servicios profesionales de ClickUp, he ayudado a muchos clientes a implementar con éxito nuestra plataforma en sus organizaciones. Quizás le sorprenda saber que configurar ClickUp es la parte más fácil de cualquier proyecto.
Es importante sentar unas bases sólidas con una jerarquía bien estructurada y una configuración de vistas significativas. Sin embargo, la forma en que su organización experimenta el cambio puede influir directamente en el intento correcto de cualquier transformación digital.
La gestión del cambio consiste en facilitar el cambio a nivel individual evaluando las necesidades de las partes interesadas y preparándose para la iniciativa de cambio en consecuencia.
Por qué la gestión del cambio es un aspecto fundamental de las operaciones de la empresa
Algunos líderes empresariales en este momento podrían preguntarse: «¿por qué molestarse?». Simplemente llevemos a cabo el proceso de gestión del cambio lo más rápido posible y esperemos lo mejor.
Estoy aquí para decirle que dedicar un poco de tiempo ayudará a todos a superar las iniciativas de cambio y reportará enormes beneficios.
En primer lugar, y quizás lo más importante, implementar eficazmente la gestión del cambio ayuda a garantizar el retorno de la inversión. Garantiza que su personal adopte rápidamente el producto, lo utilice de forma intensiva y domine su uso para que el cambio sea un éxito.
Además, reduce la necesidad de reelaborar o revisar los procesos, ya que las partes interesadas participan activamente en el proyecto de principio a fin.
Por último, su estrategia de gestión del cambio puede ayudarle a alcanzar las metas y las medidas de éxito que se fijó cuando decidió utilizar ClickUp como producto. En realidad, se trata simplemente de un seguro para aprovechar las ventajas de una gestión del cambio satisfactoria.
Modelo de gestión del cambio de Kurt Lewin
El modelo de gestión del cambio de Kurt Lewin asume que cada cambio por el que pasa una organización atraviesa tres fases:
- Descongelar: Es cuando su equipo se prepara para el cambio y acepta que este va a producirse. La forma normal de hacer las cosas está empezando a deshacerse.
- Cambio: Donde las iniciativas de cambio se están llevando a cabo realmente.
- Refreeze (Recongelar): Cuando consolida el cambio y la transición al funcionamiento habitual, «congelando» el cambio en su lugar.
El objetivo de implementar este proceso de gestión del cambio es hacer que las personas avancen más rápidamente por la curva del cambio. En última instancia, los líderes empresariales quieren reducir el tiempo que se pasa en el flujo y la incertidumbre en la parte inferior de la curva del cambio.
Cada persona recorre la curva del cambio a un ritmo diferente, por lo que, como parte de su plan, deberá tener en cuenta a todos los diferentes tipos de partes interesadas en su visión estratégica. A continuación, le guiaremos por cada una de las diferentes fases para que pueda gestionar el cambio y superar sus procesos de forma más eficaz.
También hemos elaborado una plantilla de gestión del cambio que incluye preguntas para entrevistar a las partes interesadas, un plan de gestión del cambio y un plan de comunicaciones.
Fase 1: Descongelar
Esta fase del proceso de gestión del cambio se centra en el descubrimiento y la planificación.
Evalúe el impacto del cambio.
En primer lugar, es importante identificar el impacto que tendrá la implementación del cambio en sus partes interesadas, ya sea que se vean afectadas directa o indirectamente. En los proyectos de transformación digital, hay tres tipos principales de cambio:
1. Cambios en el sistema
En el caso de una implementación de ClickUp, ¡el nuevo sistema es ClickUp! Considere cuán diferente será el sistema en comparación con el estado actual, ya que esto puede afectar la cantidad y el tipo de capacitación que necesita su equipo.
2. Cambios en los procesos
Al lanzar un nuevo sistema, es natural que los procesos o flujos de trabajo que sigue su equipo cambien con él. La elaboración de documentación sobre procedimientos operativos estándar (¡en Docs!) puede ser un gran recurso para su equipo.
3. Cambios en la plantilla
Este tipo de cambio tiene una probabilidad alta de ser el que más preocupa a las personas durante una transformación digital: ¿el nuevo sistema me sustituirá? Es importante tener en cuenta el impacto que tendrá en su personal durante la gestión del cambio organizativo y comunicar claramente las expectativas.
Una vez que haya identificado las áreas que cree que más afectarán a su equipo, ¡es hora de preguntarles! Realice entrevistas a las partes interesadas para preguntar a los miembros de su equipo cuáles son sus principales preocupaciones e identificar las deficiencias del cambio organizativo para volver al estado anterior.
Por ejemplo, su equipo podría pensar que las iniciativas de cambio que se avecinan en sus procesos son relativamente menores, aunque su evaluación sea que son importantes. Esto significa que durante el proyecto deberá asegurarse de incluir sesiones de formación adicionales para que el equipo se ponga al día sobre cómo gestionar el cambio.
Además, es posible que en las entrevistas surja la preocupación de sus empleados de que el nuevo sistema provoque despidos. Esto le indicaría que debe incluir mensajes contundentes en su plan de comunicación para disipar esos temores.
Identifique a los resistentes, los escépticos y los defensores.
Si realiza entrevistas a las partes interesadas, pronto podrá identificar a los resistentes, los escépticos y los defensores.
Los campeones son las personas que ya se han convencido del cambio y serán sus embajadores de ClickUp. Es posible que hayan utilizado ClickUp anteriormente o que simplemente sean personas muy comprometidas con su equipo.
Los campeones deben utilizarse para motivar al resto del equipo e incluirse en el proceso de implementación de ClickUp como expertos en la materia.
Probablemente sea obvio que los resistentes son personas que se muestran muy reticentes ante una iniciativa de cambio o cualquier tipo de cambio. Es importante reconocerlo, pero limitar que estas personas difundan sentimientos negativos para que el proyecto no se vea saboteado. Recuerde el sesgo negativo: la negatividad es más fuerte que la positividad.
La última categoría de personas son los escépticos. ¡En realidad, son mi tipo de personas favoritos para participar en un taller cuando recopilo los requisitos para la implementación de ClickUp para la gestión de proyectos!
Aquí se encuentran las personas más interesadas en el resultado del proyecto, que cuestionarán los procesos y realizarán los cambios oportunos. Pensarán en cosas que la dirección no tiene en cuenta.
Identifique los tipos de personas mencionados anteriormente y realice el trabajo con ellos durante el proceso de gestión de proyectos o la iniciativa de cambio, según corresponda.
Planifique el cambio
Ahora que ha recopilado toda esta información, ¡es hora de ponerla en práctica! Hay dos recursos que recomiendo para cualquier proyecto exitoso con su estrategia de gestión del cambio.
- Plan del proceso de gestión del cambio
- Plan de comunicación
Afortunadamente, ClickUp es una herramienta excelente para elaborar y mantener estos planes. En nuestra plantilla de gestión del cambio, ya hay planes de muestra listos para que los utilice. En su estrategia de gestión del cambio, le conviene incluir todas las actividades que tiene previsto llevar a cabo para ayudar a su equipo a adoptar ClickUp.
Algunas de esas actividades podrían incluir:
- Creación de nuevos procedimientos operativos estándar
- Desarrollo de recursos de formación
- Pruebas de aceptación del usuario
- Sesiones de formación
- Celebración del lanzamiento
El plan de comunicación es donde establecerá las tareas para las comunicaciones previstas que se llevarán a cabo durante el cambio. Estas pueden incluir:
- Anuncio inicial
- Horario semanal de atención al público
- Anuncio de lanzamiento
- Agradecimientos tras la puesta en marcha
En nuestra plantilla, hay algunos borradores de texto que puede utilizar en muchas de estas comunicaciones. ¡Hay un número de funciones en ClickUp que también pueden ayudarle a configurarlo!
Tareas en varias listas
Me gusta añadir todas las tareas planificadas de mi plan de comunicaciones al plan de gestión del cambio para poder tener una vista global de todo.
Tareas periódicas
Para tareas como las actualizaciones semanales y las reuniones del comité directivo, utilice la función de tareas periódicas para que le envíe recordatorios fáciles de completar.
Fase 2: Cambio
La fase de cambio se produce cuando los cambios se están llevando a cabo realmente. Este puede ser el momento más tumultuoso para su equipo, pero si ha trabajado duro en la fase de descongelación, debería tener un plan para superar este momento.
Su mayor reto durante este periodo es conseguir que todos superen la curva de cambio y evitar que alguien se quede atascado. Esté preparado para modificar sus planes ante cualquier imprevisto que surja durante el proyecto.
Si ha implementado algunos procesos de retroalimentación, como un formulario de ClickUp o un canal de Slack, debería empezar a escuchar algunos de estos problemas que podrían surgir. Su equipo directivo también es importante para supervisar la moral de su equipo y aportar observaciones.
Ellos están sobre el terreno con sus equipos y estarán al tanto del ambiente general. A continuación se indican algunas razones por las que las personas pueden quedarse estancadas durante el proceso de cambio y cómo combatirlas:
No entender el motivo
Si alguien no comprende el propósito de incorporar ClickUp o cualquier otro sistema nuevo en su organización, es probable que no se comprometa con el proyecto y tarde en adoptarlo. Asegúrese de dedicar tiempo a explicar el «porqué» a su equipo y consiga que sus defensores difundan el valor de un cambio exitoso.
Miedo a lo desconocido
¡El cambio puede dar miedo!
Para aquellos que temen la próxima iniciativa de cambio, intensifique sus comunicaciones y asegúrese de que el proceso sea muy transparente. Involucre a las partes interesadas en el proceso de gestión del cambio para ayudar a disipar esas dudas y, en última instancia, garantizar que todo vuelva al estado anterior.
Preocupaciones sobre la competencia personal
Al aprender un nuevo sistema, las personas pueden preocuparse por si tendrán la capacidad técnica necesaria para empezar a utilizarlo. Asegúrese de programar sesiones de formación no solo para el lanzamiento, sino también para las semanas y meses posteriores. La coherencia es fundamental para gestionar el cambio.
Presión de grupo (sesgo negativo)
¿Recuerda a los resistentes que identificamos anteriormente? Si las voces de sus resistentes se vuelven demasiado fuertes, pueden desanimar al resto del equipo a la hora de gestionar el cambio. Minimice las interrupciones proporcionando canales privados de retroalimentación para estas personas a través de sus gerentes.
Pérdida de propósito y autoridad
Si usted es el experto en Jira de su equipo y, de repente, Jira desaparece, esa persona podría sentirse muy nerviosa acerca de su propio propósito e importancia en el equipo. Involucre más a cualquier persona que tenga estas preocupaciones en la implementación de ClickUp para calmar estos temores.
Preocuparse por experiencias pasadas
Si su equipo ha experimentado cambios anteriormente en su organización y estos causaron muchos trastornos y dificultades, es posible que su equipo se sienta nervioso ante lo que puede significar este próximo cambio. Es conveniente que reconozca los problemas del pasado y hable sobre las medidas que se están tomando para implementar las lecciones aprendidas de proyectos anteriores.
Creer que el cambio será temporal.
En la misma línea, si su organización está en constante cambio, es posible que las personas piensen que el nuevo sistema es una moda pasajera que pronto pasará de moda. Haga hincapié en los planes a largo plazo para ClickUp, de modo que las personas sepan que no se trata solo de una novedad pasajera.
Prepárese para adaptar su plan a cualquier problema que pueda surgir e involucre a sus equipos tanto como sea posible cuando gestione el cambio en esta fase. ¡Al final saldrá sonriendo!
Fase 3: Recongelar
La fase final consiste en «congelar» el cambio para que ClickUp se convierta en la nueva forma habitual de trabajar. A menudo, esta es la fase más descuidada, ya que, una vez que se produce el lanzamiento, el proyecto se cierra y todo el mundo pasa a la siguiente tarea.
No puedo enfatizar lo suficiente la importancia de esta fase para fomentar la adopción de ClickUp. Su equipo acaba de pasar por una gran transformación y ha realizado un gran esfuerzo, ¡es hora de reconocerlo!
A continuación se presenta una lista de algunas de las actividades de mantenimiento que debe incluir. Aquí, el mundo es suyo y solo usted sabrá qué es lo que mejor se adapta a la cultura de su organización y a la estrategia empresarial general.
Celebración del lanzamiento
Para cerrar el cambio, considere la posibilidad de celebrar una fiesta tras el lanzamiento. Esta puede ser una forma estupenda de indicar a su equipo que el periodo de cambio ha concluido y también de reforzar el cambio a ClickUp.
La celebración puede adoptar muchas formas, como ofrecer un almuerzo a su equipo o regalarles a todos una magdalena. Incluso los logros a corto plazo que se producen de inmediato son excelentes para promover la gestión del cambio.
Competición de puntos del entorno de trabajo
ClickUp también cuenta con un widget de informes muy útil disponible en nuestros paneles llamados «Puntos del entorno de trabajo». Este widget asignará puntos a las personas en función del número de tareas en las que están trabajando, las tareas completadas y los comentarios añadidos.
He visto a un número de mis clientes exitosos crear una competencia interna para su personal, en la que la persona con más puntos del entorno de trabajo de ClickUp recibe un vale de regalo. Implementar esto en el lanzamiento es una jugada maestra, ya que anima a las personas a familiarizarse con ClickUp desde el principio y también a migrar todo su trabajo actual al sistema.
Evaluación posterior a la puesta en marcha
La forma más fácil de saber si su personal está aceptando el cambio es preguntándoles. Unas semanas después del lanzamiento, vuelva a realizar una encuesta para conocer sus opiniones sobre ClickUp, sus comentarios y sus sugerencias de mejora.
A menudo surgen casos extremos en los que no hemos pensado durante la fase de descubrimiento y que pueden fomentar una sensación de mejora continua del producto. También descubrirá si hay alguna laguna de conocimientos que pueda subsanarse con formación adicional.
Formación adicional, horario de oficina y almuerzos formativos.
Si su equipo le dice que necesita formación adicional, ¡provéasela! Incluso si no se lo dicen, vale la pena ofrecerles oportunidades adicionales para hacer preguntas y obtener más información.
Los métodos más exitosos que he visto son cosas como «horas de oficina», en las que las personas pueden plantear sus preguntas específicas sobre ClickUp que, de otro modo, podrían no abordarse en una sesión de formación.
Además, si consigue que sus defensores de ClickUp presenten cómo utilizan ClickUp en reuniones y sesiones como Lunch and Learns, verá cómo la gente aprende los trucos y consejos que les dan sus compañeros.
Recompensas y reconocimientos
Para asegurarse de que la experiencia del cambio sea totalmente positiva, reconozca a los defensores y expertos en la materia que han contribuido al proyecto. Llevar a cabo una iniciativa de cambio es algo muy importante, así que recompense a todos como se merecen.
¿Quién se beneficia de un plan de gestión del cambio?
Organizaciones: El cambio es inevitable en las empresas. De hecho, es lo único constante. Para las organizaciones, un plan de gestión del cambio es clave para navegar con fluidez por las transiciones. Protege a la empresa de posibles interrupciones y minimiza las pérdidas que podrían causar los ajustes no gestionados. Este plan puede ayudar a impulsar la mejora, la innovación y el crecimiento dentro de la organización.
Empleados: No solo las organizaciones, sino también los empleados se benefician enormemente de un plan integral de gestión del cambio. La falta de familiaridad y la aprensión que acompañan al cambio a menudo pueden provocar una disminución de la moral y la productividad entre el personal. Con un plan de gestión del cambio adecuado, los empleados reciben el soporte y la orientación esenciales durante la transición, lo que reduce la resistencia y mejora la aceptación del nuevo escenario.
Avance más rápido por la curva del cambio con la gestión del cambio.
La gestión del cambio garantiza que su equipo supere la implementación de ClickUp sin contratiempos. También fomenta la adopción y garantiza que obtenga el mayor rendimiento posible de su inversión.
No descuide ninguna de las tres fases: descongelar, cambiar y volver a congelar. Prepararse para cada fase le garantizará sacar el máximo partido a su personal y a ClickUp.